PETUNTUK PENGISIAN APLIKASI GIZI

DI JAWA TIMUR
Aplikasi gizi yang digunakan di Provinsi Jawa Timur menggunakan aplikasi yang sangat familiar
di masyarakat awam, yaitu berbasis excel. Program Excel ini dipilih karena hampir semua pengguna
aplikasi ini mulai dari bidan di desa, petugas gizi puskesmas maupun pengelola data gizi di kabupaten/kota
sudah mengenal tentang program yang menggunakan excel.

Aplikasi yang digunakan saat ini dilakukan secara berjenjang, yaitu mulai Posyandu, Desa,
Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, sehingga file yang digunakan juga terdiri dari 4 file,
yaitu :

- Aplikasi Satu Posyandu ( ASP ) untuk Bidan di Desa

- Aplikasi Posyandu Rekap ( APR ), sebagai rekapan dari ASP. File ini juga oleh Bidan
- Aplikasi PGZ. File ini yang mengisi adalah Petugas Gizi Puskesmas
- Aplikasi GZ. File ini yang mengisi Penanggungjawab Program Gizi Kabupaten/Kota

Untuk memudahkan pengisian dari masing-masing aplikasi, maka dibutuhkan penjelasan cara
pengisian yang benar, sehingga diharapkan dapat mengurangi terjadinya human error.

KETENTUAN UMUM :
Sebelum menggunakan aplikasi ini sangat diharapkan agar pengguna melakukan Back-Up dari
file aslinya dan ditempatkan di tempat khusus. Jika mau menggunakan untuk pengisian data, silakan untuk
mengcopy ke folder lain yang sudah disiapkan. Jangan melakukan pengisian data pada file aslinya, supaya
bisa betul-betul jadi file masternya. Selanjutnya, pada saat melakukan pengisian data (terutama ASP )
disarankan untuk tidak membuka file lebih dari 1 (kecuali pada saat mengcopy data dari file lain). Ini
dimaksudkan untuk menghindari terjadinya keadaan yang stagnan ( Not Responding ).

Pada saat proses entry data berlangsung, pengguna diharapkan memperhatikan respos dari
computer. Jika computer masih butuh waktu sejenak untuk memproses suatu perintah, maka jangan
memaksakan untuk melakukan perintah yang lain, lebih baik menunggu sebentar supaya computer sudah
ready. Sebab jika dipaksakan untuk melakukan perintah yang lain, maka bisa terjadi “Not Responding”.

Untuk pengisian masing-masing file, di bawah ini akan dijelaskan secara lebih rinci dari 4 file
yang ada :

A. File ASP (Aplikasi Satu Posyandu )

Pengisian ASP dilakukan mulai dari Bulan Januari setiap tahunnya. Akan tetapi ada beberapa data
dari tahun sebelumnya ( Bulan November dan Desember) yang perlu dimasukkan, karena diperlukan
untuk menentukan status N atau T atau 2T balita pada bulan Januari. Di bawah ini dijelaskan 2 tahap
dalam pengisian data di ASP, yaitu tahap pemindahan data dari APR Lama dan tahap Pengisian data
di ASP.
TAHAP PEMINDAHAN DATA DARI APR LAMA

- Ambil file APR dari tahun sebelumnya. Pastikan file ini sudah di back-up.
- Selanjutnya cari balita yang pada bulan Januari sudah berumur lebih dari 60 bulan di setiap
posyandu ( P1, P2, P3, dst )
- Balita-balita tersebut harus didelete (delete row)
- Urutkan kembali nomor balita di kolom M dari setiap posyandu.
- Selanjutnya mulai mengcopy ke file baru (ASP), yang ada di 4 tempat.
- Siapkan file ASP untuk Posyandu yang pertama, dengan cara mengcopykan (Save As) dari file
master ASP. Nama filenya disarankan ASP_ diikuti dengan nama posyandu pertama. Ada 4 bagian
yang dicopy, yaitu :
- Bag 1 : Blok cell A9 sd O, kebawah sampai data terakhir dari P1 di APR lama, klik Copy. Buka ASP,
buka sheet P1, tempatkan cursor di A9, lalu “PASTE VALUE”
- Bag 2 : Buka APR lama, blok cell S9 sd U9 ke bawah sp data terakhir, klik copy, buka ASP sheet P1,
tempatkan cursor di AB9, lalu “PASTE VALUE”
- Bag 3 : Buka APR lama, blok cell BQ9 sd BR9 ke bawah sp data terakhir, klik copy, buka ASP sheet
P1, tempatkan cursor di AE9, lalu “PASTE VALUE”
- Bag 4 : Buka APR lama, blok cell BT9 sd BU9 ke bawah sp data terakhir, klik copy, buka ASP sheet
P1, tempatkan cursor di AG9, lalu “PASTE VALUE”
- PROSES PEMINDAHAN DATA SELESAI.

