Manual Penggunaan Aplikasi

Sistem Informasi Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi

Pemantauan Wilayah Setempat (PWS)

DIREKTORAT SURVEILANS DAN KARANTINA KESEHATAN

DIREKTORAT JENDERAL P2P
KEMENTERIAN KESEHATAN RI

1
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Daftar Isi

1. Latar Belakang......................................................................................................................................... 3
2. Login ....................................................................................................................................................... 6
3. Dashboard Indikator ............................................................................................................................... 8
4. Step 1 - Mempersiapkan Sistem ............................................................................................................. 9
4.1. Data Master Tingkat Nasional .......................................................................................................... 9
4.2. Data Master Tingkat Puskesmas .................................................................................................... 11
5. Step 2 - Mengentri Data ........................................................................................................................ 12
5.1. Mengentri Data Pembagi (Denominator) dan Data Pasien ............................................................ 12
5.2. Mengentri Data Layanan Imunisasi Terhadap Pasien .................................................................... 19
5.3. Mengentri Data Stok Vaksin, Stok Logistik dan Ketersediaan Cold Chain ...................................... 26
5.4. Mengentri Data Pengeluaran Stok Vaksin, Stok Logistik dan Stok (Kondisi) Cold Chain................. 26
6. Step 3 - Meng-generate laporan ........................................................................................................... 33
6.1. Meng-generate Laporan Register Imunisasi................................................................................... 33
6.2. Meng-generate Laporan Pencapaian Target Sasaran ..................................................................... 34
6.3. Meng-generate Laporan Monitoring Logistik ................................................................................. 35

2
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

1. Latar Belakang

Pencatatan adalah kegiatan merekam suatu kegiatan menggunakan suatu media

berbentuk kertas atau berbentuk elektronik. Sedangkan pelaporan adalah kegiatan
penyampaian hasil dari pencatatan kepada institusi yang lebih tinggi melalui suatu format
yang telah ditentukan dan terstandar. Pencatatan dan pelaporan merupakan komponen
penting dalam kegiatan imunisasi sebagai bahan pendukung dalam melakukan evaluasi
dan perencanaan kegiatan yang akan datang.

Pencatatan dan pelaporan imunisasi yang dilakukan dengan data yang lengkap, akurat,
dan tepat waktu akan menggambarkan hasil imunisasi yang sesungguhnya, sehingga
dapat melakukan tindak lanjut dan perencanaan kegiatan yang tepat dan sesuai dengan
kondisi.

Dari hasil supervisi penilaian terhadap kuantitas dan kualitas data cakupan imunisasi
melalui kegiatan DQS, diketahui bahwa: (1) tingkat akurasi data di tingkat desa ke
puskesmas < 50%; (2) tingkat puskesmas ke kabupaten/kota < 70%; dan (3) tingkat
kabupaten/kota ke propinsi < 90%. Ketidakakuratan ini disebabkan karena beberapa hal
antara lain duplikasi data, duplikasi perhitungan dan tidak dipisahkannya data dalam/luar
wilayah. Hal ini tentunya mengakibatkan kualitas data yang dilaporkan secara berjenjang
kurang valid dan harus senantiasa dilakukan validasi ulang. Oleh karena itu, perlu dibuat
sistem yang dapat mengakomodir kebutuhan pencatatan dan pelaporan imunisasi sesuai
dengan kondisi dan tantangan yang berkembang saat ini sehingga memudahkan petugas
untuk membuat pencatatan dan pelaporan imunisasi mulai dari tingkat puskesmas,
kabupaten/kota, propinsi, dan sampai ke pusat.

Website dapat menjadi alternatif yang dapat diandalkan dalam tingkat akurasi dan
kecepatan pengiriman data. Sejak tahun 2010, Subdit Imunisasi telah mencoba
mengembangkan sistem RR berbasis web ini dan telah diujicobakan kepada beberapa
propinsi dan kabupaten/kota terpilih setelah melalui pelatihan bagi petugas puskesmas,
akan tetapi tidak dapat berjalan seperti yang diharapkan karena berbagai penyebab

3
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

seperti keterbatasan petugas dalam mengoperasikan komputer, jaringan internet yang

tidak stabil di daerah pelaksana, kapasitas server yang terbatas, hingga keterbatasan
peralatan pengolah data.

