ANALISIS TOTAL QUALITY MANAGEMENT PADA TOYOTA

MANAJEMEN KUALITAS
Diajukan Untuk Menempuh Ujian Akhir Semester
Pada Jurusan Ilmu Administrasi Bisnis
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Padjadjaran

Disusun Oleh:

Ikhsantiko Aswianto 170610160009

UNIVERSITAS PADJADJARAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
ILMU ADMINISTRASI BISNIS
JATINANGOR
2019
 PENGERTIAN TQM

Total Quality Management didefinisikan sebagai konsep perbaikan yang dilakukan secara terus menerus,
yang melibatkan semua karyawan di setiap level organisasi, untuk mencapai kualitas yang ‘exellent’
dalam semua aspek organisasi melalui proses manajemen (Dipietro,1993;Greg et al,1994). Pengertian
TQM secara rinci (Handoko, 1998):

1. Pengertian Total
Menunjukkan bahwa TQM merupakan strategi organisasional menyeluruh yang melibatkan
semua jenjang dan jajaran manajemen dan karyawan. Setiap orang terlibat dalam proses TQM.
Lebih lanjut, kata “total” berarti bahwa TQM mencakup tidak hanya pengguna akhir dan
pembeli eksternal saja, tetapi juga pelanggan internal, pemasok bahkan personalia yang
mendukung
2. Pengertian Kualitas
Bukan berarti sekedar produk bebas cacat, tetapi TQM lebih menekankan pelayanan kualitas.
Kualitas didefinisikan oleh pelanggan, bukan organisasi atau manajer departemen pengendalian
kualitas. Kenyataan bahwa ekspektasi pelanggan bersifat individual, tergantung pada latar
belakang sosial ekonomis dan karakteristik demografis, mempunyai implikasi penting : kualitas
bagi seorang pelanggan mungkin tidak sama bagi pelanggan lain. Tantangan TQM adalah
menyajikan kualitas bagi pelanggan.
3. Pengertian Manajemen
Mengandung arti bahwa TQM merupakan pendekatan manajemen, bukan pendekatan teknis
pengendalian kualitas yang sempit. Pendekatan TQM sangat berorientasi pada manajemen
orang. Implementasi TQM mensyaratkan berbagai perubahan organisasional dan manajerial
total dan fundamental, yang mencakup misi, visi, orientasi strategic, dan berbagai praktek
manajemen vital lainnya.

Program TQM memiliki dua sisi kualitas (Wilkinson, 1992) yaitu hard side of quality dan soft side of
quality. Sisi hard side of quality meliputi semua upaya perbaikan proses produksi mulai dari desain
produk sampai dengan penggunaan alat-alat pengendalian seperti Quality Function Development, Just
In Time dan Statistical Prosses Control), dan perubahan organisasional lainnya (seperti struktur
organisasi, budaya organisasi, dan sebagainya), dengan upaya demikian diharapkan akan dapat
meningkatkan kualitas produk yang pada gilirannya nanti dapat memuaskan kebutuhan konsumen.

Penekanan “soft side of quality” lebih terfokus pada upaya menciptakan kesadaran karyawan akan
pentingnya arti kepuasan konsumen dan menumbuhkan komitmen karyawan untuk selalu memperbaiki
kualitas. Upaya tersebut dapat dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan yang mendukung,
pendekatan sistem pengupahan yang mendukung, struktur kerja. Semua upaya ini termasuk dalam
kegiatan manajemen sumber daya manusia dan dengan menerapkan TQM akan berakibat pada
perubahan struktur organisasional, peran manajer, karyawan, tujuan organisasi dan sebagainya, yang
pada gilirannya akan mengubah karakteristik kerja.
 ANALISIS TQM TOYOTA
PRINSIP
- Customer First
- Kaizen
Toyota Management Tools
- 8 Step Practical Problem Solving Method
- PDCA
- A3 Reporting and 5S

The Toyota Way (2001)

Pada dasarnya menggunakan Kaizen :

- Continuous improvement
- Eliminasi pemborosan produk
- System birokrasi memfasilitasi perbaikan dan ide-ide karyawan level bawah

PENERAPAN TQM

1. Dalam penerapan TQM, Toyota menggunakan program Total Participant dan

Employee Engagement
a. Program Total Participant (Program Sistem Pengumpulan Ide Kreatif yang
melibatkan seluruh elemen)
o Menampung ide karyawan level terbawah hingga atas untuk berkontribusi
secara efektif terhadap perkembangan perusahaan.
o Sistem perusahaan siap dan fleksibel terhadap ide
b. Program Employee Engagement (hubungan dengan karyawan)
o Melakukan penghargaan tahunan

