LECTURE NOTES

COMM6263
Business Communication

Week 1
Business Communication,
Management and Success &
Adapting Your Message to Your
Audience

COMM6263 – Business Communication-R1

 LEARNING OUTCOMES

1. Peserta diharapkan mampu mengidentifikasikan mitos dan fakta seputar komunikasi

bisnis, terutama komunikasi tulis. (LO1)

2. Peserta diharapkan mampu membedakan karakteristik tulisan komunikasi bisnis dan

tulisan akademik. (LO1)

3. Peserta diharapkan mampu menjelaskan pencapaian melalui proses komunikasi yang

efektif. (LO2)

4. Peserta diharapkan mampu memahami besaran biaya yang dikeluarkan dalam proses
komunikasi bisnis. (LO1)

5. Peserta diharapkan mampu menjabarkan kriteria pesan yang efektif. (LO1)

6. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi untuk menganalisis proses komunikasi.

(LO1)

7. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi berpikir kreatif. (LO3)

8. Peserta diharapkan mampu memahami ekspektasi dari organisasi. (LO1)

9. Peserta diharapkan mampu memahami audiens dalam komunikasi. (LO1)

10. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi PAIBOC untuk menganalisis audiens.
(LO3)

11. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi untuk menganalisis audiens individu atau
kelompok. (LO3)

12. Peserta diharapkan mampu menerapkan strategi untuk menganalisis kebutuhan audiens.
(LO3)

13. Peserta diharapkan mampu mengadaptasi pesan untuk audiens. (LO2)

14. Peserta diharapkan mampu memilih saluran komunikasi yang tepat untuk audiens. (LO2)

COMM6263 – Business Communication-R1

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

1. Mitos dan fakta seputar komunikasi bisnis, terutama komunikasi tulis

2. Perbedaan tulisan bisnis dan tulisan akademik

3. Pencapaian melalui komunikasi

4. Biaya untuk komunikasi bisnis

5. Komunikasi efektif

6. Memahami ekspektasi organisasi

7. Mengenal audiens

8. Strategi PAIBOC dan analisis audiens

COMM6263 – Business Communication-R1

 ISI MATERI

Bekerja, apapun pekerjaannya, membutuhkan proses komunikasi. Apakah Anda

setuju dengan kalimat ini? Kita berkomunikasi untuk membuat rencana produk dan servis;
untuk merekrut, melatih, dan memotivasi karyawan; berkoordinasi dengan manufaktur dan
pengiriman barang; membujuk calon pembeli; mengirimkan tagihan kepada pelanggan, dan
lainnya. Dalam bisnis, baik itu profit atau non-profit dan organisasi komunitas ataupun
organisasi pemerintah, informasi berperan sama pentingnya dengan produk atau servis yang
dijual. Informasi ditransfer melalui proses komunikasi. Komunikasi dibutuhkan oleh bisnis
apapun agar informasi dari satu orang tersampaikan ke orang lain, pekerjaan selesai, dan
diketahui kontribusinya.

Komunikasi adalah proses mengirimkan dan menerima pesan-pesan. Komunikasi

dianggap efektif jika orang lain menerima pesan dan memahami pesan dengan benar dan
memberikan respon sesuai dengan yang diinginkan oleh si pengirim pesan. Komunikasi
bisnis dalam hal ini dapat berarti melakukan proses komunikasi yang efektif dalam
lingkungan bisnis atau professional.

Komunikasi bisnis bisa terjadi dalam berbagai bentuk dan tersampaikan dalam
berbagai media. Komunikasi verbal menggunakan bahasa dan kata-kata untuk menyampaikan
pesannya. Contoh bentuk komunikasi verbal adalah: komunikasi langsung tatap muka,
komunikasi melalui telepon, video call, presentasi dan diskusi dalam rapat, SMS, email,
pesan suara, surat, memo, dan laporan. Komunikasi non-verbal adalah komunikasi yang tidak
menggunakan bahasa dan kata-kata dalam penyampaiannya. Komunikasi non-verbal
ditunjukkan menggunakan gambar, foto, logo perusahaan, simbol-simbol, bahasa gerak
tubuh, tata letak tempat duduk saat rapat, dan lainnya.

Komunikasi non-verbal lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi

verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang
lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat komunikasi non-verbal sangat
penting, terutama dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang. Salah
satu keunggulan komunikasi non-verbal adalah kesahihannya. Secara umum orang akan
mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan
tubuh bahasa isyarat).

Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan

atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih
percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal dibandingkan pesan
yang disampaikan melalui isyarat verbal. Oleh karena itu tujuan komunikasi non-verbal
antara lain:

COMM6263 – Business Communication-R1

  Memberikan informasi
 Mengatur alur suatu percakapan
 Mengekspresikan emosi
 Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal
 Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
 Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi contoh cara mengayunkan
tongkat golf yang baik dan benar

Dari penjelasan di atas, Anda mungkin bertanya-tanya, kalau begitu bukankah kita
sudah menjalankan proses komunikasi bisnis bahkan sejak sebelum kita benar-benar masuk
ke dunia bisnis atau mulai bekerja? Jawabannya adalah ya. Anda sudah menjalankan proses
komunikasi seperti komunikasi bisnis sejak awal, contohnya saat Anda ingin melamar
pekerjaan proses komunikasi bisnis sudah ada dari membaca iklan lowongan pekerjaan,
mempelajari latar belakang perusahaan dan pekerjaan yang akan Anda lamar, menuliskan CV
dan surat lamaran kerja, serta bernegosiasi dalam wawancara pekerjaan.

Oleh karena itu kemampuan komunikasi yang baik sangat penting untuk dimiliki
lulusan dan pelamar kerja masa kini. Pekerjaan entry level pun membutuhkan kemampuan
komunikasi yang mumpuni sama dengan kemampuan berpikir kritis. Kemampuan
komunikasi setidaknya dipakai untuk bisa menyampaikan ide, gagasan, dan pendapat dalam
pekerjaannya.

Pesan dapat dikirim melalui komunikasi lisan atau tulisan. Komunikasi lisan
contohnya adalah presentasi bisnis dan praktik negosiasi, sedangkan komunikasi tulisan
contohnya adalah surat, memo, dan surat elektronik (e-mail).

Kemampuan komunikasi yang terbangun lebih baik sangat dibutuhkan jika Anda
sampai di level karier lebih tinggi, supervisor dan manager misalnya. Seorang supervisor
harus memiliki kemampuan transfer (transferable skills) yang baik, yaitu kemampuan untuk
menganalisis, menulis, membujuk atau persuasive, dan mengatur (manage). Kenapa
kemampuan menulis termasuk kedalam kemampuan transfer yang harus dimiliki?

Dokumen atau bukti komunikasi tulis berperan penting dalam kegiatan bisnis.
Komunikasi tulis memegang peran dalam dokumentasi dan administrasi karena dokumen
komunikasi tulis, seperti surat, email, memo, laporan, proposal, dan lainnya digunakan
sebagai bukti komunikasi, keputusan yang dibuat, dan tindakan agar dapat dipertanggung
jawabkan.

Oleh karena itu kemampuan menulis sangat berharga (valuable) dan sangat vital
dalam lingkungan perkejaan masa kini. Dengan adanya kemudahan teknologi, seperti email,
instant text messaging, telepon, video call, social media membuat dunia semakin kecil dan
juga semakin padat dengan kesibukan transfer pesan sehingga pesan yang dikirim harus cepat
dan bisa dimengerti secepatnya.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Hal ini bukan berarti kemampuan komunikasi lisan tidak harus dimiliki. Kemampuan
komunikasi lisan bermain peran penting dalam kemajuan karier dan mencapai tujuan atau
goal organisasi. Kemampuan komunikasi lisan dapat ditunjukan dalam mampu
menyampaikan informasi dan melakukan tindakan persuasive kepada bawahan, rekan kerja,
atasan, klien, atau pelanggan dengan tetap menjaga hubungan baik.

I. Mitos dan Fakta Seputar Komunikasi Bisnis

Berikut ini dijelaskan mitos-mitos yang sering menjadi alasan untuk tidak
meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis secara profesional:
a) Mitos: Sekretaris saya yang akan mengerjakan semua komunikasi tulisan untuk saya.
Fakta: Karena keotomatisan dan strukturisasi, sekretaris dan pembantu administrasi
akan menangani tugas-tugas yang kompleks seperti pelatihan, penelitian dan
pengelolaan basis data untuk beberapa manajer. Namun para manajer tetap saja harus
menaruh perhatian penuh pada penulisan mereka, pemasukan data dan panggilan
telepon.
b) Mitos: Ketika saya harus menulis, saya akan menggunakan template yang sudah ada.
Fakta: Template surat adalah sebuah formula yang dirancang dengan mengisi kolom-
kolon yang disediakan sesuai standar. Menggunakan template sangat baik jika Anda
harus membuat sebuah surat yang standar dan dalam situasi rutin. Namun semakin
tinggi posisi Anda semakin semakin sering Anda akan menghadapi situasi yang tidak
rutin dan menuntut penyelesaian yang kreatif.
c) Mitos: Saya diangkat sebagai seorang akuntan dan bukan seorang penulis.
Fakta: Hampir setiap tingkatan profesional atau dalam menjalankan tugas-tugas
manajerial Anda membutuhkan menulis pesan surat elektronik, berbicara kepada
kelompok-kelompok kecil dan menulis dokumen surat. Orang-orang yang
mengerjakan hal-hal ini dengan baik kelak akan mendapatkan promosi yang sepadan.
d) Mitos: Saya hanya mengangkat telepon
Fakta: Panggilan telepon yang penting membutuhkan tindak lanjut, seperti
e) pembuatan memo, atau pesan-pesan surat elektronik. Orang-orang di dalam organisasi
yang menaruh perhatian dalam penulisan, membuat diri mereka kelihatan sibuk,
menciptakan sebuah rekor, mengumumkan data yang kompleks, membuat hal yang
nyaman untuk pembaca, menghemat uang, dan megumumkan pesan mereka sendiri
lebih efektif.

II. Perbedaan Komunikasi Bisnis dan Komunikasi Akademik

Melakukan komunikasi dalam kegiatan bisnis tidaklah mudah, terutama untuk
mencapai tujuan bisnis, karena berkomunikasi dalam bisnis sangat berbeda dengan
komunikasi dalam kegiatan lain. Dalam melakukan negosiasi, atau dalam menyampaikan
pesan untuk promosi misalnya, kita perlu memahami bagaimana komunikasi tersebut menjadi

COMM6263 – Business Communication-R1

efektif. Oleh sebab itu dalam hal berkomuinkasi dalam bisnis, kita harus mampu menjawab
pertanyaan: “Tidakkah saya cukup memahami tentang komunikasi?”. Terdapat perbedaan
antara komunikasi bisnis dan sekolah menulis. Perbedaan tersebut dapat dibaca dalam tabel
di bawah ini.

Tabel 1 Perbedaan antara komunikasi akademik dan komunikasi bisnis

Komunikasi Akademik Komunikasi Bisnis

Tujuan Menunjukkan bahwa Anda telah Memenuhi kebutuhan dan tujuan

menguasai materi belajar organisasi

Audiens Jumlahnya terbatas, biasanya dosen Orang-orang yang berada di dalam

atau instruktur dan para siswa maupun di luar organisasi

Informasi Mungkin baru untuk Anda, tapi Baru bagi pembaca

lama untuk instruktur
Organisasi Mengikuti bentuk tradisional Dibuat untuk memenuhi kebutuhan
psikologis pembaca

Gaya Lebih sering formal, dengan kata- Bersahabat, tidak formal dengan
kata besar dan kalimat panjang memakai kata-kata pendek dan
campuran dari kalimat, panjangnya
paragraf paling bagus

Desain Membutuhkan penjelasan yang Singkat dan padat dengan informasi

dokumen panjang dan paragraf yang banyak penting; sering kali pembaca ingin
membaca dokumen dengan cepat dan
tepat

Aspek visual Lebih banyak menggunakan kata- Penulis menghendaki memilih cara
kata, kecuali cabang ilmu efektif untuk menyampaikan
matematika dan teknik informasi, misalnya menggunakan
chart dan tabel

III. Pencapaian Melalui Komunikasi

Dalam proses manajemen segala sesuatunya diselesaikan melalui komunikasi, dengan
demikian komunikasi memegang peran sangat penting dalam proses manajemen. Proses
manajemen merupakan salah satu kegiatan bisnis, yaitu mencapai tujuan bisnis, maka dalam
hal ini komunikasi juga memiliki peranan yang sangat penting. Tidak ada kegiatan bisnis
yang dapat diselesaikan tanpa adanya komunikasi. Menurut Henry Mintzberg, dikatakan
bahwa para manajer memiliki tiga tugas yang sangat mendasar, yaitu mengumpulkan dan
menyampaikan informasi, membuat keputusan, dan mempromosikan kesatuan antar pribadi

COMM6263 – Business Communication-R1

dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi. Ketiga hal atau tugas mendasar dari manajer itu
dapat diwujudkan melalui komunikasi.
Di dalam organisasi, komunikasi baik lisan, nonverbal, maupun tulisan ditujukan
untuk orang-orang, baik yang berada di dalam maupun yang berada di luar organisasi.
Audiens yang berada di dalam organisasi adalah semua orang atau anggota organisasi yang
berada di dalam semua tingkatan dan jajaran struktur organisasi perusahaan yang
bersangkutan. Sedangkan audiens dari luar adalah semua orang atau institusi di luar
organisasi seperti: serikat buruh, layanan para profesional, pemasok, distributor, lembaga
pemerintahan, lembaga pengadilan, kantor pemerintahan asing, media masa baik cetak mau
pun elektronilk, asosiasi perdagangan, para pesaing, industri dan bisnis lain, kelompok
kepentingan khusus, masyarakat umum, karyawan potensial, pelanggan potensial, pemegang
saham potensial, agen pekerjaan (perekrutan), penanam modal, kreditor, dan pelanggan. Oleh
sebab itu sangat penting bagi kita semua untuk memahami pentingnya untuk mendengarkan,
berbicara, dan melakukan komunikasi antar pribadi. Di dalam praktik komunikasi ini kita
sering mendengar istilah komunikasi akar anggur (grapevine) atau rumor (gossip).
Munculnya grapevine inti tidak bisa dihindari, tetapi menjadi tugas manajer adalah untuk
mengelola grapevine agar menjadi hal-hal yang mempunyai nilai positif di dalam organisasi.
Ketika orang melakukan komunikiasi itu, maka ada tujuan yang ingin dicapai yaitu
menyampaikan pesan kepada pihak lain. Tujuan pengiriman pesan di dalam organisasi itu ada
tiga, yaitu: menginformasikan, meminta atau membujuk, dan membangun niat baik.

IV. Biaya Komunikasi Bisnis

Segala sesuatu yang dilakukan termasuk dalam komunikasi itu membutuhkan biaya.
Pertanyaanya adalah berapakah jumlah biaya yang dibutuhkan untuk melakukan
korespondensi itu? Pertanyaan berikutnya adalah mengapa dalam melakukan korespondensi
itu membutuhkan biaya yang cukup besar dan untuk apa saja biaya tersebut? Biaya yang
dibutuhkan untuk melakukan korespondensi itu digunakan untuk membeli kertas, komputer,
dan perangkat lunak (software). Tetapi biaya yang paling banyak dalam melakukan
korespondensi itu adalah biaya menyangkut waktu bagi karyawan untuk membuat surat.
Sebuah konsultan yang melakukan riset terhadap tujuh industri menemukan bahwa
untuk menyiapkan sebuah halaman surat membutuhkan waktu sekitar 54 menit untuk
merencanakan, menyusun dan merevisi (memperbaiki) surat tersebut. Apabila waktu yang
digunakan oleh karyawan untuk membuat sebuah surat itu dikonversikan dengan uang maka
angkanya cukup mencengangkan. Menurut Kementerian Tenaga Kerja Amerika Serikat,
besarnya angka tersebut sekitar $22.13. Bagi suatu organisasi ketika surat itu dibuat sampai
dikirimkan kepada pihak luar, maka harus mendapat persetujuan oleh pihak yang
berwewenang, dan perputaran surat sejak dari karyawan sampai memperoleh persetujuan bisa
terjadi 3 sampai 4 kali, atau bahkan sampai 11 kali sebelum disetujui. Proses perputaran
dalam pembuatan surat ini akan menambah biaya yang dibutuhkan untuk melakukan
korespondensi. Oleh karena itu korespondensi yang buruk dapat mengakibatkan pengeluaran
biaya yang lebih tinggi.

COMM6263 – Business Communication-R1

Penulisan yang tidak baik bisa menimbulkan pemborosan dalam hal:

 Membutuhkan waktu yang lebih untuk membacanya

 Membutuhkan lebih banyak waktu untuk melakukan perbaikan dan perputaran surat
 Ide-ide yang membingungkan
 Menunda kegiatan sementara pembaca menanyakan lebih banyak informasi

V. Komunikasi Efektif
Seperti ditulis di bagian depan bahwa pesan itu perlu dikomunikasikan kepada
pembaca, dan oleh karena itu pesan harus dibuat seefektif mungkin. Pertanyaannya adalah
bagaimana membuat pesat itu efektif? Pesan bisnis yang efektif itu harus memenuhi kriteria
sebagai berikut:
 Jelas
 Lengkap
 Benar
 Menghemat waktu bagi pembaca
 Membangun niat baik
Dalam melakukan kegiatan komunikasi situasi sangat berpengaruh. Oleh karena itu
sebelum menulis atau berbicara, kita perlu memahami situasi pada saat itu. Agar mampu
menganalisis situasi dengan baik, maka ada baiknya kita menjawab pertanyaan sebagai
berikut:
 Apa yang dipertaruhkan - kepada siapa?
 Akankah Anda mengirim pesan?
 Saluran apa akan Anda gunakan?
 Apa yang akan Anda katakan?
 Bagaimana Anda akan mengatakannya?
Selanjutnya untuk memudahkan melakukan analisis terhadap situasi yang ada, kita
bisa menggunakan akronim PAIBOC yang setiap hurufnya mengandung pertanyaan untuk
dijawab.

P What are your purposes in writing or speaking?

A Who is (are) your audience(s)?
I What information must your message include?
B What are reason or reader benefits can you use to support your position?
O What objections can you expect your reader(s) to have?
C How will the context affect the reader’s response?

COMM6263 – Business Communication-R1

VI. Memahami Ekspektasi Organisasi
Setiap orang yang bergabung ke dalam suatu organisasi sudah pasti memiliki tujuan
masing-masing. Ketika orang merasakan bahwa tujuan individunya sejalan dengan tujuan
organisasinya maka orang tersebut akan senang berada di dalam organisasi tersebut. Agar
tujuan individu tersebut dapat diwujudkan, maka orang tersebut perlu beradaptasi dengan
organisasinya secara intens. Tidak hanya itu saja, setiap orang yang berada di dalam suatu
organisasi perlu memahami apa yang diharapkan oleh organisasinya. Apabila seseorang tidak
dapat memahami apa yang diinginkan oleh organisasinya, maka orang tersebut sulit untuk
berkembang dan bahkan akan sulit untuk mewujudkan tujuan individunya. Upaya yang dapat
dilakukan oleh seseorang agar dapat mengerti apa yang diinginkan oleh organisasinya,
misalnya dapat dengan cara sebagai berikut:
 Tanyakan kepada pimpinan Anda: “Bagian apa saja dari tugas-tugas saya yang paling
penting? Hal paling besar apa yang dapat saya lakukan untuk memperbaiki tugas saya?”
 Dengarkan kisah-kisah dari kolega yang menceritakan tentang orang-orang yang telah
berhasil dan mereka yang telah gagal
 Selidikilah dan lihat siapakah yang mendapat promosi

VII. Mengenal Audiens

Di dalam kegiatan komunikasi bisnis, memahami para audiens merupakan suatu hal
yang sangat penting, karena dengan merekalah kita melakukan komunikasi itu. Paling tidak
terdapat lima jenis auidens dalam komunikasi suatu organisasi, yaitu:
 The primary audience, yaitu orang yang yang akan memutuskan apakah menerima
rekomendasi Anda atau akan bertindak berdasarkan pesan yang Anda buat.
 The secondary audience, yaitu orang yang mungkin memberikan komentar terhadap
pesan Anda atau akan mengimplementasikan ide-idea Anda setelah disetujui.
 The initial audience, yaitu orang yang pertama menerima pesan Anda dan kemudian
mengedarkannya kepada audiens yang lain. Kadang-kadang audiens jenis ini akan
meminta Anda untuk menuliskan pesan.
 Gatekeeper audience, yaitu orang yang memiliki kekuasan untuk menghentikan pesan
Anda sebelum dikirimkan kepada primary audience.
 Watchdog audience, yaitu orang yang tidak memiliki kekuasaan untuk menghentikan
pesan Anda, tidak akan bertindak secara langsung terhadap pesan itu, tapi memiliki
kekuatan politik, sosial dan ekonomi.

Contoh untuk penjelasan jenis-jenis audiens dalam organisasi silakan And abaca dalam buku
referensi Kitty Locker halaman 21.

COMM6263 – Business Communication-R1

VIII. Analisis Audiens Menggunakan PAIBOC
Seperti ditulis sebelumnya bahwa memahami siapa audiens kita itu adalah sangat
penting dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu para ahli komunikasi mengatakan bahwa
komunikasi yang baik itu harus berorientasi atau berfokus pada audiens. Untuk dapat
memahami betapa pentingnya audiens bagi kita, kepada kita disarankan untuk menjawab
pertanyaan seperti pada module 1 dengan akronim PAIBOC. Ketika kita berhasil menjawab
pertanyaan-pertanyaan dalam PAIBOC kita bisa memperoleh gambaran betapa pentingnya
audiens itu bagi kita.
Pertanyaan-pertanyaan yang berdasarkan PAIBOC itu adalah:
 apakah tujuan kita membuat pesan atau berbicara,
 siapa audiens kita,
 informasi apa saja yang akan kita sampaikan,
 manfaat apa yang kita gunakan untuk mendukung posisi kita,
 tujuan-tujuan apa yang kita harapkan agar audiens mendapatkannya, dan
 bagaimana conteks dari pesan itu akan memengaruhi tanggapan audiens.
Contoh analisis PAIBOC dalam komunikasi bisnis dapat Anda lihat dan pelajari
dalam buku referensi Kitty Locker (2014) halaman 153, 176-177, dan 203-204.
Dalam proses komunikasi, audiens itu juga merupakan pusat. Gambar di bawah ini
merupakan contoh suatu model proses komunikasi antara A dan B. Ketika si A mengirimkan
pesan kepada si B akan melalui tahapan sebagai berikut: melakukan persepsi – interpretasi –
memilih/menseleksi informasi yang akan dikirim – melakukan encoding (membuat simbol) –
dan terakhir mengirimkan pesan dengan menggunakan saluran sesuai kebutuhan (bisa berupa
surat/memo, telepon, pertemuan, surat elektronik, dan konferensi video. Setelah si B
menerima pesan dari si A maka dia akan melakukan tanggapan dengan tahapan sebagai
berikut, yaitu: melakukan persepsi –melakukan decoding (lawan dari encoding: membuka
simbol) – melakukan interpretasi – memilih/menseleksi tanggapan yang akan dikirim –
melakukan encoding dan terakhir mengirimkan pesan dengan menggunakan saluran sesuai
kebutuhan (bisa berupa surat/memo, telepon, pertemuan, surat elektronik, dan konferensi
video. Dalam hal ini tanggapan yang dikirimkan oleh si B bisa berupa umpan balik
(feedback). Proses komunikasi mungkin saja terganggu apabila terjadi kegaduhan, seperti
misalnya adanya suara bising ketika dua orang sedang berkomunikasi sehingga suara tidak
terdengar dengan jelas.
Proses komunikasi bisa juga terganggu akibat terjadinya saluran informasi yang
digunakan sangat terbatas, yang sering kita kenal dengan channel overload. Perusahaan kecil
biasanya memiliki sambungan telepon tetap yang sangat terbatas, sehingga pihak luar sangat
sulit melakukan komunikasi dengan perusahaan tersebut. Atau bisa juga proses komunikasi
itu terganggu akibat terjadinya kelebihan informasi karena kemampuan orang untuk
menangani informasi sangat terbatas, yang sering kita kenal dengan information overload,
yaitu terjadi ketika beberapa informasi dikirimkan kepada seseorang pada saat yang

COMM6263 – Business Communication-R1

bersamaan atau pada saat hampir bersamaan. Untuk jelasnya Anda dapat memperhatikan
gambar di bawah ini.

Pada saat melakukan kegiatan komunikasi bisnis pesan-pesan yang kita buat selalu
berkepentingan dengan audiens. Dalam hal ini kita perlu memperhatikan fakta-fakta yang
sangat relevan tentang auiens yang kita hadapi. Akan lebih baik apabila kita menunjukkan
sikap
a) Empati terhadap mereka, yaitu kemampuan menempatkan diri kita pada posisi dan
perasaan audiens. Ketika kita bisa menunjukkan rasa empati kita maka harapan kita
adalah pesan-pesan yang kita buat itu akan mencapai tujuan dengan benar dan sangat
efektif.
b) Menganalisis individual dan anggota dari kelompok. Organisasi kebanyakan memiliki
anggota lebih dari dua orang dengan beragam karakteristik dan kepribadiannya masing-
masing. Pada setiap bagian suatu organisasi bisnis, komunikasi menyediakan hubungan
yang vital antara orang dan informasi. Apakah Anda seorang manajer puncak atau
seorang karyawan baru, Anda mempunyai informasi yang dibutuhkan oleh orang lain
agar mereka dapat mengerjakan pekerjaan, dan orang lain mempunyai informasi yang
sangat penting bagi Anda. Ketika kita berbicara atau menulis kepada orang-orang yang
berada di dalam organisasi, kita akan lebih mudah menganalisis secara individual, karena
kita sudah mengenal mereka lebih dekat. Sebaliknya ketika kita berkomunikasi dalam
situasi organisasi yang lain, kita akan menganalisis audiens sebagai anggota dari sebuah
kelompok. Informasi yang kita butuhkan bisa sangat membantu, dan itu meliputi:
 Seberapa banyak audiens mengetahui topik Anda
 Faktor-faktor demografi seperti usia, pendapatan, jumlah anak, pendidikan, hobi
dan lain-lain
 Kepribadian. Salah satu tipe kepribadian yang sangat berguna dalam bisnis adalah
seperti yang kita kenal dengan Myers-Briggs Type Indicator
 Nilai-nilai dan kepercayaan
 Perilaku masa lalu

COMM6263 – Business Communication-R1

c) Menganalisis orang di dalam organisasi. Apabila Anda berkomunikasi dengan orang
lain maka mereka akan memberikan reaksi terhadap pesan yang Anda sampaikan itu.
Dalam memberikan reaksi kita mengenal apa yang disebut dengan discourse
communities, yaitu sekelompok orang yang berbagi pendapat tentang saluran, bentuk,
gaya yang digunakan, topik diskusi dan bagaimana mediskusikannya, dan bagaimana
menyampaikan bukti. Setiap orang adalah bagian dari beberapa discourse communitiy.

Setelah Anda mendapatkan hasil analisis audiens, sekarang Anda harus mencari
strategi yang tepat untuk menyampaikan pesan, hal-hal yang berkaitan dengan
pengorganisasian pesan, gaya yang paling cocok untuk menyampaikan pesan, rancangan
dokumen serta foto-foto dan visual. Berikut ini adalah beberapa strategi:
 Bertindak semudah mungkin
 Melindungi ego si pembaca
 Memutuskan bagaimana menyeimbangkan aspek logika dan perasaan, detail apa
yang digunakan, dan kapan menggunakan pendekatan yang nyata berdasarkan
spesifikasi audiens, budaya organisasi dan komunitas yang dituju.
 Menempatkan aspek positif, memutuskan berapa banyak informasi dan kesalahan
yang mungkin dapat terjadi.

Bagaimana jika audiens Anda mempunyai kebutuhan yang berbeda? Dalam hal ini
disarankan sebaiknya Anda lebih baik fokus pada gatekeepers dan membuat keputusan.
Anda perlu memperhatikan kepentingan dan tingkat pengetahuan dari anggota audiens,
karena sering anggota-anggota yang berbeda memiliki kebutuhan yang berbeda-beda
pula. Ada baiknya Anda memperhatikan mengenai substansi dan pilihan dari yang
lengkap (detail), pengorganisasin pesan, tingkat formalitas serta gunakan technical terms
dan teori.
Setelah siap dengan pesan-pesan yang Anda buat, Anda menyampaikan
pesan tersebut kepada audiens, dan untuk itu Anda membutuhkan saluran yang cocok.
Banyak pilihan saluran yang tersedia yang dapat Anda pilih dan gunakan untuk
mengirimkan pesan Anda agar tepat sasaran apakah menggunakan sarana tatap muka,
rapat-rapat, saluran telepon, surat atau memo, surat elektronik, dan konferensi video.
Dengan kata lain, pesan dapat disampaikan secara langsung maupun tidak langsung
bertatap muka.

COMM6263 – Business Communication-R1

 SIMPULAN

Dalam dunia bisnis orang-orang yang berkecimpung di dalamnya tidak dapat terlepas
dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, komunikasi merupakan faktor yang sangat penting
demi pencapaian tujuan suatu organisasi, yaitu tujuan dari bisnis yang mereka jalankan.
Keahlian komunikasi yang baik merupakan hal yang sangat menentukan dalam kegiatan
bisnis.

Di dalam kegiatan komunikasi bisnis, baik komunikasi antarpribadi (interpersonal

communications) dan komunikasi lintas budaya (across culture communications) merupakan
bentuk komunikasi di dalam kegiatan bisnis yang memiliki karakter yang berbeda.
Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun komunikasi non-verbal
untuk mencapai tujuan bisnis.

Pada dasarnya komunikasi itu terdiri dari berbagai macam bentuk. Bentuk yang
pertama adalah komunikasi verbal, atau komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan
perkataan atau kalimat. Bentuk komunikasi verbal ini meliputi pertemuan tatap muka atau
dengan menggunakan pesawat telepon, video conference, rapat, teks, surat elektronik, pesan
singkat, surat-menyurat dan memo serta laporan. Komunikasi verbal merupakan salah satu
bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-
pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis maupun lisan. Bentuk komunikasi verbal
ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan
penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik. Contoh komunikasi verbal ini
misalnya: membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pihak lain, membuat dan
mengirim surat pengaduan kepada pihak lain, membuat dan mengirim surat penolakan kerja,
membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain, membuat dan mengirim surat
pemberitahuan ke media masa, membuat dan mengirim surat informasi lowongan kerja ke
media masa, berdiskusi dalam suatu tim, melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis lain,
melakukan presentasi proposal tentang pengembangan perusahaan, dan melakukan pelatihan
manajemen kepada para manajer operasional / lini bawah.

Selain komunikasi verbal, ada bentuk lain yang dilakukan dalam kegiatan bisnis yaitu
komunikasi non verbal. Komunikasi non verbal adalah bentuk komunikasi yang tidak
menggunakan kata-kata. Komunikasi non verbal antara lain berupa gambar, bahasa isyarat,
ekspresi wajah, sandi, simbol-simbol, warna, intonasi suara, dan bahasa tubuh. Melakukan
komunikasi dalam kegiatan bisnis tidaklah mudah, terutama yang berkaitan dengan
pencapaian tujuan bisnis, hal ini terjadi karena berkomunikasi dalam bisnis sangat berbeda
dengan komunikasi dalam kegiatan lain. Dalam melakukan negosiasi, atau dalam
menyampaikan pesan untuk promosi misalnya, kita perlu memahami bagaimana komunikasi
tersebut menjadi efektif.

COMM6263 – Business Communication-R1

 Tidak ada kegiatan bisnis yang dapat diselesaikan tanpa adanya komunikasi. Menurut
Henry Mintzberg, dikatakan para manajer memiliki tiga tugas yang sangat mendasar, yaitu
mengumpulkan dan menyampaikan informasi, membuat keputusan, dan mempromosikan
kesatuan antar pribadi dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi. Di dalam organisasi,
komunikasi, baik lisan, maupun tertulis dan nonverbal, ditujukan untuk orang-orang, baik
yang berada di dalam maupun yang berada di luar organisasi.

Audiens yang berada di dalam organisasi adalah semua orang atau anggota organisasi
yang berada di dalam semua tingkatan dan jajaran struktur organisasi perusahaan yang
bersangkutan. Sedangkan audiens dari luar adalah semua orang atau institusi di luar
organisasi. Di dalam praktik komunikasi ini kita sering mendengar istilah komunikasi akar
anggur (grapevine) atau rumor (gossip). Munculnya grapevine ini tidak bisa dihindari, tetapi
menjadi tugas manajer adalah untuk mengelola grapevine ini agar menjadi hal-hal yang
mempunyai nilai positif di dalam organisasi.

Segala sesuatu yang dilakukan termasuk dalam komunikasi itu membutuhkan biaya.
Biaya-biaya yang dibutuhkan untuk melakukan korespondensi itu digunakan untuk membeli
kertas, komputer, perangkat lunak (software). Tetapi biaya yang paling banyak dalam
melakukan korespondensi itu adalah biaya menyangkut waktu bagi karyawan untuk membuat
surat. Bagi suatu organisasi ketika surat itu dibuat sampai dikirimkan kepada pihak luar,
harus mendapat persetujuan oleh pihak yang berwewenang, dan perputaran surat sejak dari
karyawan sampai memperoleh persetujuan bisa terjadi 3 sampai 4 kali, atau bahkan sampai
11 kali sebelum disetujui. Proses perputaran dalam pembuatan surat ini akan menambah
biaya yang dibutuhkan untuk melakukan korespondensi.

Korespondensi yang buruk dapat mengakibatkan pengeluaran biaya yang lebih tinggi.
Penulisan yang tidak baik bisa menimbulkan pemborosan dalam hal: membutuhkan waktu
yang lebih untuk membacanya, membutuhkan lebih banyak waktu untuk melakukan
perbaikan dan perputaran surat, ide-ide yang membingungkan, dan menunda kegiatan
sementara pembaca menanyakan lebih banyak informasi.

Pesan bisnis yang efektif itu harus memenuhi kriterria sebagai berikut: jelas, lengkap,
benar, menghemat waktu bagi pembaca, dan membangun niat baik Dalam melakukan
kegiatan komunikasi, maka situasi sangat berpengaruh. Oleh karena itu sebelum menulis atau
berbicara, kita perlu memahami situasi pada saat itu. Selanjutnya untuk memudahkan
melakukan analisis terhadap situasi yang ada, kita bisa menggunakan akronim PAIBOC yang
setiap hurufnya mengandung pertanyaan untuk dijawab.

P What are your purposes in writing or speaking?

A Who is (are) your audience(s)?
I What information must your message include?
B What are reason or reader benefits can you use to support your position?
O What objections can you expect your reader(s) to have?

COMM6263 – Business Communication-R1

 C How will the context affect the reader’s response?

Di dalam kegiatan komunikasi bisnis memahami para audiens merupakan suatu hal
yang sangat penting, karena dengan merekalah kita melakukan komunikasi itu. Terdapat lima
jenis auidens dalam dalam suatu organisasi, yaitu: primary audience, secondary audience,
initial audience, gatekeeper audience, dan watchdog audience.

Dalam proses komunikasi audiens itu juga merupakan pusat. Ketika si A

mengirimkan pesan kepada si B akan melalui tahapan sebagai berikut: melakukan persepsi –
interpretasi – memilih/menseleksi informasi yang akan dikirim – melakukan encoding
(membuat simbol) – dan terakhir mengirimkan pesan dengan menggunakan saluran sesuai
kebutuhan (bisa berupa surat/memo, telepon, pertemuan, surat elektronik, dan konferensi
video. Setelah si B menerima pesan dari si A maka dia akan melakukan tanggapan dengan
tahapan sebagai berikut, yaitu: melakukan persepsi – melakukan decoding (lawan dari
encoding: membuka simbol) – melakukan interpretasi – memilih/menseleksi tanggapan yang
akan dikirim melakukan encoding dan terakhir mengirimkan pesan dengan menggunakan
saluran sesuai kebutuhan (bisa berupa surat/memo, telepon, pertemuan, surat elektronik, dan
konferensi video. Dalam hal ini tanggapan yang dikirimkan oleh si B bisa berupa umpan
balik (feedback).

Proses komunikasi mungkin saja terganggu apabila terjadi kegaduhan, seperti

misalnya adanya suara bising ketika dua orang sedang berkomunikasi sehingga suara tidak
terdengar dengan jelas. Proses komunikasi bisa juga terganggu akibat terjadinya saluran
informasi yang digunakan sangat terbatas, yang sering kita kenal dengan channel overload.
Atau bisa juga proses komunikasi itu terganggu akibat terjadinya kelebihan informasi karena
kemampuan orang untuk menangani informasi sangat terbatas, yang sering kita kenal dengan
information overload.

Pada saat melakukan kegiatan komunikasi bisnis pesan-pesan yang kita buat selalu
berkepentingan dengan audiens. Dalam hal ini kita perlu memperhatikan fakta-fakta yang
sangat relevan tentang auiens yang kita hadapi. Akan lebih baik apabila kita menunjukkan
sikap empati terhadap mereka, yaitu kemampuan menempatkan diri kita pada posisi dan
perasaan audiens. Pada setiap bagian suatu organisasi bisnis, komunikasi menyediakan
hubungan yang vital antara orang dan informasi. Apakah Anda seorang manajer puncak atau
seorang karyawan baru, Anda mempunyai informasi yang dibutuhkan oleh orang lain agar
mereka dapat mengerjakan pekerjaan, dan orang lain mempunyai informasi yang sangat
penting bagi Anda. Ketika kita berbicara atau menulis kepada orang-orang yang berada di
dalam organisasi, kita akan lebih mudah menganalisis secara individual, karena kita sudah
mengenal mereka lebih dekat.

Sebaliknya ketika kita berkomunikasi dalam situasi organisasi yang lain, kita akan
menganalisis audiens sebagai anggota dari sebuah kelompok. Informasi yang kita butuhkan
bisa sangat membantu, dan itu meliputi: seberapa banyak audiens mengetahui topik Anda,

COMM6263 – Business Communication-R1

faktor-faktor demografi seperti usia, pendapatan, jumlah anak, pendidikan, hobi dan lain-lain,
kepribadian, nilai-nilai dan kepercayaan, serta perilaku masa lalu. Setelah siap dengan pesan
yang Anda buat, Anda harus segera menyampaikan pesantersebut kepada audiens, dan untuk
itu Anda membutuhkan saluran yang cocok. Banyak pilihan saluran yang tersedia yang dapat
Anda pilih dan gunakan untuk mengirimkan pesan Anda agar tepat sasaran apakah
menggunakan sarana tatap muka, rapat-rapat, saluran telepon, surat atau memo, surat
elektronik, dan konferensi video.

COMM6263 – Business Communication-R1

 DAFTAR PUSTAKA

1. Locker, Kitty O, & Kaczmarek, Stephen, K. (2014). Module 1-2. Business

Communication: Building Critical Skills 6th Edition. MCGH. New York. ISBN: 978-
9-81-473867-5

COMM6263 – Business Communication-R1