MANAJEMEN PRODUKTIVITAS DAN KUALITAS

PENINGKATAN PRODUKTIVITAS MELALUI TQC

SEBAGAI SUATU SISTEM MANAJEMEN

PERTEMUAN 13
PANJI PRAMUDITHA,S.SOS.,M.M
 Karena unsur manusia merupakan subyek dan objek dari
pembangunan, maka peningkatan produktivitas tidak bisa
dibebankan kepada mereka, tapi harus menjadi beban dari
pemborosan waktu dan biaya yang ditimbulkannya, birokrasi
yang tidak perlu, ekonomi biaya tinggi yang membebani produksi
dan distribusi dsb,
TOTAL QUALITY CONTROL (TQC) atau dalam
bahasa Indonesianya disebut Pengendalian Mutu Terpadu
(PMT) adalah pelaksanaan dari konsep produktivitas dalam
perusahaan, sebagai sustu sistem manajemen untuk
mencapai hasil secara efektif dan efesien.
Sebagai suatu sistem produktivitas yang didukung oleh semua
faktor penunjang, maka TQC adalah suatu sistem manajemen
yang mengikutsertakan seluruh anggota organisasi dengan
penerapan teknik kendali mutu untuk mencapai tingkat produksi
yang optimal dengan cara yang efektif dan dengan tingkat
efesiensi yang baik.
TQC sebagai suatu sistem manajemen memerlukan
persyaratan awal sebagai sarana penunjang utama, agar
program peningkatan produksi dan produktivitas melalui
sistem ini bisa berjalan lancar, dimana seluruh unsur
dipadukan dalam kegiatan nyata.
Gerakan TQC atau PMT memerlukan keterampilan mana-
jerial dan keterampilan teknis tenaga kerja, baik tenaga kerja
yang
berperanan sebagai Manajer atau Pimpinan Perusahaan ataupun
tenaga kerja teknis atau kaum pekerja. Perpaduan keterampilan
manajerial dan teknis itulah yang dikembangkan secara
terpadu dalam TQC yang kemudian disusun dalam bentuk
Quality Control Circle (QCC). QCC ini pada mulanya
ditemukan dan dikembangkan di USA sejak tahun 1920 dan
pada tahun 1940 QCC ini dikembangkan dengan
menggunakan metoda statistik. Oleh Dr.JM Duran dan
Dr.WE Deming pada tahun 1950.
Metoda ini terus menerus dikembangkan di West Point sehingga
menjadi alat ampuh dalam peningkatan kualitas personal dan
pengembangan teknologi persenjataan yang canggih.
TQC dan Gerakan Produktivitas
Gerakan peningkatan produktivitas dengan sistem TQC telah
diterima secara umum dikalangan perusahaan dan Serikat
Pekerja. SPSI sendiri telah menempatkan program peningkatan
produktivitas dalam urutan prioritas,m sebagai bentuk partisipasi
aktif SPSI.
TQC dengan alat pelaksana QCC atau Gugus Kendali Mutu (GKM)
memerlukan beberapa persyaratan:
a. Keterbukaan Manajemen
b. Penghasilan yang memadai (Upah di atas UMR/UMK)
c. Jaminan sosial yang menjamin
d. Motivasi yang jelas dan berencana
e. Keterampilan manajemen dalam memperbaiki pemasaran
Bidang2 kerja yang dikembangkan dalam gerakan
peningkatan produktivitas melalui TQC dibagi dalam 3
kelompok:
a. Bidang Administrasi
1. Perbaikan disiplin kerja
2. Pemanfaatan secara maksimal jam kerja (maks. 40 jam)
3. Perbaikan lay out peralatan kantor
4. Perbaikan lingkungan kerja
5. Perbaikan sistem metoda kerja

b. Bidang Produksi
1. Mengurang/menghilangkan lost time
2. Mengurangi repairing material
3. Mengurangi kecelakaan kerja
4. Menjaga kebersihan lingkungan kerja
5. Pencatatan hasil kerja
6. Perbaikan sistem dan metoda kerja

