1
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
DAFTAR ISI
Halaman
COVER
Bab 1 KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN
4
LINGKUNGAN (K3LL)
1.1 Tanggung Jawab 4
1.2. Ketentuan – ketentuan K3LL 5
1.2.2. Pencegahan Kebakaran 5
1.2.3. Kesehatan Kerja 6
1.2.4. Pelatihan K3LL 6
1.3. Peralatan dan Fasilitas K3LL 6
1.4. Penanggulangan Kebakaran dan Pencemaran 8
1.4.1. Prosedur Pemadaman Kebakaran / Ledakan 8
1.4.2. Prosedur Penanganan Kebocoran Tangki LPG 10
1.4.3. Prosedur Penanganan Kecelakaan Fatal 10
1.5. Pengawasan, Pemantauan dan Pelaporan 11
1.6 Lampiran 11
Bab 2 OPERASIONAL PPP ( Penerimaan, Penyaluran, Penimbunan )
14
2.1. Operasi Penerimaan LPG Lewat Darat. 14
2.1.1. Operasi Penerimaan LPG melalui Skid Tank. 14
2.1.2. Operasi Penerimaan LPG Melalui Pipa 15
2.2. Penimbunan 16
2.3. Penyusunan Tabung Dalam Gudang 16
2.4. Pengisian, Penyaluran dan Penyerahan 17
2.4.1. Pengisian 17
2.4.1.1. Pengisian Skid Tank Untuk Agen Industri 17
2.4.1.2. Pengisian Tabung LPG 17
Bab 3 PEMELIHARAAN SARFAS SPPBE/SPPEK/SPBE/SPPBE/SPEK
19
3.1. Tugas dan Tanggung Jawab 19
3.2. Kelengkapan Dokumen 19
3.3. Pemeliharaan Peralatan Utama 20
3.3.1. Tangki Timbun dan Skid Tank 20
3.3.2. Sistem Pipa dan Filling Machine, Valve, Motor, Pompa, Kompresor gas,
21
Kompresor angin
3.3.3. Genset dan Instalasi Listrik 23
3.3.4. UPS dan Trafo 23
3.4. Pemeliharaan Peralatan Penunjang 24
3.4.1 Drive Way 24
3.4.2. Bangunan Filling Hall 24
3.4.3. Signage 24
3.4.4. Bangunan ( Kantor, Rumah Genset, Mushola ) 24
3.4.5. K3LL 25
3.4.6. Pagar dan Saluran 25
3.4.7. System WEB-SPPBE 26
3.4.8. Rambu – rambu 26
3.4.9. Pertanaman 26
3.5. Uraian 26
2
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Bab 4 ADMINISTRASI 27
4.1. Handling Tabung/Skid Tank 27
4.1.1. Penerimaan Tabung 27
4.2. Proses Seleksi Tabung 27
4.2.1. Tabung Habis Masa Uji Edar ( 5 Tahun ) 28
4.2.2. Pemeriksaan Visual 28
4.2.3. Perubahan Bentuk 28
4.2.4. Kebocoran 29
4.2.5. Berat Tabung Kosong 29
4.2.6. Hand Guard dan Footring 29
4.2.7. Pemeriksaan Rubber Seal 29
Pedoman Proses Administrasi Pembelian Isi Ulang dan Tabung Baru Bagi Agen
31
LPG
Proses administrasi Sales Order (SO), Good Issue (GI), dan Surat Jalan (dalam
31
kondisi normal)
Proses administrasi Loading Order (LO) manual dalam kondisi tidak normal (off
line) 32
3
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
BAB 1
KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA
DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN ( K3LL )
a. Memperhatikan dan mematuhi segala peraturan dan kebijakan PT PERTAMINA (PERSERO) tentang
K3LL.
b. Mengikuti seluruh instruksi tentang K3LL yang diberikan oleh Pengelola SPPBE/SPPEK/SPBE.
c. Melaporkan seluruh kecelakaan, kejadian, sumber-sumber potensial bahaya dan kerusakan peralatan pada
SPPBE/SPPEK/SPBE kepada Pengelola SPPBE/SPBE/SPPEK.
4
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
5
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Water sprinkler
Terpasang pada tangki timbun dan filling hall sebagai fasilitas untuk memadamkan atau
mendinginkan peralatan yang terkena api.
