Perencanaan Strategis SI

5 – Analisis Lingkungan Eksternal

Semester Genap, TA 2020/2021
Tim Pengampu Mata Kuliah
Review: Contoh Dokumen Perencanaan
Strategis SI
 Review: Contoh Dokumen Perencanaan
Strategis SI
The Office of Information Management and Technology (OIMT)
VISI:
To be federal model of a successful IT organization
MISI:
To provide high quality, secure, and efficient IT solutions that enable the FDA
to promote and protect the public health

ANALISIS KESENJANGAN DAN

PRINSIP YANG DISEPAKATI
[Kultur Organisasi Saat Ini] TUJUAN/ HARAPAN YANG
TERIDENTIFIKASI
 Review: Contoh-Contoh Dokumen Perencanaan
Strategis SI
Pendetailan tujuan (goal) harus
sejajar/ sesuai dengan visi dan
misi organisasi. Setiap tujuan
yang tertulis, wajib bisa
ditelusuri mewakili misi yang
mana, dan bisa ditelusuri apakah
relevan dengan visi → biasanya
menggunakan pedoman MOST
(Mission, Objective, Strategy,
Tactics)

Setiap tujuan harus meiliki

kriteria kalimat yang operasional
(bisa dilakukan, bisa dicapai, dan
bisa diukur) → biasanya
menggunakan pedoman SMART
(Specific, Measurable, Achievable,
Relevant and Time framed).
 Analisis Lingkungan Eksternal
• Lingkungan eksternal adalah faktor-faktor yang secara tidak langsung mempengaruhi
aktivitas organisasi dalam upaya mempertahankan loyalitas konsumen terhadap
produk/layanan yang disediakan oleh organisasi.
• Karakteristik utama lingkungan eksternal adalah organisasi tidak memiliki kendali, sehingga
organisasi yang perlu menyesuaikan dengan keadaan lingkuangan eksternal → bukan
lingkungan eksternal yang menyesuaikan organisasi.
• Banyak faktor pada lingkungan eksternal yang wajib dipertimbangkan oleh organisasi dalam
upaya mempertahankan produk/layanan-nya, dari hal inilah asal mula mengapa setiap
organisasi memiliki tujuan, cita-cita, strategi, ataupun cara yang berbeda-beda dalam hal
menyajikan serta mempertahankan produk/layanan yang dihasilkan.
• Analisis terhadap lingkungan eksternal ini juga merupakan sarana pembuktian:
– Apakah organisasi bisa tetap bertahan atau perlu mengubah kapabilitas/ sumber daya dirinya agar sesuai
dengan lingkungan dimana dia berada?
– Apakah organisasi bisa berinovasi untuk mengoptimalkan kapabilitas/ sumber daya yang dimiliki saat ini?
Analisis Lingkungan Eksternal
• Pedoman terkait apa saja faktor yang ada di lingkungan eskternal memiliki banyak
ragam, namun pedoman yang lazim digunakan adalah pedoman PESTLE (cek materi 4)
→ pada materi 4 telah dibahas seperti apa pedoman PESTLE.
• Pedoman PESTLE berfungsi untuk mengenali kejadian atau kondisi yang terjadi di luar
organisasi dan berpotensi mempengaruhi aktivitas organisasi. Potensi ini bisa berupa
peluang (opportunity) dan ancaman/kendala (threat).
• Analis strategi bertugas untuk mengelompokkan kejadian-kejadian yang berhasil
dihimpun berdasarkan pedoman PESTLE ke dalam kategori Opportunity atau Threat.
– Opportunity (peluang) adalah kondisi dimana kejadian di luar organisasi bersifat mendukung,
memperlancar, atau mempercepat pencapaian tujuan atau cita-cita yang diharapkan oleh
organisasi.
– Threat (ancaman/kendala) adalah kondisi dimana kejadian di luar organisasi bersifat
menghambat, mencegah, atau memperlambat pencapain tujuan atau cita-cita yang diharapkan
oleh organisasi.
• Tentunya pengelompokan tersebut tidak dilakukan oleh satu orang, butuh tim untuk
bertukar pendapat dan mengestimasi apakah benar kondisi-kondisi yang berhasil
dijaring dengan pedoman PESTLE mempengaruhi aktivitas organisasi.
Analisis Lingkungan Eksternal
• Apabila pengelompokan opportunity dan threat sudah berhasil disusun, maka langkah selanjutnya adalah
mendeskripsikan/ mengalibrasi kondisi organisasi saat ini (positioning current condition).
• Pemosisian bisa dilakukan dengan pedoman MOST (Mission, Objective, Strategy, Tactics).
– Mission: misi adalah pernyataan/pendaklarisakan seperti apa bisnis yang dijalankan dan apa harapan yang ingin
dicapai.
– Objectives: Tujuan yang lebih spesifik untuk memperjelas mission dan dapat digunakan untuk mengukur pencapaian
organisasi.
– Strategy: cara-cara bersifat jangka panjang yang dipilih dan akan dilakukan oleh organisasi untuk mencapai objective
dan mission
– Tactics: pendefinisian bagaimana cara melaksanakan/menjalankan strategy.
• Pedoman MOST mewajibkan bahwa antara Mission, Objective, Strategy, dan Tactics harus sejajar (ada
koherensi) → objective ditentukan oleh mission, bukan mission ditentukan oleh objective; strategy
ditentukan oleh objective, bukan objective yang ditentukan oleh strategy; tactics ditentukan oleh strategy,
bukan strategy yang ditentukan oleh tactics).
• Pedoman MOST berfungsi untuk memerikasa apakah ada kesejajaran antara mission, objective, strategy,
dan tactics yang dimiliki oleh organisasi selama ini.
• Mission organisasi yang jelas, serangkaian objective yang dapat diukur, dan strategy yang sesuai (koheren
dengan mission dan objective) akan meningkatkan kapabilitas organisasi dan menjadi sumber kekuatan.
Contoh Pemanfaatan MOST: Apakah Sudah
Sesuai?
Contoh Pemanfaatan MOST: Apakah Sudah
Sesuai?
Audit Sumber Daya Organisasi (Audit Resource)
• Struktur tatakelola ideal sebuah organisasi → organisasi memiliki asset kunci, dan asset kunci perlu
dikelola.
TATA KELOLA ORGANISASI
Shareholder Stakeholder lain

