Modul 10 Menulis Surat Dinas

MODUL PERKULIAHAN
BAHASA
INDONESIA
Modul 10
Menulis Surat Dinas
Fakultas Program Studi Pertemuan Kode MK Disusun Oleh

U001700008
Teknik Teknik Sipil
11 Dadi Waras Suhardjono, M.Pd.
Abstract Kompetensi
Di dalam modul ini akan dibahas Setelah mempelajari materi pada
tentang pengertian, jenis, bagian, bab ini, diharapkan mahasiswa
bentuk-bentuk, dan contoh surat dapat memahami pengertian, jenis,
dinas. Teori ini sebagai standar bagian, bentuk-bentuk, dan contoh
penulisan surat dinas yang memiliki
kebenaran akademik. surat dinas sebagai standar
penulisan surat dinas yang memiliki
kebenaran secara akademik.
MODUL 10
MENULIS SURAT DINAS
10.1 Standar Kompetensi :
Setelah mempelajari materi pada bab ini diharapkan mahasiswa dapat memahami
pengertian, jenis-jenis, bagian-bagian, bentuk-bentuk, dan contoh-contoh surat
dinas, serta mampu menyusun surat dinas secara benar dan efektif.
10.2 Kompetensi Dasar :

(1) Mampu memahami pengertian surat dinas
(2) Mampu memahami jenis-jenis surat dinas
(3) Mampu memahami bagian-bagian surat dinas
(4) Mampu memahami bentuk-bentuk surat dinas
(5) Mampu memahami contoh-contoh surat dinas
10.3 Indikator :
(1) Mampu menjelaskan pengertian surat dinas
(2) Mampu menjelaskan jenis-jenis surat dinas
(3) Mampu menjelaskan bagian-bagian surat
(4) Mampu menjelaskan bentuk-bentuk surat dinas
(5) Mampu menjelaskan contoh-contoh surat dinas
(6) Mampu membuat surat dinas secara benar dan efektif
10.4 Pengertian Surat Dinas
Pasti kita pernah berkirim surat kepada orang lain, entah itu kepada teman, orang
tua, atau kepada guru di sekolah. Pada zaman dahulu surat merupakan alat
komunikasi yang sangat efektif untuk menyampaikan berita atau informasi. Biasanya,
seseorang mengirim surat melalui jasa pos dengan menggunakan amplop dan
membubuhkan perangko yang sesuai. Namun, zaman sekarang kita dapat
mengirimkan berita atau informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang
lain, seperti faksimili, SMS (Short Message Service atau layanan pesan singkat), dan
e-mail (electronic mail atau surat elektronik).
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita
atau informasi dari seseorang atau lembaga atau instansi kepada seseorang atau
lembaga atau instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.1 Surat juga
1
J.S. Marjo, Surat Menyurat Lengkap, Semarang:Aneka Ilmu, 1990, 32.
2019 MENULIS SURAT DINAS

Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain yang berupa pemberitahuan, pernyataan,
perintah, permintaan atau permohonan, laporan. Selain itu, surat merupakan salah
satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari pembuatnya
kepada pihak yang dituju.2 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat
adalah kertas yang tertulis; secarik kertas sebagai tanda atau keterangan; dan
sesuatu yang ditulis, sehingga surat merupakan alat komunikasi tertulis penyampai
pesan yang dapat memberikan kemudahan bagi penggunanya. Dalam mencari
teman, seseorang memiliki kriteria tertentu yang dapat dijadikan sebagai patokan.
Nah! Seperti itu pula dalam membuat sebuah surat. Untuk dapat membuat surat
yang baik, kita harus memenuhi kriteria di bawah ini, yaitu:
1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika

2. Menarik, padat, dan jelas.
3. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.
Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:
1. Sebagai sarana komunikasi

2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan atau permintaan serta
permohonan berupa buah pikiran atau gagasan.
3. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi
surat menggambarkan citra penulis.
4. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
5. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
6. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
7. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah
instansi/lembaga.
Sekarang kita sudah mengetahui fungsi surat. Seperti halnya manusia yang memiliki
jenis kelamin laki-laki dan perempuan, surat pun memiliki beberapa jenis jika dilihat
dari segi bentuk, isi, dan bahasanya;3 (1) Surat pribadi merupakan alat komunikasi
tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang,
baik kepada perorangan maupun kepada organisasi/lembaga. Surat yang dibuat oleh
2
Lamuddin Finoza, Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia . Jakarta:Mawar Gempita,
1991, 5.
3
Suyono, Cerdas Berpikir Bahasa dan Sastra Indonesia untuk SMA Program Studi IPA/IPS,
Jakarta:Ganeca Exact, 2007, 85.

seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi, seperti komunikasi antara
anak dengan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Biasanya pada
surat pribadi digunakan semacam kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul. (2)
Surat dagang atau niaga merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran
barang-barang/berhubungan dengan kegiatan dagang. Surat yang dipergunakan
orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti
perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Beberapa macam surat niaga, yaitu
surat penawaran, surat pengaduan, surat pemesanan, surat pengiriman, surat
pembayaran barang, dan surat penagihan. (3) Surat dinas atau resmi merupakan
alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-
hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi
pemerintah. Selain itu, surat dinas menjadi hal yang berhubungan dengan segala
komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi,
sehingga menjadi alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam
pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi
pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada
instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya. Surat dinas
merupakan salah satu jenis surat yang diklasifikasikan berdasarkan dari isinya atau
kepentingannya.
Dengan demikian surat dinas yaitu surat yang berisi masalah-masalah kedinasan.
Umumnya surat ini dikeluarkan oleh kantor atau jawatan pemerintahan.4 Oleh karena
itu, surat dinas juga disebut dengan surat jawatan. Disebut surat jawatan karena
surat dinas umumnya dikeluarkan oleh jawatan atau kantor-kantor pemerintah.
Namun, surat dinas mungkin pula dikeluarkan oleh lembaga-lembaga swasta, atau
oleh perseorangan. Maka surat itu merupakan surat dinas karena surat tersebut
isinya ditujukan untuk kepentingan kedinasan, baik dinas di kalangan pemerintahan
maupun di kalangan swasta. Akan tetapi, fungsi-fungsi kedinasan sebenarnya tidak
hanya berlaku di instansi-instansi pemerintahan, tetapi berlaku juga di instansi
swasta. Urusan-urusan seperti pemberian tugas, penyampaian pengumuman,
permohonan izin, atau perintah kerja juga dikenal dalam instansi swasta. Jadi,
apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain berisi informasi yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat semacam
itu disebut surat dinas atau surat resmi.5 Surat dinas sering diidentikkan dengan
4
Suyono, Cerdas Berpikir, 86.

surat resmi. Hal ini karena surat dinas selalu ditulis dalam format dan menggunakan
bahasa yang resmi.
Sebelum surat dinas ditulis, gagasan-gagasan yang akan disampaikan

hendaknya dipertimbangkan dengan baik. Setiap gagasan utama dituangkan dalam
satu paragraf. Jika terdapat tiga gagasan utama, berarti terdapat tiga paragraf.
Struktur dan makna kalimat juga perlu dipertimbangkan ketika menulis surat dinas.
Kalimat-kalimat dalam surat dinas hendaknya tidak terlalu panjang dan tidak berbelit-
belit. Di samping memboroskan waktu, kalimat-kalimat seperti itu sulit untuk
dipahami.
Selain itu, pikirkan juga kata atau istilah-istilah yang akan digunakan dalam surat
dinas. Hindari kata-kata yang dapat menyinggung perasaan atau kata-kata yang
tidak jelas maksudnya. Perlu diperhatikan juga pemakaian tanda baca. Tanda baca
sangat menentuksan maksud isi surat. Tanda baca dapat memperjelas gagasan dan
membantu pengungkapan perasaan penulis. Akan tetapi, penggunaan tanda baca
sebaiknya tidak berlebihan karena akan memgaburkan maksud kalimat.
Jenis-jenis Surat Dinas
Surat dinas terdiri dari berbagai jenis. Penjelasan jenis-jenis surat dinas dapat
dilakukan berdasarkan wujud, banyaknya sasaran, keamanan, urgensi, dan tujuan
atau maksud isinya.6 Oleh karena itu, penjelasan mengenai hal-hal yang
berhubungan dengan surat dinas secara lebih jelasnya akan diuraikan sebagai
berikut.
Berdasarkan wujudnya, surat dinas dapat berupa warkat pos dan surat bersampul.
Warkat berarti “surat” atau “isi surat”. Warkat pos merupakan lembaran surat yang
dapat dilipat seperti surat tertutup. Dengan demikian, warkat pos merupakan surat
dinas yang tidak menggunakan amplop. Wujudnya berupa lembaran kertas surat
yang hanya berupa lipatan-lipatan. Bagian yang tertutup merupakan isi surat dan
bagian luarnya tercantum alamat surat beserta nama pengirimnya. Surat yang
disajikan dalam bentuk warkat, biasanya surat-surat yang tidak bersifat rahasia.
Kemudian, surat bersampul. Sesuai dengan namanya, surat ini menggunakan
sampul atau amplop. Surat-surat yang menyatakan banyaknya lampiran-lampiran itu
5
E. Zaenal Arifin. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. (Jakarta:Akademika Pressindo,
1996), hlm. 2.
6
Finoza, Aneka Surat, 6.

tidak mudah tercecer, surat bersampul tampak rapi dan lebih santun. Surat dinas
yang mengutamakan kerahasiaan.
Berdasarkan, banyaknya sasaran atau jumlah objek yang dikehendaki, surat dinas
dapat diklasifikasikan sebagai surat biasa, surtat edaran, dan pengumuman. 7 Yang
pertama, surat biasa, surat ini hanya dikirimkan kepada seorang atau instansi
tertentu saja. Yang termasuk jenis surat ini, misalnya, surat tugas, surat perjanjian
kerja, surat peringatan, surat penunjukkan, dan surat rekomendasi. Kemudian, surat
edaran. Surat ini disebut dengan surat sirkuler. Sesuai dengan namanya, surat
ditujukan kepada beberapa orang atau pejabat tertentu dengan harapan diedarkan
pula kepada lingkup yang lebih luas. Yang terakhitr, pengumuman. Pengumuman
ditujukan kepada banyak orang atau instansi. Jika orang atau instansi yang dituju itu
tidak jelas karena terlalu banyaknya dan sulit dihubungi, maka sebaiknya digunakan
dengan model pengumuman. Selain lebih efektif, cara itu lebih menghemat biaya.
Berdasarkan keamanan isinya, yaitu menurut bobot kerahasiaanya, isi surat terbagi

ke dalam beberapa macam. Ada bersifat sangat rahasia, rahasia, dan biasa. Yang
pertama, surat sangat rahasia.8 Surat ini umumnya berupa surat yang berhubungan
erat dengan keamanan sebuah negara dan biasanya dikeluarkan oleh dinas-dinas
rahasia negara, seperti badan intelijen negara atau dinas-dinas rahasia lainnya yang
berada di bawah instansi kepolisian atau kejaksaan. Surat semacam ini disebut
dengan istilah dokumen rahasia dan biasanya ditandai dengan SRHS atau SR
(sangat rahasia). Kemudian, surat rahasia. Surat ini berisi RHS atau R (rahasia)
hanya boleh dibaca oleh pihak yang dituju dalam surat itu. Hampir serupa dengan
surat sangat rahasia, dikenal surat konfidental, yaitu surat yang isinya hanya boleh
diketahui atau dibaca pejabat yang bersangkutan. Yang terakhir surat biasa. Surat ini
bila dibaca pihak lain walaupun bukan pihak yang ditujunya. Hal ini karena walaupun
isi surat tersebut diketahui banyak orang, tidak akan merugikan penerima maupun
pengirimnya.
Berdasarkan urgensi pengiriman, surat dinas diklasifikasikan sebagai surat kilat

khusus, surat kilat, dan surat biasa. Yang pertama, surat kilat khusus. Surat ini harus
diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya dengan secepat-cepatnya. Baik
penyelesaian atau pun pengirimanya tidak boleh ditunda-tunda, tapi harus dilakukan
dalam waktu yang sesingkat-singkatnya. Yang temasuk dalam surat ini, misalnya
surat panggilan kerja, surat perintah, dan surat tugas. Berikutnya, surat kilat. Surat ini
7
Marjo, Surat Menyurat, 33.
8
Arifin, Penggunaan Bahasa, 3.

harus pula diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya dengan secepatnya. Namun
denikian, tidak secepat surat kilat khusus. Sifatnya fleksibel, dalam arti semakin
cepat diketahui atau direspon, akan menjadi lebih baik. Terakhir, surat biasa. Surat
ini kadang-kadang tidak memerlukan tanggapan atau balasan. Isinya lebih kepada
pemberitahuan biasa.
Berdasarkan tujuan atau maksud isi surat dinas, yaitu (1) surat pengumuman,
(2) surat pemberitahuan, (3) surat keterangan, (4) surat edaran, (5) surat undangan,
(6) surat laporan, (7) surat berita acara, (8) surat pengantar, (9) surat rekomendasi,
(10) surat perintah, (11) surat tugas, (12) surat kuasa, (13) surat pengusulan, (14)
surat pernyataan, (15) surat keputusan, (16) surat permohonan bantuan, (17) surat
permohonan izin, (18) surat peringatan, (19) surat balasan, dan (20) surat
perjanjian.9
10.5 Bagian-bagian Surat Dinas

1 Kepala Surat
Kepala surat sering juga disebut dengan kop surat. Fungsi kepala surat adalah
sebagai identitas diri bagi instansi yang terkait.10 Surat resmi pemerintah atau
perusahaan ditulis di atas kertas yang sudah berkepala surat (biasanya sudah
dicetak). Kepala surat ini dapat juga dipakai sebagai alat promosi, dengan
mencantumkan bidang usaha, kantor-kantor cabang, bank-bank langganannya, dan
nomor alat komunikasi seperti telepon, teleks, kotak pos, dan faksimili. Oleh sebab
itu, kepala surat sebaiknya mencantumkan identitas instansi tersebut secara jelas
dan lengkap, meliputi (1) nama instansi, (2) lambang atau logo instansi, (3) alamat,
(4) kode pos, (5) nomor telepon, dan (6) nomor faksimile atau surat elektronik (e-
mail). Maka, unsur-unsur kepala surat meliputi dua hal, yaitu:
a. unsur utama meliputi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon
b. unsur tambahan meliputi logo atau simbol jawatan atau perusahaan, nama bank
langganan, alamat kantor cabang, dan bidang usaha, contoh:
PRAVDA QUEST (Kursus BIPA [Bahasa Indonesia untuk Penutur

Asing])
Jalan Kemanggisan Ilir Nomor 36, Kemanggisan, Palmerah
Kotamadya Jakarta Barat, Provinsi DKI Jakarta 11480
Telepon (021) 46 47 33 46, (021) 990 200 64, (021) 533 23 85
Ponsel 0816 72 86 72, 0853 1233 9243, 0878 2104 1866
9
10
Suyono, Cerdas Berpikir , 87.

2 Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan surat
itu ditulis.11 Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota
sudah tercantum pada kepala surat. Tanggal surat pada umumnya ditulis pada
pojok kanan atas, sejajar dengan nomor surat.12 Penulisan tanggal surat dipisah
oleh tanda koma dan tidak boleh diakhiri oleh tanda titik. Hal lain yang perlu
mendapat perhatian adalah penulisan nama bulan jangan disingkat atau ditulis
dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak
disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda
baca apa pun, contoh:
Salah Benar
- 14 Mar. 2009
14 Maret 2009
- 14-03-‘09
3 Nomor Surat
Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor untuk
memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan
surat.13 Oleh penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai
acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari
surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat
yang keluar. Penggunaan nomor surat berguna untuk:14
 Memudahkan petugas kearsipan
 Memudahkan mengatur penyimpanan
 Memudahkan dalam pencariannya kembali
 Mengetahui banyak surat yang keluar
 Mempercepat penyelasaian surat-menyurat (membalas surat)
Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, tetapi sekurang-
kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat,
bulan, dan tahu surat, contoh:
11
12
Arifin, Penggunaan Bahasa,17.
13
14
Marjo, Surat Menyurat, 36..

Nomor :45/SP/III/2009
Keterangan:
45 = nomor urut surat keluar
SP = singkatan dari Surat Penawaran
III = penanda bulan (Maret) saat surat dikirim
2009 = tahun surat dikirim
Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah sebagai
berikut:
 Huruf awal nomor harus ditulis dengan huruf kapital.

 Kata nomor tidak boleh disingkat.
 Pada akhir baris tidak diberi tanda baca apa pun termasuk tanda titik (.).
 Kata nomor diikuti tanda baca titik dua (:) tanpa disela spasi.
4 Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan suatu dengan yang lain. Lampiran merupakan
penjelasan dari jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. 15 Penulisan
lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan
melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan.
Jika dokumen itu berjumlah satu lembar, harus disebut satu lembar. Namun, jika
terdiri atas satu berkas, harus dinyatakan satu berkas. Lampiran berguna sebagai
penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan-keterangan tambahan
selain surat itu sendiri. Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi surat
keterangan yang diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya. Kaidah-kaidah dalam
penulisan lampiran, ialah sebagai berikut:16
 Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
 Penulisan kata lampiran boleh disingkat menjadi Lamp. atau tetap dituliskan
utuh, Lampiran.
 Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran
dalam surat itu.
 Pada akhir baris tidak diikuti tanda baca apa pun termasuk tanda baca titik (.).
 Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.
15
Suyono, Cerdas Berpikir, 87.
16
Suyono, Cerdas Berpikir.

Lampiran : Lima berkas
Lamp. : Tiga eksemplar
Lamp. : 110 eksemplar
Huruf awal kata lima dan tiga harus kapital, sedangkan kata yang lain dengan huruf
kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apa pun. Jika bilangan
yang menunjukkan jumlah barang pada lampiran dapat dituliskan dengan satu atau
dua angka, bilangan tersebut dituliskan dengan huruf (seperti Lima berkas, Tiga
eksemplar). Akan tetapi, jika bilangan itu lebih dari dua angka, pencantumannya
dalam lampiran dengan angka (misalnya : 110 eksemplar).
5 Hal Surat
Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui
hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat
selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat karena hal surat sama dengan
judul karangan.17 Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara
penulisan judul dalam karangan biasa, yaitu singkat, jelas, dan menarik serta
berupa kata atau frasa dan buka berupa kalimat. Selain itu, sebaiknya gunakanlah
kata Hal dan bukan Perihal, contoh:
Salah
Hal : Permintaan bantuan tenaga pengajar bahasa Indonesia
untuk
penyelenggara kursus BIPA Pravda Quest, Slipi, Jakarta
Barat.
Benar
Hal : Permintaan bantuan tenaga

