BAB II SEKRETARIS JENDERAL

I. PENDAHULUAN

Bismillahirrahmanirrahim

Puji dan syukur kita panjatkan atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan
rahmat-Nya sehingga kita dapat mempertanggungjawabkan amanah yang telah
diberikan. Semoga Allah Yang Maha mulia senantiasa melimpahkan rahmat-Nya
kepada kita, sehingga kita bukan hanya menjadi hamba yang mulia tetapi juga
diridhoi-Nya. Shalawat dan salam tercurahkan kepada Rasulullah tercinta,
Muhammad SAW sebagai teladan terbaik sepanjang zaman.

Dalam menjalankan roda organisasi, proses komunikasi yang efektif dibutuhkan

dalam menciptakan manajemen yang baik. Maka dari itu, dalam menjalankan
setengah kepengurusan HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung periode 2019-2020,
Sekretaris Jenderal yang merupakan wakil dari Ketua Umum dituntut mampu
mengkoordinasikan seluruh informasi kepada setiap departemen agar terjaga
hubungan yang harmonis serta seluruh kegiatan HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung dapat terlaksana dengan baik.

Laporan pertanggungjawaban ini diharapkan dapat bermanfaat untuk

kepengurusan selanjutnya dan dapat menjadi acuan untuk menjalankan
kepengurusan yang lebih baik. Semoga kekurangan kepengurusan Kabinet
Titanium pada kepengurusan semester ganjil ini dapat dijadikan bahan evaluasi
untuk kepengurusan semester genap demi kemajuan HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung yang lebih baik.

II. GAMBARAN UMUM SEKRETARIS JENDERAL

Organisasi HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung adalah organisasi yang

menghimpun mahasiswa kimia tekstil. HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung
mempunyai tujuan untuk memfasilitasi aspirasi mahasiswa kimia tekstil. Untuk
mencapai tujuan tersebut, HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung memerlukan suatu
sistem manajemen yang terarah, sehingga mampu menjalankan roda organisasi
secara efektif dan efisien untuk mencapai visi dan misinya. Sekretaris Jenderal
bertanggung jawab dalam manajemen internal HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung, mengkoordinasikan kinerja kabinet, dan membantu Ketua Umum BP
58
HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung dalam internal organisasi serta menyediakan
seluruh kebutuhan manajemen internal yang dibantu oleh satu orang Staf Ahli.

Adapun tugas dan fungsi Sekretaris Jenderal adalah sebagai berikut :

1. Membantu Ketua Umum dalam manajemen internal HIMAKIT-Politeknik
STTT Bandung.
2. Menyediakan seluruh keperluan dalam manajemen internal HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung.
3. Membentuk Staf Ahli untuk membantu Sekretaris Jenderal dalam hal
administrasi dan inventarisasi.

Adapun aktivitas Sekretaris Jenderal yang dilakukan untuk mengatur dan

menyinergikan program kerja maupun aktivitas setiap departemen yang ada di
HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung sesuai dengan Garis-Garis Besar
Mekanisme Organisasi (GBMO) yaitu dengan melalui rapat, diantaranya :

1. Rapat Koordinasi Kabinet, yaitu rapat yang dihadiri oleh Badan Pengurus Inti
HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung, sekurang-kurangnya dilaksanakan dua
kali dalam sebulan yang biasanya dilaksanakan pada hari Senin. Rapat
Koordinasi Kabinet ini mengkaji dan mengevaluasi keputusan-keputusan
yang diambil untuk kemudian mempertimbangkan keputusan selanjutnya
serta mendengar laporan dari seluruh fungsionaris kepengurusan BP
HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung tentang program kerja dan aktivitas yang
telah dan akan dilaksanakan.
2. Rapat Departemen, yaitu rapat yang dihadiri oleh seluruh fungsionaris
departemen yang diatur dan ditetapkan oleh departemen masing-masing.
Rapat Departemen ini biasanya dilaksanakan pada hari Selasa. Pada rapat
ini Sekretaris Jenderal dapat turut hadir sekurang-kurangnya satu kali
selama periode kepengurusan.
3. Rapat Kerja BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung dihadiri oleh
fungsionaris BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung, sekurang-kurangnya
dilakukan satu kali dalam satu semester kepengurusan. Rapat Kerja ini
menyusun dan menetapkan jadwal kerja BP HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung serta menyusun anggaran penerimaan dan belanja BP HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung dalam satu semester.
4. Rapat Koordinasi yang dilakukan antara BP HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung dan DEMAKIT-Politeknik STTT Bandung sebagai controling dan
59
 evaluasi, dilaksanakan atas inisiatif BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung
dan DEMAKIT-Politeknik STTT Bandung.
5. Dalam internal HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung, Sekretaris Jenderal
berkoordinasi dengan Ketua Umum dalam rangka menganalisa dan
mengevaluasi kinerja setiap departemen, bertanggung jawab dalam
mengontrol dan mengelola manajemen internal HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung melalui control and consult untuk Top Management dan kepala
departemen, serta berkoordinasi dengan Staf Ahli dalam penyediaan seluruh
keperluan dalam manajemen internal HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung.

Adapun kebijakan yang dikeluarkan oleh Sekretaris Jenderal adalah sebagai

berikut:

1. Membuat dan mengeluarkan surat sesuai keperluan Ketua Umum BP

HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung sebagai kepentingan HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung.
2. Membuat sistem rapat yang kondusif dengan membagi level rapat, yaitu
Rapat Kordinasi Kabinet dan Rapat Departemen.
3. Menjalankan Rapat Koordinasi kabinet sekurang-kurangnya dilaksanakan
dua kali dalam sebulan.
4. Menghadiri Rapat Departemen minimal satu kali selama satu tahun periode
kepengurusan.
5. Menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk mempermudah
penyelenggaraan kegiatan organisasi.
6. Surat yang keluar dari setiap departemen telah melalui verifikasi Sekretaris
Jenderal.

III. VISI DAN MISI SEKRETARIS JENDERAL

A. VISI

Terpenuhinya kebutuhan berbagai kegiatan manajerial HIMAKIT-Politeknik STTT

Bandung yang terstruktur.

60
B. MISI

1. Membentuk sebuah tim yang efektif dan efisien dalam memfasilitasi,

mengelola, maupun memelihara administrasi dan inventaris.
2. Menjunjung tinggi kekeluargaan dalam berkoordinasi dengan semua
departemen untuk kelancaran pelaksanaan manajemen HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung.
3. Mendukung dan meningkatkan kinerja kepengurusan dalam kegiatan-
kegiatan HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung.

