Modul 12:
Manajemen
Personalia
Management Personalia meliputi proses perekrutan karyawan
Ekonomi dan Bisnis Akuntansi S1 193403006 Ignatius Oki Dewa Brata, S.E.,M.Si., Ak., C.A.
Abstract Kompetensi
Unit ini akan membahas mengenai Mahasiswa mampu memahami
proses management personalia dan proses proses management
data disimpan di mySAP ERP HCM personalia di SAP
MANAJEMEN PERSONALIA
Integrasi antara Rekrutmen dan Administrasi Personalia memungkinkan data pelamar ditransfer
sebagai data karyawan, yang kemudian harus Anda tambahkan.
Data karyawan disimpan di mySAP ERP HCM sebagai catatan infotype. Data dapat
ditampilkan, disalin, dikoreksi, dan dihapus.
Halaman tab menawarkan cara intuitif untuk memilih infotipe yang diperlukan. Administrator
HCM dapat memilih jenis informasi yang ingin mereka lihat atau edit dari menu infotipe khusus
pengguna (seperti menu Info Karyawan Inti).
Dari sudut pandang teknis, infotipe dan struktur datanya mencerminkan serangkaian catatan
data terkait.
Satu infotype yang sangat penting untuk data karyawan: infotype Tugas Organisasi. Dalam
infotipe ini, karyawan ditugaskan ke tiga struktur penting: struktur perusahaan, struktur
personalia, dan rencana organisasi.
Berikut ini adalah daftar beberapa infotipe yang dibuat saat Anda mempekerjakan seorang
karyawan. Anda dapat mengubah nomor dan urutan infotipe dalam tindakan personalia agar
sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda:
• Penugasan Organisasi
• Data pribadi
• Alamat
• Gaji Dasar
• Rincian bank
Saat Anda melakukan tindakan Perekrutan, rekaman data master HCM baru, atau file personel,
dibuat untuk karyawan tersebut. Tindakan menyederhanakan entri data, karena Anda tidak
harus mengakses setiap infotype satu per satu. Jika, saat Anda melakukan suatu tindakan,
Anda tidak memiliki semua informasi karyawan yang Anda perlukan, Anda dapat menambahkan
informasi yang kurang di lain waktu untuk menyelesaikan tindakan tersebut.
Anda dapat memetakan semua hubungan kerja karyawan di berbagai negara dalam sistem
standar. Ini sangat penting untuk perusahaan global. Di mySAP ERP HCM, karyawan global
dikelola dengan menghubungkan setiap penugasan personel karyawan ke orang terse
but.
Pengembangan Personalia
Pelatihan dan Manajemen Acara adalah komponen yang sangat terintegrasi yang mendukung
Anda dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengelolaan kursus pelatihan dan acara bisnis
Anda. Sebelum Anda melihat perbandingan profil pengembangan personel yang digunakan
dalam bisnis sehari-hari saat memesan kursus, berikut adalah penjelasan tentang area dan
proses terpenting dalam pelatihan dan manajemen acara.
• Persiapan acara bisnis mencakup semua data yang Anda perlukan saat membuat katalog
acara bisnis, seperti lokasi tempat kursus pelatihan diadakan. Katalog acara bisnis diwakili
menggunakan hierarki yang terdiri dari grup acara bisnis (yang digunakan untuk menyusun
Katalog) dan jenis acara bisnis.
• Katalog acara bisnis kemudian disiapkan, yaitu tanggal acara direncanakan dan dibuat dalam
sistem.
• Setelah tanggal tersedia, aktivitas sehari-hari untuk pemesanan, pemesanan ulang, atau
pembatalan acara bisnis untuk peserta internal dan eksternal dapat dilakukan. Untuk setiap
proses, Anda dapat mengirimkan pemberitahuan yang sesuai kepada peserta.
SAP menyediakan templat, yang dapat Anda ubah agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
• Proses utama keempat terdiri dari aktivitas berulang yang terkait erat dengan aktivitas sehari-
hari. Setelah kursus berlangsung, para peserta dapat menulis penilaiannya. Untuk peserta
internal, kualifikasi yang baru diperoleh dapat ditransfer ke subprofil dalam Pengembangan
Personalia.
Integrasi tingkat tinggi dengan komponen SAP lainnya berarti Pelatihan dan Manajemen Acara
adalah alat yang ideal untuk terus memperluas dan memperbarui pengetahuan karyawan Anda.
Misalnya, tautan dengan Pengembangan Personalia memungkinkan Anda mengidentifikasi
Solusi memungkinkan Anda untuk menggabungkan pelatihan kelas tradisional dalam Pelatihan
dan Manajemen Acara dengan metode pembelajaran berbasis web yang dapat direalisasikan
terlepas dari waktu dan lokasi.
