I PENDAHULUAN

Himpunan Mahasiswa Elektronika dan Instrumentasi (HMEI) merupakan suatu

lembaga yang mewadahi seluruh kegiatan mahasiswa elektronika dan instrumentasi jenjang S1.
Dalam setiap akhir periode kepengurusannya, HMEI perlu melakukan regenerasi untuk
mendapatkan pengurus baru yang akan melanjutkan perjalanan kehidupan HMEI periode
selanjutnya. Pembentukan pengurus yang baru diawali dengan pemilihan dan penentuan ketua
HMEI yang harus diproses secara matang melalui musyawarah bersama oleh seluruh
mahasiswa Elektronika dan Instrumentasi, dan bila memungkinkan juga bersama para alumni
yang bersedia berpartisipasi dalam musyawarah tersebut. Segala proses yang ditujukan kepada
nama-nama yang terpilih sebagai kandidat calon ketua HMEI adalah dijadikan sebagai bahan
pertimbangan musyawarah yang akan dilaksanakan demi terpilihnya ketua HMEI yang tepat,
bisa memimpin, mengayomi, dan membawa HMEI ke arah yang lebih maju lagi. Selain
penentuan ketua HMEI, dalam musyawarah ini juga akan mengkaji kembali AD/ART HMEI
guna penyesuaian kondisi dan perkembangan lingkup kehidupan HMEI

II NAMA KEGIATAN

TEMA KEGIATAN

Nama Kegiatan :Musyawarah Umum Mahasiswa Elektronika dan Instrumentasi

(MUMEI) 2014

Tema Kegiatan : “The new HMEI”

III LANDASAN KEGIATAN

1. Tri Dharma PerguruanTinggi

2. Program Kerja HMEI FMIPA UGM

IV TUJUAN KEGIATAN

1. Menyamakan Visi dan Misi Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektronika dan

Instrumentasi 2015
2. Musyawarah penentuan ketua HMEI untuk kepengurusan HMEI periode 2015.
3. Mengkaji kembali AD/ART HMEI.
4. Terbentuk pengurus baru yang lebih baik dan berkualitas demi HMEI yang lebih
maju dan sukses menjadi wadah kegiatan mahasiswanya.
V WAKTU DAN TANGGAL KEGIATAN

Hari, tanggal : Jumat, 5 Desember 2014

Waktu : 18.15 – 21.00 WIB
Tempat : Klaster FMIPA UGM
Agenda : Pengkajian AD/ART

Hari, tanggal : Sabtu, 7 Desember 2014

Waktu : 07.30 – 18.00
Tempat : Ruang U2.01
Agenda : Laporan pelaksanaan program kerja 1 tahun periode HMEI 2014
Musyawarah pemilihan ketua HMEI 2015

VI DAFTAR PANITIA

Ketua : Ghafar Ramadhan Faqih

Sekretaris : Wafin Nurul Affifaroh
Bendahara : Hanifah Dwiyanti
Sie Acara : Nugroho Bagus Wicaksono
Sie Perlengkapan : Hafidz Aditya
Mikli Anugrah Fitriana
Sie PDD : Doni Pradana
Sie Konsumsi : Gina Rukmi Harti
Sie Humas : Faris Yusuf Bachtiar
VII LAPORAN KEGIATAN

KETUA

a.Pendahuluan

Puji syukur saya ucupkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat sehingga acara
MUMEI 2014 bisa dilaksanakan dan sampai diujung acara dengan baik dan mendapatkan hasil
musyawarah secara mufakat. Saya ucapkan terima kasih kepada HMEI 2014 yang telah
mengamanahi saya menjadi ketua MUMEI 2014. Kemudian saya ucapkan terima kasih yang
sebesar besarnya kepada Sdr. Faris Yusuf Bachtiar yang telah membatu baik pengajuan,
persiapan, sampai pelaksanaan acara. Tanpa beliau mungkin MUMEI tidak akan berlangsung
sesukses ini. Adapun mumei memiliki 3 agenda utama, yakni pembahasan AD/ART, laporan
pertanggungjawaban HMEI masa bakti 2014, dan musyawarah pemilihan ketua HMEI masa
bakti 2015. Alhamdulillah semua acara dapat berlangsung dengan sukses walaupun dengan
beberapa kendala, namun tetap dapat diselesaikan dengan baik.

