DENTAL ASSISTANT
“ DENTAL ASSISTANT’S ROLE AS RECEPTIONIST”
Dosen Pembimbing :
Disusun oleh :
Elvira Priska Damayanti
P1337425218010
Semester 4
Resepsionis adalah orang yang bertugas menerima pasien atau klien (baik itu klinik,
rumah sakit, hotel, bahkan kantor). Dental receptionist (resepsionis gigi) adalah icon
penting dalam sebuah klinik gigi yang merupakan penentu berlangsungnya
pelayanan. Resepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan klinik, ini bertujuan agar
pasien yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan
juga sebagai gambaran dari suatu klinik. Resepsionis adalah orang yang pertama kali
bertemu dan berbicara pasien atau klien, baik melalui telpon atau secara langsung dan
memberikan pelayanan awal bagi seorang pasien yang datang ke klinik gigi. Resepsionis
juga bisa menjawab pertanyaan pasien, memberikan dokumen kepada pasien yang baru
dan memberikan informasi mengenai klinik dan pelayanan kesehatan gigi.
Di sebuah klinik biasanya seorang asisten yang bekerja menjadi resptionis juga untuk
dokter gigi, tapi di klinik besar ada seorang khusus yang bekerja sebagai resepsionis
klinik.
Resepsionis gigi di klinik membuat jadwal janji untuk pasien secara pribadi
atau melalui telepon . Resepsionis Gigi akan menyimpan semua catatan up to date dan
memasukkan rencana pelayanan gigi ke dalam komputer yang diinstruksikan oleh dokter
gigi. Resepsionis akan menginformasikan dokter gigi ketika janji tiba dan membantu
pasien mengisi dokumen yang diperlukan sebelum bertemu dokter gigi untuk pertama
kalinya. Beberapa resepsionis gigi akan membahas rencana pelayanan gigi untuk masa
depan yang ditetapkan oleh dokter gigi dengan pasien.
Pelayanan yang diberikan oleh resepsionis akan menunjang kelanjutan dari
pemeriksaan di klinik. Kerena pelayanan resepsionis akan ditanggapi oleh pasien sebagai
awal dari pemeriksaan. Jadi ketika pelayanan resepsionis baik maka seorang pasien baru
bisa menjadi pelanggan tetap disebuah klinik tersebut dan tentunya itu juga dipengaruhi
oleh kemampuan atau skill seorang dokter gigi.
Seorang resepsionis harus bisa bekerjasama dengan resepsionis lain, pegawai atau
kariyawan klinik dan dokter gigi di klinik tersebut, sehingga bisa membuat pelayanan
yang beik terhadap pasien atau klien.
B. KEGIATAN YANG DILAKUKAN DENTAL ASISTEN SEBAGAI
RESEPSIONIS
Tugas utama resepsionis adalah untuk menjawab semua panggilan masuk dan
mengarahkan panggilan orang yang tepat atau departemen. Resepsionis juga mungkin
terlibat dengan pekerjaan administrasi. Tapi, banyak orang menganggap enteng profesi
resepsionis. Bagi mereka resepsionis tidak lebih dari “ penerima telp “demi lancarnya
komunikasi pasien dengan dokter. Anggapan ini sebenarnya tidak salah, tetapi kurang
tepat. Bagaimanapun saat ini resepsionis bukan lagi sebagai penerima telp, tetapi
merupakan “ pintu gerbang “ dan representasi dari sebuah klinik.
Sebagai pintu gerbang sebuah klinik, peran resepsionis ikut menentukan kredibilitas
klinik. Resepsionis harus mampu mengerjakan tugas adminintrasi yaitu mendata siapa
saja pasien yang ada dan akan datang ke klinik. Dia juga harus ramah dan supel sehingga
mampu berkomunikasi dengan semua orang, baik di lingkungan internal klinik maupun
dengan orang luar. Karena setiap pasien yang datang setelah bertemu dengan security
tentunya untuk bisa bertemu dengan seorang dokter yang akan dituju pasti akan
berhadapan dengan resepsionis.
Dengan serangkaian tugas yang cukup kompleks, profesi resepsionis semakin penting
saja dalam dunia bisnis saat ini. Perusahaan pun tidak segan untuk memberikan gaji yang
cukup besar bagi Resepsionisnya. Itulah mengapa profesi resepsionis kini menjadi salah
satu profesi yang diidamkan kaum wanita.
Tugas dan tanggung jawab seorang dental reseptionis itu antara lain:
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seoran resepsionis saat menerima pasien dan
klien:
Hal diatas bisa menjadi tolok ukur untuk seorang dental receptionist dari dokter atau
atasannya bahkan bagi pasien yang datang ke klinik.