Pusat Data dan Informasi Kementerian Kesehatan (Pusdatin Kemenkes) telah

mengembangkan Sistem Informasi Puskesmas (SIP) online dengan nama Sistem
Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) Generik yang berbasis web. Didalam aplikasi
SIP/SIKDA Generik ini, setiap program memiliki menu tersendiri yang dapat
dikembangkan oleh masing-masing program sesuai kebutuhannya. Melalui pos
pendanaan tahun 2018, program Imunisasi akan kembali mengembangkan sistem RR
Imunisasi berbasis web yang akan terhubung dengan SIP online/SIKDA Generik ini.
Pengembangan akan dilakukan oleh konsultan khusus yang mengetahui dan memahami
sistem dan program berbasis web. Diharapkan pengembangan ini dapat membuat
sistem pencatatan dan pelaporan imunisasi memiliki tingkat kualitas data yang lebih baik.

Dalam tahapan pengumpulan informasi (information gathering) untuk mendapatkan

bahan input proses analisa, selain dilakukan diskusi teknis secara berkala, dilakukan juga
bedah dokumen regulasi terkait yaitu Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 12 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Imunisasi.

Secara umum proses bisnis keseharian terkait imunisasi telah dipetakan dalam bentuk
diagram alur (flowchart), yang lebih dikenal dengan istilah Cross Functional Flowchart
(CFF). CFF merupakan alat pemetaan proses bisnis yang digunakan untuk
mengartikulasikan langkah-langkah dan pemangku kepentingan dari proses yang
diberikan. Terdiri dari urutan langkah-langkah aktivitas dan juga interaksi antara individu
atau kelompok (untuk seterusnya disebut sebagai aktor). Setiap peserta dalam proses
ditampilkan pada matriks - tugas / aktivitas kemudian diartikulasikan dalam urutan di
bawah kolom yang sesuai dengan stakeholder itu. Perlu diperhatikan bahwa dalam
banyak kasus pemetaan, diperlukan pemisahan proses mana yang dilakukan secara
online (menggunakan sistem) maupun secara offline (tidak menggunakan sistem).

4
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Sesuai dengan hasil Analisa yang telah dilakukan, alur Cross Functional Flowchart (CFF)
aplikasi PWS, jenis aktor pada aplikasi PWS ada 6 (enam) macam, yaitu:
1. Administrator Kemenkes
2. Administrator Dinas Kesehatan Propinsi
3. Administrator Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
4. Kepala Puskesmas
5. Administrator Puskesmas
6. Petugas Imunisasi

Gambar 1.1. CFF Aplikasi PWS

5
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Berdasarkan CFF di atas dapat disimpulkan bahwa:

1. Aktor (Admin) Kemenkes bertugas untuk: (1) menggenerate akun Dinkes Provinsi,
akun Dinkes Kab/Kota, dan akun Administrator Puskesmas; (2) melakukan review
data agregat tingkat nasional s.d kelurahan; dan (3) melakukan pengunduhan raw
data dalam format csv secara berkala untuk keperluan monev dan pengolahan data
sekunder.
2. Aktor Dinkes Provinsi bertugas untuk melakukan review data agregat tingkat provinsi
s.d kelurahan.
3. Aktor Dinkes Kab/Kota bertugas untuk melakukan review data agregat tingkat kab/
kota s.d kelurahan.
4. Aktor Kepala Puskesmas bertugas untuk melakukan review data agregat tingkat
puskesmas s.d kelurahan.
5. Aktor Administrator Puskesmas bertugas untuk: (1) menggenerate akun Kepala
Puskesmas dan akun Petugas Imunisasi; dan (2) mereview dan (bilamana
diperlukan) mengedit data lapangan yang telah diinput oleh petugas imunisasi.
6. Aktor Petugas Imunisasi bertugas untuk mengentri data pelayanan imunisasi dan
stok vaksin, stok logistik dan ketersediaan cold chain.