IV. STRUKTUR SEKRETARIS JENDERAL

Tabel 2.1 Data keanggotaan Sekretaris Jenderal

No. NTA Nama Angkatan Jabatan
1 18.634.17 Siska Dwiyanti 2017 Staf Ahli

61
V. DATA KEAKTIFAN SEKRETARIS JENDERAL

Tabel 2.2 Data keaktifan Sekretaris Jenderal

Kriteria Penilaian
Objektif (50%)
No. Nama Angkatan Subjektif Persentase Keterangan
Kehadiran
Kehadiran Kehadiran Rata-rata
Rapat (50%)
Rapat Acara objektif
Acara
1 Siska Dwiyanti 2017 50 40 35 41,6 46,6 88,2 Aktif
Keterangan Tabel :  Grade Keaktifan :
 Jumlah Rapat 6 kali pertemuan. - Aktif = (76%-100%)
 Jumlah acara yaitu 20 kegiatan. - Cukup Aktif = (51% - 75%)
 Jumlah rapat acara 25 kegiatan HIMAKIT-Politeknik STTT - Kurang Aktif = (26% - 50%)
Bandung. - Tidak Aktif = (0% - 25%)
 Penilaian Subjektif:  Perhitungan persentase keaktifan
kehadiran rapat departemen
- Sangat Baik = 10 - Nilai kehadiran rapat = x 50%
jumlah rapat departemen
- Baik = 6,66 kehadiran rapat acara
- Nilai kehadiran rapat acara= jumlah rapat acara
x 50%
- Cukup Baik = 3,33
kehadiran acara
- Tidak Baik =0 - Nilai kehadiran acara= jumlah acara
x 50%

62
 - Rata-rata nilai objektif
persentase kehadiran rapat + persentase kehadiran rapat acara + persentase kehadiran acara
= 3

- Nilai subjektif = nilai sopan santun + memberi masukan + tanggung jawab

kepemimpinan + kemampuan berkomunikasi.
- Persentase keaktifan = total nilai objektif + nilai subjektif.

VI. KONDISI OBJEKTIF SEKRETARIS JENDERAL

BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung Periode 2019-2020 mempunyai tanggung

jawab untuk menjalankan program kerja dan aktivitas pada setengah
kepengurusan awal ini sesuai dengan rencana dan dapat bermanfaat bagi
Mahasiswa Kimia Tekstil. Pada setengah kepengurusan awal ini, HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung dapat melaksanakan program kerja dan juga aktivitas
dengan usaha, semangat dan kerja keras dari BP HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung. Program kerja dan aktivitas yang telah dilakukan pada kepengurusan
semester ganjil ini dapat terlaksana dan berjalan cukup baik. Hanya saja, ada
beberapa program kerja yang pelaksanaannya tidak sesuai rencana yaitu
Penyambutan Wisuda dan Pelatihan Laporan Kerja Praktik karena perubahan
jadwal akademik dan kendala lainnya. Pada pelaksanaan program kerja dan
aktivitas tersebut, kami menyadari terdapat kekurangan dan belum sempurna.
Kami sebagai BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung harus meningkatkan
kinerja pada setengah kepengurusan akhir.

Sekretaris Jenderal mempunyai enam aktivitas yaitu Cleaning SC (CSC),

Pengelolaan Administrasi, Inventarisasi dan Pengadaan Barang Baru, Sosialisasi
Prosedur Operasional Surat Menyurat, Departemen Award dan Database BP
HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung. Berdasarkan Garis Besar Mekanisme
Organisasi (GBMO), Sekretaris Jenderal dalam menjalankan tugas dan
fungsinya dalam bentuk aktivitas-aktivitas dibantu oleh Staf Ahli dan telah
melakukan rapat sebanyak enam kali. Staf Ahli dibentuk untuk membantu
Sekretaris Jenderal dalam hal administrasi dan inventarisasi sehingga
terwujudnya manajemen internal yang efektif dan efisien.

63
VII. LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN AKTIVITAS

A. AKTIVITAS

1. CSC (Cleaning SC)

I. Pendahuluan

Sekretariat merupakan tempat atau rumah bagi suatu organisasi, yaitu tempat
untuk menunjang kinerja BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung. Dalam
menjalankan aktivitas maupun program kerja pada masing-masing departemen,
di butuhkan suatu kegiatan untuk menjaga kebersihan dan kenyamanan di
Sekretariat HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung. Oleh karena itu sangat penting
dilakukan aktivitas Cleaning SC agar Sekretariat HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung bersih dan rapi serta memberikan rasa nyaman bagi pengurusnya.

II. Tujuan Kegiatan

Kegiatan CSC (Cleaning SC) bertujuan untuk menciptakan lingkungan yang

bersih dan rapi serta memberikan rasa nyaman di Sekretariat HIMAKIT-Politeknik
STTT Bandung.

III. Deskripsi Kegiatan

Kegiatan CSC (Cleaning SC) yaitu membersihkan Sekretariat HIMAKIT-

Politeknik STTT Bandung sesuai dengan jadwal piket yang telah dibentuk. Setiap
departemen yang melaksanakan piket dilakukan pengontrolan oleh penanggung
jawab kegiatan. Kegiatan yang dilakukan meliputi menyapu, mengepel,
membuang sampah serta membereskan rak dalam jangka waktu satu minggu
bagi setiap departemen.

IV. Waktu dan Tempat

A. Waktu dan Tempat Perencanaan CSC (Cleaning SC)

Waktu : September 2019–Juni 2020 (Masih berlangsung)
Tempat : Sekretariat HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung
B. Waktu dan Tempat Pelaksanaan CSC (Cleaning SC)
Waktu : September 2019–Juni 2020

64
 Tempat : Sekretariat HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung

V. Susunan Kepanitiaan

Penanggung Jawab : 1. Dimas Ario Pamungkas

Penanggung Jawab Kegiatan
(Ketua Umum BP HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung
periode 2019-2020)
2. Syifa Ainunnisa
(Sekretaris Jenderal BP
HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung periode 2019-2020)
: Siska Dwiyanti
(Staf Ahli Sekretaris Jenderal BP
HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung periode 2019-2020).

VI. Evaluasi

 Kendala
Adanya pengurus yang tidak melaksanakan piket, sehingga sekretariat
HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung tidak bersih dan rapi.
 Solusi
Mengingatkan pengurus untuk melaksanakan piket di hari selanjutnya.
 Rekomendasi
Melakukan pengawasan secara berkala dan lebih tegas lagi kepada
pengurus agar melaksanakan piket.