Solusi Pembelajaran SAP adalah produk perangkat lunak SAP terpisah. Anda dapat
mengintegrasikannya dengan komponen Pelatihan dan Manajemen Acara. Palet luas dari
fungsi Pelatihan dan Manajemen Acara ditingkatkan dengan tingkat keramahan pengguna yang
tinggi. Untuk memastikan bahwa itu seintuitif mungkin, Pelatihan dan Manajemen Acara
menggunakan apa yang dikenal sebagai menu dinamis. Menu ini memungkinkan Anda untuk
mengakses fungsi individu aplikasi secara langsung melalui objek di katalog acara bisnis. Anda
dapat mengklik kanan untuk mengakses fungsi yang paling sering digunakan, seperti aktivitas
sehari-hari dalam menu kehadiran dinamis.
Kegiatan sehari-hari mencakup fungsi yang terkait dengan pemesanan. Alternatifnya, Anda
dapat menggunakan aplikasi swalayan untuk menyediakan fungsi terpenting terkait aktivitas
sehari-hari. Anda dapat membuat layanan tersedia di intranet perusahaan atau Internet. Anda
dapat menggunakan berbagai media (seperti surat, faks, atau email) untuk memberi tahu
peserta tentang setiap proses. Riwayat korespondensi, yang memiliki koneksi alur kerja,
memungkinkan Anda untuk mengelola dan memantau korespondensi.
‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Ignatius Oki Dewa Brata, S.E.,M.Si., Ak., C.A.
Niki Hadian, S.E., M.M., Ak., C.A.
8 Paulus Sugianto Yusuf, S.E., M.T.
R. Roosaleh Laksono T.Y., S.Si., S.T., M.E
Shinta Dewi Herawati, S.E.,M.M.,Ak.,C.A
Muhammad Ali, S.E., M.T.
Manajemen waktu
Komponen Manajemen Waktu mendukung Anda dalam semua proses yang berkaitan dengan
perencanaan, pencatatan, dan penilaian waktu kehadiran dan ketidakhadiran karyawan. Kami
baru saja melihat di Pelatihan dan Manajemen Acara bahwa seorang karyawan telah dipesan
ke kursus. Jika Anda memiliki Pelatihan dan Manajemen Acara yang terintegrasi dengan
Manajemen Waktu, pemesanan menyebabkan catatan data waktu dibuat sebagai kehadiran.
Jika seorang karyawan yang dipesan untuk kursus tidak hadir, karena liburan misalnya, sistem
memberi tahu Anda bahwa orang tersebut tidak tersedia.
Informasi mengenai ketersediaan karyawan dan pekerjaan yang dilakukan oleh mereka
merupakan elemen penting dalam sumber daya manusia. Ini juga digunakan di area lain,
seperti Pengendalian dan Logistik, dan dengan demikian mempengaruhi keputusan di seluruh
perusahaan. Manajemen Waktu menawarkan opsi fleksibel untuk menampilkan dan merekam
data. Program evaluasi waktu khusus dapat mengevaluasi data master dan data waktu serta
memperbarui akun waktu (seperti akun waktu fleksibel). Informasi tentang pekerjaan yang
dilakukan dimasukkan dalam perhitungan gaji kotor di Payroll. Selain itu, data waktu dapat
diintegrasikan dengan area lain di HCM (seperti Pelatihan dan Manajemen Acara) dan di
komponen lain (seperti alokasi aktivitas dalam Pengendalian).
Ada berbagai opsi yang tersedia untuk merekam data waktu seperti jam kerja, liburan,
pekerjaan di luar lokasi, atau pergantian:
• Online oleh administrator waktu (menggunakan Tempat Kerja Manajer Waktu, misalnya)
‘20 SAP Fundamental Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Ignatius Oki Dewa Brata, S.E.,M.Si., Ak., C.A.
Niki Hadian, S.E., M.M., Ak., C.A.
9 Paulus Sugianto Yusuf, S.E., M.T.
R. Roosaleh Laksono T.Y., S.Si., S.T., M.E
Shinta Dewi Herawati, S.E.,M.M.,Ak.,C.A
Muhammad Ali, S.E., M.T.
• Menggunakan sistem perekaman waktu front-end
Data waktu disimpan dalam infotipe waktu khusus, sama seperti penyimpanan data master HR.
Infotipe Waktu Kerja yang Direncanakan adalah infotipe manajemen waktu terpusat. Ini berisi
waktu-waktu ketika karyawan dijadwalkan untuk bekerja sesuai dengan jadwal kerja yang
diberikan. Jadwal kerja menentukan kapan karyawan harus bekerja dan kapan mereka
diizinkan untuk istirahat. Jadwal kerja juga mencakup hari libur dan hari libur.
Penilaian
• Integrasi dengan mySAP ERP HCM Personnel Development memungkinkan Anda untuk
mentransfer profil persyaratan dari posisi atau kualifikasi dari katalog kualifikasi langsung ke
perjanjian pengaturan tujuan individu karyawan Anda.
• Integrasi dengan SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM) memungkinkan Anda
untuk menampilkan tujuan departemen yang berasal dari tujuan korporat tingkat tinggi dalam
balanced scorecard dan mentransfer tujuan strategis yang relevan langsung ke perjanjian
pengaturan objek untuk karyawan Anda.
