17.

4 WORKPAPER DOCUMENT ORGANIZATION

Audit internal tipikal meliputi pengumpulan sejumlah besar bahan untuk didokumentasikan
beberapa proses pengendalian internal atau hasil pengujian audit. Dengan jangkauan luas
kegiatan yang ditinjau dan prosedur audit yang sama luasnya, bentuk dan konten dari masing-
masing kertas kerja itu bisa sangat bervariasi. Kategori utama tergantung tentang sifat bahan
audit dan pekerjaan yang dilakukan, dan kertas kerja standar harus dibangun di sekitar
beberapa jenis file khusus. Bab ini merujuk untuk ini sebagai file, sedangkan folder istilah
juga umum saat ini. Beberapa audit internal departemen masih menggunakan binder istilah
lama untuk merujuk pada pengelompokan kertas kerja yang berbeda. Seperti halnya dalam
sistem pengerjaan manual, bahan-bahan kertas kerja diklasifikasikan berdasarkan dasarnya
ketik dan dikelompokkan bersama dalam file atau diikat bersama dalam pengikat dengan cara
itu bantu pengambilan mereka. Untuk sebagian besar audit internal, kertas kerja dapat
dipisahkan menjadi area audit luas berikut:

1. File permanen.

Banyak audit dilakukan secara berkala dan mengikuti berulang Prosedur. Alih-alih
menangkap semua data yang diperlukan setiap kali secara berkala audit dilakukan, data
tertentu dapat dikumpulkan menjadi apa yang disebut permanen file kertas kerja, yang berisi
data yang bersifat historis atau berkelanjutan yang berkaitan dengan audit saat ini. Beberapa
data ini mungkin termasuk:

■ Bagan perusahaan secara keseluruhan dari unit audit

■ Bagan akun (jika audit keuangan) dan salinan kebijakan dan prosedur utama

■ Salinan laporan audit terakhir, program audit yang digunakan, dan tindak lanjutnya
komentar

■ Laporan keuangan tentang entitas serta potensi lainnya yang bermanfaat data analitik

■ Informasi tentang unit audit (deskripsi produk utama, produksi proses, dan hal-hal yang
layak diberitakan lainnya)

■ Informasi logistik untuk membantu auditor berikutnya, termasuk catatan mengenai logistik
dan pengaturan perjalanan

File permanen tidak dimaksudkan untuk menjadi permanen dalam arti bahwa akan ada tidak
pernah ada perubahan; melainkan, ini memberikan auditor internal yang memulai penugasan
baru sumber bahan latar belakang untuk membantu merencanakan audit baru.

File permanen adalah sumber kontinuitas untuk mengikat audit bersama dari waktu ke
waktu, tetapi kadang-kadang auditor bersalah memuat file-file audit ini dengan bahan-bahan
yang tidak pantas permanen status — misalnya, salinan berbagai prosedur yang akan diubah
oleh saat audit berikutnya. Bahan tersedia pada saat audit berikutnya perlu tidak disimpan
dalam file permanen kecuali berdasarkan prosedur tertentu yang sedang berjalan materi-
materi sebelumnya. Demikian pula, auditor internal terkadang mengisi kertas file permanen
untuk lokasi luar kota dengan peta dan menu restoran lokal. Unit-unit ini akan berubah,
demikian juga preferensi dan departemen auditor individu kebijakan. Bahan perencanaan
administrasi ini harus dijaga seminimal mungkin.

2. File administratif.

Meskipun file administrasi kertas kerja yang terpisah mungkin tidak diperlukan untuk audit
yang lebih kecil, kertas kerja administrasi umum yang samabahan harus dimasukkan di suatu
tempat di semua set kertas kerja audit. Jika ada hanya satu auditor atau review terbatas,
materi ini dapat dimasukkan ke dalam kertas kerja tunggal.

3. File prosedur audit.

Catatan harus dipelihara dari pekerjaan audit yang sebenarnya dilakukan, tergantung pada
jenis dan sifat penugasan audit. Sebagai contoh, audit keuangan dapat berisi jadwal
spreadsheet terperinci dengan komentar auditor pada tes yang dilakukan. Audit operasional
dapat berisi catatan wawancara dan komentar tentang pengamatan auditor. File ini umumnya
yang terbesar untuk audit apa pun dan sering mengandung unsur-unsur berikut:

■■ Daftar prosedur audit yang lengkap. Kertas kerja adalah pusat repositori yang
mendokumentasikan prosedur audit, dan termasuk salinan audit program bersama dengan
inisial auditor dan tanggal langkah audit (lihat Pameran 17.6). Catatan komentar mungkin ada
di program atau dilampirkan sebagai catatan tambahan referensi silang.

