Mendeskripsikan Arsip

q Menguraikan setiap berkas arsip secara rinci.

q Uraian tersebut meliputi: identitas, konteks, isi dan struktur,
persyaratan akses dan penggunaan, arsip yang berkaitan, dan
(jika perlu) catatan.
q Deskripsi secara sederhana meliputi nama unit pencipta, nomor
sementara, nomor definitif, kode, indeks, isi, keterangan, dan
tahun.
q Deskripsi arsip dicantumkan dalam formulir untuk dilakukan
pengolahan berikutnya.
q Pendeskripsian arsip dilakukan setelah penataan arsip.
A. Mendeskripsikan identitas arsip
Kode Referensi, Tanggal/Tahun Penciptaan, Judul, Tingkat
Deskripsi, Jumlah Unit Deskripsi
Kode Referensi: Kaitannya dengan lokasi penyimpanan

Contoh:
Kode referensi: Setneg
Judul: Kesekretariatan Negara 1949 - 1960
Tanggal: 1949 - 1960 (Penciptaan)
Tingkatan deskripsi: Fond
Contoh:
Kode referensi: 57
Judul: Pasar Tuban Tempo Dulu

Tingkatan deskripsi: Item Contoh:

Jumlah dan media: 1 File Foto Kode referensi: F2
Judul: Foto Gubernur NTT

Tingkatan deskripsi: fonds

Jumlah dan media: 7 Buah Foto
Kode Referensi Berdasarkan ISO 3166
Contoh: US LC 72-064 568

Tanggal Penciptaan dan Tanggal Akumulasi

Tanggal Penciptaan: tanggal penciptaan rekod/arsip (material)
Tanggal Akumulasi: tanggal pengumpulan rekod/arsip
Contoh:
Komisi XI DPR RI yang membidangi masalah keuangan dan perbankan
mengumpulkan bukti-bukti pemberian dana talangan pada 2019, tanggal
yang tertera dalam dokumen yang dikumpulkan yaitu 2014-2015.
Artinya: Penciptaan dokumen asli yang dikumpulkan sebagai bukti dalam
penyelidikan yang dilakukan oleh komisi tersebut 2014-2019.
B. Mendeskripsikan Konteks
Contoh:

Bagian konteks:
Nama pencipta arsip: Dinas Kearsipan Prov. NTT
Pengelola arsip: Dinas Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Timur

Contoh:

Bagian konteks
Nama pencipta arsip: Sekretariat Negara Republik Indonesia Serikat

.....
 .....
Riwayat administratif:
Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia (dahulu Sekretariat Negara
Republik Indonesia, disingkat Setneg RI) adalah kementerian Indonesia yang
berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada presiden dan
mempunyai tugas menyelenggarakan dukungan teknis dan administrasi serta
analisis urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara untuk membantu
Presiden dan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara.

Pengelola arsip: Arsip Nasional Republik Indonesia

Sumber akuisisi atau penyerahan langsung: Sekretariat Negara Republik

Indonesia
C. Isi dan Struktur
Contoh:

Bagian isi dan struktur

Cakupan dan isi: Berisikan khazanah arsip undang-undang darurat
tahun 1949 - 1950
D. Persyaratan Akses dan Penggunaan
Ketentuan akses dan penggunaan
Ketentuan akses: Terbuka
Ketentuan reproduksi: Tersedia untuk direproduksi
Bahasa bahan arsip: Bahasa Indonesia
Karakteristik fisik dan persyaratan teknis: Sebagian besar dalam
kondisi baik
Sarana temu balik: Inventaris Khazanah Arsip Undang-Undang
Darurat Republik Indonesia Serikat
Skema Pendeskripsian Arsip
Pencipta Rekod/Arsip

Penyeleksian arsip

accessioning

Repository
Repository

konservasi

penyimpanan/preservasi
fungsi referensi

Pengguna
Pencipta rekod/arsip (organisasi/lembaga/institusi/prusahaan/
individu)
Berkegaiatan/beraktivitas menghasilkan bukti
berupa rekod/arsip

Penyeleksian rekod/arsip

Tahap Penyeleksian:
ü Manajemen Arsip/Rekod
ü Kebijakkan/dasar hukum pengumpulan arsip
ü Akuisisi arsip/penilaian arsip
Tahap Accessioning
ü Tahap pemindahan
Contoh: Arsip hasil Akuisisi ingin dipindahkan ke Lembaga Kearsipan
(ANRI, Propinsi, Kota/Kabupaten, Lembaga Kearsipan di
Perguruan Tinggi).
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kota Magelang
melakukan akuisisi dan aksesioning terhadap arsip foto dari
Bagian Pembangunan Setda Kota Magelang

Tahap accessioning meliputi:

• Survey
• Pembuatan Register Accessioning
• Penyimpanan ruang simpan pra-pengolahan.
 Pengaturan Arsip (Arrangement)

Pengaturan arsip: proses mengorganisasikan arsip secara

intelektual (substansinya) dan/atau secara
fisik menurut asas-asas pengaturan arsip.

