TINJAUAN PELAKSANAAN PELAPORAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PUSKESMAS (SIMPUS) DI PUSKESMAS JUMANTONO KABUPATEN

KARANGANYAR

Dewi Prasetyaning Pratiwi1 , Antik Pujihastuti2

STIKes Mitra Husada Karanganyar1,2,3

nyonyabayu8@gmail.com1 , att2a2000@yahoo.com2

ABSTRAK

Berdasarkan hasil wawancara dengan salah satu operator SIMPUS di Puskesmas Jumantono,
dalam pelaksanaan pelaporan SIMPUS, mengalami keterlambatan dalam pengiriman laporan.
Tujuan penelitian ini adalah mengetahui pelaksanaan pelaporan SIMPUS di Puskesmas
Jumantono Kabupaten Karanganyar. Jenis penelitian ini adalah deskriptif. Subjek penelitian
ini adalah operator SIMPUS dan objek penelitian ini adalah pelaporan SIMPUS. Metode
pengumpulan data dengan wawancara dan observasi. Pengolahan data meliputi pengumpulan
data, reduksi data, penyajian data dan penarikan simpulan, dengan analisis data secara
deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa terjadi keterlambatan pengiriman resep dari
PKD maupun Pustu ke puskesmas. Proses pembuatan laporan SIMPUS dibuat secara manual
dikarenakan masih membutuhkan proses penghitungan ulang secara manual. Terjadi
beberapa kendala yang menghambat proses pembuatan laporan antara lain keterlambatan
pengiriman resep, kelengkapan data, kerusakan perangkat keras, listrik, SDM dan perbedaan
format laporan. Saran untuk Puskesmas Jumantono agar melaksanakan sosialiasi jadwal
pengumpulan resep, peninjauan ulang data yang akan disimpan ke SIMPUS, perbaikan
komputer, menaikkan daya listrik, pelatihan pengoperasian SIMPUS dan penyesuaian format
laporan SIMPUS dengan DKK. Kata Kunci: SIMPUS, Pelaporan SIMPUS, Puskesmas

1
 BAB 1

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Menurut PerMenKes No.75 Tahun 2014 tentang Puskesmas, Puskesmas adalah

fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan
upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya
promotif dan preventif untuk mencapai derajat kesehatan setinggi-tingginya di wilayah
kerjanya.Untuk menyelenggarakan upaya kesehatan yang efektif dan efisien diperlukan
informasi kesehatan yang diselenggarakan melalui sistem informasi dan lintas sektor.
Oleh karena itu Puskesmas harus memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan
teknologi (IPTEK) untuk memenuhi tuntutan pelayanan tersebut agar tersedianya data
dan informasi kesehatan yang mutakhir dan akurat (Hatta, 2008).

Pemanfaatan IPTEK dalam pelayanan kesehatan primer adalah dengan digunakannya

Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS). Menurut PerMenKes No. 75 Tahun
2014 Pasal 1 Ayat 11 Sistem Informasi Puskesmas adalah suatu tatanan yang
menyediakan informasi untuk membantu proses pengambilan keputusan dalam
melaksanakan manajemen puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya. Puskesmas
Jumantono merupakan salah satu fasilitas kesehatan primer yang sudah memanfaatkan
penggunaan SIMPUS.

Pelaksanaan sistem manajemen informasi yang diberlakukan di Puskesmas

Jumantono adalah menerapkan SIMPUS sebagai salah satu instrumen manajemen yang
berfungsi untuk menunjang pelaksanaan fungsi dan penyelenggaraan upaya Puskesmas
Jumantono. Oleh karena itu dibutuhkan ketepatan antara masukan (input), proses
(process) dan keluaran (output) sehingga dihasilkan laporan yang benar dan tepat waktu
untuk pengambilan keputusan selanjutnya.

2
 Berdasarkan hasil survey pendahuluan yang dilakukan dengan wawancara dengan
salah satu operator SIMPUS di Puskesmas Jumantono, dalam pelaksanaan pelaporan
SIMPUS, mengalami keterlambatan dalam pengiriman laporan.

Tujuan penelitian ini adalah mengetahui pelaksanaan pelaporan SIMPUS di

Puskesmas Jumantono Kabupaten Karanganyar.