6
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
2. Alat pemadam kebakaran, merek dan jenis yang digunakan telah seusai dengan vendor list PT
PERTAMINA (PERSERO), yaitu jenis :
Alat pemadam api ringan jenis Dry Chemical Powder kapasitas 9 kg yang
ditempatkan di setiap tiang filling hall, kantor dan gudang.
Alat pemadam api beroda jenis Dry Chemical Powder kapasitas 70 kg yang
ditempatkan di dekat tangki timbun dan filling hall. (catatan : jumlah racun api
beroda tergantung luas dan sarana di SPPBE/SPBE/SPPEK)
Alat pemadam api ringan jenis CO2 untuk ruang genset atau ruang listrik.
Posisi penempatan alat pemadam kebakaran harus ditentukan sejak awal SPPBE/SPBE/SPPEK
beroperasi dan dilarang untuk dipindahkan oleh siapapun tanpa izin dari pengelola SPPBE/
SPBE/SPPEK.
Perlu dilakukan pengecekan berkala setiap 6 bulan sekali terhadap setiap alat pemadam.
7
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
4. Grounding system :
Grounding system dibuat untuk menghindari terjadinya bahaya kebakaran akibat sambaran petir dan
aliran listrik statis. Hal ini diterapkan pada tangki timbun, dispenser, generator dan sistem kelistrikan.
Semua grounding system tersebut harus di periksa setahun sekali. Besar tahanan grounding maksimum
yang dipersyaratkan adalah maksimal 7 ohm untuk sarana peralatan non listrik dan maksimal 4 ohm
untuk sarana peralatan listrik, kecuali ditentukan lain sesuai spesifikasi peralatan.
5. Perlengkapan P3K :
SPPBE/SPBE/SPPEK harus dilengkapi dengan fasilitas P3K dengan jumlah yang memadai.
8
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Apabila kebakaran berhasil dipadamkan, buat laporan kejadian di safety log book dan amankan lokasi
kejadian untuk kepentingan penyelidikan.
9
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Perhatian:
Selalu yakinkan bahwa semua benda logam panas dalam awan uap dapat didinginkan dengan cepat,
jika tidak gasnya akan terpicu kembali.
Walaupun propana dan butana tidak memiliki substansi beracun, uapnya merupakan bahaya serius
bila dihisap dalam kuantitas berlebih, karena hal tersebut mengurangi konsentrasi oksigen dibawah
16%. Penghisapan pada situasi ini akan mengakibatkan cedera serius dan bila kontinyu bisa fatal
akibatnya.
10
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
1.6. LAMPIRAN 1 :
11
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
7. Perhatikan dengan seksama apakah api benar-benar telah padam. Bila telah padam, mundurlah beberapa
langkah dan jangan langsung membelakangi api karena kemungkinan api menyala kembali (flash back)
dan akan membahayakan bagi pemakainya.
8. Bila terjadi kebakaran besar dan api tidak dapat dipadamkan dengan APAR, segera hubungi petugas PMK
terdekat.
12
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
PERINGATAN !!!
1. Jangan berdiri terlalu dekat dengan api
2. Upayakan selalu berada „diatas‟ angin (arah angin tidak berlawanan dengan pemegang alat pemadam)
3. Semburkan tepung dari pangkal api
4. Jangan terkena orang lain yang berada di dekat api
5. Segera mundur bila api tidak mati.
13
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
BAB 2
OPERASIONAL ( PENERIMAAN, PENYALURAN DAN
PENIMBUNAN )
14
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Operasi penerimaan LPG melalui pipa dari Kilang, Teminal LPG atau Depot LPG.
15
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
2.2. PENIMBUNAN.
Setiap proses penimbunan produk bulk LPG haruslah diperhatikan langkah-langkah pekerjaan yang
bersifat teknis maupun administrasi dan keamanan pekerjaan tersebut. Kegiatan proses penimbunan
produk harus didukung oleh prosedur administrasi dan teknis yang merupakan pertanggung jawaban dari
persediaan bulk LPG.
16
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
2.4.1. Pengisian
Sebelum melakukan pengisian agar diyakinkan semua peralatan dalam keadaan siap pakai.
Pengisian dilakukan kedalam tabung LPG ukuran 3 Kg, 6 kg, 12 kg dan 50 kg.
Untuk maksud itu diperlukan tahapan meliputi :
- Persiapan pengisian tabung LPG
- Proses pengisian tabung.
