Manajemen Proyek Informatika

Universitas Pamulang

PERTEMUAN 2:
MANAJEMEN PROYEK INFORMATIKA

A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai pengertian Manajemn proyek dan
perbedaan antara proyek dan operasional/program, Anda harus mampu:
1.1 Mengetahui Definisi dan Pengertian proyek/manajemen proyek
1.2 Mengetahui Perbedaan proyek dengan operasional
1.3 Mengetahui Mekanisme dan faktor-faktor keberhasilan proyek dan manajer
Proyek
Metodologi dan knowledge area
B. URAIAN MATERI
Tujuan Pembelajaran 1.1:
Mengerti apa itu Manajmen Manajemen Proyek

Seperti yang telah dipaparkan dalam bab sebelumnya bahwa aspek manajemen
sangat penting artinya bagi setiap jenis usaha. Ia berfungsi untuk aktivitas-aktivitas
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian yang disingkat dengan
POAC dengan tidak memandang jenis, tujuan, maupun rumitnya aktivitas tersebut.
Studi aspek manajemen terhadap sebuah proyek disebabkan karena dua hal. Pertama:
pada saat pembangunan suatu proyek diperlukan perencanaan yang matang agar
tujuan yang diinginkan tercapai. Kedua: pada saat bisnis dioperasionalkan secara rutin
diperlukan kaidah atau prinsip dalam pengelolaannya. Sampai dengan saat ini, masih
banyak proyek yang gagal dibangun dan dioperasionalkan bukan disebabkan oleh aspek
lain, melainkan lemahnya aspek manajemennya sehingga tidak memiliki panduan
lengkap untuk dijadikan referensi dalam membuat rancangan desain proyek.
Proyek dalam istilah ekonomi adalah suatu kegiatan yang menggunakan modal
atau faktor produksi untuk memproduksi aset yang diharapkan mendapatkan
kemanfaatan setelah jangka waktu tertentu. Dengan proyek inilah, maka manusia akan
meningkatkan taraf kesejahteraannya.
“A project is an investment activity, where we expend capital resource to create
a producing assets from which we can expect to realize benefits over an
extended period of time, or the whole complex of activities in valued in using
resources to gain benefits, is a project”. (J. Price Gittinger, 1972:1).
Sedangkan dalam perspektif bisnis diperoleh pengertian proyek adalah
rangkaian kegiatan sekali saja yang memiliki satu titik awal dan titik akhir yang tegas
dalam waktu. Sehingga manajemen proyek adalah pekerjaan untuk membuat
kegiatan-kegiatan yang direncanakan dapat dilaksanakan secara tepat waktu, di dalam
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

kerangka anggaran dan sesuai dengan perincian. Saat ini manajemen proyek menjadi
begitu populer karena pendekatan yang terdapat dalam menajemen proyek sangat
cocok bagi lingkungan dinamis dan membutuhkan fleksibilitas serta respon yang
tanggap. Metode-metode dalam manajemen proyek dapat membantu dalam
menetapkan sasaran-sasaran yang akan dicapai serta menggarisbawahi kegiatan-
kegiatan yang harus dilakukan.
Berikut adalah definisi manajemen proyek menurut beberapa ahli:
1. Pengertian manajemen proyek menurut H. Kerzner : Manajemen proyek adalah
merencanakan, menyusun organisasi, memimpin dan mengendalikan sumber
daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.
Lebih jauh lagi manajemen proyek menggunakan pendekatan hiraki vertikal dan
horizontal

2. Pengertian manajemen proyek menurut Olson (2003;16) manajemen proyek

adalah aplikasi sumber daya yang mencakup pengetahuan, peralatan, dan
teknik untuk merancang aktivitas proyek dan kebutuhan proyek.

3. Pengertian manajemen proyek menurut IAI adalah pengelolaan jalannya proses

konstruksi secara menyeluruh yang dimulai sejak proses tahap persiapan
inisiatif proyek, yaitu tahap perumusan kebutuhan atau gagasan proyek,
penyusunan anggaran dan jadwal pembangunan secara keseluruhan sampai
dengan selesainya proses pelaksanaan konstruksi termasuk masa pemeliharaan
serta proccurement ’pengadaan’ peralatan dan perlengkapan bangunan.

4. Pengertian manajemen proyek menurut Hughes dan Cotteral (2002;8-9)

manajemen proyek adalah suatu cara untuk menyelesaikan masalah yang harus
dipaparkan oleh user, kebutuhan user harus terlihat jelas dan harus terjadi
komunikasi yang baik agar kebutuhan user bisa diketahui.

5. Pengertian manajemen proyek dalam buku Information Technology Project

Management4th edition karangan katy, manajemen proyek ialah aplikasi dari
ilmu pengetahuan, keterampilan, alat-alat dan teknik untuk aktifitas proyek
untuk memenuhi kebutuhan proyek.

6. Pengertian manajemen proyek menurut PMBOK (Project Management Body of

Knowledge) dalam buku Budi Santoso (2009:3) manajemen proyek adalah
aplikasi pengetahuan (knowledges), ketrampilan (skills), alat (tools) dan teknik
(techniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-
kebutuhan proyek.

