LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN SEKRETARIS HIMAFI

FMIPA KBM UNIB 2018

1. Benah Sekretariat

Tujuan Menciptakan dan menjaga

sekretariat HIMAFI sebagai
rumah organisasi yang nyaman
dan aktif.
Waktu 1 bulan sekali
Keterangan Terlaksana

a. Pencapaian kegiatan : program kerja ini dapat terlaksana dengan baik namun tidak
berjalan sesuai dengan waktu penetapannya. Dikarenakan pada pelaksanaannya,
benah sekretariat telah dilaksanakan sebanyak 7 kali dengan waktu yang bervariatif
yaitu tidak selama 1 bulan sekali.
b. Kekurangan : sekretariat hanya aktif pada di awal kepengurusan dalam hal
penggunaan rapat pengurus maupun tempat berkumpul anggota HIMAFI sehingga
sekretariat terbengkalai setelah dilakukan pembenahan. Selain itu, masih banyak
fasilitas sekretariat yang belum terpenuhi dikarenakan terkendala finansial.
c. Evaluasi : untuk pengurus selanjutnya, dijaga fasilitas yang sudah ada di sekretariat,
melakukan pembenahan sekretariat secara berkala dan memberikan kesadaran
kepada anggota maupun pengurus HIMAFI untuk menghidupkan sekretariat
sebagaimana mestinya.

2. Struktur Kepengurusan

Tujuan Menampilkan nama-nama

kepengurusan dalam setiap
bidang yang di pegang dalam
kepengurusan HIMAFI agar
lebih bertanggung jawab.
Waktu -
 Keterangan Terlaksana

a. Pencapaian kegiatan : struktur kepengurusan telah terlaksana pada saat benah

sekre yang kedua namun telah rusak pada waktu yang tidak diketahui. Struktur
kepengurusan telah diperbaiki agar dapat berjalan sesuai dengan fungsi nya.
b. Kekurangan : struktur yang telah dibuat tidak bertahan lama dikarenakan bahan
yang dibuat mudah robek dan rusak.
c. Evaluasi : untuk kepengurusan selanjutnya, untuk dapat memperhatikan dan
menjaga keberadaan struktur kepengurusan yang ada di sekre sebagai pengingat
untuk semua elemen di HIMAFI mengenai amanah dan tanggung jawab

3. Rapat Rutin

Tujuan Mengevaluasi kinerja dari setiap

program kerja.
Waktu 2 minggu sekali
Keterangan Terlaksana

a. Pencapaian kegiatan : rapat rutin telah terlaksana dengan waktu yang ditetapkan
dengan menggunakan media social dan tatap muka.
b. Kekurangan : dalam pelaksanaan 2 minggu sekali ternyata sangat tidak efektif
dikarenakan pada saat melaksanakan rapat banyak hal yang tidak ada untuk
dibahas sebagai evaluasi kinerja dari program kerja yang terlaksana ataupun yang
akan dilaksanakan.
c. Evaluasi : untuk kepengurusan selanjutnya, menetapkan waktu sebaik mungkin
dalam pelaksanaannya agar rapat yang dilaksanakan dapat berjalan dengan baik
dan jika diperlukan lebih sering melakukan rapat secara tatap muka.

4. Jaga Sekretariat

Tujuan Menjaga kebersihann dan

kenyamanan sekretariat
HIMAFI.
Waktu Setiap hari
Keterangan Tidak terlaksana
 a. Pencapaian kegiatan : jaga sekretariat tidak terlaksana dikarenakan jadwal tugas
untuk menjaga sekre tidak dibuat sehingga tidak ada yang menjaga sekretariat
setiap harinya.
b. Kekurangan : tidak adanya jadwal jaga sekretariat sebagai bentuk kesadaran
untuk menghidupkan sekretariat sebagaimana mestinya.
c. Evaluasi : untuk kepengurusan selanjutnya, dibuat jadwal piket jaga sekretariat
sebagai bentuk kesadaran dalam menjaga sekretariat yang lebih baik.

5. Kalender Kerja

Tujuan Membuat draft kerja kegiatan

HIMAFI yang terstruktur
sebagai bentuk alarm kegiatan.
Waktu -
Keterangan Terlaksana

a. Pencapaian kegiatan : kalender kerja telah diterbitkan dan diperbanyak kepada

semua elemen pengurus HIMAFI.
b. Kekurangan : penyebaran kalender kerja sangat lambat sehingga tidak begitu
berfungsi sesuai tujuannya yaitu alarm kegiatan dikarenakan selalu menunggu
kepastian dari tanggal pelaksanaan program kerja masing-masing bidang.
c. Evaluasi : untuk semua bidang agar dapat menyerahkan tanggal pelaksanaan
program kerja secara cepat.

6. Buku Harian Sekretaris

Tujuan Untuk mengetahui kegiatan

surat-menyurat dan lain-lain.
Waktu fleksibel
Keterangan Terlaksana
 a. Pencapaian kegiatan : telah terlaksana sesuai dengan tujuan dan waktu
pelaksanaan nya.
b. Kekurangan : adanya nomor surat yang sama dikarenakan kesalahan pada saat
penulisan di buku harian sekretaris.
c. Evaluasi : untuk nomor yang telah dibuat agar dapat segera ditulis di buku harian
sekretaris agar tidak terjadi kesalahan yang sama.

7. Database HIMAFI

Tujuan Sebagai arsip penting dalam hal

data pribadi kader HIMAFI.
Waktu -
Keterangan Terlaksana

a. Pencapaian kegiatan : database HIMAFI telah dikumpulkan baik dalam bentuk

hardcopy maupun softcopy dan akan menjadi arsip HIMAFI.
b. Kekurangan : banyak nya data-data yang tidak lengkap dikarenakan adanya
pergantian format database.
c. Evaluasi : untuk kedepannya, database dilakukan dengan satu format agar data
pribadi yang diinginkan terkumpul sebagai arsip HIMAFI.

8. Absensi Pengurus

Tujuan Membentuk sikap tanggung

jawab semua elemen pengurus
HIMAFI terhadapa tugas dan
perannya.
Waktu fleksibel
Keterangan Tidak terlaksana

a. Pencapaian kegiatan : program kerja ini tidak terlaksana dikarenakan lambatnya

pendistribusian daftar absen ke masing-masing bidang HIMAFI.
 b. Kekurangan : lambatnya pendistribusian daftar absen pengurus ke masing-
masing bidang HIMAFI.
c. Evaluasi : untuk kedepannya, agar segera di distribusikan daftar absen tersebut
ke semua bidang di HIMAFI agar program kerja ini dapat berjalan dengan baik.

RINCIAN DANA KEGIATAN

No Keterangan Jumlah
1 Surat menyurat Rp. 40.000
2 Perlengkapan struktur Rp. 30.000
3 Cat dinding Rp. 120.000
4 Cat kayu+ kuas Rp. 22.000
5 Sertifikat Rp. 180.000
6 Map plastic Rp. 14.000
7 Map kertas Rp. 12.000
8 Alat tulis Rp. 20.000
9 Alat kebersihan Rp. 20.000
10 Prin dan photocopy Rp. 30.000
11 Biaya tak terduga dan lainnya Rp. 20.000
Total Rp. 508.000

Uang masukan = Rp. 600.000

Uang Keluar = Rp. 508.000
Sisa = Rp. 92.000