Dasar Organisasi Dan Manajemen Unit Kerj PDF

Eka Wilda Faida, SKM, M.
Kes
Muhadi, SKM, M.Kes
Dasar Organisasi dan Manajemen
UNIT KERJA
REKAM MEDIS
MUK.indd 1 16/09/19 15:03:58

DASAR ORGANISASI DAN MANAJEMEN
UNIT KERJA REKAM MEDIS
Eka Wilda Faida, SKM, M.Kes

Muhadi, SKM, M.Kes
Edisi Asli
Hak Cipta © 2019 pada penulis
Griya Kebonagung 2, Blok I2, No.14
Kebonagung, Sukodono, Sidoarjo
Telp.: 0812-3250-3457
Website: www.indomediapustaka.com
E-mail: indomediapustaka.sby@gmail.com
Hak cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini dalam
bentuk apa pun, baik secara elektronik maupun mekanik, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan
menggunakan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari Penerbit.
UNDANG-UNDANG NOMOR 19 TAHUN 2002 TENTANG HAK CIPTA

1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak mengumumkan atau memperbanyak suatu ciptaan
atau memberi izin untuk itu, dipidana dengan pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/
atau denda paling banyak Rp 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada
umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau
denda paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
Faida, Eka Wilda

Muhadi
Dasar Organisasi dan Manajemen Unit Kerja Rekam Medis/Eka Wilda Faida, Muhadi
Edisi Pertama
—Sidoarjo: Indomedia Pustaka, 2019
Anggota IKAPI No. 195/JTI/2018
1 jil., 17 × 24 cm, 208 hal.
ISBN: 978-623-7137-53-5
1. Kesehatan 2. Dasar Organisasi dan Manajemen 3. Unit Kerja Rekam Medis

I. Judul II. Eka Wilda Faida, Muhadi
MUK.indd 2 16/09/19 15:03:58

Kata Pengantar
Bismillahirrohmannirahim
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Gambaran secara umum pada mata kuliah Dasar Organisasi & Manajemen Unit Kerja
Rekam Medis ini walaupun sedikit dan belum mendalam diperlukan sebagai over view
bagi pengenalan dasar organisasi dan manajemen di sarana pelayanan kesehatan. Maka
buku ajar ini dirancang sebagai pegangan mahasiswa di dalam proses belajar mengajar
di kelas yang tentunya dapat dipelajari sebelum dan setelah perkuliahan berlangsung.
Buku ajar ini tentunya diambil dari kumpulan beberapa sumber dan literature yang ada.
Pada proses belajar mahasiswa diperlukan kajian materi yang lebih rinci oleh
karena itu melalui buku ajar dasar organisasi dan manajemen unit kerja rekam medis
ini diharapkan mahasiswa lebih dapat mengetahui dan memahami konsep dasar yang
ada di dalam setiap bab materi dasar organisasi dan manajemen unit kerja rekam medis
ini. Selain itu melalui buku ajar ini ada beberapa kasus dan contoh untuk merangsang
cara berfikir mahasiswa bagaimana penerapannya jika di aplikasikan di lapangan (RS,
Puskesmas, Klinik dan Sarana Pelayanan Kesehatan yang lain). Ada pula latihan dan
penugasan baik individu maupun secara kelompok agar mahasiswa tertuntut untuk
berfikir secara kreatif dan inovatif.
Semoga bermanfaat, apabila ada kekurangan dan kesalahan mari kita tambah dan
perbaiki, sehingga menjadi lebih bagus dan bermanfaat.
22-Februari-2018
MUK.indd 3 16/09/19 15:03:59

iv Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis
MUK.indd 4 16/09/19 15:03:59

Prakata
Syukur alhamdulillah kami panjatkan ke hadirat Illahi Robbi dengan dapat

diselesaikannya buku “Dasar Organisasi dan Manajemen Unit Kerja Rekam Medis”. Buku
ini disusun karena banyak pertanyaan dari mahasiswa khususnya mahasiswa rekam
medis dan informasi kesehatan yang menanyakan bagaimana sistem organisasi dan
manajemen di unit kerja rekam medis. Berdasarkan hal tersebut maka perlu disusun
buku ajar sebagai panduan bagi mahasiswa khususnya mahasiswa rekam medis dan
informasi kesehatan pada semester 3 (tiga) dalam mempelajari, memahami, dan
mengimplementasikan bidang rekam medis dan informasi kesehatan.
Tiap bab pada buku ajar ini terdiri dari kemampuan akhir yang diharapkan,
indikator, pengantar, penyajian atau teori yang disesuaikan dengan rencana pembelajaran
semester yang diharapkan dan penutup yang terdiri dari rangkuman materi, latihan
soal serta daftar pustaka pada halaman terakhir dari buku ini. Dasar organisasi dan
manajemen unit kerja rekam medis ini merupakan mata kuliah yang membentuk
kompetensi dasar menganalisis kebutuhan pengembangan organisasi dan manajemen
khususnya bidang rekam medis dan informasi kesehatan.
Buku ini disusun menjadi 11 bab dengan tujuan setiap bab sebagai berikut:
1. Bab 1 memperkenalkan konsep dasar organisasi dan manajemen. Penjelasan yang
menekankan pada definisi, azas/prinsip, unsur organisasi. Disamping itu akan
dijelaskan pula tentang sejarah manajemen, pengertian, ruang lingkup, ruang
lingkup, unsur, dan pola manajemen dengan pendekatan sistem.
2. Bab 2 memperkenalkan konsep dasar fungsi manajemen perencanaan (planning).
Penjelasan tentang pengertian perencanaan, manfaat, jenis, dan langkah
MUK.indd 5 16/09/19 15:03:59

perencanaan. Disamping itu dijelaskan pula metode perencanaan jangka pendek
dengan planning of action dan jangka panjang dengan analisis SWOT (Strength,
Weakness, Opportunity, and Threat).
3. Bab 3 memperkenalkan konsep dasar fungsi manajemen pengorganisasian
(organizing). Penjelasan tentang pengertian pengorganisasian, manfaat, langkah,
jenis dan struktur pengorganisasian dan implementasinya di fasilitas pelayanan
kesehatan dan unit kerja rekam medis.
4. Bab 4 memperkenalkan konsep dasar fungsi manajemen penggerakan (actuating).
Penjelasan tentang pengertian penggerakan, manfaat, jenis, ruang lingkup, dan
implementasinya di fasilitas pelayanan kesehatan dan unit kerja rekam medis.
5. Bab 5 memperkenalkan konsep dasar fungsi manajemen pengendalian
(controlling). Penjelasan tentang pengertian pengendalian, metode, instrumen
dan implementasinya di fasilitas pelayanan kesehatan dan unit kerja rekam medis.
a. Bab 6 memperkenalkan konsep dasar fungsi manajemen penilaian (evaluating).
Penjelasan tentang pengertian penilaian, penilaian kinerja dengan model balance
scorecard, penilaian mutu layanan kesehatan, instrumen dan implementasinya di
fasilitas pelayanan kesehatan dan unit kerja rekam medis.
6. Bab 7 memperkenalkan konsep dasar kepemimpinan. Penjelasan tentang
pengertian kepemimpinan, teori dan gaya kepemimpinan, sifat kepemimpinan
ideal, etika kepemimpinan, implementasinya di fasilitas pelayanan kesehatan dan
unit kerja rekam medis.
7. Bab 8 memperkenalkan konsep dasar motivasi. Penjelasan tentang pengertian
motivasi, teori motivasi, keterlibatan karyawan, penggunaan rewards untuk
motivasi karyawan, dan implementasinya di fasilitas pelayanan kesehatan dan
unit kerja rekam medis.
8. Bab 9 memperkenalkan konsep dasar persepsi. Penjelasan tentang pengertian
persepsi, proses persepsi, faktor yang mempengaruhi persepsi, dan
implementasinya di fasilitas pelayanan kesehatan dan unit kerja rekam medis.
9. Bab 10 memperkenalkan konsep dasar komunikasi. Penjelasan tentang pengertian
komunikasi, fungsi komunikasi, proses komunikasi, komunikasi dalam organisasi,
hambatan dalam komunikasi efektif dan implementasinya di fasilitas pelayanan
kesehatan dan unit kerja rekam medis.
10. Bab 11 memperkenalkan konsep dasar kerja tim. Penjelasan tentang pengertian
kerja tim, perbedaan tim dengan kelompok, jenis tim, menciptakan tim yang
efektif, peranan anggota dalam membangun tim dan implementasinya di fasilitas
pelayanan kesehatan dan unit kerja rekam medis.
11. Bab 12 memperkenalkan konsep dasar pengambilan keputusan. Penjelasan
tentang pengertian pengambilan keputusan, proses pengambilan keputusan, gaya
pengambilan keputusan, kerangka kerja dan konsep pengambilan keputusan,
vi Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis
MUK.indd 6 16/09/19 15:03:59

jenis masalah kaitannya dengan pengambilan keputusan dan implementasinya di
fasilitas pelayanan kesehatan dan unit kerja rekam medis.
12. Bab 13 memperkenalkan perencanaan kebutuhan tenaga kerja dengan metode
WISN (Workload Indicator Staff Needed) penjelasan tentang langkah perhitungan
yang meliputi: menghitung waktu kerja tersedia, menetapkan unit kerja & kategori
SDM, menyusun standar beban kerja, menyusun kelonggaran, dan menghitung
kebutuhan tenaga per unit kerja rekam medis.
13. Bab 14 memperkenalkan konsep dasar manajemen pengelolaan rekam medis
melalui pengertian, tujuan, kegunaan, dan proses manajemen pengelolaan rekam
medis.
Buku ini berisi panduan untuk belajar tentang konsep dasar organisasi dan
manajemen dan bagaimana implementasinya di fasilitas pelayanan kesehatan terutama
di bidang rekam medis dan informasi kesehatan. Buku ini merupakan edisi pertama
yang akan terus diperbarui sesuai dengan perkembangan gaya penulisan yang dapat
memudahkan penulis mempublikasikan karyanya. Saran dan masukan kami harapkan
untuk edisi mendatang.
Tim Penyusun
Eka Wilda Faida

Prakata vii
MUK.indd 7 16/09/19 15:03:59

viii Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis
MUK.indd 8 16/09/19 15:03:59

Daftar Isi
Kata Pengantar................................................................................................. iii

Prakata .............................................................................................................. v
Daftar Isi............................................................................................................ ix
Bab 1 Konsep Dasar Organisasi dan Manajemen...................................... 1

1.1 Pengertian Organisasi...................................................................................... 2
1.2 Azas/Prinsip Organisasi................................................................................. 2
1.3 Unsur Organisasi................................................................................................ 3
1.4 Jenis Organisasi................................................................................................... 3
1.5 Langkah-Langkah Pengorganisasian......................................................... 5
1.6 Skema Pengorganisasian ............................................................................... 6
1.7 Sejarah Manajemen........................................................................................... 8
FW. Taylor (1870)  Scientific Management Theory........................... 8
Henry Fayol (1916)............................................................................................... 9
Elton Mayo (1920)  Human Relationship Theory............................... 9
1.8 Pengertian Manajemen.................................................................................... 10
1.9 Ruang Lingkup Administrasi dan Manajemen...................................... 11
1.10 Unsur Manajemen.............................................................................................. 13
Man (manusia, orang-orang, tenaga kerja).............................................. 13
Money (uang yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan yang diinginkan)............................................................................ 14
MUK.indd 9 16/09/19 15:03:59

Machines (mesin atau alat-alat yang diperlukan untuk
mencapai tujuan)......................................................................................... 14
Methods (cara yang digunakan dalam usaha mencapai tujuan).... 14
Materials (bahan atau perlengkapan yang diperlukan
mencapai tujuan)......................................................................................... 15
Market (pasar untuk menjual output/barang yang dihasilkan)...... 15
1.11 Pola Manajemen dengan Pendekatan Sistem........................................ 16
1.12 Aplikasi Manajemen pada Layanan Kesehatan..................................... 17
Bab 2 Fungsi Manajemen Perencanaan..................................................... 19

2.1 Pengertian Perencanaan................................................................................. 20
2.2 Manfaat Perencanaan....................................................................................... 21
2.3 Jenis Perencanaan.............................................................................................. 22
Perencanaan Strategik........................................................................................ 22
Perencanaan Jangka Menengah...................................................................... 22
Perencanaan Jangka Pendek............................................................................ 23
2.4 Cara Penyusunan Visi Misi............................................................................. 25
Pengertian Visi........................................................................................................ 25
Kriteria-Kriteria Pembuatan Visi.................................................................... 25
Pengertian Misi....................................................................................................... 26
Kriteria Pembuatan Misi.................................................................................... 26
2.5 Langkah-Langkah Perencanaan................................................................... 27
Analisis Situasi........................................................................................................ 27
Identifikasi Masalah dan Prioritas................................................................. 28
Menentukan Tujuan Program.......................................................................... 29
Mengkaji Hambatan dan Kelemahan Program........................................ 31
Menyusun Rencana Kerja Operasional (RKO)........................................... 32
2.6 Analisis Swot........................................................................................................ 34
Analisis Lingkungan Dalam dan Luar.......................................................... 34
Analisis SWOT.......................................................................................................... 35
Penentuan Strategi............................................................................................... 38
Penerimaan Visi Misi............................................................................................ 38
Penentuan Tujuan................................................................................................. 38
Bab 3 Fungsi Manajemen Pengorganisasian (Organizing)...................... 43

3.1 Pengorganisasian (Organizing)................................................................... 44
3.2 Manfaat Pengorganisasian............................................................................. 46
3.3 Langkah Pengorganisasian............................................................................ 46
3.4 Jenis dan Struktur Pengorganisasian........................................................ 46
x Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis
MUK.indd 10 16/09/19 15:03:59