7. Pengertian manajemen proyek menurut Schawalbe (2004;8) manajemen proyek

merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, skill, tools, dan teknik untuk aktifitas
suatu proyek dengan maksud memenuhi atau melampaui kebutuhan
stakeholder dan harapan dari sebuah proyek.
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

8. Pengertian manajemen proyek menurut Wulfram I. Ervianto (2003:19)

Manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian,
dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) sampai selesainya proyek
untuk menjamin biaya proyek dilaksanakan tepat waktu, tepat biaya, dan tepat
mutu.

9. Pengertian manajemen proyek menurut Chase, Aquilano, Jacobs (2001;58)

Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengarahan, dan
pengaturan sumber daya (manusia, peralatan, bahan baku) untuk
mempertemukan bagian teknik, biaya dan waktu suatu proyek.

10. Pengertian manajemen proyek menurut Soeharto (1997;28) manajemen proyek

adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin, mengendalikan sumber daya
perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.
Lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki
(arus kegiatan) vertikal dan horizontal.

11. Pengertian manajemen proyek menurut Nicholas (2001;9) manajemen proyak

adalah manajemne yang lebih sederhana, yang operasi-operasinya berulang
damana pasar dan teknologinya dapat diprediksi, ada kepastian tentang
antisipasi hasil, lebih sedikit organisasi yang dilibatkan.

12. Pengertian manajemen proyek menurut Budi santoso (2003;3) manajemen

proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan
mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan
tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen
proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas
tertentu dalam proyek.

1.1 Siklus Hidup Proyek

1.1.1 Tahap Perencanaan Proyek

Apabila dilakukan proyek pembukaan usaha baru atau pengembangan bisnis

dengan metode baru maka akan memerlukan sumber daya baik itu materi, biaya,
waktu, dan lain sebagainya yang sifatnya sangat terbatas untuk mendapatkan hasil atau
keuntungan seoptimal mungkin. Untuk mencapai pola efektif dan efesien maka
sebelum mengambil sebuah keputusan apakah proyek tersebut feasible atau tidak
perlu perencanaan yang matang dimana dilakukan perhitungan-perhitungan yang
didasarkan pada perbandingan (ratio) antara manfaat (benefit) yang akan diperoleh
dengan biaya-biaya yang harus dikeluarkan (costs) selama kegiatan-kegiatan proyek
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

tersebut berlangsung. Terdapat beberapa alasan yang menekankan betapa pentingnya

perencanaan proyek, yaitu1:
1) Penerjemah Kebijakan Umum
Kebijakan umum perusahaan ditentukan oleh manajemen tingkat atas (top level
management) yang lebih terfokus dalam menetapkan visi, misi, dan strategi
perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan baik untuk jangka pendek,
menengah, dan jangka panjang. Dengan adanya perencanaan, diharapkan
terdapat suatu pengarahan kegiatan yang berupa pedoman bagi pelaksanaan
kegaitan yang ditujukan kepada pencapaian tujuan.
2) Berupa Perkiraan yang Bersifat Ramalan
Perencanaan dilakukan dengan melakukan suatu perkiraan (forecasting)
terhadap hal-hal dalam masa pelaksanaan yang akan dilalui. Perkiraan dilakukan
mengenai potensi-potensi dan prospek perkembangan proyek dan juga
hambatan dan resiko yang mungkin dihadapi. Melalui perencanaan yang baik
maka ketidakpastian dapat dibatasi sebanyak mungkin.
3) Berfungsi Ekonomi
Apabila sumber daya yang tersedia sangat terbatas, maka diperlukan
perencanaan yang baik agar sumber daya dapat dialokasikan secara optimal
sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan memberikan kesempatan untuk
memilih berbagai alternatif tentang cara yang terbaik (the best alternative) atau
kesempatan untuk memilih kombinasi cara yang terbaik (the best combination).
4) Memastikan Suatu Kegiatan
Dalam perencanaan suatu aktivitas, maka diperlukan prosedur pelaksanaan
aktivitas yang berisi hak dan kewajiban, tugas dan tanggung jawab, serta
wewenang pelaksana kerja agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Hal ini
diperlukan agar setiap orang yang ditunjuk sebagai pelaksana kerja memiliki
kepastian karena prosedur kerjanya telah jelas dan terstruktur.
5) Alat Koordinasi
Berkaitan dengan adanya kepastian suatu kegiatan, maka memudahkan untuk
melakukan koordinasi bagi setiap pengemban tugas yang berupa kapan tugas
akan dilaksanakan dan bagaimana proses pengerjaannya. Kesatuan kerja sangat
diperlukan agar tujuan perusahaan dapat diwujudkan.
6) Sarana Pengawasan
Rencana kerja dapat dijadikan tolak ukur untuk mengetahui tingkat
keberhasilan suatu rencana yang telah direalisasikan. Untuk itu pengawasan
dilakukan untuk mengukur apakah suatu kegiatan yang direncanakan telah
dilaksanakan atau belum sehingga diperlukan tindakan penegasan.
Dari alasan-alasan tersebut diatas sangatlah jelas bahwa sebelum
merealisasikan sebuah bisnis besar diperlukan sebuah perencanaan yang baik
khususnya bagi negara berkembang (developing country) seperti Indonesia dimana
negara kita kekurangan modal/investasi, kekurangan tenaga ahli, tingkat pendapatan
yang masih rendah serta tingkat teknologi yang masih rendah pula. Pada Gambar 2.1
terdapat tujuh tahapan proses yang harus dilakukan dalam merencanakan sebuah
proyek.

