BAB IV

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

4.1 Tinjauan Organisasi

.1.1 Profil Perusahaan PT. XXX

PT. XXX merupakan sebuah perusahaan swasta lokal yang

memproduksi sparepart untuk kendaraan bermotor baik roda dua
maupun roda empat. Produk yang diproduksi oleh PT XXX adalah
Hose, Wheaterstrip, dan Molded Rubber. Semua produk PT XXX
berbahan dasar dari karet. Contoh produk yang diproduksi oleh PT
XXX :

Gambar 4.1 Contoh Produk Hose PT XXX

Sumber : PT.XXX

Gambar 4.2 Contoh Produk Hose PT XXX

Sumber : PT.XXX

61
 62

Gambar 4.3 Contoh Produk Hose PT XXX

Sumber : PT.XXX

Gambar 4.4 Contoh Produk Molded Rubber PT. XXX

Sumber : PT.XXX

Gambar 4.5. Contoh Produk Molded Rubber PT XXX

Sumber : PT.XXX
 63

Gambar4.6 Contoh Produk Wheaterstrip PT XXX

Sumber : PT.XXX

.1.2 Struktur Organisasi

Susunan Organisasi di PT. XXX adalah sebagai berikut :

1) President Direktur
2) Direktur Umum, membawahkan
1) Kabag Produksi
2) Kabag QC
3) Kabag HRD/SDM
3) Direktur Marketing, membawahkan
1) Marketing
4) Direktur Purchasing
1) Kabag Accounting
2) Purchasing
5) Kabag Produksi, membawahkan :
1) Produksi Gedung 7
2) Produksi Gedung 3
3) Produksi Gedung 1
4) Produksi Gedung 9
5) Delivery Control
6) Kabag QC, membawahkan :
 64

1) QC Laboratory
2) QC Gedung 3
3) QC Gedung 1
4) QC Gedung 9
7) Kabag HRD/SDM, membawahkan :
1) Training
2) Recruitment
8) Kabag Accounting
1) Payroll
2) Finance
 65

MANAGEMENT DEPARTMENT SUB DEPARTMENT

DIREKTUR KEPALA BAGIAN STAFF

PRODUKSI GEDUNG 7
OSCAR

PRODUKSI GEDUNG 3
RATNO, SUPARJO,
FITRI

PRODUKSI GEDUNG 4
JAJAT

PRODUKSI GEDUNG 1
AMBAR
KABAG PRODUKSI
BUDIMAN TANUDJAJA GUDANG BAHAN BAKU
YANI
WILLY
DIREKTUR UMUM
GUDANG BARANG JADI
BUDIMAN TANUDJAJA
TINI

DELIVERY CONTROL
BINARDI, HENDRA,
KOMISARIS
QC LABORATORY
HENNY
KABAG QC
RUDY H QC GEDUNG 2
MIRA E

QC GEDUNG 4
PRESIDENT DIREKTUR
DIDI
BACHTIAR TANUDJAJA
QC GEDUNG 9
ATING
WIDA N

TRAINING
SUGITO A.
KABAG HRD/SDM
WATY
RECRUITMENT
WATY
DIREKTUR MARKETING MARKETING
BURHAN TANUDJAJA STEPHANIE
PAYROLL
DIREKTUR NIA
KABAG ACCOUNTING
PURCHASING
FIFI FINANCE
BUDIMAN TANUDJAJA
ERNIN, YUNI
PURCHASING
NENENG

Gambar 4.7 Bagan Struktur Organisasi

Sumber : PT. XX
 66

.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

Untuk kelancaran dan optimalisasi pelaksanaan wewenang

dan tanggung jawab satuan organisasi di PT XXX, dengan rincian
sebagai berikut :

1. DIREKTUR UMUM
1.1 Melapor kepada :
PRESIDEN DIREKTUR
1.2 Tanggung Jawab :
a. Merencanakan persiapan mengenai bahan baku untuk
mencukupi proses produksi.
b. Merencanakan pelaksanaan tugas mengenai proses
produksi yang dilaksanakan oleh Kepala Bagian Produksi
supaya pengiriman produk menjadi tepat pada waktunya.
c. Mengawasi dan mengontrol proses produksi dari bahan
baku sehingga menjadi barang jadi.
d. Mengawasi kegiatan pemeliharaan mesin, alat ukur dan
juga alat bantu untuk proses produksi.
e. Memikirkan penataan mesin supaya mendapatkan proses
produksi yang efisien.
f. Memberikan informasi ke Kepala Bagian mengenai
peningkatan quality dan juga produksi.
g. Membimbing dan mendidik mengenai pedoman tata cara
kerja untuk meningkatkan disiplin kerja.
h. Memberikan jalan keluar untuk masalah-masalah yang
terjadi pada proses produksi.
i. Mengevaluasi semua kegiatan Kepala Bagian
1.3 Wewenang
a. Mengangkat dan memutasikan Kepala Bagian.
 67

