LAPORAN On The Job Training (OJT)

DISUSUN OLEH:

DESHAR DIMAS AVINDRA

173141914111019

Dosen Pembimbing:

Dr. Kariyoto, SE .,MM ., Ak

AKUNTANSI TERAPAN

PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG

2019
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
DAFTAR ISI ............................................................................................................ i
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. iii
DAFTAR TABEL .................................................................................................. iv
KATA PENGANTAR ............................................................................................ v
BAB I ...................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN .................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang .............................................................................................. 1

1.2 Tujuan ............................................................................................................ 2

1.3 Manfaat .......................................................................................................... 2

BAB II ..................................................................................................................... 4
GAMBARAN UMUM ........................................................................................... 4
2.1 Profil Perusahaan ........................................................................................... 4

2.1.1 Sejarah Singkat PT PPI (Persero) Cabang Malang ........................... 4

Gambar 2.1 : Stock Point of ITC ........................................................................... 4
Sumber: PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ................................................... 4
2.1 Kegiatan Usaha .............................................................................................. 5

2.2 Visi Misi Perusahaan ..................................................................................... 6

2.3 Logo .............................................................................................................. 7

2.4 Struktur Organisasi ....................................................................................... 8

2.5 Tugas dan Fungsi PT PPI (Persero) cabang Malang .................................... 9

BAB III ................................................................................................................. 12

PELAKSANAAN ON THE JOB TRAINING ....................................................... 12
3.1 Tempat dan Waktu Pelaksanaan ............................................................. 12

3.2 Kegiatan On the Job Training ................................................................ 12

3.2.1 Deskripsi On the Job Training............................................................. 13

3.2.2 Kendala yang dihadapi selama On the Job Training .......................... 19

i
 3.2.3 Solusi Terhadap Kendala yang Terjadi ............................................... 19
3.3 Masalah pada Kantor yang akan diangkat Judul TA ................................... 20

BAB IV ................................................................................................................. 21
PENUTUP ............................................................................................................. 21
4.1 Kesimpulan .................................................................................................. 21

4.2 Saran ............................................................................................................ 21

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 23

ii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 : Stock Point of ITC ........................................................................... 4

Gambar 2.2 : Logo PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (persero) .................... 7
Gambar 2.3 : Struktur Organisasi PT Perusahaan Perdagangan Indonesia
(persero) .................................................................................................................. 8
Gambar 3.4 : Mencatat LPB pada buku register .................................................. 14
Gambar 3.5 : Contoh Surat Persetujuan Pnjualan (SPP) ..................................... 15
Gambar 3.6 : Pasar murah PT. PPI cab. Malang ................................................. 16
Gambar 3.7 : Membuat Laporan Monitoring Gerakan Stabilitas Harga Pangan
(GSHP) .................................................................................................................. 16
Gambar 3.8 : Mengisi kartu persediaan bagian gudang berdasarkan Delivery
Order (DO) ........................................................................................................... 18

iii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1 : Kegiatan Bagian Pembelian ................................................................... 12

Tabel 2 : Kegiatan Bagian Penjualan .................................................................... 13
Tabel 3 : Kegiatan Bagian Persediaan .................................................................. 13

iv
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya yang
begitu besar sehingga penulis dapat menjalankan dan menyelesaikan On The Job
Training (OJT) di CV. Aneka Grafika dengan baik dan lancar. Laporan ini
disusun berdasarkan hasil On The Job Training (OJT) yang dilakukan penulis
mulai tanggal 22 juli 2019 sampai 29 November 2018 di CV. Aneka Grafika yang
berlokasi di Jalan Saxsofone AG 1, Malang.
Tujuan penyusunan laporan ini adalah sebagai bahan evaluasi hasil kegiatan On
The Job Training (OJT) sekaligus sebagai bahan uji kemampuan dan keterampilan
yang diperoleh penulis selama perkuliahan di jurusan Akuntansi Pendidikan
Vokasi Universitas Brawijaya. Penulis menyadari bahwa kegiatan ini dapat
berjalan baik karena dukungan banyak pihak. Oleh karena itu penulis ingin
menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Allah SWT, tanpa berkat dan rahmat yang diberikan oleh Nya
2. Ayahanda Edy Kuntoro Pribadi dan Ibunda Endang Sulastri tercinta,
selaku motivator terbesar dalam kehidupan penulis sehingga dukungan
mereka sangat berarti dalam penyusunan laporan On The Job Training
(OJT) ini.
3. Dr. Kariyoto, SE, MM, Ak. selaku dosen pembimbing yang senantiasa
memberikan arahan, petunjuk, dan bimbingan dalam penyusunan Laporan
On The Job Training (OJT).
4. Bapak Antonius Eko Utomo selaku instruktur selama menjalani On The
Job Training (OJT) di PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (persero)
cabang Malang.
5. Teman-teman mahasiswa Jurusan Akuntansi Pendidikan Vokasi
Universitas Brawijaya.
6. Pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, namun telah
memberi banyak dukungan dan doa atas penyelesaian laporan ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan On The Job Training
(OJT) ini, masih terdapat banyak kekurangan. Untuk itu penulis mengharapkan
kritik dan saran yang dapat membantu dan memperbaiki kesalahan dalam
penyusunan laporan On The Job Training (OJT) ini. Semoga laporan On The Job

v
Training (OJT) yang telah disusun dapat bermanfaat bagi semua pihak, yang
membaca maupun masyarakat umum dan bagi penulis khususnya.

