Pengertian, Proses Administrasi Sarana dan Prasarana
Nur Saidah
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : saidahnur395@gmail.com
In the world of education, there are several
components of education that are very instrumental
in supporting learning activities both directly and
indirectly. One of the most important components is
educational facilities and infrastructure.
Administration of educational facilities and
infrastructure is a very supportive thing for
achieving the goals of education. The teaching and
learning process will be more successful if
educational facilities and infrastucture are adequate.
Education infrastructure and facilities must always
be complete. The government must always strive to
continuously aquip aducational facilities and
infrastructure for all levels and levels of education.
this article aims to determine the administration of
educational facilities and infrastructure in Indonesia
along with the obstacles faced and the efforts taken
to overcome these obstacles. Administration of
educational facilities and infrastructure are all
components that directly or indirectly support the
course of the educational process to achieve goals in
education itself. So that all activities related to office
supplies both administrative and technical
operations can be carried out properly and
efficiently, the implementation or management of
office facilities and infrastructure must be carried
out properly.
Keywords : understanding, process, facilities and
infrastructure
I. PENDAHULUAN
Administrasi sarana dan pra sarana pendidikan
merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan
dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh
serta pembinaan yang berkelanjutan terhadap benda-
benda dan bahan pendidikan.
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup
dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap
organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan
kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan
akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat
berlangsungnya  kegiatan yang berkaitan dengan
ketatausahaan atau administrasi yang sangat
memerlukan sarana dan prasarana kantor.
Administrasi sarana dan prasarana pendidikan
merupakan hal yang sangat penting untuk menunjang
suatu tujuan dari pendidikan itu sendiri, sebagai calon
seorang pendidik atau seorang guru kita harus tau dan
memahami administrasi sara dan prasarana, untuk
meningkatkan daya kerja yang efektif dan efisien serta
mampu menghargai etika kerja sesama personal
pendidikan, dan terciptalah keserasian dan kenyamanan.
Administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan
merupakan seluruh proses yang direncanakan dan
diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh
serta pembinaan secara kontinu terhadap bendabenda
pendidikan, agar senantiasa siap pakai (ready for use)
dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan efisien
guna membantu tercapainya tujuan pendidikan yang
telah ditetapkan. Fasilitas atau benda-benda pendidikan
dapat ditinjau dari fungsi, jenis dan sifatnya.
(Departemen Pendidikan, 2007).
Tujuan dari pembuatan artikel ini adalah untuk
mengetahui konsep administrasi sarana dan prasarana,
proses administrasi sarana dan prasarana dan bagaimana
peran guru dalam administrasi sarana dan prasarana
II. METODE PENELITIAN
Di dalam artikel ini, penelitian yang dilakukan
menggunakan metode studi literatur dengan cara
mengumpulkan literatur (bahan-bahan materi) yang
bersumber dari berbagai macam jurnal dan buku yang
ditulis oleh orang-orang paham dan membahas tentang
administrasi sarana dan prasarana. Setelah bahan-bahan
literatur yang bersumber dari jurnal dan buku tersebut
dikumpulkan dan kemudian disusunlah artikel ini
dengan menggabungkan semua literatur didapatkan
yang sesuai dengan administrasi pendidikan terutama
administrasi sarana dan prasarana yang sangat berkaitan
tujuan pembuatan artikel ini.
III. KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Sarana dan Prasana
Kata administrasi berasal dari bahasa latin “ad” dan
“ministro”, yang mempunyai arti “kepada” dan
”melayani”. Administrasi dapat diartikan pelayanan atau
pengabdian kepada subyek tertentu. Secara istilah
administrasi yaitu upaya mencapai tujuan sacara efektif
dan efisien dengan memanfaatkan orang-orang dalam
suatu pola kerjasama.
 Sarana adalah alat yang digunakan secara langsung
untuk mencapai tujuan misalnya ruang kelas, buku,
papan tulis, dan lainnya. Sedangkan prasarana adalah
“alat tidak langsung yang digunakan untuk mecapai
tujuan dalam pendidikan misalnya lokai/tempat,
bangunan sekolah, lapangan olahraga, dan lain
sebagainya (Januartiny, 2015)
Salah satu aspek yang mendapat perhatian utama
dari setiap administrator pendidikan adalah mengenai
sarana dan prasarana pendidikan. Secara etimologis
(bahasa) sarana berarti alat langsung untuk mencapai
tujuan pendidikan. Sarana pendidikan umumnya
mencakup semua peralatan dan perlengkapan yang
secara langsung dipergunakan dan menunjang dalam
proses pendidikan harus sesuai dengan proses
pembelajarannya seperti gedung, ruang belajar atau
kelas, alat-alat atau media pendidikan, meja,
kursi,laboratorium dan sebagainya (Januartiny, 2015).
