LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DI SEKOLAH TINGGI ILMU SYARIAH NURUL QARNAIN

BALETBARU KECAMATAN SUKOWONO KABUPATEN JEMBER

Disampaikan Salah Satu Syarat

Untuk memenuhi mata kuliah Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Laporan Individu Disusun Oleh :

MOH. SUBAIRI

NIM : 1655201039

FAKULTAS TEKNIK INFORMATIKA

UNIVERSITAS BAKTI INDONESIA
BANYUWANGI
2020
 HALAMAN PENGESAHAN

Bismillahirohmanirrohim

Setelah diadakan pengarahan, bimbingan, koreksi, dan perbaikan seperlunya

dari laporan hasil Magang Pembelajaran Pengelolaan Data Universitas Bakti
Indonesia Tahun Akademik 2020 yang disusun oleh

Nama : Moh. Subairi

NIM : 1655201039

Prodi : Teknik Informatika

Lokasi Magang : Sekolah Tinggi Ilmu Syariah Nurul Qarnain baletbaru

Alamat : Jl. Imam Sukarto No.60 Baletbaru Sukowono Jember

Maka dipandang telah memenuhi persyaratan untuk diajukan kepada Pengelola

Magang Universitas Bakti Indonesia.

Demikian pengesahan ini kami berikan agar dapat dipergunakan sebagaimana

mestinya.

Jember ,30 November 2020

Dosen Penguji Dosen Pembimbing

Harun Arrasyid, M.Pd. Mohammad Firmansyah, S.Pd., M.H.

NIPY: 05.11.92.2018.0298
Mengetahui,
Ketua STIS NQ

Bachrul Ulum, S.Sy., M.H.I

i
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Segala puji syukur penulis sampaikan ke hadirat Allah SWT

yang telah memberikan Taufiq, Hidayah serta karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan kegiatan magang dan dapat pula menyelesaikan laporan ini. Shalawat
dan salam penulis mohonkan kepada Allah SWT supaya disampaikan kepada Nabi
Muhammad SAW yang selalu mengembangkan ajaran Islam dimuka bumi dan
memikirkan keselamatan umatnya bahkan sampai ajal menjemputnya semoga kita
termasuk orang – orang yang mendapatkan syafaatnya di akhirat nanti Amiin.

Setelah melaksanakan kegiatan magang banyak pengalaman –pengalaman baru

yang diperoleh, baik buruk, suka duka, pahit manis , serta halangan dan rintangan
telah penulis lalui. Semua hal ini memberikan pengaruh sekaligus latihan pada diri
pribadi penulis dalam rangka proses pendewasaan sebagai seorang hamba Allah yang
berusaha mencari keridhaan-Nya.

Tidak lupa kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak telah bekerja
sama dan berpartisipasi aktif dalam kegiatan magang ini, sehingga sesuatunya dapat
berjalan dengan lancar sesuai rencana.

Kami mendapat bantuan berupa dorongan , semangat, bimbingan, petunjuk,

nasehat dari berbagai pihak, maka untuk itu perkenankanlah kami menyampaikan
terima kasih :

1. Dr. Hayam .S.H.I,M.Pd.I selaku Rektor Universitas Bakti Indonesia

Banyuwangi
2. Bachrul Ulum, S.Sy., M.H.I. selaku Ketua STIS Nurul Qarnain Baletbaru
Sukowono Jember yang sudah bersedia memberikan izin pada kami untuk
melaksanakan praktik magang kerja mengelola data STIS Nurul Qarnain
Baletbaru Sukowono Jember.

ii
 3. Lukman Hakim, S.Kom., M.T. selaku Dosen pembimbing Universitas Bakti
Indonesia Banyuwangi
4. Mohammad Firmansyah, S.Pd., M.H. selaku Dosen pembimbing serta wakil
ketua II yang membimbing dan memberikan ilmunya kepada kami serta
bersedia memberikan ijin untuk melaksanakan praktik kerja di kantor STIS
Nurul Qarnain.
5. Kedua Orang Tua yang selalu memberikan doa, dukungan penuh demi
tercapainya cita – cita kami.
6. Bapak, Ibu Dosen dan Karyawan STIS Nurul Qarnain Baletbaru Sukowono
Jember yang turut memberikan dukungan kepada kami.
7. Teman-teman mahasiswa magang kerja mengelola data di STIS Nurul
Qarnain Baletbaru Sukowono Jember yang membantu dalam menyelesaikan
pembuatan laporan ini dan atas kerja sama serta kekompakannya.
8. Semua pihak yang membantu dalam pelaksanaan kegiatan magang kerja
pengelolaan data ini. Yang tidak dapat disebut satu persatu.

Semoga partisipasi aktif dari Ketua STIS Nurul Qarnain, Bapak/Ibu Dosen,
Karyawan dan teman-teman semua dapat memberikan pengalaman untuk terus
berkarya. Semoga Allah senantiasa memberikan balasan yang lebih baik atas segala
usaha yang telah Kami lakukan.

Penyusun menyadari bahwa laporan ini jauh dari kesempurnaan, untuk itu kritik,
saran dan masukan yang sifatnya membangun sangat kami butuhkah. Semoga
praktik magang Kerja Pengelolaan Data di STIS Nurul Qarnain dapat memberikan
manfaat dalam mengembangkan potensi diri.