■■ Kuesioner yang lengkap. Beberapa fungsi audit internal menggunakan standar kuesioner
yang mencakup jenis prosedur pengendalian internal tertentu. Ini kuesioner biasanya
memberikan jawaban ya dan tidak serta tambahan yang sesuai komentar.

■■ Deskripsi prosedur operasional. Kertas kerja harus menjelaskan secara singkat sifat dan
ruang lingkup dari jenis kegiatan operasional tertentu. Deskripsi ini bisa menjadi diagram
alur proses, seperti yang dibahas sebelumnya dalam bab ini, atau narasi verbal. Auditor
internal harus selalu mencatat pada kertas kerja sumber informasi yang digunakan untuk
mengembangkan deskripsi ini. Anggota manajemen auditee mungkin telah menggambarkan
prosesnya, atau auditor mungkin telah mengumpulkan informasi ini melalui observasi.

■■ Tinjau kegiatan. Banyak kertas kerja audit internal mencakup investigasi spesifik yang
menilai kegiatan yang dipilih. Ini dapat mencakup pengujian data, observasi kinerja,
pertanyaan kepada individu yang ditunjuk, dan sejenisnya. Ini mungkin jenis kertas kerja
yang paling umum disiapkan oleh auditor internal. Ini mengikuti no satu bentuk tetapi hanya
berfungsi untuk menggambarkan kegiatan audit yang dilakukan dan hasilnya. Tampilan 17.7
menunjukkan kertas kerja yang mencakup tes audit perjalanan dan hiburan biaya. Seperti
ditunjukkan di sini, auditor internal akan memberikan beberapa rincian pekerjaan audit
meskipun laporan audit akhir hanya akan meringkas temuan ini.
■■ Menganalisa dan menjadwalkan laporan keuangan. Secara finansial berorientasi audit,
variasi khusus kertas kerja berkaitan dengan pengesahan terhadap keakuratan laporan
keuangan atau saldo akun. Jenis kertas kerja ini jadwal adalah dokumentasi yang sesuai untuk
ulasan SOx Bagian 404 dibahas dalam Bab 5.

Dokumen perusahaan. Sering ada dokumen dasar perusahaan seperti itu sebagai bagan
perusahaan, risalah rapat, pernyataan kebijakan tertentu atau prosedur, kontrak, dan
sejenisnya. Sementara beberapa di antaranya mungkin lebih tepat untuk file permanen, yang
lain unik untuk audit tertentu. Namun, auditor tidak harus memasukkan semua materi dalam
kertas kerja. Sebagai contoh, mungkin cukup untuk memasukkan daftar isi dan memiliki
ekstrak yang relevan daripada memasukkan seluruh manual prosedur dalam kertas kerja.
Tujuan dari dokumen-dokumen ini adalah untuk membantu auditor masa depan dalam
keputusan mereka atau proses.

■ Lembar poin temuan, catatan penyelia, atau draft laporan.

Lembar titik menggambarkan sifat temuan audit serta referensi untuk audit terperinci
pekerjaan harus dimasukkan dalam file prosedur audit meskipun salinannya telah diteruskan
ke file administrasi. Selama audit, auditor yang bertanggung jawab atau supervisor audit
menyiapkan komentar review yang mungkin memerlukan penjelasan oleh auditor. Dalam
beberapa kasus, pekerjaan audit lebih lanjut diperlukan. Lembar titik kertas kerja adalah
ditunjukkan pada Tampilan 17.8. Untuk audit yang lebih kecil yang tidak memiliki file
administrasi, versi konsep laporan tertulis harus dimasukkan di sini. Konsep ini bisa
dijelaskan untuk menunjukkan perubahan besar, orang yang bertanggung jawab untuk
mengotorisasi itu perubahan, dan dalam beberapa kasus alasan untuk perubahan.

■ File massal audit.

Audit internal sering menghasilkan sejumlah besar bukti bahan yang harus disimpan tetapi
tidak termasuk dalam kertas kerja utama. Misalnya, audit internal dapat melakukan survei
yang menghasilkan besar jumlah kuesioner yang dikembalikan. Bahan-bahan ini harus
diklasifikasikan sebagai kertas kerja tetapi harus diambil dari file massal seperlunya.

