Bab 8: Penulisa Direct Request

Penulisan Permintaan Langsung (Direct Request)

Permintaan langsung (direct request) adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh
seseorang atau suatu organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai informasi
penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada,
termasuk media elektronik. Permintaan langsung dapat menghemat waktu, jelas, ringkas,
dan umumnya mudah untuk mendapatkan tindakan yang dikehendaki.

Gambar 1 Mindmap Pembahasan Permintaan Langsung (Direct Request)

A. Pengorganisasian Permintaan Langsung (Direct Request)

Organisasi direct request mencakup empat hal yaitu pembukaan, penjelasan rinci,
keterangan, dan penutup.
1. Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama suatu Direct Request adalah menulis sesuatu
yang tidak sekedar mudah dipahami, tetapi juga tidak menimbulkan kesalahpahaman.
Contohnya jika kita mengirim permintaan data sensus, ada kemungkinan orang yang
menangani permintaan tidak tahu apa yang diinginkan. Apakah rangkuman data
dalam beberapa lembar atau laporan rinci dalam ratusan lembar. Jadi, kalimat
permulaan harus menyatakan permintaan secara khusus sehingga pembaca dengan
mudah dapat memahami maksud surat tersebut.
2. Penjelasan rinci
Penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka akan menjadi lebih
lancar jika pada kalimat pertama baian pertengahan surat yang dibuat berorientasi
pada pemberian manfaat bagi pembaca.

1
 Pendekatan lain adalah membuat serangkaian pertanyaan, terutama jika permintaan
yang diajukan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Pertanyaaan
tersebut dapat berupa spesifikasi secara teknis, dimensi, dan kegunaan suatu produk.
Jika pertanyaan yang diajukan lebih dari satu jenis, ada baiknya membuat daftar dan
memberi nomor secara berurutan atau berdasarkan tingkat kepentingannya. Agar
permintaan dapat ditangani segera, hal-hal yang harus diperhatikan adalah sebagai
berikut.
a. Buat pertanyaan langsung mengenai inti permintaan;
b. Hindari informasi yang sebenarnya bisa didapatkan sendiri.
3. Penutup
Bagian ini sebaiknya diisi dengan permintaan tanggapan khusus, lengkap dengan
batas waktu dan ekspresi apresiasi atau pemberian goodwill. Penutup pada prinsipnya
berisi tiga hal, yaitu:
a. Permintaan akan suatu tanggapan atau tindakan tertentu;
b. Menunjukkan suatu penghargaan atau niat baik (goodwill);
c. Memberikan informasi nomor telepon, telepon seluler, atau nomor telepon
rumah yang menunjukkan di mana atau bagaimana penerima pesan dapat
menghubungi.

B. Permintaan Informasi Rutin

Dalam melakukan korespondensi terkait permintaan informasi rutin dan tindakan-
tindakan rutin, perlu adanya perhatian khusus terhadap ketelitian. Korespondensi jenis ini
dikirim ke karyawan, konsumen, klien dan pemegang saham yang jumlahnya tidak
sedikit, dimana sedikit kesalahan akan berakibat pada buruknya citra perusahaan. Oleh
karena itu, dalam melakukan surat permintaan informasi rutin dan informasi rutin perlu
diperhatikan tiga aspek yaitu :
1. Apa yang ingin diketahui;
2. Mengapa hal tersebut perlu diketahui; dan
3. Mengapa hal ini dapat membantu.
Dalam kaitannya dengan permintaan langsung (direct request), maka permintaan
dapat berasal dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi.
a. Permintaan di dalam organisasi.
Meski bisa dilakukan secara lisan, namun ada beberapa pesan yang perlu
dibakukan dalam bentuk tulisan. Hal ini dilakukan untuk menghindari perbedaan
persepsi antara pengirim pesan maupun penerima pesan. Bentuk yang paling
umum dalam berkomunikasi dengan pihak internal adalah Memo.
Memo akan diawali dengan pernyataan kunci dan dilanjutkan dengan sedikit
tambahaan informasi bagi penerima. Permintaan yang tertulis seperti ini memiiki
beberapa keunggulan, yaitu :
1) Memberikan suatu catatan permanen;
2) Menghemat waktu dan pertanyaan; dan
3) Menunjukkan apa yang benar-benar ingin untuk dilakukan.

2
 MEMO

Kepada Yth : Bagian Umum ( ) Pemberitahuan

Dari : Manajer Pemasaran ( ) Permohonan

Sehubungan dengan dilakukannya pemasaran produk baru ke Purwokerto, mohon disediakan kendaraan (1 pick
up) pada tanggal 24 Februari 2016.