17
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Hal-hal yang perlu dilakukan sebelum pengisian kedalam tabung, adalah sebagai
berikut :
1. Periksa dan setting timbangan sesuai dengan ketentuan Dinas Metrologi yang
berlaku. Bila terjadi hal-hal yang mencurigakan agar dilaporkan kepada Dinas
Metrologi untuk ditera ulang.
2. Periksa seluruh fasilitas lainnya dan yakinkan bahwa fasilitas tersebut dalam
keadaan siap operasi.
3. Periksa tabung-tabung LPG lama apakah memenuhi persyaratan untuk diisi atau
tidak. Bila tidak memenuhi persyaratan, tabung dipisahkan dan selanjutnya
dikirim ke bagian teknik dan K3LL.
Catatan :
- Terhadap tabung baru, tabung ex repaired, tabung ex retested, sebelum diisi LPG harus di
vacuum.
- Timbangan harus ditera/dikalibrasi dan mendapatkan Surat TERA dari Departemen
Perdagangan cq Dinas Metrologi setempat (lihat panduan pemeliharaan sarfas)
18
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
BAB 3
PEMELIHARAAN SARFAS SPPBE/SPPEK/SPBE
3.1. Tugas dan Tanggung Jawab
Setiap pengelola SPPBE/SPPEK/SPBE wajib melaksanakan pemeliharaan secara rutin dan terjadwal.
Pemeliharaan yang baik dapat menjamin keselamatan karyawan dan pelanggan SPPBE/SPPEK/SPBE serta
terpeliharanya Citra baik PT PERTAMINA (PERSERO).
Pemeliharaan SPPBE/SPPEK/SPBE pada prinsipnya merupakan tanggung jawab pengelola. Apabila pengelola
mengabaikan pemeliharaan SPPBE/SPPEK/SPBE, maka PT PERTAMINA (PERSERO) berhak menghentikan
kegiatan operasional di SPPBE/SPPEK/SPBE.
Setiap pengelola SPPBE/SPPEK/SPBE wajib mempunyai Teknisi untuk mengetahui dengan baik cara
penggunaan dari masing-masing peralatan dan harus dapat melaksanakan petunjuk penggunaan/ pemeliharaan
rutin peralatan SPPBE/SPPEK/SPBE (manual book).
Apabila terjadi kerusakan peralatan SPPBE/SPPEK/SPBE yang tidak dapat ditangani oleh Ka.Sub. Sie Teknik
dan K3LL, pengelola harus melaporkan masalah tersebut kepada pihak yang dapat menanganinya dengan
cepat dan menempatkan nomor-nomor telepon perusahaan jasa pemeliharaan atau supplier peralatan pada
tempat yang dapat terlihat dengan jelas.
2. Laporan Kerusakan
Laporan kerusakan peralatan diisi oleh Teknisi dan dilaporkan kepada pengelola
SPPBE/SPPEK/SPBE.
19
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
7. Pemasangan tanda dan rambu peringatan (bahan standar) harus diletakkan pada lokasi yang dapat
dilihat oleh semua orang. Khusus pada kegiatan pemeliharaan dan perbaikan yang mengharuskan
terhentinya kegiatan pengisian LPG ke konsumen, tanda dan rambu diletakkan di jalan masuk menuju
area SPPBE/SPPEK/SPBE.
Pemeliharaan SPPBE bertujuan agar seluruh peralatan dan fasilitas yang ada tetap dalam kondisi prima
sehingga SPPBE/SPPEK/SPBE dapat melayani konsumen dengan baik. Pemeliharaan SPPBE/SPPEK/SPBE
secara umum dibedakan menjadi dua bagian yaitu:
1. Pemeliharaan peralatan utama.
2. Pemeliharaan peralatan penunjang.
20
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
15. Ketebalan dan Kebocoran Tiga tahun Thickness & Leak Test
16. Instrumentasi
Pastikan sensor tank gauging bekerja Setiap Bulan Cross check tank monitor Vs
dengan baik dengan dipstick di tangki
17. Fasilitas Drain Setiap Bulan
3.3.2. Sistem Pipa dan Filling Machine, Valve, Motor, Pompa, Kompresor gas,Kompresor angin
22
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
23
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
24
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
3.4.5. K3LL
25
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
3.4.8. Rambu-rambu
Periksa semua fasilitas rambu-rambu setiap hari dan perbaiki apabila terdapat kerusakan maupun
salah penempatannya.
