Dental

Receptionist GIGI

OLEH
MUH. MULIYADI, SKM
Pengertian
 Resepsionis adalah orang yang bertugas menerima pasien atau klien
(baik itu klinik, puskesmas, rumah sakit, hotel, bahkan kantor).
 Dental receptionist (resepsionis gigi) adalah faktor penting yang
merupakan penentu berlangsungnya pelayanan gigi.
 Resepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan puskesmas/klinik.
 Hal ini bertujuan agar pasien yang datang mudah mengetahui cara
yang mudah untuk mencari informasi dan juga sebagai gambaran dari
suatu puskesmas/klinik.
 Resepsionis adalah orang yang pertama kali bertemu dan berbicara
pasien atau klien, baik melalui telpon atau secara langsung dan
memberikan pelayanan awal bagi seorang pasien yang datang ke
puskesmas/klinik.
 Resepsionis juga bisa menjawab pertanyaan pasien, memberikan
dokumen kepada pasien yang baru dan memberikan informasi
mengenai puskesmas dan pelayanan kesehatan gigi.
 Pelayanan yang diberikan oleh resepsionis akan menunjang
kelanjutan dari pemeriksaan di puskesmas.
 Karena pelayanan resepsionis akan ditanggapi oleh pasien sebagai
awal dari pemeriksaan.
 Jadi ketika pelayanan resepsionis membawa kesan baik maka
seorang pasien baru bisa menjadi pelanggan tetap disebuah
puskesmas / klinik tersebut dan tentunya itu juga dipengaruhi oleh
kemampuan atau skill seorang dokter gigi.
 Resepsionis gigi di klinik membuat jadwal janji untuk pasien secara
pribadi atau melalui telepon .
 Resepsionis Gigi akan menyimpan semua catatan up to date dan
memasukkan rencana pelayanan gigi ke dalam komputer yang
diinstruksikan oleh dokter gigi.
 Resepsionis akan menginformasikan dokter gigi ketika janji tiba dan
membantu pasien mengisi dokumen yang diperlukan sebelum bertemu
dokter gigi untuk pertama kalinya.
 Beberapa resepsionis gigi akan membahas rencana pelayanan gigi untuk
masa depan yang ditetapkan oleh dokter gigi dengan pasien.
 Seorang resepsionis harus bisa bekerjasama dengan resepsionis lain,
pegawai atau karyawan puskesmas dan dokter gigi di puskesmas
tersebut, sehingga bisa membuat pelayanan yang baik terhadap pasien
atau klien.
 Oleh karena itu, sistem dan administrasi resepsionis klinik dokter gigi
sangatlah penting untuk menunjang pelayanan gigi, karena dengan
terciptanya pelayanan yang ramah, cermat dan tanggap maka kepuasan
pasien akan bertambah serta didukung dengan kemampuan dokter gigi
dalam mengobati pasiennya.
A. TUGAS DAN KEWAJIBAN RECEPTIONIST KLINIK GIGI