Mengingat pentingnya acara tersebut, harap kendaraan dapat disediakan tepat waktupada 07.30 WIB.
Terima Kasih

Jam : 13.50 Tanggal 22 Februari 2016

Ttd

Herna Yuliani
Manajer Pemasaran

Gambar Contoh Penggunaan Memo

MEMO
Nomor : MO- /IJ.143/2019

Yth : Kepala Subbagian Perlengkapan

Bagian Umum
Dari : Kepala Subbagian Dukungan Pengguna
Bagian Sistem Informasi Pengawasan
Hal : Peminjaman Peralatan Inventaris Kantor – Proyektor, Kabel
VGA, dan Kabel Splitter
Tanggal : Juli 2014

Sehubungan dengan diadakannya kegiatan Sosialisasi dan Simulasi Pedoman Teknik Audit
Berbantuan Komputer (TABK) pada:
Hari/Tanggal : Selasa, 15 Juli 2014
Waktu : 09.00 s.d 16.00 WIB
Tempat : Gedung Juanda II Lantai 12
Kami bermaksud meminta bantuan Saudara untuk dapat meminjamkan 1 (satu) buah
proyektor, 2 (dua) buah kabel VGA, dan 1 (satu) buah splitter VGA.
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan bantuan Saudara kami ucapkan terima kasih.

Yogi Ishwara
NIP 197609192002121001

Gambar Contoh Penggunaan Memo

3
 b. Permintaan di luar organisasi.
Sebagai pelaku bisnis tentunya perlu untuk berkomunikasi dengan para
pelanggan, pemasok (supplier) dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan
bisnis. Beberapa surat kepada relasi bisnis merupakan permintaan (request)
untuk informasi mengenai produk, produk baru, cara mendapatkan produk,
bahan baku. Di samping itu, permintaan ke luar organisasi dapat berupa
tanggapan iklan yang terpasang yang harus memperhatikan:
1) Di mana iklan dimuat;
2) Jelaskan apa yang dimaksudkan;
3) Cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan.
Salah satu bentuk permintaan langsung yang dilakukan untuk pihak
eksternal adalah pesanan (order), karena setiap perusahaan baik besar maupun
kecil tidak dapat memenuhi sendiri semua kebutuhannya.

C. Direct Request Untuk Pengaduan

Surat aduan dan surat penyesuaian berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen
terhadap suatu barang atau jasa. Kedua istilah tersebut penting artinya bagi manajer suatu
perusahaan karena mengindikasikan buruknya pelayanan mereka terhadap konsumen. Isi
dari surat tersebut antara lain:
1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga
barang tersebut.
2. Meminta pengiriman barang yang baru yang sesuai pesanan.
3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian barang yang rusak.
4. Perbaikan gratis.
5. Pengurangan harga karena ada produk yang cacat atau rusak.
6. Pembatalan suatu pesanan produk.
7. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk.
Kebanyakan perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah konsumennya
merasa puas atau tidak. Konsumen yang puas akan memberikan dampak positif,
sedangkan konsumen yang tidak puas akan berdampak negatif bagi organisasi tersebut.
Dalam menulis surat aduan, beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Jelaskan masalah yang dihadapi secara rinci.
2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian.
3. Usahakan nada surat tidak marah atau emosional.
4. Pemintaan tindakan khusus.

4
Gambar Contoh Surat Aduan

5
 PT ANDALAN
Jl. Tawakal Raya Nomor 29 Purwokerto

Kepada Yth.
Manajer Pemasaran PT Margono
Jl. Wahidin No 29
Cirebon

Dengan hormat,
Sehubungan dengan pesanan saya pada tanggal 3 Maret 2016, maka dengan ini saya beritahukan
bahwa pada pesanan jenis yang kedua, yaitu HVS 64 gr ukuran 40 x 100cm, pada masing-masing
rimnya warna kertasnya tidak sama atau tidak standar.

Kertas tersebut tetap kami terima, namun kami menginginkan mendapat potongan harga sebesar 10
% dari besarnya pesanan jenis kedua, Untuk pesanan yang akan dating, saya berharap PT Margono
dapat memeriksa barang yang akan dikirim terlebih dahulu dengan lebih seksama,

Purwokerto, 18 Maret 2016

Hormat saya,

Ttd

Siti Aisyah
Manajer Produksi

Gambar Contoh Surat Aduan

D. Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan,
pesanan, dan reservasi adalah pendekatan langsung.
1. Surat Undangan
Penulisan surat undangan menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal ini,
pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu:
a. Ide Pokok
Ide pokok terdapat pada paragraf pertama surat undangan. Ide pokok perlu
dinyatakan secara jelas sehingga orang yang diundang memahami apa
kegiatan yang akan dilakukan dalam undangan tersebut. Meskipun kita
mengharapkan orang yang diundang untuk datang, namun pihak penerima
undangan akan mempertimbangkan apakah akan datang atau tidak berdasar
ide pokok dari undangan tersebut.
b. Penjelasan Rinci
Setelah menyatakan ide pokok, yang perlu dilakukan adalah memberikan
informasi pendukung tentang kegiatan tersebut secara lengkap dan rinci.
Biasanya informasi ini meliputi di mana kegiatan dilakukan, kapan

6
 diselenggarakan baik tanggal, bulan, tahun, serta jamnya. Jika rincian kegiatan
dirasa terlalu panjang untuk ditulis dalam satu halaman, penjelasan yang lebih
detail dapat dilampirkan pada undangan tersebut sebagai bagian yang tidak
terpisahkan. Lebih dari itu, pada suatu undangan tertentu dapat dicantumkan
juga pedoman pakaian yang harus dikenakan.
c. Penutup
Paragraf terakhir suatu surat undangan diisi dengan penutup yang berisi
suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan ucapan terima kasih.