METODE PENELITIAN

Jenis penelitian yang digunakan yaitu penelitian deskriptif kualitatif. Subyek

penelitian ini adalah operator SIMPUS, sedangkan subyek penelitian ini adalah pelaporan
SIMPUS. Instrumen penelitian ini adalah pedoman wawancara dan pedoman observasi.
Pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara teknik bebas terpimpin dan observasi.
Pengolahan data meliputi pengumpulan data, reduksi data, penya- jian data dan penarikan
simpulan dengan analisis data secara deskriptif.

3
 BAB 2

PEMBAHASAN

1. Input Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

a. Sumber data SIMPUS

Sumber data yang dientrykan ke dalam SIM- PUS berasal dari resep pelayanan
pasien. Resep pelayanan pasien tidak hanya berasal dari pelayanan yang dilakukan di puskes-
mas induk, namun juga dari pelayanan yang dilakukan di daerah.Yang dimaksud dengan
pelayanan daerah adalah pelayanan yang dilaksanakan di Poli Kesehatan Desa (PKD),
Puskesmas Pembantu (Pustu) dan Unit Ga- wat Darurat (UGD).

b. Data SIMPUS

Data yang dientrykan ke dalam SIMPUS sesuai dengan data yang tertera pada resep
pelayanan pasien.Semua data yang terdapat pada resep pelayanan pasien dientrykan ke dalam
SIMPUS tanpa terkecuali. Adapun data yang terdapat pada resep pelayanan pa- sien antara
lain jenis pasien, nama pasien, diagnosa, tempat pemeriksaan, obat dan tin- dakan. Sedangkan
menurut observasi yang dilakukan, data yang terdapat pada resep pelayanan pasien (lampiran
1) adalah nomor kode pasien, jenis pasien, nama pasien, je- nis kelamin, umur, nama Kepala
Keluarga, alamat, dusun/desa, kecamatan, kunjungan, diagnosis, obat RJ/ RI, pemeriksa dan
lokasi pemeriksaan.

c. Pengguna SIMPUS

Unit yang menggunakan SIMPUS adalah bagian pendaftaran, administrasi (ruangan

SIMPUS), apotek, UGD dan balai pengo- batan (bidan, dokter dan perawat).Untuk petugas
yang berhak mengoperasikan SIM- PUS ada dua persepsi yang berbeda.Menurut Kepala
Puskesmas Jumantono yang berhak mengoperasikan SIMPUS adalah petugas SIMPUS saja
yaitu petugas pendaftaran pe- layanan pasien (rawat jalan dan UGD), petu- gas admininstrasi
(ruangan SIMPUS) dan petugas SIMPUS di bagian obat (apotek), sedangkan menurut Kepala
TU Puskesmas selaku penanggung jawab SIM- PUS menyatakan bahwa semua karyawan dan
staf di Puskesmas Jumantono diperbole- hkan mengoperasikan SIMPUS.

d. Menu SIMPUS

4
 Untuk menjalankan fungsi-fungsinya SIM- PUS dilengkapi dengan berbagai
menu.Un- tuk menjalankan perintah lanjutan, di dalam menu-menu tersebut terdapat sub
menu. Adapun menu-menu yang terdapat pada SIMPUS adalah :

1) Menu File

2) Menu Tabel

3) Menu Inputan

4) Menu Laporan

5) Menu Utility

e. Entry data

Pengentrian data SIMPUS di Puskesmas Jumantono dilakukan di tiga tempat yaitu

pendaftaran rawat jalan, ruang admininstrasi (ruang SIMPUS) dan apotek.SIMPUS yang
terdapat di balai pengobatan dan UGD sudah tidak digunakan lagi. Entry data pasien un- tuk
resep yang berasal PKD, Pustu dan UGD dilakukan di ruang SIMPUS sedangkan untuk
pasien rawat jalan entry data dilaku- kan di akhir pelayanan, baik untuk pasien umum
maupun pasien BPJS.Sebelum adan- ya aplikasi P-Care, entry data dilakukan pada saat
pendaftaran pasien rawat jalan. Namun setelah ada aplikasi P-Care, petugas lebih
memprioritaskan entry data pasien JKN ke dalam aplikasi P-Care.Hal ini menyebabkan
petugas pendaftaran melakukan entry data sebanyak dua kali untuk pasien JKN.