1
Bintoro Tjokroamidjojo, Perencanaan Pembangunan. Jakarta, PT Gunung Agung, 1981, hal.9.
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

1
Merumuskan
Sasaran
2
Mengidentifikasi
kegiatan dan
sumber daya
3
Menentukan
Urutan
4
Memperkirakan
waktu bagi kegiatan
5
Menentukan
tanggal
penyelesaian
6
Memperbandingkan
dengan sasaran
7
Menentukan
permintaan
tambahan sumber

Gambar 2.1 Tahapan Perencanaan Proyek

Pada tahap pertama ditentukan sasaran yang ingin dicapai (setting up the
objectives) yang dapat dilakukan dengan proses brainstorming. Langkah ini perlu
dicapai sebab pengelola proyek atau manajer proyek dan seluruh anggota tim harus
mengetahui apa yang diharapkan. Kemudian dilanjutkan pada tahap identifikasi
kegiatan dan sumber daya, artinya mengumpulkan data-data mengenai kegiatan yang
harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, jumlah tenaga kerja
yang dibutuhkan, serta bahan-bahan apa saja yang digunakan untuk menyelesaikan
proyek. Setelah kegiatan-kegiatan diidentifikasi maka perlu dilakukan pengurutan
kegiatan agar tidak terjadi overlapping dimana kegiatan-kegiatan apa yang harus lebih
dahulu diselesaikan sebelum kegiatan-kegiatan yang lain dimulai atau bisa jadi ada
kegiatan yang dapat dilakukan bersamaan. Untuk mengurutkan kegiatan sebaiknya
menggunakan diagram alur atau flowchart.
Setelah diurutkan maka setiap kegiatan harus diperkirakan waktu penyelesaian
yang optimal sehingga akan diperoleh penjadwalan proyek secara keseluruhan dan
tanggal penyelesaian proyek secara tepat dan akurat. Apabila kegiatan-kegiatan
tersebut berbeda dengan sasaran yang diinginkan maka perlu dilakukan penyesuaian.
Misalnya waktu penyelesaian proyek ternyata lebih lama dari yang diharapkan maka
mungkin dapat dilakukan penyesuaian terhadap alokasi sumber daya yang menangani
kegiatan kritis tersebut sehingga dapat diselesaikan dengan lebih singkat. Untuk
mengetahui mengenai teknik penjadwalan kegiatan proyek akan dibahas secara ringkas
mengenai metode penjadwalan dan jaringan kerja yaitu bagan Gantt dan CPM.

1.1.2 Tahap Evaluasi Rencana Proyek

Pada tahap ini dilakukan studi kelayakan terhadap proyek untuk mengetahui
apakah proyek tersebut memberikan manfaat yang signifikan apabila direalisasikan.
Studi kelayakan dapat dibagi minimal dalam tiga aspek, yaitu aspek pasar (market
analysis), aspek teknis (technical analysis) dan aspek finansial (financial analysis). Pada
Gambar 2.2 dapat dilihat tahapan evaluasi proyek secara sistematis.
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

1.1.2.1 Analisis Pasar

Feasibility study yang dilakukan pertama kali adalah meninjau kelayakan proyek
dari segi pasar. Namun, tidak semua proyek harus melakukan market analysis,
dikarenakan bagi proyek yang pemasarannya sudah pasti tidak perlu meninjau kembali
segmen pasarnya. Analisis pasar diperuntukkan bagi proyek dalam pengembangan
bisnis baru yang belum memiliki gambaran pasarnya.
Apabila diperoleh hasil peninjauan pasar yang menunjukkan keragu-raguan
dalam pemasarannya maka sebaiknya implementasi proyek sebaiknya ditolak ataupun
dapat ditangguhkan. Jika hasil analisis menunjukkan feasible maka data-data tersebut
dijadikan dasar dalam menentukan aspek berikutnya yaitu analisis aspek teknis proyek.

1.1.2.2 Analisis Teknis

Analisis teknis diperuntukkan untuk menjawab apakah proyek layak dari sisi
teknis pelaksanaannya. Informasi mengenai data yang diperlukan dalam analisa teknis
terdiri dari:
(1) Informasi produk (Product Information)
 Desain produk dan spesifikasinya
 Tingkatan kualitas produk
 Kebutuhan pelayanan terhadap produk (Service requirement)
(2) Informasi pasar (Market Information)
 Perkiraan penjualan (sales forecasting)
 Cara penyampaian pelayanan ke konsumen (delivery service
requirements)
 Lokasi konsumen

(3) Informasi material (Material Information)

 Spesifikasi material (spesifications)
 Pengadaan material (availability)
 Waktu penyerahan (delivery lead time)
 Tempat pelayanan (Service locations)
(4) Analisa Lainnya
 Kemampuan dalam pengadaan modal (capital availability)
 Kemampuan dalam pengadaan tenaga kerja (labour availability)

Apabila menurut analisa teknis proyek tersebut layak maka dilanjutkan pada tahap
analisis selanjutnya yaitu analisis finansial atau analisis ekonomis.
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

