Kuasai Dasar Microsoft Word Untuk Pemula

TOPIK 2 : TOOLS IN MICROSOFT WORD

1. Pengenalan Tools
Pada topik ini kita membahas mengenai tools yang ada pada tab menu yang
ditampilkan oleh Microsoft Windows. Pada dasarnya, semua tools pada semua versi adalah
sama, tetapi Microsoft akan selalu memberikan update, bisa pada tampilan, desain dan lain
semacamnya. Dan Microsoft hadir untuk banyak sistem operasi komputer, seperti Windows,
Macintosh dan Linux. Kali ini talent menggunakan sistem operasi dari Macintosh.
Ketika Anda membuka dokumen baru pada Ms. Word, halaman yang ditampilkan
adalah pilihan templates pada pilihan Home. Mulai dari halaman kosong, modul paduan dari
Ms. Word, template catatan, kalendar, poster, CV dan masih banyak lagi. Begitu juga pada
pilihan menu New. Untuk pilihan Recents, adalah jika Anda sudah pernah membuka dan
membuat dokumen pada Ms. Word, dan dokumen tersebut disimpan pada laptop atau
komputer tersebut. Dan pilihan Open, Ms. Word akan langsung membuka kotak dialog
folder yang bisa Anda cari dengan mandiri.
Jika ada dokumen yang sudah pernah dibuat, akan terekam pada recents, dan pada
tampilan tersebut terdapat sebuah ikon pinned. Maksud dari pinned adalah dokumen
tersebut tidak akan menghilang dari tab recents jika Anda terus menambah atau terus
membuat dokumen. Jadi akan memudahkan Anda untuk mencari dokumen tersebut karena
selalu tertanda di paling atas tab.
Kali ini yang dipelajari adalah cara membuat dokumen dengan blank document.
Ketika sudah memasuki area kerja, akan ada tab menu baru yang Anda akan lihat, yaitu:
1. Home
2. Insert
3. Design
4. Page Layout
5. References
6. Mailings
7. Review
8. View
9. Help
Dan untuk Ms. Word pada Macintosh, ada sedikit perbedaan yaitu terdapat tab Draw
sebelum tab Design.

Pada tab Home, terdapat pengelompokkan tools. Seperti Clipboard, Font,

Paragraph, Styles, Editing, Voice dan Sensitivity.
1. Clipboard : pilihan tab dengan ikon cut, copy, paste dan format painter.
2. Font : pilihan tab dengan ikon pilihan jenis huruf, ukuran, change case,
bold, italic, underline, striketrough, subscript, superscript, text effect, highlight,
color dan clear all formatting.
3. Paragraph : pillihan tab dengan ikon bullets, numbering, multilevel list, decrease
dan increase indent, sort, show/hide paragraph marks, align left, center, align
right, justify, line spacing, shading dan borders.
4. Styles : adalah pilihan untuk sampel penulisan pada dokumen
5. Editing : pilihan tab dengan ikon Find, Replace, select.
6. Voice : pilihan tab dengan ikon dictate.
7. Sensitivity : pilihan tab dengan ikon sensitivity.

Pada tab Insert, terdapat pengelompokkan tools seperti Pages, Tables,

Illustrations, Content, Add-ins, Media, Links, Comments, Header & Footer, Text dan
Symbols. Pada kelas ini, Anda telah mempelajari pages, tables, pictures, dan symbols.
1. Pages : pilihan tab dengan ikon cover page, blank page dan page break.
2. Tables : pilihan tab dengan ikon tables
3. Pictures : pilihan tab dengan ikon pictures, online pictures, shapes, chart,
smartArt, icons, 3D models, dan screenshot
4. Symbols : pilihan tab dengan ikon equation dan symbol.

Pada tab Design, terdapat pengelompokkan tools seperti document formatting dan
page background.
1. Document Formatting : pilihan tab untuk desain pada tema
2. Page Background : pilihan tab untuk watermark, page color, dan page borders.
 Pada tab Layout, terdapat pengelompokkan tools seperti page setup, paragraph,
dan arrange.
1. Page Setup : pilihan tab untuk margins, orientation, size, columns, breaks,
line numbers, hyphenation
2. Paragraph : pilihan tab untuk Indent dan spacing
3. Arrange : pilihan tab untuk position, wrap text, bring forward, send
backward, selection pane, align, group dan rotate
Pada tab References, terdapat pengelompokkan tools seperti table of contents,
footnotes, research, citations dan bibliography, captions, index, table of authorities. Pada
kelas ini Anda sudah mempelajari table of contents, footnotes dan index.
1. Table of Contents: pilihan tab untuk table of contents, add text dan update
table.
2. Footnotes : pilihan tab untuk insert footnote, insert endnote, next
footnote dan show notes5
3. Index : pilihan tab untuk Mark entry, insert index dan update index
Pada tab Mailings, terdapat pengelompokkan tools seperti create, start mail merge,
write & insert fields, preview results dan finish.
1. Create : pilihan tab untuk envelopes dan labels
2. Start Mail Merge: pilihan tab untuk start mail merge, select recipients, dan
edit recipients list
3. Preview Results : pilihan tab untuk preview results, find recipients dan check
for errors
4. Finish : pilihan tab untuk finish

Pada tab Review, terdapat pengelompokkan tools seperti proofing, speech,

accessibility, language, comments, tracking, changes, compare, protect, ink dan CV.