Jember, 30 November 2020

Penulis

Moh. Subairi
NIM : 1655201039

iii
 Daftar isi

Halaman

HALAMAN PENGESAHAN ..............................................................................i

KATA PENGANTAR ..........................................................................................ii

DAFTAR ISI ........................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN

1. 1.Pengertian Magang....................................................................................1
1. 2.Tujuan magang..........................................................................................1
1. 3.Ruang lingkup magang..............................................................................1
1. 4.Persyaratan Mengikuti Magang.................................................................1
1. 5.Laporan magang........................................................................................2

BAB II DESKRIPSI INSTANSI

2. 1.Sejarah Pendirian Yayasan Nurul Qarnain................................................3

2. 2.Profil STIS.................................................................................................4
2. 3.Program sarjana Pascasarjana....................................................................4
2. 4.Susunan organisasi STIS Nurul Qarnain Jember.......................................5
2. 5.Pelaksanaan Magang.................................................................................16

BAB III PEMBAHASAN DAN HASIL

3. 1.Sistem informasi yang ada instansi............................................................18

3. 2.Sistem pendataan yang ada di lembaga.....................................................18
3. 3.Analisa Sistem pendataan..........................................................................23
3. 4.Sistem bekas /otomatis perkantoran..........................................................23
BAB IV PENUTUP

4. 1.Kesimpulan.................................................................................................36
4. 2.Saran...........................................................................................................36

Daftar pustaka.....................................................................................................38

iv
v
 BAB I

PENDAHULUAN

1. 1. Pengertian Magang
Kegiatan mandiri yang berupa observasi dan orientasi yang dilakukan oleh
seorang mahasiswa pada suatu perusahaan atau instansi, baik milik
pemerintah atau swasta. Dalam pelaksanaan magang seorang mahasiswa
terkait kepada peraturan dalam hukum yang dikeluarkan oleh Negara,
perusahaan atau instansi dan peraturan mengenai tata tertib selama
pelaksanaan magang yang dikeluarkan oleh Universitas Bakti Indonesia
(UBI) Banyuwangi.
1. 2. Tujuan magang.
Tujuan dari pelaksanaan magang yang dilakukan adalah agar para
mahasiswa
1. Belajar mempersiapkan diri turun ke masyarakat dengan bekal ilmu
yang sudah didapat dan mampu membandingkan antara ilmu yang
didapat selama dibangku perkuliahan dengan kenyataan yang ada di
masyarakat.
2. Mampu menganalisis dan memahami permasalahan dalam sistem yang
lebih kompleks dan luas.
1. 3. Ruang lingkup magang.
Ruang lingkup dari pelaksanaan magang atau sasaran yang akan di capai
oleh mahasiswa adalah untuk mendapatkan pengalaman belajar dilaur
perkuliahan melalui pengamatan dan analisis pada bidang – bidang antara
lain yaitu :
1. Analis sistem pengelolaan data
2. Sistem informasi yang ada di dunia pengelolaan data .
3. Sistem berkas/otomatisasi perkantoran dll.

1
1. 4. Persyaratan Mengikuti Magang
1. Mahasiswa yang berhak mengikuti magang adalah mahasiswa yang
terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Bakti Indonesia (UBI)
Banyuwangi.
2. Magang dapat dilaksanakan pada perusahaan atau instansi, milik
pemerintahan dan swasta, yang dapat dipilih sendiri oleh mahasiswa
(dibuktikan dengan surat kesediaan dari perusahaan/instansi yang
bersangkutan ) dengan persetujuan pembimbing.
3. Mahasiswa yang dilaksanakan magang, berhak memperoleh dosen
pembimbing magang yang ditetapkan oleh ketua jurusan.
1. 5. Laporan magang.
Mahasiswa Universitas Bakti Indonesia (UBI) Banyuwangi, yang telah
selesai melaksanakan magang diharuskan :
1. Setiap mahasiswa untuk membuat laporan selama magang.
2. Laporan magang sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku di dalam
penulisan suatu karya ilmiah.
3. Bentuk atau format laporan magang (bentuk tulisan dan sistematikkan)
harus sama dengan bentuk atau format yang dikeluarkan oleh jurusan
Teknik Informatika.
4. Laporan magang diserahkan kepada dosen pembimbing selambat-
lambatnya 2 (dua) minggu setelah berakhirnya magang.

2
 BAB II

DESKRIPSI INSTANSI

A. PENDIRIAN YAYASAN NURUL QARNAIN

2.1. Sejarah Pendirian Yayasan Nurul Qarnain

Yayasan pondok pesantren Nurul Qarnain Baletbaru Sukowono Jember

sebenarnya telah berdiri pada tahun 1968 dan sejak tanggal 09 November 2011
dikukuhkan berdasarkan akta Notaris Nomor AHU-794.AH.02.01 tahun 2011
pada Notaris : Nurul Kusuma Wardani, S.H.,M.Kn. Daerah Kerja Kabupaten
Jember, yang selanjutnya disebut Yayasan pondok pesantren Nurul Qarnain.
Yayasan ini bertujuan untuk mengembangkan Pendidikan, Pengajaran Agama
Islam dan pengetahuan umum. Untuk mencapai tujuan tersebut Yayasan ini
berusaha mendirikan sekolah tinggi-sekolah tinggi mulai dari PAUD, Taman
Kanak – Kanak (TK), Sekolah tinggi Dasar Islam (SDI), MTs, MA hingga Ma’had
Aly.

Yayasan Ini Memiliki visi mencetak generasi yang berkualitas beriman dan
bertakwa, berakhlak mulia, kreatif dan mandiri serta mampu berkiprah dalam
kehidupan bermasyarakat yang berorientasi fiddunya hasanah wa fil akhiroti.
Adapun misinya :
1) Mengantarkan mahasiswa memiliki ke dalam spiritual, keagungan akhlak,
keluasan ilmu dan kematangan akademik yang profesional.
2) Menyelenggarakan program pendidikan yang unggul dalam ranah ilmu
Hukum Keluarga Islam (HKI) dan Hukum Ekonomi Syariah (HES) dan
dapat mengembangkan skill akademisi serta berkompeten pada profesi di
bidang hukum Islam
3) Menyelenggarakan penelitian dan pengkajian keilmuan syariah khususnya
bidang Hukum Keluarga Islam(HKI) dan Hukum Ekonomi Syariah (HES)
yang telah berkembang di masyarakat, serta

