MANAJEMEN SDM DALAM

PENYELENGGARAAN
MAKANAN INSTITUSI

Sri Iwaningsih , SKM, MARS

Pokok Bahasan :

Latar Belakang

Organisasi SDM dalam SPM

Fungsi ManajemenSDM

Metode Perhitungan SDM

Simulasi
 SDM

*Sumber daya yg komplek

* Krn elemen-elemen kemanusiaan yg terkait
dan selalu ada perubahan didalam maupun
di luar lingkungan kerja
* Pendekatan sistem perlu dilakukan mulai dari
penerimaan sampai dengan pembinaannya
 FOOD SERVICE SYSTEMS MODEL

CONTROL
Plans, Contracts, Laws
and Regulation
INPUT
Human (labor, skill) OUTPUT
TRANSFORMATION
Material (food, supplies) Meals (qual&quan)
Management
Operasional Clientile satisfaction
(money,time, function
utilities,information) Functional Linking Financial
accountability
Facilities (space, Subsystems processes
equipment) Personal
satisfaction

MEMORY
ENVIRON
MENT
Records (financial, personel,forecasting)

FACTORS
FEED BACK
 Pengertian manajemen SDM dalam
penyelenggaraan makanan

 Seni merencanakan, mengorganisasikan,

mengarahkan, mengawasi kegiatan SDM
untuk mencapai tujuan penyelenggaraan
makanan yaitu 6T (tepat gizi, citarasa,
sanitasi, harga, jumlah dan waktu)
 Proses rekruitmen, seleksi,
pengembangan,pembinaan dan
penggunaan SDM
 Tujuan manajemen SDM-MSPMI

 Menyediakan SDM yang efektif dan

produktif bagi PMI pelayanan mak
yang aman dan berkualitas kepuasan
pelanggan/konsumen
Pengorganisasian SDM dalam SPMI

Organisasi Organisasi SPMI

Sekumpulan orang
yang berada pada sub
Sekumpulan sistem produksi,
Orang2 Untuk distribusi, wasmut,
Mencapai Tujuan marketing dll untuk
Organisasi mencapai tujuan
berupa penyediaan
makanan yang tepat
 Tahapan Menyusun Organisasi SPMI

1. Menetapkan Tujuan

•Tujuan Umum dan Khusus

•Waktu dan Macam pelayanan
•Frekuensi Pengadaan Makanan
 Tahapan Menyusun Orgnisasi SPMI

2. Menetapkan Macam dan

Pengelompokan Kegiatan

•Kegiatan yang dianggap sejenis dikelompokan

•Untuk mengelompokan kegiatan dapat
mengacu kepada tenaga yang sudah ada atau
tenaga minimal yang dimiliki
•Pengelompokan bersifat vertical misal
spesialisasi dan horizontal bila pada
pengelompokan perlu koordinator
 Tahapan Menyusun Orgnisasi SPMI

3. Menyusun dan menetapkan tanggung jawab

•Tanggung Jawab secara vertical

•Tanggung jawab secara horizontal

4. Menentukan macam dan jumlah tenaga

Dianalisis beban kerja dimasing-masing unit

 Tahapan Menyusun Orgnisasi SPMI

5. Menetapkan tugas kepemimpinan dan

rentang kendali
Menetapkan tugas pemimpin di masing-masing
unit dan jumlah bawahan yang mungkin harus
diawasi

6. Merancang struktur organisasi

• Lini-staff, matrik dll

• Menetapkan tenaga sesuai keahliannya
(staffing)
 Tahapan Menyusun Orgnisasi SPMI

7. Menganalisa Pekerjaan

• Nama Pekerjaan
• Bertanggung jawab kepada siapa
• Sasaran
• Tugas
• Tanggung Jawab
• Tanda tangan
 Tahapan Menyusun Organisasi SPMI

8. Menyusun Uraian Tugas

Jabaran tugas pada jabatan yang telah

ditetapkan

9. Menetapkan Spesifikasi Tugas

Kualifikasi tenaga untuk melaksanakan tugas

tertentu meliputi: jabaran keterampilan,
pengetahuan dan pengalaman, penampilan fisik,
kemampuan, sikap dll
 Tahapan Menyusun Organisasi SPMI

10. Komunikasi

• Komunikasi antar tenaga SPM

• Adanya juklak, pengawasan, pertemuan,
menu, SOP, Pedoman Menu
Struktur Organisasi SPMI

Top Manajer

Middle Manajer

Supervisory Manajer

Workers
 Fungsi manajemen SDM-MSPMI

 Fungsi perencanaan :
 menganalisa jabatan
 menyusun uraian jabatan
 menyusun persyaratan jabatan
 menentukan jumlah SDM
 Fungsi pengadaan,
 rekruitmen
 seleksi,
 orientasi dan pelatihan pra tugas,
 pengangkatan & penempatan
Fungsi manajemen SDM-MSPMI (ljtn)
 Fungsi pembinaan, pengembangan,
 Penilaian prestasi kerja
 Perencanaan karier
 diklat
 mutasi dan promosi
 Motivasi dan disiplin kerja
 Fungsi kompensasi,
 Penggajian
 Tunjangan-tunjangan
 Pangkat dan jabatan
 Pemberian penghargaan
Fungsi manajemen SDM-MSPMI (ljtn)

