UNIT IT
RS MATA ACHMAD WARDI BWI-DD
2021
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan ijin-Nya
Panduan Pengorganisasian Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Mata Achmad Wadi BWI-
DD dapat dibuat. Panduan ini akan dijadikan sarana dalam pengorganisasian pegawai Unit
IT Rumah Sakit Mata Achmad Wadi BWI-DD.
Pada kesempatan ini kami ucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang terlibat
dalam penyusunan Panduan Pengorganisasian Unit IT di Rumah Sakit Mata Achmad
Wadi BWI-DD sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya
sumber daya manusia sesuai standar.
Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada
kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu
dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik agar kami dapat
memperbaiki.
Akhir kata kami berharap semoga Panduan ini dapat bermanfaat untuk pelayanan
di Rumah Sakit Mata Achmad Wardi BWI-DD.
Di tetapkan di Serang
Pada tanggal
Direktur Utama
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................................................ ii
DAFTAR ISI............................................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................................... 1
BAB II GAMBARAN UMUM RS MATA ACHMAD WARDI BWI-DD........................................3
BAB III VISI DAN MISI TUJUAN RUMAH SAKIT....................................................................4
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT...............................................................5
BAB V STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN UNIT IT.............................................................7
BAB VI URAIAN JABATAN....................................................................................................9
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA......................................................................................21
BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL..........................................24
BAB IX KEGIATAN ORENTASI............................................................................................29
BAB X RAPAT...................................................................................................................... 35
BAB XI PELAPORAN...........................................................................................................37
BAB XII PENUTUP.............................................................................................................. 38
3
BAB I
PENDAHULUAN
4
BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT
Rumah Sakit Mata Achmad Wardi BWI-DD adalah sebuah rumah sakit khusus mata tipe C
yang berdiri pada tahun 2018 diatas atas tanah wakaf dari Keluarga Achmad Wardi yang
diamanahkan kepada Badan Wakaf Indonesia sebagai nazhir, dan di kelola oleh Yayasan
Dompet Dhuafa Republika.
Rumah Sakit Mata Achmad Wardi BWI-DD terletak di Jalan Raya Taktakan Km. 1
Kelurahan Lontar Baru, kecamatan Serang, dengan luas tanah sebesar 1.420,48 M2 dan
luas bangunan sebesar 927,5 M2.
Kehadiran RS Mata Achmad Wardi merupakan bagian dari tonggak sejarah karena untuk
pertama kalinya nazhir Badan Wakaf Indonesia dan Dompet Dhuafa bekerjasama
dibidang Rumah Sakit.
RS Mata Achmad Wardi BWI-DD bekerja sama dengan Klinik Mata Utama Gresik dan
merupakan Rumah Sakit khusus mata pertama di Kota Serang Banten dengan teknik
operasi tanpa jahit dan menggunakan alat-alat medis terkini dengan layanan unggulan
Vitreoretina dan Catarac Center. Selain itu, RS Mata Achmad Wardi juga membuka Unit
Gawat Darurat untuk pelayanan kesehatan umum.
RSAW mempunyai jumlah tempat tidur sebanyak 28 buah yang didukung Jumlah
Pegawai RSAW per April 2021 sebanyak 78 orang.
Pelayanan yang diberikan adalah sebagai berikut :
1. Pelayanan Rawat Jalan
2. Pelayanan Rawat Inap
3. Pelayanan Kamar Operasi
4. Pelayanan Penunjang dengan peralatan canggih
5
BAB III
VISI, MISI, TUJUAN, MOTO DAN BUDAYA
RS MATA ACHMAD WARDI BWI-DD
A. VISI
RS Mata Achmad Wardi BWI-DD mempunyai visi “ Pelayanan Kesehatan Mata
bernuansa islami, ramah dhuafa dan profesional”.
B. MISI
RS Mata Achmad Wardi BWI-DD merumuskan dalam misi sebagai berikut :
C. TUJUAN
Adapun tujuan dari RS Mata Achmad Wardi BWI-DD yaitu sebagai berikut :
D. MOTO
“Profesional Edukasi Sosial (Proedusosio)
E. Budaya :
1. Profesional
2. Ibadah
3. Amanah
6
BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RS MATA ACHMAD WARDI BWI-DD
DIREKTUR UTAMA
SEKRETARIS
KOMITE MEDIK
SPI
DIREKTUR
DIREKTUR
KEUANGAN &
PELAYANAN
KOMITE ETIK DAN UMUM
HUKUM
KOMITE PPI
UGD FARMASI SEKSI BENDAHARA,
RAWAT IPSRS
AKUNTANSI &
JALAN
VERIFIKASI
IT
7
BAB V
STRUKTUR ORGANISASI UNIT IT
Bagian Umum
Ka. Unit IT
8
URAIAN JABATAN
A. Kepala Unit IT
1. Nama Pekerjaan : Kepala Unit Teknologi Informasi
2. Bertanggung Jawab Kepada : Direktur Keuangan & Umum
3. Tugas Pokok :
Memimpin, merencanakan, mengelola, mengawasi dan mengevaluasi
seluruh kegiatan unit IT agar dapat mencapai visi dan misi organisasi.
