AUDIT REKAM MEDIS

ANALISIS PSBH DAN ANALISIS SWOT

Disusun oleh:
Fathiya Akhsani (19/450715/SV/17053)
Ika Puspitasari (19/450716/SV/17054)
Ilafi Nastiti (19/450717/SV/17055)
Nurfillaeli (19/450724/SV/17062)
Prakasita Puspitasiwi (19/450725/SV/17063)
Wilis Hica Suryawindari (19/450733/SV/17071)
Scholastica Berty A.F. (19/450957/SV/17234)

PROGRAM STUDI SARJANA TERAPAN MANAJEMEN INFORMASI

KESEHATAN
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2019
 ANALISIS SEBAB MASALAH (PSBH)

Masalah 1
1. Latar Belakang Masalah
Mayoritas pasien di Rumah Sakit X adalah pasien BPJS, hanya 20-30 persen saja
yang menjadi pasien umum dan pasien dengan jaminan lain. Pasien yang
menggunakan BPJS melengkapi persyaratan yang telah ditetapkan oleh BPJS untuk
bisa melakukan pemeriksaan di Rumah Sakit X.
Sebelumnya terdapat petugas BPJS yang ditempatkan di rumah sakit untuk
menangani permasalahan administratif pasien pengguna BPJS. Namun mulai tahun
2018, pihak BPJS menarik petugas BPJS yang berada di seluruh rumah sakit untuk
ditempatkan di kantor BPJS, bukan lagi di rumah sakit sehingga tidak ada pelayanan
penanganan permasalahan administratif pasien BPJS di Rumah Sakit X.
Saat ini, jika terdapat masalah terkait kepesertaan BPJS maka ditangani oleh
petugas pendaftaran rawat jalan. Petugas pendaftaran rawat jalan menangani
masalah tersebut sebatas pengetahuan yang dimiliki. Namun, jika masalah tidak bisa
ditangani oleh petugas, maka petugas akan berkoordinasi dengan petugas BPJS.
Proses tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses mendaftar
dan menimbulkan komplain dari pasien lama. Terkadang masalah berkaitan dengan
kepesertaan BPJS tersebut tidak bisa ditangani dan pasien tidak bisa melakukan
pemeriksaan di Rumah Sakit X dengan BPJS.
2. Tujuan
Analisis ini dilakukan untuk menangani masalah terkait permasalahan administratif
pasien BPJS.
3. Langkah-langkah
a) Persiapan
1) Membuat analisis permasalahan
Analisis permasalahan ini dilakukan untuk mengidentifikasi akar masalah dari
permasalahan terjadi. Kepala instalasi dibantu koordinator pendaftaran rawat
jalan melakukan audit di TPP rawat jalan
2) Membuat Proposal ke Direktur RS
Membuat proposal yang ditujukan kepada direktur untuk memecahkan
masalah yaitu mengajukan untuk pembuatan loket khusus menangani
masalah yang terkait BPJS.
3) Membuat Regulasi dan SPO
 Direktur membuat regulasi mengenai pembuatan loket khusus tersebut.
Regulasi tersebut kemudian diteruskan ke Instalasi rekam medis.kemudian
dilaksanakan di TPP rawat jalan.
SPO mengenai loket khusus untuk menangani masalah kepersetaan BPJS
disusun oleh kepala Intalasi rekam medis dengan memperhatikan langkah-
langkah yang ada.
4) Perencanaan Anggaran
Kepala instalasi rekam medis membuat perencanaan anggaran untuk
pembuatan loket khusus tersebut. Pembuatan perencanaan anggaran
tersebut dibantu oleh koordinator TPP rawat jalan.
b) Pelaksanaan
1) Rapat koodinasi
Rapat koordinasi diadakan dengan melibatkan unit lain yang terlibat seperti
Insalasi TI dan Instalasi Keuangan.
2) Pembuatan Loket khusus
Membuat loket khusus untuk pengananan masalah terkait kepersetaan BPJS.
Pengadaan komputer dan alat-alat pendukung lainnya dan jiuga pembuatan
loket khusus yang direncanakan dibangun di dekat loket 5 pendaftaran rawat
jalan. Disiapkan juga jaringan internet yang cepat dan telepon kabel untuk
mendukung koordinasi dengan pihak BPJS.
3) Pengadaan SDM
Jika diperlukan SDM tambahan maka mengajukan tambahan SDM ke bagian
kepegawaian.