3
4) Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat berdasarkan hukum
Islam, sehingga dapat meningkatkan kualitas hidup berbangsa dan
bernegara.
2.2. Profil Sekolah Tinggi Ilmu Syariah (STIS) Nurul Qarnain
1. Nama dan Alamat Sekolah tinggi : Sekolah Tinggi Ilmu Syariah
Nurul Qarnain
Jalan : Jl. Imam Sukarto No.06
Kel. / Kecamatan : Baletbaru Sukowono
Kabupaten : Jember
No. Telp./HP/Fax. : 082232419496/1111111111
2. Nama Yayasan : Pondok Pesantren Nurul
Qarnain
Alamat yayasan : Jl. Imam Sukarto No.06
Baletbaru Sukowono
3. NPWP : 92.993.195.4-626.000
4. Tahun didirikan : 2019
5. Tahun beroperasi : 2019
6. Kepemilikan tanah :
a. Status Tanah :Milik Sendiri
b. Luas Tanah : 7,796.00 m2

2.3. Program sarjana Pascasarjana Sekolah Tinggi Ilmu Syariah (STIS)

Nurul Qarnain
2.3.1. Struktur Organisasi sekolah tinggi Ilmu Syariah ( STIS) Nurul
Qarnain

4
 Gambar 2.3.1 Stuktur Organisasi STIS NQ

2.4. Susunan organisasi STIS Nurul Qarnain Jember

Demi tercapainya lembaga pendidikan yang profesional dan berkualitas,
maka setiap bidang kerja memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing,
berikut ini :
Susunan organisasi STIS Nurul Qarnain Jember sebagai berikut:
1. Ketua STIS Nurul Qarnain
2. Wakil Ketua I Bidang Akademik & Kelembagaan
3. Wakil Ketua II Bidang Keuangan & Umum
4. Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan & Kerjasama
5. Bagian Tata Usaha
6. Sub Bagian Akademik
7. Sub Bagian Kemahasiswaan
8. Sub Bagian Keuangan & Kepegawaian
9. Sub Bagian Umum & Perlengkapan
10. Sub Bagian IT & Info kom
11. UPT Perpustakaan
12. UPT Laboratorium

5
13. UPT Pengembangan Bahasa
14. Ketua Program Studi
15. Sekretaris Program Studi
16. Operator Program Studi
17. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM)
18. Lembaga Penelitian & Pengabdian Masyarakat (LP2M)

TUPOKSI UNSUR PIMPINAN

KETUA
1. Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
2. Membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi institut serta
hubungan dengan lingkungan.
3. Membina dan melaksanakan kerja sama dengan instansi, badan swasta, dan
masyarakat untuk memecahkan persoalan yang timbul terutama yang
menyangkut tanggung jawabnya.
4. Melaksanakan pengawasan atas penyelenggaraan sekolah tinggi.
5. Melaksanakan penelitian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan serta
penyusunan laporan.

WAKIL KETUA I
Wakil Ketua I mempunyai tugas membantu Ketua dalam memimpin pelaksanaan
pendidikan dan pelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang
meliputi:
1. Mengkoordinasikan:
 kegiatan dalam kegiatan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat.
 Pembina tenaga dosen, peneliti dan pengabdian kepada masyarakat

6
  Penyusunan program pendidikan dalam berbagai tingkat dan bidang serta
usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa
2. Menyiapkan rencana kerja sama pendidikan dan pengajaran penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat dengan lembaga lain di dalam dan di luar
negeri.
3. Membantu memecahkan masalah yang timbul di bidang pengabdian kepada
masyarakat.
4. Melaksanakan penilaian prestasi proses penyelenggaraan kegiatan serta
penyusunan laporan.
5. Mengkoordinasikan pengembangan program studi sesuai dengan renstra
institusi
6. Mengkoordinasikan pelaksanaan akreditasi institusi dan program studi

WAKIL KETUA II
Wakil Ketua II mempunyai tugas membantu ketua dalam memimpin pelaksanaan
kegiatan di bidang keuangan dan administrasi umum yang meliputi:
1. Mengkoordinasikan:
 Pengelolaan keuangan
 Pengelolaan perlengkapan
 Pengelolaan kepegawaian
 Kerumahtanggaan
 Pelaksanaan tata arsip dan persuratan
 Pelaksanaan tata ruang
 Pengelolaan data dan penyusunan laporan
2. Menyiapkan rencana di bidang administrasi umum dan keuangan
3. Menyiapkan penyelesaian masalah yang timbul di bidang administrasi umum
dan khusus

7
4. Melaksanakan penelitian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan serta
penyusunan laporan

WAKIL KETUA III

Wakil Ketua III mempunyai tugas membantu ketua dalam pelaksanaan kegiatan di
bidang pembinaan minat dan penalaran serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa
yang meliputi :
1. Mengkoordinasikan
 Pembinaan mahasiswa dalam mengembangkan minat, sikap, dan organisasi
serta kegiatan kerja sama dan kemahasiswaan (akademik, seni dan olah raga)
 Pembinaan pelaksanaan usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa
yang sudah diprogramkan oleh wakil ketua I
 Pembinaan pelaksanaan usaha kesejahteraan mahasiswa serta usaha
bimbingan dan penyuluhan bagi mahasiswa
 Pembinaan kerja sama dengan semua pihak di bidang kemahasiswaan,
pengabdian kepada masyarakat dan usaha penunjangnya
 Pembinaan iklim kampus dalam membina kesatuan dan persatuan bangsa
berdasarkan Pancasila dan undang- undang dasar 1945
 Menyiapkan rencana pembinaan dan pelayanan di bidang kemahasiswaan
 Membantu memecahkan masalah di bidang kemahasiswaan
 Melaksanakan penelitian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan serta
penyusunan laporan
 Menyusun kerja sama dengan lembaga pendidikan maupun instansi lainnya
di dalam negeri dan di luar negeri

