PT.

SURYA CIPTA JAYA

PERKASA
General Trading, Contractor & Supplier

1. UMUM
Prosedur ini dibuat untuk proses pengajuan dan penunjukkan subkontraktor dan
Vendor sehubungan dengan pelaksanaan Kerjasakerja / Sub-Kontraktor di Internal
Perusahaan PT. Surya Cipta Jaya Perkasa

2. RUANG LINGKUP
Lingkup prosedur ini adalah tata cara yang digunakan didalam pengajuan dan
penunjukkan subkontraktor dan vendor didalam pengadaan material / peralatan dan
pelaksanaan jasa konstruksi selama proyek berlangsung.

3. REFERENSI
 PT. Surya Cipta Jaya Perkasa dan Pertamina dokumen.

4. WEWENANG (AUTHORITY)
Wewenang untuk tanda tangan Surat Perintah Kerja dan Perjanjian Subkontrak adalah
tanggung jawab Project Manager KPLU.

5. RENCANA SUBKONTRAK
Setelah mengadakan konsultasi dengan Project Manager, HSE Manager, QC Manager
dan Contruction Manager, Project Procurement Manager dan Project Engineering
Manager, Contract Engineer akan mempersiapkan Rencana Subkontrak dan
diserahkan kepada Project Manager (PM) untuk ditinjau ulang dan mendapat
persetujuan dari Client / Pemilik Proyek (Pertamina).
Setelah mendapatkan persetujuan Rencana Subkontrak akan digunakan sebagai dasar
keputusan untuk pelaksanaan perjanjian kerja konstruksi.
Rencana Subkontrak terdiri dari :

5.1 JUMLAH SUBKONTRAK (PAKET)

Pekerjaan konstruksi yang dilaksanakan oleh Subkontraktor akan dipisah-pisahkan
per- paket pekerjaan dan setiap paket-paket Subkontrak sudah termasuk lingkup
pekerjaan, jadwal pekerjaan, jadwal konstruksi, lingkup dan persediaan dan anggaran
harus ditetapkan sedini mungkin.

5.2 JADWAL SUBCONTRACTING

Jadwal dari permintaan pengajuan penawaran, Penawaran, Evaluasi Penawaran dan
Penunjukkan Subkontrak harus ditetapkan.

5.3 SYARAT-SYARAT DASAR UNTUK SUBCONTRACT

Sesuai dengan keahlian dari setiap paket pekerjaan proyek, syarat-syarat untuk
Subcontract ditetapkan sebagai berikut :
- Lingkup Pekerjaan dan Persediaan / Supply
- Tanggung Jawab terhadap pemeriksaan paket pekerjaan
- Jadwal pekerjaan / schedule
- Persyaratan K3L:
a. Komitmen, Kebijakan, dan Target K3L
b. Organisasi dan tanggung Jawab K3L
 PT. SURYA CIPTA JAYA
PERKASA
General Trading, Contractor & Supplier

c. Personil K3L
d. Prosedur Kerja K3L
e. Manajemen Risiko
f. Peralatan K3L
g. Pelaporan dan Pencatatan Kinerja K3L

- Persyaratan Umum :
a. Administrasi (sesuai lingkup pekerjaan)
b. Pengalaman
c. Fasilitas
d. Tenaga Ahli
e. Keuangan

- Persyaratan Khusus
- Denda keterlambatan
- Permintaan Surat Jaminan
- Perubahan Lingkup Kerja

5.4 TANGGUNG JAWAB SUBCONTRACTING

Lingkup dan tanggung jawab subcontracting didalam proyek harus ditetapkan secara
rinci.
Tanggung jawab tersebut adalah sebagai berikut :
- Jadwal dimulainya pekerjaan dan selesainya pekerjaan
- Jadwal penyerahan peralatan atau material
 PT. SURYA CIPTA JAYA
PERKASA
General Trading, Contractor & Supplier

- Jumlah peralatan atau material yang akan diserahkan

- Kualitas peralatan atau material yang akan diserahkan harus sesuai spesifikasi

6. PERMINTAAN PRA-KUALIFIKASI (INQUIRY)

6.1 PENYELEKSIAN SUBKONTRAKTOR

Berdasarkan data yang diserahkan oleh Perusahaan-perusahaan yang mengajukan atau
yang diundang untuk Pra-Kualifikasi, Procurement Manager secara objective dan hati-
hati akan memilih minimum 3 (tiga) perusahaan dari yang diajukan oleh Perusahaan-
perusahaan yang memenuhi syarat untuk penawaran khusus pekerjaan konstruksi.
Nama-nama perusahaan yang qualified akan diserahkan kepada Project Manager
untuk persetujuannya.