1. Mewakili Drg Klinik dalam menyambut kedatangan pasien/tamu

dengan hormat dan ramah.
2. Dalam berpakaian dan berpenampilan harus rapi bersih dan selalu
tersenyum.
3. Tanggap untuk mengetahui tujuan kunjungan pasien/tamu serta
memberikan pelayanan sambutan seperlunya.
4. Membuat dokumentasi informasi pasien untuk keperluan administrasi
pasien klinik secara up to date dan menjaga kerahasiaan informasi
Pasien. Setiap master data pasien harus diarsip dengan urut dan rapi
sesuai dengan abjad.
5. Menerima telepon yang masuk harus dilayani dengan baik, sopan dan
ramah. Kemudian wajib mengangkat telepon maksimal sebanyak 3 kali
dering.
6. Seluruh telepon yang masuk dan keluar harus dicatat di log
book telepon dan memo telepon bila ada pesan yang ditinggalkan untuk
orang yang tidak ada ditempat.
7. Mengatur jadwal perawatan pasien sesuai dengan jadwal yang sudah
dijanjikan, dengan mengkonfirmasi kedatangan pasien dengan telpon/
whatsapp sehari sebelumnya. Setiap jadwal reservasi pasien di catat
di Buku Reservasi Pasien.
8. Membuat Nota Penagihan perawatan Pasien yang harus disetujui /
ditandatangani oleh Drg ybs. dan Pimpinan Klinik. Setiap Nota Tagihan di
arsip dan dicatat secara rapi di Register Tagihan.
9. Melakukan / mengatur penagihan ke pasien baik menerima pembayaran yang
harus dibayar langsung ke petugas keuangan klinik atau ditransfer ke
rekening klinik yang telah ditentukan. Secara berkala melakukan penagihan
10. Menerima keluhan / complaint dari pasien/tamu untuk segera dilaporkan
tertulis kepada Manager Klinik (untuk melakukan Corrective Action) dan
Pimpinan Klinik.
11. Mengawasi kebersihan dan kerapian ruangan tunggu pasien serta toilet
pasien, yang harus dikerjakan oleh petugas kebersihan. Pastikan bahwa area
yang bersinggungan dengan pasien harus dikontrol kebersihan, kerapian dan
keasriannya.
12. Mengawasi petugas klinik yang mengatur koordinasi penyampaian
barang/pesan antar Drg.
13. Mencatat hal-hal yang penting atau menjadi masalah di Buku Harian
Reseptionis untuk menjadi perhatian dari Manager Klinik (diperiksa dan
ditindak lanjuti setiap hari) dan diperiksa seminggu sekali oleh Pimpinan
Klinik khususnya untuk masalah-masalah yang belum diselesaikan.
14. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Manager Klinik /
Pimpinan Klinik.
B. Syarat-Syarat menjadi Dental Receptionist yang Baik

