KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA

RANCANGAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR
CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
PENGARSIPAN SURAT MASUK
SECARA ELEKTRONIK
PADA BIRO PENGADAAN BARANG DAN
JASA SETDA PROVINSI PAPUA
Disusun Oleh :
YULIA IMBIRI, S.STP
NIP. 19980703 202008 2 001
A4

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

GOLONGAN III PURNA PRAJA IPDN
ANGKATAN XXVII

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2021

LEMBAR PENGESAHAN
 RANCANGAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III

Judul : PENGARSIPAN SURAT MASUK SECARA

ELEKTRONIK PADA BIRO PENGADAAN BARANG
DAN JASA SETDA PROVINSI PAPUA

Nama : YULIA IMBIRI, S.STP

NIP : 19971110 202008 2 001

Golongan/Pangkat : III/a

Unit Kerja : KEMENTERIAN DALAM NEGERI

Disahkan berdasarkan Seminar Rancangan Aktualisasi pada

tanggal………… untuk diimplementasikan pada tahap Habituasi, dan selanjutnya
diujikan pada Seminar Aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Purna
Praja IPDN Angkatan XXVII yang dilaksanakan pada tanggal ...............di Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Dalam Negeri.

……………, April 2021

Coach, Penguji,

Dr.H.Arifin,S.Sos., M.Si
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
memberikan nikmat kesehatan dan kekuatan sehingga penulis dapat
menyelesaikan penyusunan Rancangan Aktualisasi yang berjudul :
“PENGARSIPAN SURAT MASUK SECARA ELEKTRONIK PADA BIRO
PENGADAAN BARANG DAN JASA SETDA PROVINSI PAPUA”.

Penulisan Rancangan Aktualisasi ini tidak lepas dari bantuan dan motivasi dari
berbagai pihak. Untuk itu penulis menyampaiakan rasa terima kasih kepada kedua
orang tua penulis, Pieter Imbiri,S.E dan Ibu Yustence Moai,S.E yang selalu
mendoakan dan menjadi motivasi terbesar penulis dalam menyelesaikan
Rancangan ini. Tak lupa juga pada kesempatan ini dengan hormat penulis
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Kepala BPSDM KEMENDAGRI

2. Dra. Hj. Erliani Budi Lestari, M.Si, selaku Kepala Pusat Pengembangan
Kompetensi Kepamongprajaan dan Manajemen Kepemimpinan

3. Dr. Tutik Lestari, M.Pd, selaku Pengembang Teknologi Pembelajaran Ahli

Madya pada Pusat Pengembangan Kompetensi Kepamongrajaan dan
Manajemen Kepemimpinan

4. Seluruh Widyaiswara BPSDM KEMENDAGRI

5. Dr. H.Arifin S.sos.,M.Si selaku Coach
6. , selaku Mentor
7. Rekan-rekan peserta Latsar CPNS IPDN Angkatan XXVII Tahun 2021

Akhir kata penulis berharap tulisan ini dapat bermanfaat bagi kita semua serta
Rancangan Aktualisasi ini dapat berjalan lancar sebagaimana mestinya.

Hormat Saya,
Penulis

YULIA IMBIRI, S.STP

i
 DAFTAR ISI

Halaman
COVER
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ........................................................................................ i
DAFTAR ISI ..................................................................................................... ii
DAFTAR TABEL .............................................................................................. iii
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... iv
A. PROFIL INSTANSI DAN PROFIL PESERTA .............................................. 1

1. PROFIL INSTANSI..........................................................................................1
2. PROFIL PESERTA...........................................................................................8
B. RANCANGAN AKTUALISASI.............................................................................9
1. Deskripsi Isu.....................................................................................................9
2. Penetapan Core Isu........................................................................................10
3. Penentuan Penyebab Core Isu......................................................................11
4. Gagasan Kreatif Pemecahan Masalah Core Isu............................................11
5. Matriks Rancangan Aktualisasi......................................................................14
6. Matriks Rekapitulasi Rancangan Habituasi Nilai-Nilai Dasar PNS (ANEKA).28
C. RENCANA JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI............................................29
D. REFERENSI........................................................................................................31
DAFTAR PUSTAKA................................................................................................32