6.2 PENGAJUAN & PENGUJIAN CALON SUBKONTRAKTOR OLEH PERTAMINA

6.2.1 Pengajuan Calon Subkontraktor ke Pertamina
Setelah dilakukan seleksi terhadap para penawar, minimal 3, maximal 5 penawar yang
memenuhi persyaratan akan diajukan ke Pertamina persetujuan. Pengajuan ke
Pertamina harus dilengkapi dengan data administrasi dan data teknis. Data komersial
(penawaran) tidak perlu disertakan.

6.2.2 Pengujian Calon Subkontraktor

Berdasarkan data yang disampaikan, Pertamina akan melakukan pengujian
kemampuan calon Subkontraktor dari segi Administrasi dan Teknis.
Apabila diperlukan Pertamina akan meninjau fasilitas calon Subkontraktor apakah
memenuhi persyaratan yang diperlukan untuk pekerjaan yang ditawarkan atau tidak.

6.2.3 Persetujuan Pertamina

Berdasarkan hasil evaluasi & pengujian terhadap calon Subkontraktor, Pertamina akan
menyampaikan Rekomendasi dapat berupa persetujuan terhadap satu atau lebih calon
subkontraktor untuk dipilih atau ditentukan oleh PT. SJCP dapat juga berupa
penolakan terhadap semua calon subkontraktor yang diajukan.
Dalam hal semua calon ditolak, maka PT. SJCP harus mengajukan calon baru di luar
calon-calon yang sudah diajukan.
Persetujuan atau penolakan calon subkontraktor oleh Pertamina dilakukan secara
resmi dengan surat yang ditandatangani oleh Proyek Manajer
Pertamina dalam waktu tidak lebih dari 14 (empat belas) hari setelah pengajuan calon
di terima oleh Pertamina.

6.3 PERSIAPAN PAKET PENAWARAN SUBKONTRAKTOR

Project Procurement Manager bertanggung jawab untuk menyiapkan paket penawaran
subkontraktor dan harus tepat waktu menyampaikan kepada subkontraktor yang
memenuhi syarat.
Lingkup tanggung jawab untuk penyiapan dan pengumpulan dari dokumen yang
diminta untuk paket penawaran subkontraktor adalah sebagai berikut :
 PT. SURYA CIPTA JAYA
PERKASA
General Trading, Contractor & Supplier

6.3.1 Komersial Dokumen

Project Manager bertanggung jawab atas pembagian lingkup kerja secara rinci. Project
Procurement Manager bertanggung jawab untuk penyiapan dokumen-dokumen
sebagai berikut :
- Petunjuk pengajuan penawaran
- Perjanjian Subkontrak
- Persyaratan K3L
- Persyaratan Umum
- Persyaratan Khusus
- Lembaran harga
- Schedule
- Spec. Teknik & Gambar Kerja
- Format Jaminan Pelaksanaan

6.3.2 Dokumen Teknik

Project Engineering Manager akan mempersiapkan dan atau mengumpulkan
dokumen-dokumen sebagai berikut :
- Daftar kebutuhan alat / material (Requisition)
- Pembagian Lingkup Pekerjaan
- Data dan Informasi Spesifikasi teknik
- Gambar-gambar
- Volume Pekerjaan

6.4 PENYERAHAN PAKET PENAWARAN

Setelah paket penawaran dari Subkontraktor sudah lengkap, Project Procurement
Manager akan menyerahkan paket tersebut kepada Project Manager untuk disetujui,
yang mana paket penawaran Subkontraktor akan dikeluarkan (issued) kepada
subkontraktor yang memenuhi syarat (nominated).

6.5 PENERIMAAN PENAWARAN

Seluruh permintaan harus dialamatkan kepada PT. SJCP dan ditujukan kepada Project
Manager, setiap permintaan harus jelas tertera di atas amplop dan amplop tersebut
berisi penawaran.
Permintaan-permintaan harga dapat dibuka oleh Project Procurement Manager dan
Project Manager atau yang ditunjuk.
Setelah menerima penawaran dari para peserta, Project Procurement Manager akan
memeriksa kelengkapan untuk semua quotation, jika ada salah satu data yang hilang
dari data yang diminta seperti dalam petunjuk kepada peserta, Project Procurement
Manager akan meminta data yang hilang tersebut kepada peserta dan atau
mendiskualifikasikan keikutsertaan Tender.