1. KETERAMPILAN
a. Keterampilan teknis
 Dalam melayani pasien atau klien seorang resepsionis harus
memiliki kemampuan menggunakan alat-alat pendukung yang
ada di meja kerjanya, seperti cara menggunakan komputer
dan softwaremya, juga cara menggunakan telepon dan
menghubungkanya ke pihak yang bersangkutan di
perusahaannya.
 Mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi dan
denah klinik.
b. Keterampilan pribadi
 Dan juga harus dapat mengatur pekerjaannya dengan menanggani
pasien dan bisa mengurus pasien yang datang ke klinik.
 Untuk itu seorang resepsionis harus dapat bekerjasama yang
baik antara atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan
departemen lainnya sangat diperlukan demi kelancaran
pekerjaan.
 Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling
membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja
tetapi juga di luar pekerjaan
c. Keterampilan berkomunikasi
 Seorang resepsionis harus mempunyai kemampuan berkomunikasi
dengan baik mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif,
efisien dan ramah sehingga pasien tidak merasakan kecewa
walaupun keinginannya tidak terpenuhi.
 Dengan demikian, pasien dapat memahami dan maklum dengan
suatu keadaan melalui penjelasan resepsionis yang baik.
 Adapun Ketrampilan dasar untuk resepsionis gigi adalah :
* Keterampilan Administrasi
* Keterampilan Bisnis
* Komunikasi keterampilan
* Pemecahan masalah keterampilan
* Keterampilan Organisasi
* Hubungan Client keterampilan
2. PENGETAHUAN
a. Pengetahuan umum
o Seorang resepsionis harus mempelajari kemampuan umum, karena
mereka menerima pasien dari berbagai budaya, suku dan bahkan
perbedaan negara.
o Untuk itu mereka harus mengetahui kultur atau cara menerima
pasien dengan latar belakang yang berbeda.
o Resepsionis juga harus mengetahui struktur organisasi dan tugas
dari masing-masing jabatan di sebuah klinik dan mengetahui denah di
kliniknya untuk menunjukkan lokasi apabila ditanya oleh pasien.
o Kemampuan berbahasa Internasional juga harus dikuasai seorang
resepsionis.
o Bila ini dikuasai oleh resepsionis, maka ini adalah senjata ampuh yang
dapat membawa karir sang resepsionis melompat setinggi-tingginya.
o Karena bahasa ini adalah bahasa pergaulan yang dipakai secara
internasional.
o Bertemu dengan pasien dari negara lain harus diajak berkomunikasi
dalam bahasa Inggris.
b. Pengetahuan khusus
 Seorang reseptionis harus mempunyai ketelitian, ini menjadi hal
yang sangat penting mengingat bahwa resepsionis adalah orang yang
menangani pasien.
 Sehingga ia dituntut untuk selalu teliti dalam menghitung
pembiayaan pasien, menuliskan dokumen pasien dan hal-hal penting
lainnya yang berhubungan dengan pasien untuk dental receptionist.
 Tugas pokok seorang resepsionis, selain menyambut pasien yang
tiba, adalah kemampuannya meberikan informasi dan fasilitas klinik
yang ada.
 seorang resepsionis harus menguasai informasi tentang apa yang ada
di klinik gigi.
 Resepsionis harus ramah kepada dokter karyawan lain dalam klinik,
resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang
jumlahnya sangat banyak (klinik yang besar).
 Makanya, beberapa karakter harus menjadi kriteria untuk menjadi
seorang resepsionis. Misalnya, pandai bergaul, ramah, dan sopan.
3. PERILAKU
 Penampilan yang baik, rapi dan bersih, hal ini tidak saja
berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan
rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya,
misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun
rapi diatur pada tempatnya.
 Pasien akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan
yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.
4. KEPRIBADIAN
 Seorang resepsionis harus memiliki kepribadian yang baik dan
menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu pasien bila
diperlukan, senang berhubungan dengan pasien dan orang lain serta
dapat menjadi pendengar yang baik, Gigih dan cerdas,
 Seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari
pagi hingga sore.
 Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi.
 Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran
dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi pasien dengan wajah yang
tidak ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir.
 Seorang resepsionis selalu Baik, sopan, ramah, bijaksana.
 Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada pasien baik
pasien baru maupun yang lama.
 Resepsionis juga harus ramah kepada pasien, karena ini adalah salah
satu cara untuk menampilkan citra baik klinik.
 Rasa Tanggung Jawab.
 Resepsionis yang bertanggung jawab atas pekerjaaannya selalu
berusaha menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu
tanpa harus selalu diawasi oleh atasannya.
 Loyalitas.
 Seorang resepsionis dituntut untuk mampu menyelesaikan
pekerjaanya. Meskipun ada penambahan jam kerja dari yang
telah ditetapkan, sebagai wujud dari rasa kesetiaannya kepada
klinik dan dokter.
 Rasa Tanggap.
 Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil
keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di
kantor depan.
C. Tugas dan Tanggung jawab Seorang Dental Reseptionis

 Tugas utama resepsionis adalah untuk menjawab semua panggilan

masuk dan mengarahkan panggilan orang yang tepat atau
departemen.
 Resepsionis juga mungkin terlibat dengan pekerjaan administrasi.
 Tapi, banyak orang menganggap enteng profesi resepsionis. Bagi
mereka resepsionis tidak lebih dari “ penerima telp “demi lancarnya
komunikasi pasien dengan dokter.
 Anggapan ini sebenarnya tidak salah, tetapi kurang tepat.
 Bagaimanapun saat ini resepsionis bukan lagi sebagai penerima telp,
tetapi merupakan “ pintu gerbang “ dan representasi dari sebuah
klinik.
 Sebagai pintu gerbang sebuah klinik, peran resepsionis ikut
menentukan kredibilitas klinik.
 Resepsionis harus mampu mengerjakan tugas adminintrasi yaitu
mendata siapa saja pasien yang ada dan akan datang ke klinik.
 Resepsionis juga harus ramah dan supel sehingga mampu
berkomunikasi dengan semua orang, baik di lingkungan internal klinik
maupun dengan orang luar.
 Karena setiap pasien yang datang setelah bertemu dengan security
tentunya untuk bisa bertemu dengan seorang dokter yang akan
dituju pasti akan berhadapan dengan resepsionis.
Tugas dan tanggung jawab seorang dental reseptionis itu antara lain:

 Menerima dan menghubungkan telepon masuk kepada pihak yang dituju.