Dewan
Direksi
Pengawasan Komunikasi
Tim
Eksekutif Senior

Perilaku yang
Strategi
diinginkan

Aset kunci
Kekayaan
Manusia Keuangan Fisik Informasi &. TI Hubungan
Intel.

Mekanisme Mekanisme
tata kelola keuangan tata kelola TI

[komite, anggaran, dll] [komite, anggaran, dll]

TATA KELOLA ASET KUNCI

 Audit Sumber Daya Organisasi (Audit
Resource)
• Resource audit merupakan cara untuk memeriksa kondisi sumber daya saat ini apakah
suatu organisasi dalam keadaan kekurangan sehingga tidak memiliki peluang untuk
berkompetisi.
• Ada 5 jenis sumber daya yang biasanya diperiksa melalui kegiatan resource audit, yaitu:
1. Physical resources (fisik): apapun yang dimiliki aatau bisa diakses oleh organisasi seperti bangunan,
peralatan, pabrik, lahan, dsb. Apapun → bisa sesuatu yang modern dan hemat biaya; atau kuno, tidak dapat
diandalkan, dan membutuhkan biaya perawatan yang tinggi
2. Financial resources (keuangan/anggaran): kondisi stabilitas keuangan organisasi, kapasitas untuk berinvestasi
untuk mengadakan sumber daya baru, dan kemampuan untuk mengatasi fluktuasi dan perubahan bisnis.
3. Human resources (manusia): keahlian, kemampuan beradaptasi, komitmen, dsb.
4. Know-how resource (pengetahuan): paten atau merek dagang, cara pemanfaatan teknologi dan infromasi →
bisa saja organisasi memiliki banyak data/informasi tetapi tidak tahu bagaimana cara memanfaatkan
data/iinformasi tersebut.
5. Reputation resource (reputasi, hubungan baik): keterkenalan merek, keyakinan/prinsip yang dianut tentang
seperti apa merek yang berkualitas → menghasilkan dukungan atau penolakan dari masyarakat/konsumen.
Pemetaan Portfolio Tiap Unit Bisnis
IS STRATEGIC ALIGNMENT

