FINAL PROJECT

LAPORAN ENTREPRENEURSHIP PROJECT VENTURE CREATION 1

MASTER OF ENTREPRENEURIAL MANAGEMENT UNIVERSITAS CIPUTRA

OLEH:
KINANTHI GUSTI REINA R.
0108011820051

MAGISTER MANAJEMEN
UNIVERSITAS CIPUTRA SURABAYA
2019
 BAB I. GAMBARAN PERUSAHAAN

Universitas Ciputra merupakan salah satu dari Universitas termuda di Indonesia yang
mendapatkan akreditasi A. Dalam perolehan nilai akreditasi ini tentunya tak lepas dari
peran setiap karyawan di dalamnya. Karyawan Universitas CIputra terdiri dari tenaga
pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan (non dosen).
Setiap karyawan Universitas Ciputra memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-
masing. Tugas dan tanggung jawab tersebut masing-masing tertuang dalam KPI
individu dan KPI departemen. Penilaian profesionalisme karyawan dapat tercermin
dari nilai employee survey dan Performance Appraisal yang disusun berdasarkan KPI
individu. Profesionalisme sangat penting dalam dunia kerja karena dengan bersikap
professional maka karyawan akan menjadi unggul dan dapat diandalkan.
Berdasarkan hasil pengamatan dan survey sebelumnya terdapat beberapa problem
yang dapat menjadi kendala untuk terbangunnya sikap professional karyawan sebagai
berikut:
1. Terdapat keluhan terhadap beban kerja yang berlebih, tidak seimbang antara
input yang diberikan karyawan dengan output yang diterima karyawan.
2. Adanya Gap usia karyawan
3. Kurangnya apresiasi non finansial yang diterima oleh karyawan
4. Penilaian kerja yang kurang objektif, berdasarkan like and dislike
Berdasarkan beberapa problem tersebut, kami mengangkat sebuah program yaitu
“Analisis Beban Kerja untuk Peningkatan Profesionalisme Karyawan Non Dosen”.
Target program ini adalah untuk menganalisis beban kerja karyawan non dosen saja,
sebab untuk karyawan dosen beban kerjanya telah diatur dalam peraturan DIKTI.
Dengan adanya analisis beban kerja maka akan memberikan beberapa manfaat
sebagai berikut:
1. Membantu HoD dalam menyusun KPI tiap anggota dalam departemennya
2. Membantu HoD untuk menentukan kebutuhan karyawan dalam
departemennya
3. Membantu HoD untuk mengarahkan jenis-jenis training/ pengembangan diri
yang dibutuhkan oleh setiap anggota dalam departemennya
4. Peningkatan profesionalisme karyawan:
- Karyawan kompeten dan berprestasi pada posisi pekerjaannya
- Pembuatan standar dan target dapat ditingkatkan ketika standar dan target
tersebut telah tercapai
- Tercipta sistem kaderisasi karyawan
5. Beban kerja yang sesuai akan membuat karyawan enjoy dengan pekerjaannya
dan terbentuk employee satisfaction
 BAB II. ANALISA EXTERNAL FORCES

Berdasarkan analisis 4 Forces yang telah dilakukan sebelumnya dapat diketahui

hal-hal sebagai berikut:
A. Market Forces
1. Di Universitas Ciputra terdapat beberapa market segment yang penting bagi
Departemen Human Capital Management, yaitu Tenaga Pendidik, Tenaga
Kependidikan, Rektorat dan Yayasan. Tenaga Pendidik dan Tenaga
Kependidikan merupakan segmen yang berpotensi bagi pengembangan
Universitas.
2. Bagi segmen rektorat dan yayasan, pengoptimalan produktivitas karyawan dan
pencapaian visi & misi Universitas merupakan suatu kebutuhan yang harus
dicapai. Sedangkan bagi tenaga pendidik dan kependidikan faktor kejelasan
jobdesk, kejelasan kewenangan, pengembangan diri dan apresiasi (baik
finansial maupun non finansial) merupakan hal yang menjadi kebutuhannya.
Oleh karena itu hal yang seringkali menjadi penyebab ketidakpuasan kerja
antara lain tidak adanya standar workload yang jelas untuk masing-masing job
position, sehingga ada yang merasa pekerjaannya over load dan tidak ada/
kurangnya apresiasi yang diterima karyawan.
3. Market Issues yang ada di departemen HCM Universitas Ciputra saat ini antara
lain:
- Job description untuk setiap posisi
- Workload masing-masing job position
- Perubahan generasi
- Pengoptimalisasian kapasitas karyawan sesuai dengan job positionnya
- Peningkatan employee satisfaction  employee engagement 
menurunkan turn over karyawan
4. Lingkup pekerjaan yang jelas dan seimbang dapat meningkatkan rasa nyaman/
enjoy bagi karyawannya, karena sesuai dengan kapasitas dirinya (tidak
overload). Hal ini juga sebagai tantangan untuk menunjukkan performa
 terbaiknya. Apabila karyawan sudah enjoy dengan pekerjaannya, hal tersebut
dapat meningkatkan kepuasan kerja karyawan dan menjadi salah satu faktor
yang dapat meningkatkan retensi karyawan.