 Menghubungi nomor telepon yang ingin dituju atas permintaan-permintaan
pihak terkait.
 Menyampaikan pesan kepada pihak internal maupun eksternal bilamana yang
bersangkutan berhalangan untuk menerima memeriksa atau pemeriksaan
tersebut dan mencatat pesan yang perlu disampaikan.
 Menerima kedatangan pasien dengan ramah dan sikap yang professional.
 Mencatat dalam log book telepon masuk dan keluar.
 Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para
pasien.
 Memberikan informasi berkaitan dengan klinik.
 Memberikan bantuan kepada setiap pasien bila memerlukan.
 Mendaftarkan pasien baru sesuai dengan peraturan klinik.
 Membantu pasien untuk menyelesaikan segala bentuk dan dokumentasi yang
diperlukan.
 Mengverifikasi dan memperbarui informasi pasien.
 Menginformasikan pasien prosedur klinik gigi dan kebijakan.
 Memindahkan pasien melalui janji sesuai dengan jadwal.
 Memasukkan semua informasi pasien yang relevan ke dalam sistem data.
 Memelihara dan mengelola catatan pasien sesuai dengan peraturan privasi
dan keamanan.
 Merespon dan memenuhi permintaan informasi.
 Mengkonfirmasi janji yang akan datang dan ingat sesuai dengan peraturan
klinik.
 Cek jadwal janji sehari-hari.
 Mengatur grafik pasien untuk janji hari berikutnya.
 Mengisi pembatalan pelayanan atau pemeriksaan.
 Mengatur rujukan ke spesialis medis lainnya.
 Praktikum pengiriman tepat.
 Mengumpulkan dan pembayaran penerimaan dari pasien pada saat
pengobatan.
 Menginformasikan pasien pilihan rencana perawatan.
 Mengatur jadwal pembayaran dengan pasien.
 Mempersiapkan formulir klaim untuk asuransi gigi.
 Mengatur dokumen pendukung klaim asuransi.
 Memantau dan mempertahankan persediaan perlengkapan klinik gigi.
 Menjaga privasi pasien, kariyawan lain, dan dokter.
 Menjalankan tugas resepsionis dengan baik.
D. Hal-Hal yang Harus Diperhatikan oleh Dental Receptionist

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seoran resepsionis saat menerima
pasien dan klien:
1) Jangan biarkan pasien menunggu terlalu lama. Perhatikan kepentingan-
kepentingan pasien. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang
pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu.
2) Jangan mengunyah permen karet atau makana kecil saat menghadapi pasien
atau saat menerima telepon, (ketika anda sedang makan, orang di telepon
seberang bisa mendengarnya).
3) Sebaiknya anda tidak bergerombol dengan teman-teman anda di meja
resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan
pekerjaan. Misalnya membuka plastik dagangan, mengocok undian arisan, dan
lain-lain.
4) Singkirkan pernak-pernik yang tidak ada hubungannya dengan
pekerjaan dari atas meja monitor komputer anda.
5) Jangan mondar-mandir di ruang pasien dengan sandal atau
penampilan yang tidak rapi.
6) Jangan terlalu sering mengobrol atau bergosip dengan teman-teman
anda.

Hal diatas bisa menjadi tolok ukur untuk seorang dental

receptionist dari dokter atau atasannya bahkan bagi pasien yang
datang ke klinik.
E. Yang Harus Dikembangkan oleh Dental Receptionist untu Klinik yang Lebih Baik

