PENGADILAN AGAMA KUNINGAN KLS IA

Jl. Perjuangan N0. 63 Ancaran Kuningan - Jawa Barat

Tlp. (0232) 871652 Fax. (0232) 8883031
Website : www.pa-kuningan.go.id E-Mail : pakuningan@gmail.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENGELOLAAN TATA NASKAH DINAS
Nomor SOP/AS/16
Tanggal Pembuatan 16 Oktober 2017
Tanggal Revisi 01 Maret 2018
Tanggal Efektif 01 Maret 2018
Disahkan oleh Ketua Pengadilan Agama Kuningan Kls IA

Drs. H. Asep Saepudin, M.S.Q.

NIP. 19571111 198512 1 001

DOKUMEN MASTER :

DOKUMEN TERKENDALI : NO. SALINAN :
DOKUMEN TIDAK TERKENDALI :
DOKUMEN KADALUARSA :

Dokumen ini adalah milik Pengadilan Agama Kuningan Kls IA

Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apapun
Tanpa seijin PENGADILAN AGAMA KUNINGAN KLS IA

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Undang Undang Nomor 3 Tahun 2009 tentang Perubahan 1. S-1 Hukum Islam/Syari’ah
Kedua Atas Undang Undang Nomor 14 Tahun 1984 tentang
Mahkamah Agung RI

2. Undang Undang Nomor 50 Tahun 2009 tentang Perubahan 2. S-1 Hukum

Kedua Atas Undang Undang Nomor 7 tahun 1989 tentang
Peradilan Agama

3. Peraturan Presiden RI Nomor 13 Tahun 2005 tentang 3. S-1 Manajemen

Sekretariat Mahkamah Agung Republik Indonesia

4. Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : 4. D-3 Manajemen atau SLTA

143/KMA/SK/VIII/2007 tentang Buku I – Pedoman
(SMA/SMU/MAN/SMK/Sederajat)
Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pada Mahkamah
Agung RI

5 Peraturan Sekertaris Mahkamah Agung RI Nomor 2 Tahun

2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Dilingkungan Mahkamah Agung Dan Badan
5. SLTA (SMA/SMU/MAN/SMK/Sederajat)
Peradilan Yang Berada Dibawahnya.
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGAPAN
Komputer, Scanner, Printer, Jaringan Interntet, Buku Referensi, Buku
1.
SOP Pengarsipan Surat Ekspedisi

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pelaksanaan tugas pengelolaan Pencatatan identitas surat dinas yang dikonsep sebagai Surat Keluar ke Buku
persuratan kedinasan tidak berjalan dengan baik dan akan berimbas Agenda Surat Keluar; Pencatatan surat keluar pada Sistem Informasi Aplikasi
pada penilaian kinerja serta diberi sanksi sesuai peraturan yang berlaku Persuratan; Pemindaian (scaner) surat keluar menjadi e-document; Pencatatan
pengelola pada Lembar Disposisi dan Kartu Kendali Arsip
 A. PROSEDUR PENGELOLAAN TATA NASKAH DINAS

Pelaksana Mutu Baku

No Kegiatan Staf Kasubag / Sekretaris / Kelengka Ket.
Ketua Waktu Output
Pelaksana Panmud Panitera pan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1.
Instrument
Menerima instrument Instrument 5
surat
pembuatan surat dinas surat dinas menit
dinas
2. Konsep
Membuat konsep surat Instrument 15
surat
surat dinas menit
dinas
3 Mengetik surat dinas
Konsep surat 10 Surat
dinas menit dinas
4. Memeriksa surat dinas Konsep surat
5 Surat
dan Surat
menit dinas
dinas
5. Membubuhkan paraf pada
surat dinas 5 Surat
Surat dinas
menit dinas

6. Memeriksa surat dinas

10 Surat
Surat dinas
menit dinas

7. Membubuhkan paraf pada 5 Surat

surat dinas Surat dinas
menit dinas
8. Memeriksa surat dinas
10 Surat
Surat dinas
menit dinas

9. Menandatangani surat dinas

5 Surat
Surat dinas
menit dinas

Meneruskan surat dinas untuk

10.. diberi nomor, digandakan,
5 Surat
diberi stempel dinas, Surat dinas
menit dinas
didistribusikan dan diarsipkan
11. Memberi nomor surat 2 Surat
Surat dinas
menit dinas
12.
2 Surat
Menggandakan surat Surat dinas
menit dinas

13. Memberi stempel dinas

2 Surat
Surat dinas
menit dinas

14. Pemindaian (scaner) surat

5 Surat
keluar menjadi e-document Surat dinas
menit dinas
15. Mendistribusikan surat dinas
baik melalui POS maupun 30 Surat
Surat dinas
secara elektronik melalui e- menit dinas
mail
16. Mengarsipkan surat dinas baik
5 Surat
hardcopy maupun e-document Surat dinas
menit dinas

Waktu yang diperlukan : 121 menit / 2 jam 1 menit

 B. PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK
Pelaksana Mutu Baku
No Kegiatan Staf Sekretaris / Ketua/ Ket.
Kasubag. Kasubag Kelengka
Pelaksa Panitera Wakil Waktu Output
Umum / Panmud pan
na Ketua
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10
1. Mmenerima surat (via
Pos, Kurir, e-mail, 5 Surat
Faximile) Surat masuk
menit masuk

2. Meneliti kebenaran
alamat surat :
(Jika Alamat Salah : 5 Surat
Menyampaikan / Surat masuk
menit masuk
mengembali kan surat
yang salah alamat ke
alamat Pengirim)
3 Mensortir dan
memisahkan surat 5 Surat
kedalam kelompok Surat masuk
menit masuk
Surat Dinas dan Surat
Pribadi
4. Menyampaikan semua
surat yang telah 5 Surat
disortir kepada Kepala Surat masuk
menit masuk
Sub Bagian Umum
selaku Pengarah Surat
5. Membuka, membaca
dan meneliti 10 Surat
Surat masuk
kelengkapan surat menit masuk

