A. Pengertian E-Auction
Action berasal dari bahasa inggris yang berarti lelang, pelelangan, melelang. Sementara itu
e merupakan singkatan dari elektronik, artinya disini adalah secara online melalui
internet. E-Auction adalah layanan lelang electronic untuk penjualan (forward auction) dan
pengadaan (reverse auction) barang antar perusahaan (Business to Business) berbasis web
(internet).
E-auction adalah layanan lelang electronic untuk penjualan (forward auction) dan pengadaan
(reverse auction) barang antar perusahaan (Business to Business) berbasis web (internet).
E-auction negosiasi dilakukan melalui platform online. Pemasok mendapatkan kemungkinan
memperbaiki proposal mereka berdasarkan umpan balik dari pasar (peringkat misalnya dalam
negosiasi) dan dianggap sebagai cara yang paling transparan melakukan negosiasi.
E-auction mencakup baik harga dan non-harga (tingkat layanan, kualitas, dll) parameter untuk
memastikan hasil lelang mencerminkan nilai total keseluruhan terbaik untuk APMM.
Layanan e-Auction mulai beroperasi pada akhir 2002. Secara bertahap modul-modul e-auction
dilengkapi dengan modul-modul baru sesuai dengan perkembangan kebutuhan pasar. Modul
lengkap e-procurement (dimana auction termsuk di dalamnya) sudah siap pada akhir 2004.
Lay out Layanan e-Auction
Penyelenggaraan suatu event e-Auction melibatkan :
Originator : Pembeli sekaligus sebagai penyelenggara Event Auction
Bidder : Suplier yang diundang oleh Originator untuk mengikuti suatu event auction
Originator membuat persiapan event auction dari terminal yang dimilikinya dengan akses
melalui internet. Pada saat pelaksanaan event auction, suplier (Vendor) melalui terminal yang
berada di lokasi remote atau di ruang khusus bidding. Setiap kegiatan yang sedang berlangsung
dalam event e-auction tersebut dapat di monitor oleh Originator melalui terminal yang berada
dalam ruang kontrol.
Standar Layanan
E-auction memiliki standar layanan sebagai berikut :
1. Mampu menangani forward maupun reverse Auction, mampu menangani 8 jenis auction
(English, Yankee, Multi Variable Bidding, etc.) dengan variabel lelang beragam (price, delivery,
warranty, etc ) sampai +/- 15 jenis variabel atau lebih yang ditentukan sendiri panitia lelang.
2. Mampu menerbitkan report event auction segera setelah event selesai dilaksanakan
3. Mampu terhubung ke marketplace lainnya di dunia
4. Web based
Background Business
Dalam meningkatkan profit margin di era kompetisi yang sangat ketat saat ini, perusahaan perlu
melakukan kiat-kiat tertentu, dimana pilihannya adalah dengan meningkatkan revenue atau
dengan menekan biaya (Cost).
Ilustrasi di atas memperlihatkan bahwa reduksi biaya procurement menghasilkan profit margin
yang lebih bagus daripada profit margin yang dihasilkan dari meningkatkan sales.
Salah satu tahapan dari procurement yang mempunyai kontribusi cukup besar dalam mereduksi
cost adalah tahapan e-auction.
Secara harfiah ‘Procurement' - diambil dari kata ‘Procure' dalam bahasa Inggris yang berarti
mendapatkan atau memperoleh - berarti tindakan untuk mendapatkan atau memperoleh. Dalam
banyak bidang ‘Procurement' diartikan sebagai ‘bagian pembelian'. Namun dalam kesempatan
ini atau menurut terminologi Quantity Surveying, ‘Procurement Method' di definisikan atau
diartikan seperti tersebut di atas.
Di banyak perusahaan atau institusi ‘Departemen Procurement' bertugas untuk mengadakan
semua fasilitas yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut dari mulai kertas sampai kepada
bangunan. Dalam kaitannya dengan pengadaan tersebut maka akan terjadi suatu interaksi antara
permintaan dan pemenuhan permintaan tersebut. Dalam membuat suatu permintaan tentunya ada
suatu standar-standar atas permintaan tersebut, baik yang berkaitan dengan volume, harga
maupun kualitas. Untuk memenuhi permintaan dan standar tersebut, juga diperlukan suatu cara
atau metode tentang bagaimana cara memenuhi permintaan tersebut. Metode tersebut harus dapat
menjadi jalan terbaik dan dapat memenuhi semua persyaratan yang diminta dalam rangka
pemenuhan permintaan tersebut.