B. Industry Forces
1. Kompetitor HCM UC berasal dari Universitas lain, seperti UK Petra, BINUS,
UWM, Unair, dsb. Kompetitor-kompetitor tersebut memiliki beberapa
keunggulan seperti memiliki nama besar dan merupakan Universitas yang
sudah eksis dan tidak diragukan kredibilitasnya, jumlah tenaga kerja yang
banyak dan lini bisnis utama merupakan Pendidikan. Sedangkan
kekurangan dari Universitas tersebut antara lain adalah birokrasi yang
masih berbelit dan memiliki harga yang bersaing.
2. Kompetitor tidak hanya timbul dari Universitas yang sudah eksis saja,
tetapi juga dari Universitas baru yang lebih muda usianya dibandingkan
dengan UC.
3. Main actors dalam value chain ini adalah:
- HCM: sebagai departemen yang memproses pengurusan kepegawaian
- Rektorat & Yayasan: sebagai pemegang keputusan tertinggi
- Pimpinan fakultas, prodi dan departemen: sebagai pengelola karyawan
yang ada di divisinya masing-masing dan pengelola kemajuan prodi/
departemennya utk mendukung kemajuan Universitas
4. Setiap stakeholder memiliki pengaruhnya masing-masing:
- Tenaga pendidik & kependidikan: kepuasan kerja dapat dipengaruhi
oleh banyak hal, contohnya beban kerja, com-ben yang diterima,
apresiasi, pengembangan & aktualisasi diri, dsb.
- Kaprodi, dekan & HoD: kepuasan kerja dapat dipengaruhi oleh banyak
hal, contohnya beban kerja, com-ben yang diterima, ketercapaian
target, dsb
- Rektorat & Yayasan: kepuasan kerja dirasakan ketika target Universitas
dapat tercapai
C. Key Trends
Key trends HCM Universitas Ciputra dibagi menjadi berikut:
- Regulatory trends
Trend yang terjadi dipengaruhi oleh peraturan kepegawaian yang
ditetapkan pemerintah dan kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Grup
Ciputra yang diinplementasikan ke dalam peraturan/ kebijakan Universitas
Ciputra.
- Technology trends
Trend yang sedang berkembang saat ini adalah sistem yang serba online
dan tingkat penggunaan teknologi untuk mendukung pekerjaan sehari-hari
yang tinggi.
- Societal & Cultural trends serta socioeconomic trends
Tren ini dipengaruhi oleh tren Indonesia saat ini, dimana saat ini memasuki
era industry 4.0 yang menuntut adanya sistem secara online. Selain itu
tren demografi pekerja saat ini didominasi oleh generasi milenial, sehingga
diperlukan suatu sistem yang dapat memenuhi karakter kepraktisan dan
meningkatkan daya juang mereka.
D. Macroeconomic Trends
Beberapa hal yang menjadi konsen saat ini adalah demografi tenaga kerja
Indonesia yang didominasi generasi milenial dan mulai menuju ke generasi Z
dengan perbedaan karakternya masing-masing.
Tenaga kerja yang tersedia di luaran sangat banyak, tetapi yang memenuhi
kriteria dan berminat untuk bergabung ke Universitas Ciputra sulit untuk
didapatkan. Hal ini juga berkorelasi dengan Compensatioan and benefit yang
ditawarkan oleh perusahaan lain yang mungkin lebih menarik.
 Selain analisis 4 Forces juga dilakukan Empathy Map dengan hasil sebagai berikut:
Demografi Geografi Buying behavior
Didominasi oleh generasi milenial sebesar 65%, Gen X 28%, Gen Z Surabaya Barat - Prestige
3% dan sisanya Baby Boomer - sharing knowledge
Pria 46% & Wanita 54% - gather partner/ collega
non Dosen 48%
Pendidikan: non sarjana; sarjana