Malang, 00 Bulan 2018

Penulis,

Deshar Dimas Avindra

vi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

On the Job Training (OJT) atau Praktek Kerja Lapangan merupakan
salah satu kurikulum wajib yang ditempuh oleh mahasiswa Diploma III Jurusan
Akuntansi Terapan Universitas Brawijaya. Dengan adanya kerja Lapangan ini,
mahasiswa diharapkan mampu berpartisipasi dalam memberikan kontribusi bagi
instansi maupun perusahaan yang terkait. Selain itu, kegiatan tersebut diharapkan
dapat menjadi jembatan penghubung antara dunia kerja dan dunia pendidikan
serta menambah pengetahuan dan wawasan akan dunia kerja bagi mahasiswa siap
kerja, salah satunya seperti lulusan Diploma III yang dianggap lulusan siap kerja.
Mahasiswa On The Job Training (OJT) diharapkan dapat meningkatkan
kompetensi yang dimiliki baik keterampilan, wawasan, etos kerja, sikap dan
mental yang berguna untuk melaksanakan pekerjaan yang sesuai dengan bidang
perkulihannya yaitu akuntansi. Mahasiswa diharapkan dapat menjadi Sumber
Daya Manusia (SDM) yang mampu melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
kebutuhan dunia kerja. Dengan banyak pembahasan penulis melaksanakan On
The Job Training (OJT) di CV. Aneka Grafika
CV. Aneka Grafika merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di
bidang penyedia kemasan rack-display maupun kemasan makanan dan minuman
berbagai merk ternama. Perusahaan ini mulai didirikan pada tahun 1989 di kota
Malang dengan nama CV. ANEKA GRAFIKA. Pada mulanya Perusahaan Ini
hanya melibatkan karyawan sejumlah 4 orang dan sebuah mesin cetak seiring
dengan berkembangnya perusahaan ini, Terhitung hingga Tahun 2019 CV.
ANEKA GRAFIKA berhasil mengembangkan diri sehingga kini memiliki 90
orang karyawan dan 12 mesin cetak. PT PPI yang dikenal juga sebagai ITC
singkatan dari Indonesia Trading Company merupakan satu-satunya perdagangan
BUMN di Indonesia. PT PPI bergerak di perdagangan umum yang mencakup
ekspor, impor. PT PPI merupakan kerjasama dari tiga BUMN Niaga yaitu PT
Tjipta Niaga (persero) PT Pantja Niaga (persero) PT Dharma Niaga (persero)
dengan pasal yang berlaku sejak tanggal 31 Maret tahun 2003 berdasarkan

1
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 2003. Ketiga BUMN Niaga
tersebut merupakan kelompok perusahaan The Big Five milik Pemerintah
Belanda di Indonesia pada era jajahan Belanda yang diubah menjadi BUMN di
tahun 1950. Kerjasama ketiga BUMN Niaga ditujukan untuk meningkatkan
efisiensi manajemen dan memaksimumkan keuntungan dan meningkatkan
kepemilikan aset. PT PPI tersebar sejumlah 33 cabang di seluruh Indonesia, salah
satunya PT PPI Cabang Malang.

1.2 Tujuan
Adapun tujuan pelaksanaan On the Job Training di PT Perusahaan
Perdagangan Indonesia (Persero) adalah:
1. Agar mahasiswa mampu memahami, menetapkan dan mengembangkan
pelajaran yang sudah dipelajari dan menerapkannya di dunia kerja.
2. Mengetahui secara langsung instansi kerja sebagai salah satu penerapan
disiplin dan pengembangan karier.
3. Untuk memperoleh gambaran secara utuh terhadap lingkungan kerja nyata
yang pada akhirnya dapat lebih meningkatkan rasa percaya diri untuk
menghadapi dunia kerja.
4. Menjadi media pengaplikasian dari teori yang diperoleh dari bangku
kuliah dan tempat kerja.
5. Memperoleh wawasan tentang dunia kerja yang diperoleh di luar.
Mahasiswa juga akan merasakan secara langsung perbedaan antara teori
perkuliahan dengan yang ada di lapangan. OJT juga sangat membantu
mahasiswa dalam meningkatkan pengalaman kerja sehingga dapat menjadi
tenaga kerja profesional setelahnya.
6. OJT akan memberikan pendidikan berupa etika kerja, disiplin, kerja keras,
profesionalitas, dan lain-lain.