Berdasarkan data pelaksanaan e-auction oleh perusahaan-perusahaan di dunia dalam berbagai
bidang usaha, diperoleh penghematan seperti dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Fakta di atas menunjukkan bahwa e-auction merupakan salah satu solusi yang menarik bagi
perusahaan-perusahaan untuk memangkas biaya dalam rangka meningkatkan profitnya. Selain
itu juga dapat meningkatkan transparansi bagi perusahaan untuk mendukung Good Corporate
Governance (GCG).
Background Teknologi
e-Auction menggunakan perangkat lunak berlisensi dari Commerce One (salah satu provider
layanan e-procurement/auction terkemuka di dunia. Untuk mengakomodasi coverage layanan
yang seluas mungkin dengan kemudahan akses, maka layanan e-Auction dibuat berbasiskan
web.
Market share
Sampai dengan saat ini (Juni 2004), e-Auction telah memiliki pelanggan 4 perusahaan besar,
yaitu :
• PT. Garuda Indonesia Airways
• PT. Telkom
• Bank Danamon
• Perumnas
Perusahaan lain yang menjadi prioritas utama untuk menjadi calon pelanggan adalah :
• Telkomsel, Bank Indonesia, Angkasa Pura I & II, BRI, PGN, PERUMNAS, MERPATI, JASA
MARGA, PT PAL Indonesia, PTPN 10, Bank Mandiri
Perspektif pelanggan terhadap produk sejenis yang ada saat ini antara lain :
1. Pelanggan mengharapkan produk e-auction yang diinginkan adalah produk yang sudah proven
dan sudah dipakai baik didunia maupun dibeberapa perusahaan di Indonesia.
2. Aplikasi e-Auction yang diharapkan pelanggan adalah aplikasi yang bisa digunakan secara
cepat, tepat dan tidak menimbulkan suatu investasi yang besar, pelanggan hanya membayar
sesuai dengan value yang diberikan (pay per usage).
3. Pelanggan menginginkan aplikasi e-auction ini menjadikan suatu market place di Indonesia,
yang memberikan peluang kepada supplier dan buyer untuk melakukan transaksi secara
electronic di Indonesia dan terhubung ke Market Global.
Pesaing lokal yang diketahui adalah layanan yang dikelola oleh PT. Rekayasa Industri. Data yang
lebih detil tentang competitor lokal ini tidak tersedia.
Pesaing di Regional Asean adalah Bayantrade yang beroperasi dari Filipina, sedangkan pemain
global diantaranya adalah Ariba, Portum dan lai-lain.
Portum diketahui pernah beberapa kali digunakan oleh perusahaan eksplorasi minyak
TotalFinaElf yang berlokasi di Balikpapan.
Struktur Tarif
Tarif e-auction berdasarkan keputusan Kadiv Multimedia No. 03/HK-220/MM-54/2004 tanggal
10 Februari 2004 tentang Tarif Layanan e-Auction. Kategori Perusahaan Pelanggan e-Auction
dikelompokkan menjadi 3 (tiga) berdasarkan total pengeluaran perusahaan menggunakan e-
auction selama satu tahun :
• Small : Anggaran ≤ USD 10.000.000
• Medium : USD 10.000.000 < anggaran ≤ USD50.000.000
• Large : Anggaran ≥ USD 50.000.000
Setup Package
Setup fee adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan di awal masa berlangganan untuk
melakukan setup sistem dan persiapan-persiapan internal perusahaan tersebut untuk melakukan
auction. Pelanggan dapat memilih salah satu dari 3 paket yang tersedia, tergantung dari
kebutuhannya.
Tarif
Tarif e-Auction dibedakan menjadi 2, yaitu :
1. Flat : fee untuk pemakaian satu tahun tetap, tidak tergantung pada nilai dari transaksi
auction yang dilakukan
2. Transaction-Based : fee berdasarkan persentase dari nilai transaksi auction yang
dilakukan, minimum adalah USD 500 per auction event.