Feasibility Study

Analisis Pasar

Analisis Teknis

Analisis Finansial

Biaya Implementasi Awal Proyek Biaya Operasional

Neraca Perkiraan
Rugi Laba

Analisa Perhitungan:
NPV, BCR, IRR

Pengambilan Keputusan

Pelaksanaan Proyek

Gambar 2.2 Tahapan Evaluasi Proyek

1.1.2.3 Analisis Finansial

Analisis finansial hanya didasarkan pada perhitungan:

 Net Present Value (NPV)
 Benefit Cost Ratio (BCR)
 Internal Rate of Return (IRR)

1.1.3 Tahap Pelaksanaan Proyek

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah:

a. Negoisasi dengan Lembaga Keuangan / Perbankan, kontraktor serta supplier
baik di dalam negeri maupun di luar negeri
b. Penandatanganan kontrak-kontrak atau perjanjian antara kedua belah pihak
c. Engineering design
d. Pelaksanaan pembangunan proyek (construction works)

1.1.4 Tahap Pengawasan Proyek

Setelah proyek dilaksanakan maka sepatutnya dilakukan proses monitoring

untuk melihat performansi proyek sehingga akan memberikan feedback bagi pelaksana
proyek apabila terdapat kendala datau hambatan dalam pelaksanaan proyek tersebut.
Umpan balik yang diberikan dapat dijadikan inputan pada tahap evaluasi proyek
selanjutya yaitu tahap evaluasi setelah proyek berjalan, sehingga dapat dilakukan
langkah-langkah konkrit dalam pengelolaan proyek selanjutnya.
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

Agar pelaskasanaan proyek dapat diselesaikan dengan tepat waktu sehingga

tidak menghabiskan banyak sumber daya, maka sebelum pekerjaan atau kegiatan
dilakukan sebaiknya dipersiapkan rencana jaringan kerja (Network planning) yaitu
bagan Gantt atau CPM dan PERT. Dengan network planning ini diharapkan akan
mempermudah proses pengawasan dan contolling pekerjaan. Mengenai metode ini
akan diberikan pembahasan selengkapnya pada bab selanjutnya.

1.2 Proyek dan Program

Pada dasarnya proyek dan program mempunyai arti dan fungsi yang sama dengan
proyek, perbedaannya hanya terletak pada jangka waktu pelaksanaan dan jumlah
sumber daya yang digunakan. Progaram mempunyai skala yang lebih besar dan
jangka waktunya juga relatif lama. Contoh: program transmigrasi, program KB dan
lain-lain.
2.3.1 Perbedaan Kegiatan proyek dan kegiatan operasional
Kegiatan proyek
1. Bersifat dinamis
2. Berlangsung dalam kurun waktu terbatas
3. Intensitas kegiatan berbeda
4. Kegiatan harus selesai sesuai dengan dana dan waktu yang telah di tentukan
5. Menyangkut kegiatan yang beragam maka perlu klasifikasi tenaga kerja yang
bermacam-macam
6. Guna memperoleh hasil yang efektif perlu jalur komunikasi dan tanggung
jawab baik vertikal maupun horizontal

Kegiatan operasional
1. Bersifat rutin
2. Berlangsung kontinue/jangka panjang
3. Intensitas kegiatan relatif sama
4. Batasan tidak setajam proyek hanya diatur dalam anggaran tahunan
5. Tidak terlalu banyak macam kegiatan sehingga hanya diperlukan sedikit
keahlian Tenaga Kerja
6. Penekanannya pada jalur komunikasi vertikal
1.3 Timbulnya Proyek

1. Berasal dari Pemerintah

Contoh : proyek bendungan, jalan raya, irigasi, jembatan untuk kepentingan
umum dan lain-lain.
2. Berasal dari permintaan pasar
Hal ini terjadi bila pasar membutuhkan kenaikan jumlah produk cukup besar
sehingga perlu dibangun perluasan fasilitas produksi (pabrik baru)
3. Berasal dari Penelitian dan pengembangan penelitian dan pengembangan
menghasilkan produk yang sangat besar minatnya sehingga perlu dibangun
produksi baru
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

4. Berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk meningkatkan kualitas dan
kuantitas fasilitas produksi agar dapat melayani permintaan pasar maupun
mempertinggi daya saing.

2.5 Macam dan Ragam Proyek

Menurut R.D. Achibald (1976), macam proyek adalah sebagai berikut :
1. Proyek Kapital (Modal)
Meliputi : pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan, desain mesin
dan konstruksi guna pembangunan instalasi pabrik baru
2. Proyek pengembangan produk baru adalah kegiatan untuk menciptakan produk
baru yang biasanya merupakan gabungan antara proyek kapital dan proyek riset
dan pengembangan. Contoh : penemuan alat elektronik karaoke
3. Proyek penelitian dan pengembangan berupa kegiatan untuk melakukan
penelitian dengan sasaran yang ditentukan. Proyek ini dapat berupa proyek
yang bertujuan memperbaiki dan meningkatkan mutu produk, pelayanan dan
metode produksi
4. Proyek sistem informasi adalah kegiatan yang sifatnya spesifik dengan
mempergunakan alat-alat pemprosesan data (data processing personal dan
alat-alat lainnya). Contoh : proyek penggunaan data prosesing oleh konsultan.
5. Proyek yang berkaitan dengan manajemen perusahaan merancang reorganisasi
perusahaan merancang program efisiensi dan penghematan merancang
deversifikasi, merger (penggabungan) dan pengambil alihan Proyek ini biasanya
dikerjakan oleh para konsultan.