TAHAP PENGISIAN DATA DI ASP

Pengisian data di sheet “START” :

1. Isilah Kode Provinsi (cell D3) dengan angka 35

2. Isilah Kode Kab/Kota (cell F3), sesuai dengan kab/kota masing-masing
3. Isilah Kode Kecamatan (cell H3) dengan kode kecamatan sesuai DUKCAPIL (spt yang di NIK)
4. Isilah Nama Desa (cell E5) sesuai Nama Desanya
5. Isilah Tahun (cell H5) sesuai dengan tahun ini
6. Isilah Bulan (cell E6) sesuai dengan kebutuhan

Pengisian di sheet “P1” :

1. Kolom A, B, C sudah terisi secara otomatis. Jika ada balita pendatang dari kecamatan lain, maka
kolom tersebut harus diisi (ditindas) dengan kode wilayah 6 digit awal sesuai dengan NIKnya.
2. Kolom Anak Ke… (sudah jelas)
3. Kolom BB lahir. Kolom ini “HARUS” diisi sesuai dengan riilnya. Bila tidak ada boleh diisi dengan
data sementara, misalnya 3 atau 2,9.
4. Kolom PB lahir. Kolom ini juga “HARUS” diisi sesuai dengan riilnya. Bila tidak ada boleh diisi
dengan data sementara, misalnya 49 atau 50.
5. Kolom NIK. Kolom ini “HARUS” diisi dengan 1 atau 2 digit, yaitu digit terakhir dari NIKnya. Jika
balita tersebut belum punya NIK, maka harus diisi dengan data dummy (sementara), yaitu angka
antara 20 s/d 99. Penulisan ini harus berurut dan hanya untuk balita yang benar-benar belum
mempunyai NIK, supaya sebarannya merata dan menghindari NIK yang double.
6. Kolom Buku KIA, diisi angka 1 bila punya buku KIA dan dikosongi bila tidak punya buku KIA.
7. Kolom Nama Ortu, RT, RW, Nama Posyandu (sudah jelas)
8. Kolom Nomor Urut diisi dengan nomor urut balita, jangan sampai ada nomor urut yang lompat
atau double.
9. Kolom Tanggal Pengukuran. Diisi dengan tanggal penimbangan di posyandu tersebut sesuai
dengan bulannya. Cara pengisiannya dimulai dengan mengisikan tanggal penimbangan di Bulan
Januari, yaitu di cell P8. Jika di P8 sudah diisi maka secara otomatis akan terisi tanggalnya di
semua bulan. Jika di bulan berikutnya berbeda tanggalnya, maka bisa diisikan di baris 8 sesuai
dengan bulannya, maka yang bagian bawah akan secara otomatis akan mengikuti. Jika ada balita
(terutama bayi baru lahir) yang penimbangannya setelah tanggal penimbangan di posyandu
tersebut, maka tanggal penimbangan bayi/balita tersebut bisa diisi (ditindas) dengan tanggal riil
yang bersangkutan ditimbang.
10. Kolom Tanggal Lahir, diisi dengan tanggal (1 atau 2 digit), bulan (1 atau 2 digit) dan tahun (2 digit).
Penulisan tahun “TIDAK BOLEH” diisi dengan 4 digit.
11. Kolom Bulan Pertama Kali Ditimbang, diisi kapan balita tersebut dicatat dan mengikuti
penimbangan pertama kali di posyandu tersebut. Apabila balita tersebut sudah pernah ditimbang
pada tahun sebelumnya (balita lama), maka kolom tersebut dikosongi saja.
12. Kolom IMD, diisi dengan angka 1 bila balita tersebut dilakukan IMD. Untuk balita yang lama
(sudah mengikuti posyandu sebelum tahun ini), maka kolom ini tidak perlu diisi.
13. Kolom UMUR, sudah diisi secara otomatis, mulai bulan januari sampai dengan Desember. Apabila
ada balita yang pindah tempat, atau meninggal dunia, maka kolom umur di bulan di bulan
tersebut diisi dengan angka diatas angka 60 (diluluskan)
14. Kolom BB, diisi dengan satuan KG dan 1 angka dibelakang koma.
15. Komol TB, diisi dengan satuan cm dan 1 angka di belakang koma.
16. Kolom Umur pada bulan Februari dan Agustus, akan secara otomatis diberi warna sesuai dengan
kelompok umurnya. Umur 0-5 bulan berwarna kuning, tandanya yang bersangkutan harus
ditanya tentang ASI-Eksklusif. Umur 7-11 bulan berwarna biru, tandanya yang bersangkutan
harus diberi kapsul Vit.A biru. Umur 12-60 bulan berwarna merah, tandanya yang bersangkutan
harus diberi kapsul Vit.A warna merah. Khusus umur 6 bulan, diberi 2 perlakuan, yaitu ditanya
ASI-Eksklusif dan diberi kapsul Vit.A biru.
17. Kolom Status Pertumbuhan, akan secara otomatis terisi dengan N / T / O / B.
18. Khusus untuk kab/kota yang melaksanakan kegiatan EMODEMO, maka perlu mengisi data di
baris 3 dan 4 sesuai dengan bulannya. Hanya ada 2 data yang perlu diisikan, yaitu di baris 3 diisi
modul Emodemo ke berapa dan baris 4 diisi dengan jumlah peserta yang mengikuti emodemo
tersebut. Contoh : Pada bulan januari posyandu tersebut melaksanakan emodemo modul ke 3
(Ikatan Ibu dan Anak) dengan jumlah peserta 25, maka pada cell AM3 di sheet P1 diisi dengan 3
dan di cell AM4 diisi dengan 25. Untuk bulan-bulan selanjutnya, sudah disesuaikan kotak
isiannya.
B. File APR (Aplikasi Posyandu Rekap)
File APR ini digunakan untuk tingkat Desa, yang terdiri dari beberapa posyandu. Di file ini
disediakan tempat untuk 10 posyandu. Jika satu desa jumlah posyandunya lebih dari 10, maka perlu
membuat lebih dari 1 file APR, atau menggabungkan 2 posyandu dalam 1 sheet.
File APR diisi dari data ASP (Aplikasi Satu Posyandu) dengan cara “COPY-PASTE”, langkah-
langkahnya sebagai berikut :
1. Buka File APR
2. Buka File ASP Posyandu Pertama, buka sheet P1, blok cell A9 ke kanan sampai data BB yang diisi
terakhir, kebawah sampai data terakhir. Selanjutnya klik copy. Khusus untuk kab/kota yang
melakukan kegiatan emodemo, maka ditambah mengcopy data emodemo (baris 3 dan 4) ke
tempat yang sesuai di sheet P1, P2, P3 dst di file APR.
3. Buka File ARP, buka sheet P1, tempatkan cursor di cell A9, lalu “PASTE VALUE”
4. Buka File ASP Posyandu pertama, klik close tanpa disimpan.
5. Lakukan langkah 2-4 untuk ASP Posyandu ke 2, ke 3 dst. Yang ditempatkan di P1, P2, P3 dst di
APR Desa tersebut.
6. Proses di atas dilakukan setiap bulan.