Flat Fee
Transaction-based fee
*) Jika ternyata transaksi actual melebihi batas transaksi yang ditentukan dalam kontrak atau
kategori perusahaan, maka transaction fee dihitung secara kumulatif, sehingga berlaku ketentuan
berikut :
1. OMAP (Proses Bisnis, OSS/BSS, SOP/SMP)
2. Proses Bisnis dan Form (Detil terlampir)
3. Berlangganan layanan e-auction
4. Uji coba (trial) layanan e-auction
5. Set-up account layanan e-auction
6. Set-up event layanan e-auction
7. Penagihan layanan e-auction
8. Isolir/cabutan/buka isolir layanan e-auction
9. Penyelesaian gangguan layanan e-auction
10. OSS / BSS
11. OSS Provisioning dan fault handling dilakukan secara online melalui aplikasi OSS e-Auction
berbasis Web dan aplikasi T3-online (www.t3-online.telkom.co.id)
12. BSS Proses billing dilakukan secara manual
13. SOP/ SMP (detil terlampir)
14. SOP untuk produk e-Auction terdiri dari :
Manual originator
Manual Bidder
Pedoman Prosedur Operasi dan Pelayanan e-Auction
Lain-lain (Studi kasus, FAQ)
- untuk transaksi auction s/d USD 10 Juta dikenakan fee 1,5 %, sedangkan transaksi berikutnya
dikenakan 1,25 % atau 1 %.
Studi Kasus
PT. Garuda Indonesian Airways (GIA) sebagai salah satu perusahaah penerbangan terbesar di
Indonesia adalah pelanggan pertama e-Auction. Berikut ini adalah 2 contoh kasus pelaksanaan e-
Auction yang dilakukan GIA :
Kemajuan teknologi informasi yang sekarang sudah semakin pesat telah membuka banyak
peluang untuk mendapatkan, mengelola,dan menggunakan informasi yang didapat dengan sangat
cepat dan akurat (Suprihadi, Eddy 2007). Kemajuan teknologi informasi yang sudah sangat pesat
ini juga telah menunjukkan bahwa penggunaan media elektrik mempunyai pengaruh yang cukup
besar dalam dunia perdagangan khususnya dalam dunia pelelangan.
Berkat kemajuan teknologi informasi, pelelangan secara online, saat ini sudah mulai
berkembang. Selain itu, semakin banyaknya perusahaan yang memiliki situs web juga
mendukung maju nya komunikasi secara real-time dan on-time melalui internet.Hal ini juga
mempunyai pengaruh dalam dunia pelelangan secara online.
Dengan melihat kebutuhan masyarakat akan pelayanan publik yang adil dan transparan maka
pemerintah tidak hanya berdiam diri dan tidak melakukan apa-apa.pelelangan yang dulu
dilakukan secara manual sudah tidak punya daya tarik seperti dulu, sehingga pemerintah harus
melakukan pembaruan atau reformasi sektor publik.
Pada saat ini pemerintah sudah mulai melaksanakan e-government.Salah satu aplikasi dari e-
government ini adalah e-auction. Di dalam paper ini akan dibahas mengenai dampak negatif dan
positif e-auction dalam peningkatan kinerja perusahaan, serta manfaat yang akan didapatkan oleh
perusahaan yang menggunakan sistem e-auction.
e-Auction sesuai asal katanya berarti proses penjualan barang dan jasa dimuka publik secara
elektronik. Dalam proses ini terjadi proses tawar menawar antara pihak yang membutuhkan
barang/jasa dan pihak yang menjual barang dan jasa.
Karena dilakukan secara electronic realtime akan terwujud transparansi diantara peserta e-
auction. Jika penyelenggara e-auction adalah pihak yang membutuhkan barang/jasa, peserta e-
auction adalah para supplier barang/jasa yang telah ditentukan terlebih dahulu spesifikasinya.
Pihak pembeli akan diuntungkan oleh proses ini dengan mendapat harga yang paling optimal,
karena supplier akan berlomba-lomba menawarkan harga yang paling optimal. Sebaliknya jika
penyelenggara e-auction adalah pihak yang menjual barang, maka peserta e-auction adalah para
pembeli barang. Pihak penjual akan diuntungkan dengan mendapatkan harga jual yang paling
optimal.
e-Auction akan menjadi efektif dalam pelaksanaannya apabila barang/jasa yang ditransaksikan
adalah barang/jasa yang spesifik, dalam arti barang/jasa yang ditransaksikan dalam proses
pembelian dengan e-auction banyak dipasaran dan banyak pula penyedianya. Persoalan menjadi
sederhana jika e-auction diterapkan untuk transaksi penjualan barang/jasa.Pihak pembeli yang
telah memenuhi syarat sebagai peserta tinggal melakukan penawaran harga yang terbaiknya.
Dalam hal barang/jasa yang tawarkan pada proses pembelian tidak bisa spesifik, rentang
spesifikasi cukup lebar sehingga tidak mudah diketahui perbandingan yang sepadan antara yang
ditawarkan oleh para supplier, e-auction justru akan menjadi penghambat. Hambatan ini bisa
diminimalkan jika sebelumnya telah dilakukan proses matrikulasi penilaian dari sisi administrasi
dan spesifikasi yang ditawarkan. e-Auction bisa digunakan untuk mendapatkan harga yang
optimal dari supplier.
