Tutup Proyek atau Fase

Tutup Proyek atau Fase adalah proses menyelesaikan semua aktivitas di semua Grup Proses
Manajemen Proyek untuk menyelesaikan proyek atau fase secara resmi. Manfaat utama dari proses ini
adalah memberikan pelajaran yang didapat, penyelesaian formal pekerjaan proyek, dan pelepasan
sumber daya organisasi untuk mengejar upaya baru.

Saat menutup proyek, manajer proyek meninjau semua informasi sebelumnya dari penutupan
fase sebelumnya untuk memastikan bahwa semua pekerjaan proyek telah selesai dan bahwa proyek
telah memenuhi tujuannya. Karena ruang lingkup proyek diukur terhadap rencana manajemen proyek,
manajer proyek meninjau dasar ruang lingkup untuk memastikan penyelesaian sebelum
mempertimbangkan proyek ditutup. Proses Tutup Proyek atau Fase juga menetapkan prosedur untuk
menyelidiki dan mendokumentasikan alasan tindakan yang diambil jika proyek dihentikan sebelum
penyelesaian. Agar berhasil mencapai ini, manajer proyek perlu melibatkan semua pemangku
kepentingan yang tepat dalam prosesnya.

Ini mencakup semua kegiatan yang direncanakan yang diperlukan untuk penutupan administratif proyek
atau fase, termasuk metodologi langkah demi langkah yang membahas:

• Tindakan dan aktivitas yang diperlukan untuk memenuhi kriteria penyelesaian atau keluar untuk fase
atau proyek;

• Tindakan dan aktivitas yang diperlukan untuk mentransfer produk, layanan, atau hasil proyek ke fase
berikutnya atau ke produksi dan / atau operasi; dan

• Kegiatan yang diperlukan untuk mengumpulkan rekaman proyek atau fase, mengaudit keberhasilan
atau kegagalan proyek, mengumpulkan pelajaran yang didapat dan mengarsipkan informasi proyek
untuk digunakan di masa mendatang oleh organisasi.

Tutup Proyek atau Fase: Input

Rencana Manajemen Proyek

Rencana manajemen proyek menjadi kesepakatan antara manajer proyek dan sponsor proyek,
mendefinisikan apa yang merupakan penyelesaian proyek.

Hasil Kerja yang Diterima

Kiriman yang diterima dapat mencakup spesifikasi produk yang disetujui, tanda terima
pengiriman, dan dokumen kinerja kerja. Kiriman parsial atau interim juga dapat dimasukkan untuk
proyek bertahap atau dibatalkan.

Aset Proses Organisasi

Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses Tutup Proyek atau Fase termasuk, tetapi tidak
terbatas pada:

• Panduan atau persyaratan penutupan proyek atau fase (misalnya, prosedur administrasi, audit proyek,
evaluasi proyek, dan kriteria transisi); dan
• Informasi historis dan pelajaran yang didapat dari pengetahuan dasar (misalnya, catatan dan dokumen
proyek, semua informasi dan dokumentasi penutupan proyek, informasi tentang hasil keputusan
pemilihan proyek sebelumnya dan informasi kinerja proyek sebelumnya, dan informasi dari kegiatan
manajemen risiko).

Tutup Proyek atau Fase: Alat dan Teknik

Keputusan Ahli
Pertimbangan ahli diterapkan saat melakukan aktivitas penutupan administratif. Para ahli ini
memastikan penutupan proyek atau fase dilakukan dengan standar yang sesuai. Keahlian tersedia dari
banyak sumber, termasuk tetapi tidak terbatas pada

• Manajer proyek lain dalam organisasi,

• Kantor manajemen proyek (PMO), dan

• Asosiasi profesional dan teknis.

Teknik Analitik

Contoh teknik analisis yang digunakan dalam penutupan proyek adalah:

• Analisis regresi, dan

• Analisis tren.

Rapat

Rapat dapat dilakukan secara tatap muka, virtual, formal, atau informal. Ini mungkin termasuk
anggota tim proyek dan pemangku kepentingan lainnya, yang terlibat atau terpengaruh oleh proyek.
Jenis rapat mencakup, tetapi tidak terbatas pada pelajaran yang dipetik, obral, kelompok pengguna, dan
rapat ulasan.

Tutup Proyek atau Fase: Output

Produk Akhir, Layanan, atau Hasil Transisi

Keluaran ini mengacu pada transisi produk akhir, layanan, atau hasil yang diizinkan untuk
diproduksi oleh proyek (atau dalam kasus penutupan fase, produk antara, layanan, atau hasil dari fase
itu).

Pembaruan Aset Proses Organisasi

Aset proses organisasi yang diperbarui sebagai hasil dari proses Tutup Proyek atau Fase
termasuk, tetapi tidak terbatas pada:

• File proyek — Dokumentasi yang dihasilkan dari aktivitas proyek, misalnya, rencana manajemen
proyek; ruang lingkup, biaya, jadwal, dan kalender proyek; register risiko dan register lainnya;
dokumentasi manajemen perubahan; tindakan respons risiko yang direncanakan; dan dampak risiko.
• Dokumen penutupan proyek atau fase — Dokumen proyek atau penutupan fase, yang terdiri dari
dokumentasi formal yang menunjukkan penyelesaian proyek atau fase dan transfer proyek yang telah
selesai atau kiriman fase kepada orang lain, seperti grup operasi atau ke fase berikutnya. Selama
penutupan proyek, manajer proyek meninjau dokumentasi tahap sebelumnya, dokumentasi
penerimaan pelanggan dari proses Validate Scope (Bagian 5.4), dan kontrak (jika ada), untuk
memastikan bahwa semua persyaratan proyek diselesaikan sebelum menyelesaikan penutupan proyek.
Jika proyek dihentikan sebelum selesai, dokumentasi formal menunjukkan mengapa proyek dihentikan
dan meresmikan prosedur untuk transfer kiriman yang sudah selesai dan belum selesai dari proyek yang
dibatalkan kepada orang lain.

• Informasi sejarah — Informasi sejarah dan informasi pelajaran yang didapat ditransfer ke pelajaran
yang dipelajari dasar pengetahuan untuk digunakan oleh proyek atau fase di masa depan. Ini dapat
mencakup informasi tentang masalah dan risiko serta teknik yang bekerja dengan baik yang dapat
diterapkan pada proyek di masa mendatang.