2. Proses Pelaporan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

Pembuatan laporan di Puskesmas Jumantono Kabupaten Karanganyar dilakukan oleh

mas- ingmasing program kerja yang akan mengirim- kan laporan ke DKK. Penanggungjawab
dari program kerja tersebut menghubungi petugas admininstrasi (operator SIMPUS) untuk
mem- buat printout laporan yang dimaksud. Dari lapo- ran yang sudah di printout tadi,
masing-masing petugas penanggungjawab program menghitung ulang data yang terdapat
pada laporan tersebut dan ditulis ulang secara komputerisasi menggu- nakan Ms.Excel sesuai
dengan format yang be- rasal dari DKK.Cara pembuatan laporan meng- gunakan laporan
yang diprintout dari SIMPUS, kemudian di tulis ulang dalam bentuk lembaran kertas.
Kemudian diketik menggunakan aplikasi Ms.Excel kemudian diprintout dan dikirimkan ke
DKK. Berdasarkan wawancara yang dilaku- kan, sebenarnya SIMPUS dapat menghasilkan

5
laporan langsung dengan caraprintout dari menu Laporan, namun format laporan yang
dihasilkan SIMPUS tidak sesuai dengan format dari DKK. Oleh karena itu petugas membuat
laporan lagi secara manual.

3. Output Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

a. Laporan yang dihasilkan SIMPUS

Laporan yang dihasilkan oleh SIMPUS di Puskesmas Jumantono Karanganyar antara

lain register pasien, rekap pasien, rekap pen- yakit, rekap obat, pemakaian obat, lembar in-
put resep, rekap penerimaan obat, LB-1, data kesakitan, LPLPO, LPLPO tahunan, laporan
stok akhir obat, 10 besar penyakit pasien per jenis pasien, rekap klaim, laporan kunjun- gan,
kunjungan per kepala keluarga, kepala keluarga tidak berkunjung, data kesakitan tahunan,
inputan kode obat yang salah dan inputan kode penyakit yang salah. Laporan yang dihasilkan
dalam bentuk softfile dan bisa diprintout jika dibutuhkan. Menurut wawancara dengan
Kepala TU Puskesmas Jumantono selaku penanggungjawab SIM- PUS, laporan yang
dihasilkan oleh SIMPUS di Puskesmas Jumantono sebagian besar dapat memenuhi
kebutuhan laporan yang dibutuhkan oleh DKK.Namun ada sebagian laporan khusus yang
tidak bisa dihasilkan dari DKK. Contoh laporan khusus yang tidak bisa dihasilkan dari
SIMPUS adalah laporan pasien per golongan usia yang tidak sesuai dengan format dari DKK.
b. Proses pengiriman laporan dari Puskesmas Jumantono ke DKK Karanganyar

Proses pengiriman laporan dari Puskesmas Jumantono ke DKK dikirimkan oleh mas-
ing-masing program kerja. Laporan yang sudah dibuat oleh masing-masing kelompok kerja
kemudian di printout dan dilaporkan terlebih dahulu kepada Kepala Puskesmas Jumantono
untuk di cek dan ditandatangani. Laporan yang sudah dicek dan ditandatan- gani oleh Kepala
Puskesmas Jumantono kemudian diberi surat pengantar dan dikirim- kan ke DKK dalam
bentuk printout/ lemba- ran kertas sesuai dengan format yang dikelu- arkan oleh DKK
Karanganyar.

c. Pemanfaatan laporan untuk pihak internal Puskesmas Jumantono Kabupaten Karang- anyar
Selain mengirimkan laporan ke DKK Ka- ranganyar, Puskesmas Jumantono juga melakukan
analisis sebagai bahan untuk penganggaran di tahun berikutnya. Selain itu laporan juga
digunakan sebagai evaluasi dan pengambilan keputusan di lingkungan internal Puskesmas
Jumantono. Salah satu contoh hasil evaluasi yang dilaksanakan oleh Puskesmas Jumantono
adalah melakukan penyuluhan terhadap penyakit-penyakit yang banyak diderita oleh

6
masyarakat Jumantono yang diambil dari laporan 10 besar penyakit pada SIMPUS. Contoh
hasil evaluasi terba- ru adalah diadakannya penyuluhan tentang penyakit hipertensi dan
diabetes melitus oleh Kepala Puskesmas Jumantono kepada mas- yarakat sekitar.