Pada tab View, terdapat pengelompokkan tools seperti, views, immersive, page
movement, show, zoom, window, macros dan sharepoints.
TOPIK 2 : EDITING AND FORMATTING TEXT, PARAGRAPHS AND
DOCUMENTS
1. Editing Text
Pada pembahasan editing text, Anda mempelajari bagaimana cara mengedit sebuah teks
atau paragraf. Dalam mengedit teks, Anda dapat menyalin, menggunting, undo dan
redo, mencari dan menukar sebuah kata.
A. Copy and Paste
Dalam dokumen, Anda diizinkan untuk menyalin kalimat atau paragraf dari dokumen
lain atau paragraf lain ke dalam dokumen yang Anda miliki. Terdapat tiga cara, yaitu:
• Pada tab Home, pengelompokkan Clipboard, Anda dapat menggunakan ikon
copy dan paste. Blok kalimat yang Anda inginkan, klik copy lalu paste pada
tempat yang baru.
• Blok kalimat, klik kanan lalu pilih copy dan paste pada tempat yang baru.
• Atau menggunakan shortcut CTRL + C untuk menyalin, dan CTRL + V untuk
paste pada tempat yang baru.
• Selain copy, ada satu tools yang menyerupai, yaitu cut. Sama-sama untuk
menyalin, tetapi cut adalah menggunting atau memotong kalimat yang Anda
ingin salin. Jadi pada lokasi awal, ketika dilakukan cut, kalimat itu akan hilang
dan akan muncul ketika Anda sudah paste pada tempat yang baru.
B. Undo and Redo
Sesudah Anda menulis atau melakukan sesuatu kegiatan pada dokumen, Anda
diizinkan untuk mengembalikan langkah sebelum atau kembali ke langkah sesudah
pada aksi yang anda lakukan. Terdapat dua cara, yaitu:
• Undo dan Redo terdapat di atas bagian tab. Panah ke kiri adalah undo, dan
panah ke kanan adalah redo. Jadi, jika Anda sudah membuat suatu aksi dan
tidak ingin melakukan hal tersebut, Anda dapat klik ikon undo. Jika Anda ingin
kembali ke awal setelah melakukan sebuah aksi, Anda dapat menggunakan
redo. Termasuk ketika Anda tidak sengaja menghapus sebuah kalimat atau
paragraf sebelum Anda menyimpan file dokumennya, Anda dapat
menggunakan redo.
• Menggunakan shortcut CTRL + Z untuk undo dan CTRL + Y untuk redo.
C. Find and Replace
Sebuah kegiatan yang memakan waktu jika Anda ingin mencari sebuah kata pada
ribuan kata pada dokumen. Terdapat find untuk mencari kalimat yang Anda maksud.
Dan ketika Anda ingin mengganti kata tersebut, dapat menggunakan fitur replace
pada kotak dialog yang sama. Terdapat dua cara, yaitu:
• Pada tab home, Anda akan menemukan find di kelompok editing. Klik ikon
tersebut dan klik pada panah. Pilih find jika Anda hanya ingin menemukan,
pilih advanced find jika Anda sembari ingin mengganti kata tersebut.
Advanced find > find, ketik pada kolom yang tersedia, lalu find all agar Anda
dapat melihat di mana saja kata yang Anda cari. Pilih tab replace, dan ketik
kata ganti yang Anda inginkan pada kolomnya. Replace untuk mengganti satu
tempat saja, replace all jika Anda ingin mengganti pada keseluruhan
dokumen.
• Menggunakan shortcut CTRL + F untuk find, dan CTRL + H untuk replace.

2. Formatting Text, Paragraphs and Document

Anda dapat memformat teks dan paragraph pada dokumen dengan tools yang
berada pada tab home.
A. Format text
• Blok kata, kalimat atau paragraf yang ingin Anda format.
• Tools yang digunakan: tab font pada home. Seperti mengganti font,
mengganti ukuran, bold, italic, underline, striketrough, subscript,
superscript, increase and decrease size, change case, color and highlight.
• Mengganti font dengan cara mengklik kolom font, lalu Anda akan
mendapatkan banyak jenis font dan dapat dipakai sesuai kebutuhan.
• Mengubah ukuran dengan cara mengklik anak panah, lalu pilih berapa
ukuran yang diperlukan, atau Anda dapat mengganti dengan mengetik
angka yang sesuai. Jika dengan angka belum dapat sesuai, Anda dapat
menggunakan increase and decrease font size yang posisinya persis
terletak disebelah kolom ukuran.
 • Change case, ada berbagai macam: sentence case, lowercase, uppercase,
capitalize each word, dan toggle case. Sentence case untuk membuat
format kalimat (dengan kapital di setiap huruf setelah titik), lowercase
untuk membuat semua tulisan menjadi huruf kecil, uppercase untuk
membuat semua tulisan menjadi huruf besar, capitalize each word untuk
membuat huruf kapital di setiap kata pada satu dokumen, dan toggle
case untuk membuat huruf awal pada kalimat huruf besar menjadi kecil.

