Laporan Kegiatan dan Evaluasi

A. Ketua Pelaksana
1. Evaluasi Umum
a. Kurang awal dalam penentuan panitia maupun peraturan tentang kepanitiaan
b. Kurang tegas sehingga beberapa hal terlewat dan mundur tidak sesuai dengan
deadline awal yang telah ditetapkan
2. Rekomendasi Umum
a. Perlu memperhatikan dalam perekrutan kepanitiaan
b. Sebaiknya lebih tegas baik dalam mengontrol tiap kemajuan maupun masalah
yang ada dalam kepanitiaan
c. Lebih awal dalam penentuan peraturan kepanitiaan

B. Kesekretariatan
1. Evaluasi Umum
a. Belum adanya pembagian jobdesk berupa print out kepada panitia.
b. Kurang mendeadline pengumpulan laporan koordinasi maupun laporan akhir
dari tiap sie.
c. Dalam penomoran surat sudah cukup baik karena hanya menggunakan satu
nomor saja untuk satu kegiatan ALAFEST ini. hal ini memudahkan dalam
perekapan di laporan akhir.
2. Rekomendasi Umum
a. Proposal sebaiknya diselesaikan kurang lebih 1 bulan setelah penentuan
panitia dengan tujuan untuk memperlancar pencarian dana atau sponsor
b. Perlu memberikan jobdesk tiap sie ketika rapat perdana, untuk lebih
memahamkan arah kerja setiap sie kedepannya.
c. Administrasi baik absensi, pencatatan no surat, dan lainnya yang berhubungan
dengan kesekretariatan dapat dipersiapkan lebih matang dari jauh hari.
d. Penomoran surat lebih baik menggunakan satu nomor saja.
e. Perlu adanya dua sekretaris untuk memudahkan pembagian tugas besar dan
kecil sekaligus pengkaderan untuk kepanitiaan selanjutnya.
f. Perlu mendeadline setiap kegiatan kesekretairatan dan rutin merapikan
administrasi agar tertata dengan baik dan mudah mencari informasi yang
dicari.

1
 g. Menata dengan rapi dan menjadikan satu bandel segala bentuk berkas-berkas
yang ada di setiap sie.
h. Mencatat notulensi di setiap rapat dan merapihkannya.
i. Menyelesaikan segala laporan dan kegiatan administrasi (undangan, surat, dll)
tepat waktu.

C. Bendahara
1. Evaluasi Umum
a. Mengalami kesulitan dalam merekap maupun mengatur keuangan acara baik
ketika berlangsung maupun setelah usai.
b. Kewalahan dalam menyerahkan laporan akhir keuangan.
2. Rekomendasi Umum
a. Perlu adanya dua bendahara untuk pembagian tugas besar (yang menghandle
masuk dan keluarnya uang kegiatan) dan kecil (merekap dan membuat laporan
bersama bendahara besar)
b. Merekap uang masuk dan keluar dengan rapi dan melaporkan secara rutin baik
ke panitia inti maupun panitia keseluruhan tentang kondisi keuangan kegiatan.
c. Merapihkan nota, dan mewajibkan setiap apapun yang dibeli dengan uang
kegiatan harus menyertakan nota.
d. Membuat laporan akhir keuangan tepat waktu.
e. Pemilihan bendahara kegiatan baiknya memilih orang yang memang mampu
bertanggungjawab pebuh terhadap uang kegiatan.

D. Sie Acara dan Perlombaan

1. Evaluasi
a. Dengan model TM non formal dan berkelompok sesuai perlombaan
menimbulkan kesulitan ketika pengambilan no urut karena perwakilan hanya
satu orang, sedangkan ia mewakili di berbagai perlombaan.
b. Dalam setiap lomba masih belum maksimal baik dalam komunikasi antar
anggota dan kurang kerjasama.
c. Koordinator tiap lomba masih belum menguasai sepenuhnya tentang teknis
dan apa saja yang dibutuhkan dalam perlombaan tersebut
d. Penentuan juri maupun tamu undangan kurang ditentukan dan disiapkan jauh
hari
2
 e. Belum siapnya onsep acara secara keseluruhan baik tempat, waktu, dll. dari
jauh-jauh hari
f. Tiap lomba kurang memperhatikan perlengkapan yang dibutuhkan dalam
lombanya masing-masing
2. Rekomendasi Umum
a. Konsep acara secara kesleuruhan sebaiknya dimatangkan secepatnya
b. Penentuan CO, juri, tamu sebaiknya sangat diperhatikan agar kedepannya
dapat berjalan dengan lancer
c. Perlu adanya jobdesk untuk tiap CO

E. Sie Kestari
1. Evaluasi Umum
a. Absensi peserta di tiap lomba dicetak dadakan ketika hari H.
b. Kinerja anggota kestari kurang maksimal khususnya pada saat Check-in di
setiap kegiatan.
c. Terjadi kesalahan ketika perekapan nilai dari juri.
d. Kurang komunikasi ketika di lapangan.
2. Rekomendasi Umum
a. Tidak menerima registrasi peserta ketika Technical Meeting.
b. Perekapan nilai dilakukan lebih teliti dan rapi dengan langsung meng-input
nilai dengan Ms. Excel.
c. Anggota kestari perlu ditambah untuk memaksimalkan kinerja di lapangan.
d. Merekap data peserta lomba dan juara per lomba, agar mudah diakses
sewaktu-waktu.
e. Menjalin komunikasi yang baik, khususnya sesama sie kestari, agar tidak
terjadi miss communication berkepanjangan.