Koleksi Arsip diatur/disusun berdasarkan:

• asas provenance
• asas original order
ü asas provenance
• arsip tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari
pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada
konteks penciptaannya.
• penting untuk menelusuri perjalanan arsip untuk
menunjukkan autentisitasnya.
• Perlu mempertahankan koherensi arsip agar memiliki
integritas arsip.
• Bahan dari satu sumber tidak boleh dicampur bahan
dari yang lain.
Contoh: Koleksi Arsip Kesekretariatan Negara 1949 - 1960
Tingkat deskripsinya: Fonds
Tingkat dan Media: 100 dokumen
• Arsipnya harus diatur secara menyatu untuk
mempertahankan konteks penciptaannya dan
penggunaannya.
• Arsip Kesekretariatan Negara 1949 - 1960
dapat dipisahkan secara fisik, jika memerlukan
penyimpanan yang khusus.
ü asas original order
• arsip ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original
order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip tersebut
masih digunakan dalam pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
• Pengaturan berdasarkan asas original order menjaga
integritas arsip dan membuat pengguna lebih mudah dalam
mengaksesnya.

contoh:
Series (sekelompok arsip yang tergabung di dalam fonds
memiliki keterkaitan satu sama lain karena fungsinya)
Series dibagi ke dalam sub-series.
Series dapat berisi beberapa file atau beberapa item.
Langkah-Langkah dalam melakukan pengaturan arsip
(arrangement)

1. Kumpulkan latar belakang informasi tentang pencipta arsip.

2. Lakukan survey terhadap arsip
• Lihat fonds/series
• Mencari tahu apa isi fonds/serie tersebut.
• Lihat, apakah ada serie yang disusun berdasarkan asas original
order atau fonds yang disusun berdasarkan asas provenance.
• Lakukan identifikasi terhadap arsip yang dapat dimusnahkan.
• Buat catatan mendetail mengenai arsip yang dimusnahkan.
3. Atur arsip secara fisik
v Kelompokkan arsip yang saling berkaitan
– menurut asas original order
– ingat akan kepentingan pengguna terhadap arsip.
– taati ketentuan hukum yang berlaku.
v Simpan arsip dalam tempat yang bebas asam
v Lepaskan pengikat arsip, jika arsip diikat dengan
menggunakan tali atau benang.
v Lepaskan pengencang logam, jika ini diperbolehkan
institusi/organisasi.
Contoh:
Pengaturan fonds Kesekretariatan Negara 1949 - 1960
(pengaturan yang besifat sederhana dan kronologis)

30 cm arsip tekstual Kementerian Penerangan yang terdiri

dari notulen rapat dan korespondensi berangka tahun 1978-
1980.
(pengaturan yang besifat kompleks)
Contoh Pengaturan yang sifatnya memungkinkan:
Arsip Penyelenggaraan Olimpiade Sekolah Vokasi 2019 (Fonds)
• Korespondensi
• Notulen
§ Notulen Rapat Juli 2019
§ Notulen Rapat Agustus 2019
• Foto
Contoh pengaturan yang bersifat sangat komplek/rumit:
Arsip Surat Kabar Gerakan Anti-Apartheid, dikumpulkan di Oxford, ca.
1997.
• (A) Surat Kabar Gerakan Boikot, 1959-1961
• (B) Lembaga-lembaga Penggerak Gerakan Anti Apartheid, 1960-1995
• (C) Komite Gerakan Anti Apartheid, 1960-1995
• (D) Kelompok-kelompok Anti-Apartheid Lokal, [ca. 1960]-1995
• (E) Kelompok Kepentingan yang bersifat Khusus dan Profesional
Penentang Apartheid, 1970-1994
• (F) Pemerintah Lokal Penentang Apartheid, [ca. 1960]-1995
• (G) Inggris, 1959-1995
• (H) Afrika Selatan, 1959-1995
• (I) Afrika Selatan dalam masa transisi, 1986-1995
• (J) Negara-negara Afrika lainnya, 1961-1995
• (K) Eropa, 1972-1995
• (L) Persemakmuran, 1960-1994
• (M) Organisasi Luar Negeri anti-apartheid, 1963-1995
• (N) Organisasi-Organisasi Internasional, 1960-1995
• (O) Kampanye, 1956-1995
• (P) Kantor Pusat Gerakan Anti-Apartheid, 1960-1995
• (Q) Korespondensi, 1960-1995
• (R) Perusahaan-perusahaan Anti-Apartheid, 1986-1990
• (S) Clapham Common Productions Limited, 1987-1995
• (T) Freedom Productions Limited, 1987-1995
• (U) Aksi untuk Afrika Selatan, 1991-1998
• (V) Arsip Foto dan Audio-Visual, 1900-[ca. 1999]
• (W) Poster, 1963-[ca. 1999]
• (X) Arsip eksibis dan karya seni [ca. 1960]-[ca. 1999]
• (Y) Material tercetak, 1960-1994
• (Z) Material lainnnya, [ca. 1960]-[ca. 1999]

Hal yang perlu diingat bahwa dalam melakukan pengaturan

terhadap arsip, arsiparis harus melibatkan akal sehat
(rasional)
Referensi:

Cook, Micheal and Margaret Procter, A Manual of Archival Description.

Second Edition. England: Gower Publishing Company Limited, 1989.

Miller, Frederic M., Arranging and Describing Archives and Manuscript,

Chicago: The Society of American Archivistsm, 1990.

ISAD(G): General International Standard Archival Description, Second

Edition, Ottawa, 2000.

ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record for

Corporate Bodies, Persons and Families, Second Edition, Paris,2004.