• Bold untuk menebalkan, dan memiliki shortcut yaitu CTRL + B

• Italic untuk memiringkan, dan memiliki shortcut yaitu CTRL + I

• Underline untuk menggarisbawahi dan memiliki shortcut yaitu CTRL + U

• Striketrough untuk mencoret

• Subscript untuk membuat huruf atau angka menjadi kecil dibagian bawah

• Superscript untuk membuat huruf atau angka menjadi kecil dibagian atas

• Highlight untuk membuat kata atau kalimat berwarna

• Font Color untuk mengganti warna, dapat per huruf, kata bahkan satu
dokumen.
B. Format Paragraph
• Bullets untuk membuat list dengan penunjuk simbol, seperti pada poin
ini.
• Numbering untuk membuat list dengan penunjuk angka, huruf dan
romawi
• Multilevel list untuk membuat list yang memiliki poin dan subpoin yang
banyak
• Increase indent untuk membuat paragraf terformat menjadi satu baris
dengan margin, sebaliknya pula dengan decrease indent .
• Align Left untuk membuat seluruh teks dokumen menjadi rata tepi kiri
• Center untuk membuat seluruh teks dokumen menjadi rata pada tengah
• Align Right untuk membuat seluruh teks dokumen menjadi rata tepi
kanan
 • Justify untuk membuat seluruh teks dokumen menjadi rata tepi kiri dan
kanan.
• Line Spacing untuk mengatur spasi antar baris pada seluruh teks
dokumen. Sudah ada pilihan yang ditawarkan oleh Ms. Word, tetapi
Anda diizinkan untuk mengaturnya secara mandiri pada line spacing
option.
• Shading untuk membuat warna pada satu baris
• Borders untuk membuat border pada tabel yang Anda miliki.
C. Format Dokumen
Berbeda dengan format teks dan paragraf, format dokumen berada pada tab
layout. Anda diizinikan untuk mengatur komposisi halaman pada page setup,
mengatur paragraf.
• Margins untuk mengatur ukuran tepi pada dokumen yang Anda miliki.
Sudah banyak opsi yang ditampilkan, tetapi Anda tetap dapat mengatur
secara mandiri pada custom margin.
• Orientation untuk memilih atau mengubah orientasi kertas. Apakah Anda
ingin dokumen menjadi portrait atau menjadi landscape.
• Size untuk mengatur ukuran kertas pada dokumen Anda. Ms Word sudah
membuat ukuran yang sesuai dengan ukuran kertas yang pasaran jual,
atau ukuran universal. Pilih sesuai kebutuhan Anda.
• Columns untuk membuat dokumen menjadi beberapa kolom
• Breaks untuk membuat pecahan pada dokumen, seperti membuat
halaman baru. Dan pada page break banyak pilihan untuk menunjang
dokumen Anda. Seperti pada opsi page break, terdapat pilihan break,
column, dan text wrap. Pada opsi ini dokumen hanya terpecah sesuai
baris yang Anda ingin pecah.
Pada opsi section break, biasanya digunakan untuk mengakhiri sebuah
bagian, bab atau seksi pada dokumen. Jadi, bedanya antara opsi page
break dengan section break adalah page break hanya memecah bagian
atau halaman, tetapi jika Anda memformat dokumen seperti membuat
kolom, seluruh halaman akan terbagi menjadi hitungan kolom tersebut,
 kalau section break, Anda benar-benar memutus halaman, baba tau seksi
pada dokumen tersebut. Sehingga format dokumen satu halaman dengan
lainnya tidak terhubung.

TOPIK 2 : INSERTING TABLE, PICTURE AND SYMBOLS

1. Inserting Table
• Buka dokumen yang ingin Anda buat tabelnya.
• Pergi ke tab insert, lalu pilih table. Pada tab tersebut, Anda akan melihat
layout kotak. Jika Anda geser kursor, Anda akan mendapatkan gambaran
layout tabel yang Anda inginkan.
• Pada opsi table, Anda tetap bisa membuat tabel sesuai ukuran yang Anda
inginkan pada insert table. Akan muncul kotak dialog pengaturan pembuatan
tabel. Anda dapat atur kolom dan baris sesuai yang Anda inginkan.
• Anda juga dapat ‘menggambar’ tabel dengan mandiri dengan draw table.
Hanya buat kotak pada dokumen, sebesar apakah tabel yang Anda inginkan,
lalu lepaskan kursor. Akan terbuat sebuah kotak besar, lalu Anda dapat
menggarisnya satu persatu sesuai kebutuhan.
• Tulisan di dalam tabel dapat Anda edit dan format seperti yang sudah
dijelaskan. Seperti mengganti font, ukuran, mengganti warna, meng-
highlight, dan pengaturan alignment dengan cara memblok cells tersebut.
Untuk memblok tabel secara keseluruhan dapat mengklik ikon seperti tanda
(+) pada kiri atas tabel.
• Untuk menambah atau mengurangi sebuah baris atau kolom pada tabel,
Anda dapat memblok posisi patokan baris atau kolom, lalu klik kanan >
Insert, setelah itu Anda dapat memilih apakah ke atas atau bawah. Begitu
pula dengan menghapus baris atau kolom, klik kanan > Delete, lalu pilih
sesuai kebutuhan.
• Pengaturan untuk menambah atau mengurangi baris dan kolom juga ada
pada tab layout yang hanya muncul ketika Anda membuat tabel. Pada tab
tersebut juga terdapat pengaturan jarak antar cells. Terdapat kolom yang bisa
Anda isi, jarak atas atau bawah maupun jarak kanan atau kiri antar cells.
 • Menggabungkan cells juga diizinkan, dengan cara memblok cells yang
dimaksud, lalu pilih merge cells. Tabel Anda akan tergabung sesuai hasil blok
cells tersebut.
• Isi dari tabel dapat diatur juga format alignment-nya. Tulisan tersebut dapat
dibuat rata kiri, kanan, atas, bawah atau bahkan berada di tengah-tengah
cells.
• Ketika Anda membuat sebuah tabel, akan ada tab baru yang muncul selain
layout, yaitu design. Pada pilihan desain, Anda dapat memilih seperti apa
estetika tabel tersebut.