DAFTAR TABEL

Halaman
Tabel A.1 Jumlah Pegawai Pada Bagian Biro Pengadaan Barang dan Jasa Setda
Perovinsi Papua, Upah Jasa dan Jenis Kelamin ............................................. 3
Tabel B.1 Matrix USG ...................................................................................... 10

ii
DAFTAR GAMBAR

Halaman
Gambar A.1 Bagan Organisasi Biro Pengadaan Barang dan Jasa Setda Provinsi
papua ............................................................... 1
Gambar B.1 Teknik Analisis Fishbone ............................................................. 11

iii
 A. PROFIL INSTANSI DAN PESERTA

1. PROFIL INSTANSI

1.1. STRUKTUR ORGANISASI

Biro Pengadaan Barang dan Jasa Setda Provinsi Papua terletak di Kantor
Gubernur Provinsi Papua Jl. Soa-Siu Dok II Jayapura Distrik Jayapura Utara Kota
Jayapura Telp/Fax (0474)321005/321006 Jpr-91982.

Biro Pengadaan Barang Dan Jasa mempunyai tugas pokok Penyelenggaraan

perumusan kebijakan umum, koordinasi administrative, supervisi, pembinaan
pengendalian dan pelayanan administratif dalam bidang pengadaan barang dan
jasa. Berikut adalah Struktur Organisasi Biro Pengadaan Barang Dan Jasa Setda
Provinsi Papua :

Tugas Biro Pengadaan Barang dan Jasa Setda Provinsi Papua:

 Menyusun Rencana Umum pengadaan barang dan jasa

1
  Menyusun rencana pemilihan penyedia barang dan jasa
 Melakukan analisa dan menetapkan dokumen pengadaan
 Mengumumkan pelaksanaan pengadaan baran/jasa di website Pemerintah
Provinsi Papua, papan pengumuman resmi untuk masyarakat, serta
menyampaikan ke LPSE Provinsi Papua untuk diumumkan dalam portal
pengadaan Nasional.
 Menilai kualifikasi penyedia barang/jasa melalui pra kualifikasi atau
pascakualifikasi
 Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran
yang masuk
 Menjawab sanggahan dari penyedia barang/jasa
 Menerima surat jaminan sanggahan banding
 Menyerahkan salinan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa kepada
pejabat pembukat komitmen dan PA/KPA dan
 Melaksanakan pengadaan barang/jasa dengan manfaat teknologi informasi
melalui layanan pengadaan secara elektronik.

1.2. VISI DAN MISI

 VISI
“Menjadi Pelaksana Pengadaan Barang dan Jasa Yang Kredibel dalam
mewujudkan pengadaan yang transparansi dan akuntabel”
 Misi :
1. Melaksanakan Pengadaan Barang jasa yang bertanggung jawab
sesuai kaidah dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
2. Menumbuh kembangkan kapasitas Pemerintah Provinsi melalui
pengadaan barang jasa
3. Menjadi pelaksana pengadaan Barang dan Jasa yang kredibel
dalam mewujudkan pengadaan yang transparansi dan akuntabel

2
 Berdasarkan data pegawai pada Bagian Tata Usaha Biro Pengadaan Barang
dan Jasa, jumlah pegawai berdasarkan pangkat, golongan, dan Upah Jasa
sebagai berikut :

TABEL A.1 Jumlah Pegawai Pada Bagian TU Biro Pengadaan Barang dan
Jasa Setda Provinsi Papua Berdasarkan Golongan, Upah Jasa, dan Jenis
Kelamin

No. Pegawai Jenis Kelamin Jumlah

Pria Wanita

1 Golongan IV/a 1 - 1

2 Golongan III/c 1 1 2

3 Golongan III/b - 1 1

4 Golongan III/a 2 - 2

5 Upah Jasa 5 3 8

Jumlah 9 5 14

Sumber: Data Pegawai Bagian Tata Usaha BPBJ April 2021

1.3. TUGAS POKOK DAN FUNGSI

B. Kasubbag Tata Usaha Biro

Kasubbag Tata Usaha Biro memiliki fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang tata usaha biro;

b. Pemberian dukungan atas pelaksanaan tugas di bidang tata usaha biro;

c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang tata usaha biro;

3
 d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan
fungsinya.