3.4.9. Pertamanan
Periksa semua tanaman dan pastikan dalam kondisi terpelihara dan tumbuh subur.
3.5. Uraian
Secara lengkap, urutan proses dalam pemeliharaan peralatan dan fasilitas SPPBE/SPPEK/SPBE adalah:
Teknisi SPPBE/SPPEK/SPBE :
1. Menyusun jadwal pemeriksaan harian dan pemeliharaan sarana dan fasilitas SPPBE/SPPEK/SPBE. Jadwal
tersebut harus memperhitungkan kebutuhan suku cadang apabila terjadi penggantian, dan dengan
mempertimbangkan perkembangan pekerjaan pemeliharaan yang telah dilakukan sebelumnya.
2. Mengimplementasikan jadwal yang telah disusun.
3. Mencatat setiap hasil pemeliharaan pada jadwal dan apabila diperlukan, dilakukan revisi jadwal dibulan
berikutnya.
4. Membuat laporan kerusakan apabila menemukan kerusakan.
5. Mengevaluasi kerusakan dan melaporkannya kepada pengelola SPPBE/SPPEK/SPBE.
6. Memperbaiki kerusakan secara internal.
7. Menunjuk kontraktor, apabila perbaikan tidak sanggup dilakukan secara internal. Apabila dilakukan
perbaikan besar, maka harus dilaporkan ke PT PERTAMINA (PERSERO).
8. Membuat Berita Acara Pemeriksaan setelah selesai perawatan dan perbaikan.
9. Mencatat pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan dalam Kartu Riwayat Alat.
10. Melaporkan kepada pengelola SPPBE/SPPEK/SPBE bahwa perbaikan telah dilakukan 100%.
11. Menindaklanjuti laporan kerusakan maksimal 2 (dua) hari kerja.
26
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
BAB 4
ADMINISTRASI
27
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Blla terjadi penyimpangan dari syarat - syarat yang harus di pen uhi , ma ka t a bu n g t er se but tidak
boleh dilakukan proses pengisian.
4.2.3.
Perubahan Bentuk.
Penggelembungan.
Yang dimaksud dengan penggelembungan adalah penggelembungan pada dinding silinder.
Bagian-bagian yang mendapat penggelembungan dari dinding silinder harus lebih kecil dari 1 %
terhadap keliling badan tabung.
Lekuk.
Yang dimaksud dengan lekuk adalah lekuk yang tidak tajam pada permukaan bahan dan lekukan
ini tidak tembus ke dinding bagian dalam.
Kedalaman lekuk tidak melebihi 1/10 diameter lekuk dan atau diameter lekuk tidak melebihi dari
1/4 diameter tabung.
Lekuk tajam.
Yang dimaksud lekuk tajam adalah lekuk dengan lekuk bersudut tajam sedangkan permukaan
bahan tidak ditembus. Apabila lekuk terjadi sademikian rupa sehingga sebagian berada pada
sambungan las-lasan silinder, maka kedalaman lekuk tidak boleh lebih dari 6 mm.
Luka tajam.
28
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Yang dimaksud luka tajam adalah lekukan bersudut tajam dimana permukaan bahan luar dan
dalam tertembus.
Luka taj am pada sili nder harus kur ang dari 75 mm panjangnya atau tebal dinding pada lekuk
tajam tidak kurang dari 1 x tebal dinding minimum yang diperbolehkan.
Bila terjadi penyimpangan dari syarat - syarat yang harus di pen uhi , ma ka t a bu n g t er se but tidak
boleh dilakukan proses pengisian.
4.2.4.
Kebocoran.
Adanya kebocoran dalam setiap bagian dari badan silinder.
Adanya kebocoran pada leher berulir, kecuali dapat diperbaiki secara memuaskan
29
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Tabung-tabung yang telah selesai diisi sebelum diserahkan kepada Agen, dapat ditimbang
ulang menggunakan timbangan yang ditera oleh Dinas Metrologi (pelaksanaan penimbangan
dilakukan secara sampling masing masing sejumlah 10 (sepuluh) tabung setiap truk).
