NPM : 21001177
Tugas Individu..
Definisi TQM
Total Management System atau disingkat dengan TQM adalah suatu pendekatan
manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat pada kualitas, berdasarkan partisipasi
semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan
pelanggan dan menyempurnakan mutu barang dan jasa serta memberi keuntungan untuk
semua anggota dalam organisasi serta masyarakat dengan melibatkan semua level karyawan
dalam melakukan peningkatan atau perbaikan yang berkesinambungan (secara terus-
menerus)
Dasar pemikiran perlunya TQM sangatlah sederhana, yakni bahwa cara terbaik agar dapat
bersaing dan unggul dalam persaingan global adalah dengan menghasilkan kualitas yang
terbaik. Untuk menghasilkan kualitas terbaik diperlukan upaya perbaikan berkesinambungan
terhadap kemampuan manusia, proses, dan lingkungan. Cara terbaik agar dapat
memperbaiki kemampuan komponen-komponen tersebut secara berkesinambungan adalah
dengan menerapkan TQM.
Penerapan TQM dalam suatu perusahaan dapat memberikan beberapa manfaat utama yang
pada gilirannya meningkatkan laba serta daya saing perusahaan yang bersangkutan. Dengan
melakukan perbaikan kualitas secara terus-menerus maka perusahaan dapat meningkatkan
labanya melalui dua rute, yaitu:
Perusahaan dapat memperbaiki posisi persaingannya sehingga pangsa pasarnya
semakin besar dan harga jualnya dapat lebih tinggi. Kedua hal ini mengarah kepada
penghasilan sehingga laba yang diperoleh juga semakin besar.
Perusahaan dapat meningkatkan output yang bebas dari kerusakan melalui upaya
perbaikan kualitas. Hal ini menyebabkan biaya operasi perusahaan berkurang.
Dengan demikian laba yang diperoleh akan meningkat.
Ada empat perbedaan pokok antara TQM dengan metode manajemen lainnya.
Pertama, asal intelektualnya. Sebagian besar teori dan teknik manajemen berasal dari ilmu-
ilmu sosial. Ilmu ekonomi mikro merupakan dasar dari sebagian besar teknik-teknik
manajemen keuangan, ilmu psikologi mendasari teknik pemasaran dan decision support
system, dan sosiologi memberikan dasar konseptual bagi desain organisasi. Sementara itu
dasar teoritis dari TQM adalah statistika. Inti dari TQM adalah Pengendalian Proses
Statistikal (SPC/Statistical Process Control) yang didasarkan pada sampling dan analisis
varians.
Kedua, yakni sumber inovasinya. Bila sebagian besar ide dan teknik manajemen bersumber
dari sekolah bisnis dan perusahaan konsultan manajemen terkemuka, maka inovasi
manajemen sebagian besar dihasilkan oleh para pionir yang pada umumnya adalah insinyur
industri dan ahli fisika yang bekerja di sektor industri dan pemerintah.
Ketiga, yakni asal negara kelahirannya. Kebanyakan konsep dan teknik dalam manajemen
keuangan, pemasaran, manajemen strategik, dan desain organisasi berasal dari Amerika
Serikat dan kemudian tersebar ke seluruh dunia. Sebaliknya TQM semula berasal dari
Amerika Serikat, kemudian lebih banyak dikembangkan di Jepang dan kemudian
berkembang ke Amerika Utara dan Eropa. Jadi TQM mengintegrasikan keterampilan teknikal
dan analisis dari Amerika, keahlian implementasi dan pengorganisasian Jepang, serta tradisi
keahlian dan integritas dari Eropa dan Asia.
Keempat, yakni proses diseminasi atau penyebaran. Penyebaran sebagian besar manajemen
modern bersifat hirarkis dan top-down. Yang mempeloporinya biasanya adalah perusahaan-
perusahaan raksasa seperti General Electric, IBM, dan General Motors. Sedangkan gerakan
perbaikan kualitas merupakan proses bottom up, yang dipelopori perusahaan-perusahaan
kecil. Dalam implementasi TQM, penggerak utamanya tidaklah selalu CEO, tetapi seringkali
malah manajer departemen atau manajer divisi.
Pentingnya Kualitas/Mutu
Tinggi rendahnya kualitas suatu produk/jasa yang dihasilkan sebuah unit usaha sangat erat
kaitannya dengan tinggi rendahnya kepuasan konsumen yang pada akhirnya akan
berdampak pada tingkat reputasi perusahaan yang berpengaruh terhadap pendapatan.