Hasil terbaik dari TQM :

- Memotivasi Karyawan
- Memanfaatkan inforasi karyawan dan manajemen terendah (operasional)
- Solusi dan peningkatan kualitas proses
- Cipta ulang ide brilliant

2. Toyota juga melakukan pelatihan terhadap SDM guna meningkatkan kualitas SDM,
hasilnya pada 2011 Toyota dapat menghasilkan 40.000.000 ide baru

3. Customer First
 Tahun 1936 dengan bertambahnya produk mobil Toyota, perusahaan menginisiasi
sebuah program dengan filosofi Toyota yakni “Customer First”, lebih dari 75 tahun
mendengar suara konsumen dalam setiap area system produksinya
Langkah yang dilakukan Toyota :
a. Aktivitas Quality Assurance
Dasar dari prinsip utama Toyota adalah “Customer First” dan “Quality First”
sehingga pada 2005 toyota membentuk Customer Quality Engineering
Division dan Customer First (CF) dan pada 2010 membentuk Special
Committee For Global Quality

b. Customer Relation Activities

Berangkat dari prinsip “Customer First” Toyota kemudian meningkatkan
kepuasan konsumen dan kualitas dari setiap produk

KAIZEN ( Continuous Improvement)

1. Metode Kaizen Dalam Toyota

a. Menentukan Potensi Perbaikan

b. Menganalisis metode yang digunakan saat ini

c. Mencetuskan ide orisinil

d. Menyusun rencana penerapan

e. Menerapkan rencana

f. Mengevaluasi metode baru

2. Teknik Continuous Improvement

a. Mendeteksi masalah

b. Tindakan awal

c. Penyebab awal masalah

d. Solusi Potensial

e. Tes atas solusi

f. Implementasi solusi

g. Standarisasi
3. Implementasi KAIZEN dalam Toyota Way

Terdapat 14 prinsip budaya dibalik Toyota production system (TPS) Toyota Way
lebih dari sekedar alat-alat dan teknik-teknik. Inti dar Toyota Production System
(TPS) ini adalh untuk menghilangkan segala pemborosan (MUDA) di segala bidang.
KAIZEN memiliki konsep “bekerja cerdas” bukan “bekerja keras”, dan sangat
meminimalisir pemborosan dalam berbagai sector, karena pemborosan merupakan
bagian dari pangkalan masalah dalam suaatu perusahaan

TOYOTA’s 8 STEPS PROBLEM-SOLVING PROCESS

Delapan langkah pemecahan masalah ini merupakan suatu konsep pengendalian kualitas
yang dikemukakan oleh Kauro Ishikawa (1988). Pelaksaaan dalam pengendalian kualitas
ini adalah dengan cara seluruh penyimpangan yang terjadi diluar batas-batas akan
distandarisasi, dicatat, dan dianalisis. Dipergunakan umpan balik untuk tindakan koreksi
dimasa datang sehingga tidak terulang lagi kesalahan yang sama. Diharapkan
penyelesaian masalah dan program peningkatan dapat dilakukan secara sistematis dan
dapat diketahui adanya perbaikan secara pasti dengan hasil yang baik yang telah dicapai
dan dipertahankan

Delapan langkah pemecahan masalah menurut Kauro Ishikawa :

a. Menemukan masalah

Langkah ini mempersiapkan suatu daftar dari semua masalah yang ada
dilingkungan kerjanya. Alat pengendalian kualitas yang digunakan adalah
lembar pengumpulan data, diagram pareto dan bagan kendali

b. Mencari penyebab masalah

Langkah selanjutanya adalah menganalisis masalah untuk menemukan

penyebab dari factor-faktor manusia, mesin, metode, materiil dan
lingkungan. Alat pengendalian kualitas yang digunakan adalah diagram
sebab-akibat.

c. Menemukan penyebab utama

Setelah ditemukan penyebab masalah tersebut kemudian menentukan

penyebab tama atau penyebab yang paling dominan. Alat pengendalian
kualitas yang digunakan adalah diagram pareto dan diagram pencar.

d. Menyusun rencana penanggulanangan

 Pada langkah ini membuat dan mempersiapkan usulan pemecahan masalah
serta memilih penanggulangan yang paling efektif untuk meneliti
kelengkapanya dapat digunakan 5W+1H

e. Melaksanakan rencana penanggulangan

Langkah ini mengumpulkan data hasil pemeriksaan dengan lembar

pengumpulan data untuk dibandingkan dengan data semula.