Tabung yang isinya kurang dikembalikan ke Filling Machine untuk ditambah isinya. Tabung
yang isinya berlebih akan diproses di mesin Evakuasi LPG.
c. Penyerahan Tabung
- Berita Acara Penyerahan Tabung (Kuantitas dan Kualitas)
Tabung yang telah dipasang Seal Cap dan Plastic Wrap atau Safety Plug dimuat kedalam
Truck Agen sambil diawasi oleh petugas SPPBE/SPPEK/SPBE untuk memastikan kesesuaian
kuantitas tabung yang dimuat dengan LO.
Setelah Truck Agen selesai dimuat tabung, Agen menerima dan menandatangani Berita
Acara Penyerahan tabung sebagai pernyataan bahwa tabung yang diterima telah baik cukup
baik secara kualitas dan kuantitas.
- Surat Jalan
Bagian Administrasi atau Gate Keeper melakukan Good Issue & membuat Surat Jalan kepada
Agen yang dapat digunakan sebagai Tanda bukti pembelian LPG dari Pertamina. Saat
penyerahan LPG, surat jalan harus dilengkapi stempel dan tanda tangan Agen (Direktur atau
yang diberi surat kuasa) selaku penerima.
30
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
PEDOMAN PROSES ADMINISTRASI PEMBELIAN ISI ULANG DAN TABUNG BARU BAGI
AGEN LPG
A. Proses administrasi Sales Order (SO), Good Issue dan Surat Jalan (dalam kondisi normal)
1 Petugas SPPBE/SPPEK/SPBE mengambil Loading Order (LO) ke Depot Filling Point/Depot Sales
Point (DFP/DSP) untuk pengisian hari tersebut dan atau hari berikutnya.
2 Petugas SPPBE/SPPEK/SPBE melakukan pengecekan mengenai kebenaran LO sesuai dengan
tempat pengambilan di tempatnya. Jika tidak sesuai, maka LO itu diserahkan kembali ke DFP/DSP.
3 Menyerahkan produk LPG kepada agen sesuai dokumen LO yang telah diperiksa oleh petugas
Administrasi.
4 Setelah dilakukan pengisian, petugas yang berwenang melakukan proses Good Issue (GI).
5 Mencetak Surat Jalan sesuai dengan jumlah tabung yang diangkut.
6 Mencatat kuantitas penyerahan produk kedalam kartu stok produk
7 Mencatat penjualan kedalam laporan harian stok produk dan secara sepuluh harian dikirimkan kepada
rendal gasdom. Untuk laporan harian dapat disampaikan melalui facsimile, sms, atau e-mail.
8 Setiap bulan melakukan pelaporan :
8.1 Membuat laporan realisasi penyerahan produk dan dikirimkan kepada Administrasi Penjualan Region Gas
Domestik.
8.2 Melakukan penagihan filling fee berdasarkan LO, dilampiri dengan Surat Jalan yang telah di stempel dan
ditandatangani (lembar Pertamina dan lembar Pihak Lain) oleh Agen kepada Administrasi Penjualan
setiap dua kali dalam sebulan.
8.3 Khusus SPPBE, melakukan penagihan transport fee berdasarkan Bukti Penyerahan Produk (BPP),
dilampiri dengan Surat Jalan yang telah di stempel dan ditandatangani (lembar Pertamina dan
lembar Pihak Lain) oleh Agen kepada Administrasi Penjualan setiap dua kali dalam sebulan
9 Mengirimkan laporan harian stok produk (FD 235)beserta lampirannya kepada Rendal Region
Gas Domestik dan Keuangan (UPMS) setiap 10 (sepuluh) hari.
10 Melakukan proses Good Receipt (GR)
11 Membuat laporan mutasi produk setiap bulan dan dikirimkan kepada administrasi penjualan.
12 Menyerahkan rekapitulasi laporan penyerahan produk dan laporan mutasi produk ke Region Gas
Domestik (Format Terlampir).
31
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Proses administrasi Loading Order (LO) manual (dalam kondisi off line)
B. Proses administrasi LO manual dalam kondisi tidak normal (off line)
1. Menerima perintah pelayanan (LO manual) dari Depot Filling Point (DFP)atau Depot Supply Point
(DSP) Region Gas Domestik.
2. Petugas SPPBE/SPPEK/SPBE melakukan pengecekan mengenai kebenaran LO manual sesuai dengan
tempat pengambilan di tempatnya. Jika tidak sesuai, maka LO manual itu diserahkan kembali ke
DFP/DSP.