2. Inserting Picture
• Insert > Picture, adalah cara untuk memasukkan gambar dengan sumber dari
memori laptop atau komputer yang Anda miliki.
• Insert > Online Picture, adalah pilihan untuk memasukkan gambar jika
sumbernya adalah online seperti dari penyimpanan online, Onedrive.
• Anda dapat mengedit gambar tersebut, seperti mengatur ukuran secara
pribadi dengan menggerak-gerakan titik pada sudut gambar. Tips: gunakan
shift agar gambar tidak berubah rasionya.
• Wrap text dapat Anda gunakan jika gambar tersebut ingin diletakkan dekat
atau diantara teks. Banyak pilihan, seperti in line with text, square, tight,
through, top and bottom, behind text dan in front of text.
• Jika sudah memilih wrap text, jangan lupa untuk mengatur opsi pada move
with text atau fix position. Move with text adalah ketika Anda menulis
kembali, gambar itu akan berpindah posisinya sesuai dengan pengaturan
teks, tetapi jika Anda memilih fix position, gambar yang Anda miliki akan
tetap pada pengaturan yang Anda buat.
• Akan ada tab yang hanya muncul ketika Anda memiliki gambar. Yaitu Shape
format dan Picture Format.
• Cropping image pada picture format, bisa memotong gambar secara mandiri,
atau mengikuti pilihan rasio yang sudah dibuat aturannya, serta dapat
memotong gambar sesuai pilihan shapes.
 • Gambar dapat diberikan bingkai. Banyak pilihan bingkai yang bisa Anda pilih
sesuai dengan kebutuhan
• Background juga dapat Anda hapus melalui opsi remove background
• Gambar dapat diatur warnanya dengan color correction. Terdapat template
warna, artistic effect, transparency.
3. Inserting Symbol dan Equation
• Masih pada tab insert, terdapat pilihan simbol dan equation.
• Ketika Anda memilih simbol, akan ditampilkan pilihan-pilihan yang biasanya
user pakai. Namun Anda juga masih bisa memilih simbol lainnya dengan
memilih more symbols. Di sana akan ada kotak dialog, dan ada pilihan simbol
sesuai font yang Anda pakai.
• Equation kurang lebihnya adalah untuk penjabaran matematika. Terdapat
persamaan matematika yang biasanya kita temukan pada soal-soal. Pangkat,
akar, integral dan semacamnya. Sudah ada template persamaan yang bisa
langsung dipakai, atau Anda dapat membuatnya secara mandiri dengan
pilihan-pilihan per satuannya.

TOPIK 3 : TABLE OF CONTENTS

1. Table of Contents
Adalah template untuk membuat daftar isi. Ada berbagai opsi sesuai dengan
kebutuhan.
• Pada mulanya, Anda harus menyiapkan blank page pada dokumen untuk
dijadikan tempat daftar isi tersebut. Blank page ini berada setelah cover.
• Jadikan subjudul pada pembahasan atau materi pada dokumen adalah
Heading. Anda dapat memilihnya pada tab Home > Styles. Agar subjudul
tersebut terekam pada daftar isi.
• References > Table of Contents. Pilih template yang Anda inginkan. Daftar isi
tersebut akan tampil pada halaman kosong dan isinya sudah mengikuti
heading yang Anda buat.
• Jika Anda membuat update pada daftar isi, Anda harus kembali pada daftar
isi tersebut, dan klik kanan > Update field. Akan ada kotak dialog pilihan
update entire table atau update page number only. Jika pengeditan teks
 membuat halaman berganti, Anda bisa hanya memilih update page number
only. Namun, jika Anda mengganti pada subjudul, halaman dan semacamnya,
Anda diharuskan memilih update entire table.
• Anda dapat mengedit font pada table of content tersebut. Dan lakukan
update dengan pergi ke tab home > panah kecil pada styles > TOC 1 > klik
kanan > update TOC 1 to Match Selection. Agar pengeditan yang sudah Anda
lakukan menjadi default pada format daftar isi tersebut.

TOPIK 3 : HOW TO INSERT FOOTNOTES

• Siapkan dokumen yang ingin Anda edit.
• Lalu arahkan kursor pada kata yang ingin diberikan footnote.
• Pilih tab References, dan Anda akan menemukan kumpulan ikon dari
footnote.
• Pilih ikon AB1 insert footnote. Akan muncul sebuah angka kecil pada akhir
kata yang Anda pilih dan di kaki halaman akan muncul garis pembatas dan
angka yang sama. Jika ingin melihat kata yang tadi sudah Anda pilih, dapat
klik dua kali pada nomor di footnote tersebut.
• Pada kaki halaman tersebut, Anda dapat mengisi sesuai dengan kebutuhan.
Seperti contoh, mengartikan sebuah bahasa asing yang jarang dikenali oleh
pembacanya. Dalam footnote yang tersedia, sudah menjadi style yang
spesifik. Namun, Anda masih bisa untuk mengubah style tersebut.
• Jika ingin mengedit style dari footnote tersebut, Anda dapat klik kanan >
style, lalu akan muncul kotak dialog style tersebut. Anda dapat memilih
footnote jenis apa yang memenuhi kebutuhan pada kolom style.
• Anda dapat memilih modify untuk mengedit lebih dalam lagi, seperti
formatting text: mengganti tipe font, ukuran, alignment, spasi antar baris.
• Terdapat pengaturan yang lebih spesifik lagi jika Anda pergi ke menu Format.
Contoh, jika Anda ingin mengubah spasi antar baris, anda dapat memilih
Format > Paragraphs, di sana akan ada pengaturan secara manual.
• Jika sudah melakukan semua perubahan, Anda dapat meng-apply pengaturan
yang tadi sudah Anda buat.
 • Langkah di atas berlaku juga ketika Anda ingin menambahkan footnote yang
kedua, ketiga atau seterusnya.

