Pengertian, Tujuan, dan Metode dalam

Kas Kecil
B Y   D I N A A M A L I A    16 NOVEMBER 2017  4 M I N S R E A D

SHARE
Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk
pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan
untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil
seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk
kepentingan rapat, dan lain sebagainya.
 

Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris
harus dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil dan
membuat catatan keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan
perusahaan.
 
Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atau
petugas keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai. Hal ini
dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya
kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian
keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana. Karena umumnya, perusahan
akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan.
Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan dibentuknya kas kecil, berikut diantaranya.

a. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu
bagian di kantor.
b. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
c. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara
maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
d. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak
dan juga tidak terencana sebelumnya.
Metode dalam Pengelolaan Kas Kecil

Metode ini mencakup tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana

yang ada, sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-
pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada
kesalahan. Metode pencatatan kas kecil ada 2 (dua) yaitu:
a. Metode Tetap (Imprest fund system)
Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil di mana rekening kas kecil
jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash
tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan
bukti transaksi pengeluarannya.
Ciri-ciri Metode Tetap (Imprest fund system) :
1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas
kecil.
2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama
jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana
kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.
Langkah-langkah operasional metode tetap :
1. Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas kecil diberi sejumlah
uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang
diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu.
2. Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.
3. Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana
kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.
b. Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)
Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas
kecil di mana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan
kebutuhan). Sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak
ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali
membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar
Rp5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas
kecil diisi kembali.
 

Ketika waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka
jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil. Namun
pada metode sistem dana berubah (dana mengambang), jumlah pengisian
kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi
bisa kurang maupun lebih.
Ciri-ciri Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system):
1. Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam
akun kas kecil.
2. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan
mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.
3. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan
dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.
 

Kas kecil bersifat opsional dalam sebuah perusahan. Artinya, hal ini boleh
dilakukan dan boleh juga tidak tergantung dengan kebutuhan. Yang terpenting
adalah pembuatan laporan keuangan perusahaan yang tepat. Untuk membuat
laporan keuangan dengan mudah dan cepat, kini Anda dapat menggunakan
software akuntansi. Jurnal adalah software akuntansi online yang dapat
membantu Anda membuat laporan keuangan instan di mana pun dan kapan
pun. Dengan koneksi Internet, Anda juga dapat memonitor keuangan
perusahaan di mana pun dan kapan pun. Untuk info lebih lanjut mengenai fitur
Jurnal, cek di sini.

Cara Pembuatan buku kas kecil

Kas Kecil

Metode-metode untuk membukukan kas kecil dapat dilakukan dengan dua cara, diantaranya:

1. metode dana tetap (imprest method)

Pembuatan catatan pengeluaran pada buku kas kecil dimana mencatat pembayaran disertai
pembuatan bukti pengeluaran kas kecil untuk memperoleh penggantian dengan memperlihatkan bukti
pengeluaran kas kecil beserta pendukungnya, jika sisa saldo mencapai batas minimum atau titik kritis saldo.
Besar penggantian tersebut sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas selalu tetap seperti
semula atau kembali ke saldo pertama.

2. Metode Fluktuasi (Fluktuation Method)

Metode ini hampir sama dengan metode tetap namun ada perbedaannya yaitu, pada saat pengisian
kembali saldo besar penggantian tidak harus sama dengan besarnya pengeluarn yang telah dilakukan sehingga
 harus saldo kas tetap tetapi saldo kas bisa berubah-rubah(tidak tetap) bisa lebih besar bisa juga lebih kecil dari
saldo awal.

Cara pencatatan buku kas kecil dengan metode-metode diatas dan dapat dilihat dalam kasus dibawah
ini:

“ PT. Tiga saudara pada tanggal 03 agustus membentuk kas kecil, pengisian kembali kas kecil dilakukan setiap
akhir bulan. Pada tanggal 03 agustus dibentuk kas kecil sebesar Rp. 740.000 dan uang tersebut diberikan
kepada kasir kas kecil, dimana titik kritis untuk pengisiannya kembali pada kas minimal Rp. 50.000.