1.3 Manfaat
On the Job Training mempunyai manfaat yang sangat besar bagi
mahasiswa, Perguruan Tinggi dan Perusahaan. Adapun maanfaatnya, yaitu:
1) Bagi Mahasiswa:

2
 a. Mahasiswa dapat menerapkan dan meningkatkan ilmu yang
diperoleh di bangku perkuliahan.
b. Mencetak mahasiswa agar siap kerja, sehingga setelah lulus
sangat cepat beradaptasi dengan suasana pekerjaannya.
c. Media pengembangan diri mahasiswa untuk lebih menggali potensi
yang dimiliki oleh setiap mahasiswa.
d. Menambah wawasan dan ilmu akan dunia kerja.
2) Bagi Perguruan Tinggi:
a. Menjalinnya kerjasama ataran instansi maupun perusahaan dan
universitas.
b. Universitas dapat meningkatkan kualitas lulusan melalui
pengalaman kerja.
3) Bagi Instansi atau Perusahaan:
a. Menjalin hubungan baik dengan lembaga pendidikan atau
perguruan tinggi.
b. Dapat membantu pekerjaan karyawan dalam hal aktivitasnya.
c. Laporan ini diharapkan memberikan gambaran tentang
permasalahan yang ditemukan selama menjalani OJT, serta
solusi yang dikemukakan penulis.

3
 BAB II
GAMBARAN UMUM

2.1 Profil Perusahaan

2.1.1 Sejarah Singkat CV. Aneka Grafika

Gambar 2.1 : Stock Point of ITC

Sumber: PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia

Di era kolonial, Pemerintah Belanda telah mendirikan perusahaan

perdagangan di Indonesia. Di antara Perusahaan tersebut dikenal dengan The Big
Five dengan tujuan untuk mengekspor rempah-rempah ke Eropa. Kemudian,
setelah kemerdekaan Indonesia, Pemerintah Indonesia baru menasionalisasi
semua perusahaan perdagangan tersebut menjadi perusahaan milik negara dan
disebut Niaga. Perusahaan-perusahaan yang dinasionalisasi bertanggung jawab
untuk perdagangan dan pendistribusian komoditi dasar seperti makanan pokok
(beras, tepung, jagung, dan lain-lain), dan mereka juga bertanggung jawab untuk
perdagangan dan distribusi komoditas produk-produk pertanian (pupuk dan
pestisida, bahan kimia dan lain-lain) produk konsumen (tekstil, otomotif dan lain-
lain).
PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) yang dikenal juga
sebagai "ITC" singkatan dari "Indonesia Trading Company" merupakan satu
satunya BUMN trading company di Indonesia. PT PPI bergerak di perdagangan

4
umum meliputi ekspor, impor, dan distribusi yang merupakan merger dari tiga
BUMN Niaga yaitu PT Tjipta Niaga (Persero), PT Dharma Niaga (Persero) dan
PT Pantja Niaga (Persero) yang berlaku efektif sejak tanggal 31 Maret 2003
berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 22 tahun 2003. Pada
bulan Juni 2003, Pemerintah Indonesia telah memutuskan untuk menggabungkan
sisa tiga Niaga atau perusahaan perdagangan menjadi hanya satu perusahaan
perdagangan yaitu PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) atau juga
dikenal sebagai Indonesia Trading Company (ITC).
Dari tiga eks-BUMN Niaga tersebut merupakan kelompok Perusahaan
The Big Five milik Pemerintah Belanda di Indonesia pada era penjajahan Belanda
yang dinasionalisasikan menjadi BUMN sekitar tahun 1950. Pelaksanaan merger
dari tiga eks-BUMN Niaga ditujukan untuk meningkatkan effisiensi manajemen,
memaksimumkan keuntungan, integrasi bisnis dan meningkatkan kepemilikan
aset.
Namun, meskipun sebagian besar hak istimewa ini telah diambil,
Pemerintah Indonesia sebagai pemilik tunggal Perusahaan, melalui Departemen
Perdagangan, masih memberikan hak-hak istimewa kepada ITC untuk melakukan
tugas tertentu dalam perdagangan dan pendistribusian komoditas tertentu. ITC
ditunjuk sebagai perusahaan satu-satunya yang dapat melakukan perdagangan dan
pendistribusian bahan kimia berbahaya di wilayah Indonesia. Dalam Keputusan
ini, terdapat 305 (tiga ratus lima) jenis bahan kimia berbahaya yang dikendalikan
dan hanya dapat dijual dan didistribusikan oleh ITC.
Saat ini, PT PPI didukung oleh 34 kantor cabang yang tersebar di
seluruh Indonesia dan terletak di kota-kota besar atau ibukota propinsi. Setiap
cabang didukung oleh staf profesional, gudang dan kendaraan transportasi.

2.1 Kegiatan Usaha

Kegiatan utama PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) adalah
perdagangan umum, yang terdiri dari ekspor, impor, dan distribusi, termasuk:
1) Produk Industri:
a. Bahan konstruksi: semen, aspal, produk baja, produk logam.