TOPIK 3 : INDEX IN DOCUMENT

• Siapkan dokumen yang ingin Anda buat indeksnya.

• Temukan kata yang ingin Anda daftarkan pada list indeks, lalu blok kata
tersebut.

• Buka References > Index > Mark Entry untuk mulai membuat indeks.

• Ketika Anda mengklik kotak dialog tersebut, kata yang sudah diblok akan
terekam pada kolom Mark Entry.

• Jika sudah memasukkan kata pada mark entry, Anda dapat memilih Mark All.
Mengapa mark all, karena nantinya Microsoft Word akan merekam semua
kata yang dipilih pada dokumen untuk didaftarkan pada indeks. Kata yang
sudah dipilih dan diberi mark, nantinya akan memiliki tampilan yang berbeda.
Dan jangan lupa untuk menggunakan page breaks ketika ingin membuat
indeks.

• Bagaimana jika banyak list kata indeks berada dalam satu judul pembahasan?
Pada kotak dialog indeks, Main Entry diisi oleh judul yang dimaksud, dan isi
kata penting tersebut pada kolom Subentry.

• Rekam judul indeks sebagai Headings. Agar indeks tetap masuk pada daftar
isi dokumen tersebut.

• Ketika sudah merekam satu kata untuk indeks, show/hide paragraph marks
akan terlihat, maka dapat Anda matikan.

• Setelah sudah mengumpulkan semua kata untuk indeks tersebut, Anda dapat
memasukkan indeksnya. References > Insert Index, nanti akan muncul kotak
dialog indeks pada layar komputer Anda. Template indeks ini dapat Anda
tentukan sendiri, pada kolom Formats. Dan ketika anda memilih Right align
page numbers, nomor halaman akan selalu berada pada sebelah kanan kata.
Lalu, jika Anda merasa kesulitan untuk membaca atau mengurutkan dari kata
menuju angka halaman, Anda dapat memilih Tab Leader dan pilihlah garis
penunjuk yang sesuai. Anda dapat memilih tipe dari indeks pada pilihan Type,
dan dapat memilih berapa kolom untuk indeks ini. Jika sudah, klik ok.

• Jika sudah melakukan alur di atas, indeks akan muncul pada halamannya.
Akan terlihat list kata yang sudah Anda rekam. Karena Anda memilih Mark All
ketika merekam kata, maka akan terlihat banyak angka pada kata tersebut.
 Itu adalah halaman di mana kata tersebut berada, jadi akan memudahkan kita
untuk mencari kata tersebut.

• Anda masih dapat menambahkan kata walaupun sudah membuat indeks.

Setelah sudah merekam kata, jangan lupa untuk meng-update indeks dengan
cara klik kanan pada indeks > update fields.

TOPIK 3 : MAILING IN MAIL MERGE

• Siapkan dokumen surat yang ingin Anda edit
• Buatlah daftar penerima dokumen surat tersebut, dapat menggunakan tabel
pada Ms Word. Lengkapi dengan judul per kolomnya, seperti nama, alamat,
dan nomor telepon.
• Buka tab Mailings, arahkan kursor pada tempat tujuan daftar tersebut
berada.
• Start Mail Merge > Letter. Karena kita akan membuat sebuah dokumen
surat. Lalu select recipients > use an existing list, karena kita sudah membuat
daftar penerima surat tersebut.
• Setelah Anda mengatur recipients, pilih Edit Recipients List. Dalam tab
tersebut, kita dapat menyortir daftar penerima.
• Tambahkan address block jika Anda memiliki kebutuhan ini, tetapi bila tidak
dapat Anda lewati.
• Jika sudah memenuhi pengisian pada kolom start mail merge, maka dapat
melanjutkan ke Insert Merge Field. List nama sudah terekam pada ikon insert
mail merge. Anda sudah dapat memproses mail merge. Arahkan kembali
kursor pada lokasi yang akan diberikan format mail merge.
• Jika sudah, Anda bisa melihat hasil dokumennya pada preview results, lalu
klik pada next ikon untuk melihat keseluruhan dokumen. Jika sudah sesuai,
kita dapat melanjutkan alur akhir dengan mengklik ikon finish & merge.
• Pada ikon tersebut, terdapat pilihan edit document, print atau send email.
Anda dapat memilih edit document untuk melanjutkan alur. Lalu seluruh
dokumen akan terlampir pada satu file Ms Word.
 Dasar Microsoft PowerPoint:
Membuat PPT Bagi Pemula
Salah satu kemampuan dalam presentasi adalah kemampuan memvisualisasi pesan.
Memvisualisasi pesan dapat dilakukan dengan membuat PPT. Dengan visualisasi yang tepat dan desain
yang baik, maka PPT akan membantu dalam menyukseskan presentasi.

Berikut adalah beberapa software presentasi yang umum digunakan:

1. Google Slides oleh Google

2. Keynote oleh Apple
3. PowerPoint oleh Microsoft
PowerPoint adalah software yang akan digunakan dalam kelas ini, karena ia cukup compatible
dengan banyak perangkat dan OS.