Citra diri think & feel see and hear pain gain
- Nama besar Ciputra
-Tidak balance antara input & output - Beban kerja yang tidak overload
- High expectation -Lingkup pergaulan luas
-kurangnya apresiasi non-financial yang -Reward atas pekerjaan
- Pride - Flexibel -Kolega bertambah
diterima -Mendapatkan ilmu/ ide/ kolega baru
- Profesional - Clear -Ilmu praktisnya banyak
-Penilaian kerja kurang objektif (like and -Pengembangan diri didukung oleh
- Praktis -Idenya luas
dislike) Universitas
-Adanya career path
Value Proposition Channels
- Performance : Peningkatan efisiensi dan performa karyawan, dapat Type of Connection : Direct
digunakan HoD/ Kaprodi untuk melakukan mapping map Channel phase:
Hemat: dengan adanya data workload masing-masing job position, - Awareness : melalui pendekatan kepada setiap Kaprodi/ HoD, pendekatan ke karyawan,
maka dapat membantu HoD/ kaprodi untuk memperkirakan Monev, IBARAS, Raker, Pengumuman dan reminder pengisian employee survey & PA
penambahan karyawannya - Evaluation : Menu Claim HCIS, Menu Attendance & Permission HCIS
Risk reduction : Mengurangi kemungkinan overload pekerjaan dan - Purchase : -
ketidakprofesionalisme karyawan - Delivery : Tersedianya master job desc untuk masing-masing posisi yang dapat diakses
Convenience : Karyawan merasa beban kerjanya seimbang dengan melalui menu document list di HCIS, Tersedia data analisis beban kerja sebagai bahan tindak
karyawan lain. Meningkatkan kepuasan kerja karyawan lanjut para stakeholder
- After Sales : penindaklanjutan hasil PA dan hasil survei kepuasan karyawan, coaching,
konsultasi, melalui menu I-box improvement

A. Business Model Canvas Sebelum Mentoring
Key Partners
- Optimization and Economy
(Tenaga pendidik &
kependidikan) :
mengoptimalkan kemampuan
karyawan dalam melakukan
suatu pekerjaan (produktifitas)
dan peningkatan
profesionalisme karyawan
- Reduction of risk and
uncertainty (Kaprodi, Dekan &
HoD, Rektorat & Yayasan):
menurunkan tingkat turn over
karyawan
Tipe Partnership:
- Strategic alliance between non
competitors
- Coopetition
Key Activities
Problem solving :
Peningkatan profesionalisme
karyawan dengan melakukan
analisis beban kerja karyawan
sehingga diketahu tingkat
produktivitas karyawan untuk
suatu job position
Key Resources
- Physical : fasilitas gedung yang
memadai untuk menunjang
pekerjaan karyawan
- Human : tenaga kerja yang
memadan & berpoteni untuk
dikembangkan- Intelectual
Property : program HCIS, nama
besar grup
- Financial : sumber daya keuangan
stabil dan mendukung program
pengembangan
BAB III. STRATEGIC PLAN
Value Proposition
- Performance : Peningkatan
efisiensi dan performa
karyawan, dapat digunakan
HoD/ Kaprodi untuk melakukan
mapping map
Hemat: dengan adanya data
workload masing-masing job
position, maka dapat
membantu HoD/ kaprodi untuk
memperkirakan penambahan
karyawannya
Risk reduction : Mengurangi
kemungkinan overload
pekerjaan dan
ketidakprofesionalisme
karyawan
Convenience : Meningkatkan
kepuasan kerja karyawan
Customer Relationships Customer Segments
Personal Assistance Segmented Market
Involvement : Co Creation - Tenaga Pendidik
- Tenaga
Kependidikan
- Kaprodi, Dekan &
HoD
- Rektorat & Yayasan
Channels
Type of Connection : Direct
Channel phase:
- Awareness : melalui pendekatan
kepada setiap Kaprodi/ HoD,
pendekatan ke karyawan
- Evaluation : Performance appraisal,
Survey kepuasan karyawan
- Purchase : -
- Delivery : Monev, IBARAS, Raker
- After Sales : penindaklanjutan hasil
PA dan hasil survei kepuasan
karyawan, coaching, konsultasi