4. Uraian Tugas :
a. Menyusun dan mengevaluasi sistem, pedoman, SPO, Juknis kegiatan
pelayanan IT, Meliputi.....?
b. Melaksanakan program kegiatan dan anggaran tahunan di IT sesuai dengan
kebijakan Rumah Sakit.
c. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran tahunan berikutnya.
d. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan SDM Unit IT.
e. Membuat dan menyajikan laporan .....?
f. Dst....
g.
7. Persyaratan Jabatan
a. Pendidikan minimal.....
b. Berusia maksimal .....
c. Memiliki kemampuan komunikasi verbal dan non verbal.
d. Mengetahui tata kelola administrasi pelayanan kesehatan rumah sakit.
9
e. Mampu menyusun anggaran dan program.
f. Memiliki kemampuan menyusun laporan, mempresentasikan, memimpin rapat
dan mewakili Lembaga dalam pertemuan formal.
g. Dst....
h.
10
BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA
INTERN
EKSTERN
BPJS REKANAN
Hubungan tata kerja di Unit IT bersifat garis komunikasi, koordinasi dan informasi
dalam pelaksanaan kegiatan.
Hubungan Intern :
Unit IT menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan
informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam
mengambil keputusan.
Hubungan Ekstern:
11
12
BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI
organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi
dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya
waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan
jabatan.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Unit IT RS Mata
Tabel 9.1
POLA KETENAGAAN
UNIT REKAM IT RS MATA ACHMAD WARDI BWI-DD
Jumlah ....
13
Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan
14
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh
pihak rumah sakit.
B. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar
diseleksi secara khusus oleh Unit IT. Proses seleksi yang dilakukan oleh Unit IT
ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi IT.
Kompetensi yang harus dimiliki seorang IT adalah :
1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi
:
- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan
Kesehatan.
- Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
2. Pengetahuan tentang .................
3. Pengetahuan..........
4. Sumber daya pelayanan kesehatan
- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan
karirnya
- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.
5. Manajemen mutu pelayanan
6. Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media
15
Standar yang harus dimiliki oleh seorang IT :
- Sehat, tidak buta warna.
- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan
registrasi).
4. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan
IT, pandangan terhadap penyelenggaraan IT yang berorientasi terhadap
kepuasan pelanggan.
16
BAB X
PROGRAM ORIENTASI
Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Unit Rekam Medis,
sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal
dengan materi yang meliputi :
1. Penerimaan pasien
2. Pencatatan
3. Pengolahan data medis
4. Penyimpanan
5. Pengambilan kembali
6. Penyusutan/Pemusnahan
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :
Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Unit Rekam Medis
17
Tabel 11.2
Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Unit Rekam Medis
Tabel 11.3
Tabel Orientasi SDM Assembling dan Kode Penyakit
Unit Rekam Medis
18
III Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim 60
Tabel 11.4
Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Unit Rekam Medis
Tabel 11.5
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM
Unit Rekam Medis
19
BAB XI
RAPAT
20
XII.2 Rapat Insidentil
Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Ka. Unit Rekam Medis, staff Rekam Medis yang tidak
bertugas.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi /usulan kepada pimpinan
BAB XII
PELAPORAN
21
Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :
1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap
Rumah Sakit
2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan
Rumah Sakit
3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi
4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial
Laporan Intern
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan
langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain:
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI,
GDR, NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat Horisontal
Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain
yang berkaitan di RS Mata Achmad Wardi BWI-DD, antara lain:
- Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali
ke Bagian Rekam Medis.
Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.
a. Laporan Rutin meliputi
22
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali
ke Bagian Rekam Medis.
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis.
7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. RS
Mata Achmad Wardi BWI-DD secara umum yang harus segera dilaporkan
karena berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti :
- Laporan Asuransi
- Laporan Visum Et Repertum
- Resume
Laporan Ekstern
1 2 3 4
Bulan berikutnya
23
Rawat Jalan RS Bulan berikutnya
- Pasien Umum
RL2.1
- Pasien Obstetri
RL2.2
- Bayi Baru Lahir/Lahir Mati
RL2.3
Data Peralatan Medik Rumah Sakit RL5 Tahunan per Tanggal 15 Januari
31 Desember
24