Selama bulan tersebut kasir kas kecil mengeluarkan uang dengan rincian, sebagai berikut:

-         Pembelian perlengkapan                                   Rp. 235.000

-         Pembayaran  rekening listrik                              Rp. 63.000

-         Pembayaran rekening telepon                            Rp. 60.000

-         Pengeluaran biaya transportasi                          Rp. 32.000

-         Pembelian perlengkapan                                   Rp. 200.000

-         Pembelian peralatan jahit                                   Rp. 60.000

-         Pengeluaran biaya transportasi                          Rp. 35.000  +

Jumlah                                      Rp. 685.000

Buatlah Pencatatan buku kas kecil dengan menggunakan :

a. metoda tetap
b. metoda fluktuasi
Penyelesaian :

Contoh tanda bukti pengeluaran kas untuk penulisan pengeluaran di buku kas kecil:

PT. Tiga saudara                                                                 No            : 01

Jl.Bayongbong pdrk                                                            Tanggal    : 04-08-2011

Garut

Bukti Pengeluaran kas Kecil

Dibayar kepada                    : Pt. Adira Colection

Sebesar                                  : Rp. 235.000

Untuk pembayaran              : Membeli perlengkapan

Diterima oleh

                Ttd.

(susan apriliani)

a. Metoda tetap
 Jurnal

Tanggal Nama Perkiraan Debit Kredit

Agust 03 Kas Kecil Rp. 740.000 -

       Kas - Rp. 740.000

Selama sebulan dalam bulan agustus 2010 kasir kas kecil telah mengeluarkan uang dengan rincian,
sebagai berikut :

-         04 Agustus  membeli perlengkapan                               Rp. 235.000

-         10 Agustus  membayar tagihan listrik                             Rp.   63.000

-         10 Agustus  membayar tagihan telepon                          Rp.   60.000

-         14 Agustus  mengeluarkan biaya transportasi                 Rp.   32.000

-         21 Agustus  membeli perlengkapan                               Rp. 200.000

-         22 Agustus  membeli peralatan jahit                               Rp.   60.000

-         30 Agustus  mengeluarkan biaya transportasi                 Rp.   35.000  +

Jumlah                                      Rp. 685.000

Buku kas kecil

Tanggal Keterangan Debit Kredit Saldo

Agust 03 Pembentukan kas kecil Rp.740.000 - Rp. 740.000

Agust 04 Perlengkapan - Rp. 235.000 Rp. 505.000

Agust 10 Rekening listrik - Rp.   63.000 Rp. 442.000

Agust 10 Rekening telepon - Rp.   60.000 Rp. 382.000

Agust 14 Biaya transfortasi - Rp.   32.000 Rp. 350.000

Agust 21 Perlengkapan - Rp. 200.000 Rp. 150.000

Agust 22 Peralatan Jahit - Rp.   60.000 Rp.   90.000

Agust 30 Biaya transfortasi - Rp.   35.000 Rp.   55.000

Pada tanggal 31 Agustus 2010 kas kecil diisi kembali, maka jurnalnya sebagai berikut:

Tanggal Keterangan Debit Kredit

Agust 31 Perlengkapan Rp.435.000 -

 Rekening listrik Rp.  63.000 -

Rekening telepon Rp.  60.000 -

Biaya transfortasi Rp.  67.000 -

Peralatan Jahit Rp.  60.000 -

             Kas - Rp. 685.000

Dari jurnal diatas, kas kecil tidak mengalami perubahan, dengn demikian setelah diadakan pengisian
kembali, saldo kas kecil tetap kembali sebesar Rp.740.000 (saldo awal). Sehingga tidak membuat jurnal untuk
kas kecil lagi karena tidak ada perubahan saldo (tetap).

Jika diposting ke buku besar kas kecil dan buku kas yaitu, sbagai berikut:

Kas Kecil

Tanggal Keterangan Debit Kredit Saldo

Agust 03 Pembentukan kas kecil Rp.740.000 - Rp. 740.000

Kas

Tanggal Keterangan Debit Kredit Saldo

Agust 03 Saldo Rp. 3.750.000*

Agust 03 Kas Kecil - Rp. 740.000 Rp. 3.010.000

Agust 31 Perlengkapan - Rp. 435.000 Rp. 2.575.000

Rekening listrik - Rp.   63.000 Rp. 2.512.000

Rekening telepon - Rp.   60.000 Rp. 2.452.000

Transportasi - Rp.   67.000 Rp. 2.385.000

Peralatan Jahit - Rp.   60.000 Rp. 2.325.000

*saldo : Anggaran untuk satu tahun.