SEBELUM MEMBUAT PPT

Jika kamu sudah memiliki materi, maka kamu bisa mengemasnya dengan mempertimbangkan
siapa audiens presentasi mu. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang bisa dipertimbangkan ketika
mengemas materi:

1. Siapa audiens mu?

2. Apa masalah audienmu?
3. Apa yang bisa kamu lakukan untuk membantu menyelesaikan permasalahan audiens mu?
Beberapa tips presentasi dari Steve Jobs ini bisa diterapkan dalam pengemasan materi atau pun
dalam pembuatan PPT, yakni:

1. Reveal the Hero → membuat seakan-akan materi presentasimu adalah pahlawan yang akan
menyelesaikan permasalahan audiens
2. Rule of Three → membatasi poin-poin per slide maksimal 3 poin
3. Twitter-friendly Description → menaruh tulisan yang tidak lebih dari 140 karakter per slide
nya.
MEMBUAT POWERPOINT

1. Membuat Layout
Layout adalah susunan elemen dalam sebuah slide. Berikut adalah beberapa elemen yang ada
dalam slide:

a. Heading → judul slide

 b. Subheading → subjudul
c. Body Text → Isi slide yang berupa tulisan
d. Extras → elemen lain selain tulisan, yakni: gambar, garis, bentuk, model 3D
Jika memiliki kesulitan ketika menempatkan elemen dalam sebuah slide, maka kamu dapat
menggunakan Rule of Third. Ketika Rule of Third diaplikasikan untuk menempatkan elemen dalam
sebuah slide, maka elemen yang ada dalam slide dapat ditempatkan di perpotongan antar garis,
ataupun di antaranya.

Untuk background, beberapa hal ini dapat kamu jadikan pilihan:

a. Warna solid
b. Gradasi
c. Tekstur
d. Warna & elemen grafis → pilih elemen grafis yang tidak terlalu kontras dan masih bisa
ditimpa oleh tulisan maupun elemen lainnya.
e. Gambar → pilih gambar yang memiliki ruang untuk menempatkan tulisan atau elemen
lainnya.

2. Memilih Warna
Ketika melakukan presentasi di lingkup kerja, hal berikut ini dapat menjadi referensi untuk
memilih warna:
a. Logo perusahaan
b. Website perusahaan
c. Kemasan produk
d. Makna warna dalam budaya tertentu atau makna generalnya
Dalam mengaplikasikan warna, perhatikan pencahayaan ruangan dan kualitas proyektor yang
akan digunakan ketika presentasi. Agar aman, gunakan prinsip kontras dalam mengaplikasikan warna,
yakni white over black, black over white.

Salah satu hal yang esensial dalam sebuah desain adalah skema warna, yang merupakan
kombinasi beberapa warna yang berkaitan. Skema warna akan menjadi panduan untuk memberikan
warna pada berbagai elemen yang ada dalam slide. Berikut adalah beberapa cara untuk mendapatkan
skema warna:

a. Situs web generator skema warna

b. Memadukan satu warna, dari warna yang gelap hingga warna terangnya

c. Memadukan satu warna dengan hitam, putih, dan abu-abu

3. Font & Teks

Ketika bicara tentang jenis huruf, terdapat dua istilah yang maknanya dapat dipertukarkan,
yakni typeface dan font. Typeface merupakan kategori besar dari beberapa font, sedangkan font
adalah turunan dari typeface. Terdapat 2 jenis typeface yang paling umum, yakni Serif dan San Serif.

a. Serif → font yang ujungnya memiliki garis, seperti Times New Roman
b. San Serif → font yang ujung-ujungnya tidak memiliki garis, seperti Calibri
Sebaiknya, gunakan satu jenis font untuk keseluruhan PPT. Namun untuk mengkombinasikan
font, dapat mencari di search engine dengan kata kunci font pairing untuk mengetahui font mana yang
dapat dikombinasikan. Berikut beberapa tips untuk mengkombinasikan font:

a. Kombinasikan font tebal dan font tipis di satu typeface yang sama
b. Kombinasikan typeface serif sebagai heading dan san serif sebagai body text
Untuk menuliskan teks dalam slide, sebaiknya:

a. Satu slide, satu pesan inti

b. Terapkan billboard-base words
c. Ukuran font minimal 18
d. Terapkan prinsip kontras

4. Gambar & Video

Terdapat dua jenis gambar:

1. Vektor → gambar yang terdiri atas kumpulan garis dan titik

2. Raster → gambar yang terdiri atas kotak-kotak warna (piksel)

Ketika memilih gambar, sebaiknya gunakan gambar jenis vektor karena tidak pecah jika di-
zoom. Namun jika ingin menggunakan jenis raster, maka pilih kualitas High Definition (HD).

Ketika memilih gambar, hindari kedua hal ini:

a. Gambar yang memiliki watermark

b. Clipart
Video dapat disisipkan pula dalam slide, namun ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan
ketika ingin menggunakan video. Berikut adalah tips dalam menyisipkan video:

a. Gunakan video jika memang butuh visualisasi yang bergerak.

b. Hindari video yang gambarnya pecah dan berdurasi terlalu lama.

c. Backup file video yang hendak digunakan.

