Pelaporan Informasi Biaya Mutu

Pelaporan biaya mutu memiliki arti penting bagi perusahaan yang menaruh perhatian
serius terhadap perbaikan dan pengendalian biaya mutu. Langkah pertama dan paling sederhana
dalam menciptakan sistem ini adalah penilaian biaya mutu yang sesungguhnya terjadi saat ini,
sehingga dengan demikian penting untuk suatu perusahaan membuat laporan biaya mutu
sesungguhnya. Perlu dipahami bahwa penurunan biaya 24 mutu harus disertai dengan
peningkatan mutu. Penurunan biaya mutu tanpa usaha-usaha untuk meningkatkan mutu
merupakan strategi yang berbahaya. Namun pelaporan biaya mutu tidak cukup menjamin bahwa
biaya-biaya mutu tersebut terkendalikan.

Pengendalian yang baik mensyaratkan standar dan suatu ukuran atas biaya sesungguhnya
sehingga bisa diukur kinerjanya dan jika perlu dapat dilakukan tindakan koreksi. Laporan kinerja
biaya mutu mempunyai dua bagian penting yaitu biaya sesungguhnya dan biaya standar. Selisih
dua biaya itu digunakan untuk mengevaluasi kinerja manajerial dan menyediakan tanda-tanda
kemungkinan timbulnya masalah-masalah yang berhubungan. Laporan ini dapat menyediakan
umpan balik penting sehingga manajer dapat mengevaluasi perilakunya sendiri dan jika perlu
dapat melaksanakan tindakan koreksi.

Laporan kinerja biaya mutu sangat penting untuk program-program penyempurnan mutu.
Laporan tersebut mendorong para manajer untuk (Supriyono, 1994 : 394-395):

a. Mengidentifikasikan berbagai biaya yang seharusnya disajikan dalam suatu laporan

kinerja.

b. Mengidentifikasikan tingkat kinerja mutu organisasi untuk saat ini.

c. Memulai berpikir mengenai tingkat kinerja mutu yang harus dicapai.

Pengidentifikasian standar mutu merupakan elemen penting dalam laporan kinerja mutu.
Berikut ini adalah contoh pelaporan informasi biaya mutu:

Kuantifikasi Standar Mutu

Mutu dapat diukur berdasarkan biayanya. Perusahaan
menginginkan agar biaya mutu turun, namun dapat mencapai mutu yang
lebih tinggi, setidaknya sampai dengan titik tertentu.
Agar standar biaya mutu dapat digunakan dengan baik perlu dipahami (Supriyono, 1994 :
398-401):
a. Perilaku biaya mutu
Agar laporan kinerja mutu dapat bermanfaat maka biaya mutu
harus digolongkan ke dalam biaya variabel dan biaya tetap
dihubungkan dengan penjualan, untuk biaya variabel penyempurnaan
mutu dicerminkan oleh pengurangan rasio biaya variabel, untuk
biaya tetap penyempurnaan biaya mutu dicerminkan oleh perubahan
absolut jumlah biaya tetap.
 Biaya mutu tetap dievaluasi dengan membandingkan biaya
sesungguhnya dengan biaya yang dianggarkan. Biaya tetap yang
sesungguhnya dibelanjakan yang dibandingkan. Pembandingan biaya
mutu tetap menggunakan jumlah absolut biaya yang sesungguhnya
dibelanjakan dengan yang dianggarkan. Sebaliknya, biaya mutu
variabel dapat dibandingkan dengan menggunakan persentase dari
penjualan atau jumlah rupiah biaya atau kedua-duanya.
b. Standar fisik
Untuk para manajer lini dan karyawan pengoperasian, ukuran
fisk mutu mungkin lebih bermanfaat. Untuk ukuran-ukuran fisik, standar mutunya adalah
kerusakan nol. Tujuan ukuran-ukuran ini adalah agar setiap orang mengerjakan dengan
benar sejak pertama kali.
c. Penggunaan standar intern
Standar mutu intern menunjukkan sasaran mutu untuk tahun
yang bersangkutan. Kemajuan peningkatan mutu harus dilaporkan
kepada para manajer dan para karyawan yang bersangkutan agar
mereka memperoleh kepercayaan yang diperlukan untuk mencapai
standar akhir yaitu kerusakan nol.