Organisasi Garis/Lini (Line authority)........................................................ 46
Organisasi Fungsional/Staf (staf authority)............................................. 48
Organisasi Kepanitiaan....................................................................................... 49
Wewenang dalam Organisasi........................................................................... 49
Struktur Organisasi............................................................................................... 50
3.5 Prinsip Organisasi.............................................................................................. 53
3.6 Proses Organisasi............................................................................................... 53
3.7 Individu dan Perilaku Organisasi................................................................ 55
3.8 Kelompok dan Perilaku Organisasi............................................................ 57
Bab 4 Fungsi Manajemen Penggerakan (Actuating)................................. 61

4.1 Pengertian Penggerakan (Actuating)........................................................ 62
4.2 Manfaat Penggerakan (Penggerakan)....................................................... 63
4.3 Jenis Penggerakan (Penggerakan).............................................................. 63
4.4 Ruang Lingkup Penggerakan (Actuating)................................................ 63
4.5 Peran Komunikasi dalam Pengarahan...................................................... 63
Bab 5 Fungsi Manajemen Pengawasan/Pengendalian (Controlling)...... 65

5.1 Pengertian Pengawasan (Controlling)...................................................... 66
5.2 Prinsip Pengawasan.......................................................................................... 66
5.3 Jenis Pengawasan............................................................................................... 67
5.4 Manfaat Pengawasan........................................................................................ 67
5.5 Objek Pengawasan............................................................................................. 67
5.6 Proses Pengawasan........................................................................................... 68
5.7 Metode Pengawasan (Controlling)............................................................. 68
5.8 Hubungan Pengawasan dengan Fungsi Manajemen........................... 69
Bab 6 Fungsi Manajemen Penilaian (Evaluating)...................................... 71

6. 1 Pengertian Penilaian......................................................................................... 72
6.2 Manfaat Penilaian Kinerja.............................................................................. 72
6.3 Penilaian Kinerja dengan Balance Scorecard.................................. 72
6.4 Indikator Penilaian Mutu Layanan Kesehatan...................................... 76
6.5 Penilaian Kualitas Layanan............................................................................ 79
Bab 7 Fungsi Manajemen Kepemimpinan................................................. 81

7.1 Pengertian Kepemimpinan............................................................................ 82
7.2 Teori & Gaya Kepemimpinan........................................................................ 82
Teori Kepemimpinan Tingkat I........................................................................ 82
Teori Kepemimpinan Tingkat II...................................................................... 82
Daftar Isi xi
MUK.indd 11 16/09/19 15:03:59

Teori Kepemimpinan Tingkat III..................................................................... 83
7.3 Sifat Kepemimpinan Ideal.............................................................................. 84
7.4 Etika Kepemimpinan........................................................................................ 86
7.5 Determinan Efektifitas Kepemimpinan.................................................... 87
Bab 8 Motivasi.............................................................................................. 89
8.1 Pengertian Motivasi.......................................................................................... 90
8.2 Teori Motivasi...................................................................................................... 90
Teori Motivasi Abraham Maslow (1943-1970)......................................... 90
Teori Motivasi Herzber (1966)......................................................................... 91
Teori Motivasi Douglas McGregor.................................................................. 91
Teori Motivasi Vroom (1964)............................................................................ 92
Teori ERG (Eksistensi, Relatedness dan Growth)..................................... 92
Learned Need Theory........................................................................................... 92
8.3 Tujuan Motivasi.................................................................................................. 93
8.4 Elemen Penggerak Motivasi.......................................................................... 94
8.5 Bentuk Motivasi.................................................................................................. 95
8.6 Teknik Pengukuran Motivasi......................................................................... 96
8.7 Solusi Mengatasi Masalah Motivasi............................................................ 100
8.8 Penggunaan Rewards untuk Motivasi Karyawan................................. 100
Bab 9 Persepsi.............................................................................................. 103

9.1 Pengertian Persepsi.......................................................................................... 104
9.2 Proses Persepsi................................................................................................... 104
9.3 Faktor yang Mempengaruhi Persepsi....................................................... 104
9.4 Atribution Theory.............................................................................................. 105
Bab 10 Komunikasi........................................................................................ 107

10.1 Pengertian Komunikasi................................................................................... 108
10.2 Fungsi Komunikasi............................................................................................ 109
10.3 Proses Komunikasi............................................................................................ 109
10.4 Prinsip Komunikasi........................................................................................... 110
10.5 Saluran Komunikasi.......................................................................................... 111
Komunikasi ke Bawah.......................................................................................... 112
Komunikasi ke Atas............................................................................................... 112
Komunikasi Horisontal........................................................................................ 113
10.6 Hambatan Komunikasi.................................................................................... 114
10.7 Komunikasi Interpersonal............................................................................. 116
xii Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis
MUK.indd 12 16/09/19 15:03:59

10.8 Komunikasi dalam Organisasi...................................................................... 117
10.9 Komunikasi Kesehatan.................................................................................... 117
10.10 Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi............................................... 119
Bab 11 Kerja Tim............................................................................................. 121

11.1 Pengertian Tim.................................................................................................... 122
11.2 Perbedaan Tim dengan Kelompok............................................................. 122
11.3 Jenis Tim................................................................................................................ 123
11.4 Menciptakan Tim yang Efektif...................................................................... 124
11.5 Peranan Anggota dalam Membangun Tim.............................................. 125
Bab 12 Pengambilan Keputusan................................................................... 127

12.1 Pengertian Pengambilan Keputusan......................................................... 128
12.2 Proses Pengambilan Keputusan.................................................................. 129
12.3 Gaya Pengambilan Keputusan...................................................................... 132
12.4 Kerangka Kerja dan Konsep Pengambilan Keputusan....................... 134
Sistem Pengambilan Keputusan...................................................................... 134
Pengetahuan Mengenai Keluaran.................................................................. 135
Tanggapan Keputusan......................................................................................... 136
Deskripsi Mengenai Pengambilan Keputusan........................................... 137
Kriteria Pengambilan Keputusan................................................................... 137
Relevansi Konsep Keputusan Terhadap Desain
Sistem Informasi Manajemen................................................................. 138
12.5 Pengambilan Keputusan dalam Organisasi Sederhana..................... 138
Bab 13 Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Metode WISN...... 145

13.1 Pengertian Perencanaan SDM...................................................................... 146
13.2 Tujuan Perencanaan SDM.............................................................................. 146
13.3 Kegunaan Perencanaan SDM........................................................................ 147
13.4 Metode Perencanaan Kebutuhan SDM..................................................... 147
Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis)............................................... 147
Teori Gilies................................................................................................................. 148
Metode Work Load Indicator Staff Need (WISN)..................................... 149
13.5 Pengertian Kebutuhan SDM dengan WISN............................................. 150
13.6 Langkah Penyusunan Kebutuhan SDM dengan WISN........................ 150
Langkah 1 (Hitung Waktu Kerja Tersedia)................................................ 150
Langkah 2 (Menetapkan Unit Kerja & Kategori SDM).......................... 151
Langkah 3 (Menyusun Standar Beban Kerja)........................................... 151
Daftar Isi xiii
MUK.indd 13 16/09/19 15:03:59

Langkah 4 (Menyusun Kelonggaran)............................................................ 152
Langkah 5 (Menghitung Kebutuhan Tenaga Per Unit Kerja)............ 153
Perencanaan Kebutuhan SDM Kesehatan Berdasarkan
Metode Analisis Beban Kerja Kesehatan (ABK Kes)...................... 153
Langkah-Langkah Metode ABK Kes............................................................... 154
Bab 14 Manajemen Pengelolaan Rekam Medis........................................... 169

14.1 Pengertian Rekam Medis................................................................................ 170
14.2 Tujuan Rekam Medis ....................................................................................... 170
14.3 Kegunaan Rekam Medis.................................................................................. 171
14.4 Proses Penyelenggaraan Rekam Medis ................................................... 171
Sistem Rekam Medis ............................................................................................ 171
Prosedur Rekam Medis ....................................................................................... 173
Proses Pengolahan Rekam Medis ................................................................... 173
Analisa ....................................................................................................................... 179
Sistem Kearsipan Rekam Medis ...................................................................... 179
Penyusutan dan Penghapusan Rekam Medis ........................................... 181
Daftar Pustaka.................................................................................................. 183

Glosarium.......................................................................................................... 185
BIodata Penulis................................................................................................. 191
Indeks ............................................................................................................... 193
xiv Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis
MUK.indd 14 16/09/19 15:03:59

BAB 1
Konsep Dasar Organisasi dan
Manajemen
Kemampuan Akhir
Menjelaskan konsep dasar organisasi dan manajemen
Indikator
1. Mengetahui dan memahami pengertian organisasi
2. Mengetahui dan memahami Asas/prinsip organisasi
3. Mengetahui dan memahami unsur organisasi
4. Mengetahui dan memahami jenis organisasi
5. Mengetahui dan memahami sejarah manajemen
6. Mengetahui dan memahami pengertian manajemen
7. Mengetahui dan memahami ruang lingkup administrasi dan manajemen
8. Mengetahui dan memahami unsur manajemen
9. Mengetahui dan memahami pola manajemen
Pengantar
Pada bab ini memperkenalkan konsep dasar organisasi dan manajemen. Inti konsep
dasar organisasi dan manajemen adalah diharapkan mahasiswa mengetahui dan
memahami serta mampu menjelaskan di akhir mata kuliah bab I melalui kegiatan diskusi
dan presentasi tentang organisasi dan manajemen secara umum dan implementasinya
di pelayanan kesehatan terutama di unit kerja rekam medis.
MUK.indd 1 16/09/19 15:03:59

1.1 PENGERTIAN ORGANISASI
Kata organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat.
Pengertian organisasi telah banyak dismpaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak
ada perbedaan prinsip, dan sebagai bahan perbandingan akan disampaikan beberapa
pendapat sebagai berikut:
1. Chester I. Barnard (1938) dalam bukunya “The Executive Functions” mengemukakan
bahwa: “Organisasi adalah sistem kerja sama antara dua orang atau lebih”. James
D.Mooney mengatakan bahwa: “Organization is the form of every human association
for the attainment of common purpose” (Organisasi adalah setiap bentuk kerja sama
untuk mencapai tujuan bersama).
2. Menurut ensiklopedi administrasi, organizing (Pengorganisasian) adalah rangkaian
aktivitas menyusun suatu kerangka kerja yang menjadi wadah bagi segenap
kegiatan kerja sama dengan jalan membagi dan mengelompokkan pekerjaan yang
harus dilaksanakan serta menetapkan dan menyusun jalianan hubungan kerja di
antara satuan organisasi atau para pejabatnya. Pengertian organisasi lebih bersifat
dinamis (organisasi sebagai fungsi manajemen).
3. Pengorganisasian (Organizing) menurut G.R Terry: Tindakan mengorganisasikan
hubungan-hubungan perilaku yang efektif antara masing-masing orang, sehingga
mereka dapat bekerjasama secara efisien dan memperoleh kepuasan diri dalam
melaksanakan tugas-tugas terpilih didalam kondisi organisasi yang ada untuk
mengetahui tujuan dan sasaran tertentu.
4. Struktur Organisasi menurut F.G.Anderson: Susunan hubungan-hubungan,
pertanggungjawaban dan wewenang melalui tujuan untuk mencapai sasaran.
Jadi, Organisasi adalah suatu wadah/tempat dari kegiatan, bersama-sama

sekumpulan orang yang diwujudkan dalam bentuk struktur organisasi untuk
menjalankan proses pengorganisasian secara kerjasama agar tujuan dan sasaran
dapat dicapai secara efektif dan efisien.
1.2 AZAS/PRINSIP ORGANISASI

Menurut Ernest Dale (Dalam buku “Organisasi Kesehatan, Djoko Wijono, 2008)
mengemukakan bahwa prinsip dalam melaksanakan organisasi yaitu dengan
memperhatikan:
1. Tujuan/sasaran (Objective)
2. Spesialisasi (Specialization)
3. Koordinasi (Coordination)
4. Kewenangan (Authority)
2 Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis
MUK.indd 2 16/09/19 15:03:59

5. Tanggung Jawab (Responsibility)
6. Efisiensi (Efficiency)
7. Pendelegasian/Pelimpahan (Delegate)
8. Kesatuan perintah (Unity of Command)
9. Rentang kendali (The span of Control)
10. Rantai perintah pendek (Short Chain of Command)
11. Keseimbangan (Balance)
1.3 UNSUR ORGANISASI

Unsur-unsur organisasi yang perlu dipertimbangkan dalam proses kegiatan
pengorganisasian atau menyusun organisasi yaitu:
1. Tujuan dan sasaran
2. Sumber daya yang tersedia
3. Pembagian tugas dan fungsi
4. “Wadah” tempat bekerja atau struktur organisasi
5. Bentuk hubungan dan kerjasama
6. Lingkungan yang berkaitan dan tempat kedudukan (domisili)
7. Metode departementasi
1.4 JENIS ORGANISASI

