Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)

1. Pengertian KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)

Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), baik dalam bentuk kertas maupun dalam
format elektronik, selayaknya disusun secara akurat karena merupakan sumber data yang
sangat penting dalam sarana pelayanan kesehatan. KIUP berfungsi sebagai alat pelacak data
pasien dan sarana komunikasi antar bagian dalam pelayanan kesehatan pasien. KIUP
digunakan untuk mengidentifikasi semua pasien yang pernah mendapat pelayanan dan
merupakan catatan nomor rekam medis mereka berkaitan dengan nama pasien sebagai
kuncinya. Indeks nama ini dapat dikelola secara manual atau sebagai bagian dari sistem
komputer. Masa retensi KIUP bergantung kepada penggunaannya. Umumnya, untuk fasilitas
pelayanan kesehatan (misalnya rumah sakit) KIUP disimpan secara permanen (diabadikan).
Untuk pihak asuransi atau badan lainnya, bisa jadi memiliki kebijakan masa retensi KIUP
yang berbeda.

KIUP adalah daftar permanen yang mengandung nama semua pasien yang pernah
terlayani dan terfasilitasi pelayanan kesehatan. KlUP juga bisa dijadikan kunci petunjuk
lokasi rekam medis. KlUP dapat membantu petugas rekam pedis dalam mencari berkas
rekam medis didalam rak penyimpanan. KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus
disimpan.

Hal-hal yang terdapat pada KIUP :

 Informasi yang terdapat pada KIUP tergantung pada kebutuhan rumah sakit
 Berisi data, identitas sosial pasien
 Untuk menjaga kerahasiaan dan informasi pribadi pasien, maka dianogsis pasien tidak
dicantumkan.

Informasi yg harus ada :

 Nama Lengkap (nama keluarga & nama diri) garis bawahi nama keluarga
 Alamat lengkap
 Nomor RM
 Tanggal lahir (hari, bulan, tahun), usia
 Informasi identitas lain ; nama ibu, nama bpk, pekerjaan, agama, jenis kelamin, dll
 Tanggal masuk & keluar rawat
 Hasil (hidup atau meninggal)
 Nama dokter yg merawat

2. PROSEDUR KIUP

1. Petugas admission mengirim tembusan slip admission semua pas dirawat ke URM secara
harian.
2. Pengecekan dilakukan untuk menelusuri apakah ada pasien yg sudah pernah dirawat, jika
sudah maka KIUP yang lama dicabut, kemudian dilengkapi dengan data terbaru seperti :
alamat, nama, dll

3. Bila pasien belum punya KIUP, maka diterbitkan KIUPnya

4. Dibeberapa RS KIUP disimpan secara terpisah (house file) & dikotak file KIUP diletakkan
sampai pas keluar RS

5. Jika pas keluar, maka KIUP diambil dari in-house box, diisikan tanggal keluar, keadaan
pulang [sembuh atau meninggal (pakai tinta merah)]

3. PENYIMPANAN KIUP

 Secara alfabetis ;

 KIUP dijajar seperti lazimnya urutan kata dalam kamus.

 Huruf abjad diurut berdasarkan nama keluarga (marga, nama pertama) yg diikuti nama pasien
 Bila ada nama keluarga pasien yang sama, maka disusun menurut abjad nama pasien, jika
nama diri juga sama maka di susun berdasarkan nama tengah. Jika semuanya sama maka
disusun berdasarkan tanggal lahir atau usia, dimana usia lebih tua ditaruh mendahului usia
lebih muda.

 Cara ini akan memudahkan dalam pengambilan kembali (retrieval)

 Ada juga cara pengorganisasiannya berdasarkan tanggal & tahun kunjungan, hal ini akan
menyulitkan dalam pengambilan kembali (retrieval)

4. PERATURAN PENJAJARAN KIUP

 Peraturan untuk menyimpan KIUP harus rinci, peraturan tersebut harus diletakkan dekat kotak
KIUP untuk memudahkan rujukan

 KIUP dimanfaatkan & disimpan hanya oleh petugas yg berwenang

 KIUP adalah file berkesinambungan & tidak dipisahkan atas dasar tahunan

 KIUP tidak boleh dikeluarkan dari lokasinya, jika keluarkan maka beri kartu pengganti

 Audit KIUP dilakukan untuk memonitoring akurasi penjajaran, dg cara meletakan kartu
dengan warna berbeda serta dengan ukuran yang lebih tinggi yang diletakan di belakang
KIUP yang baru dijajar

 Audit KIUP dilakukan secara periodik

 Pasien yang nama & alamatnya yang diganti, maka hrs diperbaiki KIUPnya
 Untuk memastikan setiap pasien punya KIUP, maka harus dilaksanakan prosedur, Langkah-
langkahnya sbb :
1. Pada setiap registrasi pastikan pasien sudah atau belum punya KIUP