c) Kesinambungan

2. Rencana waktu

Kegiatan Januari Februar Maret April Mei

i

Pembuatan proposal v

Rapat koordinasi v v

Pembuatan loket v v

Evaluasi v v
4. Rencana Anggaran
Sumber Daya Tersedia Tidak Tersedia
Konsumsi Rapat Koordinasi Rp 750.000,- Rp 500.000,-
PC Rp 4.700.000,- Rp 4.000.000,-
Peinter Rp 2.100.000,- Rp 2.000.000,-
Printer dotmatrix Rp 700.000.- Rp 500.000.-
Alat pemasangan internet Rp 500.000,- Rp 400.000,-
Telepon kabel Rp 150.000,- Rp 100.000,-
Pajangan papan nama Rp 100.000,- Rp 100.000,-
ATK Rp 200.000,- Rp 150.000,-
Meja Rp 2.000.000,- Rp 1.500.000,-
Kursi Rp 1.000.000,- Rp 750.000,-
Biaya tukang Rp 4.000.000,- Rp 3.500.000,-
Jumlah Rp 16.200.000,- Rp 13.500.000,-

5. Evaluasi
Perintah pembutan loket baru disetujui oleh Direktur Rumah Sakit, kemudian
kepala instalasi rekam medis kemudian mulai berkoordinasi dengan pihak lain untuk
membangun loket baru. Rapat koordinasi dengan bagian lain yaitu bagian IT dan
keuangan sudah dilakukan pada bulan Januari-Februari. Pembuatan loket berjalan
lancar dari bulan Februari - Maret. Evaluasi kegiatan dilakukan ketika loket sudah jadi,
yaitu dilakukan pada bulan April-Mei.
6. Kesinambungan
Tugas yang dialkukan di loket khusus penanganan masalah terkait
kepoersetaan BPJS inijuga sangat tergantung pada pihak BPJSnya sendiri. Pihak
BPJS harus bisa merespon dengan cepat dan tepat ketika ada laporan daripihak
rumah sakit (loket pendaftaran khusus).
Masalah 2
ANALISIS SEBAB MASALAH (PSBH) 2

1. Latar Belakang Masalah

Di Rumah Sakit X beberapa kali ditemui diagnosis yang kodefikasinya tidak tepat.
Hal ini berdampak pada tidak sesuainya besaran pembiayaan BPJS baik rawat jalan
maupun rawat inap. Persentase dokumen-dokumen klaim yang harus dikembalikan ke
rumah sakit mencapai 60%, sehingga berdampak pada lamanya proses klaim yang harus
diulang. Selain itu, hal ini juga akan berdampak pada peningkatan beban kerja petugas
koding maupun verifikator.
Saat ini, proses kodifikasi rawat jalan dilakukan oleh petugas pendaftaran setelah
selesai jam pelayanan dan proses kodifikasi rawat inap dilakukan oleh petugas koding
yang merangkap sebagai koordinator pengolahan. Selain beban kerja yang meningkat
karena pengembalian berkas klaim, petugas juga masih harus mengerjakan tanggung
jawab yang lain. Hal ini membuat petugas sibuk dan tidak sempat untuk memperbarui
ilmu bidang kodefikasi penyakit sehingga dapat menimbulkan kesalahan pengodean dan
ketidaktelitian.
2. Tujuan
Analisis ini dilakkan untuk meningkatkan ketepatan dan ketelitian dalam kodifikasi
penyakit sehingga pengembalian klaim BPJS mencapai 0% dengan pembiayaan dengan
kode grouping yang sesuai.
3. Langkah-langkah
a) Persiapan
1) Membuat analisis permasalahan
Analisis permasalahan ini dilakukan untuk mengidentifikasi akar masalah dari
ketidaktepatan kodefikasi penyakit dan menentukan solusi yang dapat diterapkan
untuk mengatasi masalah tersebut.
2) Menyusun Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan ini disusun untuk mengimplementasikan solusi-solusi yang dipilih
untuk mengatasi ketidaktepatan kodefikasi penyakit.
3) Membuat Rencana Anggaran
Rencana Anggaran dibuat berdasarkan solusi-solusi yang telah disusun dan
diprioritaskan untuk mendukung terlaksananya upaya untuk mengatasi masalah
ketidaktepatan kodefikasi penyakit.
b) Pelaksanaan
1) Rapat Koordinasi
 Diadakan Rapat koordinasi untuk menentukan solusi dari ketepatan kodefikasi
penyakit dan menentukan tugas-tugas atau kegiatan yang dapat dilaksanakannya
2) Pencarian Pelatihan
Mencari pelatihan yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan permasalahan kodefikasi penyakit
c) Kesinambungan
1) Evaluasi
Evaluasi diadakan satu bulan setelah implementasi solusi. Evaluasi ini dapat
dilakukan berkala satu bulan atau triwulan sekali untuk melihat perkembangan
dari penyelesaian masalah kodefikasi penyakit
2) Audit Kodefikasi Penyakit
Audit ini dilaksanankan secara periodik, sekitar tiga bulan sekali untuk menjaga
dan memonitor ketepatan kodefikasi penyakit.
4. Rencana waktu
Kegiatan Mei Jun Jul Agu Sep Okt
Rapat Koordinasi v
Memperbarui SOP dan v
BPPRM
Sosialisasi SOP v
Pengajuan Proposal v
Audit Koding v v
Pelatihan Pegawai v v
Evaluasi Kinerja v v