Pengelompokan jenis organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan kriteria yaitu (M.
Fais Satrianegara, dalam buku organisasi dan manajemen pelayanan kesehatan, 2014):
1. Berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani, organisasi dibagi ke dalam empat
bentuk yaitu:
a. Organisasi produksi, misalnya: organisasi produk makanan
b. Organisasi berorientasi pada politik, misalnya: partai poltik
c. Organisasi yang bersifat integratif, misalnya: sarikat pekerja
d. Organisasi pemelihara, misalnya: organisasi peduli lingkungan
2. Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan
a. Berbentuk tunggal, yaitu pucuk pimpinan berada di tangan satu orang, semua
kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber kepada satu orang.
b. Bentuk komisi, pimpinan organisasi merupakan suatu dewan yang terdiri atas
beberapa orang, semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan
sebagai suatu kesatuan.
3. Berdasarkan lalu lintas kekuasaan
a. Organisasi lini atau lurus, kekuasaan mengalir dari pucuk pimpinan organisasi
langsung lurus kepada para pejabat yang memimpin unit-unit dalam
organisasi.
Bab 1: Konsep Dasar Organisasi dan Manajemen 3
MUK.indd 3 16/09/19 15:03:59

b. Organisasi lini dan staf, dalam organisasi ini pucuk pimpinan dibantu oleh
staf pimpinan ahli dengan tugas sebagai pembantu pucuk pimpinan dalam
menjalankan roda organisasi.
c. Organisasi fungsional, bentuk organisasi dalam kegiatannya dibagi dalam
beberapa fungsi yang dipimpin oleh seorang ahli di bidangnya, dengan
hubungan kerja lebih bersifat horisontal.
4. Berdasarkan sifat hubungan personal
a. Organisasi formal, adalah organisasi yang diatur secara resmi, seperti:
organisasi pemerintahan, organisasi yang berbadan hukum.
b. Organisasi informal, adalah organisasi yang terbentuk karena hubungan
bersifat pribadi, antara lain kesamaan minat/hobi.
5. Berdasarkan tujuan
a. Organisasi yang tujuannya mencari keuntungan atau “profit oriented”
b. Organisasi sosial atau “nonprofit oriented”
6. Berdasarkan hubungan kehidupan dalam masyarakat
a. Organisasi pendidikan
b. Organisasi kesehatan
c. Organisasi pertanian
7. Berdasarkan pihak yang memakai manfaat
a. Mutual benefit organization, organisasi yang kemanfaatannya terutama
dinikmati oleh anggotanya, seperti koperasi
b. Service organization, organisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh
pelanggan, seperti bank
c. Business organization, organisasi yang bergerak dalam dunia usaha, seperti
perusahaan.
d. Commonwealth organization, organisasi yang kemanfaatannya terutama
dinikmati oleh masyarakat umum, seperti organisasi pelayanan kesehatan
yaitu rumah sakit dan puskesmas.
Untuk itu, agar organisasi pelayanan kesehatan dalam hal ini unit kerja rekam
medis dan informasi kesehatan dapat menjalankan fungsinya secara optimal, perlu
melakukan perubahan atau reformasi. Ada lima hal yang penting yang perlu diantisipasi
dalam melakukan perubahan, yaitu:
1. Masa depan yang berbeda
Organisasi unit kerja rekam medis yang memiliki kreatifitas yang tinggi dan muncul
dari dalam organisasi itu sendiri, peka terhadap kecenderungan perubahan yang
mungkin terjadi di masa depan dengan visi yang jelas, akan menjadi pemenang
dalam kompetisi. Manusia sebagai aset dan investasi paling penting dan berharga.
Sehingga perencanaan kebutuhan sumber daya manusia yang sesuai dengan
MUK.indd 4 16/09/19 15:03:59

perhitungan yang tepat, serta metode perekrutan yang tepat, dan mengacu
pada peraturan/kebijakan pemerintah pusat misalkan: unit rekam medis harus
dijalankan oleh petugas yang ahli dan kompeten di bidang rekam medis sehingga
diharapkan unit rekam medis oleh pemerintah diwajibkan petugasnya adalah dari
latarbelakang pendidikan rekam medis
2. Perlu visi, misi, tujuan
Unit kerja rekam medis dalam menjalankan kegiatan yang bersifat operasional
maupun strategik tentunya perlu adanya arah. Arah ditentukan dari adanya
pandangan dan tujuan yang berupa visi dan misi yaitu cara untuk mencapainya.
3. Perubahan tata nilai
Untuk meningkatkan mutu organisasi unit kerja rekam medis tidak hanya bertumpu
pada peningkatan teknologi, struktur, sistem, dan proses tetapi lebih menekankan
pada pengembangan nilai, yaitu: keadilan, kejujuran, integritas, dan saling percaya.
4. Strategi yang konkret
Strategi merupakan upaya mewujudkan cita-cita kedepan menjadi nyata. Misalkan
di unit kerja rekam medis apa yang harus dikerjakan untuk menunjang tercapainya
cita-cita kedepan menjadi lebih baik misalkan untuk peningkatan mutu unit kerja
rekam medis kedepannya diantaranya adalah peningkatan standar respontime
penyediaan dan pengembalian dokumen rekam medis, serta terpenuhinya standar
kelengkapan dan kekonsistensian setiap form yang ada pada dokumen rekam
medis, hal tersebut dapat dilalui dengan cara salah satunya adalah peningkatan
kemampuan sumber daya manusia, dan sistem informasi rekam medis yang
terintegrasi.
5. Bentuk dan struktur baru organisasi
Dalam lingkungan yang terus meneru berubah, struktur organisasi tidak bersifat
kaku, tetapi harus mampu melakukan adaptasi terhadap tuntutan perubahan, baik
karena dinamika dari dalam organisasi maupun karena dorongan di luar organisasi.
1.5 LANGKAH-LANGKAH PENGORGANISASIAN

Menurut A.A Gede Muninjaya, Manajemen Kesehatan, 2004 ada enam langkah penting
dalam menyusun fungsi pengorganisasian yaitu:
1. Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. Tujuan organisasi harus sudah disusun
saat fungsi perencanaan.
2. Membagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan pokok untuk mencapai tujuan.
Dalam hal ini, pimpinan yang mengemban tugas pokok organisasi sesuai dengan
visi dan misi organisasi. Untuk itu, ia membagi tugas pokoknya kepada staf yang
ada. Dari sini akan muncul gagasan departementalisasi, pengembangan bidang-
bidang, seksi-seksi dan sebagainya sesuai dengan kegiatan pokok.
MUK.indd 5 16/09/19 15:03:59

3. Menggolongkan kegiatan pokok ke dalam satuan kegiatan yang praktis (elemen
kegiatan). Pembagian tugas pokok ke dalam elemen kegiatan harus mencerminkan
apa yang harus dikerjakan oleh staf.
4. Menetapkan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh staf dan menyediakan
fasilitas pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya. Pengaturan
ruangan dan dukungan alat-alat kerja adalah salah satu contohnya.
5. Penugasan personel yang cakap yaitu memilih dan menempatkan staf yang
dipandang mampu melaksanakan tugas. Bagian ini penting dipahami oleh
pimpinan personalia pada saat mengangkat atau memilih staf penjabat atau yang
akan melaksanakan tugas-tugas tertentu.
6. Mendelegasikan wewenang harus diperhatikan adanya keseimbangan antara
wewenang dan tanggung jawab staf. Wewenang yang terlalu besar mendorong
terjadinya korupsi jika pengawasan lemah. Sebaliknya tanggung jawab terlalu besar
akan mengakibatkan staf sangat berhati-hati dan ragu melaksanakan tugasnya
sehingga menghambat produktifitas.
1.6 SKEMA PENGORGANISASIAN

Berikut ini adalah salah satu contoh skema pengorganisasian unit rekam medis
Irna IRJ Keuangan manajemen
internal
pasien unit
dokter
rekam medis
eksternal
kemenkes/ rekanan/
asuransi kepolisian Dinkes perusahaan
kerjasama
GAMBAR 1.1 Hubungan organisasi unit rekam medis
MUK.indd 6 16/09/19 15:03:59

Skema hubungan kerja di unit rekam medis bersifat garis komunikasi, koordinasi
dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan, dilakukan melalui pertemuan maupun surat
dinas.
Hubungan Internal
a. Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IGD, IRNA, Keuangan dan
Manajemen dalam mengambil keputusan.
b. Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis.
Hubungan Eksternal
a. Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
b. Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Kemenkes,
Dinkes baik provinsi maupun daerah
Tugas pokok petugas rekam medis adalah memberikan pelayanan sosial yang paling
awal, Oleh karena itu perlu adanya distribusi pekerjaan yang jelas. Beban kerja yang
melebihi kapasitas kerja petugas rekam medis merupakan suatu persoalan yang muncul
berkaitan dengan individu dalam menghadapi tuntutan pekerjaan yang semakin tinggi.
Untuk itu distribusi pekerjaan diperlukan agar dapat menghindari tumpang tindihnya
pekerjaan, adanya duplikasi dan ketidakjelasan arah yang kesemuanya berakibat pada
pemborosan (Miharti, 2010)
Sehingga pengorganisasian unit rekam medis harus dikelola dengan baik, maka
rumah sakit pun harus meninjau lebih spesifik tentang tata cara pengorganisasian
rekam medis yang baik, untuk itu dibutuhkan staf kesehatan yang ahli didalamnya yang
tentunya mengerti secara detail tentang sistem rekam medis oleh karena itu menjadi
penting rumah sakit dalam penyelenggaraan unit rekam medis harus berdasarkan
Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis dari Departemen Kesehatan
Republik Indonesia Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik tahun 2006. Rekam
medis dipimpin langsung oleh seorang Kepala Unit Rekam Medis dengan latar belakang
pendidikan Rekam Medis, kualifikasi untuk pemegang jabatan Kepala Unit Rekam Medis
meliputi:
1. Latar belakang pendidikan D3 rekam medis
2. Masa kerja minimal 2 tahun sebagai tenaga rekam medis
3. Mengikuti pendidikan dan pelatihan rekam medis
MUK.indd 7 16/09/19 15:04:00

Berdasarkan Struktur Organisasi dan kualifikasi koordinator/staf Rekam Medis,
juga disusun sesuai ketentuan, yaitu:
1. Pendidikan D3 perekam medis atau minimal SMA atau sederajat
2. Berpengalaman dibidang Rekam Medis
1.7 SEJARAH MANAJEMEN

“ Mengapa kita perlu mempelajari Sejarah Manajemen?”
…..Mempelajari sejarah manajemen sangat bermanfaat untuk mendapatkan
deskripsi tentang bagaimana manajemen itu berlangsung pada masa silam,
bagaimana manajemen berkembang dengan berbagai prinsip yang diajukan para
ahli manajemen, dan pada akhirnya kita mampu mendeskripsikan, menganalisis,
merumuskan, mengaplikasikan konsep serta teori dalam praktik manajemen pada
berbagai aspek kehidupan, sehingga dalam implementasinya dapat mengurangi
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam memprediksi tindakan yang berkaitan
dengan penggunaaan keterampilan pimpinanial….
Sesungguhnya manajemen sudah ada sejak jaman dahulu, salah satu bukti adalah
Piramida di Mesir. Adanya bangunan Piramida di Mesir menunjukkan bahwa pada zaman
dulu telah ada serangkaian kegiatan yang diatur sedemikian rupa, mengikuti tahapan-
tahapan tertentu yang telah disiapkan hingga bangunan Piramida yang megah di tengah
gurun pasir dapat menjadi decak kagum masyarakat disseluruh dunia dari dulu hingga
kini. Dari sejarah dapat kita ketahui bahwa tidak kurang dari ribuan orang telah terlibat
dalam pembangunan Piramida di Mesir. Selain itu juga Candi Borobudur di Indonesia,
dan masih banyak contoh bangunan-bangunan kuno yang sangat rumit bisa dibangun
oleh nenek moyang kita. Dari bukti-bukti tersebut dapat dilihat bagaimana orang-orang
dahulu telah menerapkan manajemen.
Untuk memahami sejarah perkembangan manajemen, dalam buku ajar ini dengan
mengadop dari referensi A.A.Gede Munijaya, 2004 hanya dijelaskan 3 tokoh pemikir
manajemen ilmiah yaitu FW. Taylor, Henry Fayol, Elton Mayo, karena ketiga tokoh ini
diakui sebagai peletak dasar studi ilmiah di bidang manajemen yang berkembang
sampai saat ini.
FW. Taylor (1870)  Scientific Management Theory

a. Mengukur waktu yang wajar untuk menyelesaikan pekerjaan
b. Studi waktu dan gerak (Time Motion Study) yaitu mempersingkat waktu untuk
menghasilkan pekerjaan yang sama.
MUK.indd 8 16/09/19 15:04:00

c. Sistem penggajian, yaitu pembayaran tertentu untuk pekerjaan dengan standar
tertentu untuk menghindari pekerjaan yang lambat.
d. Sistem pemberian bonus dan insentif berdasarkan kualitas dan waktu kerja yang
dihasilkan (Bersama Henry Laurence Gantt)
e. Sistem kerja cepat dengan posisi yang menyenangkan secara ergonomi (Bersama
Frank Gillberth)
Henry Fayol (1916)

Orang yang paling dikenal dalam manajemen ilmiah menurutnya “Manajemen tidak ada
hukum mutlak. Pimpinan perlu memahami prinsip administrasi & manajemen dalam
organisasinya, yaitu:
a. Authority, Kewenangan bagian yang tak terpisahkan dari tanggung jawab
b. Unity of command, Setiap orang mempunyai atasan yang memerintah & kepadanya
ia bertanggung jawab.
c. Unity of direction, Dalam satu pimpinan ada kelompok & rencana yang mempunyai
tujuan sama.
d. Struktur organisasi
e. Spesialisasi dalam pekerjaan
f. Disiplin
g. Mendahulukan kepentingan bersama
h. Pembayaran yang sama untuk pekerjaan dengan ukuran sama
i. Terpusatnya tanggung jawab pada satu pimpinan
j. Segalanya diatur pada tempatnya
k. Tabiat baik dan adil harus dikembangkan
l. Cara kerja, perubahan personel, pension, kematian, promosi jabatan
m. Batas kewenangan
n. kerjasama
Elton Mayo (1920)  Human Relationship Theory

a. Produktivitas
b. Tidak ada pembudakan pekerja, karena diberikan hak untuk mengambil keputusan
dalam mengembangkan tugas.
c. Mengembangkan tipe pengawasan
d. Kerjasama, perhatian, insentif non material
1. Teori kepemimpinan (1945)