TUPOKSI UNSUR KETENAGAAN

BAGIAN TATA USAHA

8
1. Mengkoordinasikan penyusun program kerja Bagian dan mempersiapkan
rencana program kerja institusi (Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan/RKT)
2. Mengkoordinasikan penyiapan bahan penyusunan  Rencana Kinerja Tahunan
Institusi dan Rencana Strategis (Renstra) empat tahunan institusi
3. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ke tata
usaha institusi;
4. Mengkoordinasikan penyiapan  bahan penyusunan rencana dan program
kegiatan institusi;
5. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi persuratan institusi untuk
kelancaran pelaksanaan tugas berdasarkan ketentuan yang berlaku,
6. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi rumah tangga, administrasi
perlengkapan, administrasi kepegawaian institusi berdasarkan ketentuan yang
berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
7. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi perencanaan, keuangan dan
akuntansi institusi berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
8. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi akademik di lingkungan
institusi berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan
tugas;
9. Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi  kemahasiswaan dan  alumni di
lingkungan institusi berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
10. Mengkoordinasikan layanan teknis di bidang Ketatausahaan di lingkungan
institusi berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan
tugas;
11. Mengkoordinasikan penyusunan  laporan bagian sesuai dengan hasil yang
telah dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;

9
12. Mengkoordinasikan  penyimpanan dokumen dan surat-surat di bidang
Administrasi Umum, Kepegawaian dan Perlengkapan, Keuangan dan
Akuntansi, Pendidikan dan Kemahasiswaan dan Alumni;
13. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan   Kinerja Institusi, Laporan 
Pelaksanaan Program Kerja.
14. Mengkoordinasikan penyiapan bahan-bahan rapat dan sebagai notulen Rapat
Koordinasi dan pengembangan institusi serta melaksanakan monitoring awal
dan akhir perkuliahan sebagai bahan evaluasi
15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

SUB BAGIAN AKADEMIK

1. Penyusunan rencana dan program kerja
2. Penyusunan rencana konsep program akademik
3. Pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran
4. Pelaksanaan administrasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
5. Pelaksanaan registrasi dan her registrasi mahasiswa
6. Pelaksanaan administrasi pengolahan, penyiapan, penyajian data dan
informasi
7. Pelaksanaan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan serta
penyusunan laporan

SUB BAGIAN KEMAHASISWAAN

1. Penyusunan rencana konsep program kemahasiswaan
2. Pelaksanaan administrasi pembinaan kegiatan mahasiswa dan alumni
3. Pelaksanaan administrasi pembisaan kegiatan mahasiswa
4. Pengolahan kesejahteraan mahasiswa
5. Pendampingan kegiatan kemahasiswaan di dalam maupun di luar institusi
6. Pembinaan organisasi kemahasiswaan di dalam maupun di luar institusi
berdasarkan ketentuan yang berlaku

10
7. Mediator komunikasi antara pihak kampus dengan mahasiswa

SUB BAGIAN KEUANGAN & KEPEGAWAIAN

1. Penyusunan rencana dan program kerja institusi
2. Penyusunan konsep rencana dan program administrasi keuangan dan umum
3. Pembinaan pengolah kepegawaian, keuangan perlengkapan dan
kerumahtanggaan
4. Pembinaan pelaksanaan tata usaha dan kegiatan hubungan masyarakat
5. Pengawasan dan penyelenggaraan administrasi
6. Melaksanakan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan serta
penyusunan laporan

SUB BAGIAN UMUM & PERLENGKAPAN

1. Penyusunan rencana dan program kerja kelengkapan institusi
2. Merawat dan menjaga alat-alat kelengkapan kampus
3. Mencatat alat-alat kelengkapan kampus
4. Menginventarisi dokumen-dokumen tenaga pendidik, ketenagaan dan
kemahasiswaan
5. Penanggungjawab fasilitator program kampus di lapangan
6. Penanggungjawab teknis setiap kegiatan di lapangan
7. Pelaksana teknis kerja sama dengan instansi atau lembaga lain
8. Pelaksana pengiriman berkas kepada instansi lain, seperti surat menyurat,
proposal dan lain sebagainya.

SUB BAGIAN IT & INFOKOM

1. Kepanjangan tangan kampus dalam berkoordinasi dengan instansi atau
lembaga lain, baik internal ataupun eksternal
2. Mediator kampus dalam mempromosikan program-program yang sudah
menjadi kebijakan kampus

11
3. Presentator promosi kampus
4. Mengkoordinir informasi kampus melalui akun-akun yang sudah ditetapkan
5. Meng-update info kampus melalui website dan akun-akun kampus

UPT PERPUSTAKAAN
1. Penyusunan konsep rencana dan program kerja
2. Perencanaan pengembangan kepustakaan
3. Perencanaan pengembangan pustakawan
4. Pengadaan dan pemberian pelayanan bahan pustaka
5. Pemeliharaan bahan pustaka
6. Pelaksanaan, pelayanan referensi pustaka
7. Pelaksanaan katalogisasi
8. Pelaksanaan tata usaha perpustakaan
9. Pelaksanaan administrasi perpustakaan
10. Penyusunan bibliografi, indeks dan sejenisnya
11. Pengendalian dan pengevaluasi serta penyususnan laporan kepustakaan.
12. Pelaksanaan kerja sama antar perpustakaan perguruan tinggi dan/ atau badan
lain
13. Pelaksanaan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan serta
penyusunan laporan.