VII. Indikasi Keberhasilan

1. Segi Kualitas

Indikasi keberhasilan dari segi kualitas aktivitas CSC (Cleaning SC) dapat dilihat
dari kuesioner yang disebar sebanyak 50 dan yang terkumpul yaitu sebanyak 45
maka nilai persentasenya sebagai berikut :

65
 Tabel 2.3 Indikasi keberhasilan segi kualitas CSC (Cleaning SC)
Tujuan Pertanyaan Jawaban Kuesioner
Apakah dengan Ya 45 45x100=4500
diadakannya
Cleaning SC (CSC)
Menciptakan
dapat menciptakan
lingkungan yang Tidak 5 5x0=0
lingkungan yang
bersih dan rapi
bersih dan rapi ?
serta
memberikan Apakah dengan
rasa nyaman di diadakannya
Sekretariat Cleaning SC (CSC) Ya 45 45x100=4500
HIMAKIT- dapat memberikan
Politeknik STTT rasa nyaman saat
Bandung. melakukan aktivitas
di sekretariat Tidak 5 5x0=0
HIMAKIT-Politeknik
STTT Bandung
Keterangan:
Nilai maksimal (100) x∑ kuesioner Ya
Nilai minimal (0) x ∑ kuesioner Tidak

Total nilai jawaban kuesioner

Persentase Segi Kualitas = x 100%
Jumlah kuesioner x Pertanyaan x 100

9000
= x100%
(50 x 2 x 100)
9000
= x100% = 81,8%
11000

2. Segi Kuantitas

Indikasi keberhasilan segi kuantitas aktivitas CSC (Cleaning SC) dapat dihitung
dari jumlah pengurus yang piket sebanyak 44 orang dari 50 orang BP HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung maka nilai persentasenya sebagai berikut :

Jumlah BP HIMAKIT piket 44

Persentase segi kuantitas = x100% = x100% = 88%
Target BP HIMAKIT 50

3. Total Indikasi Keberhasilan

Indikasi keberhasilan aktivitas CSC (Cleaning SC) dapat dihitung yaitu dengan
menghitung rata-rata persentase segi kualitas dan segi kuantitas maka nilai
persentasenya adalah sebagai berikut :

66
 Segi Kualitas + Segi Kuantitas 81,8% + 88%
Persentase Keberhasilan = = = 84,9 %
2 2

Dengan demikian dari total persentase keberhasilan dapat disimpulkan bahwa

aktivitas CSC (Cleaning SC) Sukses dengan persentase 83,9 %.

Keterangan:

a. Sangat Sukses = 100%

b. Sukses = (76-99)%
c. Cukup Sukses = (51-75)%
d. Kurang Sukses = (26-50)%
e. Tidak Sukses = (0-25)%

VIII. Laporan Keuangan Kegiatan

Tidak menggunakan dana.

IX. Lampiran

 Jadwal piket

Gambar 2.1 Jadwal Piket Cleaning SC minggu ke-1

67
Gambar 2.2 Jadwal Piket Cleaning SC minggu ke-2

Gambar 2.3 Jadwal Piket Cleaning SC minggu ke-3

Gambar 2.4 Jadwal Piket Cleaning SC minggu ke-4

68
Gambar 2.5 Jadwal Piket Cleaning SC minggu ke-5

Gambar 2.6 Jadwal Piket Cleaning SC minggu ke-6

Gambar 2.7 Jadwal Piket Cleaning SC minggu ke-7

69
 Gambar 2.9 Jadwal Piket Cleaning SC minggu ke-8

Gambar 2.9 Jadwal Piket Cleaning SC minggu ke-9

 Kuesioner

Gambar 2.10 Kuesioner Cleaning SC

70
2. Pengelolaan Administrasi

I. Pendahuluan

Dalam organisasi diperlukan sistem manajemen yang baik agar kegiatan

organisasi dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Surat memiliki peranan
penting, karena surat berfungsi sebagai alat komunikasi. Dalam teknis
pelaksanaannya diperlukan suatu pengelolaan agar surat dapat terdata dan
terarsipkan dengan rapi. Oleh karena itu, diperlukan pengelolaan administrasi
surat menyurat dengan proses pendataan surat masuk maupun surat keluar.

II. Tujuan Kegiatan

Kegiatan Pengelolan Administrasi bertujuan agar surat dapat terdata dan

terasipkan dengan rapi.

III. Deskripsi Kegiatan

Aktivitas Pengelolaan Administrasi ini merupakan kegiatan mendata dan

mengarsipkan surat masuk dan surat keluar HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung.

IV. Waktu dan Tempat

A. Waktu dan Tempat Perencanaan Pengelolaan Administrasi

Waktu : September 2019–Juni 2020 (Masih berlangsung)
Tempat : Sekretariat HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung
B. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Pengelolaan Administrasi
Waktu : September 2019–Juni 2020
Tempat : Sekretariat HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung

V. Susunan Kepanitiaan

Penanggung Jawab : 1. Dimas Ario Pamungkas

(Ketua Umum BP HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung
periode 2019-2020)
2. Syifa Ainunnisa

71

Penanggung Jawab Kegiatan
(Sekretaris Jenderal BP HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung)
: Siska Dwiyanti
(Staf Ahli Sekretaris Jenderal BP
HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung periode 2019-2020).

VI. Evaluasi

Tidak ada kendala yang berarti.

VII. Indikasi Keberhasilan

Indikasi keberhasilan dari segi kualitas aktivitas Pengelolaan Administrasi dapat

dilihat dari banyaknya surat terdata dan terarsipkan sebanyak 263 surat yang
terdiri dari surat keluar 218 dan 11 surat masuk, maka nilai persentasenya
sebagai berikut :

Surat terarsipkan
Persentase Keberhasilan = x 100%
Surat terdata

229
Persentase Keberhasilan = x 100% = 87 %
263

Dengan demikian dari total persentase keberhasilan dapat disimpulkan bahwa

aktivitas Pengelolaan Administrasi Sukses dengan persentase 87 %.

Keterangan:

a. Sangat Sukses = 100%

b. Sukses = (76-99)%
c. Cukup Sukses = (51-75)%
d. Kurang Sukses = (26-50)%
e. Tidak Sukses = (0-25)%

72
VIII. Laporan Keuangan Kegiatan

A. Pemasukan dan Pengeluaran Dana Non-KM

Tabel 2.4 Pemasukan dana Non-KM

No. Tanggal Keterangan Kredit
Dana Non-KM HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung untuk Rp 90.000
1 07-11-19
kegiatan Pengelolaan
Administrasi
Total Pemasukan Rp 90.000

Tabel 2.5 Pengeluaran dana Non KM Aktivitas

No. Tanggal Keterangan Kredit
Buku Besar (2 x @Rp 18.000 =
1 08-11-19 Rp 36.000
Rp 36.000)
 Map plastik (1 buah x @ Rp
18.700 = Rp 18.700)
2 08-11-19 Rp 28.200
 Map Kuning Polos (1 buah x
@ Rp 9.500 = Rp 9.500)
Total Pengeluaran Rp 64.200

Sisa Dana = Debit - Kredit

= Rp 90.000 – Rp 64.200
= Rp 25.800

IX. Lampiran

 Dokumentasi

Gambar 2.11 Staf Ahli sedang merekap surat masuk dan surat keluar
73
Gambar 2.12 Contoh surat masuk kepada HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung
dari BEM KM-Politeknik STTT Bandung

74
Gambar 2.13 Contoh surat keluar HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung

75
3. Inventarisasi dan Pengadaan Barang Baru

I. Pendahuluan

Dalam menjalankan program kerja dan aktivitas diperlukan fasilitas yang

memadai untuk menunjang kinerja BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung
sehingga terlaksana dengan baik. Oleh karena itu, dilakukan kegiatan inventaris
maupun pengadaan barang baru. Kegiatan ini dilakukan oleh Sekretaris Jendral
dan Staf Ahli untuk penomoran pengadaan barang dan pengecekkan agar dapat
terpelihara dengan baik.

