WORK INSTRUCTION No Dokumen : PP/BIROQHSE/W/002

Tanggal Berlaku : 15 Oktober 2020

Status / Tanggal : Amd.A / 15 Oktober 2020
PENGELOLAAN Tanggal Review : 15 Oktober 2022
DOKUMEN & RECORD Halaman : 1 / 10

PERUBAHAN : ALASAN PERUBAHAN :

1. Menambahkan referensi ISO 19650 : 2018 1. Adanya penerapan sistem ISO terbaru
2. Menambahkan poin pengelolaan dokumen 2. Memastikan adanya kebijakan dalam
internal dan eksternal yang bersifat informasi dan mengelola dokumen internal dan eksternal
wajib disosialisasikan ke seluruh karyawan yang sifatnya wajib diketahui seluruh karyawan

DISPOSISI :
/AE/P/003

TELAH MELALUI PROSES PARAF PPD

VALIDASI

REC NO : ……………………………..... DEPT. REKINSTRA

DIBUAT OLEH : DISETUJUI OLEH :

Unit SM-KM SVP-STRATEC

Front Cover dalam bentuk 'hard copy' sudah ditanda

tangani oleh Pejabat ybs

Nama Anjar Tri Astuti Budi Suanda

Tanggal

DISAHKAN OLEH :
Unit DSH DO1 DO2 DO3 DFMR PD

Front Cover dalam bentuk 'hard copy' sudah ditanda tangani oleh Pejabat ybs

Nama Yul Ari P. Anton M. Toha Fauzi Eddy Herman Agus Novel Arsyad
Satyo H. Purbianto
Tanggal

JABATAN YANG WAJIB MENGETAHUI

UKP : DIV-Ops : Proyek :
- All BOD - All SVP-Ops - PM, SAM, SEM, SOM
- SVP-QHSE, GM-QM, GM-HSEM, SrMgr-QHSE BP, Mgr-HSE Infra, - GM-Ops - HSE P Off dan QC Off
Mgr-HSE EPC&Sub, Mgr-QC Building, Mgr-QC Infra, Mgr-QC
EPC&Sub, QC Coord, SHE Coord, Off-S&DA Sub, S&DA Q, S&DA
HSE, Off-S&DA Sub
DISTRIBUSI KE : PP ONLINE (www.pponline.ptpp.co.id)
 No Dokumen : PP/DMTRATEK./W002
WORK INSTRUCTION Tanggal Berlaku : 30 Desember 2019
(pp) PENGELOLAAN
Status / Tanggal ; Rev-2 / t4 oktober 2019
Tanggal Review : 30 Desember 2021
DOKUMEN & RECORD Halaman :1/ll

PERUBAHAN: ALASAN PERUBAHAN :

Penambahan adanya Dokumen & Record Utama Mengembangkan system ketelusuran

Perusahaan 2019 dokumen dan record perusahaan serta untuk
mengetahui originator atas dokumen dan
record perusahaan

DISPOSISI :

PARAF PPD
TELAH MELALUI PROSES VALIDASI
PERUSAHAAN

REC NO .r{
DIBUAT OLEH : DISETUJUI OLEH :

Unit SrMgr-KM SVP-STRATEC

o,

6W
Nama Anjar Tri Astuti Ni Made Sasanti
Tang8al ^ 1la lb/$j /.tu1c)
DISAHKAN OtEH :

Unit D5H DFMR DO1 DO2 DO3 PD

,r
\""ilo
Nama
7d- M. Aprindy Agus Purbianto
(hi,
Anton Satyo M. Toha Fauzi
W"/
A.H. Tatang
aor-:-)
Lukman Hidayat
Tanggal 17 1121201s \7 /ll leD1t) tg l11t\aq t\/u/ og 20/lLleog ?ql$/rap

JABATAN YANG WAJIB MENGETAHUI

UKP: DIV-ops: Proyek
. AIISVP AIISVP PM, SEM, SA[, dan SOM
- All SrMgr & Mgr All SrMgr dan Offlcer
- AllStaff
DISTRIBUSI KE : PP ONLINE (www. oponline. ptpp.co.id)
 WORK INSTRUCTION No Dokumen : PP/BIROQHSE/W/002
Tanggal Berlaku : 15 Oktober 2020
Status / Tanggal : Amd.A / 15 Oktober 2020
PENGELOLAAN Tanggal Review : 15 Oktober 2022
DOKUMEN & RECORD Halaman : 2 / 10