2. Management By Objektive (1945)
MUK.indd 9 16/09/19 15:04:00

3. Total Quality Management (1950)
4. Pendekatan sistem (1960)
1.8 PENGERTIAN MANAJEMEN

Pengertian manajemen menurut beberapa ahli adalah:
1. Seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain (the art of getting things
done through the others – (Mary Parker Follet)
2. Is the process directing and facilitating the work of people organized in formal
group to achieve a desired end (John D Millet)
3. Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan
anggota organisasi dgn menggunakan sumber daya organisasi untuk mencapai
tujuan yg telah ditetapkan (James AF Stoner)
4. Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan
atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional
atau maksud yang nyata (G.R. Terry)
5. Manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan
mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama. (Hilman)
6. Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals)
secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara
benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal (Ricky W. Griffin)
7. Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan,
pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan (Drs. Oey Liang Lee).
Manajemen adalah kosa kata yang berasal dari bahasa Perancis kuno, yaitu
“management” yang berarti seni melaksanakan dan mengatur. Sejauh ini memang
belum ada kata yang mapan dan diterima secara universal sehingga pengertiaanya untuk
masing-masing para ahli masih memiliki banyak perbedaan.
Secara umum manajemen juga dipandang sebagai sebuah disiplin ilmu yang
mengajarkan tentang proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui upaya
bersama dengan sejumlah orang atau sumber milik organisasi. Dalam hal ini manajemen
dibedakan menjadi 3 bentuk karakteristik, diantaranya adalah: (1) Sebuah proses
atau seri dari aktivitas yang berkelanjutan dan berhubungan; (2) Melibatkan dan
berkonsentrasi untuk mendapatkan tujuan organisasi; (3) Mendapatkan hasil-hasil ini
dengan berkerja sama dengan sejumlah oran; (4) Memanfaatkan sumber-sumber yang
dimiliki dari suatu organisasi.
MUK.indd 10 16/09/19 15:04:00

TABEL 1.1
Perbandingan antara ilmu dan seni manajemen
No Pembeda Ilmu Seni

1 Makna Akumulasi pengetahuan yang Keahlian, kemahiran, kemampuan,
disistematisasikan atau kesatuan dan keterampilan dalam
pengetahuan yang terorganisasi atau menggunakan sumber daya
pendekatan terhadap seluruh dunia manusia dan sumber daya alam
empiris secara efisien dan efektif untuk
mencapai tujuan
2 Ciri pokok Memiliki sifat: Memiliki sifat:
a. Rasional a. Ahli
b. Empiris b. Mahir
c. Umum c. Mampu
d. Akumulatif d. terampil
3 Metode a. Observasi Studi
b. Rumusan permasalahan Observasi
c. Akumulasi dan klasifikasi fakta Praktik lapangan
tambahan yang baru
d. Generalisasi
e. Rumusan hipotesis
f. Testing dan verifikasi
4 Tuntutan bagi Sikap ilmiah: Fleksibilitas disesuaikan dengan:
pimpinan a. Objektif a. Perubahan dalam keputusan
b. Serba relatif b. Pengertian
c. Skeptif c. Motif
d. Kesabaran intelektual d. Kemampuan bekerjasama
e. Kesederhanaan
f. Tidak memihak kepada etik
Manajemen kesehatan menurut Notoatmojo, 2003 adalah suatu kegiatan atau

suatu seni untuk mengatur para petugas kesehatan dan non petugas kesehatan guna
meningkatkan kesehatan masyarakat melalui program kesehatan.
1.9 RUANG LINGKUP ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Pengertian Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerja sama sekelompok
orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Ilmu administrasi dianggap lebih luas dibandingkan dengan ilmu manajemen.
Ilmu administrasi mengkaji semua proses dan bentuk kerjasama manusia yang
berinteraksi di dalam sebuah organisasi, Sedangkan Ilmu manajemen hanya mengkaji
pemanfaatan sumber daya untuk mendukung proses adminstrasi dalam mencapai
tujuan organisasi.
MUK.indd 11 16/09/19 15:04:00

Administrasi
Manajemen
Kepemimpinan
Pengambilan keputusan
Hubungan antar manusia

(Pengendalian Diri)
(Komunikasi &
Manusia
Gambar 1.2 Ruang lingkup administrasi dan manajemen
Kata administrasi menurut asal katanya (etimologis) berasal dari bahasa latin, ad
dan ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan ministrare berarti melayani, membantu,
dan memenuhi. Jadi tugas uatama administrator atau pimpinan adalah memberikan
pelayanan prima dalam arti sebenarnya. Administrare adalah kata kerja, sedangkan
kata bendanya adalah administration dan kata sifatnya administrativus diterjemahkan
dalam bahasa inggris menjadi administration. Beberapa pendapat yang mengemukakan
perbedaan antara administrasi dengan manajemen yaitu:
1. Administrasi lebih rendah dari manajemen
Pendapat ini dikemukakan Levey dan Loomba dalam Azwar (1988) yang
menyebutkan pekerjaan administrasi hanya melakukan kebijakan yang telah
ditetapkan, sedangkan pekerjaan manajemen adalah merumuskan kebijakan
tersebut. Pengertian administrasi menjadi lebih sempit dibandingkan manajemen
jika administrasi hanya berurusan dengan keluar masuknya surat menyurat,
pengarsipan, dan pekerjaan ketatausahaan.
2. Administrasi lebih tinggi dari manajemen
Pendapat ini dikemukakan oleh Finner dalam Azwar (1988) yaitu manajemen
hanya mengelolahal-hal yang berhubungan dengan sumber daya saja, yang
pada dasarnya hanya merupakan bagian dari pekerjaan administrasi. Ilmu
administrasi mempunyai ruang lingkup lebih luas dibandingkan ilmu manajemen,
tapi manajemen berfungsi sebagai motor penggerak berkembangnya dinamika
administrasi. Administrasi berbeda dengan manajemen seperti di bidang
pendidikan, pemerintahan, rumah sakit, dan kemiliteran, umumnya memakai
MUK.indd 12 16/09/19 15:04:00

istilah administrasi sedangkan bidang industri dan perusahaan menggunakan
istilah manajemen dan pimpinan.
3. Adminstrasi sama dengan manajemen
Sebagian ahli berpendapat bahwa administrasi sama dengan manajemen seperti
dinyatakan Sutisna (1987) dalam Mahmudi (2006), bahwa dalam pemakaiannya
secara umum administrasi sama dengan manajemen, administrator sama dengan
pimpinan.
Ruang lingkup manajemen bidang kesehatan (A.A Gede Muninjaya,2004), yaitu:

1. Manajemen sumber daya manusia/Manajemen personalia
2. Manajemen keuangan
3. Manajemen logistik (obat dan peralatan)
4. Manajemen kesehatan
5. Manajemen informasi
6. Manajemen pemasaran
1.10 UNSUR MANAJEMEN

Unsur-unsur manajemen tersebut biasanya dikenal dengan istilah “6 M didalam
manajemen” (The Six M’s in Management). Berikut adalah uraian singkat mengenai
enam unsur manajemen di unit rekam medis yaitu:
Man (manusia, orang-orang, tenaga kerja)

Tenaga kerja ini meliputi baik tenaga kerja eksekutif maupun operatif. Dalam kegiatan
manajemen faktor manusia adalah yang paling menentukan. Titik pusat dari manajemen
adalah manusia, sebab manusia membuat tujuan dan dia pulalah yang melakukan proses
kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkannya itu. Tanpa tenaga kerja tidak
akan ada proses kerja. Manajemen timbul karena adanya orang yang bekerjasama untuk
mencapai tujuan bersama.
Pada fasilitas pelayanan kesehatan tenaga kerja utamanya di unit kerja rekam medis
adalah tentunya dari petugas rekam medis yang berkompeten di bidang rekam medis
yang diperoleh melalui latarbelakang pendidikan rekam medis dan telah tersertifikasi
dan atau yang mempunyai pengalaman kerja di bidang rekam medis. Unit rekam medis
pada fasilitas pelayanan kesehatan tentunya tidak bekerja secara sendiri tetapi juga
bekerja bersama dengan profesi lain seperti dokter, bidan, perawat, dan tenaga medis
dan non medis lainnya.
MUK.indd 13 16/09/19 15:04:00

Money (uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan)
Uang merupakan unsur yang penting untuk mencapai tujuan disamping faktor manusia
yang menjadi unsur paling penting (the most important tool) dan faktor-faktor lainnya.
Dalam dunia modern yang merupakan faktor penting sebagai alat tukar dan alat
pengukur nilai suatu usaha. Suatu perusahaan yang besar diukur pula dari jumlah uang
berputar pada perusahaan itu. Tetapi yang menggunakan uang tidak hanya perusahaan
saja, rumah sakit dan klinik menggunakannya. Jadi uang diperlukan pada setiap kegiatan
manusia untuk mencapai tujuannya. Terlebih dalam pelaksanaan manajemen ilmiah,
harus ada perhatian yang sungguh-sungguh terhadap faktor uang karena segala sesuatu
diperhitungkan secara rasional yaitu memperhitungkan berapa jumlah tenaga yang
harus dibayar, berapa alat kesehatan dan bahan habis pakai yang dibutuhkan yang harus
dibeli dan berapa pula hasil yang dapat dicapai.

Machines (mesin atau alat-alat yang diperlukan untuk mencapai tujuan)
Dalam setiap organisasi, peranan mesin-mesin sebagai alat pembantu kerja sangat
diperlukan. Mesin dapat meringankan dan memudahkan dalam melaksanakan
pekerjaan. Hanya yang perlu diingat bahwa penggunaan mesin sangat tergantung
pada manusia, bukan manusia yang tergantung atau bahkan diperbudak oleh mesin.
Mesin dibuat adalah untuk mempermudah atau membantu tercapainya tujuan hidup
manusia. Salah satu contoh mesin yang diperlukan dalam pelayanan medis adalah alat
pendeteksi detak jantung, USG, CT Scan. Sedangkan contoh mesin di unit rekam medis
adalah komputer, printer, alat pengahancur kertas, scanner, mesin foto copy.

Methods (cara yang digunakan dalam usaha mencapai tujuan)
Cara untuk melaksanakan pekerjaan dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya sangat menentukan hasil kerja seseorang. Metode ini diperlukan dalam
setiap kegiatan menejemen yaitu dalam kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, dan pengawasan. Dengan cara kerja yang baik akan memperlancar
dan memudahkan pelaksanaan pekerjaan. Tetapi walaupun metode kerja yang telah
dirumuskan atau ditetapkan itu baik, kalau orang yang diserahi tugas pelaksanaannya
kurang mengerti atau tidak berpengalaman maka hasilnya juga akan tetap kurang baik.
Contoh metode yang digunakan dalam memberikan pelayanan kesehatan di unit rekam
medis adalah petugas rekam medis berpedoman pada petunjuk teknik dan standar
prosedur operasional.
MUK.indd 14 16/09/19 15:04:00

Materials (bahan atau perlengkapan yang diperlukan mencapai tujuan)
Manusia tanpa material atau bahan-bahan tidak akan dapat mencapai tujuan yang
dikehendakinya, sehingga unsur material dalam manajemen tidak dapat diabaikan.
Contoh material dalam unit rekam medis adalah alat tulis kantor, rak penyimpanan,
meja, kursi, kertas, formulir dan map rekam medis.
Market (pasar untuk menjual output/barang yang dihasilkan)

Bagi penyedia pelayanan kesehatan, pemasaran jasa yang dihasilkan tentu sangat
penting bagi kelangsungan proses produksi dari pelayanan kesehatan itu sendiri. Pasar
sangat penting untuk dikuasai demi kelangsungan proses kegiatan pelayanan kesehatan.
Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga harus sesuai dengan kebutuhan dan
daya beli masyarakat. Pemberian jasa pelayanan kesehatan yang berkualitas rendah
dengan harga yang relatif mahal menjadi akan sulit dijangkau oleh sebagian besar
masyarakat (pasien), dan cenderung memilih competitor yang mempunyai kualitas
lebih baik.
Bila dikaitkan dengan unit rekam medis adalah setiap bentuk pelayanan kegiatan
rekam medis mulai dari penerimaan pasien, pendaftaran, entry data, pendistribusian,
filling, assembling, coding, pencatatan dan pelaporan data pasien harus lengkap, akurat,
teliti, sesuai prosedur, dan memenuhi fungsi rekam medis itu sendiri akan menunjukkan
kualitas yang lebih baik dan manfaatnya adalah masyarakat (pasien) merasa puas dan
tercipta citra pelayanan kesehatan yang lebih baik pula.
Menurut Boy Sabarguna, 2009 unsur manajemen rumah sakit terdiri dari:
6M I S P Q
1. Man Informasi Service Profesional Quality

2. Material
3. Methode
4. Machine
5. Money
6. Market
GAMBAR 1.3 Unsur manajemen rumah sakit
I + S + P + Q  Merupakan kekhususan tersendiri di rumah sakit yang merupakan

ciri yang membedakan dengan industri jenis lain, dukungan ilmu dan teknologi
tersendiri. Jadi tugas pimpinan rumah sakit lebih berat karena harus mengelola 10x5=50
kegiatan, disbanding pimpinan yang umumnya hanya dengan 5M dan POAC yaitu 5x5=25
kegiatan, jadi dua kali lipat lebih berat.
MUK.indd 15 16/09/19 15:04:00

