Ringkasan Mengoperasikan Microsoft

Office dan Korespondensi untuk

Sekretaris Umum

Kamu sudah menyelesaikan berbagai

topik pembelajaran dalam kelas ini.
Sekarang kamu sudah memahami
cara penggunaan berbagai perangkat
keras dan lunak di dalam komputer,
serta cara berkorespondensi yang
baik sebagai sekretaris umum. Kamu
dapat mengulas kembali materi yang

Gambar 1. ada di video-video sebelumnya

Ilustrasi Sekretaris dengan melalui ringkasan materi berikut ini.
Microsoft Office
Simak ya!

Pengenalan Tools dalam Microsoft Word

Pada topik ini kita membahas mengenai tools yang ada pada tab menu yang
ditampilkan oleh Microsoft Windows. Pada dasarnya, semua tools di semua versi
adalah sama, tetapi Microsoft akan selalu memberikan update pada sistemnya, bisa
pada tampilan, desain dan lain semacamnya. Microsoft hadir untuk banyak sistem
operasi komputer, seperti Windows, Macintosh, dan Linux. Pada seluruh materi kali
ini, instruktur menggunakan sistem operasi dari Macintosh.

Ketika kamu membuka dokumen baru pada Microsoft Word, halaman yang
ditampilkan adalah pilihan templates pada pilihan Home. Mulai dari halaman kosong,
modul paduan dari Microsoft Word, template catatan, kalendar, poster, CV dan
masih banyak lagi. Begitu juga pada pilihan menu New. Untuk pilihan Recents dapat
digunakan jika kamu sudah pernah membuka dan membuat dokumen pada
Microsoft Word, dan dokumen tersebut disimpan pada laptop atau komputer

1
tersebut. Setelah itu, pilihan Open pada Microsoft Word akan langsung membuka
kotak dialog folder yang bisa kamu cari dengan mandiri.

Jika ada dokumen yang sudah pernah dibuat, akan terekam pada Recents, dan pada
tampilan tersebut terdapat sebuah ikon pinned. Maksud dari pinned adalah
dokumen tersebut tidak akan menghilang dari tab Recents jika kamu terus
menambah atau terus membuat dokumen. Jadi akan memudahkan kamu untuk
mencari dokumen tersebut karena terletak di paling atas tab.

Kali ini yang dipelajari adalah cara membuat dokumen dengan blank document.
Ketika sudah memasuki area kerja, akan ada tab menu baru yang kamu akan lihat,
yaitu:
 Home
 Insert
 Draw (dalam Ms. Word Macintosh)
 Design
 Page Layout
 References
 Mailings
 Review
 View
 Help

Tab Home
Pada tab home, terdapat pengelompokkan tools, seperti Clipboard, Font, Paragraph,
Styles, Editing, Voice, dan Sensitivity.

Gambar 2.
Tab Home (Bertanda Lingkar Oranye)

2
 No. Tools Komponen
1 Clipboard Cut, copy, paste, dan format painter
Jenis huruf (font), ukuran, change case, bold,
italic, underline, striketrough, subscript,
2 Font
superscript, text effect, highlight, color, dan
clear all formatting
Bullets, numbering, multilevel list, decrease
dan increase indent, sort, show/hide
3 Paragraph paragraph marks, align left, center, align
right, justify, line spacing, shading, dan
borders.
4 Styles Sampel penulisan pada dokumen
Find, replace, dan select
5 Editing

6 Voice Dictate
7 Sensitivity Sensitivity

Tab Insert
Pada tab insert, terdapat pengelompokkan tools seperti Pages, Tables, Illustrations,
Content, Add-ins, Media, Links, Comments, Header & Footer, Text, dan Symbols.
Pada kelas ini, kamu telah mempelajari Pages, Tables, Pictures, dan Symbols.