2.6 Ukuran Proyek

Menurut J.A. Bent kriteria penyusunan proyek adalah :

Kecil Sedang Besar

Insinyur - (jam- orang) 100.000 600.000 >1.500.000
- orang 100 200 >400

Konstruksi - (jam-orang) 500.000 4.000.000 >8.000.000.000

- orang 400 1.500 >3.000

Tenaga 50 150 >500

staff

Jadwal pelaksanaan 25 30 >30

(bulan)
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

Jadi ukuran proyek/besar kecilnya suatu proyek ditentukan oleh :

1. Jumlah tenaga kerja yang digunakan untuk menyelesaikan proyek
2. Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
3. Jumlah biaya yang harus dikeluarkan untuk menyelesaikan proyek

2.7 Manajer Proyek

2.7.1 Implementasi Manajemen Proyek
Kebutuhan perusahaan terhadap fungsi manajemen proyek tidak dapat dipandang
hanya dengan sebelah mata. Hal ini disebabkan karena dalam melakukan proses
produksi, perusahaan harus mampu menghasilkan suatu produk baik berupa barang
ataupun jasa yang sesuai dengan kriteria ,waktu dan besarnya biaya yang telah
ditetapkan. Perubahan terhadap salah-satu dari ketiga faktor tersebut dapat
mempengaruhi dua faktor lainnya yang tentunya juga akan berdampak pada besar
kecilnya nilai keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan. Lalu seberapa besar
pentingnya penerapan manajemen proyek dalam suatu perusahaan?
Manajemen proyek mulai dianggap penting saat Amerika mengalami kegagalan yang
sangat serius dalam kegiatan mega proyek mereka. Kegagalan Apolo 13 pada bulan
April 1970 untuk melakukan pendaratan di bulan membuka mata NASA mengenai
pentingnya menerapkan manajemen proyek. Sebelum kecelakaan fatal itu terjadi,
pihak NASA hanya menekankan masalah yang bersifat teknis dan mengabaikan
permasalahan yang bersifat human (manajemen). Tonggak sejarah inilah yang
mengawali berkembangnya ilmu manajemen proyek yang pada dasarnya dimulai dari
industri konstruksi.
Kabar lain yang sangat mengejutkan juga berasal dari kegiatan pengembangan proyek
IT. Pada tahun 1998, Standish Group dalam laporannya menjelaskan bahwa proyek-
proyek IT yang dinyatakan sukses pada tahun tersebut, pada kenyataannya hanya 26%
yang benar-benar dapat dinyatakan sukses, sedangkan sisanya masuk kedalam kategori
challenged (overtime dan over budget) atau bahkan masuk kedalam kategori failed
(gagal). Dan yang paling menarik dari hasil penelitian ini adalah bahwa faktor terbesar
penyebab kegagalan ini bukan berasal dari masalah teknis, melainkan faktor
manajemen yang dalam hal ini adalah kemampuan dalam melakukan manajemen
proyek. Hal ini patut untuk dicermati sehingga keberadaan manajemen proyek dalam
dunia IT memang benar-benar dirasa sangat dibutuhkan.
Di masa mendatang, manajemen proyek memiliki peran yang sangat penting dalam
mendukung kegiatan pengembangan perusahaan ke arah yang bersifat strategis.
Beberapa alasan yang dianggap dapat menguatkan pentingnya keberadaan fungsi
manajemen proyek yang baik dalam suatu perusahaan antara lain semakin pendeknya
kompresi daur hidup produk, tingginya tingkat kompetisi global serta pesatnya
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang menyebabkan semakin
meningkatnya kompleksitas aktivitas proyek.
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

2.7.2 Definisi Manajer Proyek

Menurut Project Management Body of Knowledge Guide (PMI, 2001) mengatakan

bahwa manajer proyek seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah
proyek. Menurut Ritz (1994) seorang manajer proyek berasal dari suatu institusi atau
seorang pengusaha yang sinonim dengan pengurus, eksekutif, supervisor dan boss.
Pemilihan seorang manajer proyek merupakan satu dari dua atau tiga keputusan paling
utama mengenai proyek. Manajer proyek perlu memiliki kerangka harapan agar dapat
berhasil dengan baik. Berikut adalah daftar kepopuleran, keterampilan dan kualitas
yang dicari manakala pemilihan seorang manajer proyek:
1. Latar belakang teknis yang kuat.
2. Seorang manajer yang “keras kepala”.
3. Individu yang bersifat dewasa.
4. Seseorang yang tersedia.
5. Seseorang yang memiliki hubungan baik dengan para eksekutif senior.
6. Seseorang yang dapat memelihara kenyamanan tim proyek.
7. Orang yang telah bekerja dalam beberapa departemen berbeda.
8. Seseorang yang memiliki peranan dan tanggung jawab Manajer

