2

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Di masa yang serba cepat ini, penggunaan komputer dan sistem-sistemnya

sudah menjadi kebutuhan yang utama dalam rangka meningkatkan kinerja suatu

Perusahaan. Setiap proses manual dari perusahaan dapat digantikan oleh komputer

karena penyediaan informasi yang lebih canggih serta dapat mendukung proses

pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Namun pada kenyataannya

masih banyak perusahaan-perusahaan yang menggunakan sistem yang belum

terkomputerisasi dengan baik.

Hal ini disebabkan karena masih kurangnya pengetahuan pegawai mengenal

hubungan manajemen perusahaannya dengan sistem komputer. Dengan

menggunakan komputer, perusahaan dapat melakukan proses penyimpanan data

dengan mudah dan cepat, karena tingkat kecepatan dan penyimpanan data pada

komputer lebih aman dan rapi, sehingga mudah menemukan kembali data yang

diinginkan. Untuk itu kami mencoba membahas ruang lingkup yang kecil dalam

sistem stock gudang. Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami mengambil judul:

“Analisa Sistem Informasi Stock Gudang Pada PT Duta Karimah”.

1
 2

1.2. Maksud dan Tujuan

Adapun maksud penulisan Makalah ini adalah :

1. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang telah di dapat dalam

perkuliahan.

2. Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi yang memiliki wawasan

pengetahuan.

3. Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang cermat

dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari penelaahan

yang original.

4. Lebih meningkatkan efesiensi dan efektifitas pada perusahaan.

Sedangkan tujuan dalam penulisan Makalah ini adalah untuk memenuhi mata

kuliah analisa dan perancangan sistem informasi pada Semester III (Tiga) Jurusan

Akademik Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

1.3. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan makalah

khususnya bagi perancangan sistem. Didalam kegiatan penelitian penulis melakukan

pengumpulan data melalui cara :

1. Wawancara (Interview)

Dalam penulisan makalah ini,untuk mendapatkan informasi secara lengkap

maka penulis melakukan suatu metode tanya jawab mengenai semua kegiatan

yang berhubungan dengan Stock Gudang dengan karyawan/karyawati PT Duta

Karimah
 3

2. Pengamatan (Observation)

Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang

berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut

langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi dapat diketahui

kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.

3. Studi pustaka

Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan

melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan

Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika maupun

diperpustakaan lainnya.

1.4. Ruang Lingkup

Didalam penulisan Makalah ini, penulis membahas tentang analisa sistem

informasi stock gudang pada PT Duta Karimah. Mengingat pembahasan didalam

stock gudang cukup luas dan agar Makalah ini mencapai sasaran maka ruang lingkup

pembahasan meliputi proses pengadaan barang, proses pengeluaran barang, proses

stock opname barang dan proses pelaporan.

1.5. Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan Makalah ini,

maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca

menelusuri dan memahami Makalah ini.

 4

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang secara umum,

maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi permasalahan,

metode penelitian , serta sistematika penulisan secara keseluruhan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem, dan

peralatan pendukung (tools system).

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat

umum,tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan dan

struktur organisasi dan prosedur sistem berjalan ,diagram alir data

(DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan yang memiliki sub

antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga

menguraikan tentang permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran

yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Makalah ini. Yang

mungkin bermanfaat bagi PT Duta Karimah dalam memutuskan

kebijakan-kebijakan yang akan datang.

 5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari kumpulan atau himpunan dari unsur,

komponen-komponen, prosedur-prosedur atau variable yang terorganisir, yang saling

berinteraksi atau berhubungan, saling ketergantungan antara satu dan lainnya dimana

setiap sistem dibuat agar bersama-sama dapat menangani dan menyelesaikan sesuatu

saran tertentu secara rutin terjadi dan terus berulang. Unsur, komponen atau variabel

yang dimaksud bukan hanya bagian yang tampak secara fisik tetapi juga hal-hal yang

bersifat abstrak atau konseptual seperti misi, pekerjaan yang kegiatan kelompok yang

informal dan sebagainya.

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran tertentu” (jogianto,2005 : 1).