5
 b. Bahan pertanian: bahan kebutuhan pokok, rempah-rempah,
hasil hutan dan produk perikanan.
c. Bahan kimia: pupuk, pestisida, bahan kimia berbahaya, dan
obat-obatan.
d. Mesin dan peralatan: alat kesehatan, alat pertanian, mesin
berat, dan kendaraan bermotor.
2) Produk Konsumer:
a. Produk beberapa merk terkenal seperti unilever.
b. Produk makanan dan minuman (khususnya minuman
beralkohol, sebagai importir resmi yang ditunjuk oleh
pemerintah Indonesia).
Untuk kegiatan di wilayah Malang tidak sebanyak di wilayah pusat.
Diantaranya kegiatan distribusi yang tetap dilakukan oleh kantor Cabang
wilayah Malang meliputi:
1) Produk Industri:
a. Bahan konstruksi: aspal.
b. Bahan pertanian: bahan kebutuhan pokok dan benih.
c. Bahan kimia: pupuk, pestisida, bahan kimia berbahaya, dan
obat-obatan.
d. Peralatan: alat kesehatan.
e. Aset: penyewaan lahan.
2) Produk Konsumer:
Produk ATK seperti kertas dan buku gambar.

2.2 Visi Misi Perusahaan

PT PPI, sebagai salah satu perusahaan milik pemerintah yang bergerak
dalam usaha perdagangan telah menunjukkan eksistensinya dengan baik. Berdiri
sejak tahun 2003, PT PPI berkembang menjadi perusahaan besar dengan jumlah
cabang yang tersebar pada 32 provinsi di Indonesia dan memiliki kurang lebih
760 karyawan yang berkualitas. PT PPI Malang memiliki Visi dan Misi yaitu:

6
VISI
“Menjadi Perusahaan Dagang Terpecaya dan Termuka serta Mempunyai Akses
Sumber dan Jaringan Pemasaran di Dalam dan Luar Negeri”.
MISI
1. Melakukan perdagangan umum dan khusus yang menangani beraneka ragam
produk sejak dari hulu hingga hilir secara komersial dan terukur.
2. Melaksanakan transaksi perdagangan lokal maupun lintas negara.
3. Melakukan produksi barang-barang yang mendukung perdagangan.
4. Menjalin kemintraan dengan layanan yang terintegrasi dengan memanfaatkan
jaringan dan sistem teknologi informasi yang handal.
5. Meningkatkan kesejahteraan pegawai melalui produktivitas.

STRATEGI
“Menjadi representasi pemerintah sebagai Indonesia Trading House dengan
berbasis teknologi informasi dan tetap memperhatikan aspek pelestarian
lingkungan”.

2.3 Logo

Gambar 2.2 : Logo PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (persero)

Sumber: PT Perusahaan Perdagangan Indonesia

Adapun arti dari setiap logo PT PPI yaitu:

1. Simbol “P” menunjukkan arti merangkul yang memperkuat bahwa PT
PPI merupakan perusahaan perdangangan yang terpercaya di Indonesia.
Perubahan yang kreatif dan inovaif bersama-sama manajemen dan
karyawan dengan satu tujuan untuk PT PPI Jaya.
2. Warna Jingga mengartikan dinamis dan bijaksana.

7
 3. Warna biru mengartikan percaya diri, kemandirian, teknologi, dan
tanggung jawab.

2.4 Struktur Organisasi

PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (persero) Malang
menggunakan struktur organisasi garis dan staf, setiap tingkatan organisasi
dikepalai oleh seorang staf pimpinan untuk sejumlah karyawan sebagai
bawahan dalam bekerja. Setiap bawahan menerima perintah dan
mempertanggungjawabkan tugasnya kepada seorang atasan. Adapun struktur
organisasi perusahaan PT PPI cabang Malang sebagai berikut:

Ganeral Manager

Manager Non
Komersial Manager Komersil

Akuntansi Kasir Fakturis Sales man Kepala

Gudang

Gambar 2.3 : Struktur

Organisasi PT Perusahaan Perdagangan Indonesia
(persero)
cabang Malang
Sumber: PT Perusahaan Perdagangan Indonesia

8
2.5 Tugas dan Fungsi PT PPI (Persero) cabang Malang
PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (persero) cabang Malang memiliki
tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab dari masing-masing bagian sebagai
berikut:
1) General Manager
a. Secara menyeluruh memegang tanggung jawab terhadap kegiatan
oprasional PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) cabang
Malang
b. Mengadakan dan menjalin hubungan baik dengan instansi/perusahaan
terkait
c. Membina serta memberi arahan semua karyawan dalam
meningkatkan tujuan pada PT Perusahaan Perdagangan Indonesia
cabang Malang.
2) Manager Non Komersil
a. Mengendalikan penggunaan uang dengan ketentuan yang telah
digariskan oleh atasan.
b. Membuat daftar gaji dan upah karyawan.
c. Membuat laporan keuangan setiap bulan yang dikirim ke kantor
pusat.
d. Memeriksa ulang laporan-laporan yang diberikan bagian pemasaran,
baik menyangkut keuangan maupun administrasi yang terjadi di
bagian pemasaran.
e. Menandatangani faktur pajak.
f. Mengawasi dan mengkoordinir bawahan yang menjadi tanggung
jawabnya.
3) Manager komersil
a. Mengkoordinir dan mengawasi karyawan yang menjadi tanggung
jawabnya.
b. Membuat sistem pemasaran produk-produk yang sesuai dengan
keadaan pasar.
c. Menyebarkan produk yang dipercayakan kepadanya untuk
dikembangkan secara baik dan sehat sesuai keadaan yang ada.