Keterangan gambar:
1. Ide Pokok
2. Penjelasan Rinci
(ditambahkan lebih rinci
pada lampiran surat)
3. Penutup

7
 Gambar Contoh Surat Undangan

2. Surat Pesanan dan Reservasi

Ketika suatu unit pada suatu instansi melakukan pemesanan produk kepada unit atau
perusahaan lain, maka unit tersebut dapat menulis surat pesanan dengan menggunakan
pendekatan langsung. Permintaan langsung untuk surat pesanan yang dibuat masing-masing
unit pada suatu instansi atau perusahaan dapat berbeda-beda. Secara garis besar, surat
pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu:
a. Pernyataan secara rinci apa yang akan dipesan;
b. Bagaimana pengirimannya; dan
c. Bagaimana cara pembayarannya.
Dalam surat pesanan tersebut hendaknya dikemukakan secara jelas kuantitas/jumlah
produk yang Anda pesan, ukuran, warna, style, harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal
pengiriman, dan petunjuk khusus lainnya agar tidak menimbulkan pertanyaan lebih lanjut
dan permintaan dapat segera diproses.
Surat Pesanan atau Reservasi dibedakan menurut pembuatnya, dibagi menjadi dua,
yaitu:
1. Permintaan langsung untuk pesanan di mana pembuatnya adalah pihak pemesan,
biasanya pemesan akan membuat surat pesanan di unitnya, kemudian
mengirimkan surat pesanan tersebut ke unit atau perusahaan yang dituju.
2. Permintaan langsung untuk pesanan (order) di mana pembuatnya adalah pihak
unit atau perusahaan penerima pesan, biasanya pemesan datang langsung ke unit
atau perusahaan yang dipesan, kemudian melakukan pemesanan langsung.
Permintaan pesanan ini dapat pula terjadi melalui telepon.

8
Langkah-langkah membuat surat pesanan barang berikut ini:

1. Jika pemesan barang atau jasa merupakan sebuah badan usaha, maka surat pesanan
menggunakan kepala surat atu KOP surat.
2. Jika pemesan barang atau jasa merupakan individu atau perorangan, maka surat pesanan cukup
ditulis di kertas.
3. Tuliskan tanggal pemesanan di sudut kanan atas setelah kepala surat.
4. Cantumkan nomor surat di bagian kiri setelah baris informasi tanggal pemesanan.
5. Cantumkan juga lampiran atau perihal dibawah nomor surat (masih di bagian kiri surat).
6. Berikanlah salam pembuka.
7. Pada isi surat berikanlah informasi yang lengkap mengenai jasa/barang pesanan, baik itu jumlah,
ukuran, nama produk, warna, dll.
8. Berikan informasi mengenai jasa kurir untuk pengiriman pesanan barang nantinya, baik melalui
kapal, kereta, kurir A, atau lainnya.
9. Jangan lupa berikan informasi alamat pengiriman pesanan barangnya selengkap-lengkapnya,
supaya pengiriman tidak terkendala atau nyasar.
10. Tulislah penutup surat yang baik, hal tersebut dimaksudkan untuk menjalin silahturahmi atau
kerjasama.

Gambar 8 Contoh Surat Pesanan

E. Permintaan Kredit
Dalam situasi dunia bisnis saat ini, pada umumnya perusahaan menggunakan kredit sebagai
salah satu cara menjalankan usahanya. Perusahaan dapat melakukan pengajuan atas kredit

9
 kepada bank atau lembaga perkreditan tertentu. Secara umum, perusahaan mengajukan kredit
dengan cara mengisi formulir yang telah disediakan lembaga perkreditan, dan mengirimkan data
pendukung. Salah satu bagian penting dari data yang diajukan yaitu surat permohonan kredit.
Surat permohonan kredit juga perlu untuk disertai dengan berbagai dokumentasi penting dan
prospek perusahaan di masa depan. Hal ini sangat dibutuhkan oleh lembaga perkreditan untuk
menilai kelayakan perusahaan, baik dari segi besar kredit yang akan diberikan, maupun jangka
waktu pengembaliannya. Kemampuan perusahaan dalam melunasi kredit terdahulu dengan
tepat waktu dan lancar akan mempermudah atau memperbesar kemungkinan perusahaan
dalam memperoleh kredit di periode-peride selanjutnya.

Daftar Referensi

Haryani, Sri: Komunikasi Bisnis, Yogyakarta: UPP AMP YKPN, 2001.

Purwanto, Djoko: Komunikasi Bisnis, Jakrarta: Erlangga, 1997.

10