3. Menyerahkan produk LPG kepada agen sesuai dokumen LO yang telah diperiksa oleh petugas
Administrasi.
4. Setelah dilakukan pengisian, petugas yang berwenang melakukan proses Good Issue (GI) setelah
kondisi sistem online.
5. Mencetak Surat Jalan manual sesuai dengan jumlah tabung yang diangkut.
6. Mencatat kuantitas penyerahan produk kedalam kartu stok produk
7. Mencatat penjualan kedalam laporan harian stok produk dan secara sepuluh harian dikirimkan kepada
rendal gasdom. Untuk laporan harian dapat disampaikan melalui facsimile, sms, atau e-mail.
8. Setiap bulan melakukan pelaporan :
a. Membuat laporan realisasi penyerahan produk dan dikirimkan kepada Administrasi Penjualan
Region Gas Domestik.
b. Melakukan penagihan filling fee berdasarkan LO, dilampiri dengan Surat Jalan yang telah di
stempel dan ditandatangani (lembar Pertamina dan lembar Pihak Lain) oleh Agen kepada
Administrasi Penjualan setiap dua kali dalam sebulan.
c. Khusus SPPBE, melakukan penagihan transport fee berdasarkan Bukti Penyerahan Produk
(BPP), dilampiri dengan Surat Jalan yang telah di stempel dan ditandatangani (lembar
Pertamina dan lembar Pihak Lain) oleh Agen kepada Administrasi Penjualan setiap dua kali
dalam sebulan
9. Mengirimkan laporan harian stok produk (FD 235)beserta lampirannya kepada Rendal Region
Gas Domestik dan Keuangan (UPMS) setiap 10 (sepuluh) hari.
10. Melakukan proses Good Receipt (GR)
11. Membuat laporan mutasi produk setiap bulan dan dikirimkan kepada administrasi penjualan.
12. Menyerahkan rekapitulasi laporan penyerahan produk dan laporan mutasi produk ke Region Gas
Domestik (Format Terlampir).
Administrasi penyerahan produk dari Depot LPG FP ke Stasiun pengisian LPG Swasta
1. Membuat Purchase Order (PO) secara MySAP ditempat depot FP terdekat.
2. Membuat bukti penyerahan produk (BPP) 4 (empat) rangkap via MySAP berdasarkan PO, kapasitas
angkut dan skid tank SPPBE di lokasi terdekat yang memungkinkan pengaksesan MySAP.
32
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Administrasi penyerahan produk dari Depot LPG FP ke Stasiun pengisian LPG Swasta (kondisi offline)
1. Membuat Purchase Order (PO) secara SAP ditempat terdekat (UPMS), jika offline-nya MySAP hanya
terjadi di lokasi tertentu. Jika tidak memungkinkan atau server MySAP down secara keseluruhan, PO
dibuat secara manual dan dikirimkan ke operasi (penyaluran).
2. Membuat bukti penyerahan produk (BPP) 4 (empat) rangkap via MySAP berdasarkan PO, kapasitas
angkut dan skid tank SPPBE di lokasi terdekat yang memungkinkan pengaksesan MySAP. Jika tidak
memungkinkan, pembuatan BPP dilakukan secara manual.
3. Mempersiapkan volume produk sesuai dengan informasi dalam BPP.
4. Melakukan penyerahan produk dan merekap No. BPP yang sudah dikeluarkan.
5. Mendistribusikan dokumen dan produk :
a. Kepada SPPBE: BPP lembar ke-1 dan ke-2 dan produk yang dikirim ke SPPBE
b. Kepada analis rendal : BPP lembar ke-3
c. BPP lembar ke – 4 disimpan sebagai file
6. Mencatat volume produk yang dikirim pada buku catatan mutasi produk (log book)
7. Jika system MySAP sudah dapat berfungsi kembali :
8. Analis rendal membuat SO yang belum dibuat karena offline-nya SAP berdasarkan SO manual
9. Operasi membuat BPP untuk SO tersebut berdasarkan rekapitulasi BPP manual
10. Operasi melakukan Goods Issue dengan memperhatikan catatan jumlah LPG yang sudah disalurkan
11. Analis rendal menginformasikan kepada SPPBE untuk melakukan goods receipt yang tertunda
berdasarkan no. BPP yang sudah dilakukan goods issue oleh operasi.