Kasubbag Tata Usaha mempunyai rincian tugas sebagai berikut :

a. Merencanakan kegiatan tata usaha biro sebagai pedoman pelaksanaan
tugas;

b. Membagi tugas kepada bawahan agar tercipta distribusi tugas yang merata;
c. Menyelia pelaksanaan tugas pokok organisasi agar berjalan sesuai rencana,
tepat waktu, berkualitas dalam lingkup Subbagian;

d. Memeriksa hasil pelaksanaan tugas pokok organisasi agar berjalan sesuai

rencana, tepat waktu, berkualitas dalam lingkup Subbagian;

e. Mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas pokok organisasi agar berjalan sesuai

rencana, tepat waktu, berkualitas dalam lingkup Subbagian;

f. Menyiapkan bahan perumusan penyusunan kebijakan di Biro ;

g. Mengiventarisir permasalahan yang berhubungan dengan bina hubungan

media serta menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah;

h. Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait bina hubungan media;

i. Menyediakan bahan publikasi yang bersifat harian (briefing notes, press
release, backgrounders);

j. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Subbagian Tata Usaha dan

memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai bahan perumusan
kebijakan;

k. Melakukan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan
maupun tertulis sesuai bidang tugasnya untuk mendukung kelancaran
pelaksanaan tugas.

2. PROFIL PESERTA
Nama : Yulia Imbiri, S.STP
Pangkat/Golongan : Penata Muda, III/a
NIP : 19980703 202008 2 001
Tusi/Jabatan : Staf Sub Bagian Tata Usaha Biro PBJ

4
 Isu permasalahan yang penulis angkat dalam rancangan aktualisasi ini
sebagaimana yang telah diidentifikasi selama menjalani masa orientasi kerja pada
Sub Bagian Tata Usaha Biro Pengadaan Barang dan Jasa yang memiliki tugas
dan fungsi yaitu:

1. Melakukan tugas ketatausahaan pada pelaksanaan pekerjaan yang

dilaksanakan Biro Pengadaan Barang dan Jasa Setda Provinsi Papua

2. Melakukan pengarsipan dan penyimpanan surat masuk dan keluar dari

instansi lain dan dari biro

3. Melakukan pengaturan dan menyiapkan kegiatan rapat dan hari-hari besar

nasional

4. Menyediakan tempat dan akomodasi bagi tamu yang dating ke Biro

Pengadaan Barang dan Jasa

5. Membuat surat keluar dan menerima surat masuk dari instansi lain

B. RANCANGAN AKTUALISASI

1. Deskripsi Isu
Berasarkan hasil observasi yang dilakukan penulis selama menjalani masa
orientasi kerja selama kurang lebih 7 (tujuh) bulan dan wawancara dengan
beberapa pegawai di Biro Pengadaan Barang dan Jasa, maka penulis
menetapkan beberapa isu yang menjadi masalah, yaitu :

a. Kurangnya jumlah tenaga PNS di Sub Bagian Tata Usaha Biro PBJ
Selama menjalankan masa orientasi di Sub Bagian Subbagian Tata Usaha
dan dilihat dari struktur organisasi. Selain itu staf dari setiap Subbagian Juga
hanya ada 1 atau 2 orang saja sedangkan kegiatan yang harus direalisasikan
sangat banyak. Hal ini terkadang membuat kinerja masing-masing pegawai
menjadi kurang maksimal karena pekerjaan yang menumpuk tapi waktu tidak
memadai. Ditambah lagi jika ada pegawai yang berhalangan hadir karena urusan
dinas ataupun izin sakit, maka jumlah pegawai yang dapat diberdayakan sehari-
hari semakin sedikit.

5
b. Terbatasnya pegawai yang mahir mengoperasikan perangkat di komputer
Mesin scanning yang seharusnnya dimanfaatkan untuk memindai surat masuk
kedalam perangkat komputer sebenarnya sudah tersedia, hanya saja orang yang
tahu cara penggunaannya yang terbatas sehingga alat yang sudah tersedia tidak
termanfaatkan secara maksimal dan pengarsipan surat juga menjadi tidak berjalan
sama sekali.

c. Pengarsipan surat masuk yang tidak tercatat dan tidak tertata rapi
Ketika ada surat masuk ataupun surat penting dari bagian atau instansi lain
tidak dicatat pengadministrasinya dan juga penyimpanannya berceceran
dibeberapa tempat. Hal ini memungkinkan surat-surat tersebut sulit ditemukan apa
bila diperlukan kembali bahkan bisa jadi hilang terbuang karena tidak diperhatikan
pada saat sewaktu-waktu dilakukan pembersihan ruangan kantor.