PMBOK Guide (PMI, 2001) menjabarkan peranan tanggung jawab serta apa yang harus
dimiliki oleh seorang manajer proyek pada setiap proses manajemen proyek. Hal ini
dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Kepemimpinan seorang manajer proyek harus ditunjukkan pada semua tahapan
proyek.
2. Manajer proyek mempunyai otoritas dan kebebasan dalam mengatur proyek.
3. Manajer proyek bersama dengan tim manajemen proyek harus mengkoordinir
dan mengarahkan berbagai alat penghubung teknis dan organisasi yang ada
dalam proyek.
4. Manajer proyek bersama dengan pemberi kuasa menyediakan sumber daya
organisasi untuk merancang aktivitas proyek.
5. Manajer proyek harus mengenali proyek dan ditugaskan sejak awal studi
kelayakan. Manajer proyek harus selalu ditugaskan sebelum dimulai
perencanaan proyek dilaksanakan dan lebih disukai yang sebelumnya telah
banyak menyelesaikan proyek tersebut.
6. Manajer proyek bersama dengan tim manajemen proyek bertanggung jawab
menentukan kualitas dan nilai proyek.
7. Manajer proyek juga mempunyai tanggung jawab kepada sumber daya manusia
untuk menerima dan melepas bawahannya tergantung atas organisasi atau
industri dimana mereka menjadi anggota.
8. Peran dan tanggung jawab dari manajer proyek biasanya kritis pada kebanyakan
proyek tapi sangat berarti dalam penerapannya.
9. Manajer proyek bertanggung jawab dalam membuat pelaporan rangkap kepada
manajer fungsional dan timnya sendiri.
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

10. Manajer proyek dan tim manajemen resiko memberi tanggapan kepada pemilik
proyek terhadap resiko yang dilaporkan. Hal ini akan mengurangi efek yang
tidak diantisipasi dan koreksi yang diperlukan untuk mengurangi resiko.
11. Manajer proyek yang diusulkan harus bersertifikat Project Management
Profesional (PMP) atau yang diusulkan harus mempunyai dokumentasi
pengalaman kerja sebelumnya pada proyek yang sama.

2.7.3 Tanggung Jawab Manajer Proyek secara umum

Hal utama yang harus dilakukan oleh Manajer Proyek adalah berhubungan langsung
dengan tim proyek untuk pihak luar. Mereka bertanggung jawab untuk memberikan
laporan mengenai rencana dan program yang ada kepada user, menajer tingkat atas
dan kepada siapa saja yang memerlukan. Semua informasi yang selalu berubah,
keuangan, jadwal, orang dan isu perusahaan atau semua hal yang mempengaruhi
perusahaan harus dikomunikasikan dengan Manajer Proyek yang akan menyampaikan
kepada para anggota tim. Manajer Proyek akan menggunakan segala informasi yang
ada untuk menyelesaikan pekerjaan.
Pertanggungjawaban yang lain adalah untuk mengatur rencana tim. Manajer Proyek
adalah pemimpinnya, yang memberikan motivasi dan memberikan jalan keluar
terhadap masalah-masalah tim yang harus dipecahkan.
Tanggung Jawab Manajer Proyek Secara khusus dalam Setiap fase
1. Definisi (Definition)
Manajer Proyek adalah orang yang mengatur diambil atau tidaknya suatu keputusan.
Hal ini mungkin mempengaruhi wawancara dengan user dan membantu dalam
pembuatan dokumentasi. Manajer Proyek dibantu oleh PL yang akan memberikan
bantuan teknis, seperti persiapan rencana proyek. Ketika semuanya sudah selesai
Manajer Proyek yang akan menghitung seluruh total pengeluarannya, membuat
jadwalnya dan mencari tenaga kerjanya. Setelah proposal disetujui, Manajer Proyek
biasanya membuat Project File (PF).
File proyek akan menjadi pusat untuk semua hal mengenai dokumen proyek, termasuk
laporan keadaan, waktu pertemuan, mernbuat memo, dll.
2. Analisis (Analysis)
Manajer Proyek harus membuat beberapa bagian mengenai spesifikasi fungsional :
pengantar, spesifikasi perubahan, penerimaan (masukan dari PL secara rinci), hubungi
dan kondisi, jaminan dan semuanya tentang pengaruh sistem yang baru dalam
lingkungan user. Manajer Proyek akan memastikan bahwa FS (prototipe sistem) dapat
selesai pada waktunya (sebagian besar masukan dari user diterima pada waktunya).
Negosiasi antara FS dengan klien, menghasilkan kesepakatan. Bagian tersulit adalah
membuat user memahami bahwa perubahan FS tidak untuk selamanya dan segala
perubahan disetujui oleh tim teknik.
3. Desain (Design)
Seorang Manajer Proyek menyusun pertemuan secara rutin dan menerbitkan sebuah
laporan harian. Setiap minggunya dia harus memeriksa waktu dan merencanakan
peningkatan anggaran yang telah perkiraan direncanakan, total biaya dan tanggal
pengiriman, serta mengulas kembali pendapatan jika diperlukan. Seorang Manajer
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