Jenis-jenis Laporan Kinerja Mutu

Laporan kinerja mutu harus mengukur realisasi kemajuan atau
perkembangan program penyempurnaan mutu dalam suatu organisasi.
Empat jenis kemajuan yang dapat diukur dan dilaporkan adalah sebagai
berikut (Supriyono, 1994: 402-413):
a. Laporan standar intern.
Laporan ini untuk menunjukkan kemajuan
yang berhubungan dengan standar atau sasaran periode sekarang.
Laporan ini membandingkan biaya mutu sesungguhnya untuk
periode tersebut dengan yang dianggarkan dan mengukur kemajuan
relatif yang dicapai dalam periode tersebut dengan tingkat kemajuan
yang direncanakan.
b. Laporan trend satu periode.
Laporan ini untuk menunjukkankemajuan yang berhubungan dengan kinerja mutu tahun
terakhir.
c. Laporan trend periode ganda.
Laporan ini untuk menunjukkan kemajuan sejak awal mula program penyempurnaan
mutu. Laporan ini menggambarkan perubahan mutu dari sejak pertama kali program tersebut
dilaksanakan sampai periode terakhir dan biasanya disajikan dalam sebuah grafik.
d. Laporan jangka panjang.
Laporan ini untuk menunjukkan kemajuan yang berhubungan dengan standar atau
sasaran jangka panjang. Laporan ini membandingkan biaya mutu sesungguhnya untuk periode
ini dengan biaya yang diharapkan jika standar kerusakan nol tercapai dengan anggapan tingkat
penjualan sama dengan tingkat penjualan periode ini
Berikut ini adalah contoh-contoh laporan kinerja mutu yang ada di
perusahaan:
 Definisi TQM

Mendefinisikan mutu / kualitas memerlukan pandangan yang komprehensif. Ada beberapa

elemen bahwa sesuatu dikatakan berkualitas, yakni :

1. Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan.

2. Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan.
3. Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah (apa yang dianggap berkualitas saat ini
mungkin dianggap kurang berkualitas pada saat yang lain).
4. Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa,
manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

Mutu terpadu atau disebut juga Total Quality Management (TQM) dapat didefinisikan dari tiga
kata yang dimilikinya yaitu:

Total (keseluruhan), Quality (kualitas, derajat/tingkat keunggulan barang atau jasa), Management
(tindakan, seni, cara menghendel, pengendalian, pengarahan).

Dari ketiga kata yang dimilikinya, definisi TQM adalah: “sistem manajemen yang berorientasi
pada kepuasan pelanggan (customer satisfaction) dengan kegiatan yang diupayakan benar sekali
(right first time), melalui perbaikan berkesinambungan (continous improvement) dan memotivasi
karyawan “ (Kid Sadgrove, 1995)[3]

Seperti halnya kualitas, Total Quality Management dapat diartikan sebagai berikut;

1)  Perpaduan semua fungsi dari perusahaan ke dalam falsafah holistik yang dibangun
berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas, dan pengertian serta kepuasan pelanggan
(Ishikawa, 1993, p.135).
2)  Sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada
kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi (Santosa, 1992, p.33).
3) Suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya
saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan
lingkungannya.[4]

Pengertian lain dikemukakan oleh Drs. M.N. Nasution, M.S.c., A.P.U. mengatakan bahwa Total
Quality Management merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba
untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa,
tenaga kerja, proses, dan lingkungannya.
Unsur-unsur utama TQM

a)     Fokus pada pelanggan.

b)     Obsesi terhadap kualitas.
c)     Pendekatan ilmiah.
d)     Komitmen jangka panjang.
e)     Kerja sama tim.
f)      Perbaikan sistem secara berkesinambungan.
g)     Pendidikan dan pelatihan.
h)     Kebebasan yang terkendali.
i)      Kesatuan tujuan.
j)      Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.

