MAKALAH

KURATIF TERBATAS II

Disusun oleh :

Nayla Azhar Salama

P17325118433

D-IV Keperawatan Gigi

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTRIAN KESEHATAN BANDUNG

Jl. Prof. Eyckman No.40, Pasteur, Sukajadi, Kota Bandung, 40161
2019

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan tuntas.
Shalawat serta salam senantiasa tercurah pada nabi Muhammad SAW yang selalu kita
nantikan syafa’atnya di akhirat kelak.
Selain untuk memenuhi tugas dari dosen mata kuliah Kuratif Terbatas di jurusan
Keperawatan Gigi. Makalah yang berjudul “Tugas-tugas Resepsionis Klinik Gigi” ini
diharapkan dapat bermanfaat dan menambah wawasan bagi para pembaca. Terlepas dari
semua itu, kami menyadari bahwa makalah ini masih belum sempurna baik dari segi
tatanan bahasa ataupun tatanan kalimatnya. Oleh karena itu, penulis menerima segala
usulan dan kritikan dari pembaca supaya bisa melakukan perbaikan kedepannya.
Demikian yang dapat penulis sampaikan, semoga makalah ini dapat memberikan
pengetahuan dan inspirasi bagi para pembaca.

Bandung, Desember 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...........................................................................................................i

DAFTAR ISI..........................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN......................................................................................................1

A. Latar Belakang..................................................................................................................1
B. Rumusan Masalah.............................................................................................................1
C. Tujuan...............................................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN.......................................................................................................3

A. Tugas Resepsionis Klinik Gigi ........................................................................................3

B. Fungsi dari Resepsionis Klinik Gigi.................................................................................3
C. Perlengkapan yang dibutuhkan oleh Resepsionis Klinik Gigi..........................................3
D. Dokumen yang dibutuhkan Resepsionis Klinik Gigi........................................................7
E. Cara mengatur perjanjian di Resepsionis Klinik Gigi.......................................................11

BAB III PENUTUP...............................................................................................................12

A. Kesimpulan.......................................................................................................................12
B. Saran..................................................................................................................................12

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................13

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Menjaga kesehatan gigi dan mulut sangatlah penting, karena akan berakibat
datangnya berbagai masalah kesehatan seputar gigi dan mulut seperti gigi berlubang, gusi
bengkak, bau mulut tak sedap, sariawan hingga sakit tenggorokan. Dalam menjaga
kesehatan gigi, sebaiknya jangan menunggu gigi dan mulut bermasalah baru
mengunjungi dokter gigi. Sebaiknya merawat gigi sejak dini karena akan lebih sehat dan
bebas dari masalah dan gangguan kesehatan gigi dan mulut saat dewasa salah satunya
dengan rutin mengunjungi dokter gigi minimal 6 bulan sekali.
Dimana kesehatan gigi ini bisa kita dapat di klinik, puskesmas, rumah sakit,
maupun klinik praktek mandiri. Dimana di klinik tersebut terdiri dari beberapa jabatan
yaitu dokter gigi, perawat gigi atau asisten dokter, resepsionis, dan security klinik.
Resepsionis adalah bagian awal yang akan dikunjungi oleh para pasien/klien saat
mengunjungi klinik gigi, selain itu resepsionis yang berperan dalam membantu dan
memberikan informasi kepada pasien mengenai fasilitas ydan pelayanan apa yang bisa
diberikan oleh klinik kepada pasien. Maka dari itu resepsionis berperan penting sebagai
gerbang utama pemberi pelayanan terbaik dan nyaman bagi pasien/klien.
B. Rumusan Masalah
1. Apa saja tugas dan fungsi Resepsionis Klinik Gigi?
2. Apa saja perlengkapan yang dibutuhkan oleh Resepsionis Klinik Gigi?
3. Apa saja dokumen yang dibutuhkan Resepsionis Klinik Gigi?
4. Bagaimana cara mengatur perjanjian di Resepsionis Klinik Gigi?

C. Tujuan
1. Agar mengetahui tugas dan fungsi Resepsionis Klinik Gigi.
2. Agar mengetahui perlengkapan yang dibutuhkan oleh Resepsionis Klinik Gigi.
3. Agar mengetahui dokumen yang dibutuhkan Resepsionis Klinik Gigi.
4. Agar mengetahui cara mengatur perjanjian di Resepsionis Klinik Gigi.