Proyek harus dapat memeriksa semua permasalahan dan menyelesaikannya, jika ini
memungkinkan dan rnerencanakan ulang jika tidak dapat menyelesaikannya.
4. Pemrograman (programming)
Pada tahap ini banyak melibatkan orang dengan segala bentuk permasalahannya.
Seorang manajer harus dapat memonitor semua yang terjadi dalam segala yang ada.
Tim dan merespon masalah seorang manajer juga harus dapat memberikan suatu
pandangan untuk memastikan perkembangan yang telah dicapai. Dan seorang manajer
harus lebih banyak mengontrol, berkomunikasi dengan programmer dan
mempergunakan pengaruhnya untuk setiap permasalahan.
5. Integrasi Sistem dan Tes (System Integration And Test)
Pada tahap ini seorang Manajer Proyek harus bisa menjaga keutuhan perusahaan. Di
lingkungan luar (clien, manajer tingkat atas) mungkin bingung, menelepon manajer,
mengundang rapat, menutup rapat dan meminta laporan perkembangan harian.
Disinilah keberadaan Manajer Proyek dibutuhkan untuk tetap menjaga keseluruh
keberhasilan dari tender proyek. Pada akhirnya ketika PL melaporkan bahwa semua
sistem telah terintegrasi dan berjalan, maka Manajer Proyek harus memastikan ATP
(Acceptance Test Plan) berjalan normal dan terkoneksi.
6. Penerimaan (Acceptance)
Manajer Proyek menjadwalkan waktu, fasilitas dan sumber-surnber yang dibutuhkan
untuk menjalankan sistem dan memastikan user menandatangani perjanjian

7. Operasi (Operation)
Manajer Proyek harus memastikan bahwa dukungan teknik yang ditampilkan
sebelumnya tersedia dan user puas dengan sistem operasional. Dan akhirnya Manajer
Proyek mengadakan pertemuan untuk mengevaluasi proyek dan memberikan laporan
proyek.
2.7.4 Kualifikasi Manajer Proyek

Menurut Imam Soeharto (1997), karena tanggung jawab yang harus diemban oleh
manajer proyek cukup berat dalam menentukan keberhasilan proyek, maka seorang
manajer proyek harus mempunyak kualifikasi tertentu, yaitu:
1. Mempunyai jiwa kepemimpinan yang berorientasi kuat pada pencapaian
sasaran.
2. Seorang yang generalis yang berpandangan luas dan spesialis
3. Memiliki kredibilitas secara teknis, latar belakang pengalaman yang cukup dan
pendidikan yang memadai.
4. Menguasai aspek sumber daya manusia.
5. Menurut Lyle Spencer, seorang manajer proyek harus mempunyai kompetensi
manajemen proyek yang meliputi pengontrolan sumber daya dan waktu
pelaksanaan, manajemen sumber daya manusia dan manajemen strategis.
Manajer proyek harus terus mengetahui informasi dalam pelaksanaan
pekerjaan dan mempunyai inisiatif untuk menyelesaikan masalah yang terjadi.
Manajer proyek harus dapat belajar dari pengalaman yang sudah didapatnya
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

dalam pelaksanaan proyek sebelumya untuk dapat diterapkan dalam metode

kerja proyek yang sedang dipimpinnya.

2.7.5 Kemampuan Manajer Proyek

Berkaitan dengan pekerjaan seorang manajer, menurut Katz, kemampuan yang
diperlukan oleh manajer adalah:
1. Kemampuan konseptual
2. Kemampuan interpersonal
3. Kemampuan administrasi
4. Kemampuan teknis

Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh
seorang manajer proyek, diantaranya adalah:
1. Budgeting and Cost Skills: Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya
proyek baik dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar
keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia
dana.
2. Schedulling and Time Management Skills: Manajer proyek dituntut untuk dapat
mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang
diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan
aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS (Work
Breakdown Structure). Selain itu, manajer proyek harus mampu memperkirakan
waktu bagi setiap aktivitas secara realistis.
3. Technical Skills: Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman
dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan
mekanisme proyek. Kemampuan ini biasanya didapatkan dari penimbaan ilmu
khusus, misalnya Institut Manajemen Proyek, dsb
4. Resource Management and Human Relationship Skills: Manajer proyek perlu
memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, sehingga
diperlukan kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan
menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun
jaringan sosial dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para
stakeholder.
5. Communication Skills: Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna
ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya.
Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka.
6. Negotiating Skills: Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga
memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor
mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas
sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
7. Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills: Manajer proyek juga
harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan
sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi
outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Selain itu, kedekatan
dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsif terhadap
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan

mereka. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan
pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus anatar pelanggan maupun
antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).
8. Leadership Skills: Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang
dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek
menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja.
Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan dengan memberi
teladan sebagai syarat menuju manajer proyek yang efektif. Ada enam aspek
yang melingkupinya, antara lain :

a. Prioritas, hal ini berbicara mengenai penggunaan waktu. Manajer proyek

memerlukan banyak waktu untuk mengamati sebuah pengujian kritis daripada
menunggu laporan, menyatakan pentingnya penguji dan pekerjaan tim.
b. Urgensi, dengan meningkatkan pola interaksi dengan tim seperti laporan dan
rapat penting dengan sering akan membuat tim merasa bahwa pekerjaan ini
sangat penting.
c. Pemecahan masalah, manajer proyek yang efektif akan lebih memusatkan
kepada bagaimana tim dapat mengubah masalah menjadi kesempatan atau apa
yang dipelajari dari suatu kesalahan untuk lebih proaktif dalam memecahkan
masalah.
d. Kerjasama, berbicara mengenai bagaimana manajer proyek bertindak terhadap
orang luar dan mempengaruhi bagaimana anggota tim berinteraksi dengan
orang luar.
e. Standar kinerja, manajer proyek harus menetapkan standar yang tinggi untuk
kinerja proyek melalui respon yang cepat atas kebutuhan tim, mengikuti isu-isu
penting, berprinsip teguh, serta hati-hati dalam menjalankan pertemuan-
pertemuan kritis.
f. Etika, jika seorang manajer proyek dengan bebas menyalahgunakan atau
menahan informasi penting dari manajemen atau pelanggan, hal ini memberi
isyarat kepada anggota tim bahwa perilaku seperti ini dapat diterima dan
dilakukan.