Secara umum sarana dan prasarana adalah alat
penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang
dilakukan di dalam pelayanan publik, karena apabila
kedua hal ini tidak tersedia makka semua kegiatan yang
dilakukan tidak akan dapat mencapai hasil yang
diharapkan sesuai dengan rencana.
Dapat disimpulkan bahwa administrasi sarana dan
prasarana adalah sesuatu hal yang dirangcang dan diatur
dengan sebaik-baiknnya yang berupa barang atau
gedunng dengan memiliki tujuan tertentu dalam
mewujud pendidikan yang baik.
B. Proses Administrasi Sarana dan Prasarana
Secara kronologis-operasional kegiatan administrasi
sarana dan prasarana pendidikan meliputi :
1. Perencanaan barang
Suatu kegiatan administrasi yang baik harus
diawali dengan suatu perencanaan yang matang dan
baik dilaksanakan demi menghindari kesalahan dan
kegagalan yang tidak diinginkan. Perencanaan yang
baik berdasarkan kebutuhan dan disesuaikan dengan
tersedianya dana dan tingkat kepentingannya
(Syahril, 2014).
Dalam penyusunan perencanaan dapat ditempuh
beberapa cara, diantaranya:
a. Analisis kebutuhan.
Kegiatan untuk mendapatkan informasi
mengenai jenis, jumlah, kualitas, saran dan
prasarana pendidikan yang dibutuhkan oleh
sekolah, dengan mempertimbangkan:
perkembangan kebutuhan sekolah, penggantian
barang-barang yang rusak, hilang, atau
dihapuskan serta keperluan persediaan barang
(Sutjipto 1993).
b. Mengumpulkan data dan informasi mengenai
sarana dan prasarana yang ada c. Penyusunan
3. Inventaris sarana dan prasarana pendidikan
rencana kebutuhan sarana dan prasarana
pendidikan.
2. Pengadaan barang
Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk
menyediakan semua keperluan barang, benda dan
jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Dengan kata
lain merupakan upaya merealisasikan rencana
kebutuhan pengadaan perlengkapan yang telah
disusun sebelumnya, antara lain: Pengadaan tanah
dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima
hibah, menerima hak pakai, dan menukar.Pengadaan
merupakan segala kegiatan untuk menyediakan
semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan
pelaksanaan tugas. Pengadaan sarana dan prasarana
pendidikan dilakukan seebagai berikut:
a. Pengadaan tanah, dilaksanakan dengan cara
membeli, menerima hibah, menerima hak pakai
atau menukar.
b. Pengadaan bangunan, dilaksanakan dengn
mendirikan bangunan baru, membeli, menyewa,
menerima hibah atau menukar.
c. Pengadaan perabot, dilakukan dengan membeli,
membuat sendiri atau menerima bantuan dari
donator seperti BP3.
d. Pengadaan kendaraan, pengadaan kendaraan
untuk sekolah telah dilakukan oleh pemerintah
pusat.
e. Pengadaan sarana pendidikan (alat pelajaran, alat
peraga, media pembelajaran), alat kantor (mesin
ketik, mesin hitung dan sebagainya) dan alat tulis
kantor (kertas, tinta, map dan sebagainya)
diadakan sesuai ketentuan yang berlaku, yaitu
dengan jumlah besar tertentu melalui
lelang/tender melalui rekanan. Pengadaan buku-
buku atau bendabenda grafis lainnya dapat
diadakan dengan membuat sendiri, menerima
bantuan, hadiah, hibah.
Pengadaan sarana pendidikan ada beberapa
kemungkinan yang bisa ditempuh :
a. Pembelian dengan biaya pemerintah
b. Pembelian dengan biaya SPP
c. Bantuan dari BP3 dan, 4) Bantuan dari
masyarakat lainnya. (Syahril, 2014)
Pengadaan bangunan bisa dilakukan dengan
membangun bangunan baru, membeli bangunan,
menyewa bangunan ataupun menerima hibah
bangunan. Pengadaan perabot, Pengadaan sarana
pendidikan, alat-alat kantor dan alat tulis kantor
(ATK) bisa dilakukan dengan cara membeli,
menerbitkan sendiri, dan menerima bantuan/ hadiah/
hibah.