Kertas kerja adalah dasar untuk mengkomunikasikan dokumentasi audit dari satu audit atau
auditor ke yang berikutnya dan juga merupakan sarana komunikasi dengan perusahaan
auditor eksternal. Departemen audit internal harus menetapkan beberapa standar keseluruhan
meliputi gaya, format, dan konten kertas kerja yang digunakan dalam berbagai audit.
Beberapa perincian spesifik tidak perlu dibekukan, mengingat berbagai jenis audit dilakukan
dan mengembangkan prosedur otomasi audit, sebagaimana dibahas nanti. Namun, konten
kertas kerja harus disiapkan secara konsisten untuk semua audit. File pekerjaan prosedur
audit, untuk contoh, harus berisi materi yang mencakup masing-masing bidang yang baru saja
dibahas.
17.5 TEKNIK PERSIAPAN WORKPAPER

Sebagian besar proses penyusunan kertas kerja melibatkan penyusunan komentar audit dan
mengembangkan jadwal untuk menggambarkan pekerjaan audit dan mendukung
kesimpulannya. Ini adalah proses terperinci yang membutuhkan auditor internal untuk
mengikuti keseluruhan departemen audit standar untuk persiapan kertas kerja, dan
juga untuk membuat kertas kerja mudah ikuti dan pahami. Aspek penting adalah
memastikan bahwa semua anggota internal staf audit memiliki pemahaman tentang
tujuan dan kekritisan audit kertas kerja mereka.

Jadwal ini akan ditinjau oleh manajrremen audit internal dan lainnya, siapa yang dapat
mempertanyakan jenis dan tingkat pekerjaan yang dilakukan berdasarkan apa pun yang
didokumentasikan di kertas kerja. Bagian ini membahas beberapa teknik dasar yang
diperlukan untuk menyiapkan kertas kerja yang memadai. Komentar-komentar ini sebagian
besar didasarkan pada lebih banyak hari ini templat kertas kerja umum yang disiapkan laptop
tetapi juga menyertakan lebih tradisional, secara manual kertas kerja disiapkan. Baik
disiapkan secara manual atau menggunakan sistem berbasis komputer, kertas kerja audit
harus berisi standar pengindeksan dan notasi tertentu yang akan memungkinkan peninjauan
mudah oleh profesional audit .

■ Pengindeksan kertas kerja dan referensi silang.

Mirip dengan notasi referensi dalam buku teks, referensi silang dan notasi yang memadai
harus memungkinkan auditor atau resensi untuk mengambil referensi penting dalam
komentar kertas kerja dan melacaknya kembali ke kutipan atau sumber aslinya. Misalnya,
dokumen kertas kerja menjelaskan suatu tinjauan keuangan atas aset tetap mungkin
menyebutkan bahwa aplikasi TI itu menghitung penyusutan memiliki kontrol yang memadai.
Cukup untuk memberikan referensi silang sehingga pembaca yang tertarik dapat dengan
mudah menemukan perhitungan penyusutan tersebut mengontrol kertas kerja review auditor.
Nomor indeks pada kertas kerja adalah sama dengan volume dan nomor halaman dalam buku
yang diterbitkan. Nomor indeks kertas kerja harus mengikat ke daftar isi, yang biasanya
muncul di halaman pertama folder kertas kerja atau pengikat manual. Nomor
mengidentifikasi halaman spesifik di pengikat kertas kerja. Referensi ke nomor ini di tempat
lain memungkinkan auditor segera pilih binder dan halaman kertas kerja yang benar. Sistem
yang digunakan untuk angka indeks dalam satu set kertas kerja dapat sesederhana atau
serumit yang diinginkan.

Banyak departemen audit internal mengadopsi sistem pengindeksan umum yang sama yang
digunakan oleh auditor eksternal mereka sehingga semua anggota staf audit dapat mengerti
referensi yang benar untuk volume dalam set kertas kerja yang diberikan. Metode
pengindeksan kertas kerja audit internal yang disiapkan secara manual mungkin mengikuti
satu set tiga digit sehingga bahwa “AP ‐ 5–26” akan berarti halaman ke-26 dari langkah ke-5
dalam serangkaian audit yang diberikan Prosedur. Jika diperlukan beberapa halaman untuk
halaman 26, mereka akan diekspresikan sebagai AP ‐ 5-26,01, AP ‐ 5-26,02, dan sebagainya.
Sistem penomoran harus mudah gunakan dan beradaptasi dengan perubahan. Dengan
dokumen kertas kerja berbasis laptop, Microsoft Hyperlink kata dapat menjadi alat yang
berguna. Referensi silang mengacu pada menempatkan nomor indeks kertas kerja referensi
lain dalam jadwal kertas kerja yang diberikan. Misalnya, jadwal kertas kerja dapat membahas
kontrol atas penambahan aset tetap dan nyatakan bahwa semua penambahan di atas
ditentukan secara spesifik batas menerima persetujuan yang tepat oleh manajemen.
Pernyataan kertas kerja itu akan mereferensikan nomor indeks kertas kerja lain yang
menunjukkan aset tetap menguji dan menunjukkan bukti persetujuan manajemen. Nomor
referensi silang sangat penting dalam audit keuangan di mana semua angka pada berbagai
jadwal harus diikat bersama untuk memastikan konsistensi.