UPT LABORATORIUM
1. Penyusunan konsep rencana dan program kerja
2. Pengumpulan, pengolahan data dan informasi terkait laboratorium
3. Penyiapan, penyajian, penyimpanan data dan informasi terkait laboratorium
4. Pelayanan untuk pengembangan pendidikan dan pengajaran terkait
laboratorium
5. Pembinaan anggota civitas akademika dalam menggunakan komputer terkait
laboratorium

12
6. Pelaksanaan kerja sama antara pusat komputer perguruan tinggi dan/ atau
badan lain di dalam dan di luar negeri
7. Pelaksanaan urusan tata usaha dan terkait laboratorium
8. Pelaksanaan administrasi pusat komputer dan terkait laboratorium
9. Pelaksanaan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan serta
penyusunan laporan

UPT PENGEMBANGAN BAHASA

1. Merencanakan program layanan pelatihan bahasa bagi dosen dan tenaga
kependidikan yang akan mengikuti tugas belajar
2. Memberikan pelayanan peningkatan kemampuan berbahasa bagi mahasiswa
asing dalam mendukung kelancaran pendidikan di IPB
3. Memberikan pelayanan kepada mahasiswa dan civitas akademika IPB dalam
meningkatkan kemampuan berbahasa asing
4. Memberikan pelayanan secara profesional dalam peningkatan kemampuan
berbahasa asing kepada masyarakat umum
5. Bertanggung jawab dalam pemeliharaan dan pengembangan sarana dan
prasarana laboratorium bahasa yang dimiliki institut

TUPOKSI UNSUR PIMPINAN PROGRAM STUDI

KETUA PROGRAM STUDI
1. Mengkoordinasi pelaksanaan seluruh kegiatan prodi.
2. Merencanakan jadwal kuliah, praktikum dan evaluasi hasil belajar.
3. Mengkoordinir pelaksanaan perkuliahan dan praktikum bidang studi di
lingkungan institusi
4. Mengkoordinir proses pelaksanaan program pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat di lingkungan institusi di bidang studi terkait.
5. Mengkoordinir perencanaan, penyediaan dan pengusulan kebutuhan sarana
kuliah dan praktikum serta prasarana pendidikan.

13
6. Memonitor jalannya proses belajar mengajar sesuai dengan kurikulum.
7. Mengevaluasi sistem pengelolaan prodi yang telah berjalan.
8. Menyusun laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas kepada Ketua.
9. Melaksanakan tugas lain dari atasan yang relevan dengan tugas pelaksanaan
prodi.

SEKRETARIS PROGRAM STUDI

1. Merumuskan pelaksanaan kebijakan prodi yang berkaitan dengan pengelolaan
dan pengembangan penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian
kepada masyarakat juga melakukan pembinaan dan pelayanan kesejahteraan
mahasiswa di tingkat prodi.
2. Mengevaluasi sistem pengelolaan dan pengembangan penyelenggaraan
pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat juga melakukan
pembinaan dan pelayanan kesejahteraan mahasiswa di tingkat prodi.
3. Menyusun laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas kepada Pimpinan
Prodi.

OPERATOR PROGRAM STUDI

1. Bertanggungjawab atas proses jalannya arus terkumpulnya data.
2.Bertanggungjawab atas ketersediaan Data baik akademik maupun non akademik
secara umum
3.Memantau ( secara Online) situs SIMKOPTA, EMIS, dan Feeder PDDikti, dan
situs-situs lain yang berhubungan dengan kepentingan institusi dalam rangka
memperoleh informasi penting yang dibutuhkan secara cepat untuk
pengambilan keputusan.
4. Merancang Pengembangan Sistem Informasi di lingkungan kampus
5. Bertanggungjawab kepada pimpinan institusi dan prodi.
6. Menyediakan data dan informasi yang berhubungan dengan kegiatan kampus
baik data-data akademik maupun data-data non akademik.

14
7. Melaksanakan pelayanan data kepada pimpinan di jajaran yang lebih tinggi 
sehubungan dengan proses pengembangan institusi
8. Bekerja sama dengan unit lain dalam rangka mengumpulkan data dan
menyimpan data tersebut yang sekiranya dipandang penting untuk dijadikan
dokumen institusi

TUPOKSI UNSUR LEMBAGA INDEPENDENT PENUNJANG INSTITUSI

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU (LPM)
1. Penyusunan konsep rencana dan program kerja Lembaga Penjaminan Mutu
(LPM)
2. Penyusunan rumusan kebijaksanaan Lembaga Penjaminan Mutu (LPM)
3. Pelaksanaan Kegiatan Penjaminan Mutu Internal dan Eksternal STIS NQ
4. Pelaksanaan pembangunan pola konsepsi pembangunan nasional, wilayah
dan/atau daerah melalui kerja sama antar perguruan tinggi dan/atau badan
lainnya.
5. Pengoordinasian, pemantauan, penilaian dan publikasi kegiatan pengabdian
kepada masyarakat.
6. Aktualisasi program STIS NQ dengan kebutuhan masyarakat
7. Pelaksanaan Tata Usaha
8. Pelaksanaan penilaian prestasi dan proses penyelenggaraan kegiatan serta
penyusunan laporan

LEMBAGA PENELITIAN & PENGABDIAN MASYARAKAT (LP2M)

1. Penyusunan konsep rencana dan program
2. Penyusunan rumusan kebijaksanaan Lembaga Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat (LP2M)
3. STIS NQ menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat, sebagai bagian
dari program akademik dan program kegiatan pendidikan; dan

15
4. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat sebagaimana dimaksud pada ayat 1,
dilaksanakan melalui Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat, laboratorium,
kelompok mahasiswa, kelompok dosen dan perorangan
5. Penyusunan dan penelitian rencana serta desain Lembaga Penelitian dan
Pengabdian Masyarakat (LP2M)
6. Pelaksanaan penelitian murni dalam semua bidang ilmu pengetahuan
7. Pelaksanaan penelitian terapan dalam bidang ilmu pengetahuan untuk
menunjang pembangunan
8. Pelaksanaan penelitian untuk pembangunan STIS NQ
9. Pelaksanaan penelitian dalam bidang ilmu pengetahuan lainnya yang terkait.
10. Pelaksanaan urusan tata usaha
11. Pengoordinasian, pemantauan, penelitian dan publikasi serta penyusunan
laporan pelaksanaan kegiatan penelitian.
12. Penyelenggaraan administrasi Pelaksanaan penilaian prestasi dan proses
penyelenggaraan kegiatan serta penyusunan laporan
2.5. Pelaksanaan Magang
1. Jenis Kegiatan Magang
Jenis kegiatan magang yaitu praktik kerja pengelolaan data . Untuk
mencapai kegiatan praktik kerja pengelolaan data maka, kegiatan magang
yang dilakukan mahasiswa terdiri dari observasi pelaksanaan kegiatan
kerja pengelolaan data, mengetahui administrasi kerja pengelolaan data,
mengetahui perencanaan kerja pengelolaan data dan evaluasi kerja
pengelolaan data. Setelah itu, praktik kerja pengelolaan data.
Selain jenis kegiatan magang praktik kerja pengelolaan data, juga
mengikuti beberapa kegiatan di luar kegiatan praktik kerja pengelolaan
data, yakni kegiatan-kegiatan di sekolah tinggi. Dalam hal ini, mahasiswa
melakukan pendampingan bersama dosen pendamping sesuai jurusan
yang didampinginya, misalnya mendampingi kegiatan prospek maupun
mengikuti kegiatan lain yang diselenggarakan oleh pihak sekolah tinggi .