DAFTAR ISI
Halaman
1. MAKSUD DAN TUJUAN.......................................................................................................................... 3
2. RUANG LINGKUP ................................................................................................................................... 3
3. REFERENSI ............................................................................................................................................. 3
4. DEFINISI ................................................................................................................................................. 3
5. KETENTUAN UMUM .............................................................................................................................. 5
6. DOKUMEN TERKAIT............................................................................................................................... 9
7. RECORD ................................................................................................................................................. 9
8. LAMPIRAN ............................................................................................................................................. 9
SEJARAH DOKUMEN.................................................................................................................................... 10
 WORK INSTRUCTION No Dokumen : PP/BIROQHSE/W/002
Tanggal Berlaku : 15 Oktober 2020
Status / Tanggal : Amd.A / 15 Oktober 2020
PENGELOLAAN Tanggal Review : 15 Oktober 2022
DOKUMEN & RECORD Halaman : 3 / 10

1. MAKSUD DAN TUJUAN

1.1. Mengelola dokumen sebagai panduan pelaksanaan di unit kerja
1.2. Mengendalikan record sebagai hasil aktivitas pencatatan maupun analisis yang valid dan
dapat dipertanggungjawabkan
1.3. Ketersediaan informasi yang dapat diperoleh tanpa proses pencarian yang rumit
1.4. Keseragaman format dan ketentuan cara penomoran dokumen & record di lingkup
perusahaan induk

2. RUANG LINGKUP
2.1. Meliputi proses penerimaan dokumen, pembaharuan dan pendistribusian dokumen.
2.2. Meliputi proses menerima record, pengarsipan, pemeliharan record.
2.3. Jenis record yang diatur meliputi record output hasil aktivitas pekerjaan yang diatur
dalam Prosedur dan WI serta dokumen lainnya di unit Proyek/ Divisi/ Biro.

3. REFERENSI
3.1. ISO 9001 : 2008
3.2. OHSAS 18001
3.3. ISO 14001:2004
3.4. SMK3
3.5. KPKU
3.6. ISO 19650: 2018

4. DEFINISI
Istilah Pengertian
Dokumen Panduan atau acuan kerja, contoh : Kontrak, Spesifikasi, Shop Drawing, As Built
Drawing, SK Direksi, dll.
Record Hasil dari aktivitas pekerjaan yang wajib untuk diarsip yang dihasilkan oleh unit
yang bersangkutan. Contoh : Check List, Shop Drawing, Check Drawing, Hasil
Test, Sertifikat Pabrikan, dll.
Data Rahasia Semua informasi baik berupa data, dokumen, gambar atau hal lain yang
berkaitan dengan Perusahaan yang tidak boleh diberitahukan kepada pihak-
pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya, berdasarkan pertimbangan
keselamatan perusahaan, persaingan usaha ataupun pertimbangan
kepantasan (etika).
Pusat Fungsi dalam unit kerja yang bertanggungjawab melakukan pengendalian dan
Pengendalian monitoring alur dokumen maupun record atas hasil pekerjaan unit tersebut
Dokumen (PPD)
Petugas PPD Orang yang ditunjuk dalam satu Divisi/Biro/Proyek untuk mengelola dokumen
/ record
Pembuat / Departemen yang menyusun file dan dokumen record lalu bertanggungjawab
Penghasil Record menyerahkan ke Petugas PPD Biro atau Divisi untuk dikendalikan.
 WORK INSTRUCTION No Dokumen : PP/BIROQHSE/W/002
Tanggal Berlaku : 15 Oktober 2020
Status / Tanggal : Amd.A / 15 Oktober 2020
PENGELOLAAN Tanggal Review : 15 Oktober 2022
DOKUMEN & RECORD Halaman : 4 / 10

Istilah Pengertian
Dokumen dan Dokumen dan record yang dikendalikan distribusinya dan dicatat oleh Petugas
Record PPD
Terkendali
 WORK INSTRUCTION No Dokumen : PP/BIROQHSE/W/002
Tanggal Berlaku : 15 Oktober 2020
Status / Tanggal : Amd.A / 15 Oktober 2020
PENGELOLAAN Tanggal Review : 15 Oktober 2022
DOKUMEN & RECORD Halaman : 5 / 10

5. ALUR PROSES
PENANGGUNG
JAWAB
AKTIVITAS KETERANGAN

MULAI

P Form Memetakan dokumen dan

L PPD Masterlist
record yang dihasilkan dari
A dan
Monitoring unit kerja beserta PIC atas
N dokumen dan record tersebut
Dokumen

Membuat daftar Masterlist dan

Monitoring
monitoring dokumen dan Dokumen Unit
record dan melakukan Kerja
pengarsipan