1
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Tugas dan Fungsi Resepsionis Klinik Gigi

Resepsionis adalah orang yang bertugas menerima pasien atau klien (baik itu
klinik, rumah sakit, hotel, bahkan kantor). Dental receptionist (resepsionis gigi) adalah
icon penting dalam sebuah klinik gigi yang merupakan penentu berlangsungnya
pelayanan. Resepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan klinik, ini bertujuan agar
pasien yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan
juga sebagai gambaran dari suatu klinik. Resepsionis adalah orang yang pertama kali
bertemu dan berbicara pasien atau klien, baik melalui telpon atau secara langsung dan
memberikan pelayanan awal bagi seorang pasien yang datang ke klinik gigi. Resepsionis
juga bisa menjawab pertanyaan pasien, memberikan dokumen kepada pasien yang baru
dan memberikan informasi mengenai klinik dan pelayanan kesehatan gigi.

Tugas utama resepsionis adalah untuk menjawab semua panggilan masuk dan
mengarahkan panggilan orang yang tepat atau departemen. Resepsionis juga mungkin
terlibat dengan pekerjaan administrasi. Resepsionis gigi di klinik membuat jadwal janji
untuk pasien secara pribadi atau melalui telepon . Resepsionis Gigi akan menyimpan
semua catatan up to date dan memasukkan rencana pelayanan gigi ke dalam komputer
yang diinstruksikan oleh dokter gigi. Resepsionis akan menginformasikan dokter gigi
ketika janji tiba dan membantu pasien mengisi dokumen yang diperlukan sebelum
bertemu dokter gigi untuk pertama kalinya. Beberapa resepsionis gigi akan membahas
rencana pelayanan gigi untuk masa depan yang ditetapkan oleh dokter gigi dengan
pasien.
Seorang resepsionis harus bisa bekerjasama dengan resepsionis lain, pegawai
atau karyawan klinik dan dokter gigi di klinik tersebut, sehingga bisa membuat pelayanan
yang baik terhadap pasien atau klien.
Pelayanan yang diberikan oleh resepsionis akan menunjang kelanjutan dari
pemeriksaan di klinik. Kerena pelayanan resepsionis akan ditanggapi oleh pasien sebagai
awal dari pemeriksaan. Jadi ketika pelayanan resepsionis baik maka seorang pasien baru

2
bisa menjadi pelanggan tetap disebuah klinik tersebut dan tentunya itu juga dipengaruhi
oleh kemampuan atau skill seorang dokter gigi.
Sebagai pintu gerbang sebuah klinik, peran resepsionis ikut menentukan
kredibilitas klinik. Resepsionis harus mampu mengerjakan tugas adminintrasi yaitu
mendata siapa saja pasien yang ada dan akan datang ke klinik. Dia juga harus ramah dan
supel sehingga mampu berkomunikasi dengan semua orang, baik di lingkungan internal
klinik maupun dengan orang luar. Karena setiap pasien yang datang setelah bertemu
dengan security tentunya untuk bisa bertemu dengan seorang dokter yang akan dituju
pasti akan berhadapan dengan resepsionis.
Tugas dan tanggung jawab seorang dental reseptionis itu antara lain:

 Menerima dan menghubungkan telepon masuk kepada pihak yang dituju.