Pada bagian-bagian berikut akan dibahas satu per satu alur kegiatan yang perlu
dilakukan oleh para aktor pengguna sistem. Ketersinambungan, komitmen serta
konsistensi dari proses entri data yang akurat merupakan elemen penting dari proses
yang akan berujung pada ketersediaan data yang handal. Sehingga proses pengambilan
keputusan dan implementasi program yang dilakukan juga akan lebih mengena dan
memberikan dampak positif yang signifikan baik dalam jangka pendek, menengah
maupun panjang demi kesuksesan terselenggaranya program imunisasi di Indonesia.

2. Login

Fitur otentikasi ini diperlukan mengingat data yang dientrikan bersifat sensitif. Aktor yang
dapat login ke dalam sistem, seperti yang telah dibahas pada bagian sebelumnya ada 6
(enam) macam. Masing-masing dengan tingkatan akses yang berbeda. Sistem akan

6
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

menyesuaikan menu dan tampilan setelah akun login terverifikasi dengan mengentrikan
user name dan password secara benar.

Gambar 2.1. Halaman Login Aplikasi Sistem Informasi Pencatatan dan Pelaporan
Imunisasi - Pemantauan Wilayah Setempat (PWS)

Sebagai catatan, kriteria password yang baik dan handal (tidak mudah ditebak dan di-
hack oleh orang lain) adalah sebagai berikut:
1. Paling sedikit terdiri atas 8 (delapan) karakter
2. Bukan kata yang terdapat dalam kamus.
3. Bukan termasuk kata yang sama dengan struktur huruf pada keyboard. Misalnya
“qwerty”, “asdf”, “zxcv”.
4. Tidak mengandung data pribadi seseorang, seperti tanggal lahir, nim, dan
sebagainya.
5. Bukan merupakan kata dengan struktur berulang-ulang, seperti “abc”, “123456”,
“abc123”, “aabbcc”, dan sejenisnya.
6. Sebaiknya kombinasi huruf besar dan kecil. Misalnya “liNuX”.
7. Sebaiknya kombinasi kata ditambah dengan angka, misal “uBunTu73”.
8. Akan lebih baik lagi jika dikombinasikan dengan karakter khusus, seperti
~!@#$%^&*()_+

7
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

3. Dashboard Indikator

Dashboard indikator merupakan halaman pertama yang muncul setelah aktor pengguna
sistem berhasil melakukan login ke dalam sistem.

Gambar 3.1. Dashboard Revisi

8
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Tampilan indikator pada dashboard sudah disesuaikan agar lebih mengena pada
kebutuhan unit kerja terkait. Indikator-indikator tersebut antara lain penajaman terhadap
indikator KIPI, PWS, WUS, BIAS dan seterusnya.

Visualisasi data-data tersebut dilakukan pada setiap tingkat manajerial pengelolaan data
kesehatan (Puskesmas – Dinkes Kab/Kota – Dinkes Propinsi – Kemenkes). Bila para
aktor pengguna sistem pada setiap tingkat manajerial pengelolaan data kesehatan
tersebut login ke dalam aplikasi, maka data agregat yang tampil akan menyesuaikan
dengan tingkatan hirarki wilayah yang dimiliki oleh aktor tersebut. Sebagai contoh bila
yang login adalah petugas imunisasi dan administrator Puskesmas, maka akan
ditampilkan data dengan cakupan Puskesmas yang bersangkutan.

Indikator-indikator yang ditampilkan antara lain kunjungan sasaran imunisasi (dalam

wilayah, luar wilayah dan luar kab/kota), jumlah seluruh sasaran imunisasi yang terdaftar
pada sistem, dinamika jumlah kunjungan pasien dalam sebulan terakhir, dan distribusi
anak berdasarkan jenis reagen dalam sebulan terakhir (dalam text maupun grafik).