5. Grafik & Tabel

Berikut adalah beberapa tips yang dapat dilakukan ketika menyisipkan grafik dan tabel ke dalam slide:

a. Satu slide, satu grafik atau tabel → grafik dan tabel menyajikan banyak data sekaligus, sehingga
sebaiknya letakkan satu grafik atau satu tabel saja dalam sebuah slide, agar audiens tidak bingung
ketika membacanya.

b. Tulis kesimpulan/key message dari grafik atau tabel → dengan menuliskan kesimpulan atau pesan
inti yang sebenarnya ingin disampaikan, audiens akan lebih mudah pula memahami data-data pada
grafik.

c. Berikan kontras pada data yang menjadi kunci → Dari data yang ditampilkan, mungkin ada
beberapa yang menjadi fokus utama, yang akan dibahas oleh presenter. Dengan memberikan
kontras pada data-data tersebut, maka audiens pun akan lebih mudah memahami dan mengikuti
penjelasan presenter.

d. Gunakan animasi → Dengan menggunakan animasi, audiens dapat melihat grafiknya secara
perlahan, dengan alur yang sudah ditentukan oleh presenter.

6. Animasi & Transisi

Transisi merupakan efek animasi yang terjadi dalam pergantian antar slide. Sedangkan animasi
adalah efek animasi pada elemen-elemen dalam slide. Terdapat beberapa tools dasar menu transisi,
yakni:

a. Effect Options: mengubah arah atau efek tertentu dari sebuah transisi
b. Duration : mengubah durasi transisi
c. Apply to All: menerapkan transisi sebuah slide, ke semua slide lainnya
Sedangkan berikut adalah beberapa tools dasar yang ada dalam menu animasi:

a. Effect options: mengubah arah atau efek tertentu dari sebuah animasi
b. Duration: mengubah durasi animasi
c. Animation Pane: untuk melihat animasi apa saja yang ada dalam sebuah slide, serta urutan
pergerakannya
d. Start: mengubah kapan munculnya sebuah animasi
Dalam presentasi lingkup kerja, kita harus berhati-hati dalam menggunakan transisi dan
animasi. Berikut ini adalah beberapa hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan ketika menggunakan
animasi dan transisi:

DOs DON’Ts

Transisi & animasi yang simpel Transisi & animasi yang berlebihan

Mengatur durasi transisi dan animasi agar tidak Membiarkan pengaturan default durasinya, tanpa
terlalu lambat memeriksa

Mengkombinasikan animasi yang berbeda untuk Mengkombinasi animasi yang berbeda tanpa
memperlihatkan sebuah alur tertentu tujuan tertentu
 Dasar Microsoft
Excel

A. TAMPILAN EXCEL
Excel merupakan aplikasi pengolah data. Berikut merupakan beberapa komponen yang
ada dalam tampilan atau jendela Excel:
• Column, Rows, dan Cells • Name Box
• Scroll Bar • Formula Bar
• Tabs • Zoom
• Ribbons • Sheets
• Quick Access Toolbar • File Name

B. MEMBUAT WORKBOOK BARU

1) Membuat Workbook Kosong
Ketika pertama kali membuka file Excel, pengguna akan disuguhkan jendela Home pada
Excel, di mana mereka dapat memilih workbook seperti apa yang ingin dibuat. Untuk
membuat dokumen Excel atau workbook yang kosong, pengguna dapat memilih Blank
Workbook.

2) Menggunakan Template Workbook

Untuk menggunakan template workbook yang sudah ada, pengguna dapat klik New -
pilih template sesuai kebutuhan. Contoh template yang ada adalah Daily Work Schedule
atau jadwal kerja sehari-hari untuk mengatur jadwal kerja pribadi, Expense Trends
Budgets untuk mencatat pengeluaran dan membandingkan jumlah tiap bulannya, dan
ada banyak template lainnya yang dapat membantu pekerjaan sehari-hari.

C. MEMBUAT TAB BARU

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat tab baru dengan isi yang dikustom:

1) Klik Tab File – Options – Customize Ribbon.

2) Di bagin Customize the Ribbon, pilih Main Tabs. Kemudian klik New Tab untuk membuat
tab yang baru. Ubah nama tab yang baru dengan klik Rename.

01
 3) Klik New Group untuk membuat pengelompokkan tools baru di dalam tab. Ubah nama
group dengan klik Rename.
4) Lihat daftar tools yang berada di kolom sebelah kiri. Masukkan tools pilihan dengan klik
tools yang diingankan dan klik Add>>. Hilangkan tools yang tidak diinginkan dengan klik
<<Remove.

D. MENYALIN DATA DALAM EXCEL

Berikut adalah beberapa cara untuk menyalin data menggunakan Paste Specials:

1) Untuk menyalin secara dengan cara yang paling umum: klik Copy (Ctrl+C) – Paste
(Ctrl+V)
2) Untuk menyalin dan menjumlahkan data dalam dua sel: klik Copy – Paste Special Add
3) Untuk menyalin format sel nya saja: Format Painter
4) Untuk menyalin yang ada di formula bar saja: Copy – Paste Special Formulas
5) Untuk menyalan format formula bar dan angka: Copy – Paste Special Formulas &
Number Formatting
6) Untuk menyalin suatu range dan mengubah kolomnya menjadi baris serta baris
menjadi kolom: Copy – Paste Special Transpose

Berikut adalah beberapa cara lain untuk menyalin data dalam Excel:

1) Untuk menyalin data ke beberapa Worksheet sekaligus: Select data yang ingin disalin,
klik Copy – blok atau select semua worksheet yang ingin dituju – Paste
2) Untuk menyalin data dalam satu sel ke banyak sel: Copy – select range yang dituju –
Paste, atau klik sel – klik kotak kecil di pojok kanan bawah sel – tarik ke sel di
bawahnya untuk menempelkan salinan.
3) Untuk mengisi sel di bawahnya dengan data yang berlajut dari sel di atasnya: select
range yang sudah memiliki data yang berurut – klik kotak kecil di pojok kanan
bawah range – tarik ke sel di bawahnya.