Menurut Romley (2006 : 2) “Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih

komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai

suatu tujuan”.

Sedangkan menurut whitten (2006 : 23) dalam buku metode desain dan analis

mengungkapkan bahwa “informasi adalah data yang telah diproses atau di organisasi
 6

ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi yang dibentuk dari kombinasi data yang

diharapkan memiliki arti penerimaan”.

Sistem juga dijelaskan oleh Winarno (2006 : 15) yaitu “sekumpulan

komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan masing-masing

komponen, komponen memiliki fungsi berbeda dengan yang lain, tetapi tetap dapat

bekerja sama”.

Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya

mendefinisikan suatu system sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi

untuk mencapai tujuan tertentu. Secara umum suatu system dapat diartikan sebagai

suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen yang terorganisir, saling

beinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain dan terpadu untuk mencapai tujuan

tertentu.

2.1.2. Karateristik Sistem

Menurut Ladjamudin (2008 : 10) “memahami dan mengembangkan suatu

sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang

membedakannya”. Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem. Suatu sistem

mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,sebagai berikut :

1. Komponen Sistem ( components)

Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen atau elemen yang saling

berinteraksi, yang artinya komponen atau elemen saling bekerjasama

membentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa sub-

sistem atau bagian-bagian sistem. Setiap sub-sistem mempunyai sifat-sifat

 7

dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi dan mempunyai proses secara

keseluruhan.

2. Batasan Sistem (Bondary)

Adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang

lainnya atau dengan lingkungan luar.Batasan sstem dengan sistem yang

lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem tersebut

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Dan batas

suatu sistem juga menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Adalah sistem yang merupakan semua diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan suatu medis penghubung antara satu sub-sistem dengan sub-

sistem lainnya. Keluaran (output) dari sub-sistem akan menjadi masukan

(input) untuk sub-sistem yang lainnya melalui penghubung.

5. Masukan Sistem (input).

Masukan suatu sistem adalah energi yang dimasukan kedalam sistem.

Masukan tersebut dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan

masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang

digunakan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Sedangkan signal input

adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

 8

6. Keluaran Sistem (output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan. Keluaran juga dapat

dijadikan masukan untuk sub-sistem yang lainnya.

7. Pengolahan Sistem (process)

Pengolahan sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan

merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sub sistem proses pengolahan data

barang akan menjadi laporan-laporan berupa tagihan dan laporan yang

dibutuhkan oleh manajemen.

8. Sasaran Sistem (objective)

Suatu sistem yang mempunyai maksud tertentu, ada yang bermaksud untuk

mencapai tujuan. Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang

lebih sempit.Sasaran suatu sistem sangat menentukan masukan yang

dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem.Suatu sistem

diakatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan yang diharapkan.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Adapun

penjelasan lebih detail mengenai klasifikasi sistem, yaitu :

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik.

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

nampak secara fisik.Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada

secara fisik.
 9

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan manuasia.

Sistem Alamiah adalah sistem yang terbuat melalui proses alam, tidak dibuat

oleh manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang atau sengaja

dibuat oleh manusia.

3. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup.

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh

lingkungan luarnya. Sedangkan tertutup merupakan sistem yang tidak

berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Data adalah aliran fakta-fakta mentah yang menunjukkan peristiwa yang

terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik sebelum diorganisir menjadi suatu

bentuk yang bisa dipahami dan digunakan. Tools Sistem atau peralatan pendukung

yang penulis gunakan dalam pembuatan Alalisis Sistem ini meliputi Diagram Alir

data (DAD) dan kamus data (Data Dictionary) dan peralatan lainnya yang membantu

penulis dalam pembuatan Tugas Analisis dan Sistem Informasi.

2.2.1. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram / DAD)

Diagram Alir data yang lebih dikenal dengan Data Flow Diagram (DFD)

adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi atau simbol-simbol yang digunakan

untuk menggambarkan aruas dari data dan untuk membantu dalam komunikasi

dengan pemakian sistem secara logic. Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan

untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau yang mau dikembangkan

secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut

 10

mengalir atau lingkungan fisik data tersebut akan disimpan. Simbol-simbol yang akan

digunakan antara lain :

1. Kesatuan Luar ( Eksternal Entity )

Kesatuan luar atau batasan sistem adalah merupakan kesatuan sistem

yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang berada

dilingkungan luar sistem, yang akan memberikan input atau menerima output

dari sistem.