Menurut AA.Gede Muninjaya,2004 pada buku “Manajemen Kesehatan” bahwa
Proses dan fungsi manajemen melibatkan 4 aspek (P.O.A.C) yaitu:
1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Actuating (Penggerakan)
4. Controlling (Pengawasan)
1. PERENCANAAN 2. PENGORGANISASIAN
Pemilihan dan penentuan Desain organisasi dan staffing
dengan menentukan sumber daya
tujuan organisasi,
dan kegiatan yang dibutuhkan,
kebijaksanaan, program, dll menyusun organisasi atau
kelompok kerja, penugasan
wewenang dan tanggung jawab.
4. PENGAWASAN,
PENGENDALIAN,
PENGONTROLAN
Monitoring program baik
dengan supervisi dan mereview 3. PENGGERAKAN/AKTUASI
kegiatan yang dilaksanakan Kepemimpinan, movasi, dan
secara sistemas oleh pengelola komunikasi kepemimpinan untuk
program untuk melihat apakah mengarahkan karyawan
mengerjakan sesuatu yang
pelaksanaan program sudah
ditugaskan kepadanya
sesuai dengan yang
direncanakan
GAMBAR 1.4 Hubungan diantara fungsi-fungsi manajemen
1.11 POLA MANAJEMEN DENGAN PENDEKATAN SISTEM

Melalui sumber daya yang ada yaitu input yang terdiri dari beberapa unsur manajemen
melakukan proses yang terdiri dari beberapa fungsi manajemen dimana setiap sub
sistem yang ada tersebut akan saling terkait dan tergantung antar satu dengan yang
lainnya untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan bersama secara efeisien dan
efektif.
MUK.indd 16 16/09/19 15:04:00

• Efisien adalah: (…doing things right … mengerjakan sesuatu dengan benar),
berhubungan dengan penghematan
• Efektif adalah: (…doing the right things… mengerjakan sesuatu yang benar),
berhubungan dengan waktu.
INPUT PROSES OUTPUT
UNSUR FUNGSI SET GOAL

MANAJEMEN: MANAJEMEN : 1. Efisien
1. Man 1. Planning 2. Efektif
2. Material 2. Organizing
3. Methode 3. Actuating
4. Machine 4. Controlling
5. Money
6. Market
7. Informasi
8. Service
9. Profesional
10. Quality
GAMBAR 1.5 Pola manajemen dengan menggunakan pendekatan sistem
1.12 APLIKASI MANAJEMEN PADA LAYANAN KESEHATAN

Ada beberapa model manajemen yang dapat diaplikasikan dalam pelayanan kesehatan,
yaitu sebagai berikut:
1. Model manajemen P1-P2-P3, manajemen puskesmas terdiri atas P1 (Perencanaan),
P2 (Penggerakan/Pelaksanaan), dan P3 (Pengawasan, Pengendalian, dan Penilaian)
2. Model manajemen ARRIF (Analisis, Rumusan, Rencana, Implementasi, dan Forum
Komunikasi). Untuk manajemen yang bernuansa peran serta masyarakat, menitik
beratkan pada berkaitan dengan fungsi petugas sebagai pembina peran serta
masyarakat. (Depkes, 1995)
3. Model manajemen ARRIME (Analisis, Rumusan, Implementasi, Monitoring, dan
Evaluasi). Prinsipnya sama dengan model ARRIF, hanya saja fungsi terakhir (Forum
Komunikasi) dipecah menjadi M (Monitoring) dan E (Evaluasi). Hal ini dilakukan
pada manajemen Puskesmas, perlu monitoring secara periodik dan ketat. (Depkes,
2002)
4. Model manajemen POAC/E (Planning, Organizing, Actuating, Controlling,
Evaluating).
MUK.indd 17 16/09/19 15:04:01

Tugas Individu
1. Pengertian organisasi adalah…………….
2. Sebutkan prinsip/azas organisasi…………….
3. Sebutkan unsur organisasi…………….
4. Buat rangkuman tentang sejarah manajemen…………….
5. Sebutkan teori manajemen…………….
6. Sebutkan dan jelaskan perbedaan organisasi dengan manajemen………
7. Buat bagan ruang lingkup administrasi dan manajemen…………….
8. Sebutkan dan jelaskan unsur manajemen…………….
9. Buatlah bagan tentang pola manajemen dengan pendekatan sistem………
10. Jelaskan pola manajemen dengan pendekatan sistem…………….
MUK.indd 18 16/09/19 15:04:01

BAB 2
Fungsi Manajemen Perencanaan
Kemampuan Akhir
Menjelaskan konsep dasar fungsi manajemen perencanaan
Indikator
1. Mengetahui dan memahami pengertian perencanaan
2. Mengetahui dan memahami manfaat perencanaan
3. Mengetahui dan memahami jenis perencanaan
4. Mengetahui dan memahami langkah perencanaan
5. Mengetahui dan memahami analisis SWOT

Pengantar
Pada bab ini memperkenalkan konsep dasar manajemen perencanaan. Inti konsep dasar
manajemen perencanaan adalah diharapkan mahasiswa mengetahui dan memahami
serta mampu menjelaskan di akhir mata kuliah bab II melalui kegiatan diskusi dan
presentasi tentang konsep dasar fungsi manajemen perencanaan secara umum dan
implementasinya di pelayanan kesehatan terutama di unit kerja rekam medis.
MUK.indd 19 16/09/19 15:04:01

2.1 PENGERTIAN PERENCANAAN
Fungsi perencanaan adalah fungsi terpenting dalam manajemen karena fungsi ini
akan menentukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan merupakan
landasan dasar dari fungsi manajemen secara keseluruhan. Tanpa adanya perencanaan,
tidak mungkin fungsi manajemen yng lainnya dapat terlaksana dengan baik.
Perencanaan kesehatan adalah sebuah proses untuk merumuskan masalah-masalah
kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya
yang tersedia, emnetapkan tujuan program yang paling pokok, dan menyusun langkah-
langkah praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Batasan tentang perencanaan banyak macamnya, menurut Azwar dalam M.Faiz
Satrianegara,2014 adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan adalah suatu proses menganalisis dan memahami system yang dianut,
merumuskan tujuan umum dan tujuan khusus yang ingin dicapai, memperkirakan
segala kemampuan yang dimiliki, menguraikan segala kemungkinan yang dapat
dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, menganalisis efektivitas
dari berbagai kemungkinan tersebut, menyusun perincian selengkapnya dari
kemungkinan yang terpilih, serta mengikatnya dalam suatu system pengawasan
yang terus menerus sehingga dapat dicapai hubungan yang optimal antara rencana
yang dihasilkan dengan system yang dianut (levey dan Loomba)
2. Perencanaan adalah suatu proses kerja yang terus menerus yang meliputi
pengambilan keputusan yang bersifat pokok dan penting dan yang akan
dilaksanakan secara sistematis, melakukan perkiraan-perkiraan dengan
menggunakan segala pengetahuan tentang masa depan, mengorganisasi secara
sistematis dengan segala upaya yang dipandang perlu untuk melaksanakan segala
keputusan yang telah ditetapkan, serta mengukur keberhasilan dari pelaksanaan
keputusan tersebut dengan membandingkan hasil yang dicapai terhadap target
yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan balik yang diterima dan yang
telah disusun secara teratur dan baik (Drucker).
3. Perencanaan adalah upaya menyusun berbagai keputusan yang bersifat pokok
yang dipandang paling penting dan yang akan dilaksanakan menurut urutannya
guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Maloch dan Deacon)
sensi dari perencanaan adalah:

E
1. Proses memilih tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan bersama
2. Keputusan untuk mengerjakan sesuatu di masa yang akan datang yaitu tindakan
yang diproyeksikan untuk mengerjakan sesuatu di masa yang akan datang
3. Sebelum melakukan aktivitas organizing, actuating, controlling, dan atau evaluating
maka terlebih dahulu menentukan arah dan tujuan melalui 5W1H yaitu siapa
MUK.indd 20 16/09/19 15:04:01

(who), apa (what), kapan (where), dimana (when), sumber daya pendukung (what
kind Support) dan bagaimana (how).
4. Bentuk dari perencanaan berupa perencanaan prosedur, perencanaan metode
kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan anggaran biaya,
perencanaan kegiatan dan perencanaan jadwal.
Contoh kaitannya dengan unit rekam medis adalah: (1) membuat perencanaan
desain map dan formulir rekam medis; (2) mendesain tempat penyimpanan ruang
rekam medis secara ergonomis; (3) perencanaan kebutuhan rak rekam medis; (4)
pembuatan dan penyusunan standar operasional prosedur sebelum pelaksanaan
bekerja dimulai.
2.2 MANFAAT PERENCANAAN

Manfaat yang diperoleh oleh staf dan pimpinan dalam menjalankan perencanaan, yaitu:
1. Mengetahui tujuan yang ingin dicapai
2. Mengetahui cara mencapainya
3. Mengetahui jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan
4. Mengetahui sejauh mana efektifitas kepemimpinan & pengarahan yang diperlukan.
5. Mengetahui bentuk & standar pengawasan yang akan dilakukan.
6. Aktifitas organisasi dapat berjalan teratur.
7. Dapat mengurangi jenis pekerjaan yang tidak produktif.
8. Dapat mengukur hasil kegiatan yang dicapai.
Selain manfaat, adapun kelemahan dalam perencanaan yaitu:

1. Keterbatasan mengukur informasi & fakta di masa depan secara tepat
2. Perencanaan yang baik memerlukan dana
3. Perencanaan mempunyai hambatan psikologis bagi pimpinan & staf karena
menunggu & melihat hasil
4. Perencanaan menghambat timbulnya inisiatif, tindakan baru, gagasan baru. Untuk
mengadakan perubahan harus ditunda sampai tahap perencanaan berikutnya.
Adapun perencanaan juga akan diperoleh beberapa keuntungan yaitu:

1. Aktivitas organisasi dalam mencapai tujuan tertentu dapat dilakukan secara teratur.
2. Perencanaan akan mengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak
produktif.
3. Perencanaan dapat dipakai untuk mengukur hasil kegiatan yang telah dicapai
karena dalam perencanaan ditetapkan berbagai standar.
Bab 2: Fungsi Manajemen Perencanaan 21
MUK.indd 21 16/09/19 15:04:01

4. Perencanaan memberikan suatu landasan pokok fungsi manajemen lainnya,
terutama untuk fungsi pengawasan.
2.3 JENIS PERENCANAAN

Secara garis besar jenis perencanaan menurut Boy Sabarguna (2009) dalam buku
“Manajemen Rumah Sakit”, meliputi:
PERENCANAAN PERENCANAAN PERENCANAAN

STRATEGIK JANGKA MENENGAH JANGKA PENDEK
1. Sifat jangka 1. Sifat menengah 1. Sifat jangka

panjang 2. Analisis yang pendek
2. Analisis yang luas sederhana 2. Analisis keadaan
dan mendalam 3. Berisi yang nyata biasa
3. Berisi perencanaan dilakukan
perencanaan tertuju 3. Berisi
global perencanaan
langkah-langkah
yang tertuju dari
program
GAMBAR 2.1 Jenis perencanaan
Perencanaan Strategik
Perencanaan strategik adalah upaya melihat ke jangka waktu yang akan datang dan
mempunyai ciri: (1) Sumber daya dan kemampuan rumah sakit, (2) Peluang dan resiko
yang ada di lingkungan, (3) Biasanya dibuat oleh pimpinan puncak/top manajemen, (4)
Bersifat umum dan tidak spesifik.
Perencanaan Jangka Menengah

Perencanaan jangka menengah diperuntukkan untuk perencanaan program bukan
proyek. Perencanaan ini merupakan penjabaran perencanaan jangka panjang,
yang nantinya akan diperinci pada perencanaan jangka pendek. Periode waktu
perencanaan ini adalah 2-5 tahun. Biasanya dibuat oleh middle manajemen.
(Damayanti.A.N, 2006)
MUK.indd 22 16/09/19 15:04:01

Perencanaan Jangka Pendek
Perencanaan ini sering disebut sebagai perencanaan operasional, karena rencana
ini dapat dilakukan secara langsung atau disebut juga dengan POA (Plan of Action),
periode waktu perencanaan ini adalah kurang dari 1 tahun. Biasanaya dibuat oleh low
manajemen. (Damayanti.A.N, 2006)
Berikut adalah komponen POA (Plan of Action) menurut Boy Sabarguna, 2009 yaitu:
TABEL 2.1
Komponen POA (Plan of Action)
No Komponen Penjelasan Sudah Belum Ket

1 Nama Nama POA/kegiatan yg jelas
2 Tujuan Tujuan yang jelas dan dapat diukur
3 Kegiatan Jenis kegiatan yang dilaksanakan
4 Sasaran Target/prioritas masalah
5 Jadwal Susunan waktu mulai persiapan sampai pelaporan
6 Petugas Siapa yang terkait & bertanggung jawab
7 Organisasi Susunan organisasi & uraian tugas
8 Bahan & alat Materials yang dibutuhkan
9 Informasi Data yang diperlukan
10 Keuangan Sumber dana & realisasinya
11 Tolok ukur Tentukan target keberhasilan dan cara evaluasi
keberhasilan
12 Pelaporan Cara & kapan dilaporkan
Menurut Stoner dan Wankel dalam H.B. Siswanto, Pengantar manajemen, 2005
mengklasifikasikan rencana dalam 2 jenis, yaitu: rencana strategis dan rencana
operasional.
1. Rencana strategis
Rencana ini dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas , yaitu
untuk melaksanakan misi yang merupakan satu-satunya alasan kehadiran
organisasi tersebut. Perencanaan strategis adalah proses pemilihan tujuan
organisasi, penentuan kebijakan dan program yang perlu untuk mencapai sasaran
dan tujuan, serta penetapan metode yang perlu untuk menjamin kebijakan dan
program dapat berjalan. Secara singkat perencanaan strategis merupakan proses
perencanaan jangka panjang yang formal untuk menentukan dan mencapai tujuan
organisasi.
MUK.indd 23 16/09/19 15:04:01