b.Diskripsi Tugas

Tugas dari ketua, ialah mengkoordinir sie-sie yang tergabung dalam kepanitian MUMEI 2014
agar bergerak. Selain itu, pada pelaksanaannya ketua melaksanakan dari hal kecil sampai hampir
seluruhnya. Ini dikarenakan setiap anggota memiliki kesibukannya masing-masing. Demi
kelangsungan acara memang ketua harus turun tangan langsung.

c. Pelaksanaan

Proses pertama dalam pembuatan acara ialah pemilihan anggota dan penyusunan proposal.
Setelah proposal diajukan, kemudian proses selanjutnya adalah mencari tempat. Sebenarnya
yang paling krusial dalam peminjaman tempat adalah waktu pengajuan surat. Sebenarnya, sudah
direncanakan dari awal untuk peminjaman tempat H-30 hari. Namun pada pelaksanaannya,
terkendala pada surat yang banyak salah dimana-mana, sehingga molor sampai H-2minggu.
Disaat pengajuan, berkali-kali pindah pengajuan tempat. Ini karena pada tanggal-tanggal tersebut
tempat yang ingin dipinjam seperti ruang A1 , ruang kuliah gedung fisika, maupun kantin banyak
dipakai lembaga-lembaga se-MIPA untuk kegiatan. Sehingga sulit untuk mendapat tempat.
Ditambah lagi, setelah surat balasan dari TU, ternyata pada pelaksanaan hari H, terdapat
miskomunikasi yang dilakukan TU, sehingga kami bertabrakan dengan acara dari Himasta.
Namun, karena kami memang kalah dalam waktu pengajuan tempat, sehingga kami diharuskan
pindah ke Mipa selatan. Ini karena mereka (dari Himasta) sudah mengajukan surat dari H-2
bulan acara. Namun walaupun hari ke 2 MUMEI dipindah, tidak mengganggu kekusyu’an acara.

Pada Pelaksanaannya, MUMEI berlangsung 2 hari. Hari pertama bertempat di Kantin Klaster
untuk membahas AD/ART. Kemudian hari kedua, terdapat 2 sesi. Sesi pertama ialah pelaporan
pertanggungjawaban dari seluruh program kerja HMEI bertempat di kantin klaster. Sesi kedua
ialah musyawarah pemilihan ketua HMEI 2015 yang bertempat di ruang U2.01 MIPA Selatan.

Pada prosesi pembahasan AD/ART terlalu memakan banyak waktu pada awalnya. Ini
dikarenakan acara yang terlambat mulai akibat peserta yang masih belum datang yang
mengakibatkan acara molor. Sehingga ketika sudah menginjak setengah Sembilan malam,
pembahasan cenderung kurang efektif dan terlalu di skip. Namun begitu, hari pertama dapat
berlangsung sukses yang ditutup dengan penandatanganan AD/ART 2014 yang berlaku tahun
2015.

Pada MUMEI hari kedua, merupakan sesi laporan pertanggung jawaban program kerja HMEI
2014 yang dilaporkan oleh masing-masing ketua acara. Pada hari kedua ini, direncanakan acara
dimulai pukul 8.00. Namun pada kenyataannya, acara baru dapat dimulai pukul 9.30 mengingat
keadaan peserta dan pelapor. Namun acara dapat selesai tepat waktu tanpa molor.