▪ Produk/layanan yang dihasilkan setiap

Manajemen
unit bisnis perlu dicatat oleh setiap unit
IS ALIGNMENT
Bisnis bisnis dalam bentuk portfolio produk
▪ Portfolio produk perlu dikaji/dianalisis
Unit Bisnis A Unit Bisnis B Unit Bisnis C
apakah produk/layanan berpotensi
melemahkan/ menguatkan organisasi.
▪ Hasil kajian adalah berupa keputusan
✓ Setiap Unit Bisnis menghasilkan produk/layanan apakah investasi sumber daya terhadap
yang berbeda.
✓ Setiap Unit Bisnis memiliki pimpinan (manajer) proses produksi terhadap
sendiri-sendiri.
✓ Harus ada kerja sama antara pimpinan Unit TI orduk/layanan tetap dilanjutkan atau
(CIO) dan pimpininan Unit Bisnis (Manajer/ CEO) tidak.
untuk melakukan Keselarasan SI-Bisnis.
Menganalisis Portifolio dengan The Boston Box
• The Boston Box dikembangkan oleh Boston Consulting Group →
digunakan untuk melakukan analisis potensi portofolio.
• Produk yang dihasilkan oleh unit bisnis → potensi pendapatan yang
bisa dihasilkan oleh produk/layanan saat ini atau masa depan
dikorelasikan dengan koondisi pangsa pasar saat ini.
• Boston Box terdiri dari dua dimensi untuk mengkategorikan
produk/layanan yang dihasilkan unit bisnis, sehingga organisasi bisa
memutuskan produk mana yang menguatkan atau melemahkan
organisasi → menguatkan: ditambah investasi sumber daya-nya dan
dilanjutkan produksinya; melemahkan: dikurangi investasi sumber
daya-nya dan dikurangi/diberhentikan produksinya.
Menganalisis Portifolio dengan The Boston Box
• Pertumbuhan pasar (market growth): tingkat kenaikan permintaan akan
produk/layanan tertentu dari waktu ke waktu. Pertumbuhan pasar dianggap
menurun apabila pihak konsumen tidak membuat permintaan yang tinggi
atau cepat terhaadap produk/layanan; jika konsumen menemukan
produk/layanan lain yang dianggap lebih berguna, atau lebih murah
(alternatif, substitusi).
• Pangsa pasar (market share): tingkat pasar yang dikuasai oleh suatu
organisasi dan seluruh potensi jual-nya, umumnya dinyatakan dalam
persentase. Ada proses membagi pasar pelanggan potensial menjadi
kelompok atau segmen tertentu dimana tiap kelompok/segmen memiliki
karakteristik yang berbeda.
Menganalisis Portifolio dengan The Boston Box
▪ Dogs: pangsa pasar kecil dan tingkat pertumbuhan pasar yang
rendah. Bisnis semacam ini adalah kandidat untuk divestasi
(dikurangi sumber daya-nya, lawan investasi)
▪ Wild cats: pangsa pasar kecil tetapi tingkat pertumbuhan pasar
tinggi. Ini membutuhkan investasi besar untuk meningkatkan
pangsa pasar sehingga dapat menghasilkan pendapatan (profit,
uang) di masa depan.
▪ Stars: pangsa pasar besar dan tingkat pertumbuhan tinggi.
Produk ini menghasilkan pendapatan dalam jumlah besar karena
pangsa pasar yang relatif kuat, sekaligus juga menyerap investasi
dalam jumlah besar karena tingkat pertumbuhannya yang tinggi.
Penyerapan investasi ditujukan untuk mempertahankan pangsa
pasar, karena masih rentan/berpotensi untuk digerus oleh
pesaing.
▪ Cash cows: pangsa pasar besar dan tingkat pertumbuhan pasar
rendah. Produk/layanan menghasilkan banyak pendapatan
karena pangsa pasar yang besar. Di sisi lain, penyerapan
investasi tidak banyak karena pasar telah mencapai fase matang
(stabil, mencapai batas, pesaing kecil) sehingga pertumbuhan
pasar lambat.
 Menganalisis Portifolio TI dengan McFarlan
Grid
TINGGI

HIGH POTENTIAL: STRATEGIC:

Produk/layanan perlu untuk terus Produk/layanan sangat perlu untuk
Kesuksesan aktivitas bisnis di masa depan

disuplai investasi karena bisa terus disuplai investasi karena

digunakan untuk membantu berfungsi untuk menopang/
Tingkat kepentingan untuk

pencapaian kesuksesan bisnis di mempertahankan strategi bisnis di

masa mendatang masa mendatang

SUPPORT: KEY OPERAIONAL:

Produk/layanan ‘dipetimbangkan’
untuk disuplai investasi karena Produk/jasa perlu untuk disuplai
berharga tetapi tidak terlalu investasi karena kesuksean kegiatan
RENDAH

berkontribusi untuk kesuksesan bisnis sehari-hari bergangung pada

kegiatan bisnis sehari-hari produk/jasa ini

RENDAH TINGGI
Tingkat kepentingan untuk
Kesuksesan aktivitas bisnis saat ini/ sehari-hari
Contoh Hasil Analisis McFarlan Grid Terhadap
Produk/Layanan TI