 Prinsip-prinsip TQM

Ada beberapa tokoh yang mengemukakan prinsip-prinsip TQM. Salah satunya adalah Bill Crash,
1995, mengatakan bahwa program TQM harus mempunyai empat prinsip bila ingin sukses
dalam penerapannya. Keempat prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1. Program TQM harus didasarkan pada kesadaran akan kualitas dan berorientasi pada
kualitas dalam semua kegiatannya sepanjang program, termasuk dalam setiap proses dan
produk.
2. Program TQM harus mempunyai sifat kemanusiaan yang kuat dalam memberlakukan
karyawan, mengikutsertakannya, dan memberinya inspirasi.
3. Progran TQM harus didasarkan pada pendekatan desentralisasi yang memberikan
wewenang disemua tingkat, terutama di garis depan, sehingga antusiasme keterlibatan
dan tujuan bersama menjadi kenyataan.
4. Program TQM harus diterapkan secara menyeluruh sehingga semua prinsip,
kebijaksanaan, dan kebiasaan mencapai setiap sudut dan celah organisasi.

Lebih lanjut Bill Creech, 1996, menyatakan bahwa prinsip-prinsip dalam sistem TQM harus
dibangun atas dasar 5 pilar sistem yaitu; Produk, Proses, Organisasi, Kepemimpinan, dan
Komitmen.

Lima Pilar TQM :

1)      Produk
2)      Proses
3)      Organisasi
4)      Pemimpin
5)      Komitmen

Pendapat lain dikemukakan oleh Hensler dan Brunnell (dalam Scheuing dan Christopher, 1993:
165-166) yang dikutip oleh Drs. M.N. Nasution, M.S.c., A.P.U. dalam bukkunya yang berjudul
Manjemen Mutu Terpadu, mengatakan bahwa TQM merupakan suatu konsep yang berupaya,
melaksanakan sistem manajemen kualitas kelas dunia. Untuk itu, diperlukan perubahan besar
dalam budaya dan sistem nilai suatu organisasi. ada empat prinsip utama dalam TQM, yaitu :

1)      Kepuasan pelanggan.

2)      Respek terhadap setiap orang.
3)      Manajemen berdasarkan fakta.
4)      Perbaikan berkesinambungan.

 Manfaat Program TQM

TQM sangat bermanfaat baik bagi pelanggan, institusi, maupun bagi staf organisasi.

Manfaat TQM bagi pelanggan adalah:

1) Sedikit atau bahkan tidak memiliki masalah dengan produk atau pelayanan.
2) Kepedulian terhadap pelanggan lebih baik atau pelanggan lebih diperhatikan.
3) Kepuasan pelanggan terjamin.

Manfaat TQM bagi institusi adalah:

1)      Terdapat perubahan kualitas produk dan pelayanan

2)      Staf lebih termotivasi
3)      Produktifitas meningkat
4)      Biaya turun
5)      Produk cacat berkurang
6)      Permasalahan dapat diselesaikan dengan cepat.

Manfaat TQM bagi staf Organisasi adalah:

1)      Pemberdayaan
2)      Lebih terlatih dan berkemampuan
3)      Lebih dihargai dan diakui Manfaat lain dari implementasi

TQM yang mungkin dapat dirasakan oleh institusi di masa yang akan datang adalah:

1. Membuat institusi sebagai pemimpin (leader) dan bukan hanya sekedar pengikut
(follower)
2. Membantu terciptanya tim work
3. Membuat institusi lebih sensitif terhadap kebutuhan pelanggan
4. Membuat institusi siap dan lebih mudah beradaptasi terhadap perubahan
5. Hubungan antara staf departemen yang berbeda lebih mudah
Persyaratan Implementasi TQM

Agar implementasi program TQM berjalan sesuai dengan yang diharapkan diperlukan
persyaratan sebagai berikut:

1. Komitmen yang tinggi (dukungan penuh) dari menejemen puncak.

2. Mengalokasikan waktu secara penuh untuk program TQM
3. Menyiapkan dana dan mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas
4. Memilih koordinator (fasilitator) program TQM
5. Melakukan banchmarking pada perusahaan lain yang menerapkan TQM
6. Merumuskan nilai (value), visi (vision) dan misi (mission)
7. Mempersiapkan mental untuk menghadapi berbagai bentuk hambatan
8. Merencanakan mutasi program TQM