Pada sesi kedua, dilakukan musyawarah pemilihan calon ketua HMEI 2014. Terdapat 6 calon
yang dipilih oleh dewan formatur (PH Kadept dan Kadiv HMEI) yang berdasarkan pada 7 buah
form yang telah disebar ke 4 angkatan aktif ELINS UGM. Kemudian diserahkan pada
perwakilan, dengan tenggat waktu 4 hari. Namun setelah 4 hari, hanya terkumpul 5 dari 7 form.
Namun karena form merupakan salah satu yang menjadi acuan pemilihan (tidak mutlak)
sehingga 5 form ini sudah dianggap mewakili seluruhnya. Dari hasil musyawarah dewan
formatur, terpilih calon-calon ketua HMEI yang diantaranya adalah Aditya Fadzillah, Ahmad
Shalahuddin, Abdullah Ibnu Hasan, Thundra Akbar S, M Fajri Azka, dan Fauzan Afif. Setelah
dilakukan musyawarah, yang dihadiri 4 angkatan aktif pemilik suara dari 2011-2014 ditambah
angkatan 2010(tidak memiliki hak suara), dihasilkan keputusan bahwa Ahmad Shalahuddin
merupakan ketua HMEI 2015. Kemudian beliau diminta membentuk cabinet yang akan di
sahkan dan mulai berjalan saat prosesi serah terima jabatan.

d. Hambatan

Secara umum, hambatan dari acara ini adalah kekurangan orang yang mau mengurus. Kemudian
dari pelaksanaan terlalu banyak yang molor dan tidak sesuai rencana. Kemudian juga kurang
sigap dalam menghadapi problem-problem yang ada.

e.Saran dan Evaluasi

Lebih baik memilih panitia tidak asal comot, tetapi benar-benar dipilih agar nantinya kerja ketua
tidak berat. Kemudian, kedepannya disarankan lebih tepat waktu baik panitia, peserta, maupun
pengisi acara. Persiapkan dari jauh-jauh hari, terutama masalah surat menyurat. Karena sangat
krusial. Kemudian konten dari surat juga diperhitungkan, jangan asal copy-paste. Ini karena
tersampaikannya maksud dan tujuan surat sangat bergantung dari isi surat.
SEKRETARIS

a.Pendahuluan

Puji syukur saya ucupkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat sehingga acara
MUMEI 2014 bisa dilaksanakan dan sampai diujung acara dengan baik dan mendapatkan hasil
secara benar-benar musyawarah.

b.Diskripsi Tugas

Tugas sekretaris membuat surat menyurat dan LPJ dan menulis ketika ada rapat dan ketika hari
H pemilihan.

c. Pelaksanaan

Setelah proposal diajakukan sekretaris membuat surat dan meminta tanda tangan ketika acara
hari H sekretaris membantu menulis visi dan misi dari calon ketua HMEI 2015 sehingga ketua
MUMEI dapat melihat dan mengkaji dari visi misi calon ketua.

d. Hambatan

Secara keseluruhan tidak ada hambatan namun pelaksanaan proposal terlalu lama sehingga
menghambat LPJ juga terlambat

e.Saran dan Evaluasi

Bendahara
a.Pendahuluan

Puji Syukur kami ucapkan atas Kehadirat Allah S.W.T yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya
sehingga kita dapat melaksanakan tugas dan kewajiban masing-masing dari salah satu kegiatan rutin
MUMEI

b.Deskripsi Tugas

Adapun tugas Bendahara adalah mengurusi segala bentuk keuangan terkait pelaksanaan kegiatan
MUMEI itu sendiri. Tugas utama dari bendahara adalah memastikan jumlah uang yang didapat untuk
kegiatan tersebut dan mengurusi proses pengeluaran uang baik dari BEM dan Prodi. Setelah uang
diterima tugas bendahara selanjutnya adalah mencatat uang keluar serta mengumpulkan notanya.
Bendahara diwajibkan mengetahui dan mencukupi kebutuhan setiap sie.

c.Pelaksanaan

Mula-mula bendahara merancang rencana anggaran, menyesuaikan dengan spj yang diberikan dan
disetujui oleh BEM atau Prodi. Setelah dana cair, Bendahara mencatat kebutuhan setiap sie, kemudian
menyeimbangkan antara pemasukan dengan pengeluaran. Tidak lupa mengumpulkan nota untuk
diselipkan di LPJ nantinya

d.Hambatan

Secara keseluruhan tidak ada hambatan yang berarti, namun sebagai saran hendaknya nota segera
diberikan ke bendahara setelah terjadi transaksi pembelian.

