Dasar Dasar Manajemen Proyek Dan Sistem PDF
Dasar Dasar Manajemen Proyek Dan Sistem PDF
• Lawrence Harrison dalam bukunya Culture Matter : How Value Shape Human
Progress yang mengkaji dampak sebuah bangsa pada dinamika politik dan
pembangunan ekonomi di negara yang bersangkutan menyimpulkan bahwa
ada sebuah bangsa yang budaya memang mendorong laju kemajuan (progress
prone), tapi juga ada sebuah bangsa yang budayanya cenderung menghambat
kemajuan (progress resistance).
• Sikap memandang/berfocus kedepan dan tidak terjerat kemegahan masa
lampau (Vietnam yang mengalahkan AS secara strategik) yang ditekankan oleh
seorang redaktur dan penulis The New York Times Roger Cohen, setelah baru
baru ini ia keliling Vietnam, China, Korea, Malaysia “. Kadang kadang memang
perlu kompromi, tapi kemudian maju terus’ tulisnya.
Prof Toshiko Kinoshita dari Universitas Waseda Jepang mengatakan:
• Visi
• Skills
• Incentives
• Sumber Daya
• Action Plan
PROSES DAN KEAHLIAN DALAM PEMELIHARAAN,
PENINGKATAN DAN PEMBANGUNAN JALAN
ORGANISASI Memulai
Proses
Perencanaan
Pelaksanaan Pengendalian
Selesai
sasaran
Instruksi
TUPOKSI Keja
MATERIAL
(INPUT) ACTION
OUTPUT
SOP/
OPERATION Dengan adanya SOP/Operasi Line
LINE/Deoxyribo yang jelas dan tepat serta masing
Nucleic Acid. masing petugas yang dilengkapi
dengan tupoksi , input dan instruksi
kerja yang jelas maka masing
masing petugas akan melakukukan
kegiatan yang sesuai dengan
Adenine output yang diinginkan atau akan
Guanine bekerja secara efektif dan efisien.
Cytosine
Thymine
Genome Chip
KONSEP MANAJEMEN PROYEK
• Definisi Proyek : urutan tugas yang dilakukan untuk mencapai tujuan
tertentu yang unik dalam kerangka waktu yang ditentukan.
– Kuncinya Unik: yang membedakan antara operasi dalam suatu produksi
dan proyek. Operasi suatu produksi begitu selesai akan sama pada
produksi berikutnya. Sedangkan Proyek selesai satu proyek proyek
berikutnya tdk akan sama dan memerlukan berbagai variasi langkah atau
metoda.
• Manajemen Proyek (Project Management Institute); Usaha temporer
yang dilakukan untuk menciptakan proyek atau jasa yang unik atau
Aplikasi pengetahuan, keahlian, alat dan teknik untuk aktivitas proyek
guna memenuhi atau melampaui kebutuhan yang diharapkan oleh
stakeholder dari proyek tersebut”.
• Tolok ukur keberhasilan Proyek:
– Waktu (tepat waktu).
– Biaya (tepat biaya /anggaran).
– Tujuan (tujuan/cakupan proyek terpenuhi outcome)
– Mutu (kepuasan).
– Tidak merusak sumberdaya.
• Rencana Proyek adalah dokumen formal yang berisi banyak
komponen. Bukan sekedar jadwal pekerjaan
HUBUNGAN CAKUPAN, WAKTU, BIAYA, MUTU DAN SUMBERDAYA
MUTU
DAN
SUMBERDAYA
TUJUAN/CAKUPAN
• Jika cakupan naik setelah waktu dan biaya ditetapkan maka satu satunya
untuk mempertahankan hubungan yang sama dalah menaikan waktu atau
biaya.
• Jika waktu dan biaya tetap sama maka dua komponen lainnya akan terganggu.
Misal sumberdaya mungkin kurang dan menyebabkan gangguan atau mutu
berkurang yang membuat pengguna tidak puas.
PANDANGAN YANG MENYESATKAN DALAM MANAJEMEN PROYEK
• Penggunaan alat dan teknik manajemen proyek akan menjamin
keberhasilan proyek. Penggunaan alat dan teknik manajemen tidak
membantu dalam keberhasilan proyek dan akan menambah biaya, dan
merepotkan.
– Yang betul akan menambah biaya namun tidak besar jika dibanding dengan
manfaatnya dan Mengikuti teknik menajemen proyek standar dapat secara
signifikan memperbesar peluang keberhasilan proyek dan meningkatkan
kemungkinan sukses.