b. Metode Fluktuasi
Jurnal untuk mencatat pembentukan kas kecil, hampir sama dengan metode tetap namun ada
perbedaannya dalam pemngisian kembali kas kecil, yaitu:

Jurnal
 Tanggal Nama Perkiraan Debit Kredit

Agust 03 Kas Kecil Rp. 740.000 -

       Kas - Rp. 740.000

Selama sebulan dalam bulan agustus 2010 kasir kas kecil telah mengeluarkan uang dengan rincian,
sebagai berikut :

-         04 Agustus  membeli perlengkapan                               Rp. 235.000

-         10 Agustus  membayar tagihan listrik                             Rp.   63.000

-         10 Agustus  membayar tagihan telepon                          Rp.   60.000

-         14 Agustus  mengeluarkan biaya transportasi                 Rp.   32.000

-         21 Agustus  membeli perlengkapan                               Rp. 200.000

-         22 Agustus  membeli peralatan jahit                               Rp.   60.000

-         30 Agustus  mengeluarkan biaya transportasi                 Rp.   35.000 +

Jumlah                                      Rp. 685.000

Didalam metode fluktuasi setiap pengeluaran kas harus dibuatkan jurnalnya sedangkan dengan
metode tetap tidak harus membuat jurnal cukup dengan ledger.

Jurnal Pengeluaran Kas

Tanggal Nama Perkiraan Debit Kredit

Agust 03 Perlengkapan Rp. 235.000 -

       Kas kecil - Rp. 235.000

Agust 10 Beban listrik Rp.   63.000 -

       Kas kecil - Rp.   63.000

Agust 10 Beban telepon Rp.   60.000 -

       Kas kesil - Rp.   60.000

Agust 14 Biaya transportasi Rp.   32.000 -

       Kas kesil - Rp.   32.000

Agust 21 Perlengkapan Rp. 200.000 -

       Kas kecil - Rp. 200.000

 Agust 22 Peralatan jahit Rp.   60.000 -

       Kas kecil - Rp.   60.000

Agust 30 Biaya transportasi Rp.   35.000 -

       Kas kecil - Rp.   35.000

Untuk mencatat pengisian kembali kas kecil misalnya pada tanggal 31 Agustus 2010 kas kecil di isi
kembali sebesar Rp. 650.000, maka jurnalnya :

Jurnal Penambahan Kas

Tanggal Nama Perkiraan Debit Kredit

Agust 31 Kas Kecil Rp. 650.000 -

       Kas - Rp. 650.000

Setelah pengisian kembali, saldo kas sebesar Rp. 705.000 (tidak seperti saldo awal) yaitu Rp. 740.000
jadi berfluktualisasi yang bisa lebih besar atau pun lebih kecil dari saldo awal.

Untuk catatan di buku kas kecil :

Kas kecil

Tanggal Keterangan Debit Kredit Saldo

Agust 03 Pembentukan kas kecil Rp.740.000 - Rp. 740.000

Agust 04 Perlengkapan - Rp. 235.000 Rp. 505.000

Agust 10 Rekening listrik - Rp.   63.000 Rp. 442.000

Agust 10 Rekening telepon - Rp.   60.000 Rp. 382.000

Agust 14 Biaya transfortasi - Rp.   32.000 Rp. 350.000

Agust 21 Perlengkapan - Rp. 200.000 Rp. 150.000

Agust 22 Peralatan Jahit - Rp.   60.000 Rp.   90.000

Agust 30 Biaya transfortasi - Rp.   35.000 Rp.   55.000

Agust 31 Pengisian kembali Rp. 650.000 - Rp. 705.000

Perbedaan antara metode tetap dan metode fluktuasi adalah :

1. dalam metode tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak dibuat jurnal sedangkan
dalam metode fluktuasi pengeluarannya di buat jurnal
2. dalam metode tetap, pengisian kembali sebesar pengeluaran yang telah dilakukan, sedangkan dalam
metode fluktuasisasi pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang telah dilakukan.
3. dalam metode tetap, saldo kas kecil tetap harus seperti semula setelah pengisian kembali sedangkan
metode fluktualisasi saldo kas kecil dapat berubah-rubah disa lebih besar ataupun lebih kecil dari saldo yang
pertama.

Diposting oleh Irma Rusmiati di 10.59 

Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke