DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2014163-2014164, Ext. 2219-2222
Fax. (022) 2005320, E-mail : Dit_TIK@upi.edu

Nomor : DIT-TIK/FM-8.2.2/02

CHECKLIST PERTANYAAN AUDIT MUTU INTERNAL

Nomor Audit :
Tanggal Audit : 13 Oktober 2014
Auditee : 1. Top Manajer (Direktur)
2. MR & PPD
No List Pertanyaan Auditee Unit Kerja Terkait Y/T
1. Apakah sudah menetapkan kebijakan mutu Direktorat TIK ?
2. Adakah target mutu yang telah ditetapkan? Seperti apa ?
Sudahkah dilakukan tinjauan manajemen terkait kebijakan
3.
mutu dan target yang hendak dicapai Direktorat TIK?
Apakah di Direktorat TIK ketersediaan sumber daya, baik
4. SDM maupun yang lainnya terpenuhi dan kompeten
dibidangnya ?
Apakah kebijakan mutu telah sesuai dengan tujuan
5. oraganisasi, baik ditingkat unit/lembaga/Direktorat maupun
di tingkat universitas ? Direktur
Sebagai Pimpinan dituntut komitmennya dalam penerapan
ISO 9001:2008, Apa Upaya yang dilakukan sebagai bentuk
6.
komitmen untuk menyukseskan Penerapan ISO ini berjalan
dengan baik ?
Pada kebijakan mutu ,DIT.TIK bertekad meningkatkan mutu
layanan sekaligus meningkatkan SDM. Tugas bapak sebagai
7.
pengarah,pengendali,dan pengawas apa yang sudah bapak
lakukan dan bagaimana penerapannya?
Kebijakan apa yang dibuat untuk kelancaran tugas pada
8. masing masing personil (Ka. Divisi dan Staf) dalam
penerapan ISO 9001:2008 ?
Upaya apa yang dilakukan oleh Direktorat TIK untuk
9.
meningkatkan pelayanan terhadap konsumen/Pengguna ?
Apakah kebijakan mutu telah dikomunikasikan dan
10.
dipahami seluruh staf dan karyawan Direktorat TIK?
Apakah Kebijakan mutu ditinjau kesesuaiannya secara terus
11.
menerus? Adakah bukti untuk itu ?
Seberapa seringkah melakukan sosialisasi terhadap
12.
penerapan ISO 9001:2008 di Direktorat TIK UPI ini ? MR
Terkait dengan Prosedur survey kepuasan
pelanggan/pengguna, seperti apakah gambaran kepuasan
13.
pelanggan/pengguna terhadap layanan di Direktorat TIK
ini ?
Upaya apa yang dilakukan agar Staf di Direktorat TIK dapat
14. melaksanakan tugas tugas sesuai dengan Tupoksi nya dan
sesuai juga dengan prosedur ISO yang telah dibuat ?
 DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2014163-2014164, Ext. 2219-2222
Fax. (022) 2005320, E-mail : Dit_TIK@upi.edu

Nomor : DIT-TIK/FM-8.2.2/02
No List Pertanyaan Auditee Unit Kerja Terkait Y/T
Bagaimana mengukur kesiapan Staf dan karyawan dalam
15.
menjalankan ISO 9001:2008 ini ?
Terkait dengan tindakan perbaikan dan pencegahan, adakah
16. laporan bulanan terkait dengan status PTPP, Surat keluhan
pelanggan 6 bulan terakhir?
Adakah proses pengolahan data hasil pemantauan/
17. pengukuran untuk mendeteksi adanya penyimpangan atau
ketidaksesuaian dalam proses kinerja ?
Adakah catatan penyimpangan proses kerja yang terjadi di
18 MR
Direktorat TIK ?
19. Adakah laporan tentang pelaksanaan Audit Mutu Internal?
Adakah laporan hasil survey kepuasan pelanggan yang
20.
dilakukan minimal 6 bulan terakhir?
Terkait dengan prosedur penelusuran, adakah daftar
21. tentang sarana dan prasarana serta daftar data pengguna
(civitas UPI) produk Direktorat TIK
(SOP Evaluasi Kinerja) Adakah laporan/rekaman tentang
22.
kinerja individu yang bekerja di Direktorat TIK ?
Terkait dengan pengendalian dokumen, adakah daftar atau
rekaman 6 bulan terakhir tentang pengendalian dokumen?
23. PPD
Apakah itu perubahan dokumen, pendistribusian dokumen
atau daftar distribusi dokumen

Bandung, 13 Oktober 2014

Lead Auditor

(Maryoto)
 DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2014163-2014164, Ext. 2219-2222
Fax. (022) 2005320, E-mail : Dit_TIK@upi.edu

Nomor : DIT-TIK/FM-8.2.2/02

CHECKLIST PERTANYAAN AUDIT MUTU INTERNAL

Nomor Audit :
Tanggal Audit : 14 Oktober 2014
Auditee : 1. Kepala Divisi Layanan TIK
2. Bagian Pelatihan
3. Bagian Web, Email dan Blog
4. Bagian Multimedia
5. Bagian Akses Internet & Perawatan Komputer
6. Bagian Pembelajaran Elektronik & Teleconference
No List Pertanyaan Auditee Unit Kerja Terkait Y/T
1. Apa sajakah yang menjadi kewenangan, tugas dan
tanggungjawab Divisi Layanan TIK yang di pimpin ini ?
2. Bagaimana Rencana Mutu dari divisi yang ada pimpin ?
Kadiv
3. Terkait dengan inti dari layanan TIK adalah Penggunaan
Internet, bagaimana agar konsumen atau pengguna
puas dalam menggunakan layanan internet ?
4. Sudahkah mensosialisasikan SMM pada staf staf di
Divisi layanan TIK ? bentuknya seperti apa ?
5. Apa saja bentuk pelatihan yang diselenggarakan?
untuk internal atau eksternal ?
Pelatihan
6. Adakah kendala/hambatan dalam penyelenggaraan
pelatihan ?
7. Apakah pemeliharaan hardware dan software
dilakukan secara berkala ? adakah dokumennya ?
8. Apakah ada perbaikan terhitung dari prosedur ini
dijalankan ? Adakah dokumennya ? Akses Internet &
9. Bagaimana bentuk perawatan hardware dan software Perawatan
yang dilakukan ? Komputer
10 Apakah ada penambahan hardware dan software
selama ini ? dengan penambahan tersebut apakah
meningkatkan kulitas layanan internet
11. Adakah dokumentasi dari kegiatan pembuatan Web, Blog &
multimedia interaktif (Spt Berita Acara, Form Email
permohonan dll) ?
12. Bagaimana prosedur permohonan hosting dan domain
dilakukan ? adakah dokumentasi fisik atau softcopy
nya ?
13. Apakah sudah dilakukan sosialisasi pemanfaatan Blog
untuk civitas UPI ?
 DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2014163-2014164, Ext. 2219-2222
Fax. (022) 2005320, E-mail : Dit_TIK@upi.edu

Nomor : DIT-TIK/FM-8.2.2/02
14 Bagaimanakah prosedur publikasi di web ? apakah
sudah terdokumentasi dengan baik ?

15 Siapakah yang berhak mendapatkan layanan

pembuatan multimedia ?
16. Apakah pekerjaan sudah dilakukan sesuai prosedur ? Multimedia
17 Hambatan apa saja dalam melayani pembuatan
multimedia interaktif ? dan bagaimana solusinya ?
18 Adakah Dokumentasi dalam pengelolaan pembelajaran
elektronik (LMS, file direktori dll) ?
19 Adakah Dokumentasi Penyelenggaraan Teleconference
Teleconference &
(Berita Acara, Surat Tugas Dll)
Pembelajaran
20 Bagaimana pemeliharaan perangkat ? siapakah yang
Elektronik
berwenang ?
21 Bagaimanakah prosedur penyelenggaraan
teleconference agar berjalan dengan lebih baik lagi ?
22. Adakah dokumentasi keluhan pelanggan &
penanganannya terhadap produk yang dihasilkan dari Ka.Div & Staf
divisi ini ?

Bandung, 14 Oktober 2014

Lead Auditor

(Maryoto)
 DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2014163-2014164, Ext. 2219-2222
Fax. (022) 2005320, E-mail : Dit_TIK@upi.edu

Nomor : DIT-TIK/FM-8.2.2/02

CHECKLIST PERTANYAAN AUDIT MUTU INTERNAL

Nomor Audit :

Tanggal Audit : 13 Oktober 2014

Auditee : 1. Kepala Divisi Rekayasa TIK

2. Staf Divisi Rekayasa TIK

No List Pertanyaan Auditee Unit Kerja Terkait Y/T

1. Seberapa sering sosialisasi penerapan ISO 9001:2008
dilakukan di Divisi ini
2. Apa sajakah yang menjadi kewenangan, tugas dan
tanggungjawab Divisi Rekayasa TIK yang di pimpin ini
?
3. Ada batasan waktu penyelesaian (target) dalam
sebuah pekerjaan pemasangan jaringan baru ?
4. Bagaimana cara mengatasi gangguan koneksi
internet pada unit lain ? bagaimana prosedur Kepala Divisi & Staf
penanganannya ? adakah Dokumentasi (BAP)
penanganan gangguan tersebut
5. Apakah ketersediaan server memenuhi kebutuhan
universitas ? Berapa jumlah server yang tersedia ?
6. Bagaimana pemeliharaan server dilakukan ? adakah
jadwal & dokumentasi pemeliharaan server/jaringan
secara berkala ?
7. Adakah dokumentasi keluhan pelanggan &
penanganannya terhadap produk yang dihasilkan
dari divisi ini ?
8. Dalam Quality Target Planning Div. Rekayasa TIK,
Bandwidht per pengguna sebesar 16 Kbps, adakah
peningkatatannya selama 1 tahun terakhir ?
9. Adakah dokumentasi pemasangan jaringan baru 1
tahun terakhir ?
10. Adakah Dokumentasi Jumlah peningkatan pengguna
Akses internet di UPI ?