6.6 PENILAIAN DAN PERBANDINGAN PENAWARAN

6.6.1 Penilaian Penawaran

 PT. SURYA CIPTA JAYA
PERKASA
General Trading, Contractor & Supplier

Setelah pembukaan dari penawaran, Project Procurement Manager akan memisahkan

masalah teknik dan commercial.
Copy dari semua keterangan yang bersifat teknik harus diserahkan kepada Project
Engineering Manager untuk penilaian penawaran mereka yang bersifat teknik.
Semua penawaran akan ditinjau dan dinilai untuk :
- Penerimaan yang bersifat teknik
Semua penawaran harus diperiksa apabila peralatan dan perlengkapan yang
diajukan sesuai dengan kebutuhan.
- Alternatif dan Pengecualian
Permintaan peserta untuk alternative dan pengecualian paket penawaran
Subkontrak kepada PT. SJCP akan diperjelas, diperbandingkan dan ditinjau
kembali.
- Permintaan Harga dan Volume Pekerjaan
Detail harga dengan daftar harga seperti Direct Cost, Indirect Cost, Filed
Expenses, Home Office Expenses, Rata-rata jam kerja buruh, Rata-rata
Produktifitas, dan volume pekerjaan akan ditinjau ulang dan dinilai sesuai dengan
data yang ada, seperti laporan proyek pada saatnya.

6.6.2 Perbandingan Penawaran

Berdasarkan penilaian, Project Procurement Manager akan mempersiapkan
Perbandingan Penawaran sesuai dengan nama-nama Subkontraktor yang diajukan dan
akan diserahkan kepada Project Manager untuk negosiasi akhir. Perbandingan
Penawaran harus disetujui oleh Project Engineering Manager untuk yang bersifat
teknik dan Project Procurement Manager untuk mengetahui perbandingan harga yang
berkaitan dengan non-teknis (commercial) sesuai dengan nilai yang di anggarkan.

6.6.3 Negosiasi
Berdasarkan penilaian penawaran, Project Procurement Manager dan Project Manager
akan bernegosiasi dengan masing-masing peserta terdaftar dalam waktu singkat
dengan tujuan memperoleh harga yang paling optimal. Project Procurement Manager
akan memperbaharui perbandingan penawaran berdasarkan hasil negosiasi dengan
para peserta.

7. PENUNJUKAN SUBKONTRAK

7.1 PERTEMUAN SEBELUM PENUNJUKKAN

Project Procurement Manager akan meyakinkan seluruh Subkontraktor yang terdaftar
sebelum penyimpulan perjanjian Subkontrak, mengenai pertemuan sebelum
penunjukkan.

7.2 PERJANJIAN SUBKONTRAK

Project Procurement Manager bertanggung jawab untuk mengumpulkan data-data
perjanjian Subkontrak sebagai berikut :
- Perjanjian Subkontrak
- Persyaratan K3L
- Persyaratan Umum
 PT. SURYA CIPTA JAYA
PERKASA
General Trading, Contractor & Supplier

- Peryaratan Khusus
- Daftar Permintaan
- Data Teknik & Gambar
- Perjanjian Menjaga Kerahasiaan Dokumen
Jika persyaratan umum sudah diperbaiki, Project Procurement Manager akan
menggabungkan perbaikan itu ke dalam persyaratan khusus.

7.3 PENUNJUKKAN SUBKONTRAK

Perjanjian Subkontrak termasuk lampiran-lampirannya akan diserahkan kepada
Project Manager untuk diperiksa dan persetujuan akhir dan Project
Manager akan mengajukan nama Subkontraktor yang ditunjuk kepada Pertamina
untuk meminta persetujuan sesuai dengan butir 6.2.

7.4 SURAT PENUNJUKKAN

Jika Procurement Manager menganggap bahwa pekerjaan itu sangat dibutuhkan
dimana perjanjian Subkontrak belum ditandatangani, Project Procurement Manager
akan meminta Project Manager untuk menerbitkan Surat Perintah Kerja.

7.5 SURAT PENOLAKAN

Surat Penolakan ditujukan untuk semua
akan diterbitkan pada tanggal yang peserta yang tidak memenuhi syarat,
Subkontrak. sama seperti tanggal penunjukkan
8. ASURANSI
Subkontraktor akan menerbitkan copy Polis Asuransi kepada KPLU sebelum
pekerjaan dimulai.

9. PELAKSANAAN PEKERJAAN

9.1 JAMINAN PELAKSANAAN

Apabila Subkontraktor diminta harus menyediakan Performance Bond, Refund Bond
atau Retension Bond, KPLU melalui Project Procurement Manager akan meminta
Subkontraktor untuk menerbitkan garansi seperti diatas dalam sebuah jaminan yang
dapat diterima oleh KPLU sesuai dalam kurun waktu yang ditetapkan.

