PROPOSAL PENGEMBANGAN PROYEK

APLIKASI PENJIUALAN BAHAN-BAHAN MATERIAL

UNTUK CV. FAJAR JAYA SUKABUMI

I. GAMBARAN UMUM
Pada saat ini perkembangan informasi telah berkembang dengan sangat

pesat, oleh karena itu sudah banyak pula perusahaan-perusahaan atau instansi-

instansi yang menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan usahanya.

Cara untuk meningkatkan mutu perusahaan ialah dengan cara membangun

sistem informasi yang baik. Dan syarat untuk membangun sistem informasi yang

baik yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh sistem Informasi

yang di butuhkan. Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan data,

mengolah data , dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat

yang berguna bagi perusahaan untuk kemajuan usahanya.

Setiap perusahaan atau instansi di dalam menjalankan kegiatannya seringkali

menghadapi masalah, dan masalah itu menjadi penghambat jalannya kegiatan,

keberhasilan dan tujuan yang ditetapkan perusahaan atau instansi permasalahan yang

ada pada CV Fajar Jaya sukabumi adalah Penulis menemukan beberapa kelemahan

dalam pencatatan dan penyimpanan data penjualan secara kredit di CV Fajar Jaya

Sukabumi. Dalam pencatatan bahan-bahan material CV Fajar Jaya tidak mengunakan

komputer dalam sistem kerjanya. Cara yang digunakan masih manual, yaitu masih

ditulis tangan dalam pembuatan data, dan laporan. Sering terjadi kesalahan

pencatatan dalam pembuatan data laporan dan juga membuat waktu lebih banyak

terbuang karena memperlambat kinerja kerja karyawan, pengolahan data tidak

otomatis dan tidak tersimpan dengan baik, selain itu juga sering terjadi keterlambatan

pembuatan laporan perhitungan penjualan. Semakin bertambahnya jumlah costumer

dan tuntutan kemajuan teknologi , sistem manual yang di gunakan harus di

perbaharui karena tidak dapat lagi mengatasi masalah yang ada.

II. DEFENISI MASALAH

Pengolah data berperan penting sebagai sumber informasi dalam organisasi untuk

menjalankan operasionalnya. Selama ini, pengolahan data penjualan bahan-bahan material

dilakukan secara manual yaitu dengan menggunakan tulisan tangan

Berdasarkan gambaran umum yang dikemukakan di atas, permasalahan yang ada

adalah sebagai berikut:

1. Tuntutan perusahaan untuk memperoleh kecepatan dan ketepatan informasi yang

disediakan, dengan demikian ada beberapa hal yang perlu ditingkatkan dalam

pengolahan data yaitu:

a. Bagaimana proses penginputan barang dan pelaporannya biar lebih cepat, tepat

dan akurat dengan menggunakan system komputerisasi

b. Bagaimana cara mengurangi kesalahan dalam pengolahan data tidak otomatis

dan tidak tersimpan dengan baik, penyajian laporan yang akurat dengan

menggunakan aplikasi Microsoft Visual basic 6.0

c. Bagaimana mempercepat pengerjaan laporan untuk dibuat kapan saja

dengan menggunakan Microsoft visual basic 6.0

III. ANALISA KELEMAHAN SISTEM LAMA

 Berikut beberapa faktor yang menunjukkan kelemahan pada system yang lama untuk

diidentifikasi dan dievaluasi:

1. Input data barang
a. Proses penginputan data barang masih secara manual yaitu dengan menggunakan

Microsoft Excel.
b. Kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penginputan penjulan kredit..
c. Sulitnya mengidentifikasi barang karena terlalu banyak variable yang harus di

proses.
2. Outputdata barang dan pelaporan
a. Seringnya terjadi kesalahan dalm proses perhitungan data penjualan

sering terjadi keterlambatan pembuatan laporan perhitungan penjualan.

Semakin bertambahnya jumlah costumer dan tuntutan kemajuan teknologi

, sistem manual yang di gunakan harus di perbaharui karena tidak dapat

lagi mengatasi masalah yang ada.

Analisa lain yang digunakan adalah panduan yang dikenal dengan PIECES (

Performance, Information, Control, Eficiency, dan Service) diuraikan sebagai berikut:

1. Performance (Kinerja)
Kinerja diukur dengan jumlah layanan dan waktu tanggap (Response time). Jumlah

layanan adalah jumlah pekerjaan yang bias diselesaikan selama jangka waktu

tertentu. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan

tanggapa yang diberikan kepada transaksi tersebut.

Sistem lama memerlukan waktu yang relative lama saat admin memerlukan

pelayanan. Misalnya dalam pencarian data costomer.