4. Step 1 - Mempersiapkan Sistem

Langkah ini dilakukan cukup sekali ketika di awal saja. Ketika aplikasi ini sudah dipakai,
bila ada penyesuaian data, cukup lakukan penambahan datanya saja.

4.1. Data Master Tingkat Nasional

Pada tahapan ini dipastikan semua data master tingkat nasional sudah sesuai dengan
kebutuhan lapangan. Dilakukan oleh Administrator Kemenkes.

4.1.1. Login sebagai aktor administrator kemenkes

4.1.2. Sorot menu pengaturan | demografi dan puskesmas | wilayah administrasi,
pastikan data master sesuai kebutuhan

9
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

4.1.3. Sorot menu pengaturan | demografi dan puskesmas | puskesmas, pastikan

data master sesuai kebutuhan
4.1.4. Sorot menu pengaturan | data master | lokasi imunisasi, pastikan data master
sesuai kebutuhan
4.1.5. Sorot menu pengaturan | data master | jenis imunisasi (layanan), pastikan
data master sesuai kebutuhan
4.1.6. Sorot menu pengaturan | data master | keadaan lahir, pastikan data yang ada
sesuai kebutuhan
4.1.7. Sorot menu pengaturan | data master | komplikasi sewaktu lahir, pastikan
data yang ada sesuai kebutuhan
4.1.8. Sorot menu pengaturan | data master | keadaan lahir, pastikan data yang ada
sesuai kebutuhan
4.1.9. Sorot menu pengaturan | data master | VVM, pastikan data yang ada sesuai
kebutuhan
4.1.10. Sorot menu pengaturan | data master | jenis vaksin imunisasi, pastikan data
yang ada sesuai kebutuhan
Catatan: menu pengaturan | data master | data posyandu dan menu
pengaturan | data master | data sekolah merupakan data gabungan yang
dientrikan di level puskesmas oleh administrator puskesmas. Administrator
kemenkes pada tahapan ini hanya melakukan review terhadap data yang sudah
ada.
4.1.11. Sorot menu pengaturan | atur aplikasi | pengguna, pastikan data yang ada
sesuai kebutuhan (menu ini juga dipergunakan untuk menambah pengguna baru
di tingkat nasional, propinsi, dan kabupaten/kota; untuk pengguna baru di tingkat
puskesmas, administrator kemenkes hanya bisa menambahkan administrator
puskesmas saja)
4.1.12. Sorot menu pengaturan | data master | group pengguna, pastikan data yang
ada sesuai kebutuhan
4.1.13. Menu pengaturan | setting aplikasi diabaikan saja
4.1.14. Menu pengaturan | menu diabaikan saja
4.1.15. Menu pengaturan | akses menu diabaikan saja

10
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

4.1.16. Logout

4.2. Data Master Tingkat Puskesmas

Pada tahapan ini dipastikan semua data master tingkat Puskesmas sudah sesuai dengan
kebutuhan lapangan. Dilakukan oleh Administrator Puskesmas.

4.2.1. Login sebagai aktor administrator puskesmas

4.2.2. Sorot menu pengaturan | data master | data posyandu, pastikan data yang ada
sesuai kebutuhan.
4.2.3. Sorot menu pengaturan | data master | data sekolah, pastikan data yang ada
sesuai kebutuhan.
Catatan: selain 2 (dua) menu di atas, pengelolaan data pada menu pengaturan |
data master dilakukan oleh administrator kemenkes di tingkat nasional. Jadi
administrator puskesmas pada tahapan ini hanya melakukan review terhadap
data yang sudah ada.
4.2.4. Menu pengaturan | setting aplikasi, pastikan data yang ada sesuai kebutuhan
(yang diisikan adalah form yang ada pada tab “puskesmas” dan tab “wilayah
kerja”)
Catatan: khusus utuk pengelolaan data pada tab “wilayah kerja”, sedapat
mungkin lakukan dengan browser Chrome. Pastikan semua cakupan kelurahan
di puskesmas yang bersangkutan dientrikan dengan lengkap dan benar
(mandatory / tidak boleh kosong).
4.2.5. Sorot menu pengaturan | atur aplikasi | pengguna, pastikan data yang ada
sesuai kebutuhan (menu ini juga dipergunakan untuk menambah pengguna baru
di tingkat puskesmas, yaitu kepala puskesmas dan petugas imunisasi)
4.2.6. Menu pengaturan | data master | group pengguna diabaikan saja
4.2.7. Logout

