13 Tugas Dan Tanggung Jawab Staff Administrasi Produksi
13 Tugas Dan Tanggung Jawab Staff Administrasi Produksi
Produksi
Motorisblog.com – Tanggung Jawab Staff Administrasi. Salah satu jabatan di
perusahaan industri (pabrik) adalah staff administrasi produksi atau yang sering di
sebut admin. Tugas dan tanggung jawabnya adalah mengolah data dari bahan baku
hingga barang jadi.
Karena pengalaman administrasi saya di industri kabel besar (kabel instalasi PLN),
maka yang akan saya gambarkan di sini adalah pekerjaan administrasi produksi
pabrik kabel. Namun begitu, secara garis besar, pekerjaan administrasi memiliki
banyak kesamaan pada jenis industri / usaha apa pun.
Pekerjaan pertama saat masuk kantor adalah menarik data manual dari operator
produksi. Biasanya berkas laporan sudah di kumpulkan oleh supervisor bagian
masing-masing. Anda tinggal merapikan saja supaya lebih mudah dalam proses
input data ke komputer.
Di tempat kerja saya dulu, laporan kerja operator di namakan LPP (Lembar Proses
Produksi)
2. Memproses data
Setelah semua berkas manual terkumpul dan rapi, selanjutnya Anda input data ke
dalam komputer.
Cara input data berbeda-beda sesuai dengan software yang di pakai oleh masing-
masing perusahaan. Ada yang menggunakan MS.Excel, dan banyak juga yang
menggunakan software khusus untuk olah data administrasi.
Biasanya, pihak perusahaan memiliki pedoman target hasil produksi untuk tiap-tiap
mesin. Pahami standar kecepatan mesin dengan standar hasil produksi per satuan
waktu tertentu. Misalnya, berapa unit hasil produksi perjam.
Dari formula yang sedemikian rupa di dalam database administrasi, Anda akan
secara otomatis mengetahui konversi bahan baku dibanding hasil produkai dan
scrap. Perlu di perhatikan bahwa total bahan baku yang di keluarkan harus sesuai
dengan hasil produksi yang di dapat di tambah sampah produksi.
Namun begitu, biasanya ada angka toleransi untuk total hasil produksi. Misalnya,
hasil produksi ditambah sampah harus mencapai 97,5% dari total bahan baku yang
di keluarkan. Disamping itu, jumlah sampah juga ada batasan maksimalnya,
misalnya maksimal 2,5% dari hasil produksi.
Selain hanya memproses data, seorang staff administrasi juga harus aktif memantau
proses produksi, terutama jika terjadi masalah yang tidak sesuai dengan poin nomor
2 di atas.
Jika terdapat masalah sehingga target nomor 2 tidak tercapai, maka segera
koordinasikan hal tersebut dengan operator dan supervisor yang terkait.
Setelah selesai memproses data, selanjutnya Anda harus membuat laporan harian
sesuai dengan poin nomor 2 di atas. Konsentrasi dari laporan harian itu sendiri
adalah untuk evaluasi agar target bulanan dapat tercapai.
Bentuk dari laporan harian biasanya berupa tabel dan grafik. Grafik yang disajikan
adalah hasil produksi dari tanggal satu bulan berjalan hingga hari tersebut. Dengan
adanya grafik, maka penerima laporan akan dengan mudah memantau dan
mengevaluasi kenaikan dan penurunan hasil produksi perhari.
Selain memproses data hasil produksi, Anda juga bertugas menyusun jadwal kerja
operator produksi (jika perusahaan menerapkan sistem kerja shift).
Penyusunan jadwal kerja dilakukan seminggu sekali, yaitu pada hari Sabtu. Selain
penyusunan jadwal rutin, pada suatu kondisi tertentu Anda juga harus merubah
jadwal yang sedang berjalan. Misalnya pada saat ada operator di salah satu shift
yang tidak masuk kerja, maka diperlukan sistem long shift pada 2 operator yang
lain. Hal itu di tujukan untuk memastikan proses produksi tetap berjalan dengan
efektif.
Pada saat-saat tertentu, misalnya seperti pada kasus nomor 5, Anda harus
memastikan bahwa tugas lembur berjalan dengan efektif. Selain itu, sering juga
perusahaan memberi tugas kerja lembur pada saat ada produk urgent yang harus
segera di selesaikan. Dan di situlah peran Anda sebagai mediator antara perintah
perusahaan dan operator produksi.
Pada saat perusahaan mendapat tender, berkas order produksi akan masuk melalui
departemen PPIC (Product Planning and Inventory Control). Staff PPIC akan segera
membuat berkas order produksi untuk kemudian di serahkan pada departement
produksi.
Setelah Anda menerima berkas order dari Dept.PPIC, langkah selanjutnya Anda
membuat permintaan bahan baku untuk diserahkan pada bagian Inventory.
Buatlah permintaan bahan baku sesuai kebutuhan yang di dasarkan pada pedoman
konversi hasil produksi.
Selanjutnya, jika ada sisa bahan baku dari proses produksi, Anda harus
mengembalikannya (retur) pada Dept.Inventory. Selain itu, retur juga diperlukan
saat ada bahan baku yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.
Salah satu tujuan retur adalah untuk menghindari kemungkinan selisih perhitungan
pada hasil produksi. Selain itu, melakukan retur juga untuk menjaga kapasitas
gudang agar tidak di penuhi dengan barang-barang yang tidak terlalu penting.
Stock opname adalah menghitung fisik barang untuk di sesuaikan dengan data
tertulis. Fisik barang yang di hitung adalah hasil produksi, sampah produksi, sisa
bahan bahan baku, dan produk yang sedang dalam proses produksi.
Jika ada ketidak sesuaian antara fisik dengan data, maka tugas Andalah untuk
melacaknya.
10. Membuat laporan bulanan serta melakukan evaluasi hasil produksi
Laporan bulanan adalah laporan hasil produksi selama 1 bulan terakhir. Pada
dasarnya laporan bulanan adalah sama dengan laporan harian. Isi dari laporan
bulanan adalah tabel data harian dan grafik dalam tahun berjalan.
11. Membuat laporan akhir tahun serta melakukan evaluasi hasil produksi
Sama seperti laporan harian dan laporan bulanan, laporan tahunan juga merupakan
tabel hasil produksi dan grafik selama satu tahun terakhir.
12. Menyiapkan berkas serta membantu proses (verifikasi) ISO dan SPM
Standar pengarsipan secara dasar adalah rapi. Kerapihan tersebut dimaksudkan agar
Anda akan mudah melacaknya jika suatu hari data tersebut dibutuhkan.
Selain itu, Anda sebagai staff juga wajib menjaga kerahasiaan data perusahaan.
Karena itu maka Anda harus mengarsipkan data secara aman.
***