Konsumsi
a.Pendahuluan

Sie Konsumsi menyediakan segala keperluan yang berhubungan dengan makanan, minuman dan
segala hal yang berkaitan dengan konsumsi dalam kepanitiaan dan jalannya acara MUMEI 2014

b.Diskripsi Tugas

Membeli dan menyiapkan makanan, dan minuman

c.Pelaksanaan

Sie konsumsi mencari makanan dan minuman yang tepat ketika disuguhkankan dalam aara, dan
mengira ngira berapa total makanan dan minuan yang harus dibeli sehingga ketika hari H tidak
ada kekurangan mkanan

d.Hambatan

e.Saran dan Evaluasi

Humas
Pendahuluan

Humas bertugas sebagai penghubung panitia MUMEI dengan pihak eksternal. Tujuannya untuk
memperlancar persiapan acara agar sat hari H, acara berjalan dengan lancar. Kami bekerja sama dengan
Sekretaris untuk mendistribusikan surat surat ke pihak eksternal dan berkomunikasi dengan pihak
pesantren.

Deskripsi Tugas

1. Survey Lokasi
2. Publikasi acara

Pelaksanaan

Humas harus mensurvey lokasi agar tidak ada tumbukan dengan prodi lain dan mencari lokasi yang
statregis agar mudah dijangkau. Tidak lupa humas membuta publikasi agar acara banyak diketahui
sehingga banyak yang datang.

Hambatan

Saran dan evaluasi

Sie Acara
a. Pendahuluan
Puji syukur kehadirat Allah S.W.T yang mana telah melimpahkan rahmat dan
hidayahnya kepada kita semua, sehingga acara MUMEI 2014 dapat di langsungkan
secara baik.
b. Deskripsi Tugass
Tugas Sie Acara yaitu menentukan tema dan merumuskan konsep acara. Membuat
susunan acara berdasarkan hasil rapat dan mengkoordinasi setiap pj kegiatan. Selain itu ,
Sie acara juga bertanggung jawab untuk mengontrol dan mengkondisikan acara agar
tidak molor dan sesuai dengan susunan acara.
c. Pelaksanaan
Saat hari H sebgai ise acara tidak lupa membuat tempat menjadi bagus sehingga menarik
perhatian tidak lupa mengecek semua kebutuhan saat MUMEI dam mengkoordinasi
setiap sie agar saat hari H bekerja dengan benar.
d. Hambatan
e. Saran & Evaluasi

VIII. REKAPITULASI ANGGARAN

PEMASUKAN
Jurusan Ilmu Komputer dan Elektronika Rp 400.000,00
 Jumlah Rp 400.000,00

PENGELUARAN
Snack ( Rp 3000,00 x 100) Rp 300.000,00
Fotokopi AD/ART Rp 75.000,00
Acara Rp 25.000,00

Jumlah Rp 400.000,00

IX. PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN
EKR 2014
HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRONIKA DAN INSTRUMENTASI
 Ketua Pelaksana Sekretaris

Ghafar Ramadhan Faqih

NIM 12/331181/PA/14480 Wafin Nurul Afiffaroh
NIM:12/331241/PA/14525
Mengetahui,

Ketua BEM Ketua HMEI

Fakultas MIPA UGM Fakultas MIPA UGM

Fadjar Mulya Hafidz Aditya Naufal F

NIM: 11/317145/PA/14248 NIM: 12/331825/PA/14796

KetuaPengelola Prodi S1 KetuaJurusanIlmuKomputerdanElektroni

ElektronikadanInstrumentasi ka
Fakultas MIPA UGM FakultasMIPA UGM

Dr. AgfiantoEko Putr, M.Si Edi Winarko, Drs.,M.Sc.,Ph.D

NIP:196802241994031003
NIP:196302331987031002

Wakil Dekan Bidang Akademik dan

Kemahasiswaan
FMIPA UGM

Dr.Ing. Ari Setiawan, M.Si

NIP:196511271991031013

X .DOKUMENTASI
XI.LAMPIRAN NOTAPER SIE