PEMBAHASAN

1. Prosedur pemusnahan
Prosedur tetap tentang pemusnahan dokumen rekam medis di RSU Pandan
Arang Boyolali.
Dalam surat keputusan kepala badan RSU Pandan Arang Boyolali dengan No
127.a tahun 2007 tentang kebijakan penyelenggaraan rekam medis
yang salah satunya adalah kegiatan pemusnahan dokumen rekam medis
menggunakan pedoman dan tatalaksana / protap yang diterbitkan pada tanggal 21
Desember 2006 dengan Surat Keputusann No 37/4.2/V/07 merupakan revisi ketiga.
Buku pedoman dan tatalaksana rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali disusun
oleh panitia rekam medis dan disetujui oleh ketua komite medis maupun ketua
panitia rekam medis. Pedoman tatalaksana tersebut ditetapkan dan ditandatangani
oleh direktur rumah sakit. Adapun isi dari prosedur tetap tentang pemusnahan
dokumen rekam medis sebagai berikut :
a. Melakukan penyortiran dokumen rekam medis yang tidak terpakai
b. Membuat pengajuan pemusnahan dokumen rekam medis ke Kepala Sub
Bagian Tata Usaha dan Rumah tangga
c. Membuat berita acara pemusnahan setelah kepala badan rumah sakit menunjuk
tim pemusnah
d. Setelah pemusnahan dilaksanakan, maka berita acara pemusnahan dikirim ke
Dirjen Yanmed, DepKes RI dan ke pemilik RSU Pandan Arang Boyolali yaitu
Pemda Boyolali.
e. Pemusnahan harus benar – benar telah musnah, tidak boleh ada satupun
dokumen rekam medis yang tertinggal.

Akan tetapi dalam prosedur tetap RSU Pandan Arang Boyolali belum tercantum aturan
tentang penyimpanan berita acara pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit,
pembuatan daftar pertelaan, ketentuan alat/sarana yang digunakan dalam
pemusnahan dan tim penilaian nilai guna.

2. Alur dan prosedur pemusnahan

a. Penilaian nilai guna dokumen rekammedis
Kegiatan penilaian nilai guna dokumen rekam medis di RSU Pandan Arang
Boyolali dilakukan sebelum pemusnahan dilaksanakan. Kegiatan penilaian nilai
guna dilakukan oleh petugas rekam medis yaitu petugas bagian filing akan tetapi
tidak diatur dalam prosedur tetap rumah sakit. Proses penilaian dokumen rekam
 medis dilakukan dengan cara memilah dokumen rekam medis yang telah tersimpan
dalam rak penyimpanan in aktif selama 2 (dua) tahun berdasarkan Surat Edaran
Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk
teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis
di rumah sakit. Petugas memisahkan dokumen rekam medis yang rusak dan tidak
terbaca serta dokumen rekam medis yang tidak mempunyai nilai guna dapat
langsung dimusnahkan tanpa dilakukan nilai guna rekam medis. Sedangkan
dokumen rekam medis yang mempunyai nilai guna primer yang meliputi
administrasi, hukum, keuangan, ilmu teknologi dan nilai guna sekunder yang
meliputi pembuktian, sejarah dilakukan pengabadian serta disimpan pada rak
penyimpanan in aktif yang berupa lembar/formulir dengan kategori memiliki nilai
guna berdasarkan Surat Keputusan direktur rumah sakit No 126 tahun 2007.
b. Tim/panitia pemusnah dokumen rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali
Tim pemusnah yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen
rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali dibentuk berdasarkan Surat Keputusan
Direktur Rumah Sakit No 20 tahun 2007 yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit.
Adapun susunan tim/panitia pemusnah yang terdiri dari :1 (satu) anggota komite
medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, dengan beranggotakan
4 (empat) orang yang terdiri dari 3 (tiga) orang petugas rekam medis serta 1 (satu)
orang dari Kepala Sub Bagian Tata Usaha.
c. Pencatatan daftar pertelaan
RSU Pandan Arang Boyolali sebelum melaksanakan pemusnahan dokumen rekam
medis periode 2007 tidak membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis yang
akan dimusnahkan dikarenakan nomor rekam medis dan tahun terakhir kunjungan
pasien telah tercantum dalam berita acara serah terima yang dibuat oleh RSU
Pandan Arang Boyolali. Dalam pemusnahan dokumen rekam medis pencatatan
daftar pertelaan dilakukan sebelum pelaksanaan pemusnahan dilakukan

d. Pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali

Berdasarkan surat perintah untuk pemusnahan dokumen rekam medis yang ditandatangani
oleh direktur pada tanggal 26 Maret 2007. Adapun isi dari surat perintah adalah pihak
rumah sakit selaku pihak pertama menyerahkan/melimpahkan dokumen rekam medis in
aktif yang akan diserahkan kepada karyawan Pabrik Kertas PN Blabak Magelang yang
bernama M. SAMAK selaku pihak kedua yang bertanggungjawab dalam mengangkut dan
mengamankan dokumen rekam medis ke tempat penghancuran dan pemusnahan yang
dilakukan di Pabrik Kertas PN Blabak Magelang. Pelaksanaan pemusnahan dokumen
rekam medis dilaksanakan pada hari rabu tanggal 28 Maret 2007 dengan cara peleburan
(didaur ulang) yang dilakukan oleh Pabrik Kertas PN Blabak Magelang Jl. Yogyakarta –
Magelang, desa Mungkid, Magelang dengan berat dokumen rekam medis sejumlah 3.690
kg yang disaksikan oleh pihak kedua yaitu M. SAMAK. Akan tetapi saat pemusnahan
berlangsung dengan cara didaur ulang tidak disaksikan oleh pihak rumah sakit dikarenakan
sudah terdapat surat pelimpahan kepada pihak kedua untuk melakukan pemusnahan.

e. Pelaporan berita acara pemusnahan Berita acara pemusnahan di RSU Pandan

Arang Boyolali dalam pelaksanaan pemusnahan periode 2007 dibuat oleh kedua
belah pihak yaitu :

1) Selaku pihak pertama adalah RSU Pandan Arang Boyolali

Berita acara serah terima dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan dibuat
pada hari jumat tanggal 23 Maret 2007, berisi tentang serah terima atau
pelimpahan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan dari pihak
pertama kepada pihak kedua selaku perwakilan dari Pabrik Kertas PN Blabak
Magelang adalah M. SAMAK. Berita acara tersebut ditandatangani oleh kedua
belah pihak dan diketahui oleh direktur rumah sakit. Isi dari berita acara tersebut
adalah nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan pasien. Berita acara serah
terima tersebut sebagai berita acara pemusnahan yang dibuat oleh pihak RSU
Pandan Arang Boyolali sebagai bukti bahwa akan dilakukan pemusnahan. Berita
acara serah terima dibuat sejumlah 4 rangkap yaitu :
a) Lembar berita acara yang asli disimpan oleh RSU Pandan Arang Boyolali
sebagai arsip rumah sakit.

b) Lembar berita acara yang kedua dikirim kepada pemilik rumah sakit yaitu
Pemerintah Daerah Kabupaten Boyolali.

c) Lembar berita acara yang ketiga dikirim kepada Direktorat Jenderal Pelayanan
Medik.
d) Lembar berita acara yang keempat dikirim ke Departemen Kesehatan RI.

3. Pengertian dokumen rekam medis abadi

Dokumen rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali yang termasuk kategori
diabadikan berdasarkan prosedur tetap rumah sakit antara lain : ringkasan masuk
keluar, resume keluar, tindakan operasi, laporan operasi, lembar kematian,
 persetujuan tindakan medik, identifikasi bayi baru lahir dan Visum et Repertum.
Karena formulir yang diabadikan mempunyai nilai guna primer dan sekunder
sekaligus sebagai alat bukti hukum menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis
No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaanformulir
rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit. Dokumen
rekam medis yang diabadikan disimpan di ruang penyimpanan in aktif yang
berdasarkan tanggal terakhir kunjungan dan diagnosis penyakit pasien dan
pelaksanaannya sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit.

4. Pengertian dokumen rekam medis yang dimusnahkan

Dokumen rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali dengan kategori
dokumen yang dimusnahkan adalah dokumen rekam medis yangtelah di in
aktifkan dan tidak memiliki nilai guna atau yang tidak diabadikan serta
dokumen rekam medis yang rusak atau tidak terbaca. Dokumen rekam medis yang
dimusnahkan adalah dokumen rekam medis dari tahun 1986 s.d 1996 dengan
nomor rekam medis 10.00.01 s.d 19.57.99 yang termasuk in aktif dengan
jumlah berat dokumen rekam medis 3.690 kg berdasarkan data dari berita acara
pemusnahan yang telah dilaksanakan pada tahun 2007. Dokumen rekam medis
yang dimusnahkan dicatat dalam berita acara pemusnahan dan dilakukan oleh
pihak kedua yaitu Pabrik Kertas PN Blabak.