9
 d. Membuat perencanaan penjualan masing-masing produk sesuai
permintaan pasar.
e. Sewaku-waktu mengadakan penjajakan pasar agar bisa mengetahui
situasi pasar guna memperbaiki tingkat penjualan di masa yang akan
datang.
f. Membuat daftar permintaan barang-barang yang secara mendadak
diperlukan.
g. Membuat laporan hasil usaha bila diperlukan untuk dikirim ke kantor
pusat.
h. Menandatangani faktur-faktur pengembalian oleh salesman masing-
masing produk.
i. Membuat permintaan transfer ke bank bila pembelian telah jatuh
tempo dan bertanggung jawab kepada kepala cabang.

4) Bagian Akuntansi
a. Membuat laporan keuangan perusahaan.
b. Mencatat persediaan barang bagian akuntansi yang masuk dan juga
barang keluar.
c. Mencatat piutang penjualan ke pelanggan.
d. Membuat daftar para piutang.
5) Bagian Kasir
a. Menerima dan mencatat pembukuan pembayaran dari pelanggan.
b. Mencatat pengeluaran uang yang disetujui oleh atasan.
c. Mengurus dan berhubungan baik dengan bank dalam hal penerimaan
kas dan pengeluaran kas.
6) Bagian Fakturis dan Administrasi Niaga
a. Membuat faktur pajak dan membuat faktur Penjualan (Delivery
Order).
b. Membuat nota pembelian, surat perintah pembayaran dan surat
Pemberitahuan Penjualan Barang.

10
 c. Mengkoordinir dan mengevaluasi kegiatan di bidang
komputerisasi/penggunaan Sofware Accounting Accurate dan
pengoprasian system.
d. Memonitor dan mengevaluasi sistem dan menetapkan perubahan
terhadap modifikasi sistem atau revisi.
e. Menyeleksi faktur-faktur tagihan yang jatuh tempo untuk dapat
ditagih.
f. Membuat laporan penjualan setiap minggu dan setiap bulan untuk
mengetahui omzet yang didapat.
7) Bagian Kepala Gudang
a. Mencatat barang yang masuk dan barang yang keluar.
b. Membuat Laporan Penerimaan Barang.
c. Mengawasi persediaan fisik dalam gudang.
8) Bagian Penjualan/Salesman
a. Menjual produk-produk kepada agen besar maupun agen kecil sesuai
dengan bagiannya.
b. Mencari dan berhubungan baik dengan konsumen.
c. Melapor dan mencatat hasil penjualan produk.

11
 BAB III
PELAKSANAAN ON THE JOB TRAINING

3.1 Tempat dan Waktu Pelaksanaan

Sesuai dengan surat balasan yang dibuat oleh pihak PT Perusahaan
Perdagangan Indonesia (Persero), berikut rincian tempat dan waktu pelaksanaan
OJT.
a. Nama Perusahaan : PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero)
b. Alamat Perusahaan: Jalan Ahmad Yani no. 2 Malang
c. Tanggal Pelaksaan : 15 Mei s/d 15 September 2018
d. Hari Kerja : Senin – Jumat
e. Jam Kerja : 08.00-17.00 WIB

3.2 Kegiatan On the Job Training

Hari pertama OJT, penulis bersama dengan rekan OJT bertemu dengan Ibu
Sri Pamuji selaku Kepala Bagian SDM. Hari pertama kami menerima Briefing
mengenai tata tertib dalam perusahaan dan pembagian Job Desk selama OJT di
perusahaan tersebut. Peraturan OJT di PT PPI Malang yang dijelaskan oleh Ibu
Sri Pamuji praktikan akan mendapatkan rolling tempat di empat bagian. Jadi
selama empat bulan OJT, praktikan akan mendapatkan pengalaman yang berbeda-
beda di setiap bagian. Rolling ke bagian lain dilakukan setiap dua minggu sekali
dan diatur oleh Ibu Sri Pamuji.
Berikut pembagian job desk, terdapat empat bagian yaitu:

Bagian Kegiatan
Bagian Pembelian  Membuat Program Pengadaan Barang dan Surat
Pesanan (P2B)
 Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB)
 Membuat nota pembelian
Tabel 1 : Kegiatan Bagian Pembelian

12
Bagian Kegiatan
Bagian Penjualan  Membuat Faktur Penjualan dan Delivery Order (DO)
 Membuat Surat Pengiriman Barang / Surat Jalan
 Membuat Surat Persetujuan Pejualan (SPP)
 Mengikuti Kegiatan Pasar Murah PT. PPI cab. Malang
 Membuat Laporan Monitoring Gerakan Stabilitas
Harga Pangan (GSHP)
Tabel 2 : Kegiatan Bagian Penjualan

Bagian Kegiatan
Bagian Persediaan  Mengisi buku/kartu persediaan bagian gudang
 Mengisi kartu stelling
 Melakukan stock opname bagian farmasi
 Melakukan stock opname bagian gudang
 Melakukan rekonsiliasi buku/kartu persediaan dengan
buku/kartu persediaan bagian stelling
Tabel 3 : Kegiatan Bagian Persediaan

3.2.1 Deskripsi On the Job Training

1) Bagian Pembelian
PT PPI Malang merupakan perusahaan di bidang perdagangan.
Untuk itu perusahaan pasti membeli barang dagangan dari supplier
yang kemudian dijual lagi ke customer.
a. Mencatat nomor urut, nama supplier, jenis barang dan kuantum
barang yang akan dipesan di buku register P2B (Program
Pengadaan Barang).
b. Membuat P2B (Program Pengadaan Barang) dan SP (Surat
Pesanan) di Microsoft Excel. Setelah itu dicetak dan diperiksa
oleh Manager Komersil kemudian ditandatangani oleh General
Manager. Setelah itu di email ke supplier.
c. Setelah barang tiba, membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang)
yang sebagai dasar untuk membuat NP (Nota Pembelian).

13
 Pembuatan LPB dan NP ini menggunakan System Accounting
Accurate 4. Setelah itu LPB diregister di buku LPB yang berisi
nomor urut, tanggal terima barang, nama supplier, jenis barang,
kuantum barang, nomor P2B dan keterangan yg ada di LPB dan
kemudian dilampirkan dengan Surat Persetujuan Pembelian/Surat
Jalan yang kemudian ditandatangani oleh kepala gudang dan
General Manager. Untuk NP, sebelum membuat terlebih dahulu
diregister di buku monitor NP yang berisi nomor urut, tanggal
meregister, nama supplier, jenis barang dan jumlah pembayaran
tanpa PPN. Setelah itu dicetak sebanyak tiga rangkap untuk
diserahkan ke bagian supplier, kasir, arsip.

Gambar 3.4 : Mencatat LPB pada buku register

2) Bagian Penjualan
PT PPI Malang menjual barang dagangannya dengan dua cara, yaitu:
a. Penjualan dengan cara pemesanan
Customer terlebih dahulu memesan barang ke PT PPI Malang
kemudian diantar ke tempat tujuan atau diambil sendiri ke kantor.
b. Penjualan Kanvas
Penjualan yang dilakukan dengan membawa barang
dagangan oleh salesman dengan menggunakan mobil box yang
sasarannya toko dan retairel. Pembayaran barang dapat dibayarkan
dengan tunai maupun warkat giro jika pembelian yang dilakukan

14
 oleh customer dalam jumlah besar dan pembayaran dengan uang
tunai tidak memungkinkan. Penjualan kanvas dilakukan agar dapat
mencapai omset yang diharapkan dan dapat melakukan kerjasama
serta menjalin hubungan baik dengan consumer.
Penjualan kanvas di wilayah Nganjuk, Blitar, Malang,
Surabaya, Probolinggo, Banyuwangi yang dilakukan selama satu
minggu dan setiap hari Senin melakukan pelaporan.
Adapun tugas yang diberikan kepada penulis sebagai berikut:
a. Membuat Faktur Penjualan dan DO (Delivery Order) yang
dilakukan karyawan dengan menggunakan System Accounting
Accurate 4 berdasarkan Surat Persetujuan Penjualan yang didapat
dari salesman yang telah dikerjakan oleh admin tataniaga. Setelah
itu dicetak sebanyak tiga rangkap. DO merah untuk bagian
akuntansi, DO putih untuk bagian gudang dan DO kuning untuk
customer.
b. Menyerahkan DO putih kepada kepala gudang untuk pengambilan
barang yang telah dipesan dan dikirim ke customer melalui
salesman.
c. Membuat Surat Persetujuan Pejualan (SPP) yaitu dengan cara
mengisi kartu SPP untuk barang yang akan dikirim. Diisi dengan
perusahaan yang akan di tuju, alamat perusahaan, hari dan tanggal,
serta barang yang di pesan beserta banyaknya dan harga.

Gambar 3.5 : Contoh Surat Persetujuan Pnjualan (SPP)

15
 d. Pasar murah PT. PPI cab. Malang yaitu kegiatan menjual barang
bahan pokok kepada masyarakat, dengan harga terjangkau guna
menstabilkan harga pangan yang sedang beredar.

Gambar 3.6 : Pasar murah PT. PPI cab. Malang

e. Membuat Laporan Monitoring Gerakan Stabilitas Harga Pangan
(GSHP) yaitu laporan monitoring yang dilakukan oleh kantor
cabang untuk diberikan kepada kantor pusat, guna kantor pusat
pengetahui penjualan yang telah dilakukan oleh kantor cabang.

Gambar 3.7 : Membuat Laporan Monitoring Gerakan Stabilitas Harga Pangan

(GSHP)

3) Bagian Persediaan
PT PPI Malang memiliki persediaan barang dagangan yaitu
barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali. Pada
perusahaan dagang seperti PT PPI ini, persediaan merupakan elemen
yang sangat penting karena tanpa persediaan perusahaan tidak dapat

16
 beroperasi. Untuk itu diperlukannya buku/kartu persediaan agar dapat
memonitor kondisi barang dagang. Dan jika telah memasuki akhir
bulan kartu persediaan dan kartu persediaan gudang (stelling) di
cocokkan agar dapat mengetahui data mana yang belum tercatat dan
pada saat diinput di neraca tidak ada kesalahan. Untuk pencatatan
persediaan PT PPI menggunakan dua buku/kartu persediaan yaitu:
a) Buku/Kartu Persediaan
Buku/kartu persediaan ada dua yaitu buku/kartu
persediaan bagian konsumen dan farmasi yang berfungsi untuk
berfungsi untuk mencatat pergerakan transaksi barang keluar,
barang masuk dan sisa barang, dan untuk mencatat barang yang
benar-benar terjual dan kelur dari gudang. Mulai dari barang
masuk berdasar Laporan Penerimaan Barang (LPB) dan barang
keluar berdasar faktur atau DO (Delivery Order)
b) Buku/Kartu Persediaan bagian Gudang
Buku/Kartu Persediaan Gudang ada dua yaitu:
buku/kartu persediaan bagian gudang konsumen dan farmasi
yang berfungsi sebagai kartu untuk mencatat barang yang
keluar dari gudang saja. Dua kartu tersebut ditempel di barang
dagangan untuk mengetahui jumlah barang masuk, keluar dan
jumlah barang yang ada.
Adapun tugas yang diberikan kepada penulis sebagai berikut:
(1) Buku/Kartu Persediaan bagian Gudang
a) Mengisi kartu persediaan bagian gudang berdasarkan Delivery
Order (DO) dan Laporan Penerimaan Barang (LPB). DO
dimasukkan ke kolom barang keluar dan LPB dimasukkan ke
kolom barang masuk.
b) Mengisi kartu stelling konsumen berdasarkan LPB, Surat
Persetujuan Penjualan, Surat Persetujuan Pembelian/Surat Jalan,
Rekap Pengeluaran Penjualan Barang Kanvas.

17
 c) Mengisi kartu stelling farmasi berdasarkan DO dan LPB. Untuk
farmasi tidak dijual secara kanvas atau dijual bebas hanya dengan
penjualan secara pemesanan saja.
d) Melakukan stock opname pada bagian persediaan farmasi.
e) Melakukan pengarsipan DO dan LPB untuk membantu
mempermudah penyimpanan dan mengurutkan dalam pencarian
data DO menurut nomor DO dan LPB.
f) Melakukan rekonsiliasi buku/kartu persediaan dengan buku/kartu
persediaan bagian gudang di tiap akhir bulan.

Gambar 3.8 : Mengisi kartu persediaan bagian gudang berdasarkan Delivery Order
(DO)

18
3.2.2 Kendala yang dihadapi selama On the Job Training
Selama pelaksanakan On the Job Training di PT Perusahaan
Perdagangan Indonesia (Persero) Malang, penulis memiliki beberapa
kendala atau hambatan di antaranya sebagai berikut:
1) Kesalahan ada dalam mengisi jumlah barang melalui DO (Delivery
Order) pada buku/kartu persediaan. Hal ini terjadi dikarenakan kurang
teliti dari penulis. Sehingga, sering terjadi kesalahan dalam sisa akhir
barang pada kartu persediaan barang.
2) Kesalahan dalam mengisi harga barang pada SPP. Hal ini terjadi
karena salesmen kurang hafal harga barang, sehingga membuat penulis
terhambat dalam mengisi SPP.
3) Kesalahan dalam Nomor Faktur, hal ini terjadi karena kurangnya
kordinasi bagian gudang dan fakturis yang mengakibatkan ada
beberapa nomer faktur Laporan Penerimaan Barang (LPB) dan
Delivery Order (DO) yang tercetak sama, dengan nama barang yang
berbeda. Dan kurangnya kordinasi bagian akuntansi dan fakturis yang
mengakibatkan banyak faktur-faktur yang sudah diinput tetapi belum
ditulis di buku register faktur, ataupun faktur yang belum terinput
akibat belum adanya informasi revisi, sehingga hal ini menyebabkan
ketidak efisien dan efektif dalam merekap faktur-faktur yang ada serta
dapat memicu terjadinya kesalahan dalam jumlah barang masuk,
barang keluar dan jumlah saldo barang di gudang.