b. Memutuskan produk yang harus diselesaikan terlebih

dahulu (prioritas).
c. Memutuskan pemetaan lokasi untuk digunakan sesuai
fungsinya.
2. DIREKTUR MARKETING
2.1 Melapor kepada :
Presiden Direktur
2.2 Tanggung Jawab :
a. Memasarkan produk yang diproduksi oleh PT. XXX
b. Membuat penawaran harga sesuai dengan spesifikasi yang
diberikan oleh pelanggan.
c. Menampung masalah yang terjadi di pelanggan dan
meneruskannya kepada bagian yang terkait.
d. Memberi informasi kepada bagian yang terkait mengenai
forecast kebutuhan pelanggan minimal 3 bulan kedepan.
e. Memberikan informasi mengenai pesaing PT. XXX.
f. Mencari order baru dari pelanggan baru.
g. Menjaga order yang rutin agar tidak menyusut.
h. Memberikan informasi kepada bagian engineering untuk
prioritas moulding dan banyaknya cavity untuk moulding
tersebut.
i. Membuat schedule untuk moulding kepada pelanggan.
j. Menyalurkan pelanggan supaya dapat membeli produk PT.
XXX.
2.3 Wewenang
a. Memutuskan harga akhir dengan pelanggan.
b. Menentukan produk yang diproduksi di PT. XXX.
3. DIREKTUR PURCHASING
3.1 Melapor kepada :
Presiden Direktur
 68

3.2 Tanggung Jawab :

a. Merencanakan persiapan mengenai bahan baku untuk
mencukupi proses produksi.
b. Merencanakan pelaksanaan tugas mengenai proses
produksi yang dilaksanakan oleh Kepala Bagian Produksi
supaya pengiriman produk menjadi tepat pada waktunya.
c. Mengawasi dan mengontrol proses produksi dari bahan
baku sehingga menjadi barang jadi.
d. Mengawasi kegiatan pemeliharaan mesin, alat ukur dan
juga alat bantu untuk proses produksi.
e. Memikirkan penataan mesin supaya mendapatkan proses
produksi yang efisien.
f. Memberikan informasi ke Kepala Bagian mengenai
peningkatan quality dan juga produksi.
g. Membimbing dan mendidik mengenai pedoman tata cara
kerja untuk meningkatkan disiplin kerja.
h. Memberikan jalan keluar untuk masalah-masalah yang
terjadi pada proses produksi.
i. Mengevaluasi semua kegiatan Kepala Bagian
3.3 Wewenang
a. Mengangkat dan memutasikan Kepala Bagian.
b. Memutuskan produk yang harus diselesaikan terlebih
dahulu (prioritas).
c. Memutuskan pemetaan lokasi untuk digunakan sesuai
fungsinya
4. KABAG PRODUKSI
4.1 Melapor Kepada :
Direktur Umum
4.2 Tanggung Jawab :
a. Mengatur penugasan karyawan dan operator untuk
kelancaran produksi.
 69

b. Membimbing, mendidik, menginformasikan mengenai

keselamatan kerja kepada bawahannya.
c. Mengatur kegiatan persediaan bahan yang akan diproses
dan yang sudah diproses.
d. Menjaga dan membina hubungan kerja antar karyawan.
e. Memberikan tugas yang dapat dikerjakan oleh
bawahannya.
f. Membuat laporan produksi secara umum.
4.3 Wewenang
a. Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahannya
mengenai proses produksi.
b. Menghentikan kegiatan proses produksi jika keadaan tidak
normal.
c. Memberikan sanksi kepada bawahannya jika indisiplin.
5. KABAG QUALITY CONTROL
5.1 Melapor Kepada :
Direktur Umum
5.2 Tanggung Jawab :
a. Mengelola dan mengontrol tindakan pemeliharaan,
pengawasan serta pengecekan terhadap kualitas produk
yang sedang dan telah dihasilkan oleh bagian produksi.
b. Menyusun jadwal pelaksanaan pemeliharaan, pengawasan
serta pengecekan produk.
c. Membuat dokumen standar produk berdasarkan spesifikasi
pelanggan dan drawing.
d. Melakukan tindakan koreksi dan pencegahan dan
membuat Instruksi Kerja Inspeksi.
e. Membuat rencana inspeksi dan pengujian.
f. Membuat schedule kalibrasi alat ukur, melaksanakannya
serta membuat catatan hasil kalibrasi.
g. Melakukan revisi standar bila ada perubahan spesifikasi.
 70

h. Melakukan perencanaan dan evaluasi untuk produk baru.