Tjiptono&Diana (2003) dalam buku Total Quality Management (TQM) mendeskripsikan

pemimpin yang baik memiliki karakteristik; tanggung jawab yang seimbang, Model
peranan yang positif, memiliki keterampilan komunikasi yang baik, memiliki pengaruh
yang positif, dan memiliki kemampuan untuk meyakinkan orang lain.

2.7.6 Kriteria Manajer Proyek Yang Efektif

Nobody’s Perfect, kata ini memang menunjukkan sebuah realitas. Bagaimanapun
tuntutan kesempurnaan kerja seorang manajer proyek yang efektif tidak dapat seratus
persen terwujud. Akan tetapi ada beberapa kriteria dan usaha pendekatan ke arah
sana. Grey&Larson (2006) mendeskripsikan beberapa indikator, ciri dan kualitas
seorang manajer proyek yang efektif. Beberapa kontradiksi yang dihadapkan oleh
manajer proyek antara lain:
Manajemen Proyek Informatika
Universitas Pamulang

a. Inovasi dan menjaga stabilitas.

b. Menetapkan gambaran dan terlibat langsung di lapangan.
c. Mendorong individu tetapi juga menekan tim.
d. Campur tangan atau tidak.
e. Fleksibel tapi ketat.
f. Loyalitas tim dan loyalitas organisasi.

Kontradiksi ini memerlukan kecakapan khusus bagi manajer proyek untuk mengambil
posisi mereka dan menempatkan keputusan sesuai dengan keadaan. Terpaku pada
suatu prinsip yang ketat tidak akan menyelesaikan masalah, karena manajer proyek
tidak bekerja sendiri. Dalam buku yang sama Grey&Larson (2006) juga menggambarkan
ciri-ciri dari seorang manajer proyek yang efektif. Diantaranya adalah:
1. Pemikir Sistem, kemampuan dalam berpikir untuk mengelola interaksi antar
komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bisa
dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya secara parsial. Hal ini
akan mempersulit sang manajer untuk mengambil keputusan.
2. Integritas Pribadi, membangun dan meningkatkan kemampuan diri menjadi
sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan
anggota tim.
3. Proaktif, bedakan dengan reaktif. Para manajer proyek dituntut tidak hanya
akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu
meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa depan proyek
(Kartajaya, 2003)
4. Toleransi yang tinggi terhadap Stress, mengingat proyek merupakan hal yang
rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang
dibebankan tanggungjawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu
mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan dalam tekanan.
5. Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus memahami dasar-dasar
bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional.
6. Komunikator yang baik, telah dijelaskan sebelumnya.
7. Manajemen waktu yang efektif, telah dijelaskan sebelumnya.
8. Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang dan mendapatkan
dukungan dari semua pihak merupakan cirri penting manajer proyek yang
sukses.
9. Optimis, Slater (1999) dalam bukunya Saving Big Blue mengatakan “Anda dalam
kesulitan Besar jika Menganggap anda Sudah Selesai”. Maksud dari kata-kata ini
ialah, masalah-masalah yang sudah diselesaikan tidak bisa kita lepas begitu saja,
karena pada nantinya akan bermunculan masalah-masalah baru di dalam
pelaksanaan proyek. Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat
seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah strategi proyek ke
arah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah ditetapkan.
C. SOAL LATIHAN/TUGAS
1. Apa yang dimaksud dengan proyek dan apakah syarat dasar sesuatu dapat
dikatakan proyek ?
2. Sebutkan ciri-ciri dan macam-macam proyek yang saudara ketahui ?
3. Sebutkan perbedaan antara Proyek dan Program?
4. Uraikan perbedaan antara kegiatan proyek dan kegiatan operasional
(program) ?
5. Jelaskan sumber timbulnya suatu proyek yang saudara ketahui ?
6. Apakah ukuran besar/kecilnya suatu proyek menurut J.A. Bent ?

17
 DAFTAR PUSTAKA

rd
Clough, R.G, Construction Project Management, 3 edition, John Wiley. 2000.

Ervianto, Wulfram I. Teori-Aplikasi Manajemen Proyek Konstruksi. 2004.

Yogyakarta : Penerbit ANDI Yogyakarta.

Murahartawaty, S.T Modul Manajemen Proyek Sekolah Tinggi Teknologi Telkom

Bandung. 2005.

Imam Heryanto, Totok Triwibowo. Manajemen Proyek Berbasis Teknologi

Informasi. Edisi I. Bandung: Informatika Bandung, 2009.

18