6. Mengarahkan surat
masuk dengan
menentukan kualifikasi
surat (Biasa/Penting/ Surat yang
RHS), mencantumkan 10 telah
Surat masuk
kode P (Penting)/B menit diberi
(Biasa)/ RHS kode
(Rahasia) pada sudut
kanan atas surat dg
pensil
7. Membubuhkan lembar Surat yang Surat dan
disposisi sesuai kode 5
telah diberi lembar
surat Biasa/Penting/ menit
RHS kode disposisi
8. Mencatat surat pada
Buku Agenda Surat Surat dan Surat dan
10
Masuk Biasa/Penting lembar lembar
menit
atau Agenda Surat disposisi disposisi
Rahasia
9. Mengisi lembar
disposisi dan memberi Surat dan Surat dan
10
nomor urut surat lembar lembar
menit
masuk dengan disposisi disposisi
numerator
Memindai (scan) Surat
10.. Penting dan Surat
Biasa menjadi e-
Document dalam
Surat dan 10 Surat dan
bentuk PDF yang telah
lembar lembar
diberi identitas/ nama
disposisi menit disposisi
file (Sifat Surat –
Indeks Surat – No. Urut
– Tahun)
11. Meneruskan surat
disertai lembar Surat dan Surat dan
5
disposisi (hardcopy & lembar lembar
menit
e-arsip) kepada disposisi disposisi
Kasubag.Umum
12.
Mengisi lembar
Surat dan Surat dan
disposisi (manual dan 5
lembar lembar
elektronik) dan menit
disposisi disposisi
meneruskan surat ke
Sekretaris/Panitera
13. Membaca surat dan
mengisi lembar
disposisi (manual dan
Surat dan Surat dan
elektronik),(meneruska 10
lembar lembar
n kepada Ketua/Wakil menit
disposisi disposisi
Ketua jika surat
memerlukan
kebijakan)
14. Membaca surat dan
Surat dan Surat dan
mengisi lembar 10
lembar lembar
disposisi (manual dan menit
disposisi disposisi
elektronik)
15. Mengembalikan surat
kepada Sekretaris / Surat dan Surat dan
5
Panitera untuk lembar lembar
menit
ditindaklanjuti / disposisi disposisi
dipedomani
16. Melaksanakan arahan
disposisi Ketua / Wakil Surat dan Surat dan
10
Ketua, mengisi lembar lembar lembar
menit
disposisi (manual dan disposisi disposisi
elektronik)
17. Melaksanakan arahan
disposisi, mempelajari
surat, mencabut Surat dan
10 Lembar
lembar 1 disposisi lembar
menit disposisi
untuk dikembalikan ke disposisi
pencatat surat dan
mengarsipkan surat
18. Menerima lembar 1
disposisi dan 5 Lembar
Lembar
mengarsipkan dalam
disposisi menit disposisi
Ordner surat masuk
sesuai kategori surat

Waktu yang diperlukan : 135 menit / 2 jam 15 menit

 C. PROSEDUR PENANGANAN SURAT KELUAR

Pelaksana Mutu Baku

No Kegiatan Staf Kasubag / Sekretaris / Kelengka Ket.
Ketua Waktu Output
Pelaksana Panmud Panitera pan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Menerima disposisi dan surat Disposisi Disposisi
masuk 5
dan surat dan surat
menit
masuk masuk
2. Menindaklanjuti disposisi dan Disposisi Konsep
membuat konsep surat dinas 15
dan surat surat
(balasan/tindaklanjut) menit
masuk dinas
3 Mengetik surat dinas
Konsep surat 10 Surat
(balasan/tindaklanjut)
dinas menit dinas
4. Memeriksa surat dinas Konsep surat
5 Surat
(balasan/tindaklanjut) dan Surat
menit dinas
dinas
5. Membubuhkan paraf pada
surat dinas 5 Surat
Surat dinas
(balasan/tindaklanjut) menit dinas

6. Memeriksa surat dinas

(balasan/tindaklanjut) 10 Surat
Surat dinas
menit dinas

7. Membubuhkan paraf pada

5 Surat
surat dinas Surat dinas
menit dinas
(balasan/tindaklanjut)
8. Memeriksa surat dinas
(balasan/tindaklanjut) 10 Surat
Surat dinas
menit dinas

9. Menandatangani surat dinas

(balasan/tindaklanjut) 5 Surat
Surat dinas
menit dinas

Meneruskan surat dinas

10.. (balasan/tindaklanjut) untuk
diberi nomor, digandakan, 5 Surat
Surat dinas
diberi stempel dinas, menit dinas
didistribusikan dan diarsipkan
11. Memberi nomor surat dinas 2 Surat
(balasan/tindaklanjut) Surat dinas
menit dinas
12.
2 Surat
Menggandakan surat dinas Surat dinas
menit dinas
(balasan/tindaklanjut)
13. Memberi stempel dinas
2 Surat
Surat dinas
menit dinas

14. Pemindaian (scaner) surat

5 Surat
dinas (balasan/tindaklanjut) Surat dinas
menit dinas
menjadi e-document
15. Mendistribusikan surat dinas
(balasan/tindaklanjut) baik 30 Surat
Surat dinas
melalui POS maupun secara menit dinas
elektronik melalui e-mail
16. Mengarsipkan surat dinas
5 Surat
(balasan/tindaklanjut) baik Surat dinas
hardcopy maupun e-document menit dinas

aktu yang diperlukan : 121 menit / 2 jam 1 menit