33
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
BAB 5
SUMBER DAYA MANUSIA
5.1. Umum
Sumber Daya Manusia merupakan faktor utama yang menjamin kelancaran aspek operasional maupun Non-
operasional di SPPBE/SPPEK/SPBE, SPPBE, maupun SPPEK. Oleh karena itu diperlukan penanganan
proses/aktivitas SDM yang baik untuk mendapatkan SDM handal, yang mampu menghasilkan kinerja dan
pelayanan yang prima.
Kepala SPPBE/SPPEK/SPBE
- Gate Keeper
34
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
a. Kepala SPPBE/SPPEK/SPBE
Kualifikasi
Minimal lulusan D3
Usia saat diterima min 25 tahun maksimum 45 tahun
Diutamakan memiliki pengalaman min 3 tahun di bidang bisnis Retail
Memiliki jiwa kepemimpinan, ulet dan bertanggung jawab
Dapat membuat keputusan dalam waktu yang cepat dan tepat
Memiliki sifat tegas, jujur, teliti dan integritas yang tinggi terhadap pekerjaan
Mampu bekerja dibawah tekanan
Mampu mengkoordinasikan dan memotivasi bawahan
Memiliki wawasan yang luas dalam bisnis LPG
35
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Mampu mengoperasikan komputer dan peralatan pendukungnya (printer, scanner) dengan
software-software pengolahan data antara lain:
a. Microsoft Excel
b. Microsoft Word
Mengerti dan mampu mengoperasikan komputer yang terhubung dengan jaringan lokal (LAN)
dan jaringan komputer luas (Wide Area Network – WAN) dengan software-software Electronic
Mail, Internet dan software sejenis lainnya.
Sehat jasmani dan rohani.
Bebas narkoba (NAPZA)
36
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
37
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
38
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
39
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
j. Teknisi
Kualifikasi
Minimal lulusan SMK jurusan Teknik Industri
Lulus proses pelatihan operator SPPBE/SPPEK/SPBE oleh PT PERTAMINA (PERSERO)
Usia pada saat penerimaan minimal 18 tahun dan max. 35 tahun
Diutamakan memiliki pengalaman dalam bidang sejenis
Memiliki pengetahuan praktis di bidang teknikal
Memiliki kepribadian ( ramah dan sopan ) dan penampilan menarik
40
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Displin
Siap bekerja dengan sistem kerja shift
Mampu berkomunikasi dengan baik
Memiliki sifat tanggap, sigap serta kesadaran akan keselamatan kerja
Sehat jasmani dan rohani
Bebas Narkoba ( NAPZA )
41
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
b. Informasi Umum
Menguasai informasi umum tentang sarana dan fasilitas umum disekitar lokasi
SPPBE/SPPEK/SPBE yang diperlukan agen antara lain SPPBE/SPPEK/SPBE PT
PERTAMINA (PERSERO) terdekat, peta arah jalan/lalu lintas.
c. Penampilan
Penampilan yang baik akan menimbulkan kesan pertama yang positif dalam diri agen,
penampilan yang baik dapat dideskripsikan sebagai berikut:
a. Pekerja memakai seragam dan bersepatu yang telah ditentukan, bersih dan rapi.
b. Selalu menjaga kebersihan jasmani dan rohani.
c. Selalu bersikap ramah, sopan dan jujur
d. Rambut dipangkas pendek (untuk pria) dan diikat (untuk wanita)
l. Sekuriti
Kualifikasi
Minimal lulusan SMU atau sederajat
Memiliki pengetahuan dan kemampuan dalam bidang pengamanan
Diutamakan memiliki pengalaman dalam bidang sejenis.
Memiliki sifat jujur, teliti dan integritas yang tinggi terhadap pekerjaan
Memiliki sertifikat pelatihan sekuriti dari Kepolisian Republik Indonesia.
Sehat jasmani dan rohani
Disiplin
42
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
Bebas Narkoba (NAPZA)
43
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
i. Recruitment
Pengadaan tenaga kerja untuk setiap SPPBE/SPPEK/SPBE dilakukan langsung oleh pemilik
SPPBE dengan melaksanakan test yang diperlukan (psikotest,wawancara).