C. File PGZ (Aplikasi untuk Puskesmas)

File PGZ ini hampir sama dengan file yang dipakai tahun sebelumnya. Bedanya hanya pada
penambahan variable Emodemo dan beberapa perbaikan pada rumus-rumusnya. Sebelum
mengisikan data dari APR, hendaknya terlebih dahulu mengisi data sasaran yang ada di sheet
“SASARAN”. Untuk pengisian data bulanannya dengan mengcopykan data dari APR (sheet SKDN),
mengisi variable yang belum termuat di APR dan mengisi data Gizi Buruk by-name.

1. Mengcopy data dari APR, dengan langkah-langkah sebagai berikut :

- Buka File PGZ
- Buka File APR Desa pertama, buka sheet SKDN. Blok data yang akan dicopy. Misalkan kita akan
mengcopy data bulan JANUARI, maka blok cell G6 s/d G171, klik copy
- Buka File PGZ, buka sheet “1”. Letakkan cursor di cell F12, lalu “PASTE VALUE”
- Ulangi langkah-langkah diatas untuk Desa ke 2 , desa ke 3, dst ke PGZ sheet bulan yang sesuai.
2. Mengisi Variabel Tambahan
- Data yang tidak berkaitan dengan balita, harus dientrykan secara manual di PGZ, yaitu di sheet
yang sesuai dengan bulannya. Pengisian variable tambahan ini dilakukan di baris ke 178, mulai
kolom F (sesuai dengan desanya)
- Jumlah Desa yang disediakan tempatnya sebanyak 29 desa.
3. Mengisi Data Gizi Buruk By-name
- Kasus Gizi Buruk yang ada tanda-tanda klinis dientrykan secara individu (by-name) kedalam
sheet “NAMA_GB”.
- Di sheet ini, tersedia sebanyak 100 balita gizi buruk.
- Hasil data yang dientrykan di sheet NAMA_GB ini akan di link-kan ke sheet “KE_KAB”
D. File GZ (Aplikasi untuk Dinkes Kab/Kota)
File GZ, juga hamper sama dengan Fale GZ tahun sebelumnya. Sumber data yang dimasukkan
ke File GZ berasal dari File PGZ dari masing-masing puskesmas. Sebelum memindahkan (copy) dari
PGZ, terlebih dahulu mengisi data sasaran di sheet “SASARAN”. Selanjutnya proses pengisian data
bulanannya dilakukan dengan cara sebagai berikut :

- Buka File GZ
- Buka File PGZ, buka sheet “KE_KAB”
- Blok cell D9 ke kanan s/d HP9 (warna kuning) ke bawah sampai data bulan terakhir, klik copy.
- Buka File GZ, buka sheet PER_PUSK
- Cari nama puskesmasnya (sesuai dengan no urut di kab/kota).
- Jika sudah ketemu, letakkan cursor di kolom sebelah kanan nama puskesmas
- Klik “PASTE VALUE”
- Lakukan langkah di atas untuk setiap puskesmas yang ada.