Cost Structure Revenue Streams:

Cost driven - Produktivitas tenaga kerja
Fix cost : salary, tunjangan dan benefit - Peningkatan profesionalisme karyawan
Variable cost : biaya iklan/ rekrutmen, biaya analisis, biaya pengembangan karyawan - Peningkatan nama baik Universitas karena peningkatan
kepuasan kerja karyawan
B. Catatan dan Masukan Mentoring
1. EP 1 diarahkan untuk peningkatan profesionalisme karyawan. Profesionalisme
diukur menggunakan KPI masing-masing karyawan.
2. Untuk menentukan atau penyesuaian KPI masing-masing karyawan diawali dengan
analisis beban kerja terlebih dahulu. Dengan metode analisis ini dapat diketahui
beban kerja masing-masing karyawan, apakah kurang, cukup atau overload.
3. Analisis beban kerja sebaiknya dilakukan bukan base on man hour tetapi
berdasarkan KPI masing-masing individu. Analisis beban kerja berdasarkan KPI
dilakukan dengan mengacu kepada KPI departemen yang diturunkan ke KPI individu,
kemudian diturunkan ke Job desc dan diturunkan ke main job masing-masing
individu. Dari analisis tersebut dapat diketahui masing-masing individu akan
menyumbang berapa persen untuk memenuhi KPI departemennya.
4. Dengan beban kerja yang sudah cukup, diharapkan masing-masing karyawan dapat
berlaku secara professional dalam memenuhi KPI-nya
5. Dengan adanya analisis beban kerja karyawan dapat menjadi salah satu acuan HoD
untuk mengajukan penambahan karyawan .
 C. BMC Final
Key Partners Key Activities Value Proposition Customer Relationships Customer Segments
- Optimization and Problem solving : - Performance : Personal Assistance Segmented Market
Economy (Tenaga Peningkatan Peningkatan efisiensi dan Involvement : Co Creation - Tenaga
kependidikan) : profesionalisme karyawan performa karyawan, dapat Kependidikan
mengoptimalkan dengan melakukan analisis digunakan HoD/ Kaprodi - Kaprodi, Dekan &
kemampuan beban kerja karyawan untuk melakukan mapping HoD
karyawan dalam sehingga diketahu tingkat map - Rektorat & Yayasan
melakukan suatu produktivitas karyawan Hemat: dengan adanya
pekerjaan untuk suatu job position data workload masing-
(produktifitas) dan Key Resources masing job position, maka Channels
peningkatan - Physical : fasilitas gedung dapat membantu HoD/ Type of Connection : Direct
profesionalisme yang memadai untuk kaprodi untuk Channel phase:
karyawan menunjang pekerjaan memperkirakan - Awareness : melalui pendekatan kepada setiap Kaprodi/
- Reduction of risk karyawan penambahan karyawannya HoD, pendekatan ke karyawan, Monev, IBARAS, Raker,
and uncertainty - Human : tenaga kerja yang Risk reduction : Pengumuman dan reminder pengisian employee survey & PA
(Kaprodi, Dekan & memadan & berpoteni Mengurangi kemungkinan - Evaluation : Menu Claim HCIS, Menu Attendance &
HoD, Rektorat & untuk dikembangkan- overload pekerjaan dan Permission HCIS
Yayasan): Intelectual Property : ketidakprofesionalisme - Purchase : -
menurunkan tingkat program HCIS, nama besar karyawan - Delivery : Tersedianya master job desc untuk masing-
turn over karyawan grup Convenience : Karyawan masing posisi yang dapat diakses melalui menu document list
- Financial : sumber daya merasa beban kerjanya di HCIS, Tersedia data analisis beban kerja sebagai bahan
Tipe Partnership: keuangan stabil dan seimbang dengan tindak lanjut para stakeholder
- Strategic alliance mendukung program karyawan lain. - After Sales : penindaklanjutan hasil PA dan hasil survei
between non pengembangan Meningkatkan kepuasan kepuasan karyawan, coaching, konsultasi, melalui menu I-box
competitors kerja karyawan improvement
- Coopetition
Cost Structure Outcomes
Cost driven - Produktivitas tenaga kerja
Fix cost : salary, tunjangan dan benefit - Peningkatan profesionalisme karyawan
Variable cost : biaya iklan/ rekrutmen, biaya analisis, biaya pengembangan - Peningkatan nama baik Universitas karena peningkatan kepuasan kerja karyawan
karyawan
 BAB IV. ACTION PLAN