2. Information ( Informasi)
Aspek informasi yang belum terkomputerisasi menjadi perhatian utama karena

informasi yang ada bersifat statis dan membutuhkan waktu yang relative lama dalam
 pembuatannya. Dengan system yang terkomputerisasi, informasi yang ada selalu up

to date dan bersifat dinamis.sehingga tercipta efisiensi dalam waktu dan biaya.
3. Economy ( Ekonomi)
Dalam suatu lembaga yang modern dan dinamis dituntut hal-hal yang bersifat efisien,

terutama dalam aspek ekonomi, agar keuntungan dan manfaat diperoleh secara

maksimal. Sistem penjualan bahan material secara manual membutuhkan banyak

sekali sumber daya yang sebenarnya dapat diminimalisi. Kertas-kertas arsip yang

jumlahnya tidak sedikit tentu saja membutuhkan tempat yang besar dan tenaga

pengelola administrasi yang banyak.

Dalam system yang terkomputerisasi, masalah ketidakefisien secara ekonomi

tersebut dapat ditekan serendah mungkin karena:

a. Meminimalkan penggunaan kertas.
b. Meminimalkan tempat penyimpanan data.
c. Tenaga pengelola yang dibutuhkan lebih sedikit karena sebagian besar pekerjaan

sudah diselesaikan oleh system.

4. Control ( Pengendalian )
Di bawah pengendalian system yang terkomputerisasi , data-data barang akan sangat

terkontrol dan teratur.

5. Eficiency ( Efisiensi )
Sangat jelas bahwa system yang terkomputerisasi, efisiensi akan meningkat secara

signifikan.
6. Service ( Pelayanan )
Bidang pelayanan merupakan nilai jual utama dalam suatu perusahaan, hal tersebut

dapat dilihat dari aspek pelayanannya.

IV. ANALISA KEBUTUHAN SISTEM

FUNGSIONAL

1. Pendataan penjualan masuk

 a. Pengguna dapat melakukan input, edit, dan penghapusan penjualan barang

secara lengkap.
b. System memberikan informasi tentang identitas barang, jumlah barang.
c. System dapat melakukan pembagian data barang menurut jenis barang, tanggal

masuk ataupun harga barang

NON FUNGSIONAL

1. Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang diperlukan dalam pembuatan system dan pemrosesan data

dari system yang diusulkan adalah :

a. Microsoft Windows XP sebagai system operasi
b. Microsoft Visual basic 6.0 untuk bahasa pemrogaman.
c. SQL server sebagai program DBMS.
d. MS Office untuk pembuatan laporan-laporan.
e. Program-program lain yang mendukung system.
2. Perangkat keras
Perangkat keras yang dibutuhkan sebagai sarana penunjang berupa seperangkat

Personal Computer dengan spesifikasi sebagai berikut ;

SERVER CLIENT
Processor Intel pentium IV keatas Processor Intel pentium III keatas
RAM minimal 512 MB RAM minimal 256 MB
HDD 80 GB HDD 40 GB
CD RW untuk backup data CD rom
Monitor, Keyboard dan mouse Monitor, Keyboard dan mouse
Local Area Network (LAN) Local Area Network (LAN)
Printer

Perangkat keras lainnya ;

a. Kabel UTP ( Unshielded Twisted Pain), kabel yang digunakan sebagai media

penghunung antar computer.

b. Switch / Hub
c. UPS ( Uinteruptible Power Suppy ), alat back up listrik ketika PC

kehilanganenergi sebagai sumber utamanya.

 d. Konektor.
3. Brainware
Sebagai pelaksana personal dari system yang diusulkan adalah:
a. Operator
Bertugas mengoperasikan system yang telah dibuat meliputi proses input

data, pengeditan, pemeliharaan data, dan pembuatan laporan.

b. Teknisi
Teknisi yang diperlukan untuk memelihara perangkat keras dan perangkat

lunak yang mendukung aplikasi, merawat dari kerusakan dan merawat

perangkat keras.

V. ANALISA KELAYAKAN SISTEM

Kelayakan teknis

1. Ketersediaan teknologi yang dibutuhkan

Untuk merancang system yang baru ini dibutuhkan sarana computer dan perangkat

lunak yang sudah ada di pasaran dan secara umum sudah dimiliki oleh perusahaan-

perusahaan pada masa ini.

2. Integrasi dengan teknologi yang sudah ada
Teknologi yang sudah ada pada umumnya adalah teknologi manual sehingga relative

masih mudah untuk diganti dengan system terkomputerisasi sehingga tidak ada

masalah dengan penbgintegrasian ini. Hal ini jauh lebih sulit bila sudah ada system

terkomputerisasi lama yang sudah berjalan dan harus diintegrasi dengan system yang

baru.
3. Konversi Sistem lama ke system dengan teknologi baru
Siste lama yang dilakukan dengan cara manual seluruhnya akan dilakukan dengan

system computer.
4. Penguasaan teknologi
 Dalam system yang diusulkan untuk menangani masalah data barang ini memang

seluruhnya baru sehingga mungkin belum ada admin yang memiliki keahlian untuk

mengoperasikan system ini nantinya. Namun bisa dilakukan pendampingan dalam

masa-masa awal transisi system dan diadakan pelatihan bagi administrasi yang akan

mengoperasikan system.