2. Proses (process)

Adalah kegiatan yang diperlukan oleh manusia, mesin atau computer

dari hasil satu arus data yang termasuk kedalam proses untuk menghasilkan

arus data keluar dari proses.

a. Identifikasi adalah berupa angka yang menunjukkan nomor acuan dari

proses dan tulis pada bagian atas nama simbol proses.

b. Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut dan

harus dilihat secara jelas dan lengkap untuk menggambarkan kegiatan

proses.

c. Proses menunjukkan siapa atau dimana proses dilakukan.

3. Simpanan data ( Data Store )

Simpanan Data merupakan simpanan data yang berupa :

a. Suatu file atau database sistem computer

b. Suatu arsip atau catatan normal

c. Suatu tabel acuan manual

d. Suatu kotak tempat data dimeja seseorang

 11

e. Suatu agenda atau buku

Nama dari data store menunjukkan nama filenya, didalam menggambarkan

simpanan data DFD diperhatikan beberapa hal sebagai berikut :

a. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data. Karena yang

menggunakan atau merubah data adalah suatu proses.

b. Arus data yang menuju kesimpulan data suatu proses menunjukkan proses

update terhadap data yang tersimpan pada simpanan data yang dapat

berupa proses penambahan atau penyimpanan dokumen baru, merubah

data dari suatu record atau disuatu dokumen yang ada disamping data.

c. Arus yang berasal dari simpanan data kesuatu proses menunjukkan bahwa

suatu proses tersebut menggunakan data yang ada disimpanan data.

d. Untuk suatu proses yang dilakukan kedua-duanya yaitu menggunakan data

update simpanan data dipilih suatu penggambaran sebagai berikut :

1) Menggunakan sebuah garis dengan panah kedua arah yang berlawanan

dari data simpanan.

2) Menggunakan arus data terpisah

4. Arus data (Data Flow)

Menunjukan dari data yang didapat berupa masukan untuk sistem atau hasil

dari proses sistem arus data dapat berbentuk :

a. Berkas atau data yang digunakan

b. Tampilan atau input untuk computer

c. Berkas atau data yang digunakan

d. Masukan untuk computer

 12

e. Komunikas ucapan

f. Surat-surat atau memo

g. Surat isian yang dicatat pada buku agenda

h. Transmisi dari suatu komputer lain.

Arus data sebaiknya diberi nama jelas dan mempunyai ari tulisan diatas garis

panahnya.

2.2.2. Kamus Data ( Data Dictionary )

Adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem

informasi yang mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap.

Fungsi dari Data Dictionary adalah untuk menjenjelaskan lebih detail tentang DFD

yang mencakup proses, Data Flow, dan data Store. Hal yang harus dimuat dalam

kamus data adalah :

1. Arus Data

Arus Data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data

menuju.Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data agar memudahkan

mencari arus data didalam DFD.

2. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di

DFD, maka nama arus harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang

membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih tentang suatu arus data

tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah pada kamus data.
 13

3. Tipe Data

Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen

hasil cetakan komputer.Bentuk data ini perlu dicatat pada kamus data.

4. Struktur Data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data

yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

5. Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus ditulis. Alias perlu ditulis

karena data yang sama mempunyai nama perbedaan orang atau departemen

yang satu dengan yang lainnya.

6. Volume

Volume yang perlu dicatat adalah volume rata-rata dari arus

data.Volume rata-rata menunjukkan data yang mengalir dalam periode

tertentu.

7. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data yang dicatat

dikamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input

data harus dimasukkan kedalam sistem.

8. Penjelasan

Untuk lebih menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang

dicatat dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-

keterangan tentang arus data tersebut.

 14

Kamus data juga mempunyai bentuk untuk mempersingkat arti makna

dari simbol yang dijelaskan yang disebut dengan NOTASI. Dalam notasi

kamus data lebih mudah menjelaskan data dibandingkan dengan narasi.

Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu:

a. Notasi Tipe Data

Digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu

data. Notasi yang digunakan sebagai berikut:

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

NOTASI KETERANGAN
X Setiap karakter
9 Angka numeric
A Karakter alphabet
Z Angka nol yang ditampilkan dalam spasi kolom
. Titik, sebagai pemecah ribuan
, Koma, sebagai pemecah pecahan
- Hy;pen, sebagai tanda penghubung
/ Sliesh, sebagai tanda pembagi

b. Notasi Stuktur Data

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

NOTASI KETERANGAN
= Terdiri Dari
+ And (dan)
() Pilihan (Boleh Ya atau Tidak)
{} Interasi atau pengulangan proses
[] Plih salah satu pilihan
I Pemisah pilihan dimana dalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (key field)
 15

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

PT Duta Karimah adalah suatu perusahaan pertokoan yang beralamat di JL.

Raden Inten II No.18. Duren Sawit Jakarta Timur, perusahaan ini adalah perusahaan

yang dimiliki oleh Ibu Bapak Panel Barus. Perusahaan ini mempunyai karyawan

sebanyak 17 orang, karena perusahaan ini masih dalam tahap pengembangan usaha.

Untuk melakukan pengembangan usaha peranan komputer sangat penting,

tanpa adanya komputer kegiatan dalam pembuatan laporan tidak dapat berjalan secara

optimal. Karena sering kali terjadi kesalahan yang disebabkan oleh manusia atau

human error, peranan manusia sangat dibutuhkan untuk membantu mengoprasikan

komputer pada perusahaan yang belum terkomputerisasi.

3.2. Tinjauan Perusahaan

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Berdirinya perusahaan PT Duta Karimah di Jakarta Timur tidak lepas dari

sejarah Bapak Panel Barus selaku perintis dan pendiri distributor kurma tersebut.

Perjalanan karirnya yang berawal menjadi seorang broker dan berkeinginan untuk

mengembangkan usahanya.

Berkat kegigihan dan keinginan yang kuat maka dia mampu mengumpulkan

modal sedikit demi sedikit untuk mendirikan sebuah toko kurma, kemudian
 16

berkembang mendirikan usaha distributor kurma di Bekasi, maka pada tanggal 19

Mei 2009 berdirilah PT Duta Karimah yang bergerak di bidang distributor kurma dan

perdagangan umum.

Perusahaan PT Duta Karimah masih termasuk perusahaan kecil dan

distributor masih di bawah kapasitas produksi yang dimilikinya. Berkat ketekunan

dan keuletan pemilik perusahaan dalam meningkatkan usahanya, maka perusahaan

dapat berkembang dengan baik dan permintaan konsumen terhadap kurma dari tahun

ke tahun semakin meningkat.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka untuk mewujudkan suatu pola

tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkar kerjasama.

Struktur organisasi mutlak diperlukan agar dapat diketahui dengan jelas bagaimana

hubungan antara bagian serta tugas , wewenang dan tanggung jawabnya disetiap

bagian struktur organisasi mempunyai tanggung jawab dan kewajiban-kewajiban

terhadap pengembangan perusahaan. Setiap bagian didalam struktur organisasi harus

mampu bekerja secara professional, dan harus dapat berinteraksi dengan bagian

lainnya sehingga didapat kerjasama yang optimal antar fungsi.

Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat

menentukan kedudukan dalam perusahan. Sistem yang di gunakan dalam struktur

organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh sekelompok

orang untuk mencapai tujuan tertentu. Gambaran mengenai susunan struktur

organisasi pada PT Duta Karimah dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
 17

Gambar III.1 Struktur Organisasi Distributor Kurma

Prosedur Sistem Berjalan

Pada sistem berjalan ada beberapa prosedur yang harus dijalankan untuk

proses pembuatan laporan, yaitu terdiri dari :

1. Proses Pengadaan Barang

Dalam proses pengadaan barang dimulai dari stock gudang ke supplier

yang dilakukan oleh kepala gudang dengan mengirimkan list stock gudang

kemudian supplier akan mengirimkan barang sesuai dengan list stock

gudang dari gudang, penerimaan barang dari supplier dilakukan oleh

 18

kepala gudang selanjutnya kepala gudang melakukan pengecekaan barang

dari supplier dan melakukan update data barang. Laporan pembelian

barang akan dibuat kepala gudang untuk diserahkan kepada pihak

management.