II. Tujuan Kegiatan

Tujuan dari aktivitas inventarisasi dan pengadaan barang baru yaitu untuk
menjaga serta memelihara sarana dan prasaranayang ada di Sekretariat
HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung serta untuk memenuhi kebutuhan sarana dan
prasarana yang menunjang kinerja BP-HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung.

III. Deskripsi Kegiatan

Kegiatan inventarisasi dan pengadaan barang baru ini yaitu mendata,

memelihara maupun menambah sarana dan prasana yang ada di
kesekretariatan HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung.

IV. Waktu dan Tempat

A. Waktu dan Tempat Perencanaan

Waktu : September 2019–Juni 2020 ( Masih berlangsung )
Tempat : Sekretariat HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung
B. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Waktu : Minggu keempat bulan September 2019–Desember 2019
Tempat : Sekretariat HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung

76
V. Susunan Kepanitiaan

Penanggung Jawab Utama : 1. Dimas Ario Pamungkas

(Ketua Umum BP HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung
periode 2019-2020)
2. Syifa Ainunnisa
(Sekretaris Jenderal BP
HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung periode 2019-2020)
Penanggung Jawab Kegiatan : Siska Dwiyanti
(Staf Ahli Sekretaris Jenderal BP
HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung periode 2019-2020).

VI. Evaluasi

 Kendala
Ada barang inventaris yang hilang, sehingga barang inventaris berkurang.
 Solusi
Menanyakan kepada pengurus lain tentang barang tersebut.
 Rekomendasi
Membuat ketentuan tertentu terhadap penggunaan barang inventaris.

VII. Indikasi Keberhasilan

1. Segi Kualitas

Indikasi keberhasilan dari segi kualitas aktivitas Inventarisasi dan Pengadaan

Barang Baru dapat dilhat dari total data nilai kondisi barang Inventarisasi dan
Pengadaan Barang Baru setiap bulannya sebagai berikut :

Tabel 2.6 Indikasi keberhasilan segi kualitas Inventarisasi dan Pengadaan

Barang Baru
Jumlah data nilai kondisi Inventarisasi dan Pengadaan Barang Baru
September Oktober November Desember
9600 9550 9750 9750
77
 Bulan
Persentase Segi Kualitas = x 100% =
Data awal bulan September

9550
Persentase bulan Oktober = x 100% = 99,4 %
9600

9750
Persentase bulan November = x 100% = 100 %
9600

9750
Persentase bulan Desember = x 100% = 100 %
9600

Persentase (Oktober+November+ Desember)

̅ Persentase segi kualitas=
X
3

99.4 %+100 %+ 100 %

x̅ Persentase Segi Kualitas = = 99.8 %
3

DATA NILAI KONDISI INVENTARISASI DAN

PENGADAAN BARANG BARU
9800
9750
Data Nilai Inventaris

9700
9650
9600
9550
9500
9450
September Oktober November Desember
Bulan

2. Segi Kuantitas

Indikasi keberhasilan dari segi kuantitas Inventarisasi dan Pengadaan Barang

Baru dapat dihitung dari jumlah data awal barang inventarisasi dibagi dengan
data akhir barang inventarisasi maka nilai persentasenya sebagai berikut :

78
 Tabel 2.7 Indikasi keberhasilan segi kuantitas Inventarisasi dan Pengadaan
Barang Baru
Pertanyaan Keterangan Jumlah
Inventarisasi HIMAKIT-Politeknik Data Awal 208
STTT Bandung Data Akhir 210
Data akhir inventarisasi 210
Persentase keberhasilan = x 100% = x100% = 100%
Data awal inventarisasi 208

3. Total Indikasi Keberhasilan

Indikasi keberhasilan aktivitas Inventarisasi dan Pengadaan Barang Baru dapat

dihitung yaitu dengan menghitung rata-rata persentase keberhasilan dari segi
kualitas dan kuantitas, maka nilai persentasenya adalah sebagai berikut:

Segi Kualitas + Segi Kuantitas 99,8% + 100%

Persentase Keberhasilan = = = 99,9 %
2 2

Dengan demikian dari total persentase keberhasilan dapat disimpulkan bahwa

aktivitas Inventarisasi dan Pengadaan Barang Baru Sukses dengan persentase
99,9 %.

Keterangan :

a. Sangat Sukses = 100%

b. Sukses = (76-99)%
c. Cukup Sukses = (51-75)%
d. Kurang Sukses = (26-50)%
e. Tidak Sukses = (0-25)%

VIII. Laporan Keuangan Kegiatan

A. Pemasukan dan Pengeluaran Dana Non-KM

Tabel 2.8 Pemasukan Dana Non-KM

No. Tanggal Keterangan Kredit
1 12-09-19 Dana Non-KM HIMAKIT-Politeknik Rp 500.000
STTT Bandung untuk Inventaris 1
Total Pemasukan Rp 500.000

79
 Tabel 2.9 Pengeluaran Dana Non-KM
No. Tanggal Keterangan Kredit
 UTC (1 meter x @ Rp 27.500 =
Rp 27.500)
1 13-09-19 Rp 52.500
 Steker (2 buah x @ Rp 12.500 =
Rp 25.000)
 Kabel komputer (1 meter x @ Rp
15.000 = Rp 15.000)
2 13-09-19 Rp 30.000
 Kabel VGA (1 meter x @ Rp
15.000 = Rp 15.000)
Kabel (3 meter x @ Rp 6.000 =
3 13-09-19 Rp 18.000
Rp 18.000)
 Sapu (1 buah x @ Rp 15.000 =
Rp 15.000)
Rp 35.000
 Tempat sampah (1 buah x @ Rp
4 14-09-19
15.000 = Rp 15.000)
 Pengki (1 buah x @ Rp 5.000 =
Rp 5.000)
 Pengharum ruangan (1 buah x @
Rp 10.000 = Rp 10.000) Rp 14.500
5 14-09-19
 pembersih lantai (1 renteng x @
Rp 4.500 = Rp 4.500)
Cetak proposal (1 bundel x @ Rp
6 19-09-19 Rp 30.500
30.500 = Rp 3.500)
 Spidol (1 buah x @ Rp 8.500 =
Rp 8.500)
7 20-09-19  Kwitansi (1 buah x @ Rp 3.500 = Rp 13.000
Rp 3.500)
 Nota (1 buah x @ Rp 1.000 = Rp
1.000)
8 21-09-19 Cetak proposal (1 bundel x @ Rp
Rp 36.500
36.500 = Rp 36.500)
9 23-09-19 Keyboard (1 buah x @ Rp 55.000
Rp 55.000
= Rp 55.000)
10 23-09-19 Parkir motor (1 unit x @ Rp 2.000
Rp 2.000
= Rp 2.000)
11 24-09-19 Cetak proposal (1 bundel x @ Rp
Rp 57.000
57.000 = Rp 57.000)
12 25-09-19 Cetak surat (5 lembar x @ Rp
Rp 1.500
300 = Rp 1.500)
13 11-10-19 Baterai toa (3 pak x @ Rp 15.000
Rp 45.000
= Rp 45.000)
 Kertas F4 (1 rim x @Rp 51.000=
Rp 51.000)
14 14-10-19  Kertas A4 (1 rim x @Rp 44.500=
Rp 109.500
Rp 44.500)
 Map (7 buah x @Rp 2.000= Rp
14.000)
Total Pengeluaran Rp 500.000