 Bagi kebanyakan resepsionis gigi yang bekerja baik di klinik, puskesmas

maupun rumah sakit, pola pengembangan klinik gigi tentu tidak terlalu akrab
dalam pemikirannya, hal ini dapat dimaklumi karena sistem pelayanan yang
pada umumnya bersifat top down (diatur dari atas).
 Resepsionis gigi seakan-akan sudah terpuaskan saja menjadi pelaksana
paling depan dalam sebuah sistem pelayanan kesehatan gigi yang sudah
terpola secara seragam.
 Dan hasilnya adalah, sebagian besar resepsionis gigi dari dulu sampai
sekarang seolah-olah terperangkap dalam rutinitas yang membosankan
tanpa tahu harus mulai dari mana untuk menjadi inovatif dan lebih kreatif.
 Oleh karenanya, menjadi penting untuk memahami secara bertahap
mengenai aspek strategis yang dapat dipertimbangkan untuk diperbaiki
dalam pelayanan kesehatan gigi.
1. SISTEM PENGELOLAAN PASIEN

Dalam mengelola pasien, rsepsionis gigi harus mampu menempatkan diri

sebagai dental asisten dan perawat yang mumpuni, seorang rsepsionis gigi
harus menguasai teknik-teknik berikut :
a. Berkomunikasi yang efektif pada waktu menerima dan menangani pasien
b. Mencatat data pasien secara baik
c. Mengatur sistem perjanjian dan penjadwalan pasien
d. Memelihara hubungan baik dengan pasien / klien
2. SISTEM KEUANGAN / PEMBIAYAAN
Resepsionis gigi mutlak harus menguasai keterampilan sebagai seorang kasir,
bendahara, akuntan dan petugas asuransi. Teknik-teknik yang harus
dikembangkan adalah :
a. Tariffing (penentuan tarif yang diperhitungkan secara cermat)
b. Sistem asuransi dan klaim
c. Sistem pencatatan pemasukan dan pengeluaran keuangan yang akurat.
3. SISTEM PENATAAN RUANGAN
Dalam penataan ruangan akan sangat tergantung dari rancangan umum gedung
yang ditempati, tetapi prinsip strategis yang dapat dijadikan pegangan
adalah sebagai berikut :
a. Tata ruang harus dapat memastikan adanya sirkulasi udara yang baik
b. Sistem pembuangan limbah yang terjamin keamanannya
c. Tata letak perlengkapan dan peralatan yang memungkinkan pergerakkan yang
leluasa
d. Penggunaan dental unit, perlengkapan kantor seperti kursi dan meja yang
ergonomis
e. Pengaturan area yang jelas antara area resepsionis, administrasi, ruang tunggu,
ruang sterilisasi, ruang alat dan bahan serta ruang perawatan dan lain-lain. Hal ini
harus dikembangkan guna menjamin kenyamanan dan keselamatan serta privacy
dalam bekerja.
f. Setiap ruangan klinik hendaknya didesain sebagai ruangan yang dapat memberikan
kenyamanan kerja, baik bagi operator maupun bagi pasien, hal ini menyangkut tata
warna, dekorasi dinding dan seterusnya.
4. SISTEM INFORMASI
Saat ini, sistem informasi sangat identik dengan sistem informasi
berbasis komputer, ada banyak keuntungan dari tata cara
pengelolaan data, informasi serta dokumen yang didukung oleh
perlengkapan keras dan lunak komputer.
Sistem informasi komputer di klinik gigi dapat berupa :
a. Software registrasi pasien
b. Software keuangan
c. Software pengelolaan alat, bahan dan barang
d. Software perjanjian pasien

Kesemua software itu bisa dibangun dalam sebuah sistem yang terintegrasi
yang sangat membantu perawat gigi dalam bekerja secara cepat, akurat dan
hemat.
5. TATA HUBUNGAN KERJA DALAM ORGANISASI

Ada banyak yang dapat dilakukan oleh seorang resepsionis gigi dalam
mengembangkan tata hubungan organisasi guna membangun klinik gigi yang
efektif dan efisien, diantaranya adalah :

a) Selalu menjaga hubungan baik antar petugas (sejawat resepsionis, perawat

gigi, dokter gigi, dan lain lain)
b) Selalu bersikap profesional dan menjaga etika di lingkungan kerja
c) Membangun sistem penjadwalan pekerjaan yang adil (fair)
d) Senantiasa mentaati peraturan yang berlaku
e) Memelihara kebersamaan dan saling tolong menolong antara sesama petugas
baik lintas program maupun lintas sektor.
F. Lingkungan karir Dental Receptionist