Apabila kualitas yang disediakan rendah, maka konsumen akan berkurang sehingga
menyebabkan reputasi perusahaan menurun dan pendapatan pun secara otomatis akan
menurun.
Prinsip TQM
1. Kepuasan pelanggan
Dalam TQM, konsep mengenai kualitas dan pelanggan diperluas. Kualitas tidak hanya
bermakna kesesuaian dengan spesifikasi-spesifikasi tertentu, tetapi ditentukan oleh
pelanggan. Pelanggan itu sendiri meliputi pelanggan internal dan pelanggan eksternal.
Kebutuhan pelanggan diusahakan untuk dipuaskan dalam segala aspek, termasuk
didalamnya harga, keamanan, dan ketepatan waktu. Oleh karena itu, segala aktivitas
perusahaan harus dikoordinasikan untuk memuaskan para pelanggan. Kualitas yang
dihasilkan suatu perusahaan sama dengan nilai yang diberikan dalam rangka meningkatkan
kualitas hidup para pelanggan. Makin tinggi nilai yang diberikan, maka makin besar pula
kepuasan pelanggan.
4. Perbaikan berkesinambungan
Agar dapat sukses, setiap perubahan perlu melakukan proses sistematis dalam
melaksanakan perbaikan secara berkesinambungan. Konsep yang berlaku di sini adalah
siklus PDCAA (plan-do-check-act-analyze) yang terdiri atas langkah-langkah perencanaan,
dan melakukan tindakan korektif terhadap hasil yang diperoleh. 1
8. Komunikasi (Communications)
Dalam operasional sehari-hari, perusahaan pasti akan mengalami perubahan baik
perubahan dalam strategi, kebijakan, jadwal maupun metode pelaksanaan. Perubahan
tersebut perlu dikomunikasikan dengan baik kepada semua karyawan yang
bersangkutan. Komunikasi yang baik juga akan menimbulkan motivasi dan semangat
kerja dalam mencapai tujuan perusahaannya.
Manfaat TQM
Salah satu cara terbaik dalam persaingan global adalah dengan menghasilkan suatu produk
barang atau jasa dengan kualitas terbaik. Kualitas terbaik akan diperoleh dengan melakukan
upaya perbaikan secara terus-menerus terhadap kemampuan manusia, proses, dan
lingkungan. Penerapan TQM adalah hal yang sangat tepat agar dapat memperbaiki unsur-
unsur tersebut secara berkesinambungan. Penerapan TQM dapat memberikan beberapa
manfaat utama, sebagai berikut.
Manfaat TQM dalam jangka panjang, manfaat utama penerapan TQM pada sektor publik
adalah perbaikan pelayanan, pengurangan biaya dan kepuasan pelanggan. Perbaikan
progresif dalam sistem manajemen dan kualitas pelayanan menghasilkan peningkatan
kepuasan pelanggan.
Ligkungan yang berfokus pada mutu adalah sebuah organisasi dimana pengadaan pelayanan
yang di sesuaikan dengan kenyataan dan keperluan pelanggan dan dengan biaya terjangkau
menjadi konsensus di kalangan anggota organisasi tersebut. Inti pendekatan semacam ini
adalah tingkat kepuasan pelanggan terhadap efektifitas pelayanan. Sehingga tantangan
seperti di bawah ini yang menyebabkan gagalnya TQM, yaitu:
1. Melihat apakah target mutu setiap departemen telah di laksananakan sesuai dengan
rencana.
2. Memastikan bahwa proses yang bermasalah dari hasil analisa keluhan pelanggan telah di
koreksi.
3. Memastikan bahwa kebijakan atau prosedur baru telah di pahami dan di terapkan oleh
semua bagian terakhir.
Kunci untuk mengatasi tantangan di atas adalah mempromosikan perubahan pada sistem
manajemen dan perilaku organisasi penyedia pelayanan. Hal ini mencakup membangun
komitmen untuk perubahan, mempromosikan partisipasi semua pihak terkait dan
memberdayakan tim kerja. Komitmen untuk merubah pendekatan organisasi dalam hal
pengadaan pelayanan bermula dari tingkat manajer senior, tetapi perubahan itu sendiri di
manifestasikan oleh seluruh staf pada semua lapisan.