• Estimasi biaya merupakan biaya yang akurat dan harus dijadikan
patokan. Bahwa Estimasi biaya selalu berlebihan dan mesti diabaikan
atau dipotong 50% agar mendekati kenyataan.
– Yang betul Estimasi adalah memperkirakan berapa lama waktu dan biaya.
Estimasi yang lebih akurat berasal dari proses pembelajaran, bukan bagi
menajer proyek saja, tetapi juga untuk tim dan organisasi.
• Hali perencanaan proyek merupakan yang benar,maka segala sesuatu
akan sesuai dengan rencana. Mempercayai segala sesuatu tidak tidak
akan ada yang sesuai dengan rencana juga mengada ada dan keyakinan
yang keliru.
– Yang betul Estimasi tidak selalu akurat, dan peristiwa tidak terduga dapat
mengubah proyek secara dratis. Tetapi dengan mengaplikasikan teknik
pengendalian proyek khusunya menajemen resiko, proyek dapat lebih sesuai
dengan rencana.
PROSES PROYEK
MEMULAI PERENCANAAN
PELAKSANAAN PENGENDALIAN
PENYELESAIAN
KEAHLIAN MANAJEMEN YANG DIBUTUHKAN DALAM
MENGELOLA PROYEK
Peninjauan 1 Perencanaan
Proyek
Start Up
Konstruksi
Pasca 2
2 Perencanaan
Implementasi
Evaluasi 33 Perencanaan
Pengembangan
MEMULAI PROYEK
• Mengkaji Fleksibilitas Proyek yang meliputi:
– Teknis
– Finansial
– Operasional
– Geografis
– Waktu
– SDM
– Legal
– Politik
• Menganalisa Cost/Benefit nya/EIRR. NPV.
• Mendapatkan otorisasi proyeknya seperti: SK Satker,
PPK, DIPA
Memulai Perencanaan
• Mendefinisikan tujuan proyek.
– Menembus Daerah Terisolir
– Meningkatakan kapasitas jalan
– Memperkuat struktur perkerasan jalan
– Memelihara jalan
• Menyusun sasaran proyek
– Pekerjaan pelebaran harus selesai sebelum lebaran
– Pekerjaan harus selesai sebelum 15 Desember 2007
• Menentukan ruang lingkup/cakupan, pengecualian
Proyek
– Ruang lingkup proyek meliputi:
• Panjang jalan
• Lebar pengadaan lahan
• Lebar perkerasan
• Jumlah Jembatan
• Tebal Perkerasan
• Dll
– Pengecualian
• Mendefinisikan Input,output, Outcome, Impact proyek
NILAI
INPUT INPUT PROSES OUTPUT OUTCOME TUJUAN
.
EKONOMIS EFISIENSI EFEKTIVE
HEMAT (BERDAYA GUNA) BERHASIL GUNA.