80
Sisa Dana Non-KM = Debit – Kredit
= Rp 500.000 – Rp 500.000
= Rp 0

Tabel 2.10 Pemasukan Dana Non-KM

No. Tanggal Keterangan Kredit
Dana Non-KM HIMAKIT-Politeknik
1 07-11-19 Rp 320.000
STTT Bandung untuk Inventaris 2
Total Pemasukan Rp 320.000

Tabel 2.11 Pengeluaran Dana Non-KM

No. Tanggal Keterangan Kredit
 Pengharum ruangan (1 buah x
@ Rp 12.500 = Rp 12.500) Rp 25.000
1 08-11-19
 Pembersih lantai (1 buah x @ Rp
12.500 = Rp 12.500)
 Pengki (1 buah x @ Rp 5000 =
Rp 5000) Rp 25.000
2 08-11-19
 Pel karet (1 buah x @ Rp 25.000
= Rp 25.000
Nota kontan (1 buah x @ Rp Rp 1.300
3 14-11-19
1.300 = Rp 1.300)
 Tinta printer hitam ( 1 buah x @
Rp 25.000 = Rp 25.000) Rp 50.000
4 14-11-19
 Tinta printer warna ( 1 buah x @
Rp 25.000 = Rp 25.000)
 Cetak warna (75 lembar x @ Rp
400 = Rp 30.000)
 Cetak ( 9 lembar x @ 500 = Rp Rp 41.500
5 17-11-19
4.500)
 Jilid ring (1 x @ Rp 7.000= Rp
7000)
 Cutter ( 1 buah x @ Rp 1.500 =
Rp 1.500) Rp 53.000
6 25-11-19
 Map (2 buah x @ Rp 18.750 =
Rp 37.500
Ongkos kirim (1 kali x @ Rp Rp 14.000
7 25-11-19
14.000 = Rp 14.000)
Celengan ( 1 buah x @ Rp Rp 30.400
8 01-12-19
30.400 = Rp 30.400)
Stiker ( 1 lembar x @ Rp 10.000 Rp 10.000
9 20-12-19
= Rp 10.000)
Map Bindex (1 buah x @ Rp Rp 36.000
10 21-11-19
50.000 = Rp 50.000)
Total Pengeluaran Rp 272.200

81
 Sisa Dana Non-KM = Debit - Kredit
= Rp 320.000 – Rp 272.200
= Rp 47.800

Tabel 2.12 Pemasukan Dana Non-KM

No. Tanggal Keterangan Kredit
Dana Non-KM HIMAKIT-Politeknik
1 21-10-19 Rp 150.000
STTT Bandung untuk Inventaris 3
Total Pemasukan Rp 150.000

Tabel 2.13 Pemasukan Dana Non-KM

No. Tanggal Keterangan Kredit
 Kertas A4 (2 rim x @Rp 44.500=
Rp 89.000)
1 21-10-19 Rp 140.000
 Kertas F4 (1 rim x @Rp 51.000=
Rp 51.000)
2 21-10-19 Biaya pengantar = Rp 5.500 Rp 5500
Total Pengeluaran Rp 145.500

Sisa Dana Non-KM = Debit – Kredit

= Rp 150.000 – Rp 145.500
= Rp 4.500

IX. Lampiran

Tabel 2.14 Data Inventaris HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung

No Kode (*) Nama barang Jumlah September Oktober November Desember

Televisi
1 08.10.001 1 buah 50 50 50 50
(Konka)
Loker
2 08.10.002 1 buah 100 100 100 100
departemen
Etalese
HIMAKIT
3 08.10.003 Departemen 1 buah 100 100 100 100
Store (lemari
kaca)
Lemari (2
4 08.10.004 1 buah 100 100 100 100
baris)

5 08.10.005 Meja computer 1 buah 100 100 100 100

Papan tulis
6 08.10.006 1 buah 100 100 100 100
kecil

82
 Tabel 2.14 Data Inventaris HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung (lanjutan)
No Kode (*) Nama barang Jumlah September Oktober November Desember

7 08.10.007 Karpet biru 1 buah 100 100 100 100

Plakat (MTG
8 08.10.008 1 buah 75 75 75 75
Indonesia)
Plakat (Hymne
9 08.10.009 1 buah 75 75 75 75
HIMAKIT)
Plakat
10 08.10.010 (Lambang 1 buah 75 75 75 75
HIMAKIT)
11 08.10.011 Plakat Istex 1 buah 75 75 75 75

Plakat
12 08.10.012 1 buah 75 75 75 75
Indorama
Keranjang
13 08.10.013 2 buah 100 100 100 100
ATK

14 08.10.014 Meja TV 1 buah 100 100 100 100

15 08.10.015 Kursi bamboo 1 buah 100 100 100 100

Foto
16 08.10.016 kepengurusan 1 buah 100 100 100 100
2010-2011
17 08.10.017 Album foto 5 buah 100 100 100 100
4 buah
ukuran
kecil
18 08.10.018 Pipa 75 75 75 75
1 buah
ukuran
besar
Plakat Malam
Pengumpulan
Buku Alumni
19 08.10.019 ITT/STT- 1 buah 100 100 100 100
Civitas
Akademika
STTT
Plakat Bakti
Sosial
20 08.10.020 1 buah 75 75 75 75
Wisudawan
Angkatan XII
Plakat Bazzar
21 08.10.021 Tekstil 1 buah 75 75 75 75
HIMAKIT 2000