Kelebihan menggunakan rencana strategis yaitu:
a. Pimpinan dapat menentukan tujuan secara jelas dan metode pencapaiannya
kepada organisasinya.
b. Membantu pimpinan mengantisipasi permasalahan sebelum muncul dan
memecahkan masalah sebelum menjadi lebih buruk.
c. Membantu pimpinan mengenal peluang yang mengandung resiko dan peluang
yang aman dan memilih diantara peluang yang ada.
d. Mengurangi kemungkinan terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan.
e. Pimpinan dapat memperbesar kemungkinan untuk membuat keputusan yang
tahan menghadapi ujian waktu.
Adapun kelemahan dalam menggunakan rencana strategis yaitu:

a. Bahaya terciptanya birokrasi besar para perencana yang dapat menghilangkan
hubungan dengan produk/berkas rekam medis dan pelanggan/pasien.
b. Perencanaan strategis cenderung membatasi organisasi pada pilihan yang
paling rasional dan bebas resiko. Pimpinan hanya mengembangkan strategi
dan sasaran, sehingga terhindar peluang menarik.
2. Rencana operasional
Rencana operasional ini memberikan deskripsi tentang bagaimana rencana
strategis dilaksanakan. Rencana operasional terdiri atas rencana sekali pakai dan
rencana tetap.
a. Rencana sekali pakai (single use plan)
Rencana ini dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan ditinggalkan
ketika tujuan telah tercapai. Pada rencana ini dalam menentukan arah tindakan
tidak akan mungkin terulang dalam bentuk yang sama di masa mendatang.
Contoh bentuk rencana sekali pakai ini adalah: (i) Program yang mencakup
serangkaian aktifitas yang luas; (ii) Proyek merupakan bagian program yang
lebih kecil dan mandiri hal ini menjadi tanggungjawab seseorang dalam batas
waktu tertentu; (iii) Anggaran yaitu pernyataan tentang sumber daya keuangan
yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam batas waktu tertentu, anggaran
merupakan merupakan alat dan komponen penting dalam setiap program.
b. Rencana tetap (standing plan)
Rencana ini merupakan pendekatan yang sudah dilakukan untuk menangani
situasi yang terjadi berulang (repetitive) dan dapat diperkirakan. Rencana ini
pimpinan perlu menghemat waktu dalam pengambilan keputusan. Contoh
bentuk rencana tetap adalah: (i) Kebijakan (policy) yaitu suatu pedoman
umum dalam pengambilan keputusan. Kebijakan menentukan apakah
keputusan dapat diambil atau tidak, yang membuat kebijakan adalah top
management. Tujuan hadirnya kebijakan ini adalah: untuk meningkatkan
MUK.indd 24 16/09/19 15:04:01

efektifitas organisasi, mencerminkan nilai pribadi organisasi, menghilangkan
kontradiksi/kekacauan yang terjadi; (ii) Prosedur standar yaitu implementasi
kebijakan yang dilakukan melalui garis pedoman yang lebih detail untuk
melaksanakan urutan tindakan yang rutin terjadi; (iii)Peraturan (rules) yaitu
pernyataan bahwa tindakan harus dilakukan dalam situasi tertentu.
2.4 CARA PENYUSUNAN VISI MISI

Pengertian Visi
a. Menurut Wibisono (2006, p. 43), visi merupakan rangkaian kalimat yang
menyatakan cita-cita atau impian sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin
dicapai di masa depan. Atau dapat dikatakan bahwa visi merupakan pernyataan
want to be dari organisasi atau perusahaan. Visi juga merupakan hal yang sangat
krusial bagi perusahaan untuk menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka
panjang.
b. Kotler yang dikutip oleh Nawawi (2000:122), Visi adalah pernyataan tentang tujuan
organisasi yang diekspresikan dalam produk dan pelayanan yang ditawarkan,
kebutuhan yang dapat ditanggulangi, kelompok masyarakat yang dilayani, nilai-
nilai yang diperoleh serta aspirasi dan cita-cita masa depan.
Jadi dapat disimpulakan bahwa visi adalah cita - cita atau impian sebuah organisasi
atau perusahaan yang ingin dicapai di masa depan untuk menjamin kelestarian dan
kesuksesan jangka panjang.
Kriteria-Kriteria Pembuatan Visi

a. Visi bukanlah fakta, tetapi gambaran pandangan ideal masa depan yang ingin
diwujudkan.
b. Visi dapat memberikan arahan mendorong anggota organisasi untuk menunjukkan
kinerja yang baik.
c. Dapat menimbulkan inspirasi dan siap menghadapi tantangan.
d. Gambaran yang realistik dan kredibel dengan masa depan yang menarik.
e. Sifatnya tidak statis dan tidak untuk selamanya.
Bila dikaitkan dengan teori piramida kebutuhan manusia oleh Maslow, maka visi
adalah suatu perwujudan fase aktualisasi diri yang berada di puncak piramida. Piramida
tersebut dimulai dari pemenuhan kebutuhan paling bawah sampai ke atasnya, yaitu
kebutuhan fisik, kebutuhan rasa aman, kebutuhan sosialisasi, kebutuhan berprestasi
kemudian baru kebutuhan aktualisasi diri.
MUK.indd 25 16/09/19 15:04:01

Pengertian Misi
a. Misi (mission) adalah apa sebabnya kita ada (why we exist/what we believe we can
do). Menurut Prasetyo dan Benedicta (2004:8), Pernyataan misi harus mampu
menentukan kebutuhan apa yang dipuasi oleh perusahaan, siapa yang memiliki
kebutuhan tersebut, dimana mereka berada dan bagaimana pemuasan tersebut
dilakukan.
b. Menurut Drucker (2000:87), Pada dasarnya misi merupakan alasan mendasar
eksistensi suatu organisasi. Jadi perumusan misi merupakan realisasi yang akan
menjadikan suatu organisasi mampu menghasilkan produk dan jasa berkualitas
yang memenuhi kebutuhan, keinginan dan harapan pelanggannya (Prasetyo dan
Benedicta, 2004:8)
c. Menurut Wheelen sebagaimana dikutip oleh Wibisono (2006, p. 46-47) Misi
merupakan rangkaian kalimat yang menyatakan tujuan atau alasan eksistensi
organisasi yang memuat apa yang disediakan oleh perusahaan kepada masyarakat,
baik berupa produk ataupun jasa.
Jadi dapat disimpulkan bahwa Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus
dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan Visi. Dalam operasionalnya
orang berpedoman pada pernyataan misi yang merupakan hasil kompromi intepretasi
Visi. Misi merupakan sesuatu yang nyata untuk dituju serta dapat pula memberikan
petunjuk garis besar cara pencapaian Visi.
Kriteria Pembuatan Misi

a. Penjelasan tentang bisnis/produk atau layanan yang ditawarkan yang sangat
dibutuhkan oleh masyarakat.
b. Harus jelas memiliki sasaran publik yang akan dilayani.
c. Kualitas produk dan pelayanan yang ditawarkan memiliki daya saing yang
meyakinkan masyarakat.
d. Penjelasan aspirasi bisnis yang diinginkan pada masa datang juga manfaat dan
keuntungan bagi masyarakat dengan produk dan pelayanan yang tersedia.
Pernyataan misi harus:

a. Menunjukkan secara jelas mengenai apa yang hendak dicapai oleh organisasi dan
bidang kegiatan utama dari organisasi yang bersangkutan.
b. Secara eksplisit mengandung apa yang dilakukan untuk mencapainya.
c. Mengandung partisipasi masyarakat luas terhadap perkembangan bidang utama
yang digeluti organisasi tersebut.
d. Susunan kata mencerminkan kepribadian perusahaan/organisasi.
MUK.indd 26 16/09/19 15:04:01

Pentingnya membuat misi:
a. Membantu untuk lebih menfokuskan usaha pencapaian tujuan.
b. Membantu mencegah terjadinya konflik organisasi.
c. Memberikan dasar bagi pengalokasian sumber daya.
d. Menetapkan kerangka tanggung jawab dalam perusahaan.
e. Sebagai dasar bagi pengembangan tujuan organisasi
2.5 LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN

Menurut AA.Gede Muninjaya,2004 pada buku “Manajemen Kesehatan” bahwa ada 5
langkah menyusun rencana yaitu:
1. Analisis situasi
2. Mengidentifikasi masalah dan prioritasnya
3. Menentukan tujuan program
4. Mengkaji hambatan dan kelemahan program
5. Menyusun Rencana Kerja Operasional (RKO)
Analisis Situasi
Adalah langkah awal proses penyusunan perencanaan yang bertujuan untuk identifikasi
masalah, mengumpulkan data & fakta. Langkah ini dapat dilakukan dengan analisis data
laporan yang dimiliki organisasi baik data primer maupun sekunder melalui observasi,
wawancara, maupun pengambilan langsung dokumen organisasi, dokumen rekam
medis, misalnya:
a. Data penyakit dan kejadian sakit
10 besar penyakit, wabah/kejadian luar biasa dapat disusun secara statistika atau
pendekatan epidemiologi.
b. Data indikator mutu pelayanan fasilitas pelayanan kesehatan unit rekam medis
Indikator mutu grafik barber Johnson pada BOR, ALOS, TOI, BTO, angka GDR, NDR.
c. Profil fasilitas pelayanan kesehatan unit rekam medis
Jumlah dan kualitas sumber daya manusia yang ada pada jasa pelayanan kesehatan
unit rekam medis.
d. Budaya organisasi unit kerja rekam medis
Kebijakan kepala unit rekam medis, ketersediaan SPO penyelenggaran rekam
medis, tingkat absenteisme, kinerja, beban kerja, kedisiplinan, kepatuhan petugas
fasilitas pelayanan kesehatan unit rekam medis.
e. Data sarana prasarana
Ketersediaan fasilitas pendukung kerja petugas rekam medis seperti komputer,
scanner, printer, alat tulis, lemari, rak tempat penyimpanan dokumen rekam
MUK.indd 27 16/09/19 15:04:01

medis, meja kursi untuk bekerja, fasilitas ruangan yang ergonomi sesuai dengan
antropometri, ketersediaan alat pelindung diri dalam bekerja untuk menunjang
aspek kesehatan dan keselamatan kerja petugas fasilitas pelayanan kesehatan unit
kerja rekam medis.
Analisis situasi dapat dilakukan dengan cara:

a. Mendengarkan keluhan
b. Pengamatan langsung dan tidak langsung
c. Membahas secara bersama dengan pemegang kebijakan dalam hal ini adalah
direktur rumah sakit, kepala bagian unit rekam medis, kepala HRD (Human
Resourches Development) atau dengan petugas di unit penunjang institusi pelayanan
kesehatan.
d. Pengambilan data primer melalui tanya jawab/interview/menyebarkan kuesioner
kepada masyarakat dan pasien beserta keluarga pasien pada institusi pelayanan
kesehatan.
e. Pengambilan data sekunder melalui pengambilan dokumen di institusi pelayanan
kesehatan, formulir rekam medis, data laporan bulanan/harian/tahunan.
Identifikasi Masalah dan Prioritas

a. Melalui analisis situasi dapat diperoleh data, fakta, dan informasi.
b. Kemudian dibandingkan dengan standar (kebijakan dan peraturan undang-undang
pemerintah, serta peraturan RS)
c. Menemukan masalah, apabila terjadi ketidak sesuaian antara data, fakta dan
informasi dengan standar.
d. Memprioritaskan masalah yang paling perlu untuk diselesaikan
Batasan masalah adalah kesenjangan yang dapat diamati antara kondisi nyata
dengan kondisi yang diharapkan, atau kesenjangan yang dapat diukur antara hasil yang
mampu dicapai dengan tujuan/target yang ingin dicapai. Masalah juga dapat dirumuskan
dalam bentuk hambatan kerja, dan kendala yang dihadapi petugas rekam medis dalam
menjalankan tugasnya. Dengan menggunakan batasan masalah tersebut, berbagai jenis
masalah dapat dirumuskan, adapun masalah dapat dikategorikan menjadi: (1) masalah
pada berkas rekam medis; (2) masalah pada petugas rekam medis; (3) masalah pada
manajemen fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis.
Kriteria penetapan prioritas masalah dapat dilakukan dengan mengajukan
beberapa pertanyaan kritis sebagai berikut:
a. Apakah masalah tersebut memberikan dampak yang luas terhadap keberlangsungan
hidup fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis?
MUK.indd 28 16/09/19 15:04:01

b. Apakah masalah tersebut potensial sebagai penyebab rendahnya indikator mutu
pelayanan fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis?
c. Apakah masalah tersebut mempengaruhi kinerja petugas fasilitas pelayanan
kesehatan unit kerja rekam medis?
d. Apakah masalah tersebut jika tidak ditanggulangi, dapat merugikan baik dari segi
hukum, biaya, dan citra/reputasi fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam
medis?
e. Apakah masalah tersebut mengganggu kegiatan petugas dalam melaksanakan
pekerjaanya di fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis?
Jika jawabannya ya, skor keenam butir pertanyaan tersebut tinggi. Untuk
menetapkan prioritas masalah diperlukan tim perencana yang mengetahui secara jelas
permasalahan yang betul-betul terjadi dan dibahas serta disepakati bersama tentang
masalah mana yang duprioritaskan untuk dipilih dan segera ditanggulangi, biasanya
dapat dilakukan dengan metode scoring, yaitu antar anggota pada tim perencana
masing-masing menilai dan kemudian di scoring sehingga akan dapat ditentukan mana
masalah yang paling diprioritaskan untuk segera ditangani.
Menentukan Tujuan Program