f. Evaluasi hasil penanggulangan

Langkah ini bertujuan untuk membandingkan keadaan semula dengan data

yang sesudah pelaksanaan penanggulanagan. Alat pengendalian kualitas
yang digunakan adalah diagram pareto histogram dan bagan kendali

g. Standarisasi

standarisasi bertujuan untuk mencegah terjadinya masalah yang telah

dibahas dan untuk mempertahankan hasil yang telah dicapai serta cara
pelaksanaannya.

h. Rencana selanjutnya

Bila ke-7 langkah tersebut telah dilaksanakan maka langkah berikutnya adalah
menggarap masalah yang lan dengan cara yang sama (langkah 1 sampai 7) setelah ke-8
langkah tersebut selesai kemudian dibuat RISALAH

5S (SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE

Prinsip penataan dan pemeliharaan dalam budaya kerja yang berasal dari Jepang
yang saat ini banyak detarapkan pada perusahaan besar diseluruh dunia. Tujuannya yaitu
untuk menjaga efektivitas waktu dan tenaga untuk meningkatkan produktifitas
perusahaan secara keseluruhan. Penerapan 5S pada sebuah perusahaan haruslah
terintegrasi ke dalam budaya aktivitas kerja sehari-hari

a. SEIRI ( Ringkas)

Memilih barang/alat yang masih digunakan dan yang sudah tidak digunakan

b. SEITON (Rapi)

Meletakan baran yang masih digunakan sesuai dengan posisi yang

ditetapkan sehingga udah dicari dana man saat akan digunakan

c. SEIKO (Bersih)
 Membersihkan area kerja dan peralatan kerja shingga lingkungan nyaman
dan peralatan terjaga kondisinya

d. SIKEITSU (Rawat)

Merawat dan menjaga area kerja tetap bersih dan terawatt sesuai dengan
standar yang ditentukan

e. SHITSUKE

Melakukan pemeriksaan berkala, membuat standar penilaian dan perbaikan

secara teratur.

Penerapan 5S pada sebuah perusahaan haruslah terintegrasikan ke dalam budaya

perusahaan dan menjadi kebiasaan dalam aktivitas kerja sehari-hari.

14 Management Principles of the Toyota Way

1. Didasari keputusan manajemen pada filosofi jangka panjang, bahkan jika

harus : “mengorbankan tujuan jangka pendek”

2. Ciptakan proses berkesinambungan untuk memunculkan permasalahan ke

permukaan

3. Gunakan ‘pull system’ untuk mengindari over production

4. HEIJUNKA (Sistem pemerataan produksi), menghasilkan campuran

produksi sesuai dengan permintaan kinsmen dalam suatu periode, sehingga
kapasitas produksi dapat dimanfaatkan secara optimal

5. JIDOKA “Membangun budaya”, untuk menghentikan proses saat terjadi

masalah dan segera memperbaiki masalah tersebut

6. Proses dan tugas terstandarisasi

7. Visual control berupa gambar, grafik, label, papan pengumuman, warna,

coretan, angka, panah, dsb.

8. Teknologi andal dan lulus test.

9. Filosofi “Leading by example”, tumbuhkan pimpinan yang secara

menyeluruh memahami pekerjaan, hidup dalam filosofi perusahaan, dan
siap mengajarkan kepada yang lain.

10. Membangun team yang luar biasa

 11. Mitra kerja, hargailah mitra kerja anda dan bantulah mereka untuk bekerja
dengan baik

12. Lihat diri sendiri

13. Keputusan “Kesepakatan dan Alternatif”, buatlah keputusan perlahan

melalui kesepakatan dan pertimbangan semua alternative

14. Organisasi yang terus belajar

Berusaha menjadi organisasi yang terus belajar melalui permasalahan yang terjadi
Continuous improvement merupakan usaha yang mutlak harus dilakukan untuk menjadi
lebih baik hari demi hari.

GOALS

Sasaran Toyota adalah “ZERO DEFECT” kemudian dikembangkanlah prinsip “Total

Participation” dan “Employee Engagement” serta menerapkan Management tools : “8
Steps Practical Problem Solving Method” untuk permasalahan dalam system disertai
5S. dalam pembiayaan produksi Toyota menganut “Just-in-time” dengan diawasi oleh
14 prinsip management dari Toyota Way dan budaya “Jidoka” menjaga semangat
perusahaan melalui “Continuous Improvement (KAIZEN)”

DUA PILAR UTAMA

“Customer First” dan “Respect for People”, Toyota menghargai keterlibatan manusia
sebagai penggerak perusahaan cara terbaik sehingga aliran ide tak akan pernah putus dan
habis.