2. Penetapan Core Isu

Dalam menetapkan isu yang diangkat, penulis menggunakan penapisan isu
dengan menggunakan teknik tapisan USG, dimana U mewakili Urgency yaitu
seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis dan ditindaklanjuti,
selanjutnya S mewakili Seriusness yaitu seberapa serius suatu isu harus dibahas,
terakhir G yang mewakili Growth yaitu seberapa besar kemungkinan
memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani sebagaimana mestinya. Maka
analisis USG terhadap identifikasi isu di Dinas Dukcapil ialah sebagai berikut:

Tabel B.1
Matrix USG
Perumusan Isu dan Penetapan Isu
No. Isu U S G Skor Rangking
1. Kurangnya jumlah PNS di Sub Bagian 5 3 4 12 II
Tata Usaha Biro PBJ
2. Terbatasnya pegawai yang mahir 5 3 3 11 III
mengoperasikan perangkat di
komputer
3. Pengarsipan surat masuk yang 4 4 5 13 I
tidak tercatat dan tidak tertata rapi
Keterangan:
Angka 5 : Sangat gawat, mendesak, cepat

6
Angka 4 : gawat, mendesak, cepat
Angka 3 : cukup gawat, mendesak, cepat
Angka 2 : kurang gawat, mendesak, cepat
Angka 1 : tidak gawat, mendesak, cepat
Berdasarkan hasil analisis USG di atas dapat ditentukan bahwa isu utama
yang perlu segera diatasi adalah “Pengarsipan surat masuk yang tidak tercatat
dan tidak tertata rapi”.

3. Penentuan Penyebab Core Isu

Isu utama yang diangkat penulis berdasarkan hasil USG yaitu “Pengarsipan
surat masuk yang tidak tercatat dan tidak tertata rapi”, selanjutnya untuk
mengetahui penyebab isu utama, maka penulis akan melakukan analisis dengan
metode analisis tulang ikan (fishbone). Penulis menguraikan sebab-sebab
potensial yang dapat memunculkan core issue berdasarkan kategori 4M yaitu
sebagai berikut;

a. Man Power (Tenaga Kerja)

b. Material (Informasi)
c. Man Power (Tenaga Kerja)
d. Mother Nature (Lingkungan)
Material Man Power
surat masuk yang Pegawai tidak disiplin
seringkali diletakkan dalam penyimpanan
begitu saja di meja kerja surat masuk
yang ada diruangan. Pengarsipan
Surat Masuk
yang tidak
tercatat dan
tidak tertata rapi
Mother Nature Methode
Pengarsipan surat sering surat yang masuk
dianggap remeh hanya dikumpulkan
secara acak dandisimpan
begitu saja tanpa dicatat

Gambar B.1 Teknik Analisis Fishbone

7
4. Gagasan Kreatif Pemecahan Masalah Core Isu

Menindaklanjuti isu permasalah tersebut, penulis menyusun gagasan

kreatif yang dapat menjadi solusi penyelesaian isu dengan membuat
pengarsipan surat masuk secara elektronik dengan kegiatan sebagai berikut :

1. Konsultasi dengan mentor dan coach

Menyampaikan rencana aktualisasi kepada Kepala Subbagian Tata usaha
Biro serta meminta petunjuk arahan mengenai isu yang penulis angkat kepada
pimpinan dan selanjutnya meminta arahan pimpinan mengenai tugas dan
jadwal untuk menyelesaikan aktualisasi dalam rangka penentuan komitmen
mutu di akhir kegiatan aktualisasi.

2. Menyiapkan surat-surat yang akan diarsipkan

Menyiapkan surat masuk, yaitu mencari dan mengumpulkan surat masuk
yang akan dialih media serta mengelompokkan surat berdasarkan kategori
bulan masuk surat.

3. Membuat folder pada komputer sebagai tempat penyimpanan surat yang telah
di-scan

Membuat folder penyimpanan berdasarkan bulan dan tahun masuknya

surat. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pencarian bila sewaktu-waktu
surat yang ada dibutuhkan kembali. Penyimpanan pada komputer tentu
membuat surat tersimpan dengan lebih aman dan tertata rapi sehingga
meminimalisir kemungkinan hilangnya surat.

4. Melakukan pemindaian/scanning pada surat yang akan diarsipkan

Surat yang sudah dikelompokkan sebelumnya di-scan menggunakan
mesin Scanner yang sudah ada, kemudian filenya diberi nama berdasarkan
urutan tanggal masuk surat dan dimasukkan pada folder yang telah dibuat
berdasarkan bulan masuknya surat.

5. Membuat agenda daftar surat masuk pada Ms. Excel

Membuat format tabel agenda daftar surat masuk pada Ms. Excel untuk
membantu rekapitulasi surat masuk agar lebih mudah ditemukan pada folder
di komputer. Dalam proses pengarsipan elektronik membuat format daftar

8
 surat masuk di Ms.Excel adalah tahapan yang harus dilakukan sebagai
tempat untuk memasukkan data surat masuk, karena setiap surat yang masuk
atau yang diterima harus dicatat asal surat, tanggal surat, hingga isi suratnya.