4. Kendala dan upaya dalam pelaporan SIMPUS

a. Kendala dalam pelaksanaan pelaporan SIM- PUS

1. Kendala teknis

a) Keterlambatan pengiriman resep Salah satu kendala yang terjadi dalam pelaksanaan
pelaporan SIMPUS ada- lah terlambatnya pengumpulan resep dari PKD dan Pustu. Resep
yang terlambat dikirimkan ke puskesmas induk menyebabkan petugas adminis- trasi tidak
bisa mengentry data tepat waktu. Resep biasanya dikirimkan ke puskemas induk secara
akumulatif.

b) Kelengkapan dan kevalidan data Salah satu kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan
pelaporan SIM- PUS adalah data SIMPUS yang tidak lengkap. Contohnya adalah nomor
register pasien Jamkesmas dan Jam- keda (SJPP) yang tertera pada data SIMPUS tidak cocok
dengan aslinya dan terkadang juga tidak tercatat pada SIMPUS. Tidak cocoknya antara no-
mor register pasien dengan nomor register yang tercatat pada SIMPUS menunjukkan bahwa
data yang ter- dapat pada SIMPUS tidak valid. No- mor register yang tidak lengkap juga
menghambat petugas untuk membuat laporan klaim Jamkesmas dan Jam- kesda.

c) Perangkat keras komputer SIMPUS Kendala yang terjadi dalam pelaksa- naan pelaporan
SIMPUS adalah layar komputer SIMPUS yang rusak.Warna pada layar perangkat komputer
SIM- PUS sudah tidak normal dan kedip- kedip. Kerusakan warna pada layar komputer
mengganggu pandangan (mata) operator SIMPUS.

2. Kendala non teknis

a) Listrik

Salah satu kendala yang terjadi dalam pelaksanaan pelaporan adalah listrik yang
kadang mati sehingga komput- er untuk sementara tidak bisa digu- nakan.Listrik yang mati
seharusnya bisa dibackup dengan genset, namun dikarenakan daya genset yang kecil listrik
tetap mati karena tidak bisa memenuhi kebutuhan listrik di Pusk- esmas Jumantono.

7
b) Perbedaan format laporan SIMPUS dengan format laporan DKK Karanganyar Salah satu
kendala dalam pelaksanaan pelaporan adalah listrik yang kadang mati sehingga komputer
untuk se- mentara tidak bisa digunakan.Listrik yang mati seharusnya bisa dibackup dengan
genset, namun dikarenakan daya genset yang kecil listrik tetap mati karena tidak bisa
memenuhi ke- butuhan listrik di Puskesmas Juman- tono.

c) Sumber daya manusia

Salah satu kendala yang muncul da- lam pelaksanaan pelaporan SIMPUS adalah
tenaga SDM. Tenaga SDM un- tuk pengoperasian SIMPUS di Pusk- esmas Jumantono
kurang sehingga pengoperasian SIMPUS di BP tidak digunakan lagi. Kurangnya tena- ga
SDM di Puskesmas Jumantono dikarenakan adanya petugas adminis- trasi (SIMPUS) yang
sudah pensiun. Selain itu tenaga SDM untuk operator SIMPUS saat ini tidak mempunyai skill
khusus untuk mengoperasikan komputer SIMPUS. Operator SIM- PUS saat ini bekerja apa
adanya se- suai dengan apa yang diajarkan oleh petugas yang lebih senior.

b. Upaya yang dilakukan dalam mengatasi ken- dala dalam pelaksanaan pelaporan
SIMPUS

1. Upaya teknis

a) Keterlambatan pengiriman resep Upaya yang dilakukan untuk menga- tasi kendala
keterlambatan pengiri- man resep ke puskesmas induk ada- lah menegur bidan PKD dan
Pustu setiap apel agar selalu menyetorkan resep obat tepat waktu sesuai jadwal yang sudah
ditetapkan.Petugas men- gambil kesempatan waktu apel agar bisa menegur secara langsung.
Untuk mengatasi bidan PKD dan Pustu yang tidak datang apel, petugas mengingat- kan
dengan cara menghubungi bidan PKD dan Pustu satu persatu via tel- pon.

b) Kelengkapan dan kevalidan data Upaya yang dilakukan untuk meng- hadapi kendala
kelengkapan dan kevalidan data SIMPUS adalah ber- komunikasi dengan petugas pendaft-
aran agar lebih teliti dalam menulis nomor SJPP dan meninjau ulang data yang sudah ditulis
pada SIMPUS agar tidak terjadi kekeliruan yang be- rulang-ulang.

c) Perangkat keras komputer SIMPUS Upaya yang dilakukan dalam meng- hadapi kendala
perangkat keras kom- puter SIMPUS yang rusak adalah mengganti layar komputer dengan
layar yang baru, agar operator SIM- PUS nyaman dalam menggunakan SIMPUS.