11
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

5. Step 2 - Mengentri Data

Langkah ini dilakukan hanya bila step 1 telah dilengkapi dengan baik. Jangan sampai
ada langkah pada step 1 yang terlewat.

5.1. Mengentri Data Pembagi (Denominator) dan Data Pasien

Pada tahapan ini dientrikan data pembagi (denominator) berdasarkan tahun berjalan,
lokasi Puskesmas, dan cakupan kelurahan di Puskesmas. Dilakukan oleh Petugas
Imunisasi. Bila proses ini dilewati, maka fitur Target Pencapaian Kumulatif Bulanan
(Gambar 5.5) tidak akan keluar hasilnya.

5.1.1. Login sebagai aktor petugas imunisasi

5.1.2. Sorot menu menu utama | input target sasaran tahunan, pastikan data yang
dientrikan sesuai dengan standar dari kemenkes (bila ada pertimbangan tertentu
yag menyebabkan entri tidak sesuai dengan standar kemenkes, agar disepakati
terlebih dahulu dengan pemangku kepentingan terkait seperti kepala puskesmas
dan lainnya, baru entrikan data).

Gambar 5.1. Daftar (Transaksi) Data Target Sasaran Imunisasi per Kelurahan/Desa

12
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.2. Tambah Data Target Sasaran Imunisasi per Kelurahan/Desa (Step 1)

Gambar 5.3. Tambah Data Target Sasaran Imunisasi per Kelurahan/Desa (Step 2)

13
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.4. Rekap Pencapaian Target Sasaran Bulanan

14
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.5. Target Pencapaian Kumulatif Bulanan

5.1.3. Sorot menu menu utama | input biodata sasaran, untuk melakukan entri data
pasien yang akan dilakukan imunisasi.

- untuk bayi baru lahir (BBL), setelah entri data sasaran baru, alamat rumah dan
status pribadi, setelah menekan tombol hijau bertuliskan “simpan dan lanjut ke
form bayi baru lahir”, akan ada form tambahan yang harus diisi.
- untuk pasien imunisasi yang bukan BBL, setelah menekan tombol biru
bertuliskan “simpan dan lanjut ke pelayanan imunisasi”, lanjut ke layanan
imunisasi.
- pasien yang akan dilayani dipilih, kemudian tekan tombol kuning bertuliskan
“layanan” untuk melakukan pelayanan imunisasi.

Sasaran imunisasi secara garis besar terbagi atas 2 (dua) jenis, yaitu bayi baru lahir
(BBL), dan sasaran imunisasi (untuk pasien yang didaftarkan tidak sejak lahir di

15
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Puskesmas yang bersangkutan). Pembagian ini diperlukan mengingat perlakuan sistem

terhadap kedua objek sasaran imunisasi tersebut berbeda.

Gambar 5.6. Daftar Sasaran Imunisasi

16
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.7. Tambah Data Bayi Baru Lahir (BBL) dan Sasaran Imunisasi

17
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.8. Form Tambahan untuk Register Bayi Baru Lahir (BBL)

18
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

5.2. Mengentri Data Layanan Imunisasi Terhadap Pasien

Pada tahapan ini dilakukan entri data layanan imunisasi terhadap pasien yang telah
terdaftar dalam sistem.