9.2 KICK OFF MEETING

Sebelum dimulai pelaksanaan pekerjaan, KPLU dan Subkontraktor akan mengadakan
Kick Off Meeting untuk klarifikasi terakhir sebelum dimulainya pekerjaan.

10. PEKERJAAN TAMBAHAN KURANG (SUBKONTRAK ADDENDUM)

Dasar perubahan scope pekerjaan harus mengacu kepada penerbitan Work Order
Request (WOR). Semua perubahan bentuk, spesifikasi atau volume pekerjaan akan
dituangkan sebagai Addendum dalam perjanjian Subkontraktor ditandatangani dan
disetujui bersama seperti dalam perjanjian Subkontrak.

11. PENGAJUAN TAGIHAN DAN PEMBAYARAN PEKERJAAN

11.1 PERSETUJUAN PROGRESS

Subkontraktor diminta menyerahkan laporan progres berkala (setiap bulan) kepada
KPLU. Project Scheduler dengan para Superintendent Proyek akan mengevaluasi
progres tersebut, selanjutnya laporan progres tersebut diteruskan kepada Project
Manager. Project Manager akan mengevaluasi dan menyetujui progres tersebut.

11.2 REKENING PENAGIHAN

Pengecekan Rekening tagihan dilakukan secara bersama antara Project Procurement
Manager dengan Superintendent Administrasi yang diserahkan oleh Subkontrak
berdasarkan syarat-syarat pembayaran yang tertera dalam perjanjian Subkontrak dan
akan menyetujui laporan progres tersebut bila telah selesai.
Project Procurement Manager akan memeriksa kembali Rekening Penagihan jika
kurang memuaskan dalam pengecekan dan meminta pembayaran yang akan
ditandatangani kepada orang yang bertanggung jawab, setelah itu bagian keuangan
dapat memproses pembayaran.

11.3 REKENING PEMBAYARAN

Superintendent Administrasi akan memeriksa permintaan prosedur pembayaran dan
konfirmasi dengan bagian Keuangan KPLU kantor pusat tentang cara-cara
pembayaran.

12. PEMOTONGAN HARGA (BACK CHARGES)

Jika Subkontraktor bekerja atas nama KPLU, maka untuk itu Subkontraktor
bertanggung jawab dibawah syarat-syarat perjanjian Subkontrak.

13. PENYERAHAN PEKERJAAN DAN PENYELESAIAN SISA PEMBAYARAN

(RETENTION MONEY)
13.1 PENERIMAAN PEKERJAAN
Apabila staf konstruksi sudah yakin dengan hasil kerja Subkontraktor dan memuaskan
seluruh permintaan seperti yang tertuang dalam perjanjian Subkontrak, staf konstruksi
akan melengkapi penerimaan hasil pekerjaan dengan check list untuk ditandatangani
oleh Project Manager.
 Project Manager akan mencatat dan menerbitkan Surat Penerimaan hasil pekerjaan
kepada Subkontraktor.

13.2 PENYELESAIAN SISA PEMBAYARAN

Procurement Manager dan Superintendent Administrasi akan memeriksa invoice yang
diserahkan oleh Subkontraktor untuk sisa pembayaran sesuai dengan perjanjian
Subkontrak setelah Surat Penerimaan Hasil Pekerjaan diterbitkan dan diserahkan kepada
Project Manager untuk ditandatangan.
Project Manager akan meminta persetujuan pembayaran dari Personil yang bertanggung
jawab di Kantor Pusat melalui Site Manager; selanjutnya Bagian Keuangan Kantor Pusat
dapat membayar sisa pembayaran.

14. KAJIAN DAN PEMBERITAHUAN KLAIM

Jika ada klaim yang timbul dan tidak dapat diselesaikan oleh Project Procurement
Manager, maka dengan segera mencatat dan mengadakan konsultasi dengan Project
Manager untuk menindak lanjuti status klaim pada saat itu dan menetapkan Counter-
measures dan cara-cara penyelesaiannya.

15. NEGOSIASI MALASAH KLAIM DENGAN SUBKONTRAKTOR

Project Manager akan bernegosiasi dengan Subkontraktor berdasarkan Counter-
measures / jawaban yang telah disiapkan dan pemecahan masalah klaim.
Superintendent di Site akan mencatat seluruh kejadian, isi dan hasil dari transaksi
sesuai klaim dalam catatan khusus yang akan dikonfirmasikan dalam memorandum
dengan Subkontraktor.