A. Action Plan
ACTION STEPS RESPONSIBLE DEADLINE RESOURCES POTENTIAL BARRIERS RESULTS

Time & kurangnya motivasi untuk menjadi lebih baik,

Dokumen job
Penyelesaian Job Me, HoD/ PIC motivation, Head rasa/ pikiran bahwa penyelesaian job desc
Februari description untuk
Description masing- setiap of Department, bukan menjadi tanggung jawab utamanya
2020 masing-masing posisi
masing posisi jabatan jabatan Karyawan dalam karena ada pekerjaan inti yang lebih penting
jabatan
departemen daripada penyelesaian job desc

Pengumpulan data
analisis beban kerja Time, rasa tidak aman terhadap perubahan, tidak
Februari Data-data yang siap
(daftar pertanyaan, Me motivation, an dapat meluangkan waktu untuk memberikan
2020 diolah
wawancara & open mind data
pengamatan langsung)

time, journals,
laptop/
Maret kurangnya dukungan dari rekan kerja, alat
Pengolahan data analisis Me komputer, Data valid
2020 analisis yang kurang mendukung
program
pengolahan data

Evaluasi metode Me Maret Data analisis Metode pengukuran yang digunakan kurang Hasil evaluasi metode
 ACTION STEPS RESPONSIBLE DEADLINE RESOURCES POTENTIAL BARRIERS RESULTS

Laptop/
pengukuran, jika sudah
computer
sesuai maka dilanjutkan pengukuran yang
2020 Program sesuai digunakan untuk semua departemen
dengan penyusunan digunakan
pengolahan data
laporan
jurnal

time, journals, tidak terbuka terhadap perubahan, tidak

Penyusunan & pelaporan Me, Head
April 2020 laptop/ menjadi teman berpikir utk perbaikan Laporan siap saji
hasil kepada atasan HCM
komputer berkelanjutan

Penerapan/ tindak lanjut Ada peningkatan

dari hasil analisis Me, Head profesionalisme
April 2020 time, komitmen rasa tidak aman terhadap perubahan
(sosialisasi, prototype 1 HCM karyawan karena
departemen) beban kerja seimbang

Melakukan survey Me Juni 2020  Program HCIS – karyawan enggan untuk mengisi survey, Hasil survey kepuasan
kembali setelah ada Employee karena merasa tidak ada tindak lanjut dari kerja meningkat
tindak lanjut & survey, tarikan pengisian survey tersebut
pengolahan data survey data employee
(survey internal dan survey by HCIS
 ACTION STEPS RESPONSIBLE DEADLINE RESOURCES POTENTIAL BARRIERS RESULTS

eksternal departemen)

Melakukan rangkaian Program HCIS – Pengisian PA belum tersosialiasi secara Peningkatan hasil PA
September
evaluasi Performance Tim PA Performance menyeluruh, perubahan system/ penilaian PA individu dan
2020
Appraisal Appraisal di HCIS departemen
B. Gantt Chart

TIMESCALE (WEEK)
ACTION PLAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Sep-20
Penyelesaian Job Description masing-
masing posisi jabatan                                
Pengumpulan data analisis beban
kerja (daftar pertanyaan, wawancara
& pengamatan langsung)                                
Pengolahan data analisis
                               
Evaluasi metode pengukuran, jika
sudah sesuai maka dilanjutkan dengan
penyusunan laporan
Penyusunan & pelaporan hasil kepada
atasan                                
Penerapan/ tindak lanjut dari hasil
analisis (sosialisasi, prototype 1
departemen)                                
Melakukan survey kembali setelah ada
tindak lanjut & pengolahan data
survey (survey di internal departemen
dan luar departemen prototype)                                
Melakukan rangkaian evaluasi
Performance Appraisal