■ Tandai tanda centang. Kembali pada hari-hari awal kertas kerja audit yang disiapkan secara
manual, auditor sering menyiapkan jadwal keuangan atau statistik dan kemudian memilih
berbagai nomor dari jadwal itu untuk melakukan satu atau lebih tes tambahan. Misalnya,
auditor dapat meninjau sampel pesanan pembelian untuk menentukan apakah mereka (1)
mewakili vendor dalam daftar yang disetujui, (2) tunduk pada penawaran kompetitif, (3)
dihitung dengan benar, dan sebagainya. Daripada mendaftar sampel pembelian ini pesanan
pada beberapa lembar kertas kerja untuk masing-masing tes, biasanya digunakan auditor satu
jadwal, menggunakan apa yang disebut tanda centang untuk mencatat berbagai tes yang
dilakukan.

Tanda centang adalah bentuk manual auditor atau notasi steno pensil yang dimiliki
berkembang selama bertahun-tahun, terutama untuk audit keuangan. Auditor dapat
berkembang tanda centang khusus untuk menunjukkan bahwa nilai yang diberikan pada
jadwal keuangan cross-foots ke nilai terkait lainnya, dan tanda centang lain untuk
menunjukkan bahwa itu terkait ke saldo percobaan. Auditor hanya perlu mencatat di suatu
tempat di kertas kerja tersebut tanda centang digunakan untuk masing-masing. Daripada
meminta auditor untuk mengembangkan legenda, banyak departemen audit internal telah
menggunakan seperangkat simbol tanda centang standar di semua kertas kerja.

Misalnya, tanda centang dengan garis melaluinya dapat berarti bahwa item kertas kerja
ditelusuri ke jadwal pendukung dan nomor diikat. Ini tanda centang standar harus digunakan
oleh semua anggota staf audit untuk semua audit. Tanda centang standar yang disiapkan
secara manual meningkatkan komunikasi, seperti manajemen audit dapat dengan mudah
meninjau dan memahami kertas kerja. Gambar 17.9 menggambarkan satu set tanda centang
tradisional yang pertama kali digunakan pada hari pensil dan kertas. Meskipun simbol yang
sama ini mungkin tidak tersedia melalui Microsoft Word, khusus yang serupa karakter dapat
ditunjuk untuk tujuan yang sama. Dalam mengembangkan tanda centang ini, departemen
audit internal mungkin ingin mengadopsi notasi yang digunakan oleh pihak eksternalnya
auditor. Tentu saja, auditor mungkin mengembangkan tanda lain untuk menunjukkan yang
lain jenis pemeriksaan silang yang dilakukan selama audit individu, yang akan kemudian
dijelaskan dengan jelas.
PAMERAN 17.9

 Referensi ke sumber audit eksternal.

Auditor internal sering mencatat informasi diambil dari sumber luar. Sebagai contoh,
seorang auditor internal dapat mengumpulkan pemahaman tentang area operasional melalui
wawancara dengan manajemen. Auditor akan merekam wawancara itu melalui catatan kertas
kerja dan mengandalkan itu informasi sebagai dasar pengujian atau kesimpulan audit lebih
lanjut. Itu selalu penting untuk mencatat sumber komentar tersebut langsung di kertas kerja.
Misalnya, pameran kertas kerja dapat menunjukkan bagaimana auditor memperoleh
pemahaman tentang sampel sistem, dan sumber yang menyediakan informasi yang harus
didokumentasikan.

Auditor mungkin perlu merujuk undang-undang atau peraturan untuk mendukung pekerjaan
audit mereka. Demikian pula, mereka dapat melakukan peninjauan terkait vendor dan
mengakses pencarian Web untuk memverifikasi keberadaan vendor. Biasanya tidak perlu
mencantumkan salinan dalam kertas kerja apa yang mungkin merupakan peraturan yang
sangat banyak, atau salinan halaman dari pencarian. Namun, kertas kerja harus dengan jelas
menunjukkan judul dan sumber dari semua referensi eksternal, termasuk alamat Internet jika
perlu. Ekstrak salinan halaman dapat dimasukkan ke buat poin tertentu jika perlu, tetapi
notasi referensi biasanya cukup.

