BAB VIII

MEMBUAT LAPORAN AKHIR PELAKSANAAN PEMELIHARAAN JALAN

8.1 Umum
Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan
pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode
tertentu selama masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.
Laporan menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada dasarnya
merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas kepada
pihak yang diberi tugas.
Maksud penyusunan laporan adalah untuk
a. Mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian, pengawasan, pemantauan,
dan pengambilan keputusan
b. Dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan
terhadap akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil
pekerjaan tersebut
c. Sebagai catatan sejarah pelaksanaan konstruksi
Tujuan penyusunan laporan
1. memberi keterangan
Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan
khusus. Laporan berkala memuat keterangan yang bersifat rutin dan bentuk
serta susunannya biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan,
terlebih dahulu diidentifikasi pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan,
seperti tentang personalia, peralatan, bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan,
volume pekerjaan, waktu pelaksanaan dan permasalahan lainnya.
Laporan khusus dibuat untuk menyampaikan suatu kejadian atau keadaan
yang khusus, seperti kejadian keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian
kegagalan pekerjaan konstruksi, bencana alam dan permasalahan khusus lain
di luar hal yang bersifat rutin.
2. memulai suatu tindakan
Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu
tindakan termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan

Materi Pelatihan Pelaksana Pemeliharaan Jalan Bab VIII | 1

 jelas. Penekanan diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan, dan di mana
termasuk perincian kegiatannya.
3. mengkoordinasi proyek
Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang
berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud
koordinasi tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang
bersifat pokok-pokok yang berkaitan dengan tindakan yang harus
dikoordinasikan saja, sedangkan selebihnya tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis
laporan ini, unsur waktu sangat penting. Keterlambatan penyampaian data
mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan dalam penafsiran dan dapat
berakibat merugikan kepentingan proyek.
4. menyarankan sesuatu langkah dan tindakan
Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau
tindakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat
yang akan diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat,
tenaga dan alat. Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus
dihadapi apbila saran tersebut ditolak atau diterima.
5. merekam kegiatan
Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan
laporan akhir. Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap
waktu. Sesuai jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau
tahunan, laporan ini menyajikan semua kegiatan selama masa laporan
termasuk rincian yang perlu disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan
pekerjaan. Laporan akhir merangkum semua aspek pekerjaan setelah semua
pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman tersebut bersifat menyeluruh
terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak terlepas dari laporan
kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan sebelumnya.
Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti
disebutkan di atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam
kontrak, perlu disusun secara tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan
akuntabel dalam menggambarkan keseluruhan informasi mengenai realisasi
aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan, termasuk di dalamnya

Materi Pelatihan Pelaksana Pemeliharaan Jalan Bab VIII | 2

 semua permasalahan dan penanganan yang diambil.
Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat
bermanfaat untuk:
1. memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak
2. mempermudah penyusunan laporan selanjutnya
3. dapat dipergunakan sebagai
a. bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan
b. dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan
Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi
sebagai berikut:
1. Pertanggungjawaban (Accountability)
2. Pengawasan (Control)
3. Penyampaian informasi
4. Alat/bahan pengambil keputusan
Penyusunan laporan harus dilaksanakan dengan memperhatikan persyaratan
sebagai berikut:
1. Laporan harus lengkap
a. Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan
b. Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-
masalah atau pertanyaan baru
c. Disertai data penunjang
2. Laporan harus tepat mengenai sasaran: laporan hendaklah bersifat singkat
dan padat serta langsung mengenai persoalan
3. Laporan harus tepat pada waktunya
4. Laporan harus tepat penerimaanya
8.2 Merangkum data/informasi untuk pembuatan laporan akhir
Tujuan membuat rangkuman substansi laporan akhir dari data/informasi yang
dipilih adalah agar memudahkan dalam menyusun pembuatan laporan akhir
secara sistematis. Rangkuman substansi laporan berisi berbagai masalah,
kesulitan dan hambatan yang dihadapi proyek
1. Jenis data/informasi yang harus dikumpulkan untuk pembuatan laporan akhir
adalah laporan seluruh rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam rangka