83
 Tabel 2.14 Data Inventaris HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung (lanjutan)
No Kode (*) Nama barang Jumlah September Oktober November Desember
Plakat (Lomba
22 08.10.022 MTQ & Tartil 1 buah 75 75 75 75
Qur’an)
Meja
23 08.10.023 1 buah 75 75 75 75
Dispenser
Plakat studi
24 09.10.024 banding 1 buah 75 75 75 75
(POLBAN)
Bendera
25 10.12.025 2 buah 100 100 100 100
HIMAKIT
5 buah
dengan
kasa
26 10.12.026 Screen kasa dan 2 100 100 100 100
buah
tanpa
kasa
Kipas angin
27 11.13.027 1 buah 100 100 100 100
(Maspion)
Layar/monitor
28 11.13.028 1 buah 100 100 100 100
(LG)

29 11.13.029 CPU (LG) 1 buah 100 100 100 100

Plakat
30 11.13.030 penghargaan 1 buah 100 100 100 100
(MPM)
Plakat
31 11.13.031 porseniteks 1 buah 100 100 100 100
2013-2014
Dispenser
32 12.14.032 2 buah 100 75 75 75
(Sanex D102)

33 12.14.033 Toa 1 buah 100 100 100 100

34 12.14.034 Lemari (2 m) 1 buah 100 100 100 100

Plakat
35 12.14.035 penghargaan 1 buah 75 75 75 75
(MPM
36 12.14.036 Galon 3 buah 100 100 100 100

Foto 15th
37 12.15.037 1 buah 100 100 100 100
HIMAKIT
Mouse
38 13.15.038 1 buah 100 100 100 100
(Logitech)

84
 Tabel 2.14 Data Inventaris HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung (lanjutan)
No Kode (*) Nama barang Jumlah September Oktober November Desember

Terminal
39 13.15.039 1 buah 100 100 100 100
(Sunfree)
Papan
40 13.15.040 1 buah 100 100 100 100
pengumuman

41 13.15.041 Gorden 1 buah 100 100 100 100

42 13.15.042 Cermin 1 buah 100 100 100 100

Plakat sebagai
43 13.15.043 pemateri (IKA 1 buah 100 100 100 100
HIMKI)
Plakat studi
44 13.15.044 banding 1 buah 100 100 100 100
(UNPAD)
Pigura Foto
45 13.15.045 (ketua 1 buah 100 100 100 100
HIMAKIT)
Plakat
Silaturahmi
46 13.15.046 1 buah 100 100 100 100
Kimia Tekstil
2015
Foto
47 13.15.047 kepengurusan 1 buah 100 100 100 100
2015-2016
48 13.15.048 Hekter kecil 2 buah 75 75 0 0

49 13.15.049 Selongsong 1 buah 0 0 0 0

50 13.15.050 Kompor kecil 1 buah 75 75 75 75

51 13.15.051 Canting 39 buah 100 100 100 100

Termos
52 13.15.052 2 buah 0 0 0 0
elephant

53 13.15.053 Kaos HIMAKIT 10 buah 100 100 100 100

54 13.15.054 Tali tambang 2 buah 75 75 75 75

X-banner
55 13.15.055 1 buah 75 75 75 75
HIMAKIT

56 13.15.056 Nyiru 4 buah 100 100 100 100

57 13.15.057 Box File 4 buah 100 100 100 100

85
 Tabel 2.14 Data Inventaris HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung (lanjutan)
No Kode (*) Nama barang Jumlah September Oktober November Desember

Kaleng Uang
58 13.15.058 1 buah 100 100 100 100
Print
Adaptor
59 13.15.059 Sambungan 2 buah 100 100 100 100
USB
60 13.15.060 Bindex Form 4 buah 100 100 100 100

61 13.15.061 Bak tinta 1 buah 100 100 100 100

Gantungan
62 13.15.062 2 buah 100 100 100 100
Baju
Album foto
63 13.15.063 1 buah 100 100 100 100
Mahatalent
Frame Jaga
64 13.15.064 1 buah 100 100 100 100
Kebersihan
Lampu
65 13.16.065 2 buah 100 100 100 100
emergency

66 13.16.066 Baki / nampan 2 buah 100 0 0 0

67 13.16.067 Scanner 1 buah 100 100 75 75

Piagam
penghargaan
68 13.16.068 1 buah 100 100 100 100
MPM 2015-
2016
69 13.16.069 Palu sidang 1 buah 100 100 100 100

70 14.16.070 Kuas 3 buah 100 100 100 100

Sertifikat
71 14.16.071 1 buah 100 100 100 100
IKAHIMKI

72 14.16.072 Bendera besar 1 buah 75 75 75 75

Plakat
73 14.16.073 cinderamata 1 buah 100 100 100 100
HIMASAKI
Plakat
74 14.16.074 SIlahturahmi 1 buah 100 100 100 100
2016
75 14.17.075 Foto Top Ten 1 buah 75 75 75 75

Bendera
76 14.17.076 HIMAKIT POL- 1 buah 100 100 100 100
STTT BDG
86
 Tabel 2.14 Data Inventaris HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung (lanjutan)
No Kode (*) Nama barang Jumlah September Oktober November Desember

77 14.17.077 Kaos tecco 9 buah 75 75 75 75

78 14.17.078 Polo KIMTEK 2 buah 100 100 100 100

79 14.17.079 Lemari ATK 1 buah 50 50 50 50

80 14.17.080 Ember+pel 1 buah 100 100 100 100

Kemoceng
81 14.17.081 1 buah 100 100 100 100
plastik
Foto Kabinet
82 14.17.082 1 buah 100 100 100 100
Prisma
Box file
83 14.17.83 1 buah 100 100 100 100
BANTEX
Printer canon
84 14.17.084 1 buah 100 75 75 75
(IP2770)
Stampel
HIMAKIT Pol-
85 15.16.085 1 buah 100 100 100 100
STTT
Bandung

Plakat KI
86 15.17.086 1 buah 100 100 100 100
2016-2017

Frame foto
87 15.17.087 1 buah 100 100 100 100
baru

Sertifikat
88 15.17.088 IKAHIMKI 1 buah 100 100 100 100
2015-2016
89 15.17.089 STUBAN ITB 1 buah 100 100 100 100

90 15.17.090 Jam dinding 1 buah 75 75 75 75

Stampel
91 15.18.091 Verifikasi 1 buah 100 100 100 100
SEKJEN
Kemoceng
92 15.18.092 1 buah 100 100 100 100
Warna-warni
Foto Kabinet
93 15.18.093 1 buah 100 100 100 100
Reaktif

94 16.19.094 Kotak Danus 13 buah 100 100 100 100

87
 Tabel 2.14 Data Inventaris HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung (lanjutan)
No Kode (*) Nama barang Jumlah September Oktober November Desember
Plakat
95 16.18.095 silaturahmi 1 buah 100 100 100 100
2018
Plakat Stuban
96 16.19.096 1 buah 100 100 100 100
AKA Bogor
Sertifikat dari
97 16.19.097 1 buah 100 100 100 100
MPM
Piagam
Penghargaan
98 16.19.098 1 buah 100 100 100 100
Administrasi
Terbaik
Piagam
Penghargaan
99 16.19.099 1 buah 100 100 100 100
Perbendahara-
an Terbaik
Papan
100 16.19.100 1 buah 100 100 100 100
panahan
Foto Kabinet
101 16.19.101 1 buah 100 100 100 100
Vibranium