6. Menunjuk seorang penanggungjawab urusan pengarsipan surat

Menentukan orang yang harus bertanggungjawab mengenai urusan
pengarsipan surat agar akuntabilitas tetap terjaga dan rasa kepedulian
terhadap pengarsipan surat menjadi terbangun.

7. Mengevaluasi hasil aktualisasi kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro
PBJ

Melakukan evaluasi dari hasil aktualisasi untuk mengetahui sejauh mana

keberhasilan sebuah rancangan yang telah dibuat dan manfaatnya bagi
organisasi yang dalam hal ini berkaitan dengan pengelolaan persuratan pada
Biro Pengadaab barang dan Jasa Setda Provinsi Papua. Hal ini juga bertujuan
untuk mengevaluasi apa saja yang perlu dibenahi agar rancangan tersebut
lebih optimal dalam penggunaannya.

Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi sebagai pegawai pada Biro

pengadaan Barang dan Jasa sudah seharusnya pengarsipan surat menjadi
hal yang penting dan diperhatikan mengingat salah satu dasar penyusunan
agenda harian pimpinan adalah berdasarkan surat yang masuk pada Sub
Bagian Tata Usaha Biro Pengadaan Barang Jasa Setda Provinsi Papua.

9
 5. Matriks Rancangan Aktualisasi
MATRIKS RANCANGAN AKTUALISASI

Nama Kegiatan Kontribusi Output/Hasil Kontribusi

Output /Hasil Output/Hasil Penguatan Nilai
No Tahapan Kegiatan Kegiatan terhadap
Kegiatan Kegiatan terhadap organisasi
Penguatan NDS VISI/MISI Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1 Konsultasi a. Menyampaikan Arahan dan a. Akuntabilitas (tanggung Dengan disampaiakan Nilai
dengan mentor maksud dan tujuan persetujuan jawab) Melakukan konsultasi dan dikoordinasikannya Transparansi
dan coach aktualisasi rancangan dengan atasan dengan rasa rancangan aktualisasi Konsultasi dilakukan
aktualisasi dari atasan penuh tanggungjawab berupa pengarsipan guna memperoleh
b. Konsultasi dengan sehingga kegiatan surat masuk secara pandangan dan arahan
pimpinan dapat b. Nasionalisme (demokratis) elektronik merupakan dalam pelaksanaan
terkait kegiatan Musyarawah dilakukan untuk bentuk usaha kegiatan. Kaitannya
dipertanggungjawabkan mewujudkan tata kelola dengan penguatan
aktualisasi mencapai kesepakatan
Bersama pemerintahan yang nilai organisasi yaitu
baik dengan cara nilai Transparansi
c. Mencatat hal
c. Etika Publik (Sopan inovatif, efektif dan dimana penulis
penting dan
Santun) Pada saat menemui efisien. menjelaskan kepada
melaksanakan atasan langusng
atasan berperilaku sopan
perintah dan santun serta sebagai mentor dan
sebagaimana mendengarkan secara melakukan diskusi guna
mestinya seksama tentang tercapainya rancangan
pengarsipan surat masuk kegiatan yang akan
secara elektronik dilakukan untuk
terlaksananya habituasi
d. Komitmen Mutu (Efektif) secara baik, efektif dan
Efektif dalam melakukan efisien di Biro PBJ
konsultasi dengan atasan Setda Prov. Papua
tentang pengarsipan surat
masuk secara elektronik

e. Anti Korupsi (Berani)

10
Kegiatan konsultasi dengan
mentor merupakan penerapan
sikap anti korupsi yaitu berani
menyampaikan
rancangan aktualisasi ke
atasan yang sekaligus
menjadi mentor
dalam kegiatan aktualisasi