Materi Pelatihan Pelaksana Pemeliharaan Jalan Bab VIII | 3

 pemeliharaan jalan, terdiri dari: kegiatan yang bersifat umum, mencakup
penerapan Menerapkan Peraturan Perundang-Undangan dan Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (SMK3-L) pada
Kegiatan pelaksana pemeliharaan jalan) pada Kegiatan pemeliharaan jalan
serta Melakukan Komunikasi di Tempat Kerja. Pekerjaan Persiapan
Pemeliharaan Jalan. Survei Lapangan. Rencana Pelaksanaan Pemeliharaan
Jalan. jenis-jenis pekerjaan pemeliharaan jalan. Laporan Akhir Pelaksanaan
Pemeliharaan Jalan
2. Jenis data/informasi yang perlu dihimpun untuk pembuatan laporan akhir
adalah:
a. Dokumen penerapan Peraturan Perundang-Undangan dan Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (SMK3-L)
pada Kegiatan pelaksana pemeliharaan jalan)
b. Dokumen pelaksanaan melakukan komunikasi di tempat kerja
c. Dokumen Pekerjaan Persiapan Pemeliharaan Jalan
d. Dokumen Pekerjaan Survei Lapangan
e. Dokumen rencana Pelaksanaan Pemeliharaan Jalan. jenis-jenis pekerjaan
pemeliharaan jalan
f. Dokumen akhir Pelaksanaan Pemeliharaan Jalan
3. Cara menentukan substansi untuk pembuatan laporan akhir dari
data/informasi yang telah dikumpulkan adalah:
a. Kumpulkan seluruh dokumen data/informasi (ada 7 dokumen).
b. Pilih dari setiap laporan dimaksud pada butir a sebagai berikut:
(1) pengertian substansi,
(2) rencana pelaksanaan,
(3) realisasi pelaksanaan,
(4) pemeriksaan terhadap realisasi pelaksanaan,
(5) hasil evaluasi pelaksanaan, dan
(6) kesimpulan hasil pelaksanaan
c. Buatlah dari setiap dokumen dimaksud pada butir a, ringkasan yang
menggambarkan unsur-unsur (1), (2), (3), (4), (5) (6) dan(7).
d. Butir c tersebut di atas akan digunakan sebagai bahan utama pembuatan

Materi Pelatihan Pelaksana Pemeliharaan Jalan Bab VIII | 4

 laporan akhir
8.3 Merancang kerangka laporan akhir pemeliharaan jalan
1. Maksud mengidentifikasi kerangka laporan akhir adalah mendapat gambaran
bahwa seluruh rangkuman data/informasi yang terkait dalam pemeliharaan
jalan dapat disusun di dalam kerangka laporan tersebut dengan tepat adalah:
a. Memudahkan penulis laporan mengomunikasikan pemikiran-pemikirannya
mengenai substansi laporan dengan pembaca laporan.
b. Memudahkan pembaca laporan dapat mengikuti dan memahami pokok
masalah yang ditulis di dalam laporan.
2. Data dan bahan yang harus dimasukkan dalam laporan:
a. Data tugas tenaga kerja
b. Data jenis bahan dan peralatan
c. Realisasi pekerjaan, termasuk perbandingan dengan rencana terhadap jenis
dan kuantitas
d. Data cuaca dan kondisi alam terkini
e. Dokumentasi foto hasil pelaksanaan
3. Cara mengidentifikasi kerangka laporan akhir:
a. Pelajari rangkuman substansi yang terdapat di dalam kelompok-kelompok
tersebut di bawah:
1) Kelompok substansi umum
2) Kelompok substansi inti
b. Ambil referensi mengenai berbagai jenis kerangka laporan, salah satunya
misalnya sebagai berikut:
A. Bagian Awal
1. Kulit Luar
2. Halaman Kosong
3. Halaman Judul
4. Halaman Pengesahan
5. Halaman Kata Pengantar
6. Halaman Daftar Isi
7. Halaman Daftar Tabel
8. Halaman Daftar Grafik