Cost Effectiveness
DIREKTORAT JENDERAL
BINA MARGA
SEKRETARIAT
DIT JEN BINA
MARGA
DIREKTORAT DIREKTORAT
DIREKTORAT DIREKTORAT DIREKTORAT JALAN DAN JALAN DAN
BINA TEKNIK BINA PROGRAM JALAN BEBAS JEMBATAN JEMBATAN
HAMBATAN WILAYAH BARAT WILAYAH TIMUR
DAN JALAN
KOTA
SNVT SNVT
SNVT SNVT
SNVT SNVT
STRUKTUR ORGANISASI BALAI BESAR IV
JAKARTA
Kepala Balai
Jafung Kabag TU
Kasubag Keuangan
Kasubag Adm Tek
Kasi Peralatan
Kasi Dal Sistem
Kasi Perencanaan
Kasi Pembangunan
Kasi Pemeliharaan
Kasi Pengawasan
Kasi Pengujian
Kasi Dal Dok
SNVT
1. SNVT P2JJ Jabar
2. SNVT P2JJ Banten.
3. SNVT Pembangunan Jabar.
4. SNVT Rehabilitasi dan Pemeliharaan Jabar.
5. SNVT Pembangunan Banten
Kasubag Adm
Tek
Penguji SPM
PETUGAS
STRUKTUR ORGANISASI SATUAN KERJA TETAP / BALAI BESAR
Kabag TU
PETUGAS
Kasubag Umum VERIFIKASI
& Peg UAKPB
Petugas UAKPB
BALAI BESAR PELAKSANAAN
PENGGUNA ANGGARAN
SNVT
MENTERI PU
KA SATKER
JALAN IV
SNVT
PETUGAS
KOMPUTER
UAKPA
UAKPA
Petugas Juru Bayar
PETUGAS
VERIFIKASI
PENGELUARAN
UAKPA
Petugas Verifikasi
Verifikasiembangunan Petugas Penerbit dan
Pembuat Komitmen
KABID RENWAS
Penyampaian SPP
Petugas SPP/PSPJ/UP
Petugas Pembukuan
Petugas Penguji SPP
Petugas Adm SPP
STRUKTUR ORGANISASI SATUAN KERJA NON VERTIKAL TERTENTU/ SATUAN KERJA
SEMENTARA
ATASAN LANGSUNG
SNVT/SKS
KA SNVT/SKS
ASISTEN
TEKNIS
ASISTEN
PELAKSANA
SISTEN
&PERALATAN
SWAKELOLA
PELAKSANA
SISTEN
PEJABAT YG MELAKUKAN
UMUM
TINDAKAN MENGAKIBATKAN
PENGELUARAN ANGGARAN
BELANJA/PEJABAT PEMBUAT
KOMITMEN
KEPALA
URUSAN TATA
USAHA
PELAKSANA/
PENGAWAS
SPP/SPJ/UP
PETUGAS
VERIVFIKASI
PETUGAS
SI UAKPB
ADMINISTRA
PETUGAS
VERIFIKASI
VERIFIKASI
KOMPUTER
PETUGAS
PETUGAS
PETUGAS
UAKPA
UAKPA
UAKPB
Organisasi Pengawas Supervisi
Pejabat Pembuat
Komitmen Selaku Direksi
Pekerjaan
Pejabat Pembuat
Komitmen Selaku Direksi
Pekerjaan
Site Engineer Cs
General
Superintendent
Memahami metode Carl Jung
o Intuitor -> Imajinatif dan idealistik
o Mereka berpikir tentang masa depan dan isue isue global,
juga sering memikirkan kekurangan dimasa kini
o Thinker -> Berpikiran realistis dan terstruktur
o Mereka suka pekerjaan yang mendetail dan keputusan yang
memerlukan logika dan penyusunan facta secara rapi.
o Feeler -> Emosional, spontan
o Mereka suka mengenang masa lalu dan sangat setia kepada
kawannya, keluarganya, dan pekerjaannya
o Sensor -> Agresif dan Kompetitif
o Mereka ingin sukses dan cenderung melupakan segala
sesuatu yang tidak langsung berhubungan dengan
kesuksesan .
Metode Penggolongan Myers Briggs
Preferensi Definisi Opsi Karakter
Energizing Tipe aktivitas apa Introvert Mendapatkan semangan
yg membuat anda dari diri sendiri dan
bersemangat pemikiran sendiri
Ekstravert Mendapatkan semangat
dari orang dan pemikiran
lain
Attending Tipe hal apa yang Sensor Mendapatkan informasi
anda perhatikan dengan menggunakan
panca indra
Intuitor Mendapatkan informasi
dengan membayangkan
dan menafsirkan
Deciding Jenis informasi Thinker Membuat keputusan logis
apa yang menjadi dan objective
dasar keputusan Feeler Membuat keputusan
anda subyektif dan
berdasarkan nilai
Leving Jenis kehidupan Judgement Menjalani hidup
apa yang anda terencana dan teratur
jalani Perception Menjalani hidup spontan
dan tak terstruktur
Memahami Gaya Komunikasi Metode Johari Window
(Joseph Luft dan Harrington)
•
Pengendalian
• Evaluasi
– Memeriksa Biaya Proyek
– Mengitung biaya kerja yang dlakukan
– Memahami Nilai Yang diperoleh
– Menghitung Biaya Kerja Yang Tersisa
– Membandingkan Basis dengan Persyaratan Yang Sudah terpenuhi
– Membandingkan Basis dengan Hasil Actual
– Membandingkan Estimasi Hasil Dngan Hasil Aktual
– Membandingkan Estimasi basis dengan Estimmasi Saat Ini
– Membandingkan Jadwal Basis dengan Saat ini
• Mengembalikan Proyek Ke jalur Yang Benar
– Meninjau dan Mengubah Hubungan Dependensi
– Meninjau dan Mengubah Estimasi
– Meninjau dan Mengubah SDM
– Renegosiasi Waku, Biaya dan Cakupan
• Pelaporan Kinerja Proyek
– Menyusun Laporan Status
– Menyusun presentasi
Menutup Proyek
• Mengikuti Rencana Penyelesaian
• Mendapatkan Persetujuan Penyelesaian Proyek
• Melakukan Survey Proyek
• PHO/FHO
• Melakukan Sesi Memetik Pelajaran
• Menulis Laporan Ringkasan Proyek
• Meninjau Pelajaran Yang Telah Diperoleh Untuk Melihat Tren Ke
Depan
• Menyesuaikan Proyek Masa Depan
PENGENALAN
SMM
VISI DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA 2005-2009
BS 5650 BS 4891
AQAP1,4,9 1979 BS 5179
ISO
1987
ISO
1994 SNI
ISO SNI-199001
2000 2001
ISO
International Organization for Standardization
Kepmen :362/KPTS/M/2004
PRINSIP 1
Orientasi pada pelanggan/pengguna produk
Organisasi tergantung pada pelanggan /pengguna produk
mereka. Karena itu, manajemen organisasi harus memahami
kebutuhan pelanggan /pengguna produk sekarang dan akan
datang, harus memenuhi kebutuhan pengguna produk dan
giat berusaha melebihi ekspektasi pengguna produk.
Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip
fokus pengguna produk ini, adalah :
• Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar, yang diperoleh melalui
tanggapan-tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan
pasar.
• Meningkatkan efektivitas penggunaan sumber-sumber daya
organisasi menuju peningkatan kepuasan pengguna produk.
• Meningkatkan loyalitas pelanggan yang akan memimpin pada
percepatan perkembangan bisnis melalui pengulangan transaksi-
transaksi.
• Pelaporan Kinerja Proyek
– Menyusun Laporan Status
– Menyusun presentasi
Penerapan prinsip fokus pelanggan akan membawa
organisasi menuju
• Pencarian kembali dan pemaahaman kebutuhan serta
ekspektasi pelanggan/pengguna produk .
• Jaminan bahwa tujuan-tujuan organisasi terkait
langsung dengan kebutuhan dan ekspektasi
pelanggan/pengguna produk.
• Penciptaan komunikasi tentang kebutuhan dan
ekspektasi pelanggan/ pengguna produk ke seluruh
anggota organisasi.
• Pengukuran kepuasan pelanggan /pengguna produk
dan tindakan-tindakan pada hasil-hasil.
• Pengelolaan sistematik berkaitan dengan hubungan
pelanggan/pengguna produk.
• Jaminan suatu pendekatan berimbang antara
memuaskan pelanggan/pengguna produk dan pihak-
pihak lain yang berkepentingan
PRINSIP 2
KEPEMIMPINAN
• P e n g g u n a a n p e n d e k a t a n l i n g k u p - o r g a n i s a s i
(organization-wideapproach) yang konsisten terhadap
peningkatan terus-menerus dari kinerja organisasi.
• Pemberian pelatihan kepada orang-orang tentang
metode dan alat-alat peningkatan terus-menerus.
• Menjadikan peningkatan terus-menerus dari produk,
proses-proses dan sistem, merupakan tujuan utama dari
setiap individu dalam organisasi.
• Penetapan sasaran, ukuran-ukuran, yang terkait dengan
peningkatan terus-menerus.
• Pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan-
peningkatan.
PRINSIP KE 7
PENDEKATAN FAKTUAL DALAM PEMBUAT KEPUTUSAN.
• Perancanaan Mutu
• Pengendalian Mutu
• Jaminan Mutu
• Perbaikan Mutu
LANGKAH LANGKAH PENERAPAN
SMM 9001:2000
1. Komitmet Manajemen Puncak
2. Menunjuk Wakil Manajemen
3. Membentuk Tim ISO 9001:2000
4. Melakukan analisis kondisi awal
5. Tentukan ruang lingkup ISO yang akan diterapkan
6. Pelatihan pemahaman ISO bagi manajemen puncak
7. Pelatihan pembuatan dokumen sistem mutu
8. Membangun dokumen sistem mutu
9. Sosialisasi dan penerapan sistem mutu
10. Melakukan audit mutu internal
11. Melakukan perbaikan temuan hasil audit mutu internal
12. Melakukan rapat tinjauan manajemen
13. Sertifikasi
DIAGRAM ALIR
PROSES IMPLEMENTASI SMM ISO