11
 Menyiapkan a. Mencari dan Surat yang awalnya a. Akuntabilitas (Konsisten) Kegiatan Nilai akuntabilitas
surat-surat yang mengumpul- teracak menjadi Konsisten untuk mencari dan pengumpulan surat Kegiatan
akan diarsipkan kan surat masuk tersusun berdasarkan mengumpulkan surat masuk guna menyusun surat pengumpulan surat
b. Melakukan yang untuk mendapatkan
pengelopokan bulan masuknya surat yang tercecer dan data dan susunan
terletak dibeberapa
berdasarkan bulan tersebut. tempat. tidak tertata surat yang terurut dan
masuk membantu organisasi rapi berkaitan
surat b. Nasionalisme (Kerja Keras) agar mencapai tujuan dengan penguatan
Dengan menyiapkan surat dari visi misi tata nilai akuntabilitas
yang akan diarsip secara kelola pemerintahan organisasi yaitu selalu
teliti menunjukkan sikap up date dan
yang baik
kerja keras untuk memperbaiki diri
menyelesaikan tugas

c. Etika Publik
(bertanggungjawab)
Dengan berusaha
mengumpulkan surat yang
2 akan diarsip menunjukkan
sikap tanggungjawab
pada kegiatan yang
direncanakan

d. Komitmen Mutu (Efisien)

Mengelompokkan surat
masuk berdasarkan bulan
agar mengefisienkan waktu
pengumpulan surat

e. Anti Korupsi (Mandiri)

Dalam melaksanakan
kegiatan selama habituasi
dilakukan secara mandiri
sebagai bentuk sikap anti
korupsi

12
 Membuat folder a. Membuat folder Folder-folder yang a. Akuntabilitas (Konsisten) Kegiatan membuat Nilai akuntabilitas
pada komputer penyimanan akan digunakan untuk Konsisten untuk membuat folder surat guna Kegiatan membuat
sebagai tempat file surat pada menyimpan data yang dan menyusun folder mengelompokkan folder penyusunan
penyimpanan komputer diurut berdasarkan berdasarkan bulan dan penyimpanan surat
surat yang telah b. Folder disusun nama Bulan dan tahun. surat berdasarkan
berdasarkan bulan
di-scan Tahun bulan dan tahun
berdasarkan dan tahun surat
b. Nasionalisme (Kerja berkaitan dengan
nama Bulan dan membantu organisasi
Keras) Dengan melakukan penguatan nilai
Tahun agar mencapai tujuan
kegiatan menyusun folder akuntabilitas
arsip secara terurut dari visi misi tata
organisasi yaitu selalu
menunjukkan sikap kerja kelola pemerintahan
up date dan
keras untuk menyelesaikan yang baik
tugas memperbaiki diri

c. Etika Publik
(bertanggungjawab)
Dengan berusaha membuat
susunan folder pengarsipan
3 menunjukkan sikap
tanggungjawab pada
kegiatan yang direncanakan

d. Komitmen Mutu (Efisien)

Membuat folder yang
disusun berdasarkan nama
bulan dan tahun untuk
mengefisienkan waktu
pengumpulan surat

e. Anti Korupsi (Mandiri)

Dalam melaksanakan
kegiatan selama habituasi
dilakukan secara mandiri
sebagai bentuk sikap anti
korupsi

13
 Melakukan a. Melakukan File surat yang a. Akuntabilitas (Kejelasan Kegiatan Nilai
pemindaian/sca scanning/ tersimpan dalam target) Target untuk pemindaian/scanning Responsibilitas File
n ning pada pemindaian surat bentuk PDF yang melakukan pengsipan surat surat mecara surat yang tersimpan
4 dalam bentuk file PDF
surat yang akan yang telah dinamai berdasarkan masuk secara elektronik elektronik membantu
diarsipkan dimana filenya tersimpan organisasi agar
dalam bentuk PDF mencapai tujuan
dikelompokkan tanggal surat dari visi misi tata kelola merupakan bentuk
menggunakan mesin b. Nasionalisme (Kerja pemerintahan yang penguatan nilai
scanner secara Keras) Dengan melakukan baik responsibilitas yaitu
berurutan dan kegiatan melakukan tugas
filenya diberi nama pemindaian/scanning surat sesuai kebutuhan
sesuai tanggal yang dilakukan satu persatu terkini
masuk surat menunjukkan sikap kerja
b. Memasukkan file keras
surat pada folder
yang c. Etika Publik
telah dibuat (bertanggungjawab)
sebelumnya Melakukan
pemindaian/scanning surat
satu persatu secara berurut
menunjukkan sikap
tanggungjawab pada
kegiatan yang direncanakan

d. Komitmen Mutu (Inovatif)

Dengan menyimpan file
surat secara elektronik
merupakan metode terkini
untuk melakukan
pengarsipan yang lebih
modern

e. Anti Korupsi (Mandiri)