3.2.3 Solusi Terhadap Kendala yang Terjadi

1) Kesalahan ada dalam mengisi jumlah barang melalaui DO (Delivery
Order) pada buku/kartu persediaan, solusi dari penulis adalah dengan
cara selalu mengecek ulang buku/kartu persediaan setelah diisi atau
diperbarui. Dengan begitu terjadinya kesalahan dalam mengisi jumlah
barang melalui melalaui DO (Delivery Order) pada buku/kartu
persediaan menjadi berkurang.
2) Kesalahan dalam mengisi harga barang pada SPP, saran dari penulis
yaitu sebaiknya apabila ada pembaharuan harga baiknya semua elemen
di kantor yang berkaitan diberi tahu, apabila kurang maka sebaiknya

19
 membuat cacatan dan di tempel. Maka terjadinya kesalahan dalam
mengisi harga barang pada SPP dapat dihindari.
3) Kesalahan dalam nomer faktur, saran dari penulis sebaiknya bagian
fakturis tidak mencetak faktur Laporan Penerimaan Barang (LPB) dan
Delivery Order dengan nomor yang sama. Atau sebaiknya sebelum
mencetak faktur, bagian fakturis melakukan pencatatan barang yang
ingin dicetak, sehingga tidak terjadi kesalahan yang sama untuk ke
depan. Dan setelah faktur sudah tercetak, sebaiknya langsung ditulis di
buku register faktur, dan mungkin bagian fakturis untuk ke depan bisa
menerbitkan faktur revisi agar cepat mengkonfirmasi ke bagian
persediaan dan bagian akuntansi untuk segera diinput, supaya
selanjutnya tidak terjadi kesalahan dalam mengisi jumlah barang
masuk, barang keluar dan jumlah saldo barang di gudang.

3.3 Masalah yang akan diangkat Judul TA

Mengingat

20
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan selama kegiatan On The Job Training di PT. Perusahaan

Perdagangan Indonesia (Persero) Malang selama empat bulan, penulis mendapat
banyak ilmu dan gambaran dalam dunia kerja ketika melaksanakan On The Job
Training. Dengan adanya kegiatan On The Job Training mahasiswa dapat
menerapkan ilmu yang selama ini didapatkan dari bangku perkuliahan untuk di
praktikan dan diterapkan di dunia kerja nyata. Kegiatan On The Job Training juga
dilaksanakan di perusahaan atau instansi yang terkain dengan jurusan mahasiswa
agar mendapat feedback antara perusahaan atau instansi dengan mahasiswa On
The Job Training.
Dalam melaksanakan On the Job Training di PT. PPI (Persero) Malang
penulis mendapat beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. PT. PPI (Persero) Malang adalah perusahaan perdagangan umum yang

bergerak dibidang distributor. Pada saat ini, produk dan komoditi yang
diperdagangkan oleh PT. PPI (Persero) termasuk produk konsumen dan
produk farmasi.
2. Memahami kegiatan pembelian, penjualan, persediaan, dan piutang
dagang di PT. PPI (Persero) Malang.

4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, adapun saran yang diberikan penulis untuk

PT. PPI Malang, yaitu :

1. Adanya kerja sama dan adanya keterkaitan antar bagian, berjalan sesuai
dengan System Operating Procedure sehingga sistem jual beli di PT. PPI
Malang dapat berjalan dengan lancar.
2. Perlu adanya open recruitment karyawan untuk bagian administrasi niaga
agar tidak menggandakan pekerjaan dan dapat memfokuskan di
bagiannya masing-masing.

21
 3. Upaya pengecekan untuk mengatasi kendala harus dikelola lebih baik
lagi. Mulai dari alur pembelian dan alur penjualan.
4. Melakukan stock opname setiap barang masuk dan barang keluar dan
segera mencatatnya di kartu persediaan gudang dan kartu stelling.
5. Melakukan pencatatan persediaan secara teliti agar terhindar dari human
error.

Ada beberapa hal yang menurut penulis harus lebih diperhatikan kedepannya
agar dalam proses OJT bisa lebih baik :
1. Bagi pihak Kampus
Sebelum magang dilaksanakan hendaknya mahasiswa di berikan
pembekalan magang yang matang, yang bisa memberikan gambaran
bagaimana system dan cara kerja instansi dimana mahasiswa akan di
tempatkan .
2. Bagi Mahasiswa
a. Mahasiswa harus mampu mengikuti dengan baik aturan yang berlaku
di tempat kerja atau lokasi OJT,
b. Mahasiswa harus mampu menjadikan OJT sebagai sarana untuk
melatih diri dan mengaplikasikan ilmu yang diperoleh di bangku
perkuliahan,
c. Mahasiswa harus kerja aktif dalam kegiatan kerja di lokasi OJT,
d. Mahasiswa harus bisa menyerap dan mengambil pengalaman dari OJT
yang telah dilaksanakan.
3. Bagi pihak Instansi/Perusahaan
a. Pihak instansi atau perusahaan sebaiknya menempatkan peserta OJT
pada bagian yang sesuai dengan jurusan mahasiswa bersangkutan,
b. Memberikan sarana dan kontribusi sebaik – baiknya kepada peserta
OJT dalam rangka mewujudkan SDM yang handal serta siap bersaing.

22
 DAFTAR PUSTAKA

PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero), 2015, (Online),

(http://ptppi.co.id/id/).

23