pengajar
6 Alamat Surat
Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang
harus menerima surat. Selain itu, alamat dalam merupakan alamat yang ditulis
langsung pada kertas surat. Fungsinya adalah sebagai pengontrol bagi penerima
17

surat dan bahwa hanya dirinyalah yang berhak menerima surat tersebut. 18 Bagi
pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang
dituju sewaktu pemasukan ke dalam surat.
Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula pada sampul surat atau pada
alamat luar. Alamat pada surat sampul surat berfungsi sebagai penunjuk bagi kurir
surat dalam menyampaikan surat itu. Maka dari itu, kita harus cermat dan hati-hati
dalam menulis alamat surat agar surat sampai pada tujuan. Tulislah alamat dengan
lengkap dan jelas, yang meliputi nama orang atau institusi yang terkirim, nama
jalan, nomor kantor, dan nama kota serta kode pos. Penulisan alamat surat diatur
sebagai berikut:
 Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat
dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih
menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan
pemenggalan alamat tidak ada. Alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan
tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.
 Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai
penghubung intrakalimat yang menyatakan arah.
 Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak
diikuti titik).
 Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat
mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
 Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya,
seperti Dr., Ir., kata sapaan Bapak, Ibu, dan Saudara tidak digunakan. Demikian
juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten,
kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah
jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata
sapaan juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan
Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.
 Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT, dan
RW dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Nama kota dan
propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak digarisbawahi atau diberti
tanda baca apa pun. Alamat pengirim dan alamat tujuan perlu dicantumkan kode
pos, jika kota itu telah memilikinya, contoh:
18
Finoza, Aneka Surat ,10.

Yth. Pemimpin Kursus BIPA Pravda Quest
Jalan Kemanggisan Ilir Nomor 36,
Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat
7 Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat
berkomunikasi.19 Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat dinas adalah
Dengan hormat. Salam pembuka dalam surat resmi perlu dipertahankan karena
bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam
pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal,
dan alamat surat. Huruf pertama awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan
kata yang lain ditulis dengan huruf kecil semua, kemudian salam pemuka itu diikuti
koma (,), contoh:
Dengan hormat, (D kapital, h kecil),
Salam sejahtera (S besar, s kecil),
Saudara (Bapak) …. yang terhormat,
Prof. Dr. Wandasti, M.A., yang
terhormat,
Saudari (Ibu) …. yang terhormat,
8 Tubuh Surat
a. Paragraf Pembuka Surat
Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca
surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. 20 Alinea
ini selain berfungsi untuk pengantar isi surat juga harus menyesuaikan dengan isi
surat. Walaupun disebut alinea, sesungguhnya bagian ini umumnya tidak lebih
dari satu kalimat. Bahkan sering juga alinea pembuka sekaligus merupakan
alinea isi. Alinea pembuka untuk surat pemberitahuan hendaknya berbeda
dengan alinea pembuka untuk surat tugas:
 Melalui surat ini, kami beritahukan kepada Saudara Dadi Waras …

 Menindaklanjuti surat kami pada tanggal 9 April 2007, kami menugasi Saudari
Nurdiana …
19
20

Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka
pada surat dinas ditandai dengan ini, bersama ini, atau berkenaan dengan,
contoh:
 Dengan ini perkenankanlah kami untuk melaporkan kepada Bapak tentang

pelaksanaan ujian di ….
 Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Saudara minta, yaitu
berupa….
 Dengan ini kami beritahukan bahwa…….
 Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk……
 Bersama surat ini kami kirimkan kepada Bapak……..
 Berkenaan dengan…., kami meminta Saudara untuk…..
 Dalam rangka melaksanakan…., dengan ini kami menugasi...
 Melalui surat ini kami mohon kepada Bapak untuk membuka acara...
b. Paragraf Isi Surat
Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan,
yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat.21 Sesuatu yang
disampaikan inilah yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi
dari penerima surat. Agar pesannya sampai kepada si penerima surat sesuai
dengan keinginan pengirim, penggunaan singkatan, atau istilah yang yang tidak
lazim hendaklah dihindari karena hal itu akan membingungkan penerima surat.
Setiap paragraf isi surat hanya berbicara tentang satu masalah. Jika ada masalah
lain, masalah itu dituangkan dalam paragraf yang berbeda. Kalimat-kalimat dalam
paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah tafsir.
Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan.
Alinea ini merupakan bagian surat dinas yang berisi maksud penulisan surat.
Isinya merupakan kelanjutan dari alinea pembuka dan menerangkan hal yang
dicantumkan sebelumnya. Selain itu, alenia isi merupakan bagian yang
menampung maksud-maksud pokok dari penulisan surat. Oleh karena itu, bisa
saja bagian isi lebih dari satu alinea jika maksud penulis itu terdiri atas dua atau
lebih. Alinea isi dengan pembuka memerlukan kata-kata penghubung seperti
sehubungan dengan hal di atas, berkenaan dengan hal tersebut di atas, dan
berkaitan dengan hal ini, contoh:
 Berkenaan dengan hal tersebut, kami atas nama Pemimpin Kursus BIPA
Pravda Quest mengucapkan terima kasih kepada Saudara …
21