2. Proses Pengeluaran Barang

Dalam proses pengeluaran barang dimulai dari permintaan kebutuhan

barang oleh unit pengguna yang diproses oleh kepala gudang. Kepala

gudang melakukan pengecekan barang apakah barang tersedia selanjutnya

akan dibuat list pengeluaran barang yang akan dikirim ke unit pengguna

oleh kepala gudang dan mengupdate data barang. Barang pesanan akan

dikirim ke unit pengguna oleh kepala gudang dan akan dibuatkan laporan

pengeluaran barang untuk diserahkan kepada pihak management.

3. Proses Stock Opname

Dalam proses stock opname dimulai dari kepala gudang akan melakukan

mengecekan jumlah barang fisik dalam gudang dengan jumlah data barang

dalam sistem. Setelah itu kepala gudang akan melakukan update data

stock opname dan membuat laporan stock opname untuk diserahkan

kepada pihak management.

4. Proses Pelaporan

Dalam proses pelaporan dimulai dari kepala gudang akan mengambil data

barang dari semua transaksi yang telah terjadi di dalam gudang

selanjutnya dibuatkan laporan dari masing-masing transaksi diantaranya

 19

laporan pembelian barang, laporan pengeluaran barang dan laporan stock

opname untuk diserahkan kepada pihak management.

3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Berikut ini adalah penggambaran Diagram Alir Data pada system pengolahan

data PT Duta Karimah adalah sebagai berikut:

1. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

 20

2. Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

3. Diagram Detail Sistem Berjalan

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Pengadaan

 21

Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Pengeluaran Barang

Gambar III.6 Diagram Detail Stock Opname

 22

Gambar III.6 Diagram Detail Pelaporan

3.4. Kamus Data Sistem Berjalan

3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan (Input)

1. Nama Arus Data : Purchase Order

Alias :-

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Accounting – Proses 4.1

 23

Proses 4.1 – Suplier

Penjelasan : Untuk Stock gudang

Periode : Setiap terjadi stock gudang

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Tempat + Tanggal +

Nama_Perusahaan + Judul

Isi ={Description + PR No + Del Date + Unit +

Qty + Price + Amount + Deliver to}

Footer = PO Total

2. Nama Arus Data : Transfer Barang Store

Alias : Transfer Barang Store

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Kepala Gudang – Proses 4.2

Proses 4.2 – Unit Pengguna

Penjelasan : Sebagai transfer barang

Periode : Setiap terjadi pengeluaran barang

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama Perusahaan + Judul + Kepada + No.POL +

Nomor + Tanggal

Isi = {Kode + Nama Barang + Qty + Unit}

Footer = Adm + Kabag.Gudang + Driver + Security +

 24

Di Terima

3.5.2. Kamus Data Dokumen Pengeluaran (Output )

1. Nama Arus Data : Retur

Alias : Retur

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Bagian Kepala Gudang – Proses 4.1

Proses 4.1 – Suplier

Penjelasan : Untuk bukti barang retur

Periode : Setiap terjadi pengadaan barang

Volume : 3 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + No Urut + Tanggal + Tujuan +