E. MENGEDIT DATA (TEKS & ANGKA)

Berikut adalah tools dasar untuk melakukan format teks dalam Excel:

• Bold untuk menebalkan huruf

• Italic untuk memiringkan huruf

02
 • Uderline untuk menggaris bawahi teks
• Border untuk memberikan garis batas pada sel
• Background color untuk mengubah warna sel
• Font color untuk mengubah warna teks

Berikut adalah tools dasar untuk mengatur posisi teks dalam sel:

• Untuk posisi secara vertikal, pengguna dapat memilih antara Top (di paling atas sel),
Middle (di tengah sel), Bottom (di paling bawah sel).
• Untuk posisi secara horisontal, pengguna dapat memilih anatara Left (rata kiri),
Centre (rata tengah), atau Right (rata kanan).
• Jika teks dalam sel tidak semuanya terlihat/tertampilkan, klik Wrap Text sehingga
teks akan megikuti bentuk sel.

Berikut adalah tools dasar untuk mengedit format angka dalam sel:

• Percent jika ingin format angka menjadi persen

• Decimal jika ingin format angka memiliki koma
• Currency jika ingin menulis angka dengan mata uang tertentu
• Date jika ingin format angka yang menunjukkan tanggal, bulan, dan tahun.

Berikut adlah tools dasar untuk mengubah data atau isi sel:
• Find and Replace jika ingin mencari kata atau huruf tertentu di seluruh sel yang di-
select, kemduian menggantinya dengan kata atau huruf lain
• Go To jika ingin mencari lokasi sebuah sel, bahkan sel-sel tertentu jika menggunakan
Go To Specials (misal: mencari lokasi sel yang hanya menggunakan formula)

F. FORMULA SEDERHANA

Berikut adalah formula sederhana dalam Excel:

• Tambah (+), kurang (-), kali (*), bagi (/) untuk membuat formula perhitungan
sederhana secara manual. Contoh penulisan formula: =(B3-B4)*2
• SUM untuk menjumlahkan value atau nilai dalam beberapa sel. Contoh penulisan
formula: =SUM(B3+B4)

03
References yang digunakan dalam sebuah formula:

• Relative reference, yakni referensi formula yang otomatis diterapkan dalam Excel. Jika
sebuah formula dalam suatu sel disalin, maka nilai atau value nya akan berubah sesuai
dengan posisi kolom dan barisnya.
• Absolute reference, yakni referensi sebuah formula yang absolut atau tidak berubah-
ubah. Jika ingin menyalin sebuah formula yang referensi selnya tidak mau berubah,
maka bisa gunakan tanda dollar ($) di referensi kolom atau baris yang ingin dibuat
absolut. Contoh formula dengan ablsolute reference: =(B4/$B$3)
• Mixed Reference, yakni referensi sebuah formula yang mengandung relative
references dan absolute references, artinya salah satu di antara kolom atau baris yang
menjadi referensi akan dikunci dengan tanda dollar atau dibuat absolut, sedangkan
yang lainnya tidak. Contoh formula dengan mixed reference: =(B4*B$3)

04
 Dasar Korespondensi untuk Pemula
Korespondensi dasar merupakan bagian penting dari komunikasi yang bisa berbentuk
aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat atau media tulisan
lainnya yang dilakukan di antara seseorang/organisasi/perusahaan. Korespondensi dasar
sendiri bisa berbentuk surat bisnis, email, dan laporan.

Di dalam menulis email bisnis, terdapat lima etika dasar yang perlu diperhatikan.
Pertama, cantumkan subjek email yang jelas. Kedua, perkenalkan diri secara singkat. Ketiga,
berhati-hati dengan informasi yang bersifat rahasia. Keempat, cek nama penerima email.
Kelima, periksa kembali isi email sebelum dikirimkan.

Ketika menulis surat bisnis, terdapat bagian-bagian penting yang perlu dicantumkan di
dalamnya. Pertama, alamat pengirim dan kop surat. Kedua, tanggal surat. Ketiga, alamat
penerima. Keempat, salam pembuka. Kelima, isi surat. Keenam, salam penutup.

Di dalam menulis laporan, perlu diperhatikan jenis laporan yang akan dibuat. Laporan
sendiri secara umum dibagi menjadi dua; laporan keuangan (financial statement) dan
laporan hasil rapat.

Proposal merupakan bagian penting di dalam korespondensi dasar. Proposal digunakan

sebagai bentuk pengajuan/penawaran permintaan bantuan kepada pihak lain agar pihak
lain bersedia memberi sejumlah bantuan berdasarkan kebutuhan pembuat proposal.

Di dalam mempersiapkan presentasi bisnis, ada beberapa langkah yang perlu

diperhatikan. Pertama, cari tahu siapa audiens dan rencana kegiatan presentasi. Kedua,
tentukan tujuan presentasi. Ketiga, susun materi presentasi dengan runut dan jelas.
Keempat, tambahkan poin pendukung jika diperlukan. Kelima, buatlah desain slide yang
dapat menarik perhatian audiens.