■■ Kertas kerja kasar.

Saat melakukan wawancara, auditor internal sering membuat catatan mereka sendiri yang
kasar, sering ditulis dalam bentuk steno pribadi mudah dibaca hanya oleh penulis. Auditor
selanjutnya harus menulis ulang atau masuk kembali catatan kasar ini menjadi komentar
kertas kerja yang bisa dimengerti oleh orang lain. Karena mungkin ada alasan untuk
memeriksanya kembali, lembar catatan asli ini juga harus dimasukkan dalam kertas kerja,
ditempatkan di bagian belakang pengikat manual kertas kerja atau bahkan dalam file terpisah.

Secara historis, sebagian besar kertas kerja disiapkan menggunakan pensil dan kertas. Jadwal
direkam pada formulir spreadsheet akuntansi, komentar ditulis dalam Bahasa Indonesia lama,
dan semua pameran dilampirkan. Sebagian besar departemen audit internal memiliki
sekarang mengotomatiskan kertas kerja mereka melalui penggunaan spreadsheet dan
pengolah kata perangkat lunak. Otomatisasi ini tidak mengubah standar kertas kerja, tetapi itu
biasanya membuat kertas kerja lebih mudah dibaca dan diakses. Kertas kerja khas hari ini
dapat menggunakan campuran jadwal manual dan otomatis serta komentar audit. Namun,
kertas kerja hari ini biasanya merupakan folder sistem komputer dengan beberapa referensi
ke dokumen kertas. Teknologi selalu berubah, dan kita mungkin melihat berbagai format
audit bukti di tahun-tahun mendatang. Pemindai gambar digital sangat umum saat ini. Mereka
bisa melewati dokumen kertas, membuat gambar digital dari dokumen itu untuk nanti
pengambilan. Demikian pula, beberapa komputer sekarang dilengkapi dengan pena stylus
untuk pengguna "Tulis" langsung di layar komputer. Data ditangkap dalam file komputer. Ini
dan teknologi berkembang lainnya menawarkan peluang untuk otomatisasi kertas kerja audit.
Proses Tinjauan Kertas Kerja

Semua kertas kerja harus melalui proses tinjauan audit internal independen memastikan
bahwa pekerjaan yang diperlukan telah dilakukan, bahwa itu dijelaskan dengan benar, dan itu
Temuan audit didukung secara memadai. Eksekutif kepala audit, melaporkan ke audit komite,
memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk ulasan ini tetapi biasanya delegasi yang bekerja
kepada anggota pengawas departemen audit internal. Tergantung pada ukuran staf audit dan
kepentingan relatif dari audit yang diberikan, mungkin ada beberapa ulasan satu set kertas
kerja, satu oleh auditor yang bertanggung jawab dan lainnya oleh anggota yang lebih senior
manajemen audit internal.

Bukti dari tinjauan pengawasan ini harus terdiri dari inisial pengulas dan tanggal pada setiap
lembar kertas kerja yang ditinjau. Beberapa fungsi audit internal menyiapkan memorandum
atau daftar periksa ulasan kertas kerja untuk mendokumentasikan sifat dan luasnya ulasan.
Bagaimanapun, harus ada bukti yang terdokumentasi yang dimiliki semua kertas kerja
menerima tingkat pengawasan yang tepat. Selain menginisialisasi kertas kerja yang sudah
selesai, peninjau pengawas harus menyiapkan serangkaian catatan ulasan dengan pertanyaan
apa pun diangkat selama proses peninjauan untuk diberikan kepada auditor yang bertanggung
jawab atas penyelesaiannya.

Beberapa poin ulasan ini atau pertanyaan mungkin hanya menyoroti kesalahan administrasi
seperti hilang referensi silang. Yang lain mungkin memiliki sifat yang lebih signifikan dan
mungkin memerlukan auditor untuk melakukan beberapa pekerjaan tindak lanjut tambahan.
Pertanyaan ulasan harus segera dihapus, dan peninjau harus bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa ada pertanyaan terbuka terselesaikan. Proses peninjauan kertas kerja ini
harus selalu dilakukan sebelum penerbitan laporan audit akhir. Ini akan memastikan bahwa
semua temuan laporan telah benar didukung oleh bukti audit sebagaimana didokumentasikan
dalam kertas kerja.