Gambar 5.9. Daftar Pelayanan Imunisasi

Catatan: Alur pendaftaran dan pelayanan dikondisikan sedemikian rupa sehingga mirip
dengan SIP/SIKDA Generik, sehingga relatif memudahkan bila integrasi modul imunisasi
sebagai komponen pelengkap layanan KIA pada aplikasi SIP/SIKDA Generik dilakukan
nanti.

5.2.1. Sorot menu menu utama | input pelayanan imunisasi, untuk melakukan review
terhadap pelayanan imunisasi

Masih terkait dengan fitur sebelumnya, pada bagian ini akan dijelaskan fitur baru lainnya
yaitu rekalkulasi jadwal imunisasi secara dinamis. Fitur ini dapat diakses oleh petugas
imunisasi ketika melakukan tugasnya dalam melayani pasien.

19
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.10. Pelayanan Imunisasi (Step 1)

Walau jadwal imunisasi yang ada sebelumnya sudah baik karena di-generate
berdasarkan tanggal lahir bayi, kelemahan pada pengembangan aplikasi tahun kemarin
adalah jadwal yang ada bersifat statis dan bila di tengah pelaksanaannya ternyata
tanggalnya meleset (tepatnya: imunisasi dilakukan telat dari yang telah dijadwalkan),

20
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

penanggalan terhadap imunisasi yang dilakukan sesudahnya tidak ikut berubah secara
dinamis. Hal ini sudah diperbaiki dengan menambahkan tampilan jadwal realisasi
kegiatan imunisasi yang dilakukan oleh petugas imunisasi terhadap pasien yang
bersangkutan.

Gambar 5.11. Rekomendasi Jadwal Imunisasi vs. Realisasi Jadwal Imunisasi

Bila realisasi yang dilakukan oleh petugas imunisasi bergeser (biasanya lebih telat, walau
lebih cepat juga dimungkinkan pada beberapa kasus) dari jadwal yang telah dikalkulasi
berdasarkan tanggal kelahiran bayi, maka system secara otomatis akan memberikan
warna background kuning pada cell layanan imunisasi tersebut.

21
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.12. Pelayanan Imunisasi (Step 2)

22
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.13. Pelayanan Imunisasi (Step 3)

Fitur ini merupakan penanda bagi pasien sasaran imunisasi bahwa yang bersangkutan
telah melalui proses imunisasi dasar lengkap maupun imunisasi lengkap lanjutan bayi
dua tahun (baduta). Sertifikat ini bisa diunduh dalam bentuk portable document format
(pdf), yang mana linknya akan muncul bila data imunisasi yang dibutuhkan lengkap terisi.

23
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.14. Sertifikat Imunisasi Dasar Lengkap (IDL)

Gambar 5.15. Sertifikat Imunisasi Lengkap Lanjutan Bayi Dua Tahun (Baduta)

24
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

5.2.2. Sorot menu menu utama | form bayi baru lahir, untuk melakukan review data
BBL yang telah dientrikan di puskesmas yang bersangkutan
5.2.3. Sorot menu menu utama | daftar anak imunisasi hari ini, untuk melakukan
review terhadap data pasien (anak) yang akan dilakukan imunisasi pada hari ini di
puskesmas yang bersangkutan

Dalam melaksanakan tugasnya, petugas imunisasi perlu melihat data tentang bayi /
individu mana saja yang akan disuntik dari hari ke hari, termasuk mereka yang masih
belum dilakukan suntik vaksinasi.

Gambar 5.16. Daftar Imunisasi Anak Hari Ini

Data yang ditampilkan merupakan hasil populate terhadap data sasaran imunisasi yang
memiliki kesesuaian tanggal pada rekomendasi jadwal imunisasi dengan tanggal hari ini.
Desain tampilan antar muka dikondisikan konsisten dengan fitur pelayanan sasaran
imunisasi, sehingga petugas imunisasi diharapkan tidak menemui kesulitan yang berarti
dalam melakukan pelayanan dengan menggunakan fitur ini.

5.2.4. Logout

25
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

5.3. Mengentri Data Stok Vaksin, Stok Logistik dan Ketersediaan Cold Chain

Pada tahapan ini dientrikan data stok vaksin, stok logistik dan ketersediaan cold chain
berdasarkan bulan berjalan dan lokasi Puskesmas. Dilakukan oleh Petugas Imunisasi.

5.3.1. Login sebagai aktor petugas imunisasi

5.3.2. Sorot menu menu utama | input stok vaksin, untuk melakukan entri data stok
vaksin di puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap awal bulan
5.3.3. Sorot menu menu utama | input stok logistik, untuk melakukan entri data stok
logistik di puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap awal bulan
5.3.4. Sorot menu menu utama | input ketersediaan cold chain, untuk melakukan entri
data ketersediaan cold chain di puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap
awal bulan
5.3.5. Logout

5.4. Mengentri Data Pengeluaran Stok Vaksin, Stok Logistik dan Stok (Kondisi)
Cold Chain

Pada tahapan ini dientrikan data pengeluatan vaksin, stok logistik dan ketersediaan cold
chain berdasarkan bulan berjalan dan lokasi Puskesmas. Angka yag dientrikan akan
dipergunakan sebagai pengurang dari stok yang telah dientrikan pada poin 5.2).
Dilakukan oleh Petugas Imunisasi.

5.4.1. Login sebagai aktor petugas imunisasi

5.4.2. Sorot menu menu utama | pengeluaran stok vaksin harian, untuk melakukan
entri data stok vaksin di puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap hari.

Entri data agregat secara statik sudah disediakan untuk stok vaksin di tingkat Puskesmas,
yang mana secara berjenjang akan dijumlah berdasarkan hirarki kewilayahan dengan
urutan Puskesmas – Dinkes Kab/Kota – Dinkes Propinsi – Kemenkes. Mengingat
penggunaan aplikasi ini akan terintegrasi erat dengan aplikasi SIKDA Generik versi 2.0

26
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

secara modular, maka manajemen stok dan logistik vaksin pada aplikasi Sistem Informasi
Imunisasi juga harus disesuaikan dengan alur program yang sudah ditanamkan pada
aplikasi SIKDA Generik versi 2.0 tersebut, dengan memperhatikan dasar hukum yang
berasal dari Kemenkes sebagai regulator sekaligus sebagai leading sector di bidang
kesehatan.

Selain manajemen stok dan logistik untuk vaksin, terdapat juga manajemen stok dan
logistik untuk logistik pendukung dan cold chain.

Gambar 5.17. Daftar (Transaksi) Input Stok Vaksin Bulanan

27
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.18. Tambah Stok Vaksin Bulanan (Step 1)

Gambar 5.19. Tambah Stok Vaksin Bulanan (Step 2)

28
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.20. Daftar (Transaksi) Input Stok Logistik Pendukung Bulanan

Secara antar muka, proses tambah, ubah dan hapus pada stok logistik pendukung dan
stok cold chain sama dengan vaksin.

Gambar 5.21. Daftar (Transaksi) Input Stok Cold Chain Bulanan

29
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.22. Daftar Pengeluaran Stok Harian

Gambar 5.23. Tambah Pengeluaran Stok Harian (Step 1)

30
Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.24. Tambah Pengeluaran Stok Harian (Step 2)

31
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Gambar 5.25. Laporan Monitoring Logistik Imunisasi

5.4.3. Sorot menu menu utama | pengeluaran stok logistik harian, untuk melakukan
entri data stok logistik di puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap hari
5.4.4. Sorot menu menu utama | pengeluaran stok cold chain bulanan, untuk
melakukan entri data ketersediaan stok dan kondisi peralatan cold chain di
puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap awal bulan
5.4.5. Logout

32
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

6. Step 3 - Meng-generate laporan

Merupakan fitur pelaporan berdasarkan data-data yang telah dientrikan. Di-generate

secara bulanan oleh setiap tingkat manajerial pengelolaan data kesehatan (Puskesmas
– Dinkes Kab/Kota – Dinkes Propinsi – Kemenkes). Petugas Imunisasi dan Kepala
Puskesmas (untuk tingkat puskesmas), Dinkes Kab/Kota (untuk tingkat kab/kota), Dinkes
Provinsi (untuk tingkat provinsi), dan Admin Kemenkes (untuk tingkat nasional).