Kelayakan Ekonomi

1. Biaya Pengadaan
a. Perangkat Lunak

Jenis Harga
1 Sistem Operasi Windows XP Prof Rp5,250,000.00
2 Visual Basic 6.0 Rp3,000,000.00
3 MS Office XP Rp1,800,000.00
4 SQL Server Rp2,786,000.00
Total Rp12,836,000.00

b. Perangkat keras

Jenis Harga satuan Jumlah Harga satuan

1 PC Server Rp18,400,000.00 1 Pcs Rp18,500,000.00
2 Switch Rp2,850,000.00 1 Pcs Rp2,850,000.00
Kabel +
3 Konektor Rp1.000,000.00 1 Pcs Rp1.000,000.00
Total Hardware Rp22,350,000.00
Total Pengadaan Rp35,186,000.00
 2. Analisis Biaya

Analisis Biaya Th.0 Th.1 Th.2 Th.3

I Biaya-biaya
1 Biaya Pengadaan
a. Biaya pembelian
perangkat keras 22,350,000
b. Biaya pembelian
perangkat lunak 12,836,000
Total biaya pengadaan 35,186,000
2 Biaya penerapan sistem
a. Biaya pelatihan
personel 1,000,000
b. Biaya perawatan
perangkat lunak 1,100,000 1,600,000
c. Biaya perawatan
perangkat keras 1,000,000 1,500,000 3,500,000
Total biaya penerapan 1,000,000 2,000,000 3,000,000 3,500,000
Biaya pengembagan
3 sistem
a. Biaya pemrogaman 4,100,000 - - -
 b. total biaya proyek 2,000,000 - - -
Total biaya pengembangan 6,100,000 0 0 0
Total biaya-biaya 41,286,000 2,100,000 3,100,000 3,500,000
II Manfaat berwujud
a. pengurangan biaya
operasi 1,600,000 2,400,000
b. peningkatan
informasi 2,300,000 3,300,000 3,000,000
III Manfaat tak berwujud
a. peningkatan kinerja
pegawai 4,100,000 5,000,000 5,000,000
b. peningkatan suasana
kerja 1,500,000 2,000,000 2,500,000
c. peningkatan kualitas
SDM 5,000,000 6,000,000 4,000,000
d. peningkatan citra
perusahaan 3,200,000 5,000,000 4,000,000
Total manfaat 0 17,700,000 23,700,000 18,500,000
Selisih total dan biaya (41,626,000) 15,600,000 20,700,000 15,000,000
Uji Kuantitatif Kelayakan Biaya dan Manfaat

1. Payback Periods
Metode ini digunakan untuk menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi

tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Penilaian kelayakan untuk

payback period :
BELUM BERES

Biaya tahun 0 : 41,626,000

Proceed tahun I : (15,600,000)
Sisa tahun I : 26,026,000
Proceed tahun II : (20,700,000)
Sisa tahun II : 5,326,000
Payback period = 2+ (sisa tahun 2/ proceed tahun 3)
= 2+ ( 5.,305,000 / 13,000,000 )
= 2 + 0,40
= 2,4
 Jadi pengembalian modal akan diterima pada durasi 2 tahun 4 bulan. Karena nilai

ini lebih kecil dari 3 tahun maka proyek ini dinyatakan layak.

2. Return On Investment
Metode pengembalian informasi digunakan untuk mengukur persentase manfaat

yang dihasilkan proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Adapun ROI

dari proyek diatas :

Biaya :
Biaya tahun 0 : 41,626,000
Biaya tahun I : 2,000,000
Biaya tahun II : 3,000,000
Biaya tahun III : 3,500,000
Total Biaya : 50,126,000

Manfaat
Manfaat tahun 0
Manfaat tahun I
Manfaat tahun II
Manfaat tahun III
Total Biaya
:
: 0
: 17,500,000
: 23,000,000
: 18,500,000
: 59,000,000

TotalManfaat - TotalBiaya
ROI = x 100%
TotalBiaya
59,000,000 - 50,126,000
= x 100%
50,126,000
6,874,000
= x 100% = 17,7 %
50,126,000

Karena nilai ROI di atas 0 makaproyek dinyatakan layak.

3. Net Present Value ( NPV )
NPV dihitung dengan suku bunga diskonto sebesar 10%

Nilai proceed 1 proceed 2 proceed 3

NPV = + + +
proyek ( 1+ 0,1 ) ( 1+ 0,1 ) ( 1+ 0,1 )

15,500,000 20,000,000 15,000,000

NPV = -41,626,000 + + +
1.1 1.21 1.331

NPV = -41,626,000 + 14,090,909 + 16,528,925 + 11,269,722

NPV = 263,556

Di dapat nilai NPV di atas 0, berarti proyek dinyatakan layak.