2. Setiap registrasi dibuatkan kopi tembusannya

3. Kopi tembusan dikirim ke URM secara harian untuk dicek kembali KIUPnya

4. Petugas mengetik KIUP baru

5. KIUP disimpan secara alfabet dalam laci/rak yang sudah disediakan

6. Bila RMnya kembali ke URM, maka KIUP dicek kembali untuk melihat kesalahan dalam
pengisian

5. LOGISTIK & PERALATAN

 Ukuran standar KIUP ; 3 x 5 inci (7,5 x 12,5 cm), ukuran bisa berubah tergantung pada
kandungan informasi yang ada

 Karena permanen, maka kartu harus kuat, tidak mudah rusak

 Indeks pemandu (index guides) sebagai pengganti KIUP yang dikeluarkan

 Peralatan penjajaran : laci penyimpanan, biasanya terdari dari 8 laci dalam 3 baris, untuk
mempercepat dan memudahkan pengambilan kartu bila dibutuhkan maka :

 Setiap laci diberi tanda keterangan huruf tempat penyimpanan KIUP.

 Pembatas diletakkan pada susunan kartu disetiap pergantian abjad.

 Untuk kemudahan pencarian data pasien, dapat dilakukan melalui komputer.

 KIUP dapat disimpan secara komputerisasi

6. ELEMEN DATA INTI UNTUK KIUP

Elemen data yang terkandung dalam KIUP akan membantu untuk selayaknya memenuhi hal-
hal berikut ini :
 Mencocokkan pasien yang sedang didaftar dengan data pribadi mereka.
 Memperkecil terjadinya berkas ganda, baik dalam suatu fasilitas pelayanan maupun antar
fasilitas pelayanan kesehatan.
 Menunjang penggabungan seluruh KIUP yang ada untuk membentuk satu KIUP global.
 Menunjang akses terhadap berkas pelayanan kesehatan jangka panjang
Semua hal ini akan dapat mempercepat akses informasi pasien, yang pada akhirnya
merupakan keuntungan bagi pihak pasien maupun rumah sakit (provider kesehatan). Untuk
mencapai tujuan ini, AHIMA telah merekomendasikan elemen data inti yang harus
terkandung dalam KIUP.
 7. ELEMEN DATA INTI YANG HARUS TERKANDUNG DALAM KIUP

Identifikasi pasien internal

 Identitas primer yang dibutuhkan oleh rumah sakit untuk mengidentifikasi pasien saat
mendaftar (misalnya, nomor rekam medis)
 Nama pasien
Nama lengkap dan sah dari pasien, termasuk inisial, sebutan akhir dan juga awalan
 Tanggal lahir
Meliputi tanggal, bulan dan tahun. Tahun kelahiran sebaiknya dicatat lengkap (4 digit), bukan
hanya 2 angka tertakhirnya saja.
 Catatan tanggal lahir (qualifier)
Catatan penegasan yang menyatakan bahwa tanggal lahir pasien merupakan tanggal
sebenarnya, atau hanya perkiraan (estimasi). Catatan ini akan menjelaskan bagian mana yang
pasti diketahui dan mana yang hanya kira-kira (misalnya berbunyi “aktual”, “estimasi”)
 Jenis kelamin (gender)
Jenis kelamin pasien (misalnya laki-laki, perempuan, tidak diketahui atau tidak dapat
diidentifikasikan)
 Suku bangsa (ras / etnik)
Suku bangsa pasien (atau jenis ras). Di Amerika, ras dicatat untuk keperluan statistik.
 Alamat
Catatan alamat atau lokasi tempat tinggal pasien. Pencatatan alamat ini harus lengkap,
meliputi nama jalan, nomor (rumah / apartemen), kota, propinsi, kode pos, negara, dan juga
jenis tempat tinggal (misalnya tempat tinggal tetap / permanen atau hanya alamat surat)
 Alias / nama lain
Nama lain yang dimiliki dan dikenal sebagai sebutan dari pasien tersebut selain nama aslinya.
 Nomor identitas penduduk
Nomor identifikasi personal yang diterbitkan oleh pemerintah (misalnya KTP di Indonesia
atau SSN di Amerika)
 Kode identitas fasilitas pelayanan kesehatan
Nomor identitas dari fasilitas pelayanan ksehatan yangdituju oleh pasien. The Health Care
Financing Administration (HCFA) telah mengembangkan sistem kode penomoran yang
berlaku universal untuk setiap jenis fasilitas pelayanan kesehatan. Hal yang sama juga telah
dikembangkan oleh the American Hospital Association (AHA). Sistem kode penomoran dari
AHA dikembangkan secara terpusat, diperbarui secara periodik, mencakup sektor swasta dan
pemerintah.
 Kode nomor keuangan (Account number)
 Kode nomor yang digunakan oleh bagian keuangan atau akunting untuk mencatat semua
pembiayaan dan pembayaran
 Tanggal kunjungan (masuk)
Tanggal kunjungan pasien. Setiap kunjungan dicatat secara lengkap tanggal, bulan dan
tahunnya.
 Tanggal pulang (discharge)
Tanggal kepulangan atau kematian pasien. Setiap tanggal dicatat secara lengkap dengan
bulan dan tahunnya.
 Jenis kunjungan
Kategori dari jenis kunjungan, misalnya IGD, URI, URJ, Home care, layanan elektronik (e-
mail, Internet, telemedicine), dan sebagainya
 Disposisi pasien
Disposisi saat pasien pulang / keluar dari perawatan. Misalnya pulang ke rumah, dikirim ke
RS khusus, pulang dengan pemantauan kunjungan rumah, pulang paksa, meninggal, dikirim
ke RS lain, atau disposisi lainnya sesuai jenis dari KIUPnya.