 Berkenaan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak untuk memberikan
bantuan sebanyak tersebut di atas.
 Berkaitan dengan hal tersebut di atas, kami mohon Saudara untuk
memperlancar pengurusan izin penggunaan gedung tersebut.
 Untuk itu, kami mohon izin agar dapat menggunakan tempat tersebut pada
waktunya. Keterangan selengkapnya kami lampirkan bersama surat ini.
 Jika tugas tersebut sudah dilaksanakan, kami mengharapkan Saudara
menyusun laporannya. Laporan harus kami terima selambat-lambatnya satu
minggu setelah tugas itu selesai.
c. Paragraf Penutup Surat
Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat.
Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima
kasih kepada penerima surat.22 Di dalam alinea penutup, biasanya berisi
simpulan, harapan, ucapan terima kasih, atau ucapan selamat. Alinea penutup
umumnya terdiri atas satu kalimat saja. Paragraf penutup berfungsi pula untuk
mengakhiri pembicaraan dalam surat. Surat yang tidak menggunakan paragraf
penutup terasa seakan-akan belum selesai. Contoh paragraf penutup yang salah:
o Sambil menunggu jawaban Bapak, kami menyampaikan banyak terimakasih.
o Sebelum dan sesudahnya kami menyampaikan terimakasih banyak.
Contoh paragraf penutup yang benar:
 Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

 Harapan kami, semoga kerja sama kita dapat ditingkatkan terus.
 Semoga laporan ini dapat membantu Bapak. Terima kasih saya ucapkan atas
perhatian Bapak.
 Kami berharap Bapak/Ibu dapat memenuhi permohonan kami.
 Atas perhatian yang Bapak berikan kami nyatakan terima kasih.
 Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
 Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara ini.
 Besar harapan kami akan kehadiran Bapak/Ibu pada acara ini.
 Atas bantuan Saudara, saya sampaikan terima kasih.
Salam Penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah
berkomunikasi dengan pembaca surat.23 Salam penutup dicantumkan di antara
paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang lazim digunakan
22

dalam surat-urat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap
penerima surat. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital,
sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil.
Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam
takzim, salam kami, dan wasalam. Hal-hal penting perlu diperhatikan dalam
penulisan salam penutup, yaitu; diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda koma. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma (,). Bila tidak ada
salam pembuka, tidak perlu dicantumkan salam penutup, contoh:
Salah:
Salam Takzim,
Hormat Kami,
Benar
Salam takzim
Wasalam,
Hormat kami,
9 Penanggung Jawab Surat
Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu
pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas
penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap
kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di
bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas
penanda tangan tersebut. Jika akan dicantumkan Nomor Induk Pegawai pejabat
yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan, contoh:
Salah
23

Tanda tangan
(IR. SOEKARNO)
Kepala
atau
Tanda tangan
(DRS. M.
HATTA)
NIP.0816728672
Benar
(tanda tangan)
Ir. Soekarno
Kepala
atau
(tanda tangan)
Drs. M. Hatta
NIP 0816728672
10 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat dinas selain hal-hal tersebut
di atas:
a. Nama Jelas Pengiriman
Pengiriman surat adalah pihak yang menuliskan atau menyampaikan surat.
Dalam surat dinas akan lebih baik apabila nama pengirim dilengkapi identitas
diri kedinasan, yaitu jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas, contoh:
Direktur Jendral Pendidikan Tinggi,
Ttd.
Prof. Dr. Robert Davis Chaniago, S.H., M.H., L.L.M.
NIP 130889802
Kepala,
Ttd.
Prof. Dr. Erick Estrada, S.S., M.Pd., Ph.D.
NIP 131288009
Seperti yang tampak pada contoh sebelumnya bahwa dalam penulisan nama
pengirim berlaku ketentuan-ketentuan seperti berikut:
1) Pencantum identitas jabatan diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda koma.

2) Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital.
3) Nama pengirim tidak digaris bawahi dan tidak pula berada diantara tanda
kurung.
4) Pada akhir baris tidak diakhiri tanda titik kecuali untuk singkatan gelar,
seperti; Prof., Dr., S.S., S.H., M.H., M.Pd., L.L.M., Ph.D.
5) Singkatan NIP tidak bertanda titik.
Dalam surat-surat dinas pada bagian pengiriman tersebut sering ditemukan
singkatan-singkatan seperti a.n, anb., dan U.b. Berikut merupakan uraian dari
maksud singkatan-singkatan tersebut.
a) Singkatan a.n
Singkatan ini merupakan kepanjangan dari atas nama. Singkatan ini
digunakan jika pengirim mendatangi surat yang mengatas namakan pejabat
lain. Surat yang ditandatangani tidak perlu dikonsultasikan isinya kepada
atasan pengirim surat, contoh:
a.n Rektor
Pembantu Rektor I
Ttd
Wandasti Nasha Vechnaya Lyubov, M.A., Ph.D.
NIP 131087554
b) Singkatan anb.
Kepanjangaan anb. adalah atas nama beliau. Isi surat harus
dikonsultasikan kepada atasan pengirim surat untuk memperoleh
persetujuan. Isi surat merupakan tanggung jawab pejabat yang
diatasnamakannya itu, contoh:
Anb. Pemimpin Kursus BIPA Pravda Quest
Ttd.
Prof. Dr. Wandasti Navely, S.S., M.A.
c) Singkatan u.b.
Kepanjangan u.b. adalah untuk beliau. Singakatan ini digunakan jika seorang
pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat
dari Pejabat atasannya itu sendiri berhak menandatangani surat dengan
sebutan atasan nama (a.n) karena ia pun menerima limpahan wewenang,
contoh:
a.n. Dekan Pendidikan Bahasa dan Seni
Ketua Jurusan Pendidikan Bahasa da Sastra Indonesia
u.b.
Sekretaris Jurusan,

Ttd
Nama jelas
NIP
d) Tembusan
Tembusan surat dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak
lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian pihak yang dituju
akan mengetahui pula pihak-pihak yang dikirim surat itu. Tembusan
diletakkan pada margin sebelah kiri, lurus vertikal dengan nomor, lampiran ,
perihal surat, dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani urutan
atau hiearki teratas kepada yang terbawah. Hal yang perlu diperhatikan
dalam bagian ini adalah sebagai berikut:
 Huruf awal katas tembusan situlis dengan huruf kapital.
 Tanda titik dua mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu.
 Tembusan diberikan kepada nama pejabat atau orang bukan kantornya.
 Jika tembusan lebih satu, pengurutannya lebih dimulai dari pejabat yang
lebih tinggi.
 Penulissan kepada Yth. tidak perlu dicantumkan.
 Kata arsip atau pertinggalan tidak perlu dicantumkan, contoh:
Tembusan:
- Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa Barat

- Kakandep Depdiknas Kabupaten Garut
e) Inisial
Pada bagian kiri bawah surat dinas sering dijumpai tanda pengenal yang
berupa singkatan (inisial) dari nama pengonsep dan pengetik surat. Gunanya
untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat tersebut. Pihak-pihak
tertentu dapat menghubungi orang tersebut jika ada kesalahan atau
kekurangan-kekurangan pada surat tersebut, contoh:
TA/OS (Tukul Arwana/Olga Syahputra).
10.6 Bentuk-bentuk Surat Dinas
Dalam buku Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas karya E.
Zainal Arifin disebutkan bahwa ada beberapa bentukan surat dinas yang
digunakan di instansi di Indonesia, antara lain; (a) format lurus penuh, (b)
format lurus, (c) format setengah lurus, (d) format takuk atau format bergerigi,
dan (e) format paragraf menggantung.
Dapat diinformasikan bahwa format setengah lurus termasuk format surat

resmi Indonesia versi lama. Berdasarkan pengamatan, surat-surat resmi

Indonesia lama banyak menggunakan format setengah lurus. Dalam kaitan
dengan format surat, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa dalam
kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus. Pusat
Bahasa juga menganjurkan kepada masyarakat melalui penyuluhan bahasa
Indonesia di berbagai instansi, baik melalui telepon maupun surat, untuk
menggunakan format setengah lurus.
Walaupun pada dasarnya format yang digunakan bergantung sepenuhnya

pada kelaziman instansi masing-masing, Pusat Bahasa akan merasa senang
dan simpati jika anjurannya, yakni agar masyarakat menggunakan format
setengah lurus, ditaati dan digunakan.