c. Bidang Pemasaran
1. Perbaikan sistem dan metoda
2. Perbaikan saluran pemasaran
3. Penekanan biaya pemasaran dengan target sama
4. Perbaikan sistem penentuan harga jual
Keseluruhan bidang2 yang ditingkatkan itu harus dimulai dengan
latihan keterampilan, penetapan panitia bersama antara unit SPSI
dan Pengusaha. Semua unit yang menjalankan QCC dipantau
hasil dan perkembangannya dalam periode tertentu, misalnya tiap
triwulan. Hasil pemantauan ini dievaluasi tiap semester dan akhir
tahun.
TQC hanyalah suatu sistem manajemen belaka, katakanlah
sebagai alat mencapai tingkat efektivitas dan dan efesiensi,
bukan satu2nya cara. TQC masih harus didukung oleh
faktor2 lainnya seperti suasana kerja yang harmonis,
keterbukaan manajemen, upah dan jaminan sosial yang
layak dan tekad pimpinan dan pe-kerja untuk memperbaiki
sistem, dan motivasi yang baik.
Pengertian dan Langkah2 Pengendalian Mutu Terpadu dan
Gugus Kendali Mutu
Pengendalian Mutu Terpadu
Sistem Manajemen yang mengikutsertakan seluruh
anggota organisasi (baik tingkat pimpinan maupun pelaksana)
dengan penerapan konsepsi dan teknik kendali mutu untuk
mendapatkan kepuasan pelanggan dan yang mengerjakannya.
Gugus Kendali Mutu
Sekelompok orang (biasanya terdiri dari 3 s.d 8 orang)
yang memiliki pekerjaan sejenis, membahas dan menyelesaikan
persoalan kerja yang dihadapi dan mengadakan perbaikan secara
terus menerus dengan mempergunakan teknik kendali mutu.
Ketua Kelompok biasanya dijabat secara bergantian diantara
kelompok. Kegiatan GKM merupakan bagian dari kegiatan PMT.

Filsafat yang Mendasari Aktifitas GKM

1. Karyawan punya pikiran dan kreativitas
2. Karyawan mengetahui benar pekerjaannya
3. Karyawan tidak boleh diperlakukan sebagi bagian dari mesin
4. Keinginan manusia selalu berubah
5. Pembentukan karyawan secara utuh dalam tempat kerjanya.

Tujuan Penerapan Pengendalian Mutu Terpadu (PMT)

1. Terumuskan dan terlaksananya kebijaksanaan dan sasaran
 perusahaan/organisasi
2. Peningkatan kerjasama dan semangat karyawan.
3. Pengembangan kemampuan karyawan.

Bila ketiga hal tsb dapat diwujudkan, maka dapat diharapkan

terjadinya peningkatan produktivitas dan perbaikan titik impas
(break even point) dan pada gilirannya terciptanya 3K, yaitu
Kemajuan
Kemakmuran Bagi Seluruh Anggota Organisasi
Kebahagiaan
Konsep Kendali Mutu
Pengertian2 dan aturan2 dasar yang biasa dianut/diikuti para
praktisi kendali mutu, antara lain :
1. Mutu adalah kesesuaian terhadap kebutuhan pemakaian dan
pengertian mutu mencakup mutu barang dan jasa, mutu biaya,
mutu penyampaian/penyerahan, mutu keselamatan dan kesehatan
kerja, dan mutu semangat para pelaksana dan pimpinan.
2. Kendali berarti proses dilaksanakannya rangkaian RPET
(Rencana, Pelaksanaan, Evaluasi, dan Tindakan)
3. Bicara harus dengan data atau berdasarkan fakta
4. Jangan salahkan orang lain
5. Pola hubungan atasan – bawahan harus berdasarkan prinsip
partisipasi dan pengembangan personal