Materi Pelatihan Pelaksana Pemeliharaan Jalan Bab VIII | 5

 9. Halaman Daftar Gambar
B. Bagian Inti
1. Halaman Pendahuluan
2. Halaman tentang Substansi Umum
3. Halaman Inventarisasi Data Substansi Inti
4. Halaman Analisis Data Substansi Inti
5. Halaman Evaluasi Hasil Survei Teknis
6. Halaman Kesimpulan dan Rekomendasi
C. Bagian Akhir
1. Ringkasan
2. Halaman Daftar Pustaka
3. Halaman Lampiran
c. Masukkan substansi rangkuman tersebut pada butir a ke dalam kerangka
laporan pada butir b; jika ternyata tidak cocok, cari lagi dari referensi lain
mengenai kerangka laporan.
4. Tujuan memilih kerangka laporan akhir adalah mendapatkan kerangka laporan
yang paling tepat untuk diisi dengan seluruh substansi penting mengenai
inventarisasi data pelaksanaan teknis yang dilaksanakan dalam rangka
pemeliharaan jalan.
5. Cara memilih kerangka laporan akhir:
a. Kumpulkan dari berbagai referensi, jenis-jenis kerangka laporan yang dapat
digunakan sebagai referensi untuk laporan akhir.
b. Isikan daftar isi substansi penting mengenai inventarisasi data, pelaksanaan
teknis yang dilaksanakan dalam rangka pemeliharaan jalan, ke masing-
masing kerangka laporan akhir.
c. Akan dapat diperoleh kesimpulan, kerangka laporan akhir yang mana yang
paling sesuai untuk diisi dengan daftar isi substansi penting tersebut di atas.
6. Yang harus dipertimbangkan dalam menentukan kerangka laporan akhir
adalah:
a. Kecocokan kerangka laporan dengan substansi yang akan diisikan
kedalamnya.
b. Kemudahan mengisikan substansi laporan ke dalam laporan.

Materi Pelatihan Pelaksana Pemeliharaan Jalan Bab VIII | 6

 c. Kemudahan bagi penulis laporan dalam mengomunikasikan pemikiran-
pemikirannya mengenai substansi laporan yang akan dibaca oleh pembaca
laporan.
d. Kemudahan bagi pembaca laporan dalam mengikuti, memahami tentang
pokok masalah yang ditulis di dalam laporan.
7. Cara menetapkan kerangka laporan akhir:
a. Periksa kembali hasil identifikasi kerangka laporan akhir.
b. Periksa kembali kesimpulan yang diperoleh dari cara memilih kerangka
laporan akhir.
c. Pastikan bahwa kesimpulan dalam memilih kerangka laporan tersebut pada
butir b memenuhi aspek-aspek:
1) kecocokan dengan substansi yang akan diisikan
2) kemudahan bagi penulis laporan untuk membuat laporan akhir.
3) Kemudahan bagi pembaca laporan untuk memahami pokok masalah yang
tertuang dalam laporan akhir
d. Tetapkan kerangka laporan akhir yang dipilih.
8.4 Menyusun laporan akhir pelaksanaan pemeliharaan jalan
1. Laporan Harian;
Semua kegiatan pekerjaan di lapangan dan hal-hal yang terkait dengan
pekerjaan, dicatat/direkam setiap hari, dan dituangkan dalam bentuk laporan
harian. Laporan harian berisikan
a. Jenis kegiatan/pekerjaan yang dilakukan pada hari itu
b. Kondisi pekerjaan saat itu
c. Cuaca yang terjadi sepanjang hari
d. Hal-hal terkait/mendukung terselenggaranya pekerjaan pada hari yang
bersangkutan
e. Hal penting lainnya yang mungkin berdampak negatif terhadap
penyelenggaraan kegiatan di lapangan
f. Pengunjung/tamu proyek, saran, dan pendapat secara umum
2. Laporan Mingguan
Laporan mingguan merupakan rangkuman laporan harian selama periode
waktu dalam satu minggu, beserta prestasi kerja selama satu minggu.