Bandung, 13 Oktober 2014

Lead Auditor

(Maryoto)
 DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2014163-2014164, Ext. 2219-2222
Fax. (022) 2005320, E-mail : Dit_TIK@upi.edu

Nomor : DIT-TIK/FM-8.2.2/02

CHECKLIST PERTANYAAN AUDIT MUTU INTERNAL

Nomor Audit :

Tanggal Audit : 13 Oktober 2014

Auditee : 1. Kepala Divisi Sistem Informasi

2. Staf Divisi Sistem Informasi

No List Pertanyaan Auditee Unit Kerja Terkait Y/T

1 Bagaimana mengukur rencana mutu yang anda buat ?
2 Untuk kelengkapan sistem informasi yang ada apakah
sudah memenuhi atau belum ? jika diperlukan
penambahan kelengkapan system bagaimana
prosedurnya ?
3 Bagaimana perawatan sistem dan backup data
dilakukan ? apakah ada jadwal untuk hal tersebut ?
4 Berapa lama waktu pengerjaan sebuah sistem aplikasi ?
5 Adakah Dokumentasi yang dibuat setiap pembuatan
suatu sistem aplikasi (Spt : SKPL/SRS dsb) Kepala Divisi dan Staf
6 Apa sajakah yang menjadi kewenangan, tugas dan
tanggungjawab Divisi Sistem Informasi yang di pimpin
ini ?
7 Aplikasi apa saja yang sudah dibangun ? dan
diperuntukkkan untuk siapa ? (Daftar Aplikasi yang telah
dibangun/ada)
8. Adakah dokumentasi keluhan pelanggan &
penanganannya terhadap produk yang dihasilkan dari
divisi ini ?

Bandung, 13 Oktober 2014

Lead Auditor

(Maryoto)
 DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2014163-2014164, Ext. 2219-2222
Fax. (022) 2005320, E-mail : Dit_TIK@upi.edu

Nomor : DIT-TIK/FM-8.2.2/02

CHECKLIST PERTANYAAN AUDIT MUTU INTERNAL

Nomor Audit :
Tanggal Audit : 13 Oktober 2014
Auditee : 1. Kasie Kerumahtanggaan
2. Staf Seksi Kerumahtanggaan
No List Pertanyaan Auditee Unit Kerja Terkait Y/T
1. Sudahkah dilakukan sosialisasi SMM/standar ISO khusus
kepada personil di bagian Sie Kerumahtanggaan ?
Ka.Sie
2. Apa sajakah yang menjadi kewenangan, tugas dan
tanggungjawab di Seksi Kerumahtanggaan ini?
3. Bagaimana pengarsipan dokumen atau surat keluar dan
masuk ?
Kesekretariatan
6. Apakah template yang digunakan sudah sesuai dengan
standar yang dikeluarkan oleh Kemendikbud ?
7. Apakah Pelatihan dalam upaya peningkatan Kapasitas SDM
Direktorat TIK sudah dilakukan?
Kepegawaian
8. Apakah ada analisa kebutuhan pelatihan untuk SDM ?
9. Apakah data pegawai sudah lengkap ?
10. Apakah sudah dibuat jadwal pemeliharaan aset ? sudah ada
realisasi dari jadwal pemeliharaan asset/dokumentasinya ?
Aset dan Fasilitas
11. Apakah sudah dilakukan inventarisasi aset ? sudah ada
labeling untuk aset ?
12. Apakah Prosedur kebersihan di Direktorat TIK berjalan dengan
lancar ? bagaimana pengaturan tugas tugasnya ?
13. Kenapa SOP yang dibuat tidak sesuai dengan realita yang Kebersihan
ditemukan sehubungan dengan adanya personil Outsourcing ?
terutama dalam hal pembagian tugas tugas kebersihan
14. Apakah anda sudah memahami tentang ISO ?
15. Bagaimana agar peraturan yang berkaitan dengan keamanan
di Dit TIK bisa dilaksanakan ?
16. Bagaimana penanganan kasus pelanggaran atau kehilangan ?
Keamanan
apakah ada berita acara untuk setiap kasus ?
17. Bagaimana pengoperasian CCTV yang ada di Dit-TIK ?
bagaimana jika terjadi kasus yang tidak diinginkan ?
18. Apakah perlengkapan tugas sudah memadai ?
19. Bagaimana proses pengadaan barang ? Pengadaan
20. Apakah ada daftar keluhan pelanggan 6 bulan terakhir
terhadap Direktorat TIK terkait kewenangan sie Semua staff
Kerumahtanggaan ? apakah sudah ditangani ?
Bandung, 13 Oktober 2014
Lead Auditor

(Maryoto)