Proses e-Auction (Transaksi Pembelian) :
1. Mula-mula penyelenggara (setelah melalui proses pengumuman dan penerimaan dokumen
lelang), menentukan supplier yang akan diundang untuk mengikuti e-auction.
2. Seluruh data yang berhubungan dengan e-auction dimasukkan dalam program e-auction,
termasuk kapan mulai, injury time dan waktu perpanjangannya. Harga patokan sendiri dan batas
bawah juga ditentukan.
3. Seluruh aturan main disampaikan kepada peserta e-auction.
4. Peserta memasukkan penawarannya sampai saat yang ditentukan (bila diperlukan ditambah
dengan perpanjangan).
5. “Bendera” akan terus berpindah ke supplier yang memasukkan harga yang terendah.
6. Pada layar monitor supplier yang mendapat “bendera” berarti saat itu supplier pada posisi
menawarkan harga yang terendah diantara yang lain.
7. Pada layar monitor penyelenggara, bisa diamati pergerakan “bendera” hingga batas waktu habis
dan diketahui siapa pemenangnya.
8. Penyelenggara dapat mengingatkan atau menanyakan kepada supplier yang memasukkan harga
yang tidak wajar, meyakinkan apakah hanya sekedar salah ketik saja atau harga yang benar.
Empat Pilar Perubahan dalam Teknologi Informasi yaitu:
1. Telekomunikasi
Perkembangan teknologi informasi dan konvergensi media komunikasi telah berkembang lebih
jauh lagi bukan hanya sekedar layanan Plain Old Telephone System (POTS) melainkan telah
beralih menjadi layanan berbasis Teknologi Informasi terutama bagi pengembangan IP Based
Telephony, Asynchronous Digital Subscriber Line (ADSL) dan Video Digital Subscriber Line
(VDSL) sebagai tulang punggung komunikasi berpita lebar (Broadband). Perkembangan
teknologi saat ini sarana catu daya listrik dapat menjadi media telekomunikasi baru dengan
menggunakan Power Line Communication (PLC). Hal ini telah menimbulkan potensi kompetisi
baru yang mungkin akan membawa pengaruh di masa mendatang terutama pada saat teknologi
alternative tersebut telah mencapai tahap yang matang (Mature).
2. Storage Devices
Dalam Annual Global Technology Outlook, para peneliti IBM menguji dampak yang berlipat
ganda (multiplying) dari trend tersebut. Pertama, peneliti memperhitungkan berapa banyak data
yang mungkin di Internet saat ini.Mereka memperkirakan satu petabyte informasi – 1015 byte –
atau ratusan kali dari jumlah informasi di perpustakaan terbesar dunia yaitu the Library of
Congress. Kemudian mereka memperhitungkan kemungkinan untuk tahun 2010, ketika kita akan
mendapati data menjadi satu zettabyte (1021 byte) informasi di Internet. Hal tersebut adalah
jutaan petabyte – jutaan kali dengan apa yang mungkin saat ini!
3. Desktop Computing
Jika dilihat dari sisi penggunaan perangkat keras, telah terjadi pergeseran yang signifikan, dari
penggunaan komputer derngan kemampuan dan kapasitas yang besar (misal mainframe) untuk
melakukan berbagai aktifitas, menjadi pemanfaatan kemampuan dari sekumpulan komputer
dengan kemampuan yang kecil.Fenomena ini dapat terlihat pada pemanfaatan dominasi PC
untuk melakukan berbagai aktifitas yang dilakukan secara terintegrasi.
4. Internet
Meskipun listrik melewati lebih dari 250 tahun untuk menjadi suatu bahan baku atau bahan
pokok bagi teknologi saat ini, Internet hanya membutuhkan 30 tahun untuk berkembang menjadi
teknologi yang universal. Diketahui pada akhir 1960-an, Departemen Pertahan Amerika Serikat
membiayai penelitian pertama untuk Internet.
Hal ini telah menjadi praktek umum bagi para penjahat terorganisir untuk mencuri di-permintaan
barang, sering dalam jumlah besar. Barang-barang tersebut kemudian dijual online karena
merupakan pilihan yang lebih aman karena anonimitas dan pasar di seluruh dunia menyediakan.
penipuan Lelang membuat sebagian besar pengaduan yang diterima oleh Pusat Pengaduan
Kejahatan FBI internet (IC3). Ini adalah sekitar 45% pada tahun 2006 dan 63% pada tahun 2005.