Pengadaan kendaraan atau alat transportasi bisa
dilakukan dengan membeli, menerima bantuan dan
lain-lain. Pengadaan peralatan harus memperhatikan
aspek kualitas, kuantitas, hukum, dan prosedur yang
berlaku dalam pengadaan sarana dan prasarana
tersebut.
Merupakan kegiatan mancatat dan menyusun
daftar sarana dan prasarana yang ada secara teratur
menurut ketentuan yang berlaku kedalam suatu
daftar inventaris barang yang berfungsi sebagai data
yang diperlukan dalam perencanaan, pengadaan,
 penyaluran, pemeliharaan, penghapusan,
pengendalian serta pengawasan sarana dan
prasarana. Salah satu aktivitas dalam pengelolaan
perlengkapan pendidikan di sekolah adalah mencatat
semua perlengapan yang dimiliki oleh sekolah.
Lazimnya, kegiatan pencatatan semua perlengkapan
itu disebut dengan istilah inventarisasi perlengkapan
pendidikan. Kegiatan tersebut merupakan suatu
proses yang berkelanjutan.
Tujuan Inventarisasi yaitu
a. Tercipta ketertiban administrasi barang
b. Penghematan keuangan
c. Mempermudah pemeliharaan dan pengawasan
barang
d. Menyediakan data informasi untuk perencanaan
Manfaat inventarisasi
a. mencatat dan menghimpun data aset yang
dikuasahi unit organisasi/departemen.
b. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan
pertanggung jawaban atas penguasaan dan
pengelolaan aset organisasi/negara.
c. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan
untuk pengawasan aset organisasi atau negara.
d. Menyediakan informasi mengenai aset organisasi
/negara yang dikuasai departemen sebagai bahan
untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan
pengelolaan perlengkapan departemen.
e. Menyediakan informasi tentang aset yang
dikuasai departemen untuk menunjang
perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.
4. Penyaluran barang
Penyaluran merupakan kegiatan yang
menyangkut pemindahan barang dan tanggung
jawab dari instansi/pemegang yang satu kepada
instansi/pemegang yang lain. Kegiatan penyaluran
barang meliputi tiga bagian yaitu :
a. Penyusunan alokasi
Untuk menghindari pemborosan dalam
pembagian/pendistribusian barang sehingga
merata dan seimbang dengan kebutuhan
pemakainya masing-masing, maka perlu disusun
alokasi kuantitas dan frekuensi
pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh
dapat menunjang kegiatan instruksional.
b. Pengiriman barang
Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur
barang perlu memperhatikan beberapa hal
sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan,
pemuatan, pengangkutan dan pembongkarang.
c. Penyerahan barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak
dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan
barang, surat pengantar, faktur, tanda terima
peyerahan barang, biaya pengiriman dan
sebagainya.
5. Pemanfaatan dan Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus
untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara
lain :
a. Agar barang tidak mudah rusak karena hama
atau suhu/cuaca.
b. Agar barang tidak mudah hilang.
c. Agar barang tidak kadaluarsa.
d. Agar barang tidak mudah susut.
e. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan
bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat
dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
1. Pemeliharaan berdasarkan waktu
a. Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana yang
dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan
oleh petugas atau karyawan yang
menggunakan barang dan bertanggung jawab
atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan
ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil.
Pemeliharaan barang-barang tersebut harus
dilakukan setiap hari agar kebersihannya
tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang
lebih besar.
b. Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut
jangka waktu tertentu, misalnya seminggu
sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau
dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat
dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan
prasarana dan biasanya dilakukan oleh
petugas yang khusus menangani
pemeliharaan barang.
2. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
a. Pemeliharaan barang bergerak
Pemeliharaan barang bergerak dapat
dilakukan setiap hari maupun secara berkala.
Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor,
dan alat elektronik.
b. Pemeliharaan barang tidak bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak juga
dapat dilakukan setiap hari atau secara
berkala untuk mengetahui sampai sejauh
mana kualitas barang tersebut masih dapat
digunakan. Contoh: membersihkan debu-
debu yang menempel pada alat,sebaiknya
dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu
terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah
kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat
dilakukan secara berkala.