 Menghubungi nomor telepon yang ingin dituju atas permintaan-permintaan pihak
terkait.
 Menyampaikan pesan kepada pihak internal maupun eksternal bilamana yang
bersangkutan berhalangan untuk menerima memeriksa atau pemeriksaan tersebut dan
mencatat pesan yang perlu disampaikan.
 Menerima kedatangan pasien dengan ramah dan sikap yang professional.
 Mencatat dalam log book telepon masuk dan keluar.
 Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pasien.
 Memberikan informasi berkaitan dengan klinik.
 Memberikan bantuan kepada setiap pasien bila memerlukan.
 Mendaftarkan pasien baru sesuai dengan peraturan klinik.
 Membantu pasien untuk menyelesaikan segala bentuk dan dokumentasi yang
diperlukan.
 Mengverifikasi dan memperbarui informasi pasien.
 Menginformasikan pasien prosedur klinik gigi dan kebijakan.
 Memindahkan pasien melalui janji sesuai dengan jadwal.
 Memasukkan semua informasi pasien yang relevan ke dalam sistem data.
 Memelihara dan mengelola catatan pasien sesuai dengan peraturan privasi dan
keamanan.
3
  Merespon dan memenuhi permintaan informasi.
 Mengkonfirmasi janji yang akan datang dan ingat sesuai dengan peraturan klinik.
 Cek jadwal janji sehari-hari.
 Mengatur grafik pasien untuk janji hari berikutnya.
 Mengisi pembatalan pelayanan atau pemeriksaan.
 Mengatur rujukan ke spesialis medis lainnya.
 Praktikum pengiriman tepat.
 Mengumpulkan dan pembayaran penerimaan dari pasien pada saat pengobatan.
 Menginformasikan pasien pilihan rencana perawatan.
 Mengatur jadwal pembayaran dengan pasien.
 Mempersiapkan formulir klaim untuk asuransi gigi.
 Mengatur dokumen pendukung klaim asuransi.
 Memantau dan mempertahankan persediaan perlengkapan klinik gigi.
 Menjaga privasi pasien, kariyawan lain, dan dokter.
 Menjalankan tugas resepsionis dengan baik.

B. Perlengkapan yang dibutuhkan oleh Resepsionis Klinik Gigi

Citra klinik juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun banyak juga faktor lain yang
menentukan. Tapi ketika pertama pasien melihat klinik dan berkomunikasi dengan
resepsionis. Pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar perlu
dimiliki oleh seorang resepsionis mengingat tugas dan peran besarnya dalam sebuah
klinik atau rumah sakit. Jadi seorang resepsionis harus memenuhi syarat-syarat sebagai
berikut :

1. KETERAMPILAN 
a. Keterampilan teknis

Dalam melayani pasien atau klien seorang resepsionis harus memiliki

kemampuan menggunakan alat-alat pendukung yang ada di meja kerjanya, seperti
cara menggunakan komputer dan softwaremya, juga cara menggunakan telepon

4
 dan menghubungkannya ke pihak yang bersangkutan di perusahaannya.
Mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi dan denah klinik.

b. Keterampilan pribadi

Dan juga harus dapat mengatur pekerjaannya dengan menanggani pasien dan
bisa mengurus pasien yang datang ke klinik. Untuk itu seorang resepsionis harus
dapat bekerjasama yang baik antara atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun
dengan departemen lainnya sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Untuk
itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan
menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan.

c. Keterampilan berkomunikasi

Seorang resepsionis harus mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan

baik mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah sehingga
pasien tidak merasakan kecewa walaupun keinginannya tidak terpenuhi. Dengan
demikian, pasien dapat memahami dan maklum dengan suatu keadaan melalui
penjelasan resepsionis yang baik.

Adapun Keterampilan dasar untuk resepsionis gigi adalah :

1. Keterampilan Administrasi
2. Keterampilan Bisnis
3. Keterampilan Komunikasi
4. Keterampilan Pemecahan Masalah
5. Keterampilan Organisasi
6. Keterampilan Hubungan Klien

2. PENGETAHUAN
a. Pengetahuan umum

Seorang resepsionis harus mempelajari kemampuan umum, karena mereka

menerima pasien dari berbagai budaya, suku dan bahkan perbedaan negara. Untuk
itu mereka harus mengetahui kultur atau cara menerima pasien dengan latar

5
 belakang yang berbeda. Resepsionis juga harus mengetahui struktur organisasi
dan tugas dari masing-masing jabatan di sebuah klinik. Juga mengetahui denah di
kliniknya untuk menunjukkan lokasi apabila ditanya oleh pasien.

Kemampuan berbahasa Internasional juga harus dikuasai seorang

resepsionis. Bila ini dikuasai oleh resepsionis, maka ini adalah senjata ampuh
yang dapat membawa karir sang resepsionis melompat setinggi-tingginya. Karena
bahasa ini adalah bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu
dengan pasien dari negara lain harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.

b. Pengetahuan khusus

Seorang reseptionis harus mempunyai ketelitian, ini menjadi hal yang

sangat penting mengingat bahwa resepsionis adalah orang yang menangani
pasien. Sehingga ia dituntut untuk selalu teliti dalam menghitung pembiayaan
pasien, menuliskan dokumen pasien dan hal-hal penting lainnya yang
berhubungan dengan pasien untuk dental receptionist.