16. PENYELESAIAN KLAIM

Project Manager akan melaksanakan penyelesaian klaim dengan menerbitkan sebuah
Subkontrak Addendum pekerjaan tambah dan / atau kurang, dengan cara menghentikan
kegiatan Subkontrak sesuai dengan permintaan, sebagian atau keseluruhan dengan
persetujuan dari Site Manager.

17. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

Dalam hal terjadi Pemutusan Hubungan Kerja baik karena selesainya pekerjaan yang
diperjanjikan maupun karena hal-hal lain yang diatur dalam butir 15, KPLU akan
menyampaikan laporan ke Pertamina tentang kinerja Subkontraktor.

Data yang disampaikan akan dicatat dan disimpan di Pertamina sebagai bahan untuk keperluan
evaluasi pada proyek lain.

LAMPIRAN 1 – FORMAT PENGAJUAN SUBKONTRAKTOR

Paket Pekerjaan :
No. Permintaan :
Tanggal Diserahkan :
Periode :

NO. NAMA SUBKONTRAKTOR ALAMAT PENANGGUNG KETERANGAN

JAWAB

Tanggal Pengeluaran Penawaran :

Tanggal Penutupan Penawaran :

Mohon Persetujuannya dengan menandatangani di bawah ini dan mengembalikan

lembar asli yang telah ditandatangani :

PT. SCJP SUBKONTRAKTOR

Manajer …………….. Project Manager

Tanggal Persetujuan :

LAMPIRAN 2 – FORMAT PENILAIAN PERSYARATAN K3L

Paket Pekerjaan :
Nama Subkontraktor :
No. Kontrak / SPK :
Periode :

PENILAIAN
NO. DESKRIPSI / KRITERIA Bobot (%) Nilai **) Hasil
1 2 3 4 5=3X4

1. Komitmen, Kebijakan, dan Target K3L

2. Organisasi dan Tanggung Jawab K3L
3. Personil K3L
4. Prosedur Kerja K3L
5. Manajemen Risiko
6. Peralatan K3L
7. Pelaporan dan Pencatatan Kinerja K3L

TOTAL NILAI :
Catatan : *) Bisa lebih dari 1 SPK / Kontrak
**) Dasar Penilaian : 0 s/d 100

Makassar, , 2018
Disetujui oleh, Dievaluasi oleh,

Project Manager HSE Manager

LAMPIRAN 3 – FORMAT PENILAIAN KINERJA

SUBKONTRAKTOR

Paket Pekerjaan :
Nama Subkontraktor :
No. Kontrak / SPK :
Periode :

PENILAIAN
NO. DESKRIPSI / KRITERIA
 Bobot (%) Nilai **) Hasil
1 2 3 4 5=3X4

1. Penguasaan Pelaksanaan Pekerjaan

2. Ketepatan Schedule
3. Manajemen Mutu
4. Manajemen Tenaga Kerja
5. Manajemen Peralatan
6. Manajemen K3L
7. Kelengkapan Dokumen
8. Kemampuan Penyelesaian Masalah
TOTAL NILAI :
Catatan : *) Bisa lebih dari 1 SPK / Kontrak
**) Dasar Penilaian : 0 s/d 100

Jakarta, , 2018
Disetujui oleh, Dievaluasi oleh,

Project Manager Site Manager

KEPUTUSAN :
Dapat / Tidak dapat diteruskan dala proyek tersebut di atas periode
 PT. SURYA CIPTA JAYA
PERKASA
General Trading, Contractor & Supplier

LAMPIRAN 4 – FORMAT PERSETUJUAN SUBKONTRAKTOR

Paket Pekerjaan :
No. Permintaan :
Tanggal Diserahkan :
Periode :

NO. NAMA SUBKONTRAKTOR ALAMAT PENANGGUNG KETERANGAN

JAWAB

Dari yang diundang diatas, _________________ penawar berikut telah menyerahkan daftar harga
kepada kami :

Dan PT. _______________________ telah ditolak / tidak menyerahkan harga dan atau telah
mengundurkan diri
Sebagai hasil dari Evaluasi dan Klarifikasi Teknis, kami memilih :
Perusahaan ____________________ sebagai Subkontraktor untuk pekerjaan yang tersebut diatas
dengan alas an sebagai berikut :

Jadwal Kerja :
Aspek Teknis :
Aspek Keuangan :

Untuk rincian Evaluasi Teknis, mohon lihat ke Tabulasi Perbandingan Penawaran terlampir.
Kami mengharap persetujuan segera dari Bapak untuk Subkontraktor yang telah kami pilih.

PT. SJCP, ____________, SUBKONTRAKTOR, ___________

Direktur Operasional Project Manager

PT. SURYA CIPTA JAYA
PERKASA
General Trading, Contractor & Supplier