6.1. Meng-generate Laporan Register Imunisasi

6.1.1. Login sebagai aktor petugas imunisasi

6.1.2. Sorot menu formulir pencatatan | register imunisasi bulanan, untuk
menggenerate pelaporan terkait register imunisasi bulanan di puskesmas yang
bersangkutan. Dilakukan setiap awal bulan.

Gambar 6.1. Register Imunisasi Bulanan

33
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Tampilan yang ada dikondisikan sedemikian rupa sehingga aktor yang meng-generate
laporan bias mereview dulu data yang akan diekspor ke dalam bentuk spreadsheet.
Variabel yang dimasukkan untuk membatasi jumlah tampilan adalah bulan dan tahun
dalam bentuk drop down menu.

6.2. Meng-generate Laporan Pencapaian Target Sasaran

6.2.1. Sorot menu formulir pelaporan | rekap pencapaian target sasaran, untuk
menggenerate pelaporan terkait rekap pencapaian target sasaran di puskesmas
yang bersangkutan. Dilakukan setiap awal bulan.
6.2.2. Sorot menu formulir pelaporan | LB imunisasi, untuk menggenerate pelaporan
terkait kegiatan imunisasi bulanan di puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan
setiap awal bulan.

Merupakan fitur pelaporan yang berisikan data imunisasi yang telah dilakukan dan di-
generate secara bulanan oleh petugas imunisasi. Tampilan yang ada dikondisikan
sedemikian rupa sehingga aktor yang meng-generate laporan bias mereview dulu data
yang akan diekspor ke dalam bentuk spreadsheet. Variabel yang dimasukkan untuk
membatasi jumlah tampilan adalah bulan dan tahun dalam bentuk drop down menu.

Gambar 6.2. Laporan Bulanan (LB) Imunisasi

34
 Manual Penggunaan Aplikasi Sistem Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi – Pemantauan Wilayah
Setempat (PWS)

Untuk mempermudah view atas kolom yang tersedia, field total diberi cell background
warna kuning.

6.3. Meng-generate Laporan Monitoring Logistik

6.3.1. Sorot menu formulir pelaporan | laporan monitoring logistik imunisasi, untuk
menggenerate pelaporan terkait monitoring stok vaksin, logistik dan cold chain di
puskesmas yang bersangkutan. Dilakukan setiap awal bulan.
6.3.2. Sorot menu formulir pelaporan | grafik, untuk meng-generate tampilan target
pencapaian hingga bulan dan tahun berjalan di puskesmas yang bersangkutan.
Dilakukan setiap awal bulan (data yang ditampilkan dapat difilter berdasarkan jenis
imunisasi, bulan, dan tahun; pada bagian bawah chart terdapat data tekstual
berdasarkan kelurahan cakupan puskesmas yang bersangkutan).
6.3.3. Logout.

Catatan: form-form pada menu pengaturan | data master dapat dikelola juga oleh
petugas imunisasi selain oleh administrator puskesmas.

Catatan Tambahan:

1. User name dan password untuk akun Administrator Puskesmas saat ini disamakan
dengan user name dan password untuk akun Administrator Puskesmas pada aplikasi
Keluarga Sehat.
2. Data-data yang dientrikan pada beberapa form secara otomatis akan dijumlah secara
berjenjang sesuai hirarki wilayah yang terdapat pada internal database sistem.
Sehingga bila administrator dinkes tingkat propinsi dan administrator tingkat kab/kota
login ke sistem yang sama, data yang ditampilkan sudah otomatis berupa agregat
yang dijumlahkan sesuai tingkatan hirarki wilayah.
3. Pastikan untuk keluar dari aplikasi (logout) bila aplikasi ditinggalkan atau tidak dipakai,
untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

35