F. Sie Pubdekdok (Publikasi, Dekorasi, dan dokumentasi)

1. Evaluasi Umum
a. Id Card tercetak melebihi keperluan, karena data peserta belum fix hingga H-3
acara.
b. Banyak sertifikat bernama yang sudah tercetak dan akhirnya terbuang karena
terjadi pergantian peserta secara dadakan.

3
 c. Pencetakan banner baru dilakukan pada H-1 acara, sehingga membutuhkan
biaya 2x lipat dari normalnya.
d. Kurangnya anggota PDD sehingga kinerja kurang maksimal.
e. Kurang tepatnya pembuatan konsep atau dekorasi di setiap ruang perlombaan.
f. Tidak tersedianya kamera di hari pertama, sehingga menyewa kamera secara
dadakan.
g. Jumlah kamera terlalu minim untuk bisa tersedia atau standby di setiap
perlombaan.
h. Memory kamera kurang maksimal ketika di hari kedua, karena lebih banyak
pendokumentasian, baik dari pagi hingga malam penutupan acara.
i. Kamera kurang dimasimalkan untuk pendokumentasian setiap kegiatan.
j. Kurang koordinasi dengan sie acara ketika mengkonsep closing ceremony,
baik dari awal penutupan hingga pengumuman pemenag dan pemberian
hadiah.
k. Terjadi kesalahan pada saat penampilan slide pengumuman pemenang lomba
debat Bahasa Arab.
2. Rekomendasi Umum
a. Penambahan anggota PDD
b. Lebih tanggap dengan tugas sie PDD
c. Menjaga komunikasi yang baik, khususnya antar anggota sie PDD
d. Lebih koordinasi, baik dengan sie acara maupun kestari

G. Sie Perlengkapan
1. Evaluasi Umum
a. Kurang komunikasi antar anggota sie perlengkapan.
b. Kurang tanggap ketika dibutuhkan.
c. Kurangnya ketersediaan terminal listrik, khususnya pada kegiatan bazar.
2. Rekomendasi Umum
a. Menjaga komunikasi, khususnya antar anggota perlengkapan dan sie-sie lain
yang membutuhkan perlengkapan.
b. Mendata list perlengkapan yang dibutuhkan tiap sie dan merapikannya
menjadi satu file
c. Membuat check list barang untuk mengontrol khususnya barang-barang
pinjaman
4
H. Sie Pendanaan
1. Evaluasi Umum
a. Anggota sie pendanaan kurang tanggap terhadap tugas yang diberikan.
b. Kurang men-deadline tugas yang perlu dikerjakan.
c. Banyak instansi yang tidak tepat janji terhadap perjanjian kerjasama yang
telah disepakati sebelumnya.
d. Penawaran sponsorship yang terlalu tinggi.
e. Anggota kurang berpengalaman dalam mencari kerjasama sponsorship.
2. Rekomendasi Umum
a. Anggota sie pendanaan setidaknya ada yang orang malang asli agar lebih
memahami lapangan, minimal 2 orang.
b. Rutin mem-follow up instansi yang telah ditawarkan kerjasama sponsorship,
minimal 5 hari sekali agar tidak lupa dan hilang.
c. Penawaran sponsorhip diturunkan agar lebih terjangkau dan banyak yang
menyanggupi melakukan kerjasama sponsorhip.
d. Anggota sie pendanaan harus lebih aktif, kreatif, dan berani dalam mencari
kerjasama seponsorhip.
e. Dana usaha (DANUS) harus terus diadakan dan dijalankan, agar lebih
memaksimalkan keuangan demi keberlangsungan acara.
f. Pengguna kamera hanya dari anggota sie PDD saja, agar lebih maksimal
dalam dokumentasi setiap kegiatan.
g. Kamera hanya untuk mendokumentasikan setiap kegiatan dalam acara tersebut
dan bukan untuk berfoto panitia, karena untuk memaksimalkan memory
kamera.
h. Penyewaan kamera lebih awal, sehingga sudah siap sebelum hari H.

I. Sie Konsumsi
1. Evaluasi Umum
a. Terjadi miss communication ketika hari pertama, karena konsumsi seminar
nasional yang ditanggung oleh prodi ternyata belum dibayar.
b. Official tidak menunjukan kupon snack yang telah dibagikan.
c. Konsumsi pada acara penutupan tersisa banyak, karena banyak peserta yang
tidak datang.

5
 d. Miss communication khususnya antar anggota sie konsumsi, sehingga kinerja
kurang maksimal.
2. Rekomendasi Umum
a. Menjaga komunikasi, khususnya antar anggota sie konsumsi.
b. Lebih koordinasi dengan sie acara atau kestari dalam memperkirakan jumlah
konsumsi yang dibutuhkan.
c. Penambahan anggota sie konsumsi agar kinerja lebih baik di lapangan.

J. Sie Humas
1. Evaluasi Umum
a. Kurang komunikasi antar anggota humas, khususnya dalam pengantaran
undangan ke berbagai instansi Pendidikan.
b. Media partner yang dihubungi slow respon.
c. Kurang koordinasi antar sie humas dan peserta yang mengambil paket,
sehingga menyebabkan konsumsi yang diberikan telat.
d. Kesulitan dalam penyewaan mobil, yang awalnya diperkirakan hanya 3 hari
menjadi 4 hari sehingga membutuhkan biaya di luar target yang telah
ditentukan.
2. Rekomendasi Umum
a. Memaksimalkan komunikasi, khususnya antar anggota humas.
b. Lebih tanggap dengan tugasnya.