Delivery Form

Isi = {Qty + Nama Barang + Harga + Total}

Footer = Dikirim oleh + Di terima oleh + Disiapkan oleh

2. Nama Arus Data : Laporan Pengeluaran Barang

Alias :-

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Unit Pengguna – Proses 4.2

Proses 4.2 – Management

Management – Proses 4.4

 25

Proses 4.4 - Management

Arsip Kwitansi – Proses 5.0

Penjelasan : Untuk Laporan Pengeluaran Barang

Periode : Setiap terjadi Pengeluaran Barang

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Judul

Isi = {No + Surat Perminataan Barang + Nama Toko +

Nama Barang + Sat + Jumlah}

Footer = Tanda_Tangan

3. Nama Arus Data : Laporan Pembelian Barang

Alias :-

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Acounting –Proses 4.1

Proses 4.1 – Proses 4.4

Proses 4.4 – Manajement

Penjelasan : Untuk Laporan Pembelian Barang

Periode : Setiap terjadi pembelian barang

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Judul + Bulan

Isi = Nama Barang + Qty + Harga + Jumlah}

Footer = Tanda_Tangan
 26

4. Nama Arus Data : Laporan Stock Opname

Alias :-

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Kepala Gudang – Proses 4.3

Proses 4.3 – Data Stock Barang

Data Stock Barang – Proses 4.4

Proses 4.4 - Management

Penjelasan : Laporan Stock Opname

Periode : Setiap akhir bulan

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Judul

Isi = {No + Nama_Barang + Unit + SO + Experid Period +

Stock Condition}

Footer = Jabatan + Tanda_Tangan + Nama

3.6. SPESIFIKASI SISTEM BERJALAN

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input)

dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem

berjalan.

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

 27

Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pengiriman barang

pada PT Duta Karimah. Adapun bentuk dokumen masukkan tersebut adalah sebagai

berikut :

1. Purchase Order

Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi : Sebagai acounting memesan barang

Sumber : Accounting

Tujuan : Bagian Suplier

Frekuensi : Setiap terjadi stock gudang

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 3 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-1

2. Transfer Barang

Nama Dokumen : Transfer Barang Store

Fungsi : Sebagai bukti kepala gudang transfer barang

Sumber : Kepala Gudang

Tujuan : Unit Pengguna

Frekuensi : Setiap terjadi permintaan barang

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 3 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-2

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

 28

Dokumen keluaran terdiri dari proses retur dan laporan.Adapun dokumen

keluaran tersebut adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Retur

Fungsi : Sebagai bukti kepala gudang barang retur

Sumber : Bagian Kepala Gudang

Tujuan : Suplier

Frekuensi : Setiap terjadi stock gudang

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 3 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Laporan Pengeluaran Barang

Fungsi : Sebagai pengeluaran barang

Sumber : Unit Pengguna

Tujuan : Kepala Gudang

Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran B-2

3. Nama Dokumen : Laporan Pembelian Barang

Fungsi : Sebagai bukti pembelian barang

Sumber : Bagian Accounting

Tujuan : Management
 29

Frekuensi : Setiap terjadi pembelian barang

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran B-3

4. Nama Dokumen : Laporan Stock Opname

Fungsi : Sebagai bukti laporan stock opname

Sumber : Bagian Kepala Gudang

Tujuan : Management

Frekuensi : Setiap Bulan

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran B-4

3.7. PERMASALAHAN

Bedasarkan pengamatan, maka penulis membuat kesimpulan bahwa PT Duta

Karimah dalam membuat laporan masih menggunakan cara manual. Dilihat dari

sistem berjalan timbul adanya permasalahan yang antara lain,yaitu :

1. Dalam pengisian Retur masih menggunakan sistem manual sehingga mudah di

salah gunakan atau data yang di buat bisa di palsukan.

2. Keamanan Dokumen kurang terjamin tersimpan dengan aman dan tidak hilang

ataupun lupa.
 30

3. Data dalam membuat laporan tidak akurat karena masih menghitung dan

membuat laporan masih secara manual dan riskan sekali terhadap kesalahan-

kesalahan yang seharusnya tidak terjadi.

3.8. PEMECAHAN MASALAH

Berdasarkan hasil pengamatan, maka penulis membuat kesimpulan bahwa PT

Duta Karimah dalam melakukan proses kegiatan pembuatan laporan masih manual.

Dengan pengisian data yang masih manual (tidak terkomputerisasi) maka

banyak permasalahan yang terjadi. Tentunya hal ini sangat merugikan karena tidak

sesuai dengan kemajuan teknologi informasi sekarang ini. Dengan digunakan

komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah proses pembuatan laporan. Selain

itu keuntungan lain yang dapat diperoleh dengan adanya komputer adalah dalam

pembuatan dan penyusunan laporan akan lebih cepat dan akurat, sehingga dalam

pembuatan dan penyusunan laporan tidak mengalami kesulitan.