Setelah prioritas masalah ditetapkan, maka langkah selanjutnya adalah menetapkan
tujuan program. Semakin jelas rumusan masalah maka akan semakin mudah menyusun
tujuan program. Sebelum rencana kerja operasional disusun, beberapa pertanyaan ini
wajib dipahami oleh tim perencana yaitu:
a. Seberapa besar sumber daya yang dimiliki oleh organisasi (fasilitas pelayanan
kesehatan unit kerja rekam medis)?
b. Seberapa jauh masalah akan dipecahkan?
c. Kapan target dapat dicapai?
Merumuskan sebuah tujuan operasional program harus bersifat SMART:

Specific (jelas sasarannya, mudah dipahami staf pelaksana, Measurable (dapat diukur
kemajuannya), Appropriate (sesuai dengan strategi/kebijakan nasional, tujuan program,
dan visi misi organisasi fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis), Realistic
(dapat dilaksanakan sesuai dengan kapasitas dan fasilitas organisasi yang tersedia),
Time bound (sumber daya yang dapat dialokasikan).
Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam tujuan program yaitu:
a. Tujuan program dipakai untuk mengukur keberhasilan kegiatan program
b. Tujuan harus sesuai dengan masalah, target ditetapkan sesuai dengan kemampuan
organisasi, dan dapat diukur.
MUK.indd 29 16/09/19 15:04:01

c. Target operasional ditetapkan dengan waktu (batas capaian) dan hasil akhir yang
ingin dicapai pada akhir kegiatan program (deadline).
d. Berbagai kegiatan alternatif dipilih untuk mencapai tujuan program.
e. Masalah dan faktor penyebab masalah serta dampak masalah yang telah dan
mungkin akan terjadi di masa mendatang sebaiknya dikaji lebih dahulu sebelum
tujuan dan target operasionalnya ditetapkan.
Berikut kriteria penyusunan tujuan sesuai dengan hirarkinya:

a. Goal (tujuan umum)
Bersifat jangka panjang, umum, abstrak, dan tidak terpengaruh oleh perubahan
situasi. Tujuan ini dibuat oleh MPR yang dituangkan dalam GBHN sektor kesehatan.
b. Tujuan kebijaksanaan
Merupakan bagian dari Goal, sasaran populasinya belum ada. Tujuan ini lebih
spesifik karena bersifat sektoral dan ditujukan untuk masayarakat seperti yang
tertuang pada Sistem Kesehatan Nasional (SKN). Misalnya: menurunkan masalah
keluhan pasien saat melakukan pelayanan administratif di fasilitas pelayanan
kesehatan.
c. Tujuan program
Target populasinya lebih jelas, ada identifikasi dampak khusus yang dapat diukur
jika tujuan program tercapai, ada identifikasi dampak khusus yang dapat diukur
jika tujuan program tercapai. Misalnya: Meningkatkan tingkat kepuasan pasien
dalam menerima pelayanan administratif di fasilitas pelayanan kesehatan unit
rekam medis.
d. Tujuan pelayanan
Sudah memiliki kejelasan atau spesialisasi jenis dan tingkat pelayanan yang perlu
dilaksanakan. Misalnya: Meningkatkan tingkat kepuasan pasien dalam menerima
pelayanan administratif di fasilitas pelayanan kesehatan unit rekam medis adalah
dengan melalui menurunkan keterlambatan waktu penyediaan berkas rekam
medis dari unit rekam medis ke poli atau instalasi yang dituju sebanyak 25% dalam
kurun waktu 2 tahun.
e. Tujuan sumber
Tujuan disini memerlukan identifikasi masukan spesifik (input atau sumber daya
tertentu) untuk mencapai tujuan pelayanan, Misalnya: Meningkatkan respontime
penyediaan berkas rekam medis melalui peningkatan tingkat pengetahuan petugas
rekam medis, dan peningkatan motivasi petugas rekam medis dalam ketepatan
waktu penyediaan berkas rekam medis dari unit rekam medis ke poli yang dituju
selama 10 menit sebesar 15% per tahun; Peningkatan budaya disilpin petugas
rekam medis dalam mencapai standar penetapan waktu penyediaan berkas rekam
medis dari unit rekam medis ke instalasi rawat inap selama 15 menit sebesar 10%
MUK.indd 30 16/09/19 15:04:01

menjadi 15 % setiap tahun. Jika tujuan ini tercapai, diharapkan tujuan pelayanan
juga akan tercapai.
f. Tujuan implementasi
Tujuan disini menjelaskan produk spesifik yang ingin dicapai dan yang juga
dapat diukur keberhasilannya setelah program dilaksanakan. Misalnya: Perlu
ditingkatkan motivasi, kepatuhan, dan disiplin kerja melalui program pelatihan
internal dan eksternal guna mendukung tercapainya peningkatan pelayanan
administratif fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis terutama dalam
penyediaan berkas rekam medis sesuai dengan respontime yang telah ditentukan
dalam kurun waktu 2 tahun ke depan.
Dalam menentukan tujuan program harus jelas target, sasaran, dan ukuran
keberhasilan.

Mengkaji Hambatan dan Kelemahan Program
Langkah keempat proses penyusunan rencana adalah mengkaji kembali hambatan dan
kelemahan program yang pernah dilaksanakan. Tujuannya adalah untuk mencegah
atau mewaspadai timbulnya hambatan serupa. Selain mengkaji hambatan yang pernah
dialami, juga dibahas prediksi kendala dan hambatan yang mungkin akan terjadi di
lapangan pada saat program dilaksanakan.
Jenis hamabatan atau kelemahan dapat dikategorikan dalam:
a. Hambatan yang bersumber pada kemampuan organisasi
Hambatan ini merupakan aspek kelemahan organisasi. Motivasi kerja petugas
rekam medis yang rendah, pengetahuan dan keterampilan kurang, petugas belum
mampu melakukan tugas sesuai dengan kompetensinya, atau belum berkompeten;
Sarana prasarana kurang memadahi sehingga pekerjaan tidak dapat dilakukan
secara optimal; Sistem informasi dalam melaksanakan pekerjaan yang berkaitan
dengan proses pendaftaran, data pasien belum terintegrasi atau bahkan masih
berupa manual belum menuju pada EMR (Electronical Medical Record); Laporan
kegiatan program tidak dimanfaatkan untuk menyusun rencana kegiatan program
selanjutnya atau bahkan supervise yang lemah; ketersediaan dana kurang; Waktu
yang tersedia tidak dimanfaatkan.
b. Hambatan yang terjadi pada lingkungan kerja
Sikap dan budaya pada aspek internal antara pimpinan, rekan kerja, bawahan,
pasien, keluarga pasien dan pada aspek eksternal yaitu perusaaahn kerjasama/
rekanan, pihak asuransi, kepolisian/pengadilan, civitas akademika yang melakukan
penelitian serta stakeholder yang lain. Tingkat pendidikan pasien dan keluarga
pasien yang masih rendah, sikap dan budaya yang tidak kondusif, misalkan:
MUK.indd 31 16/09/19 15:04:01

rendahnya pengetahuan dan perilaku masyarakat/pasien dalam menerima KIE
(Komunikasi, Informasi dan Edukasi) yang diberikan oleh petugas saat melakukan
proses pendaftaran baik pada pasien tunai maupun asuransi/BPJS yang terkadang
tidak memenuhi persayaratan lengkap walaupun seringkali petugas sudah
memberikan informasi terkait hal itu, hal demikian termasuk menjadi hambatan
dalam mencapai tujuan program karena perilaku pasien yang tidak partisipatif.
Pada sisi lain keadaan lingkungan demikian tidak selalu menjadi hambatan tetapi
menjadi tantangan yang perlu diantisipasi dan diatasi agar tidak menjadi hambatan
dalam pelaksanaan mencapai tujuan program.
Setelah semua hambatan dianalisis, kemudian ditetapkan langkah-langkah sebagai

berikut:
a. Susun daftar semua hambatan, hambatan mungkin bias terjadi pada man, material,
machine, metode, material, minute, market.
b. Pilih hambatan dan kendala yang dapat dihilangkan, mana yang dianggap sebagai
tantangan untuk dimodifikasi atau dikurangi, dan mana yang sama sekali tidak
dapat di eliminasi.
c. Kaji kembali tujuan operasional kegiatan yang sudah disusun. Sehingga pelaksanaan
manajemen program dapat berjalan lebih efektif, efisien, dan rasional.
Hambatan dapat terjadi kemungkinan dari: sumber daya (SDM, Dana, Material,
Metode, Sarana prasarana, Mesin, Waktu), sistem pemasaran, proses pelaksanaan kerja,
peran serta masyarakat, pesaing.
Menyusun Rencana Kerja Operasional (RKO)

RKO memuat 5W1H (What, Who, When, Where, What kind of Support + How).
a. What  Tujuan
Tulis dengan jelas tujuan operasional program atau hasil yang ingin dicapai. Dalam
tujuan harus jelas ada target yang dipakai. Target ini dapat dipakai oleh pimpinan
program untuk mengukur keberhasilan program. Misalnya: program peningkatan
mutu pelayanan administratif di fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam
medis yaitu turunnya kejadian keterlambatan penyediaan berkas rekam medis
sampai 20% dalam kurun waktu 2 tahun di unit rekam medis.
b. Who  Pelaksana dan sasarannya
Berbagai kegiatan program harus ada penanggungjawabnya dan petugas yang akan
melaksanakan rencana kegiatan tersebut. Pada bagian ini perlu ada penjelasan
tentang jumlah dan jenis kualifikasi petugas (jenis keterampilan) yang perlu
MUK.indd 32 16/09/19 15:04:01

dimiliki. Demikian pula dengan cara mereka diorganisasi, uraian tugasnya, sasaran
kegiatan program, jumlah kelompok pasien yang diharapkan menerima pelayanan
(target cakupan) beserta supervisinya.
c. When  Waktu pelaksanaan kerja
Menjelaskan fase atau tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan. Kapan dimulai
dan kapan berakhir. Untuk kegiatan tahunan, fase kegiatannya dibagi dalam bulan.
Kegiatan bulanan dibagi kedalam fase mingguan atau harian.
d. Where  Tempat dimana proses kerja dilakukan
Pada bagian ini diberikan penjelasan tentang tempat kegiatan program. Hal ini
penting untuk dijelaskan tentang dana dan jenis komunikasi yang dibutuhkan
untuk mendukung kegiatan program.
e. What kind Support  Sumber daya pendukung
Membuat daftar jenis dan jumlah sarana prasarana (equipment support) yang
diperlukan dan yang sudah tersedia untuk mendukung pelaksanaan kegiatan.
Financial support, budgeting yang dipelrukan, bearap besar alokasinya untuk setiap
jenis kegiatan, apakah ada tambahan dana yang tidak terduga.
f. How  Langkah-langkah praktis kegiatan
Menjelaskan langkah praktis (kegiatan) yang akan dilakukan untuk mencapai
tujuan program termasuk bagaimana mengatasi berbagai hambatan yang
mungkin muncul selama kegiatan berlangsung. Misalnya: Perlu ditingkatkan
peran manajemen fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis dalam
menetapkan kebijakan dan standar operasional prosedur penyediaan berkas
rekam edis dari unit rekam medis ke instalasi rawat jalan maupun rawat inap untuk
meningkatkan mutu pelayanan sampai 20% per tahunnya.
Dari penjelasan tentang fungsi perencanaan diatas, perencanaan mengandung lima

unsur penting yaitu:
1. Unsur tujuan
Tujuan perencanaan harus jelas dirumuskan sesuai dengan hirarki. Tujuan
operasional harus mengikuti kaidah penyusunan sebuah tujuan.
2. Unsur kebijakan
Kebijakan dalam perencanaan harsu tercermin di dalam strategi yang disusun oleh
pimpinan untuk mencapai program.
3. Unsur prosedur
Dalam konsep perencanaan harus jelas standar operating prosedur setiap kegiatan.
Standar untuk kerja (standar of performance) harus ada karena akan menjadi
pedoman kerja petugas. Pembagian tugas dan hubungan kerja akan tercermin
dalam unsure perencanaan ini.
MUK.indd 33 16/09/19 15:04:01

4. Unsur kemajuan/progress
Dalam perencanaan ini harus ditulis dengan jelas target atau standar keberhasilan
program yang dipakai untuk melakukan evaluasi keberhasilan kegiatan.
5. Unsur program
Program harus disusun berdasarkan prioritas masalah dan prioritas alternatif
kegiatan untuk mencapai tujuan perencanaan.
2.6 ANALISIS SWOT

Analisis SWOT merupakan salah satu proses perencanaan strategik yaitu perencanaan
jangka panjang yang dirumuskan oleh top management yang meliputi tahapan: (1)
Analisis lingkungan dalam dan luar, (2) Analisis SWOT, (3) Penentuan strategi, (4)
Penerimaan misi,(5) Penentuan tujuan. Periode perencanaan strategik ini adalah lebih
dari 5 tahun (Damayanti.A.N, 2006).
Analisis Lingkungan Dalam dan Luar