Dalam melaksanakan
kegiatan selama habituasi

14
 dilakukan secara mandiri
sebagai bentuk sikap anti
korupsi

Membuat a. Membuat agenda Daftar Surat Masuk a. Akuntabilitas Kegiatan membuat Nilai Independensi
agenda daftar daftar surat masuk berisi rincian asal surat, (bertanggungjawab) daftar agenda surat Pembuatan daftar
surat masuk yang berisi tentang tanggal surat, dan Pembuatan daftar agenda masuk untuk agenda surat berkaitan
asal surat, tanggal surat masuk yang diarsipkan mempermudah
pada Ms. Excel surat dan perihal perihal surat menemukan surat dengan penguatan nilai
menunjukkan sikap
surat tanggungjawab ketika dibutuhkan organisasi independensi
5 b. Menginput terhadap tugas yang membantu organisasi yaitu melaksanakan
dilaksanakan agar mencapai tujuan tugas secara mandiri
dari visi misi tata kelola

data surat yang b. Nasionalisme (Kerja pemerintahan yang

telah disimpan di Keras) Membuat daftar baik
folder agenda surat yang
kedalam agenda diarsipkan menunjukkan
agar mudah untuk sikap kerja keras untuk
menemukan menyelesaikan tugas
filenya
c. Etika Publik (cermat)
Membuat daftar agenda surat
yang diarsipkan merupakan
bagian dari sikap cermat untuk
menyelesaikan tugas

d. Komitmen Mutu (Efisien)

Membuat daftar agenda surat
yang diarsipkan membuat
waktu pencarian surat ketika
dibutuhkan menjadi lebih
efisien

15
 e. Anti Korupsi (Mandiri)
Dalam melaksanakan
kegiatan selama habituasi
dilakukan secara mandiri
sebagai bentuk sikap anti
korupsi

Menunjuk a. Meminta arahan Penanggungjawab a. Akuntabilitas Penunjukan seorang Nilai Akuntabilitas

seorang pimpinan untuk untuk melakukan (tanggungjawab) penanggungjawab Penunjukan seorang
penanggungjawa menunjuk orang penginputan arsip surat Penunjukan untuk mengelola penanggungjawab yang
penanggungjawab urusan pengarsipan surat agar
b urusan yang secara rutin dan pengarsipan surat sebagai tetap berjalan bertugas melakukan
6 pengarsipan bertanggungjawa berkala upaya untuk menjaga sebagaimana mestinya pembaharuan arsip
surat b mengenai konsistensi dari membantu organisasi surat masuk secara
pelaksanaan kegiatan agar agar mencapai tujuan berkala dapat
dapat dari visi misi tata kelola membantu
dipertanggungjawabkan

16
 urusan pengarsipan b. Nasionalisme (Amanah) pemerintahan yang penguatan nilai
surat agar kedepan Dengan menentukan baik organisasi yaitu nilai
kegiatan ini tetap penanggungjawab urusan akuntabilitas kinerja
berjalan secara pengarsipan merupakan
konsisten upaya untuk membentuk harus dapat
b. Memberikan sikap amanah dari orang dipertanggungjawabkan
pengetahuan yang ditunjuk agar dan dilakukan secara
tentang tahapan melakukan tugasnya konsisten
dengan baik
pengarsipan
kepada orang yang c. Etika Publik (Disiplin)
ditugaskan untuk Dengan menunjuk
bertanggungjawab penanggungjawab
pada kegiatan ini. pengarsipan surat diharapkan
agar membentuk sikap disiplin
dalam mengelola arsip surat
yang dilakukan secara
elektronik

d. Komitmen Mutu
(berorientasi mutu)
Dengan menunjuk
penanggungjawab diharapkan
agar kedepannya pengelolaan
arsip surat akan berjalan
dengan lebih baik

e. Anti Korupsi (Mandiri)

Dalam melaksanakan
kegiatan selama habituasi
dilakukan secara mandiri
sebagai bentuk sikap anti
korupsi