Contoh Dokumen
Dokumen
dan Record
Mendistribusi dokumen dan Record
dan Record ? (Master)
Final

YA Shop Drawing
D Proyek ? TIDAK
O

Memberi stempel Master Masterlist dan Mencatat pada transmittal Form Transmittal
Monitoring Sheet / Ekspedisi
Copy pada Shop Drawing Dokumen Unit
sheet / buku ekspedisi /
yang sudah disetujui MK/ Kerja Terupdate history email
Owner

Contoh Dokumen Berkoordinasi dengan pihak

Menggandakan Master xopy
dan Record pembuat dokumen / record
& memberikan stempel (Controlled)
Controlled Copy
untuk dokumen yang masa
berlakunya habis

Dokumen
Mendistribusikan ke
dan Record
(Controlled) lapangan

Menyimpan dokumen/record
minimal 10 thn (Untuk proyek
Ada perubahan ? TIDAK yang sudah selesai,
dokumen/record diserahkan
ke Divisi Spesialisasi terkait)
CHECK YA
&
ACTION Menarik gambar controlled Contoh Dokumen
copy dan diberi stempel dan Record Memusnahkan dokumen/
obsolete pada dokumen Master (Obsolete) record
Copy & Controlled Copy

Menerima revisi gambar sesuai

perubahan yang dibutuhkan A
 WORK INSTRUCTION No Dokumen : PP/BIROQHSE/W/002
Tanggal Berlaku : 15 Oktober 2020
Status / Tanggal : Amd.A / 15 Oktober 2020
PENGELOLAAN Tanggal Review : 15 Oktober 2022
DOKUMEN & RECORD Halaman : 6 / 10

PENANGGUNG
JAWAB
AKTIVITAS KETERANGAN

PPD Dokumen
YA Keuangan / TIDAK
Pajak ?

CHECK
& Surat Ijin
ACTION Mengajukan surat ijin ke Pemusnahan Mengajukan ijin ke SVP
Director of Finance & HR Dokumen Terkait

SELESAI

6. KETENTUAN UMUM
6.1. SVP Biro dan Divisi menunjuk 1 (satu) petugas PPD di unitnya yang bertugas mengelola
dokumen atau record yang dihasilkan di unitnya.
6.2. Petugas PPD mengupdate record atau dokumen yang dihasilkan oleh unitnya ke dalam
Daftar Monitoring Record serta melakukan pengarsipan record atau dokumen dalam
bentuk Softcopy (Hasil scan dokumen yang telah disahkan) maupun Hardcopy (Bila
diperlukan) yang diterima dari Pembuat / Penghasil record.
6.3. Review Dokumen dilaksanakan setiap ada perubahan, berdasarkan dokumen baru/revisi
oleh Pembuat / Penghasil Record.
6.4. Ketentuan revisi/amandemen Dokumen sebagai berikut :
5.4.1 Setiap kata yang berubah diberi tanda ditebalkan (Bold), Tulisan miring (Italic),
warna merah
5.4.2 Setiap dokumen gambar diberi tanda awan “ “ merah
5.4.3 Membuat sejarah dokumen
5.5 Dokumen dan record wajib diberikan nomor dengan ketentuan sebagai berikut :
5.5.1 Record yang diatur dalam Prosedur atau WI (Diletakkan di pojok kanan atas)
01.03.17 8.1 𝑃𝑃/𝐷𝐼𝑉𝑆𝑇𝑅𝐴𝑇𝐸𝐾/𝑃/001
/𝐵/
𝐴 𝐶
A. Tanggal, bulan dan tahun
B. Nomor urut sesuai daftar masterlist dan monitoring dokumen (Lampiran 8.1 –
Masterlist dan monitoring dokumen)
C. Nomor dokumen Prosedur atau WI yang menjadi referensi
 WORK INSTRUCTION No Dokumen : PP/BIROQHSE/W/002
Tanggal Berlaku : 15 Oktober 2020
Status / Tanggal : Amd.A / 15 Oktober 2020
PENGELOLAAN Tanggal Review : 15 Oktober 2022
DOKUMEN & RECORD Halaman : 7 / 10