8 Langkah Penyelesaian Masalah, dan Teknik Kendali Mutu

1. Menemukan persoalan
2. Menemukan penyebab persoalan
3. Menentukan penyebab utama
4. Membuat rencana penanggulangan
5. Pelaksanaan
6. Evaluasi hasil terhadap rencana
7. Standarisasi
8. Rencana selanjutnya
Teknik Kendali Mutu
Teknik2 yang digunakan dalam proses kendali mutu antara lain :
a. Lembar pemeriksaan (Check sheet)
b. Pengelompokkan/Stratifikasi (Stratification)
c. Diagram Pareto (Pareto Diagram)
d. Histogram
e. Diagram Pancar (Scatter Diagram)
f. Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram)
g. Bagan Kendali dan Grafik (Control Chart and Graph)
Selain 7 alat tsb, ada lagi teknik kendali mutu yang digunakan
a.l:
1. Tes Estimasi (Test Estimation)
2. Analisis Varian Ganda (Multivariance Analisys)
3. Pemeriksaan Sampel (Sampling Inspection)
4. Bagan Arus (Flow Chart)
5. Probabilitas Binominal (Binominal Probability Paper)
6. Korelasi dan Analisis Regresi (Corelation and Regression
Analisys)
7. Statistik Tahan Uji (Reliability Statitiscs)
8. Bagan Sistem Jaminan Mutu (Quality Assurance System
Chart)
9. Kemampuan Proses Kontrol (Control Prosess List)
Cara Penerapan Pengendalian Mutu Terpadu (PMT)
Penerapan PMT akan lebih berhasil bila dimulai dengan seminar
maupun penataran agar seluruh anggota organisasi mulai dari
pimpinan atas sampai seluruh pelaksana mempunyai bahasa yang
sama tenrtang PMT, mengetahui dan dapat memakai metoda dan
teknik yang diperlukan sesuai dengan bidang pekerjaannya.
Setelah seminar untuk pimpinan atas, disarankan agar ditetapkan
organisasi PMT dengan personalnya, atau setidak-tidaknya
ditetapkan orang2 yang bertanggungjawab langsung dalam
menangani urusan PMT.
Bila seminar/penataran telah dilaksanakan, maka harus segera
dibuat program penerapan PMT yang isinya disesuaikan dengan
kebutuhan dan kemampuan organisasi.
Mengingat PMT merupakan sistem manajemen yang hendak di-
gunakan dalam pengelolaan organisasi,maka program PMT harus
sejalan dan menjadi satu (built-in) dengan kegiatan organisasi
ataupun bisnis. Pelaksanaan program harus dikontrol dan dieva-
luasi untuk menentukan langkah2 yang diperlukan dalam meng-
atasi kesulitan dan dalam perumusan program selanjutnya.
Penerapan PMT berarti diputarnya terus-menerus lingkungan
RPET (Rencana, Pelaksanaan, Evaluasi, dan Tindakan) diseluruh
organisasi oleh setiap kelompok dan setiap individu secara
terpadu. Dukungan dan keterlibatan pimpinan atas pada periode
awal sangat diperlukan dan sangat menentukan keberhasilan
program.
Manfaat yang Dapat Diperoleh dari Penerapan PMT
Dari penerapan PMT kita akan memperoleh manfaat jangka
panjang maupun jangka apendek. (Jangka pendek = 2 tahun,
jangka panjang = 5 - 10 tahun ke atas).

Manfaat Jangka Pendek:

1. Adanya peningkatan dalam sistem perencanaan dan evaluasi
2. Sasaran perusahaan dalam cara menangani masalah ataupun
persoalan
3. Sasaran perusahaan dan sasaran bagian menjadi lebih jelas.
4. Mulai adanya kesamaan bahasa dalam praktek manajamen
mutu
 5. Pengetahuan dan keterampilan manajer dalam membuat
rencana dan melakukan evaluasi bertambah baik
6. Peningkatan dalam sistem informasi.
7. Moral dan motivasi para pimpinan meningkat.
8. Para pimpinan dan karyawan lebih memahami dan pengertian
mutu dan menyadari pentingnya data
9. Struktur organisasi menjadi lebih tepat dan batasan wewenang
serta tanggungjawab menjadi lebih jelas.
10. Komunikasi antara atasan dan karyawan meningkat.
11. Kualitas kerja meningkat.
12. Hubungan antara karyawan meningkat.
13. Produktivitas meningkat.
14. Keterampilan memimpin rapat meningkat.
15. Gaya memimpin berubah menjadi lebih demokratis.
16. Peningkatan dalam keterampilan mengelola.
17. Evaluasi prestasi yang lebih cepat.
18. Motivasi untuk berprestasi meningkat.
19. Pengertian tentang pentingnya pendidikan bertambah baik.

Manfaat Jangka Panjang

1. Sistem perencanaan dan evaluasi menjadi mapan.
2. Kepercayaan diri pimpinan dan karyawan sangat tebal.
3. Kemampuan individu dan penguasaan atas bidang usaha
organisasi menjadi mantap.
4. Hasil usaha yang meyakinkan.
5. Iklim perusahaan yang sehat dan dinamis.
6. Kesejahteraan dan kebahagiaan karyawan yang membangga-
kan.
7. Pengembangan manajemen dinamis
8. Kerjasama yang terkoordinasikan dengan kejelasan organisasi.
9. Perusaahaan menjadi tahan goncangan karena produktivitas
dan break even point-nya sangat baik.