10.7 Contoh-contoh Surat Dinas

10.8 Ringkasan
Surat dinas atau resmi merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan
kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah. Selain itu, surat dinas menjadi
hal yang berhubungan dengan segala komunikasi tertulis yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi, sehingga menjadi alat komunikasi
kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti
penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan,
pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada
perseorangan atau sebaliknya.
Surat dinas terdiri dari berbagai jenis. Penjelasan jenis-jenis surat dinas dapat
dilakukan berdasarkan wujud, banyaknya sasaran, keamanan, urgensi, dan tujuan
atau maksud isinya. Berdasarkan wujudnya, surat dinas dapat berupa warkat pos
dan surat bersampul. Berdasarkan, banyaknya sasaran atau jumlah objek yang
dikehendaki, surat dinas dapat diklasifikasikan sebagai surat biasa, surtat edaran,
dan pengumuman. Berdasarkan keamanan isinya, yaitu menurut bobot
kerahasiaanya, isi surat terbagi ke dalam beberapa macam. Ada bersifat sangat
rahasia, rahasia, dan biasa. Berdasarkan urgensi pengiriman, surat dinas
diklasifikasikan sebagai surat kilat khusus, surat kilat, dan surat biasa.
Bagian-bagian surat dinas, yaitu; (a) kepala surat, yaitu nama, alanat, dan identitas
lainnya dari instansi organisasi, (b) nomor surat, yaitu nomor inventaris surat, (c)
tanggal surat, yaitu memuat tanggal surat dibuat, (d) lampiran, yaitu hal-hal lain yang
disertakan dalam surat, misalnya, jadwal kegiatan, daftar peserta, atau perincian
biaya, (e) hal atau perihal, yaitu persoalan atau perkara yang dibicarakan dalam
surat tersebut, (f) alamat surat, yaitu surat tersebut ditujukan atau diberikan untuk
siapa, (g) salam pembuka, yaitu penghormatan terhadap penerima surat, (h) isi
surat, yaitu memuat alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup dan (i) pengirim
surat, yaitu pihak yang bertanggung jawab atas penulisan atau penyampaian surat,
biasanya disertai dengan pencantuman status/jabatan, tanda tangan, dan nama
jelas.

Daftar Pustaka
Arifin, E. Zaenal. 1996. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Jakarta: CV
Akademika Pressindo.
Finoza, Lamuddin. 1991. Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia.
Jakarta:Mawar Gempita.
Marjo, J.S. 1990. Surat Menyurat Lengkap. Semarang:Aneka Ilmu.
Suyono. 2007. Cerdas Berpikir Bahasa dan Sastra Indonesia untuk SMA Program
Studi IPA/IPS. Jakarta:Ganeca Exact.


Modul 10 Menulis Surat Dinas

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul 10 Menulis Surat Dinas

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL PERKULIAHAN

Fakultas Program Studi Pertemuan Kode MK Disusun Oleh

MENULIS SURAT DINAS

10.1 Standar Kompetensi :

10.2 Kompetensi Dasar :

10.4 Pengertian Surat Dinas

2019 MENULIS SURAT DINAS

1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika

Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:

1. Sebagai sarana komunikasi

2019 MENULIS SURAT DINAS

2019 MENULIS SURAT DINAS

Sebelum surat dinas ditulis, gagasan-gagasan yang akan disampaikan

Jenis-jenis Surat Dinas

2019 MENULIS SURAT DINAS

Berdasarkan keamanan isinya, yaitu menurut bobot kerahasiaanya, isi surat terbagi

Berdasarkan urgensi pengiriman, surat dinas diklasifikasikan sebagai surat kilat

2019 MENULIS SURAT DINAS

10.5 Bagian-bagian Surat Dinas

PRAVDA QUEST (Kursus BIPA [Bahasa Indonesia untuk Penutur

2019 MENULIS SURAT DINAS

2019 MENULIS SURAT DINAS

 Huruf awal nomor harus ditulis dengan huruf kapital.

2019 MENULIS SURAT DINAS

Hal : Permintaan bantuan tenaga

2019 MENULIS SURAT DINAS

2019 MENULIS SURAT DINAS

 Melalui surat ini, kami beritahukan kepada Saudara Dadi Waras …

2019 MENULIS SURAT DINAS

 Dengan ini perkenankanlah kami untuk melaporkan kepada Bapak tentang

2019 MENULIS SURAT DINAS

 Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

2019 MENULIS SURAT DINAS

2019 MENULIS SURAT DINAS

2019 MENULIS SURAT DINAS

2019 MENULIS SURAT DINAS

- Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa Barat

Dapat diinformasikan bahwa format setengah lurus termasuk format surat

2019 MENULIS SURAT DINAS

Walaupun pada dasarnya format yang digunakan bergantung sepenuhnya

2019 MENULIS SURAT DINAS

2019 MENULIS SURAT DINAS

2019 MENULIS SURAT DINAS

Marjo, J.S. 1990. Surat Menyurat Lengkap. Semarang:Aneka Ilmu.

2019 MENULIS SURAT DINAS

Anda mungkin juga menyukai