 Persyaratan keterampilan semua indikator yang baik dari jalur karir yang mungkin
untuk resepsionis gigi .
 Setiap keahlian , dalam kombinasi dengan pengalaman dalam praktek gigi , adalah
motif karir potensial.
 Keterampilan administrasi dan bisnis dapat baik membawa ke posisi maju dalam
manajemen dan administrasi klinik gigi besar , rumah sakit , dan praktek swasta .
 Ini posisi yang lebih tinggi baik dalam hal kemajuan karir dalam industri perawatan
kesehatan pada umumnya , dalam banyak kasus .
 Pengalaman di sektor pelayanan kesehatan merupakan kebutuhan utama untuk posisi
yang lebih tinggi , khususnya dalam manajemen dan administrasi , di mana masalah
teknis dalam perawatan kesehatan sangat terkait erat dengan kompetensi yang
dibutuhkan untuk peran yang lebih tinggi .
 Keterampilan organisasi yang terlibat dalam praktek gigi adalah pelatihan yang baik
untuk posisi yang lebih tinggi di dasar peran resepsionis / administrator , juga, dan
dapat menyebabkan pekerjaan dengan gaji yang lebih tinggi dengan praktek besar
mencari staf yang berpengalaman dengan referensi yang baik .
G. Langkah-Langkah Menjadi Dental Receptionist

 Lulusan SMA dapat mengikuti program pelatihan resepsionis gigi yang

berlangsung selama empat belas minggu.
 Dengan pelatihan yang singkat ini, peserta dapat menjadi resepsionis gigi
pada setiap klinik gigi .
 Karena resepsionis gigi menghibur pasien dan pasien potensial, calon harus
didekati, ramah, dan keluar. Peserta memberikan formulir untuk pasien
untuk mengisi sebelum memulai pengobatan.
 Menjadi resepsionis gigi membutuhkan kandidat yang akan diselenggarakan
dalam menangani informasi pasien, para catatan pasien juga dirahasiakan.
 Melalui pengetahuan tentang gigi dan mulut, resepsionis gigi dapat membuat
layanan dokter gigi lebih menyenangkan.
 Karena resepsionis gigi juga memberikan penerimaan pengobatan kepada
pasien, kesadaran kandidat dari biaya perawatan gigi adalah penting.
 Di klinik gigi, profesionalisme diperlukan dari resepsionis gigi.
 Sebuah penampilan rapi yang diminta dari resepsionis setiap saat.
 Semua peralatan yang digunakan untuk perawatan gigi harus disterilkan .
 Wilayah kerja dokter gigi juga harus tetap bersih untuk pasien berikutnya
untuk dilayani.
 Resepsionis gigi dapat berkomunikasi dengan baik dengan dokter gigi untuk
diperintahkan tentang prosedur gigi.
 Komunikasi yang baik dengan pasien dan pasien yang masuk juga merupakan
keharusan.
 Resepsionis gigi yang mampu menjaga hubungan baik dengan rekan-rekan
mereka bisa menjadi aset ke dokter gigi.
 Resepsionis gigi juga mencerminkan kebijakan dokter gigi.
 Resepsionis gigi juga harus memiliki pengetahuan tentang operasi komputer.
 Sejak masuknya data catatan pasien dan sejarah pembayaran selalu
dilakukan setelah setiap janji, resepsionis yang memiliki minimal 30 wpm
dalam kecepatan mengetik memiliki keunggulan.
 Calon Dental Resepsionis harus Mengetahui Kompentensi Kunci Sebagai
Berikut :
1. Keterampilan Komunikasi
2. Pengumpulan Informasi Dan Manajemen
3. Perencanaan Dan Pengorganisasian
4. Ketepatan dan Kerja Tim
5. Keterampilan Layanan Pelanggan
6. Penyesuaian dan Kerahasiaan.