Jumlah 204 9300 9250 9150 9150

Tabel 2.15 Pengadaan Barang Baru HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung

No Kode (*) Nama barang Jumlah September Oktober November Desember

102 17.19.102 Sapu 1 buah 100 100 100 100

Tempat
103 17.19.103 1 buah 100 100 100 100
sampah

104 17.19.104 Keyboard 1 buah 100 100 100 100

105 17.19.105 Pengki 1 buah - - 100 100

106 17.19.106 Sleber 1 buah - - 100 100

Plakat Stuban
107 17.19.107 1 buah - - 100 100
HIMAKA

Jumlah 210 9600 9550 9750 9750

88
 Tabel 2.16 Barang yang hilang

No Kode (*) Nama barang Bulan Jumlah

1 13.16.066 Baki/nampan Oktober 2 buah

2 13.15. Tempat sampah November 2 buah

 Dokumentasi

Gambar 2.14 Staf ahli sedang menempelkan nomor identitas pada barang
inventaris

4. Sosialisasi Standar Operasional Prosedur Surat Menyurat

I. Pendahuluan

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tulis untuk menyampaikan pesan
dari suatu pihak kepada pihak lainnya. Surat juga memiliki fungsi sebagai salah
satu tertib administrasi dan merupakan ciri khas dari sebuah organisasi. Surat
pun dalam penulisannya terdapat beberapa tata cara atau ketentuan dalam
penulisannya sesuai dengan lingkungan organisasi itu berada. HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung perlu sistem manajemen yang baik dalam menjalankan
organisasinya. Untuk itu, diperlukan Sosialisasi Standar Operasional Prosedur
Surat Menyurat agar SOP tersebut dapat diterapkan dengan baik.

89
II. Tujuan Kegiatan

Kegiatan ini bertujuan untuk menyosialisasikan dan mengaplikasikan tata cara

surat menyurat sesuai dengan Standar Operasional surat menyurat yang berlaku
di HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung.

III. Deskripsi Kegiatan

Sosialisasi Standar Operasional Prosedur Surat Menyurat ini dilakukan dalam

bentuk sharing dan juga pengaplikasian standar operasional prosedur surat
menyurat. Sekretaris melakukan pemaparan terlebih dahulu mengenai standar
operasional prosedur surat yang baik dan benar. Setelah sekretaris melakukan
pemaparan dilakukan pengaplikasian dengan cara mengoreksi surat yang
terdapat kesalahan.

IV. Waktu dan Tempat

A. Waktu dan Tempat Perencanaan Sosialisasi Standar Operasional Prosedur

Surat Menyurat
Waktu : Minggu keempat bulan Oktober 2019 dan minggu
pertama bulan Februari 2020
Tempat : Politeknik STTT Bandung
B. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Sosialisasi Standar Operasional Prosedur
Surat Menyurat
Hari, Tanggal : Selasa, 22 Oktober 2019
Tempat : Selasar Samping GSG Politeknik STTT Bandung

V. Susunan Kepanitiaan

Penanggung Jawab : Dimas Ario Pamungkas

Penanggung Jawab Kegiatan
(Ketua Umum BP HIMAKIT
Politeknik STTT Bandung periode
2019-2020)
: Syifa Ainunnisa
(Sekretaris Jenderal BP HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung periode
2019-2020).

90
VI. Evaluasi

Tidak ada kendala yang berarti.

VII. Indikasi Keberhasilan

1. Segi Kualitas

Indikasi keberhasilan dari segi kualitas aktivitas Sosialisasi Standar Operasional

Prosedur Surat Menyurat dapat dilihat dari kuesioner yang disebar sebanyak 35
dan yang terkumpul sebanyak 35, maka nilai persentasenya sebagai berikut :

Tabel 2.17 Indikasi keberhasilan segi kualitas aktivitas Sosialisasi Standar

Operasional Prosedur Surat Menyurat
Tujuan Pertanyaan Jawaban Kuesioner
Apakah dengan
diadakannya Ya 35 35x100=3500
Sosialisasi SOP
Menyosialisasikan
dapat memahami
dan mengaplikasi-
Standar
kan tata cara
Operasional
surat menyurat Tidak 0 0x0=00
Prosedur
sesuai dengan
Administrasi
Standar
Operasional Surat
Apakah dengan
menyurat yang
diadakannya Ya 35 35x100=3400
berlaku di
Sosialisasi SOP
HIMAKIT-
anda dapat
Politeknik STTT
mengaplikasikan
Bandung.
Standar
Operasional Tidak 0 0x0=0
Prosedur
Administrasi?
Keterangan :
Nilai maksimal (100) x∑ kuesioner Ya
Nilai minimal (0) x ∑ kuesioner Tidak

Total nilai jawaban kuesioner

Persentase Segi Kualitas
= x 100%
Jumlah kuesioner x Pertanyaan x 100
7000
= x100%
35 x 2 x 100
7000
= x100% = 100%
7000

91
 Tabel 2.18 Data hasil penerapan Sosialisasi dan Penerapan Standar
Operasional Prosedur Surat Menyurat

Jawaban Nilai Nilai ×

No. Jumlah Jawaban yang benar
Yang Benar ( 11
×100%) Jumlah
1 6 3 54,5 % 163,6 %
2 7 9 63,6 % 572,7
3 8 7 72,7 % 509 %
4 9 8 81,8 % 654,5 %
5 10 2 90,9 % 181,8 %
6 11 6 100 % 600 %
Jumlah 2.681,6 %

Jumlah nilai persentase

Segi kualitas hasil penerapan = x 100 %
Target nilai persentase

2681,6
= x 100 % = 76,6 %
3500

100% + 76,6 %
x̅ Persentase Segi kualitas = = 88,3 %
2

2. Segi Kuantitas

Indikasi keberhasilan segi kuantitas aktivitas Sosialisasi Standar Operasional

Prosedur Surat Menyurat dapat dihitung dari peserta yang hadir sebanyak 35
orang dari 50 orang BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung maka nilai
persentasenya sebagai berikut :

Jumlah BP yang hadir 35

Persentase segi kuantitas = x100% = x100% = 70%
Target BP yang hadir 50

3. Total Indikasi Keberhasilan

Indikasi keberhasilan aktivitas Sosialisasi Standar Operasional Prosedur Surat

Menyurat dapat dihitung yaitu dengan menghitung rata-rata persentase segi
kualitas dan segi kuantitas maka nilai persentasenya adalah sebagai berikut:

Segi Kualitas + Segi Kuantitas 88,3 + 70 %

Persentase Keberhasilan = == = 79,1%
2 2

Dengan demikian dari total persentase keberhasilan dapat disimpulkan bahwa

aktivitas Sosialisasi Standar Operasional Prosedur Surat Menyurat Sukses
dengan persentase 79,1 %.
92
Keterangan :

a. Sangat Sukses = 100%

b. Sukses = (76-99)%
c. Cukup Sukses = (51-75)%
d. Kurang Sukses = (26-50)%
e. Tidak Sukses = (0-25)%

VIII. Laporan Keuangan Kegiatan

A. Pemasukan dan Pengeluaran Dana Non-KM

Tabel 2.19 Pemasukan dana Non-KM

No. Tanggal Keterangan Debit
Dana Non-KM HIMAKIT-Politeknik
1 21-10-19 STTT Bandung untuk kegiatan SOP Rp 8.000
Sekretaris Jenderal
Total Pemasukan Rp 8.000

Tabel 2.20 Pengeluaran Dana Non-KM

No. Tanggal Keterangan Debit
Cetak warna surat (8 lembar x @Rp
1 21-10-19 Rp 8.000
1.000=Rp 8.000)
TOTAL PENGELUARAN Rp 8.000
Sisa Dana Non-KM : Debit – Kredit
: Rp 8.000 –Rp 8.000
: Rp 0

IX. Lampiran

 Dokumentasi

Gambar 2.17 Pelaksanaan Sosialisasi Standar Operasional Prosedur

93
  Dokumentasi

Gambar 2.15 Daftar hadir BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung

 Kuesioner

Gambar 2.16 Kuesioner Sosialisasi Standar Operasional Prosedur Surat

Menyurat

94
5. Database BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung

I. Pendahuluan

HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung periode 2019-2020 mempunyai badan

pengurus yang berjumlah 50 orang. Identitas pengurus tersebut perlu untuk
didata dan diarsipkan. Maka dari itu, perlu adanya aktivitas database BP
HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung untuk menyimpan informasi data diri
pengurusnya.

II. Tujuan Kegiatan

Kegiatan ini bertujuan untuk mendata serta mengarsipkan identitas BP HIMAKIT-

Politeknik STTT Bandung.

III. Deskripsi Kegiatan

Kegiatan mendata dan mengarsipkan identitas BP HIMAKIT-Politeknik STTT

Bandung. Data-data yang diarsipkan meliputi nomor tanda anggota, nama
lengkap, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, alamat, nomor telepon serta
jabatannya di HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung.

IV. Waktu dan Tempat

A. Waktu dan Tempat Perencanaan Database BP HIMAKIT-Politeknik STTT

Bandung
Waktu : Minggu pertama bulan November 2019 dan minggu
keempat bulan April 2020
Tempat : Politeknik STTT Bandung
B. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Database BP HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung
Hari, Tanggal : 04-09 November 2019
Tempat : Sekretariat HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung

95
V. Susunan Kepanitiaan

Penanggung Jawab : 1. Dimas Ario Pamungkas

(Ketua Umum BP HIMAKIT-
Politeknik STTT Bandung
periode 2019-2020)
2. Syifa Ainunnisa
(Sekretaris Jenderal BP
HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung periode 2019-2020)
Penanggung Jawab Kegiatan : Siska Dwiyanti
(Staf Ahli Sekretaris Jenderal BP
HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung periode 2019-2020).

VI. Evaluasi

Tidak ada kendala yang berarti.

VII. Indikasi Keberhasilan

1. Segi Kualitas

Indikasi keberhasilan dari segi kualitas aktivitas Database BP HIMAKIT-Politeknik

STTT Bandung dapat dilihat dari kelengkapan informasi database yaitu nomor
tanda anggota, nama lengkap, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, alamat,
agama, nomor telepon serta jabatannya HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung
bagi setiap BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung periode 2019-2020 yaitu :

Jumlah Identitas x Jumlah BP

Persentase Segi Kualitas = x 100%
Target Informasi Identitas

9 x 50
= x100%= 100%
450

96
2. Segi Kuantitas

Indikasi keberhasilan dari segi kuantitas aktivitas Database BP HIMAKIT-

Politeknik STTT Bandung dapat dihitung dari jumlah database yang terarsipkan
dibagi dengan target Database BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung Periode
2019-2020 yaitu :

Jumlah data yang terarsipkan

Persentase Segi Kuantitas = x 100%
Jumlah target database

50
= x100% = 100%
50

3. Total Indikasi Keberhasilan

Indikasi keberhasilan aktivitas Database HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung

dapat dihitung yaitu dengan menghitung rata-rata persentase segi kualitas dan
segi kuantitas maka nilai persentasenya adalah sebagai berikut :

Segi Kualitas + Segi Kuantitas

Persentase Keberhasilan =
2

100% + 100%
= = 100%
2

Dengan demikian dari total persentase keberhasilan dapat disimpulkan bahwa

aktivitas Database HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung Sangat Sukses dengan
persentase 100 %.

Keterangan :

a. Sangat Sukses = 100%

b. Sukses = (76-99)%
c. Cukup Sukses = (51-75)%
d. Kurang Sukses = (26-50)%
e. Tidak Sukses = (0-25)%

VIII. Laporan Keuangan Kegiatan

Tidak menggunakan dana.

97
IX. Lampiran Kegiatan

 Dokumentasi

Gambar 2.18 Contoh Database BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung periode

2019-2020

VIII. REKOMENDASI SEKRETARIS JENDERAL

Adapun rekomendasi untuk Sekretaris Jenderal yaitu :

- Lebih tegas dalam menjalankan kebijakan dalam kepengurusan akan tetapi

tetap merangkul BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung.
- Lebih meningkatkan komunikasi dengan BP HIMAKIT-Politeknik STTT agar
terbentuk koordinasi yang lebih baik lagi sehingga kegiatan-kegiatan
HIMAKIT-Politeknik STTT dapat terkontrol lebih baik.
- Lebih meningkatkan rasa kekeluargaan antar BP HIMAKIT-Politeknik STTT
Bandung agar terciptanya hubungan yang lebih harmonis..

98
IX. DOKUMENTASI KEGIATAN SEKRETARIS JENDERAL

X. PENUTUP

Demikian laporan pertanggungjawaban ini kami sampaikan. Semoga menjadi

acuan agar dapat memperbaiki kekurangan dan menjadi lebih baik lagi.
Terimakasih kepada BP HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung periode 2019-2020
atas semangat dan kerja kerasnya menjalankan kegiatan di setengah
kepengurusan awal. Semoga perjuangan kita dapat membawa banyak manfaat
bagi diri kita sendiri dan banyak orang.

Bandung, 15 Januari 2020

SEKRETARIS JENDERAL
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA TEKSTIL POLITEKNIK STTT BANDUNG
(HIMAKIT-Politeknik STTT Bandung)
PERIODE 2019-2020

99