16
Kegiatan pendampingan ini dilakukan di ada acara selama menjalankan
kegiatan magang di Sekolah tinggi. Secara garis besar kompetensi-
kompetensi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Kompetensi sosial adalah kemampuan yang harus dimiliki Dosen di
sekolah untuk berkomunikasi dan berinteraksi secara efektif dan
efisien dengan Mahasiswa, sesama dosen, orang tua mahasiswa, dan
masyarakat sekitar. Dalam hal ini, mahasiswa magang harus mampu
melakukan hal-hal tersebut selama kegiatan magang, misalnya
mahasiswa harus mampu berkomunikasi dengan baik terhadap dosen
pembimbing maupun dosen lainnya, berkomunikasi dengan baik
dengan Mahasiswa, dan menjalin komunikasi dengan pihak-pihak lain
yang ada dalam lingkup sekolah tinggi maupun luar sekolah (warga
sekitar). Hal lainnya mahasiswa juga harus mampu menjalin
komunikasi baik dengan ketua sekolah tinggi.
b. Kompetensi kepribadian maksudnya kemampuan-kemampuan yang
harus dimiliki oleh Dosen di sekolah yang berupa kepribadian mantap,
berakhlak mulia, arif, dan berwibawa serta menjadi teladan bagi
Mahasiswa. Dalam hal ini, maka mahasiswa magang harus mampu
menunjukkan sikap dewasa dalam berpikir dan bertindak maupun
bertutur kata, mahasiswa harus mampu disiplin dan bertanggung jawab
dalam melaksanakan tugasnya selama magang, serta berpenampilan
yang mencerminkan harga diri yang mulia sebagai seorang Dosen
yang berakhlak, dan mampu berpenampilan yang sopan dalam hal
berpakaian.
c. Kompetensi pedagogi maksudnya kemampuan-kemampuan yang harus
dikuasai Dosen dalam mengelola pembelajaran, perancangan dan
pelaksanaan pembelajaran, evaluasi hasil belajar, serta mampu
mengembangkan potensi-potensi yang dimiliki Mahasiswa. Dalam hal
ini mahasiswa magang harus mampu mengelola kegiatan pembelajaran

17
 dengan baik, menyusun dan mempersiapkan administrasi
pembelajaran, melaksanakan kegiatan pembelajaran, dan mampu
mengevaluasi kegiatan pembelajaran yang telah dilaksanakan selama
melakukan praktik pembelajaran tematik, maupun ketika menjadi
seorang Dosen.
d. Kompetensi profesional maksudnya seorang Dosen harus memiliki
kemampuan berupa penguasaan materi pelajaran secara mendalam
yang memungkinkan membimbing Mahasiswa memenuhi standar
pendidikan. Dalam hal ini, maka mahasiswa magang harus mampu
menguasai materi yang akan diajarkan. Untuk memenuhi kompetensi
maka mahasiswa harus terus belajar dan belajar terkait materi pokok
yang akan dikuasai oleh Mahasiswa.

18
 BAB III

PEMBAHASAN DAN HASIL

3.1. Sistem Informasi Yang Ada Instansi.

Emis adalah singkatan dari Pedis Education Management Information

System, yang merupakan System informasi yang dikembangkan oleh kementerian
agama untuk memudahkan input data sekolah tinggi, pondok pesantren dan
pendidikan tinggi Islam. Dengan adanya System yang dikembangkan tersebut,
sekolah tinggi atau sekolah tinggi yang berada di bawah naungan kementerian
agama menjadi lebih mudah di dalam melaporkan perkembangan sekolah
tingginya. Selama ini, System yang lama cukup merepotkan khususnya untuk
mengetahui perkembangan terakhir dan data terkini yang di sekolah tinggi -
sekolah tinggi di seluruh Indonesia.

3.2. Sistem Pendataan Yang Ada Di Lembaga

Semakin berkembang dunia IT dunia pendidikan tidak mau kalah dengan

perkembangan jaman. Pada tahun terakhir-terakhir ini pihak Kementerian agama
sudah banyak merilis aplikasi Online dan Office maupun yang berbasis web
tujuannya untuk mempermudah pekerjaan para operator sekolah tinggi , aplikasi
yang paling tenar dikalangkan pendidikan untuk saat ini adalah Emis.
Sebelum Anda dapat membuka tampilan aplikasi Emis pedis , perlu diingat bahwa
aplikasi ini adalah aplikasi berbasis web, sehingga untuk membukanya dibutuhkan
Software penjelajahab internet (browser) seperti Mozilla Firefox, Google Chroom,
Internet Explore dan lain-lain. Namun perlu diingat juga, untuk jenis browser yang
disarankan yang complete dengan aplikasi ini adalah Mozilla Firefox.
Emis sangat bagus karena didalam-Nya terdapat menu-menu yang sudah sesuai
dengan kebutuhan kalangan pendidikan maupun non pendidikan dengan adanya
dapodik administrasi sekolah tinggi menjadi lebih baik dan teratur.