 Fungsi pemeliharaan
 fisik (kebugaran) dan jiwaraga
 keamanan dan keselamatan kerja
 pemberian jaminan perumahan
 kesejahteraan keluarga
 hubungan kerja dan hak azasi
 Fungsi pemberhentian dan pensiun
 Pemberhentian
 pensiunan
 Alur kegiatan :
Perencanaan tenaga

Analisa tenaga

Persyaratan pegawai

Lowongan jabatan

Rekruitmen (perencanaan, jumlah, jenis)

Pengembangan strategi (dimana. Bagaimana, kapan)

Pencarian (pengembangan, penggerakan)

Penyarinagn & seleksi

Evaluasi
 Cara analisa jabatan/analisa pekerjaan

1. Jabatan dikelompokan dalam tugas-tugas

2. Tugas diuraikan menjadi kegiatan
(operasional)
3. Kegiatan diuraikan menjadi langkah-langkah

Contoh :
Tenaga pemasak makanan terdiri dari :
- Tenaga persiapan bahan makanan
- Tenaga pengolahan bahan makanan
- Tenaga distribusi makanan
1. Tugas (task)
• Persiapan bahan makanan :
• mengambil BM ke gudang
• Mempersiapkna lauk hewani
• Mempersiapkan lauk nabati
• Mempersiapkan sayuran
• Mempersiapkna bumbu

2. Kegiatan (operasional)
• Mengambil BM ke gudang
• Membaca menu
• Membaca laporan dinas sebelumnya
• Mengambil bon permintaan BM
• Mempersiapkan alat utk tempat BM
• Menerima BM dari petugas gudang
• Membawwa BM ke ruang persiapan
3. Langkah (step)
• Membaca menu :
• Menganmbil menu di ruang pengawas
• Melihat menu hari ke berapayang akan
diselenggarakan
• Mengambil data jumlah porsi yang akan
diselenggarakan
• Mendiskusikan menu yang akan
diselenggarakandengan pengawas
Contoh : spesifikasi, uraian tugas & analisa jabatan Dietesien
Jabatan : Dietesien Senior
Atasan langsung : Manajer Departemen Gizi
Bawahan langsung : Dietesien
Spesifikasi : Pendidikan DIV atau S1 Gizi
Bahasa Inggris aktif
Pengalaman 3 thn di penyelenggaraan makanan/diet
Deskripsi pekerjaan :
• Bertanggung jawab dlm pelaksnaan kegiatan penyelenggaraan makanan/diet
Tanggung Jawab :
* Menyusun jadwal kegiatan penyelenggaraan makanan
* Melakukan pengawasan perencanaan, pemesanan, penyimpanan, produksi
dan distribusi makanan/diey
* Menyusun indicator mutu makanan
* Mengevaluasi efektifitas pekerjaan
* Menyusun program keamanan makanan/diet
* Melakukan pertemuan staf
* Dsb
 Rekruitmen dan Seleksi
 Rekruitmen dan seleksi yang akurat seusia
kebutuhan jabatan dan personel akan
menentukan keberhasilan penyelenggaraan
makanan di tempat-tempat yang belum terisi
 Pemanfaatan tenaga yang telah ada atau
tenaga baru untuk tugas baru atau belum terisi
 Kegiatan :
 Mempelajari berkas kepegawaian
 mencek arsip lamaran
 Mencari Informasi dari unit lain
 Menetapkn calon yang akan dipromosikan
 Menetapkan tenaga yang dibutuhkan
 Rekruitmen dan Seleksi
 Pada seleksi :
 Sudah tersediauraian tugas
 Penjelasan tugas
 Pada formulir tercantum syarat-syarat
(pendidikan, fisik, pengalaman kerja, dsb)
 Sistem penilaian
 Seleksi :
 Seleksi administratif
 Seleksi lisan dan tulisan
 Seleksi psikotes
 Seleksi kesehatan
 Ketenagaan dalam
penyelenggaraan makanan
institusi

(Pedoman teknis penyelenggaraan makanan RS, 2015)

 Kualifikasi Tenaga
 Ka unit penyelenggaraan makanan
 Supervisor/penyelia
 Pelaksana :
 Juru masak
 Bagian perbekalan/gudang
 Operator komputer
 Tata usaha
 Penyaji makanan
 pekarya
 Kualifikasi Tenaga
 Ka unit penyelenggaraan makanan
 Adalah penanggung jawab umum
organisasi PMRS, ditetapkan oleh
pimpinan RS berdasarkan peraturan
yang berlaku
 Tugas dan fungsi
 Melakukan perencanaan operasional dan
rencana evaluasi PMRS
 Melakukan wasdal
 Melakukan evaluasi
 Melakukan pengembangan
 Kualifikasi Tenaga
 Supervisor/penyelia
 Tugas dan fungsi :
o Mengendalikan dan mengawasi proses
PMRS, mulai dari perencanaan
saqmpai dengan distribusi dan
pelayanan makanan
 Kualifikasi Tenaga
 Pelaksan, tata usaha :
Adalah petugas gizi yang berperan sebagai juru
masak, perbekalan, pranata komputer, tata
usaha, penyaji makanan dan pekarya