5.5.2 Penomoran Gambar drawing yang diletakkan di kolom penomoran beserta status
perubahan gambar.

𝑃𝑃 𝐸𝑃𝐶 717005 𝑆 001

/ / /𝐷 /
𝐴 𝐵 𝐶 𝐸
Status : ASLI
A. Kode Korporasi
B. Kode Divisi Spesialisasi (G1/G2/I1/I2/EPC)
C. Kode Proyek atau Profit Center
D. Jenis Pekerjaan , antara lain :
- ‘S’ -> Gambar Struktur
- ‘A’ -> Gambar Arsitektur
- ‘M’ -> Gambar Mekanikal
- ‘E’ -> Gambar Elektrikal
- ‘L’ -> Gambar Landscape
- ‘Eq’ -> Gambar Equipment
- ‘P’ -> Gambar Plumbing
- ‘C’ -> Gambar Sipil (contohnya : Pekerjaan Tanah, Pekerjaan Aspal, Saluran,
Reklamasi, Irigasi, dll)
E. No Urut Dokumen
F. Status Drawing : Asli, Rev-1, Rev-2, dst..
5.5.3 Record yang tidak diatur dalam Prosedur atau WI
5.5.3.1 Berlaku untuk record di Proyek
𝑃𝑃 𝐺1 𝑄𝐶 717005 01.03.17 001
/𝐵 / / / /
𝐴 𝐶 𝐷 𝐸 𝐹
A. Kode Korporasi
B. Kode Divisi Spesialisasi (G1, G2, I1, I2 dan EPC)
C. Jenis Record antara lain :
- QC -> terkait kegiatan QC
- HSE -> terkait kegiatan HSE
- Ops -> terkait kegiatan dibawah tanggung jawab SOM
- Teknik -> terkait kegiatan dibawah tanggung jawab SEM
- Keu -> terkait kegiatan keuangan dan akuntansi dibawah tanggung
jawab SAM
- Adm -> terkait kegiatan administrasi selain keuangan, akuntansi dan
kontrak dibawah tanggung jawab SAM (bersifat umum)
- Log -> terkait kegiatan logistik dibawah tanggung jawab Logistik
- ARK -> terkait kegiatan administrasi selain keuangan dan akuntansi
dibawah tanggung jawab SAM
 WORK INSTRUCTION No Dokumen : PP/BIROQHSE/W/002
Tanggal Berlaku : 15 Oktober 2020
Status / Tanggal : Amd.A / 15 Oktober 2020
PENGELOLAAN Tanggal Review : 15 Oktober 2022
DOKUMEN & RECORD Halaman : 8 / 10

- LL (untuk record diluar QC, HSE, Ops, Teknik, Keu, Adm, Log, ARK).
D. Nama Unit (Kode Proyek atau Profit Center)
E. Tanggal, bulan dan tahun
F. Nomor urut record / dokumen
5.5.3.2 Berlaku untuk record di Divisi dan Biro
𝑃𝑃 𝐷𝐼𝑉𝑆𝑇𝑅𝐴𝑇𝐸𝐾 01.03.17 001
/ / /
𝐴 𝐵 𝐶 𝐷
A. Kode Korporasi
B. Nama Unit
C. Tanggal, bulan dan tahun
D. Nomor urut record / dokumen

5.6 Pembuat / penghasil record menyerahkan record atau dokumen softcopy maupun
hardcopy kepada Petugas PPD.
5.7 Petugas PPD yang telah menerima record atau dokumen softcopy maupun hardcopy
wajib melakukan update atas Masterlist dan Monitoring Dokumen atau Daftar
Monitoring Record untuk pengendalian. (8.1 – Form Masterlist dan Monitoring
Dokumen)
5.8 Distribusi record atau dokumen baik hardcopy maupun softcopy wajib untuk dicatat
pada Transmittal Sheet atau Buku Ekspedisi (8.3 – Form Transmittal Sheet/Ekspedisi)
5.9 Bagi dokumen yang masa berlakunya akan habis maka PPD akan berkoordinasi
dengan pihak pembuat atau penghasil record untuk diperbaharui atau dikonfirmasi
untuk tindak lanjut.
5.10 Khusus untuk pengendalian dokumen gambar Shop Drawing di proyek, mengikuti
ketentuan sebagai berikut :
5.10.1 Gambar yang telah disetujui oleh pihak MK/Owner harus diberi stempel
Master Copy.
5.10.2 Kemudian diperbanyak dan distempel Controlled Copy untuk didistribusikan
ke Tim Lapangan.
5.10.3 Apabila terdapat perubahan gambar, maka gambar controlled copy yang
sudah beredar (termasuk mandor dan subkon) harus ditarik dan diberi
stempel Obsolete Copy. Serta memberikan informasi nomor dokumen yang
telah berubah ke semua tim proyek.
5.11 Dokumentasi/Record disimpan oleh unit terkait minimal 10 (Sepuluh) tahun, kecuali
bila ada ketentuan dalam kontrak atau hukum yang menentukan lain.
5.12 Dokumen berkaitan dengan kontrak Proyek dengan Owner yang disimpan dalam
bentuk data kertas atau elektronik dipelihara hingga minimal 10 (sepuluh) tahun sejak
penyerahan akhir proyek kepada Owner/Customer.
 WORK INSTRUCTION No Dokumen : PP/BIROQHSE/W/002
Tanggal Berlaku : 15 Oktober 2020
Status / Tanggal : Amd.A / 15 Oktober 2020
PENGELOLAAN Tanggal Review : 15 Oktober 2022
DOKUMEN & RECORD Halaman : 9 / 10