19
Gambar 3.2.1 Beranda Pelaporan Emis (Sumber:

http://emispendis.kemenag.go.id/ptki/)

Gambar 3.2.2 Status Upload

20
 Gambar 3.2.3 User Traffic

http://emispendis.kemenag.go.id/ptki/Frontend/TidakLaporan

Gambar 3.2.4 Lembaga Belum Pelaporan

21
http://emispendis.kemenag.go.id/ptki/Frontend

Gambar 3.2.5 Rangking Pelaporan

22
http://emispendis.kemenag.go.id/ptki/Frontend/IndeksLaporan

Gambar 3.2.6 Indeks Pelaporan

23
http://emispendis.kemenag.go.id/ptki/DaftarAkun

Gambar 3.2.7 Koordinato Kopertais 1

24
 Gambar 3.2.7 Koordinato Kopertais 2

3.3. Analisa Sistem Pendataan

Potensi masalah dalam pendataan.

 Unit sekolah tinggi baru belum memiliki NPSN Dan Mahasiswa yang belum
memiliki NIRM sangat mungkin tidak terfasilitas dalam pendataan sehingga
harus dilaporkan ke KOPERTAIS terlebih dahulu
 Sekolah tinggi yang mengalami keterbatasan data akses internet akan
terhambat dalam melakukan pendataan.
 SDM yang kurang memadai.

Solusi permasalahan dalam pendataan

 Dengan banyaknya masalah yang ada di lembaga dan lambatnya

pemberitahuan dari pusat ke Dinas kabupaten pihak kementerian telah
meluncurkan aplikasi berbasis web yang dinamakan
http://emispendis.kemenag.go.id/ptki lembaga bisa langsung mengetahui
informasi langsung dari kementerian dan bisa Tanya langsung lewat web
tersebut dengan syarat registrasi terlebih dahulu dan pihak dinas pendidikan

25
 dalam mempercepat informasi juga menggunakan media sosial yaitu
Facebook, WA, dll.
 Semakin berkembangnya Teknik di bidang IT lembaga dituntut untuk bisa
mengakses program, pada awal peluncuran aplikasi EMIS pihak Sekolah
Tinggi Ilmu Syariah (Sub Bagian ITC) telah melakukan Bimtek Ke
lembaga-lembaga dan sampai sekarang masih dilakukan

3.4. Sistem bekas /otomatis perkantoran

Microsoft Excel dan Microsoft Word merupakan System yang di pergunakan
untuk penginputan data mahasiswa, penilaian, dll., penginputan nilai
mahasiswa terdiri dari nilai angka (80) nilai huruf (A,B,C,&D) , bobot nilai
(3,75), dobel bobot nilai (7,50) , dan keterangan (LULUS / TIDAK LULUS)
mahasiswa, agar penginputan nilai berkerja dengan benar dan cepat maka
mengunkan rumus pada Microsoft Excel dan menggunakan mailings pada
Microsoft Word , keduanya saling berhubungan .
Perumusan pada Microsoft excel penilaian angka (90) dijadikan penilaian
huruf (A) yaitu dengan :
=IF(D2>=92;"A+";IF(D2>=84;"A";IF(D2>=76;"A-";IF(D2>=68;"B+";I
F(D2>=60;"B";IF(D2>=40;"C";"D"))))))
Bacaan pada rumus diatas ialah “jika pada kolom D2 lebih samadengan dari
92 maka nilainya A+, jika pada kolom D2 lebih samadengan dari 84 maka
nilainya A, jika pada kolom D2 lebih samadengan dari 76 maka nilainya A-,
jika pada kolom D2 lebih samadengan dari 68 maka nilainya B+, jika pada
kolom D2 lebih samadengan dari 60 maka nilainya B, jika pada kolo D2
lebih samadengan dari 40 maka nilainya C dan D.”
Contoh seperti gambar dibawah

26
 Gambar 3.4.1 Perumusan Nilai Angka Ke Huruf

Perumusan pada Microsoft Excel penilaian huruf (A-) menjadi penilai

decimal (3,50) denga memanggil data yang sudah di tulis sebelumnya pada
sheet penilaian yaitu dengan :

=TEXT(VLOOKUP(X2;'FORMAT NILAI '!A2:C8;2;FALSE);"0,00")

Bacaan pada perumusan diatas ialah : “pemanggilan nilai pada kolom X2

maka pilih sheet pada FORMAT NILAI diantara kolom A2 sampai dengan C8,
nilai yang di tampikan ialah pada kolom yang kedua apabila tidak sesuai
pada kolom yang dipilih nilanya akan salah”

Contoh pada gambar dibawah ini

27
Gambar 3.4.2 Perumusan Nilai huruf ke decimal

28
Sheet Pada FORMAT NILAI

Gambar 3.4.3 Format Penilaian

Perumusan pada perkalian decimal dengan jumlah sks ialah :

=TEXT(N2*AH2;"0,00")

Bacaan pada rumus diatas “ kolom N2 dikali kolom AH2 ”

Contoh pada gambar dibawah ini

29
 Gambar 3.4.4 Perumusan Nilai perkalian decimal dengan jumlah sks

Perumusan Microsoft Excel pada keterangan (LULUS ATAU TIDAK LULUS) denga
memanggil data yang sudah di tulis sebelumnya pada sheet penilaian yaitu
dengan :

=VLOOKUP(X2;'FORMAT NILAI '!A2:C8;3;FALSE)

Bacaan pada perumusan diatas ialah : “pemanggilan nilai pada kolom X2 maka
pilih sheet pada FORMAT NILAI diantara kolom A2 sampai dengan C8, nilai yang
di tampikan ialah pada kolom yang ketiga apabila tidak sesuai pada kolom yang
dipilih nilanya akan salah”

Contoh pada gambar dibawah ini

30
 Gambar 3.4.5 Perumusan Keterangan (lulus atau tidak lulus)

Perumusan pada Microsoft Excel yang menentukan nilai jumlah ialah dengan cara
menjumlahkan hasil perkalian pada kolom AR2 sampai dengan kolom BA2,
dengan rumus :