Citra klinik juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun banyak juga faktor lain yang
menentukan. Tapi ketika pertama pasien melihat klinik dan berkomunikasi dengan
resepsionis. Resepsionis tidak hanya harus berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi
juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Jadi seorang
resepsionis harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. KETERAMPILAN
a. Keterampilan teknis
Dalam melayani pasien atau klien seorang resepsionis harus memiliki
kemampuan menggunakan alat-alat pendukung yang ada di meja kerjanya,
seperti cara menggunakan komputer dan softwaremya, juga cara menggunakan
telepon dan menghubungkanya ke pihak yang bersangkutan di perusahaannya.
Mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi dan denah klinik.
b. Keterampilan pribadi
Dan juga harus dapat mengatur pekerjaannya dengan menanggani pasien dan
bisa mengurus pasien yang datang ke klinik. Untuk itu seorang resepsionis harus
dapat bekerjasama yang baik antara atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun
dengan departemen lainnya sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Untuk
itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan
menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan
c. Keterampilan berkomunikasi
Seorang resepsionis harus mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan
baik mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah sehingga
pasien tidak merasakan kecewa walaupun keinginannya tidak terpenuhi. Dengan
demikian, pasien dapat memahami dan maklum dengan suatu keadaan melalui
penjelasan resepsionis yang baik.
Adapun Ketrampilan dasar untuk resepsionis gigi adalah :
Keterampilan Administrasi
Keterampilan Bisnis
Komunikasi keterampilan
Pemecahan masalah keterampilan
Keterampilan Organisasi
Hubungan Client keterampilan
2. PENGETAHUAN
a. Pengetahuan umum
Seorang resepsionis harus mempelajari kemampuan umum, karena mereka
menerima pasien dari berbagai budaya, suku dan bahkan perbedaan negara.
Untuk itu mereka harus mengetahui kultur atau cara menerima pasien dengan
latar belakang yang berbeda. Resepsionis juga harus mengetahui struktur
organisasi dan tugas dari masing-masing jabatan di sebuah klinik. Juga
mengetahui denah di kliniknya untuk menunjukkan lokasi apabila ditanya oleh
pasien.
Kemampuan berbahasa Internasional juga harus dikuasai seorang resepsionis.
Bila ini dikuasai oleh resepsionis, maka ini adalah senjata ampuh yang dapat
membawa karir sang resepsionis melompat setinggi-tingginya. Karena bahasa ini
adalah bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan
pasien dari negara lain harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.
b. Pengetahuan khusus
Seorang reseptionis harus mempunyai ketelitian, ini menjadi hal yang sangat
penting mengingat bahwa resepsionis adalah orang yang menangani pasien.
Sehingga ia dituntut untuk selalu teliti dalam menghitung pembiayaan pasien,
menuliskan dokumen pasien dan hal-hal penting lainnya yang berhubungan
dengan pasien untuk dental receptionist.
Tugas pokok seorang resepsionis, selain menyambut pasien yang tiba, adalah
kemampuannya meberikan informasi dan fasilitas klinik yang ada. Oleh karena
itu, kuasailah informasi tentang apa yang ada di klinik gigi. Resepsionis harus
ramah kepada dokter karyawan lain dalam klinik, resepsionis harus mengenali
berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu (klinik yang besar).
Makanya, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang
resepsionis. Misalnya, pandai bergaul, ramah, dan sopan.
3. PERILAKU
Penampilan yang baik, rapi dan bersih, hal ini tidak saja berhubungan dengan
kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada
disekitarnya, misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur
pada tempatnya. Pasien akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan
yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.
4. KEPRIBADIAN
Seorang resepsionis harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan,
yang senantiasa selalu siap membantu pasien bila diperlukan, senang berhubungan
dengan pasien dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.
Gigih dan cerdas, seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama
dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena
kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya.
Misalnya, menghadapi pasien dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak
tersungging di bibir.
Baik, sopan, ramah, bijaksana. Baik karena selalu memberikan layanan terbaik
kepada pasien baik pasien baru maupun yang lama. Resepsionis juga harus ramah
kepada pasien, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik klinik.
Rasa Tanggung Jawab. Resepsionis yang bertanggung jawab atas pekerjaaannya
selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu tanpa harus
selalu diawasi oleh atasannya.