Maka dari itu, penulis berusaha memberikan alternatif pemecahan masalah

dari berbagai pemasalahan yang ada, yaitu dengan mengubah sistem pembuatan

laporan menggunakan bahasa pemprograman sehingga memudahkan pengguna

komputer dalam menjalankan pekerjaannya.

31
 32

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil riset yang dilakukan sistem pembuatan laporan khususnya

dalam pembuatan laporan penjualan yang diterapkan pada PT Duta Karimah,

akhirnya dapat diambil kesimpulan dari seluruh pokok bahasan pada masing-masing

bab dalam penyusunan laporan riset, adalah sebagai berikut :

1. Sistem berjalan masih menggunakan cara manual .

2. Sering terjadi kesalahan dan pemalsuan data.

3. Keamanan data kurang terjamin .

4. Aplikasi program merupakan alternative pemecahan dari masalah yang dihadapi

oleh perusahaan-perusahaan atau pun instansi, khususnya PT Duta Karimah,

dalam hal ini khususnya pembuatan laporan penjualan. Dengan adanya aplikasi

pemrograman ini pengisian dan penyimpanan data akan menjadi mudah dan

lebih aman, apabila kita ingin mengetahui data atau laporan yang lain, dengan

mudah kita mengetahuinya, tanpa harus membuka satu persatu lembar-lembaran

dokumen yang bertumpuk dan berdebu.

5. Dengan aplikasi pemograman ini kita dapat membuat dokumen-dokumen

keluaran yang kita butuhkan dan inginkan, disesuaikan dengan bentuk dokumen

masukannya.
 33

6. Pengolahan didokumen dilakukan secara professional akan memberi kepuasan

bagi perusahaan dan patner perusahaan tersebut.

7. Proses pembuatan laporan pun tidak memerlukan waktu yang cukup lama, karena

dengan komputer semua data-data dapat diproses secara cepat dan akurat.

4.2. Saran

Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan diatas dan dengan hasil

dari pelaksanaan penanganan masalah aplikasi alternatif, maka penulis ingin

memberikan beberapa saran. Adapun saran penulis adalah sebagai berikut:

1. Kembangkanlah sistem yang ada dengan menggunakan sistem yang telah

terkomputerisasi.

2. Penggunaan komputer yang tepat akan membantu PT Duta Karimah dalam

membuat laporan.

3. Buat file back up agar data-data tersebut dapat terjaga keamanannya dari

kerusakan atau kehilangan akibat pemakai komputer maupun virus komputer itu

sendiri.

4. Penggunaan komputer menuntut kedisiplinan para pemakainya, terutama dalam

menyimpan data masukan. Dalam proses pemasukan data diharapkan user juga

dituntut lebih teliti sebab kesalahan yang kecil dapat berakibat fatal. Untuk itu

perlu diadakan pelatihan dan penjelasan bagi user yang berhubungan dengan

program maupun pembuatan laporan pada PT Duta Karimah.

5. Yang seoptimal mungkin sehingga tidak terjadi hal-hal yang sangat merugikan

user maupun pihak perusahaan.

 34

6. Pengecekan data yang tersimpan pada computer sebaiknya dilakukan secara

berlaka, misalnya satu minggu atau satu bulan sekali.

7. Sebaiknya perusahaan melakukan pelatihan kerja terhadap karyawannya untuk

meningkatkan kualitas dan kemampuan dalam mengoprasikan komputer.

8. Disamping itu perlu dilakukan juga pemeliharaan terhadap perangkat lunak

(software) maupun perangkat kerasnya (hardware) demi kelancaran tugas.

9. Keberadaan komputer perludijaga dan dirawat dengan baik, karena komputer

sangat peka terhadap lingkungan.

10. Tenaga operasional yang menjalankan atau mengoprasikan komputer adalah

orang yang terlatih dan mengetahui tentang komputer.

11. Meningkatkan kedisiplinan, keprofesionalan serta dedikasi personil selaku

pemakai komputer.