5.13 Khusus bagi Proyek yang telah selesai, semua dokumen/record diserahkan ke Divisi
Operasi terkait baik Hardcopy maupun softcopy (hasil scan dalam format PDF).
5.14 Untuk record yang non-aktif (Yang tidak dipergunakan lagi dalam operasional) :
5.14.1 Disortir dan disimpan dalam box file, diberi label (Identifikasi) dan disimpan
agar tidak rusak
5.14.2 Membaharui daftar monitoring record
5.15 Bagi unit yang akan melakukan pemusnahan atas dokumen atau record berupa
hardcopy yang telah disimpan lebih dari 10 (Sepuluh) tahun maka wajib untuk
mengajukan ijin pemusnahan kepada pimpinan perusahaan dengan ketentuan sebagai
berikut :
5.15.1 Untuk Dokumen/Record Keuangan dan Pajak : Ijin Director of Finance & HR
5.15.2 Untuk Dokumen/Record non-Keuangan dan Pajak : ijin Senior Vice
President Biro dan Divisi Terkait
5.16 Data-data perusahaan yang bersifat rahasia, yaitu data riwayat pemeriksaan kesehatan
karyawan, data identitas karyawan, data strategi perusahaan dll, maka harus
tersimpan dengan baik dan tidak boleh keluar tanpa seijin Kepala Unit terkait.
5.17 Setiap pendistribusian Record (dokumen) harus tercatat. Bagi record jenis hardcopy
akan dikontrol menggunakan stempel pengendalian (Contoh terlampir).
5.18 Khusus dokumen internal dan eksternal yang bersifat pemberitahuan kepada seluruh
karyawan PT PP (Persero) Tbk, dapat diarsip dan disosialisasikan melalui website
perusahaan (www.ptpp.co.id) dan/atau Knowledge Center Perusahaan (www.
Knowledgecenter.ptpp.co.id). Contoh dokumen tersebut seperti Peraturan
Pemerintah, Peraturan Kementerian, Panduan ISO, Peraturan Perusahaan, Buku Saku
Perusahaan, dll).

6 DOKUMEN TERKAIT
-

7 RECORD
8.1 Masterlist dan Monitoring Dokumen
8.2 Transmittal Sheet/Ekspedisi
8.3 Surat Ijin Pengajuan Pemusnahan Dokumen

9 LAMPIRAN
9.1 Lamp. 1 - Form Masterlist dan Monitoring Dokumen
9.2 Lamp. 2 - Contoh Stempel Pengendalian
9.3 Lamp. 3 – Contoh Transmittal Sheet/Ekspedisi
9.4 Lamp. 4 – Contoh Surat Ijin Pemusnahan Dokumen
 WORK INSTRUCTION No Dokumen : PP/BIROQHSE/W/002
Tanggal Berlaku : 15 Oktober 2020
Status / Tanggal : Amd.A / 15 Oktober 2020
PENGELOLAAN Tanggal Review : 15 Oktober 2022
DOKUMEN & RECORD Halaman : 10 / 10

SEJARAH DOKUMEN
No Asli / Revisi / Tanggal Keterangan Perubahan
Amandemen Berlaku
1. Asli 01.03.2017 Pemutihan dari Prosedur Pengendalian Record
nomor QSHE/TQM/AE/P/003 Revisi A
2. Rev-1 01.12.2017 1. Perubahan judul WI dari Pengelolaan Record
menjadi Pengelolaan Dokumen & Record
2. Menambahkan aspek “Dokumen” di konten WI
3. Menambahkan pengelolaan dokumen gambar di
Operasional proyek
4. Mengatur terkait pemusnahan dokumen baik
dokumen keuangan&pajak maupun non-
keuangan&pajak
5. Mengubah terkait penomoran record yang tidak
diatur di P&WI baik di proyek maupun di UKP
3. Amd. 1 15.10.2020 6.