2. Upaya non teknis

8
a) Listrik Upaya yang dilakukan untuk men- gatasi kendala dalam hal listrik yang mati
adalah menaikkan daya genset agar bisa memenuhi kebutuhan peng- gunaan listrik di
Puskesmas Juman- tono.Jika kebutuhan listrik terpenuhi maka komputer bisa menyala dan
SIMPUS bisa digunakan secara op- timal.

b) SIMPUS Upaya yang dilakukan untuk men- gatasi kendala dalam hal perbedaan format
laporan SIMPUS dengan for- mat laporan dari DKK adalah DKK harus memperbaiki/
menyesuaikan program SIMPUS dengan format laporan dari DKK agar petugas tidak lagi
membuat laporan secara manual.

c) Sumber daya manusia Upaya yang dilakukan untuk menga- tasi kendala dalam hal sumber
daya manusia yang kurang keterampilan- nya adalah mengadakan pelatihan dalam
pengoperasian SIMPUS, agar keterampilan petugas SIMPUS dapat meningkat.Selain itu
Puskesmas juga mengusulkan tenaga baru untuk mengisi kekosongan formasi ke DKK
Karanganyar, karena beberapa petu- gas sudah pensiun dan ada petugas yang sebentar lagi
juga masuk masa pensiun.

9
 BAB 3

PENUTUP

1. Kesimpulan
1. Pelaksanaan pelaporan SIMPUS di Puskesmas Jumantono Kabupaten Karanganyar
masih dilakukan secara manual.
2. Resep pelayanan pasien sebagai sumber data SIMPUS sudah memenuhi kebutuhan
data pada SIMPUS untuk membuat laporan secara berkala ke DKK Karanganyar.
3. Proses pembuatan laporan dilakukan oleh masing-masing program kerja dengan
cara membuat laporan secara manual berdasarkan printout laporan yang dihasilkan
oleh SIMPUS.

4. Laporan yang dihasilkan SIMPUS di Puskesmas Jumantono adalah rekap pasien,

rekap penyakit, rekap obat, pemakaian obat, lembar input resep, rekap penerimaan
obat, LB-1, data kesakitan, LPLPO, LPLPO tahunan, laporan stok akhir Hatta, GR
(ed). 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kese-
hatan.Edisi revisi ke-3. Jakarta: UI-Press. 2014. Pedoman Manajemen Informasi
Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Edisi revisi ke-3. Jakarta: UI-Press.
Departemen Kesehatan RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
741/MENKES/PER/ VII/2008. Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan di
Kabupaten/Kota. Ja- karta : Kemenkes RI. 2008. Keputusan Menteri Kesehatan RI
Nomor 828/MENKES/SK/IX/2008.Pe- tunjuk Teknis Standar Pelayanan Minimal
Bidang Kesehatan di Kabupaten/Kota. Ja- karta: Kemenkes RI. obat, 10 besar
penyakit pasien per jenis pasien, 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Norekap klaim,
laporan kunjungan, kunjungan Kepala Keluarga, Kepala Keluarga tidak berkun- jung,
data kesakitan tahunan.

5. Kendala dalam pelaksanaan pelaporan SIMPUS di Puskesmas Jumantono

Kabupaten Karang- anyar adalah keterlambatan pengiriman resep, kelengkapan dan
kevalidan data, kerusakan perangkat keras, listrik, SDM dan perbedaan format
laporan sehingga dibutuhkan upaya da- lam bentuk sosialiasasi pengiriman resep
sesuai jadwal, peninjauan ulang data yang akan disim- pan ke SIMPUS, menaikkan
daya listrik, pela- tihan kepada petugas SIMPUS dan penyesuaian format laporan
SIMPUS dengan format laporan DKK.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Notoatmodjo, S. 2010. Metodologi Penelitian Kese- hatan. Edisi Revisi. Jakarta: Rineka
Cipta. Hal 35, 141

Presiden Republik Indonesia. 2009. Undang-undang RI Nomor 36 Tahun 2009.

Kesehatan.Ja- karta: Kemenkumham RI. .

Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif dan R

& D. Bandung : Alfabeta. Hal 88-89

Sulaeman, ES. 2011. Manajemen Kesehatan Teori dan Praktik di Puskesmas. Edisi Revi-
si. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Hal 175- 177

11