Loyalitas. Seorang resepsionis dituntut untuk mampu menyelesaikan
pekerjaanya. Meskipun ada penambahan jam kerja dari yang telah ditetapkan,
sebagai wujud dari rasa kesetiaannya kepada klinik dan dokter.
Rasa Tanggap. Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil
keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.
D. MELAKUKAN PENJADWALAN PASIEN YANG EFEKTIF
Cara melakukan penjadwalan pasien yang afektif sebagai seorang resepsionis dalam klinik
gigi
1. Sediakan Beberapa Metode Reservasi
Satu metode reservasi saja tidak pernah cukup. Pasien Anda memiliki preferensi
komunikasi yang berbeda. Ada pasien yang lebih suka melakukan reservasi melalui
telepon, ada juga yang lebih suka melakukannya secara online.
Jadi, cara terbaik yang bisa Anda lakukan adalah dengan menyediakan beberapa
metode reservasi sekaligus, baik online maupun offline. Tentukan admin yang
bertanggung jawab mengangkat telepon, membalas SMS dan email, merespons
pertanyaan pasien melalui live chat, dan mengelola reservasi pasien di situs web.
Staf Anda akan kewalahan bila mereka harus menangani reservasi tanpa henti
dan mereka akan sulit mencocokkan jadwal konsultasi yang diminta oleh pasien
dengan slot yang tersedia.
Untuk menanggulangi masalah ini, sebaiknya buatlah dua atau tiga sesi
konsultasi dalam sehari. Misalnya, sesi pertama dilaksanakan pagi hari pada jam 8
hingga jam 12, sesi ke-dua dilaksanakan pada jam 1 hingga jam 4 sore, dan sesi
terakhir dilaksanakan pada jam 5 hingga jam 8 malam (tergantung jam operasional
klinik Anda). Jika sudah tidak ada slot yang tersedia di sesi pertama, maka staf bisa
menawarkan pasien untuk datang di sesi ke-dua atau ke-tiga.
Cara lain yang dapat dilakukan untuk mempercepat reservasi adalah dengan
mengizinkan pasien untuk mengatur jadwal appointment mereka sendiri. Caranya
adalah dengan menyediakan portal reservasi (situs web) atau aplikasi online yang
memungkinkan pasien untuk mengetahui ketersediaan slot.
Akan lebih bagus lagi jika pasien dapat menentukan sendiri dokter yang ingin
mereka temui dan melihat jadwal mereka juga. Dengan begini, Anda tidak perlu
lagi menentukan siapa yang harus menangani pasien dan ini tentunya juga akan
meningkatkan kepuasan pasien.
Pasien dapat membatalkan reservasi mereka sewaktu-waktu dan sering kali ini
dilakukan menjelang jadwal konsultasi mereka. Tentu sangat menyebalkan apabila
Anda harus menghadapi kenyataan bahwa pasien Anda benar-benar tidak muncul
pada hari yang sudah mereka tentukan. Jika hal ini dibiarkan terus menerus, tentu
ini bisa merugikan klinik Anda, sebab Anda bisa kehilangan banyak prospek.
Jika ingin selangkah lebih jauh, Anda dapat meminta deposit kepada pasien
ketika mereka melakukan reservasi sehingga Anda tidak terlalu rugi ketika pasien
membatalkan reservasinya secara mendadak.
1.Beranda
Halaman ini merupakan halaman yang digunakan untuk meng-input data ke dalam
tabel data diri pada database.
3. View Data Diri
Halaman ini merupakan halaman yang digunakan untuk menampilkan data dari tabel
data diri pada database. Untuk mengganti data maupun menghapus data, terdapat
pada kolom aksi (kolom terakhir).
digunakan untuk meng-update/edit data dari tabel data diri pada database. Tampilan
halaman tetap di halaman view- datadiri dibantu menggunakan Modals untuk
menampilkan data yang ingin di-update/edit.
Halaman ini merupakan halaman yang digunakan untuk meng-input data ke dalam
tabel pasien pada database.
Halaman ini merupakan halaman yang digunakan untuk meng-update/edit data dari
tabel resep pada database. Tampilan halaman tetap di halaman viewresep dibantu
menggunakan Modals untuk menampilkan data yang ingin di-update/edit.
17. Input Data Obat
Halaman ini merupakan halaman yang digunakan untuk meng-input data ke dalam
tabel obat pada database.
Halaman ini merupakan halaman yang digunakan untuk meng-update/edit data dari
tabel appointment pada database. Tampilan halaman tetap di halaman view-
appointment dibantu menggunakan Modals untuk menampilkan data yang ingin di-
update/edit.