8. ELEMEN DATA TAMBAHAN (OPSIONAL)

Elemen data berikut ini merupakan data tambahan dan bersifat opsional.
Pencatatan satu atau beberapa elemen data ini dapat diharapkan membantu pelayanan gawat
darurat, menunjang keakuratan identifikasi pasien selama proses registrasi, dan menunjang
pencarian informasi pada masa mendatang. Bagaimanapun, tetap harus diperhatikan bahwa
elemen data klinis bersifat sensitif dan rahasia. Oleh karena itu, akses terhadap jenis data ini
hendaklah tetap terbatas hanya kepada mereka yang berhak untuk tahu saja.
 Catatan status perkawinan, misalnya belum menikah, menikah, hidup berpisah, janda, duda,
atau tidak terdefinisikan
 Nomor telepon
Nomor telepon pasien yang dapat dihubungi pada saat dibutuhkan. Dalam hal ini bisa nomor
telepon rumah, kantor, teman, tetangga, atau saudara.
 Nama keluarga dari ibu
Catatan nama keluarga, nama kecil, atau nama akhir dari ibu pasien.
 Tempat lahir
Kota, propinsi, dan negara tempat pasien dilahirkan
 Konsultan langsung (advance directive) dan Pengganti pengambil keputusan (surrogate
decision making)
Advance directive adalah catatan tentang seseorang yang dapat segera dihubungi karena
mengetahui / memahami keadaan dan riwayat kesehatan pasien tersebut. Advance directive
 akan dibutuhkan saat pasien tidak dapat berkomunikasi atau tidak mampu menjelaskan
keadaannya kepada petugas medis. Surrogate decision making adalah catatan tentang
seseorang yang dapat menggantikan pasien untuk mengambil keputusan medis. Hal ini
merupakan cara alternatif untuk mengambil keputusan medis terhadap pasien. Langkah ini
ditempuh apabila tidak ada advance directive pada saat pasien tersebut tidak mampu untuk
memberikan keputusan medis.
 Status sebagai donor organ tubuh
Catatan yang menyatakan apakah pasien tersebut telah bersedia untuk mendonorkan organ
tubuhnya apabila meninggal.
 Kontak kegawatdaruratan
Catatan tentang nama, alamat, telepon, dan hubungan terhadap pasien yang merupakan
alternatif pertama untuk dihubungi berkaitan dengan keadaan kesehatan pasien.
 Alergi / reaksi
Catatan mengenai riwayat alergi yang pernah dialami pasien berkaitan dengan riwayat
medisnya. Informasi ini selayaknya berdasarkan kepastian dari pasien atau orang yang
bertanggung jawab untuk memberikan informasi ini. Catatan ini juga meliputi bentuk /
manifestasi dari reaksi alergi tersebut.
 Daftar masalah
Catatan tentang daftar masalah kesehatan dari pasien tersebut atau diagnosanya.

9. PENULISAN NAMA PADA KIUP (KARTU INDEKS UTAMA PASIEN)

System penamaan pada KIUP sama dengan system penamaan pada RM. Sistem
penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk
membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainnya, sehingga mempermudah /
memperlancar dalam memberikan pelayanan rekam medis kepada yang datang berobat
kerumah sakit. Sistem penamaan yang digunakan di rumah sakit mengunakan sistem
penamaan sendiri dengan mengunakan KTP, SIM, Paspor dll.

KESIMPULAN

 KIUP adalah daftar permanen yang memuat seluruh pasien yang pernah berobat ke RS

 KIUP disiapkan secepat mungkin dalam waktu 24 jam

 KIUP adalah kunci pencarian RM

 Ukuran standar 3 x 5inci (7,5 x 12,5cm)

 KIUP harus dijajar segera & tepat & diangkat bila ada data yang harus dimutakhirkan.

 KIUP dapat dilakukan secara komputerisasi