5. Rencana Anggaran
Sumber Daya Tersedia Tidak Tersedia
Konsumsi rapat dan sosialisasi Rp. 765.000,- Rp. 435.000,-
Pelatihan kodefikasi penyakit @4 Rp. 4.300.000,- Rp. 11.700.000,-
orang
Transportasi dan akomodasi pelatihan Rp. 600.000,- Rp. 1.400.000,-
@4 orang
Cetak Buku Panduan Pelayanan yang Rp. 350.000,- Rp. 0,-
direvisi
TOTAL Rp. 6.015.000,- Rp. 13.535.000,-
6. Evaluasi
Dalam kegiatan ini, proses evaluasi dilakukan tiga bulan sekali pada bulan Juli dan
Oktober. Evaluasi yang pertama pada bulan Juli didapatkan laporan bahwa 30%
dokter memperbaiki penulisan diagnosis di dokumen rekam medis yang mendukung
petugas koder untuk melakukan kodefikasi dan penurunan jumlah dokumen yang
dikembalikan oleh BPJS sebanyak 4%. Evaluasi kedua pada bulan Agustus
didapatkan laporan bahwa pelatihan koder berpengaruh terhadap peningkatan nilai
audit medis dengan hasil kesalahan kodefikasi yang menurun sebanyak 60%.

7. Kesinambungan
Hasil sosialisasi yang berdampak pada perbaikan tulisan dokter memberikan
kemudahan koder untuk menentukan kode penyakit. Kegiatan kodefikasi ini
berdampak pada proses verifikasi dan penjaminan. Berkurangnya dokumen yang
dikembalikan berdampak pada jumlah penerimaan biaya klaim yang didapatkan oleh
rumah sakit.
 SCORING SOLUSI

Permalahan pertama:
Masalah terkait BPJS di TPP rawat jalan

Analisis Sebab Masalah:

Kemungkinan Solusi:
A. Membuat SOP khusus terkait masalah BPJS di TPP RJ
B. Menambah SDM
C. Mengadakan pelatihan dengan mengundang pihak BPJS
D. Mengupdate sinkronisasi SIMRS dengan v-claim
E. Koordinasi dengan pihak IT untuk pemeliharaan jaringan
F. Penambahan komputer khusus untuk pengecekan masalah BPJS
G. Pengadaan Audit pelayanan di TPP rawat jalan
H. Penambahan poster alur pasien BPJS yang lebih komunikatif dan interaktif

Tabel Kriteria
1. Kemudahan (1-20)
2. Kemungkinan Keberhasilan (1-20)
3. Efektifitas solusi (1-50)
4. Resistensi yang relatif rendah (1-10)
 Kriteria Solusi