i. melakukan pengecekan part secara sampling sesuai dengan
standar customer.
j. Meneruskan segala informasi dan keputusan atasan kepada
bawahan.
k. Meneruskan segala usulan bawahan kepada atasan.
6. KABAG SDM / PERSONALIA
6.1 Melapor Kepada :
Direktur Umum
6.2 Tanggung Jawab :
a. Mempelajari keadaan secara terus-menerus untuk
menetapkan perencanaan kedepan dalam bidang
kepersonaliaan.
b. Melakukan pengembangan SDM berupa pembinaan dan
pemberian pelatihan dan pendidikan.
c. Merencanakan dan mengatur hal yang berhubungan
dengan SDM.
d. Melakukan absensi dan penggajian karyawan
e. Merencanakan dan melakukan program untuk :
f. pemeliharaan kesehatan dan keselamatan kerja karyawan
g. pemberian istirahat / cuti tahunan
h. penyelenggaraan kesejahteraan dan hiburan karyawan
i. Memadukan kepentingan karyawan dengan perusahaan.
j. Menyelesaikan masalah / konflik yang dialami karyawan
yang berhubungan dengan perusahaan.
k. Mengurus hal-hal yang berhubungan dengan
ketenagakerjaan (DEPNAKER)
l. Mengerjakan tugas-tugas lain yang ditetapkan oleh atasan
m. Meneruskan segala informasi dan keputusan atasan
kepada bawahan.
n. Meneruskan segala usulan bawahan kepada atasan.
 71

6.3 Wewenang
a. Memberikan teguran, saran dan surat peringatan kepada
karyawan yang indisiplin.
b. Melakukan penerimaan, penyaluran, promosi, mutasi,
pensiun dan pemberhentian karyawan.
c. Melakukan diplomasi / negosiasi untuk menyelesaikan
masalah / konflik yang ada di dalam perusahaan.
7 KABAG ACCOUNTING.
7.1 Melapor Kepada :
Direktur Purchasing
7.2 Tanggung Jawab :
a. Memeriksa dan membuat kontrabon serta menyiapkan
pembayaran (hutang)
b. Membuat neraca keuangan harian
c. Membuat buku kas
d. Membuat laporan pajak
e. Memeriksa faktur yang ada.
7.3 Wewenang
a. Menentukan hari kontrabon dan pembayaran (hutang).
8 STAFF TRAINING
8.1 Melapor Kepada :
Kabag. SDM/Personalia
8.2 Tanggung Jawab :
a. Melakukan pengembangan SDM berupa pembinaan dan
pemberian pendidikan dan pelatihan
b. Menyiapkan materi pendidikan dan pelatihan
c. Membuat penjadwalan untuk pendidikan dan pelatihan.
8.3 Wewenang
a. Menentukan penilaian SDM berdasarkan hasil pendidikan
dan pelatihan.
 72

9. STAFF REKRUTMENT
9.1 Melapor Kepada :
Kabag. SDM/Personalia
9.2 Tanggung Jawab :
a. Melakukan perencanaan kebutuhan sumber daya manusia.
b. Melakukan rekrutmen sumber daya manusia untuk
memenuhi kebutuhan perusahaan.
c. Melakukan proses seleksi sumber daya manusia dengan
tepat.
9.3 Wewenang
a. Melakukan penempatan sumber daya manusia berdasarkan
kebutuhan perusahaan.
 73

4.1 Uraian Prosedur

.2.1 Use Case Diagram

Gambar 4.2 Use Case Diagram yang sedang berjalan

Sumber : Penulis (2018)

 74

Spesifikasi Use Case Diagram :

Tabel 4.1 Spesifikasi Actor

No Aktor Deskripsi

1 Kabag Produksi Orang yang mengatur penugasan

karyawan dan operator untuk
kelancaran produksi.
2 Kabag SDM Orang yang menerima, merekap,
mengantarkan undangan training ke
kabag produksi dan membuat
laporan beserta skill card.
3 Direktur Orang yang menyetujui atau
tidaknya kegiatan training.
4 Trainner Orang yang bertugas memberikan
pelatihan kepada peserta training.
5 Peserta training Orang yang menerima pelatihan.

Sumber : Penulis (2018)

Tabel 4.2 Spesifikasi Use Case Diagram

No Use Case Deskripsi

1 Mengantarkan form Suatu proses pengiriman pengajuan

pengajuan training training

2 Menerima form Proses diterimanya pengajuan

pengajuan training training.
3 Pencatatan rekap Suatu proses penginputan training.
pengajuan training

4 Validasi pengajuan Proses pengesahan form pengajuan

training training oleh Direktur.
 75

5 Mengantarkan Suatu proses pengantaran

undangan training undangan oleh kabag SDM kepada
kabag produksi.