Untuk SPPBE/SPPEK/SPBE Patra Trading, pemenuhan kebutuhan SDM dapat melalui agen
tersebut namun dapat juga yang melakukan perekrutan sendiri.
ii. Training
Sangat perlu dalam modul training pada tiap frontliners adalah penyebarluasan pemahaman bahwa
pekerjaan melayani adalah hal yang membanggakan dan dapat menyenangkan, bukan hal yang
rendah dalam keterpaksaan. (“We proud to serve”), karenanya pada training awal selain dilakukan
magang ke SPPBE/SPPEK/SPBE lain, sebaiknya ada sesi magang pada kegiatan bisnis yang
mempunyai pengisian yang besar
Jenis Pelatihan 1 2 3 4 5 6
Pengetahuan Produk
Pengetahuan pemeriksaan Kualitas visual
Pengetahuan pelaksanaan peneriman,
penimbunan, dan penjualan
Pengetahuan arus minyak
Pengetahuan operasional Filling Point dan
genset
Pengetahuan Kelistrikan
Penanggulangan dan pemadaman
kebakaran
Administrasi keuangan
Pelatihan Komputer
Penggunaan tank monitor
44
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
45
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
vii. Reward
Untuk meningkatkan motivasi karyawan dalam melakukan pekerjaannya dan service excellence,
maka untuk karyawan yang dinilai memiliki kinerja paling baik dalam bentuk total point tertinggi
dari kriteria-kriteria yang dinilai, diberikan reward oleh pengelola SPPBE/SPPEK/SPBE berupa
penganugerahan gelar Employee of The Month (EOTM) setiap bulan atau berdasarkan
kesepakatan bersama (nama program dapat disesuaikan), dimana kepada EOTM ini akan diberikan
surat/sertifikat penghargaan dan uang sesuai dengan kemampuan SPPBE/SPPEK/SPBE.
Penunjukan EOTM ini didasarkan pada kriteria-kriteria sebagai berikut:
- Kualitas Pekerjaan
- Hubungan antar individu
- Kehandalan Kerja
- Sikap dan Perilaku
- Inisiatif
- Jumlah Absensi, Keterlambatan, Sakit/bulan
- Prestasi kerja yang lainnya (bila ada)
5.3.2. Penjelasan
Proses Recruitment
1. Surat Lamaran
Pelamar harus mengirimkan surat lamaran dengan lampiran-lampiran sebagai berikut:
Data Pribadi (CV)
Fotokopi KTP
Ijazah Terakhir
Pas Foto terbaru
Surat Keterangan Dokter yang menyatakan berbadan sehat dan bebas narkoba.
Surat Lamaran beserta lampiran tersebut harus dimasukkan kedalam amplop coklat, dengan alamat
SPPBE/SPPEK/SPBE yang bersangkutan.
2. Agen Tenaga Kerja
Agen ini ditunjuk langsung oleh Pengelola SPPBE/SPPEK/SPBE/PT PERTAMINA
(PERSERO), umumnya menyediakan tenaga kerja untuk posisi Operator dan staff
46
PT PERTAMINA ( PERSERO )
Direktorat Pemasaran dan Niaga
4. Pengisian Formulir
Formulir yang wajib diisi oleh tiap pelamar yang berisi:
a. Data pribadi pelamar (Nama; Alamat rumah yang sesuai dengan KTP dan yang cepat
dihubungi, Tanggal Lahir sesuai KTP)
b. Pengalaman Kerja beserta lampiran bukti dari perusahaan tersebut.
c. Penyakit berat yang pernah diderita
d. Referensi
e. Riwayat pendidikan
5. Tes Seleksi
a. Psikotest
(bekerjasama dengan lembaga Psikologi setempat)
b. Tes tertulis
c. Wawancara
Tips :
Pewawancara harus jeli dalam mengidentifikasi perbuatan dan perkataan pelamar yang
diwawancarai khususnya untuk mengetahui integritas pelamar, tetapi
Jangan mengambil keputusan hanya berdasarkan kesan pertama terhadap pelamar.
Amati indikasi-indikasi yang timbul baik dari perkataan, perbuatan si pelamar
Pewawancara harus telah membaca catatan yang ada dalam formulir pelamar
Pewawancara tidak mengajukan pertanyaan yang bersifat SARA.
Pewawancara tidak boleh mendominasi proses wawancara.
Pertanyaan yang diberikan oleh pewawancara harus relevan dengan yang akan digali dari
pelamar, sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan
47