6. Penghapusan
Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan
yang bertujuan untuk mengeluarkan/ menghilangkan
barang-barang milik Negara dari daftar inventaris
 negara berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
Apabila biaya rehabilitasi barang terlalu besar se
dangkandaya pakainya terlalu singkat maka barang
tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan
dikeluarkandari daftar inventaris.Sebagai salah satu
fungsi dari pengelolaan perlengkapan, penghapusan
mempunyai arti :
a. Mencegah atau sekurang-kurangnya
membatasi kerugian yang jauh lebih besar yang
disebabkan oleh:
1. Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya
perawatan dan perbaikan / pemeliharaan
terhadap barang yang semakin buruk
kondisinya.
2. Pemborosan biaya untuk pengamanan
barang-barang kelebihan atau barang lain
yang karena beberapa sebab, tidak dapat
dipergunakan lagi. 
b. Meringankan beban kerja inventarisasi karena
banyaknya barang-barang yang tinggal
menyusut.
7. Pengawasan
Seluruh kegiatan administrasi sarana dan
prasarana pendidikan tidak bisa berjalan sendiri
tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap
kegitan masing-masing akan dimonitoring setiap
saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan
kerja samanya satu sama lain.
Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan
yang kaku dan akan membatasi ruang gerak masing-
masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan
koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi
pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan
waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.
C. Peran Guru dalam Administrasi Sarana dan
Prasarana
Peranan guru dalam administrasi sarana dan
prasarana pendidikan adalah dimulai dengan
perencanaan, pemanfaatan, pemeliharaan, serta
pengawasan, penggunaan prasarana dan sarana.
(Eliyanto, 2013)
Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana
dan prasarana sekolah tertuang di dalam UU No. 20
tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) yaitu
”setiap satuan pendidikan formal dan nonformal
menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi
keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan
perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual,
sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik.”
(Mohammad Syaifuddin, 2007 : 2.36).
Adapun peran guru dalam administrasi sarana
prasarana sekolah:
1. Terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu
pengajaran.
2. Terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat
bantu pengajaran yang digunakan guru.
3. Pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh
siswa.
Ataupun peranan guru dalam administrasi sarana
dan Prasarana antaara lain yaitu sebagai seorang
personal administrasi pendidikan berusaha untuk
menjaga sarana danprasarana dalam proses
pembelajaran, dan juga harus menanamkan kepada
siswa kedisiplinan dalam memakai suatu barang
disekolah serta memberikan pengawasan kepada siswa
yang memakai alat-alat disekolah.
IV. KESIMPULAN
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalam mencapai maksud atau
tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang
merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu
proses (usaha, pembangunan, proyek). 
Dengan demikian dapat di tarik suatu kesimpulan
bahwa Administrasi sarana dan prasarana pendidikan
adalah semua komponen yang sacara langsung maupun
tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan
untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.
Aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan
prasarana pendidikan meliputi; perencanaan, pengadaan,
inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan
pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan sarana
dan prasarana pendidikan.
Adapun peran guru dalam administrasi sarana
prasarana sekolah yaitu seperti terlibat dalam
perencanan pengadaan alat bantu pengajaran, terlibat
dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu
pengajaran yang digunakan guru, pengawasan dalam
penggunaan alat praktek oleh siswa.
KEPUSTAKAAN
Departemen Pendidikan. 2007. Manajamen sarana dan
prasarana pendidikan persekolahan berbasis
sekolah.
Eliyanto, U. B. W. 2013. Jurnal Akuntabilitas
Manajemen Pendidikan. Pengaruh Jenjang
Pendidikan, Pelatihan, dan Pengalaman
Mengajar terhadap Profesionalisme Guru SMA
Muhammadiyah Di Kabupaten Kebumen. 1.
Nomor 1. 34–47.
Januartiny. 2015. Administrasi dan Prasarana.
Administrasi Sarana dan Prasarana.
Syahril. (2014). Profesi Kependidikan. Profesi
Kependidikan. UNP PRESS
Syaifuddin, Mohammad, dkk. 2007. Manajemen
Berbasis Sekolah. Departemen Pendidikan
Nasional. Jakarta.
Sutjipto, Basori Mukti. 1992/1993. Administrasi
Pendidikan. Jakarta : Depdikbud.