=TEXT(AR2+AS2+AT2+AU2+AV2+AW2+AX2+AY2+AZ2+BA2;"0,00")

Contoh pada gambar di bawah ini

31
 Gambar 3.4.6 Perumusan Penjumlahan

Perumusan pada Microsoft Excel yang menentukan nilai indeks ialah dengan cara
membagi hasil dari penjumalahan pada kolom AR2 sampai dengan BA2, dengan
rumus : =TEXT(BL2/20;"0,00")

Contoh pada gambar di bawah ini

32
Gambar 3.4.6 Perumusan Nilai Indeks

33
Penilaian angka dan jumlah sks

Gambar 3.4.7 Penilaian Angka dan Jumlah SKS

34
Penilain huruf dan bobot

Gambar 3.4.8 Penilaian Huruf Bobot

35
Penilaian double bobot dan keterangan (LULUS dan TIDAK LULUS)

Gambar 3.4.9 penilaian double bobot dan keterangan (lulus atau tidak lulus)

Yang awalnya penginputan nilai satu persatu dengan nilai yang berbeda yang
membutuhkan waktu sangat lama, dan dengan menggunakan perumusan yang
sudah dijelaskan di atas sangat membantu dan mempercepat pekerjaan, untuk
hasil nilai yang akan diserahkan pada mahasiswa satu persatu yang jumlah begitu
banyak perlu juga menggunakan menggunakan Microsoft Word untuk menginput
nilainya , maka dengan cara memailings nilai tersebut .

berikut cara memailings data di Microsoft word :

langkah pertama menyiapkan data tabel yang akan dimailing seperti : nama , nim,
matakuliah, nilai , dll, data yang ada di Microsoft Word harus sama dengan yang
ada di Microsoft Excel, didalam data Microsoft Excel satu mahasiswa mengampu
sepuluh matakuliah , begitu juga dengan yang di dalam data Microsoft Word satu
mahsiswa sepuluh matakuliah, kemudian insert sesuai matakuliah yang sudah
disiapkan dimicrosft word.

Berikut ini adalah Data nilai pada Microsoft excel yang akan di mailings

36
Gambar 3.4.10 data base Microsoft Excel 1

37
Gambar 3.4.11 data base Microsoft Excel 2

38
Berikut ini adalah mailings pada Microsoft word , langkah yang pertama pilih
mailings

Gambar 3.4.12 data mailings

39
Kemudian pilih select recipients yang bertanda panah kebawah klik use existing
list…

Gambar 3.4.11 Memilih penginputan ke data base 1

Lalu cari data nilai yang sudah di persiapkan pada Microsoft excel

40
 Gambar 3.4.12 Memilih penginputan ke data base 2

Setelah itu pilih kelas yang akan di input

41
 Gambar 3.4.13 Penginputan pemilihan Kelas

Lalu (insert merge fielg )masukan data-data yang dibutuhkan sesuai dengan
ketentuan yang ada

Gambar 3.4.14 penginputan nama, nim, jurusan dll.

Setelah data di masukan semua lalu klik preview results untuk merubah data
sesuai ketentuan yang berlaku.

42
 Gambar 3.4.15 tampilan semua yang diinput

Data dibawah ini sudah siap di print dan diberikan ke mahasiswa .

Gambar 3.4.16 tampilan yang sudah sesusai nilai di data base

43
 BAB IV

PENUTUP
4.1. Kesimpulan

Dengan mengucapkan Alhamdulillah penulis telah melakukan sebagian

besar kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya seperti melakukan proses
membuat akun , dan registrasi http://emispendis.kemenag.go.id/ptki dan
menginput data pada Microsoft Excel dan Microsoft Word yaitu penginput
penilaian yang ada di Sekolah Tinggi Ilmu Syariah (STIS) Nurul Qarnain .
Sesuai dengan kegiatan yang telah penulis dapat di Sekolah Tinggi Ilmu Syariah
(STIS) Nurul Qarnain tersebut, maka pada bagian dinamisasi kegiatan, penulis
telah berhasil melakukan sebagian besar kegiatan yang telah direncanakan
sebelumnya. Dan perkembangan kegiatan praktik magang yang dilakukan
setidaknya memberi suatu peranan yang sangat berharga bagi penulis, dan hal ini
semoga akan memicu semangat yang lebih tinggi lagi untuk ke depanya.
Penulis melihat bahwa dalam kegiatan magang juga terdapat beberapa
masalah yang menghambat kelangsungan pelaksanaan magang, tetapi semuanya
dapat di atasi. Sehingga semuanya dapat berjalan dengan lancar kembali.
Walaupun terkadang tidak jarang penulis merasa kecewa dengan hal-hal yang
terjadi. Tetapi penulis beranggapan bahwa dibalik semua itu ada hal yang lebih
baik lagi.

4.2. Saran

Berdasarkan apa yang telah penulis lalui selama satu bulan di Sekolah
Tinggi Ilmu Syariah Nurul Qarnain, Penulis mempunyai beberapa usulan yang
disarankan demi kebaikan pihak yang berkaitan dengan praktik magang ini ,
yakni :

44
Pentingnya sebuah komunikasi yang berkesinambungan antara pihak Kopertais
dengan Pihak lembaga agar terjalin kerja sama yang baik.

Sering mungkin mengumukan kepada mahasiswa yang belum melengkapi semua

pemberkasan yang sudah tentukan , agar supaya penginputan dan pelaporan tepat
pada waktu yang sudah dijadwalkan oleh pusat.

Untuk penginputan nilai maka perlu dengan cermat dan teliti karena kalua tidak
sesuai dengan data maka penginputan aka banyak yang keliru ,.

45
 Daftar pustaka

Aplikasi emis
http://emispendis.kemenag.go.id/ptki/Frontend/TidakLaporan
http://emispendis.kemenag.go.id/ptki/Frontend
http://emispendis.kemenag.go.id/ptki/Frontend/IndeksLaporan
http://emispendis.kemenag.go.id/ptki/DaftarAkun

46