 Juru masak
tenaga pengolah BM yang bertugas mulai dari
persiapan BM sampai distribusi makanan

 Bagian perbekalan/gudang
Bertugas pada unit penyimpanan BM untuk
menjamin ketersediaan, kesiadan std yg ditetapkan
serta rmutu BM sesuai pesrmintaan
 Kualifikasi Tenaga
 Operator komputer
Bertugas pada :
 unit perencanaan & evaluasi,, untuk mendukung
formulasi dan akurasi perencanaan anggaran,
kebutuhan BM, pengorganisasian data utk evaluasi
dan pelaporan
 penerimaan & penyimpanan BM untuk mendukun
akurasi penerimaan, penyimpanan, distribusi dan
stok BM
 Tata usaha
bertugas untuk registrasi pesanan, pembukuaan
keuangan, penyiapan laporan, pengaturan hal-hal
terkait kepegawaian dan administrasi umum (surat
menyurat, dsb)
 Kualifikasi Tenaga

 Penyaji makanan
bertugas melaksanakan kegiatan penyajian
makanan sesuai dengan sistem pelayanan yang
ada, sampai menyajikan makanan ke pasien

 Pekarya
pelaksanan yang membantu tugas operasional
dalam proses penyelenggaran makanan RS, baik di
ruang produksi maupuun di ruang rawat inap
Kondisi dilakukannya analisa tenaga
pada PMI

 Adanya penambahan atau perubahan

volume kegiatan
 Adanya perubahan pelayanan dan fasilitas
 Adanya penurunan motivasi, prestasi kerja
atau kepuasan kerja
 Adanya keluhan pasien terhadap
pelayanan makanan yang diterimanya
PERAN MANAJER PMI

• Menghitung kebutuhan
• Menentukan kualifikasi
• Pembinaan
KUALIFIKASI TENAGA PMI

oProfesional & non profesional

oTenaga terampil dan tidak terampil
oTenaga tetap dan tidak tetap
oTenaga penuh waktu dan tenaga paruh waktu
TENAGA PROFESIONAL

MEMPUNYAI CUKUP KUALIFIKASI PENDIDIKAN,

PENGALAMAN DAN KETRAMPILAN SEHINGGA DAPAT
BEKERJA MANDIRI DENGAN PENGAWASAN MINIMUM

Profesional gizi & non gizi

TENAGA PROFESIONAL GIZI

• Ahli gizi berpengalaman

• Ahli gizi baru lulus: memenuhi syarat pendidikan
dan ketrampilan dasar, tetapi belum mempunyai
pengalaman. Sehingga tetap memerlukan
bimbingan, pengawasan
Ketrampilan

• Tenaga trampil:
• Sudah mendapat
pelatihan atau mampu PENUH WAKTU &
menyelesaikan tugas PARUH WAKTU
sesuai standar
• Tenaga penuh waktu:
• Tenaga tidak/ belum • Pekerja dengan jam
trampil kerja minimal 40 jam
• Belum mempunyai seminggu
ketrampilan dan masih
dilatih dalam jabatan
• Tenaga paruh waktu:
tsb
• Pekerja dengan jam
kerja 16-20 jam
perminggu
BEBERAPA HAL YANG DIBUTUHKAN
DARI PETUGAS PMB

• KETRAMPILAN TEKNIK, HAM DAN KONSEPTUAL

• SEHAT FISIK, ROHANI DAN MAMPU BEKERJA DALAM
KOORDINASI DAN BEBAN TINGGI
• DAPAT BEKERJA DENGAN JADWAL YANG FLEKSIBEL
KETRAMPILAN TEKNIS

• PENGETAHUAN TENTANG PEKERJAAN DAN KECAKAPAN

DALAM MELAKUKAN AKTIFITAS
• MAMPU MENGGUNAKAN ALAT
• KETRAMPILAN YANG DIPEROLEH DARI PENGALAMAN DAN
SEKOLAH/ PELATIHAN
KETRAMPILAN HAM

• Kemampuan bekerjasama dalam kelompok

• ketrampilan untuk menyampaikan pendapat & memahami
pendapat orang lain.
• Kemampuan berempati
• Dapat ditingkatkan melalui management by culture
KESEHATAN & KESEGARAN JASMANI

• Bebas penyakit infeksi/menular, luka

• Cek kesehatan secara berkala
• Memiliki sertifikat sehat & bugar
TUGAS MANAJEMEN SDM :

1. Buat struktur organisasi sesuai institusi masing-masing

(untuk mendapatkan tingkat/level jabatan)
2. Buat analisa jabatan dan uraian tugas sesuai struktur
organisasi tsb
3. Susun kualifikasi setiap jabatan (untuk menghitung
kebutuhan tenaga di setiap level jabatan)