Agar TQM berhasil, maka baik klien maupun tim kerja harus menjadi mitra aktif dalam
pengembangan pelayana. Secara khusus, agar pelanggan puas maka staf harus memiliki
keahlian yang di butuhkan dan rasa memiliki terhadap pelayanan. Pegawai pada semua
tingkatan harus bisa melatih keleluasaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.
Dalam TQM, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal merupakan driver.
Pelanggan eksternal menentukan kualitas produk atau jasa yang disampaikan kepada
mereka, sedangkan pelanggan internal berperan besar dalam menentukan kualitas manusia,
proses, dan lingkungan yang berhubungan dengan produk atau jasa.
3. Pendekatan Ilmiah
Pendekatan ilmiah sangat diperlukan dalam penerapan TQM, terutama untuk mendesain
pekerjaan dan dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang
berkaitan dengan pekerjaan yang didesain tersebut. Dengan demikian data diperlukan dan
dipergunakan dalam menyusun patok duga (benchmark), memantau prestasi, dan
melaksanakan perbaikan.
TQM merupakan suatu paradigma baru dalam melaksanakan bisnis. Untuk itu dibutuhkan
budaya rumah sakit yang baru pula. Oleh karena itu komitmen jangka panjang sangat
penting guna mengadakan budaya agar penerapan TQM dapat berjalan dengan sukses.
Dalam organisasi yang dikelola secara tradisional seringkali diciptakan persaingan antar
departemen yang ada dalam organisasi tersebut agar daya saingnya terdongkrak. Akan
tetapi persaingan internal tersebut cenderung hanya menggunakan dan menghabiskan
energi yang seharusnya dipusatkan pada upaya perbaikan kualitas yang pada gilirannya
untuk meningkatkan daya saing eksternal. Sementara itu dalam organisasi perusahaan yang
menerapkan TQM, kerja sama tim, kemitraan dan hubungan dijalin dan dibina baik antar
sivitas akademik maupun dengan lembaga-lembaga pemerintah, dan masyarakat sekitarnya.
Setiap produk dan/ atau jasa dihasilkan dengan memanfaatkan proses-proses tertentu di
dalam suatu sistem/ lingkungan. Oleh karena itu sistem yang ada perlu diperbaiki secara
terus menerus agar kualitas yang dihasilkannya dapat meningkat.
Dewasa ini masih terdapat perusahaan yang menutup mata terhadap pentingnya pendidikan
dan latihan. Mereka beranggapan bahwa perusahan bukanlah sekolah, yang diperlukan
adalah tenaga terampil yang siap pakai. Jadi perusahan-perusahan seperti itu hanya akan
memberikan pelatihan sekadarnya kepada para karyawannya. Kondisi seperti itu
menyebabkan perusahan yang bersangkutan tidak berkembang dan sulit bersaing dengan
perusahaan lainnya, apalagi dalam era persaingan global. Sedangkan dalam organisasi yang
menerapkan TQM, pendidikan dan pelatihan merupakan faktor yang fundamental. Setiap
orang diharapkan dan didorong untuk terus belajar. Dalam hal ini berlaku prinsip bahwa
belajar merupakan proses yang tidak ada akhirnya dan tidak mengenal batas usia. Dengan
belajar setiap orang dalam perusahaan dapat meningkatkan keterampilan teknis dan
keahlian profesionalnya.
9. Kesatuan Tujuan
Supaya TQM dapat diterapkan dengan baik maka perusahaan harus memiliki kesatuan
tujuan. Dengan demikian setiap usaha dapat diarahkan pada tujuan yang sama. Akan tetapi
kesatuan tujuan ini tidak berarti bahwa harus selalu ada persetujuan/kesepakatan antara
pihak manajemen dan sivitas akademik mengenai upah dan kondisi kerja.
Keterlibatan dan pemberdayaan sivitas akademik merupakan hal yang penting dalam
penerapan TQM. Usaha untuk melibatkan karyawan membawa 2 manfaat utama. Pertama,
hal ini akan meningkatkan kemungkinan dihasilkannya keputusan yang baik, rencana yang
lebih baik, atau perbaikan yang lebih efektif karena juga mencakup pandangan dan
pemikiran dari pihak-pihak yang langsung berhubungan dengan situasi kerja. Kedua,
keterlibatan karyawan juga meningkatkan "rasa memiliki" dan tanggung jawab atas
keputusan dengan melibatkan orang-orang yang harus melaksanakannya.Hubungan TQM
dengan standar rumah sakit