Materi Pelatihan Pelaksana Pemeliharaan Jalan Bab VIII | 7

 3. Laporan Bulanan
Laporan bulanan merupakan rangkuman laporan mingguan selama periode
waktu dalam satu bulan. Prestasi kerja dalam satu bulan menunjukkan jenis
kegiatan yang berlangsung sesuai jadwal maupun yang terlambat/tidak-belum
sesuai jadwal. Hasil/prestasi kerja dapat digunakan sebagai bahan untuk
mengevaluasi suatu penyelenggaraan proyek, agar dapat segera diketahui
kendala-kendala yang timbul selama proses kegiatan dalam satu bulan, untuk
mengambil keputusan mengenai langkah-langkah dan tindak lanjut yang perlu
dilakukan oleh Pemimpin Proyek/Pemimpin Bagian Proyek.
4. Laporan Triwulanan
Dalam laporan triwulanan dapat dilihat aktivitas setiap bulan yang dirangkum
dalam tiga bulan berturut-turut. Pada laporan tersebut sudah dapat dilihat
kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi untuk periode berikutnya. Oleh
karena itu, langkah-langkah yang telah diputuskan dapat dievaluasi dan
direvisi kembali bila masih belum dapat mengatasi keterlambatan maupun
penyimpangan yang telah terjadi sebelumnya.
5. Laporan Akhir/Final Report
Laporan akhir merupakan rangkuman dari seluruh kegiatan selama
pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai akhir pelaksanaan. Dalam laporan
akhir tersebut, dapat dilihat perkembangan prestasi pekerjaan maupun biaya
yang telah dikeluarkan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai jadwal yang
telah ditentukan. Selain itu, dapat dilihat pula revisi maupun perubahan-
perubahan yang dilakukan guna mencapai target yang dimaksud sebelumnya.
Laporan akhir ini mencantumkan pula data-data proyek seperti antara lain;
a. Nama Proyek
b. Lokasi Proyek
c. Tahun Anggaran Proyek
d. Pelaksana dan Pengawas Proyek
e. Curva S (S-Curve) selama proses kegiatan proyek; rencana dan realisasinya
f. Lain-lain.
6. Dalam garis besar isi substansi pokok draft laporan akhir seluruh kegiatan
dalam rangka pemeliharaan jalan adalah sebagai berikut:

Materi Pelatihan Pelaksana Pemeliharaan Jalan Bab VIII | 8

 a. Laporan mengenai pengertian substansi, rencana pelaksanaan, realisasi
pelaksanaan, pemeriksaan terhadap realisasi pelaksanaan, hasil evaluasi
pelaksanaan, pemeriksaan dan kesimpulan hasil pelaksanaan terhadap
kegiatan yang bersifat umum, mencakup:
1) Penerapan Peraturan Perundang-Undangan dan Sistem Manajemen
Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (SMK3-L) pada
kegiatan pelaksana pemeliharaan jalan .
2) Pelaksanaan komunikasi di tempat kerja.
b. Laporan mengenai pengertian substansi, rencana pelaksanaan, realisasi
pelaksanaan, pemeriksaan terhadap realisasi pelaksanaan, hasil evaluasi
pelaksanaan, pemeriksaan dan kesimpulan hasil pelaksanaan terhadap
kegiatan membuat rekomendasi pemeliharaan jalan, mencakup:
1) substansi pekerjaan persiapan pemeliharaan jalan
2) substansi pekerjaan survei lapangan
3) substansi rencana pelaksanaan pemeliharaan jalan, jenis-jenis pekerjaan
pemeliharaan jalan
4) substansi dokumen akhir pelaksanaan pemeliharaan jalan
7. Cara menyiapkan draft laporan akhir seluruh kegiatan mencakup inventarisasi
data, analisis data untuk pemeliharaan jalan adalah sebagai berikut:
a. Pelajari kerangka laporan akhir yang dipilih, apakah bagian inti dari daftar isi
dapat diisi dengan substansi pokok yang telah diuraikan
b. Sesuaikan kerangka laporan akhir dengan substansi pokok
c. Buat daftar isi substansi pokok 3, kemudian masukkan daftar isi tersebut ke
dalam kerangka laporan akhir.
d. Buat daftar isi untuk bagian awal, bagian inti dan bagian akhir kerangka
laporan akhir.
e. Isikan uraian draft laporan ke dalam daftar isi kerangka laporan akhir.
f. Jika seluruh daftar isi telah diisi dengan uraian draft laporan, periksa apakah
aspek pengertian substansi, rencana pelaksanaan, realisasi pelaksanaan,
pemeriksaan terhadap realisasi pelaksanaan, hasil evaluasi pelaksanaan,
pemeriksaan dan kesimpulan hasil pelaksanaan telah diuraikan semua di
dalam draft laporan.