A B C D E F G H

1 14 14 16 18 16 13 15 19

2 15 18 16 16 15 17 16 14

3 32 41 38 40 35 40 37 33

4 6 7 7 4 4 7 6 4

Jumlah 67 80 77 78 70 77 74 70

Kesimpulan
Didapatkan kesimpulan bahwa tiga solusi dengan hasil skor tertinggi adalah ‘Mengupdate
sinkronisasi SIMRS dengan v-claim’, ‘Mengadakan pelatihan dengan mengundang pihak
BPJS’, dan ‘Penambahan komputer khusus untuk pengecekan masalah BPJS’. Ketiga solusi
ini dapat digabungkan dengan membentuk loket khusus BPJS yang dilayani oleh petugas
yang telah mengikuti pelatihan menggunakan sistem yang sudah tersinkronisasi dengan v-
claim.
Permasalahan kedua:
Ketidaktepatan kodefikasi penyakit

Analisis Sebab Masalah

Kemungkinan Solusi:
A. Memberikan pelatihan kodefikasi penyakit untuk petugas koder
B. Melakukan update database ICD pada SIMRS dengan ICD versi terbaru
C. Merevisi SOP dan BPPRM terkait penulisan diagnosis penyakit
D. Merevisi SOP pengkodean diagnosis penyakit
E. Melakukan audit kodefikasi penyakit
F. Memberikan reward untuk koder yang memiliki kinerja yang baik
G. Melakukan sosialisasi SOP penulisan diagnosis

Tabel Kriteria
1. Kemudahan (1-20)
2. Kemungkinan Keberhasilan (1-20)
3. Efektifitas solusi (1-50)
4. Resistensi yang relatif rendah (1-10)
 Solusi
Kriteria
A B C D E F G

1 18 16 16 16 15 18 17

2 18 16 15 17 17 16 15

3 42 38 35 35 37 40 35

4 7 5 6 6 5 5 6

Jumlah 85 75 72 74 74 79 73

Kesimpulan
Didapatkan kesimpulan bahwa tiga solusi dengan skor tertinggi adalah ‘Memberikan pelatihan
kodefikasi penyakit untuk petugas koder’, ‘Melakukan update database ICD pada SIMRS
dengan ICD versi terbaru’, dan ‘Memberikan reward untuk koder yang memiliki kinerja yang
baik’.
 Analisis SWOT

Berdasarkan permasalahan 1 (satu) didapatkan solusi terbaik ‘menambah loket

pendaftaran BPJS’ dengan analisis SWOT sebagai berikut:
SWOT

Strength

1. Pelayanan lebih cepat karena ada loket khusus untuk pasien bpjs yang bermasalah
sehingga antrian tidak menumpuk.

2. Waktu pelayanan pendaftaran pasien menjadi lebih cepat

Weakness
1. Membutuhkan biaya yang besar untuk pembuatan loket baru
2. Anggaran SDM rumah sakit naik, karena untuk pelatihan koding

Opportunity
1. Kepercayaan masyarakat meningkat karena rumah sakit sudah memiliki loket khusus
untuk menangani pasien bpjs yang bermasalah
2. Meningkatnya hubungan kerja dengan pihak BPJS, pihak BPJS sebagai pihak konsultan

Threat
1. Tingginya harapan pasien yang akan menyebabkan adanya komplain di kemudian hari

Sedangkan untuk permasalahan 2 (dua) didapatkan solusi terbaik yaitu, ‘memberikan

pelatihan kodefikasi penyakit untuk petugas koder’ dengan analisis SWOT sebagai berikut:

Strength
1. Kompetensi petugas koder meningkat sehingga gagal klaim BPJS menurun

Weakness
1. Anggaran SDM rumah sakit meningkat karena harus mendatangkan pelatih koding

Opportunity
1. Pendapatan rumah sakit meningkat karena berkas klaim yang disetujui BPJS meningkat

Threat
1. Tidak adanya pelatihan yang diselenggarakan pihak BPJS sehingga pihak rumah sakit
harus mencari pelatih koding sendiri.