• Setelah proses penilaian selesai, Anda dapat menggunakan proses tindak lanjut yang
terintegrasi dan otomatis, seperti memperbarui profil kualifikasi karyawan dalam
Pengembangan Personalia, atau menyesuaikan remunerasinya.
• Integrasi dengan SAP Business Information Warehouse (SAP BW) memungkinkan Anda
menyusun analisis khusus dari hasil penilaian.
Daftar gaji
Dirancang untuk bisnis global, mySAP ERP HCM mendukung fungsi penggajian dan
persyaratan peraturan di lebih dari 50 negara.
Remunerasi karyawan terdiri dari semua pembayaran dan pemotongan yang ditentukan untuk
karyawan tersebut selama satu periode penggajian. Pembayaran dan pemotongan termasuk
dalam perhitungan remunerasi melalui berbagai jenis upah. Pembayaran kemudian dilakukan
melalui transfer bank atau cek, misalnya, dan karyawan dikirimi notifikasi berupa laporan
remunerasi, atau dapat melihat informasi tersebut secara online menggunakan aplikasi
Employee Self-Service.
Perencanaan dan simulasi Biaya Personel dapat diambil dari basis data yang sangat luas dan
dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain.
Perencanaan Biaya Personil mendukung proses bisnis yang melampaui batas departemen dan
aplikasi. Informasi tentang pembayaran dapat diperoleh dari berbagai sumber untuk membuat
rencana biaya pegawai. Misalnya, hasil penggajian dapat digunakan sebagai sumber data
untuk Perencanaan Biaya Pegawai. Data pembayaran yang direncanakan untuk posisi dan
pekerjaan di Manajemen Organisasi juga dapat digunakan sebagai basis data. Setelah proses
perencanaan dijalankan, manajer dapat melakukan penyesuaian tambahan pada rencana
tersebut. Mereka dapat membuat penyesuaian dengan menggunakan front end berbasis web
sebagai antarmuka pengguna yang sederhana untuk perencanaan (fase perencanaan
terperinci).
• Menggali proyeksi biaya untuk analisis lebih lanjut di Gudang Informasi Bisnis SAP
Dengan menggunakan Layanan Mandiri Karyawan (ESS), karyawan menjaga informasi pribadi
mereka sendiri dan mengontrol banyak transaksi administratif dan proses lain setelah ditangani
Layanan dapat digabungkan dalam SAP Enterprise Portal yang mudah digunakan. Karyawan
dapat memasukkan, menampilkan, dan memperbarui data mereka sendiri tanpa terbiasa
dengan proses HCM di sistem SAP. Ini mengurangi departemen HCM dan administrator waktu
dari tugas rutin.
SAP ESS memiliki lebih dari 70 layanan yang dapat digunakan dengan segera.
• Lihat kalender
• Data pribadi (penggajian, manajemen waktu, biaya perjalanan, kualifikasi, dan sebagainya)
• Informasi publik (Who's Who, kalender, penawaran pendidikan dan pelatihan, lowongan
internal terbuka, dan sebagainya)
Memberdayakan manajer untuk mengeksekusi strategi manajemen sumber daya manusia dan
keuangan untuk penganggaran, rekrutmen, kompensasi, dan manajemen biaya juga
menciptakan laba atas investasi (ROI) yang nyata untuk departemen keuangan dan SDM Anda.
Alat yang menghidupkan strategi ini mengurangi jumlah panggilan telepon dan permintaan yang
dibuat oleh manajer ke berbagai departemen dan, dengan demikian, membebaskan staf SDM
dan keuangan Anda untuk fokus pada aktivitas strategis. Alat tersebut mengotomatiskan proses
berbasis kertas, seperti permintaan untuk perubahan data master atau penilaian kinerja.
Mereka juga memanfaatkan sistem back-end SDM dan keuangan dengan menyediakan
informasi terkait bagi manajer di seluruh perusahaan Anda.
SAP Manager Self-Service (SAP MSS) adalah aplikasi berbasis portal yang intuitif dan mudah
digunakan yang mendukung manajer dalam pekerjaan sehari-hari. MSS terdiri dari beberapa
aplikasi Web intuitif yang memungkinkan manajer untuk menampilkan, membuat, dan mengedit
data dalam sistem SAP menggunakan browser.
• Ulasan karyawan
• Pemantauan
• Pelaporan
• Pengerahan
• Perencanaan kompensasi
• Perencanaan kuota
SAP MSS memberi manajer di seluruh perusahaan Anda alat yang membantu mereka
mencapai tujuan ini dengan cepat dan mudah, yang berdampak besar pada perusahaan Anda.
Semua manajer Anda menjadi lebih efisien, efektif, dan proaktif. Dan alat ini memungkinkan
mereka menjalankan departemennya sesuai dengan tujuan perusahaan Anda. Departemen
DAFTAR PUSTAKA
SAP. 2006. SAP Modul 01 Fundamental. Germany