Materi Pelatihan Pelaksana Pemeliharaan Jalan Bab VIII | 9

 g. Draft laporan dinilai selesai jika seluruh daftar isi dalam kerangka laporan
telah diisi dengan uraian draft laporan yang memenuhi tujuan pelaksanaan
pemeliharaan jalan.
8. Tujuan memeriksa kesesuaian draft laporan akhir pemeliharaan jalan dengan
rekomendasi final adalah untuk memastikan bahwa usulan pemeliharaan jalan
disiapkan melalui proses :
a. memahami pengertian substansi,
b. merencanakan pelaksanaan,
c. melaksanakan,
d. memeriksaan realisasi pelaksanaan,
e. mengukur hasil evaluasi pelaksanaan, dan
f. menyimpulkan hasil pelaksanaan,
telah dilakukan secara terukur sesuai dengan ketentuan yang berlaku, ditinjau
dari:
a. aspek teknis, maupun
b. aspek legal/administratif (data yang dianalisis adalah data yang diperoleh
dari instansi resmi dan permohonan mendapatkannya dilakukan secara
resmi juga), sehingga hasilnya dapat dipertanggung-jawabkan.
9. Lakukan pemeriksaan kesesuaian draft laporan akhir pemeliharaan jalan
dengan sasaran rekomendasi final adalah sebagai berikut:
a. Pelajari bagian inti dari draft laporan akhir.
b. Jika draft laporan akhir memberikan kesimpulan hasil perhitungan volume,
waktu dan biaya sesuai dengan hasil tersebut di bawah, maka hal ini
berarti sasaran rekomendasi final tercapai: Perencanaan yang dilakukan
untuk suatu ruas jalan sesuai pelaksanaan penanganan menghasilkan ruas
jalan dengan kondisi Baik atau Sedang.
10. Pembuatan laporan akhir pemeliharaan jalan pada prinsipnya harus
memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut:
a. Isi pokok laporan akhir harus menggambarkan seluruh kegiatan yang terdiri
dari:
1) Kegiatan yang bersifat umum, mencakup Penerapan Peraturan
Perundang-Undangan dan Sistem Manajemen Keselamatan dan

Materi Pelatihan Pelaksana Pemeliharaan Jalan Bab VIII | 10

 Kesehatan Kerja dan Lingkungan (SMK3-L) pada kegiatan pelaksana
pemeliharaan jalan.
2) Pelaksanaan komunikasi di tempat kerja..
3) Kegiatan dalam rangka pemeliharaan jalan.
b. Menetapkan kerangka laporan akhir.
c. Mengisi uraian kegiatan tersebut pada butir a ke dalam ke dalam kerangka
laporan akhir yang telah ditetapkan.
11. Cara menyiapkan laporan akhir pemeliharaan jalan adalah sebagai berikut:
a. Pelajari draft laporan akhir yang telah diperiksa kesesuaiannya dengan
tujuan rekomendasi final pemeliharaan jalan.
b. Garisbawahi isi paling penting dari draft laporan akhir yaitu tepat sasaran
akan dicapai: Periksa sekali lagi, apakah sudah dapat disimpulkan isinya
dapat disetujui.
c. Jika butir b sudah dapat disetujui, tetapkan draft laporan akhir menjadi
laporan akhir pemeliharaan jalan, untuk dilaporkan kepada atasan.

Materi Pelatihan Pelaksana Pemeliharaan Jalan Bab VIII | 11