Tugas pokok seorang resepsionis, selain menyambut pasien yang tiba,

adalah kemampuannya meberikan informasi dan fasilitas klinik yang ada. Oleh
karena itu, kuasailah informasi tentang apa yang ada di klinik gigi. Resepsionis
harus ramah kepada dokter karyawan lain dalam klinik, resepsionis harus
mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu (klinik
yang besar). Makanya, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk
menjadi seorang resepsionis. Misalnya, pandai bergaul, ramah, dan sopan.

 3.    PERILAKU
Penampilan yang baik, rapi dan bersih, hal ini tidak saja berhubungan dengan
kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada
disekitarnya, misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur
pada tempatnya. Pasien akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang
diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.

4.    KEPRIBADIAN

6
               Seorang resepsionis harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan,
yang senantiasa selalu siap membantu pasien bila diperlukan, senang berhubungan
dengan pasien dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.

Gigih dan cerdas, seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama
dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena
kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya.
Misalnya, menghadapi pasien dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak
tersungging di bibir.

Baik, sopan, ramah, bijaksana. Baik karena selalu memberikan layanan terbaik
kepada pasien baik pasien baru maupun yang lama. Resepsionis juga harus ramah kepada
pasien, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik klinik.

Rasa Tanggung Jawab. Resepsionis yang bertanggung jawab atas pekerjaaannya

selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu tanpa harus selalu
diawasi oleh atasannya.

Loyalitas. Seorang resepsionis dituntut untuk mampu menyelesaikan pekerjaanya.

Meskipun ada penambahan jam kerja dari yang telah ditetapkan, sebagai wujud dari rasa
kesetiaannya kepada klinik dan dokter.

Rasa Tanggap. Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil
keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.

C. Dokumen yang dibutuhkan Resepsionis Klinik Gigi

1. Kartu identitas pasien berisi nama lengkap, alamat, no. telpon, tanggal
pendaftaran.

7
2. Rekam medis, akan digunakan selama masa perawatan yang berisi identitas
lengkap pasien seperti nama, nomor telpon, alamat, riwayat kesehatan dll.
Termasuk kartu status pasien.

3. Formulir informed
concent atau surat
persetujuan
tindakan biasanya

8
 dikeluarkan apabila pasien menyetujui perawatan yang akan diberikan ,
mengetahui kelebihan dan kekurangan dari perawatan, menerima resiko yang
mungkin terjadi akibat tindakan medis dan bersedia memberi imbalan kepada
dokter gigi sesuai dengan persetujuan yang disepakati.

4. Format registrasi pasien

9
 5. Resep obat

D.   Cara mengatur perjanjian di Resepsionis Klinik Gigi

10
 Salah satu tugas dental resepsionis adalah mengatur janji temu pasien yang akan
melakukan perawatan baik baru ataupun lanjutan. Adapun beberapa cara mengatur jadwal
perjanjian perawatan pasien antara lain:

1. Menggunakan system antrian

2. Menentukan kuota pasien perhari
3. Memakai teknologi berbasis software
4. Mengingatkan pasien lama (reminder) untuk jadwal perawatan/kontrol

BAB III

11
 PENUTUP

A.        Kesimpulan
Resepsionis adalah bagian awal yang akan dikunjungi oleh para pasien/klien saat
mengunjungi klinik gigi, selain itu resepsionis yang berperan dalam membantu dan
memberikan informasi kepada pasien mengenai fasilitas ydan pelayanan apa yang bisa
diberikan oleh klinik kepada pasien. Maka dari itu resepsionis berperan penting sebagai
gerbang utama pemberi pelayanan terbaik dan nyaman bagi pasien/klien.

B.         Saran
Seorang resepsionis harus bisa bekerjasama dengan resepsionis lain, pegawai
atau karyawan klinik dan dokter gigi di klinik tersebut, sehingga bisa membuat pelayanan
yang baik terhadap pasien atau klien.

12
 DAFTAR PUSTAKA

http://www.definisimenurutparaahli.com/pengertian-resepsionis/

http://rsjakarta.co.id/produk-unggulan/jakarta-dental-clinic/

http://ainulyannasari.blogspot.com/2014/11/v-behaviorurldefaultvmlo.html

http://jtanzilco.com/blog/detail/1165/slug/mengenal-sistem-dan-administrasi-
resepsionis-di-klinik-gigi

13