Mengevaluasi a. Melaporkan hasil Laporan Aktualiasi a. Akuntabilitas Hasil laporan Nilai Transparansi
7 hasil aktualisasi (transparan) Penulis
kegiatan dengan aktualisasi dapat Penulis melaporkan
17
kepada Kepala mentor dan melaporkan hasil dijadikan pedoman hasil kegiatan
Sub Bagian aktualisasi kegiatan bagi organisasi untuk habituasi dalam
dengan apa
adanya dan dapat
Tata Usahha pimpinan dipertanggungjawabkan pengarsipan surat bentuk Laporan
Biro b. Membahas dan hasilnya masuk secara Aktualisasi kepada
mengevaluasi elektronik agar tercapai mentor atau atasan
hasil kegiatan b. Nasionalisme langsung dan pimpinan
tujuan dari visi misi tata untuk mendapatkan
dengan mentor dan (musyawarah) Dalam
pimpinan laporan aktualisasi dilakukan kelola pemerintahan masukan dan saran
evaluasi dari mentor dan yang baik apabila diperlukan untuk
pimpinan untuk memperoleh membantu penguatan
perbaikan nilai transparansi
apabila diperlukan organisasi yaitu
memberikan
c. Etika Publik (sopan informasi secara jela
santun) Penulis melaporkan dan dapat
hasil aktualisasi kepada dipertanggungjawabkan
mentor dan pimpinan dengan
cara komunikasi yang sopan
dan santun

d. Komitmen Mutu
(berorientasi mutu)
Hasil aktualisasi bertujuan
untuk memperbaiki sistem
yang sebelumnya belum baik
menjadi lebih baik lagi

e. Anti Korupsi (jujur dan

berani) Dalam melaporkan
hasil aktualisasi penulis
menyampaikan hasil dengan
jujur dan berani tentang apa
yang harus diperbaiki dan

18
 apa yang harus dilakukan
agar sistem dalam organisasi
berjalan lebih baik lagi

6. Matriks Rekapitulasi Rancangan Habituasi Nilai-Nilai Dasar PNS (ANEKA)

MATRIKS HABITUASI
KEGIATAN I KEGIATAN II KEGIATAN III KEGIATAN IV KEGIATAN V KEGIATAN IV KEGIATAN VII TOTAL
NILAI DASAR INDIKATOR NILAI
I II III I II I II I II I II I II I II

TANGGUNG JAWAB 3

KONSISTENSI 2
AKUNTABILITAS
TRANSPARAN 1

KEJELASAN 1

DEMOKRASI 1

KERJA KERAS 4
NASIONALISME
AMANAH 1

MUSYAWARAH 1

SOPAN SANTUN 2

TANGGUNG JAWAB 3
ETIKA PUBLIK
DISIPLIN 1

CERMAT 1

KOMITMEN MUTU
INOVATIF 1

EFEKTIF 1

EFISIEN 3

19
 BERORIENTASI MUTU 2

JUJUR 1

ANTI KORUPSI MANDIRI 5

BERANI 2

C. RENCANA JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI

Tanggal Pelaksanaan
Minggu I Minggu II 3 - 7 Minggu III Minggu IV Minggu V Minggu VI Minggu VII Minggu VIII
N 26-30 April 10 – 14 Mei 17 -21 Mei 24-28 Mei 31 Mei – 4 7 – 11 Juni 13-16 Juni
Kegiatan Mei 2021
o 2021 2021 2021 2021 Juni 2021 2021 2021
26

27

28

29

30

10

11

12

13

14

17

18

19

20

21

24

25

26

27

28

31

10

11

13

14

15

16
1 Konsultasi dengan
mentor dan coach C H H H
U A A A
2 Menyiapkan T R R R
suratsurat yang I I I I
B R R L
akan diarsipkan E A A A
3 Membuat folder R Y Y H
pada komputer S A A I
A R
sebagai tempat M I W
penyimpanan surat A D A P
yang telah di-scan U I A
4 Melakukan I L S N
D A C
pemindaian/scanni U K A
F
n g pada surat yang L I S
T I
akan diarsipkan L
F R
5 Membuat agenda A
I I
daftar surat masuk T
pada Ms. Excel R
6 I
Menunjuk seorang
penanggungjawab

20
 urusan pengarsipan
surat
7 Mengevaluasi hasil
aktualisasi dengan
mentor dan
pimpinan

21
 D. REFERENSI

Web resmi Pemerintah Biro Pengadaan Barang dan Jasa Setda Prov Papua,
http://portalbiropbjsetdaprovpapua.go.id/index.php/en/ , diakses pada tanggal 15 April
2021 pukul 09.00 WIT

Modul dan Power Point Materi Pembelajaran Latsar CPNS Kemendagri 2021,
http://swajar-asnpintar.lan.go.id/ , diakses pada tanggal 15 April 2021 pukul 09.00
WIT

22
 DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Daerah Provinsi Papua Nomor 9 Tahun 2008 Tentang Susunan

Organisasi, Kedudukan, Tugas dan Fungsi, Serta Tata Kerja Sekretariat
daera Provinsi Papua

Rencana Strategis Sekretariat Provinsi Papua Tahun 2005-2025

23