Berikut adalah analisis lingkungan dalam meliputi:
TABEL 2.2
Analisis lingkungan dalam
No KELOMPOK KEADAAN
1 Perangkat keras 1. Luas tanah/Luas unit rekam medic
2. Kondisi bangunan/Kondisi tempat penyimpanan berkas
rekam medis
3. Jumlah alat medis/perlengkapan unit rekam medis
4. Kondisi alat medis/mesin pengentry data pasien
2 Perangkat lunak 1. Struktur organisasi
2. Sistem kepegawaian/petugas rekam medis
3. Sistem informasi.
3 Sumber daya manusia 1. Jumlah karyawan/petugas rekam medis
2. Kualitas karyawan/petugas rekam medis
3. Pelatihan dan pengembangan petugas rekam medis
4. Kesehatan & kesejahteraan petugas
5. Pengupahan dan insentif
MUK.indd 34 16/09/19 15:04:01

Berikut adalah analisis lingkungan luar meliputi:
TABEL 2.3
Analisis lingkungan luar
No KELOMPOK KEADAAN
1 Pemerintah 1. Peraturan baru
2. Kebijakan program pemerintah
2 Kebutuhan masyarakat/ 1. Kemudahan menjangkau pelayanan
pasien 2. Pelayanan yang bermutu & memuaskan
3 Corporate/asuransi 1. Kemudahan proses administrasi
2. Perubahan harga jaminan/plafon pasien
4 Kondisi pelayanan kesehatan 1. Adanya rumah sakit baru
lain 2. Perluasan rumah sakit yang lain
3. Perubahan tarif rumah sakit lain
Analisis SWOT
Analisa SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan
strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada hubungan atau interaksi antara unsur-
unsur internal, yaitu kekuatan (strength) dan kelemahan (weekness), terhadap unsur-
unsur eksternal yaitu peluang (opportunity) dan ancaman (threath).
IFAS
STRENGTHS WEAKNESSES
(S) (W)
EFAS
STRATEGI STRATEGI
OPPORTUNITIES (O)
SO WO
TREATHS STRATEGI STRATEGI

(T) ST WT
GAMBAR 2.2 Analisis SWOT
MUK.indd 35 16/09/19 15:04:01

Berikut adalah matriks IFAS (Internal Strategy Faktor Analysis Summary)
TABEL 2.4
IFAS (Internal Strategy Faktor Analysis Summary)
Keadaan Nilai
No Analisis Buruk Kurang Baik Istimewa Bobot
(1) (2) (3) (4)
1 S Perangkat a.
Keras b.
c.
Perangkat a.
Lunak b.
c.
SDM a.
b.
c.
Total 1,0
2 W Perangkat a.
Keras b.
c.
Perangkat a.
Lunak b.
c.
SDM a.
b.
c.
Total 1,0
MUK.indd 36 16/09/19 15:04:02

Berikut adalah matriks EFAS (Eksternal Strategy Faktor Analysis Summary)
TABEL 2.5
EFAS (Eksternal Strategy Faktor Analysis Summary)
Keadaan Nilai
No Analisis Buruk Kurang Baik Istimewa Bobot
(1) (2) (3) (4)
3 O Pemerintah a.
b.
c.
Kebutuhan a.
pasien b.
c.
Corporate a.
b.
c.
Total 1,0
4 T Pemerintah a.
b.
c.
Kebutuhan a.
pasien b.
c.
Corporate a.
b.
c.
Total 1,0
Analisis SWOT:
• PLUS (S-W) + (O-T) = +
• EQUAL (S-W) + (O-T) = 0
• MINUS (S-W) + (O-T) = -
MUK.indd 37 16/09/19 15:04:02

Penentuan Strategi
Penentuan strategi berdasarkan analisis SWOT, yaitu:
TABEL 2.6
Penentuan strategi berdasarkan analisis SWOT
No SWOT STRATEGI
1 PLUS Menguatkan S dan O
2 EQUAL Mengurangi W dan T
3 MINUS Mengubah W menjadi S dan T menjadi O
Penerimaan Visi Misi

o Visi adalah pandangan/pemikiran pada yang akan datang (cita cita).
o Misi adalah sesuatu yang harus dilaksanakan/langkah-langkah organisasi agar
tercapai tujuan yang diinginkan dan berhasil dengan baik.
Penentuan Tujuan
Penentuan tujuan adalah penetapan lebih lanjut dari misi yang harus dicapai dalam
bentuk yang lebih jelas dan dapat diukur.
Setelah diketahui masing-masing nilai total dari S,W,O,T maka dibuat grafik untuk
mengetahui bahwa organisasi pelayanan kesehatan ada di posisi kuadran mana, yaitu
sebagai berikut (Rangkuti, 2003):
Opportunity
O
(–, +) (+, +)
Kuadran III Kuadran I

Weakness Strength
W Kuadran IV Kuadran II S
(–, –) (+, –)
T
Threath
Gambar 2.3 Matriks SWOT
MUK.indd 38 16/09/19 15:04:02

Dari Gambar I.3 diatas dapat diketahui bagaimana Matriks kuadran SWOT yang
dapat dijelaskan sebagai berikut:
•• Kuadran I (positif, positif)
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat dan berpeluang, Rekomendasi
strategi yang diberikan adalah Progresif, artinya organisasi dalam kondisi prima
dan mantap sehingga sangat dimungkinkan untuk terus melakukan ekspansi,
memperbesar pertumbuhan dan meraih kemajuan secara maksimal.
•• Kuadran II (positif, negatif)
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat namun menghadapi tantangan
yang besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Diversifikasi Strategi,
artinya organisasi dalam kondisi mantap namun menghadapi sejumlah tantangan
berat sehingga diperkirakan roda organisasi akan mengalami kesulitan untuk
terus berputar bila hanya bertumpu pada strategi sebelumnya. Oleh karenanya,
organisasi disarankan untuk segera memperbanyak ragam strategi taktisnya.
•• Kuadran III (negatif, positif)
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang lemah namun sangat berpeluang.
Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Ubah Strategi, artinya organisasi
disarankan untuk mengubah strategi sebelumnya. Sebab, strategi yang lama
dikhawatirkan sulit untuk dapat menangkap peluang yang ada sekaligus
memperbaiki kinerja organisasi.
•• Kuadran IV (negatif, negatif)
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang lemah dan menghadapi tantangan
besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Strategi Bertahan, artinya
kondisi internal organisasi berada pada pilihan dilematis. Oleh karenanya
organisasi disarankan untuk meenggunakan strategi bertahan, mengendalikan
kinerja internal agar tidak semakin terperosok. Strategi ini dipertahankan sambil
terus berupaya membenahi diri. Analisis Internal Faktor adalah perhitungan
komulatif nilai atau score dari variabel faktor internal yang telah didapatkan
dengan rumus:
Internal faktor: O + (-T)
Analisis External Faktor adalah perhitungan komulatif nilai atau score dari variabel

faktor ekstenal yang telah didapatkan pula dengan rumus:
External faktor: O + (-T)
MUK.indd 39 16/09/19 15:04:02

Soal Essay
1. Sebutkan dan jelaskan masing-masing dari fungsi manajemen………
2. Apa saja jenis perencanaan dan apa saja fungsinya………
3. Berikan contoh dari masing-masing jenis perencanaan yang ada di fasilitas
pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis……………
4. Bagaimana langkah perencanaan………
5. Apa yang dimaksud dengan analisis SWOT………
6. Sebutkan apa saja yang menjadi faktor IFAS dan EFAS dalam analisis SWOT di
pelayanan kesehatan berdasarkan pemikiran anda………
Soal Pilihan Ganda

7. Pada unit rekam medis perlu dilakukan pemusnahan/retensi dalam jangka
waktu 5 tahun, dalam proses pemusnahan tentunya juga melibatkan kegiatan
analisis situasi, mengidentifikasi masalah dan prioritasnya, menentukan tujuan
program, mengkaji hambatan dan kelemahan program dan menyusun Rencana
Kerja Operasional (RKO). Pada kegiatan unit rekam medis ini termasuk jenis
perencanaan…………….
a. Perencanaan jangka pendek
b. Perencanaan single use plan
c. Perencanaan jangka menengah
d. Perencanaan strategi
8. Berikut yang dapat digunakan sebagai faktor IFAS (Internal Strategy Faktor Analysis
Summary) analisis SWOT di fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis
adalah……………
a. Sarana prasarana pendukung kerja yang meliputi sumber daya machine belum
optimal, system informasi rumah sakit belum terintegrasi.
b. Input data pasien mulai dari pendaftaran, pendiagnosaan, pengobatan, terapi,
rawat inap, tindakan penunjang lain beberapa masih manual.
c. Sumber daya manusia di unit rekam medis sesuai dengan kompetensi, ahli,
dan terampil dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
d. Standar Procedure Operational (SPO) sebagai sumber daya method sudah
dibuat, namun belum dijalankan secara optimal.
9. Dalam langkah perencanaan salah satunya adalah menentukan tujuan program,
agar tujuan program dapat tercapai sesuai dengan harapan organisasi adalah salah
satunya harus bersifat SMART. Berikut yang bukan cirri sifat SMART adalah……………
a. Specific (jelas sasarannya, mudah dipahami staf pelaksan
b. Managable (dapat diatur)
MUK.indd 40 16/09/19 15:04:02

c. Appropriate (sesuai dengan strategi/kebijakan nasional, tujuan program, dan
visi misi organisasi fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis)
d. Realistic (dapat dilaksanakan sesuai dengan kapasitas dan fasilitas organisasi
yang tersedia) dan Time bound (sumber daya yang dapat dialokasikan).
10. Analisis Situasi adalah langkah awal proses penyusunan perencanaan yang
bertujuan untuk identifikasi masalah, mengumpulkan data & fakta, hal ini dapat
dilakukan dengan cara………………..
a. Mengumpulkan data 10 besar penyakit, wabah/kejadian luar biasa dapat
disusun secara statistika atau pendekatan epidemiologi.
b. Mengidentifikasi dan menghitung data indikator mutu palayanan fasilitas
pelayanan kesehatan unit rekam medis melalui perhitungan BOR, ALOS, TOI,
BTO, angka GDR, NDR.
c. Mengamati jumlah dan kualitas sumber daya manusia unit rekam medis.
d. Mengidentifikasi budaya organisasi unit kerja unit penunjang medis di fasilitas
pelayanan kesehatan
MUK.indd 41 16/09/19 15:04:02

Dasar Organisasi Dan Manajemen Unit Kerj PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Dasar Organisasi Dan Manajemen Unit Kerj PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Eka Wilda Faida, SKM, M.

Dasar Organisasi dan Manajemen

MUK.indd 1 16/09/19 15:03:58

Eka Wilda Faida, SKM, M.Kes

UNDANG-UNDANG NOMOR 19 TAHUN 2002 TENTANG HAK CIPTA

Faida, Eka Wilda

1. Kesehatan 2. Dasar Organisasi dan Manajemen 3. Unit Kerja Rekam Medis

MUK.indd 2 16/09/19 15:03:58

MUK.indd 3 16/09/19 15:03:59

MUK.indd 4 16/09/19 15:03:59

Syukur alhamdulillah kami panjatkan ke hadirat Illahi Robbi dengan dapat

MUK.indd 5 16/09/19 15:03:59

vi Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis

MUK.indd 6 16/09/19 15:03:59

Eka Wilda Faida

MUK.indd 7 16/09/19 15:03:59

MUK.indd 8 16/09/19 15:03:59

Kata Pengantar................................................................................................. iii

Bab 1 Konsep Dasar Organisasi dan Manajemen...................................... 1

MUK.indd 9 16/09/19 15:03:59

Bab 2 Fungsi Manajemen Perencanaan..................................................... 19

Bab 3 Fungsi Manajemen Pengorganisasian (Organizing)...................... 43

x Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis

MUK.indd 10 16/09/19 15:03:59

Bab 4 Fungsi Manajemen Penggerakan (Actuating)................................. 61

Bab 5 Fungsi Manajemen Pengawasan/Pengendalian (Controlling)...... 65

Bab 6 Fungsi Manajemen Penilaian (Evaluating)...................................... 71

Bab 7 Fungsi Manajemen Kepemimpinan................................................. 81

MUK.indd 11 16/09/19 15:03:59

Bab 9 Persepsi.............................................................................................. 103

Bab 10 Komunikasi........................................................................................ 107

xii Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis

MUK.indd 12 16/09/19 15:03:59

Bab 11 Kerja Tim............................................................................................. 121

Bab 12 Pengambilan Keputusan................................................................... 127

Bab 13 Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Metode WISN...... 145

Daftar Isi xiii

MUK.indd 13 16/09/19 15:03:59

Bab 14 Manajemen Pengelolaan Rekam Medis........................................... 169

Daftar Pustaka.................................................................................................. 183

xiv Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis

MUK.indd 14 16/09/19 15:03:59

MUK.indd 1 16/09/19 15:03:59

Jadi, Organisasi adalah suatu wadah/tempat dari kegiatan, bersama-sama

1.2 AZAS/PRINSIP ORGANISASI

2 Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis

MUK.indd 2 16/09/19 15:03:59

1.3 UNSUR ORGANISASI

1.4 JENIS ORGANISASI

Bab 1: Konsep Dasar Organisasi dan Manajemen 3

MUK.indd 3 16/09/19 15:03:59

4 Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis

MUK.indd 4 16/09/19 15:03:59

1.5 LANGKAH-LANGKAH PENGORGANISASIAN

Bab 1: Konsep Dasar Organisasi dan Manajemen 5

MUK.indd 5 16/09/19 15:03:59

1.6 SKEMA PENGORGANISASIAN

Irna IRJ Keuangan manajemen

GAMBAR 1.1 Hubungan organisasi unit rekam medis

6 Dasar Organisasi dan Manajemen: Unit Kerja Rekam Medis

MUK.indd 6 16/09/19 15:03:59

Bab 1: Konsep Dasar Organisasi dan Manajemen 7

MUK.indd 7 16/09/19 15:04:00