6 Menerima undangan Proses penerimaan undangan oleh

training kabag produksi lalu mengantarkan
undangan tersebut kepada trainer
dan peserta training.
7 Training Proses yang dilakukan oleh trainner
dan peserta training.

8 Membuat laporan Proses pembuatan laporan hasil

hasil training training.

9 Mengantarkan Proses pengantaran laporan hasil

laporan hasil training training oleh trainner yang akan
diserahkan kepada kabag SDM.
10 Menerima hasil Proses penerimaan hasil laporan
laporan training training

11 Membuat rekap hasil Proses pembuatan laporan hasil

training training.

12 Membuat skill card Proses pembuatan skill card oleh

kabag SDM.

13 Mengantarkan skill Proses pengantaran skill card oleh

card kepada peserta kabag SDM kepada peserta
trainning trainning.
14 Menerima skill card Proses penerimaan skill card

Sumber : Penulis (2018)

.2.2 Activity Diagram

 76

Gambar 4.2 Use Case Diagram yang sedang berjalan

Sumber : Penulis (2018)

Tabel 4.3 Keterangan Activity Diagram

 77

No Nama Activity Keterangan

1 Mengantarkan form Aktivitas yang dilakukan oleh Kabag

pengajuan training produksi untuk mengantarkan form
pengajuan training.
2 Menerima form Aktivitas yang dilakukan oleh Kabag
pengajuan training SDM untuk menerima pengajuan
training.

3 Pencatatan rekap Aktivitas yang dilakukan oleh Kabag

pengajuan training SDM untuk merekap pengajuan
training.
4 Validasi form Aktivitas yang dilakukan oleh
pengajuan training Direktur untuk menyetujui atau
tidaknya kegiatan training.
5 Mengantarkan Aktivitas yang dilakukan oleh Kabag
undangan training SDM untuk mengantarkan undangan
training kepada Kabag Produksi.
6 Menerima Aktivitas penerimaan undangan oleh
undangan training trainner dari Kabag produksi.

7 Training Aktivitas yang dilakukan oleh

trainner dan peserta training.

8 Membuat laporan Aktivitas yang dilakukan oleh

hasil training trainner untuk membuat laporan hasil
training.
9 Mengantarkan Aktivitas yang dilakukan oleh
laporan hasil trainner untuk mengantarkan laporan
training kepada Kabag SDM.
10 Menerima laporan Aktivitas penerimaan laporan oleh
hasil training Kabag SDM.

11 Membuat rekap Aktivitas yang dilakukan oleh Kabag

hasil training SDM untuk merekap hasil training.
 78

12 Membuat skill card Aktivitas yang dilakukan oleh Kabag

SDM untuk membuat skill card.

13 Mengantarkan skill Aktivitas pengantaran skill card oleh

card Kabag SDM kepada peserta training.

14 Menerima skill Aktivitas penerimaan skill card oleh

card peserta training.

Sumber : Penulis (2018)

.3 Kesimpulan Hasil Analisis

Permasalahan yang dihadapi dalam Perancangan Sistem Pengolahan Data

Pegawai Training di PT.XXX Kota Bandung adalah sistem pengolahan
tersebut masih dilakukan secara tertulis sehingga menyebabkan timbulnya
beberapa permasalahan sebagai berikut :
1. Sistem pengolahan data pegawai training dan pembuatan laporan masih
dilakukan secara manual sehingga tidak efisien
2. Lambatnya proses pencarian data pegawai training dikarenakan data
yang menumpuk dalam satu ruangan, dan lambatnya pembuatan laporan
3. Tidak adanya jaminan akan keamanan datanya.

.3.1 Solusi
Adapun upaya pemecahan dari masalah diatas, setelah penulis
menganalisis sistem pengolahan data pegawai training, yaitu
dibuatnya database sistem pengolahan data pegawai training yang
berbasis komputerisasi sehingga dapat mengefektifitaskan waktu pada
saat proses pengolahan data, memudahkan pengecekan data, dan dapat
memudahkan proses pembuatan laporan.
Berdasakan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan maka
perlu dibuat sebuah program aplikasi yang dapat menangani aliran
data proses pengolahan data arsip, baik proses masukan, keluaran
 79

maupun percetakan laporan. Pembuatan program aplikasi ini tidak

diajukan untuk mengubah sistem, tetapi untuk memperbaiki sistem
yang ada dimana sistem masih belum terkomputerisasi dalam
pencatatan, pengarsipan data dan pembuatan laporan.