Gambar 3.
Tab Insert (Bertanda Lingkar Oranye)

No. Tools Komponen

1 Pages Cover page, blank page, dan page break
2 Tables Tables
3 Picture Pictures, online pictures, shapes, chart,

3
 smartArt, icons, 3D models, dan screenshot
4 Symbols Equation dan symbol

Tab Design
Pada tab design, terdapat pengelompokkan tools seperti Document Formatting dan
Page Background.

Gambar 4.
Tab Design (Bertanda Lingkar Oranye)

No. Tools Komponen

1 Document Formatting Desain tema
2 Page Background Watermark, page color, dan page borders

Tab Layout
Pada tab layout, terdapat pengelompokkan tools seperti Page Setup, Paragraph,
dan Arrange.

Gambar 5.
Tab Layout (Bertanda Lingkar Oranye)

No. Tools Komponen

Margins, orientation, size, columns, breaks,
1 Page Setup
line numbers, dan hyphenation
2 Paragraph Indent dan spacing
Position, wrap text, bring forward, send
3 Arrange backward, selection pane, align, group, dan
rotate

4
Tab References
Pada tab references, terdapat pengelompokkan tools seperti Table of Contents,
Footnotes, Research, Citations, Bibliography, Captions, Index, dan Table of
Authorities. Pada kelas ini kamu sudah mempelajari Table of Contents, Footnotes,
dan Index.

Gambar 6.
Tab References (Bertanda Lingkar Oranye)

No. Tools Komponen

1 Table of Contents Table of contents, add text, dan update table
Insert footnote, insert endnote, next
2 Footnotes
footnote, dan show notes
3 Index Mark entry, insert index, dan update index

Tab Mailings
Pada tab mailings, terdapat pengelompokkan tools seperti Create, Start Mail Merge,
Preview Results, dan Finish.

Gambar 7.
Tab Mailings (Bertanda Lingkar Oranye)

No. Tools Komponen

1 Create
2 Start Mail Merge
3 Preview Results
Envelopes dan labels
Start mail merge, select recipients, dan edit
recipients list
Preview results, find recipients, dan check for
errors

5
 4 Finish Finish

Tab Review
Pada tab review, terdapat pengelompokkan tools seperti: Proofing, Speech,
Accessibility, Language, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect, Ink, dan
CV.

Gambar 8.
Tab Review (Bertanda Lingkar Oranye)

Tab View
Pada tab view, terdapat pengelompokkan tools seperti: Views, Immersive, Page
Movement, Show, Zoom, Window, Macros, dan Sharepoints.

Gambar 9.
Tab View (Bertanda Lingkar Oranye)

Mengedit dan Memformat Teks, Paragraf, dan Dokumen

dalam Microsoft Word

1. Mengedit Teks (Editing Text)

Pada pembahasan editing text, kamu mempelajari bagaimana cara mengedit sebuah
teks atau paragraf. Dalam mengedit teks, kamu dapat menyalin, menggunting,
melakukan undo dan redo, hingga mencari dan menukar sebuah kata.
a. Copy ( ) dan Paste ( )
Dalam dokumen, kamu diizinkan untuk menyalin kalimat atau paragraf dari
dokumen lain atau paragraf lain ke dalam dokumen yang kamu miliki. Terdapat tiga
cara, yaitu:

6
 Pada tab Home, pengelompokkan Clipboard, kamu dapat menggunakan ikon
copy dan paste. Blok kalimat yang kamu inginkan, klik copy lalu paste pada
tempat yang baru.
 Blok kalimat, klik kanan lalu pilih copy dan paste pada tempat yang baru.
 Atau menggunakan shortcut CTRL + C untuk menyalin, dan CTRL + V untuk
menempelkan teks pada tempat yang baru.

Selain copy, ada satu tools yang menyerupai, yaitu cut. Memiliki fungsi sama, yakni
untuk menyalin, tetapi cut adalah menggunting atau memotong kalimat yang kamu
ingin salin. Jadi pada lokasi awal, ketika dilakukan cut kalimat itu akan hilang dan
akan muncul ketika kamu sudah paste pada tempat yang baru.

b. Undo dan Redo ( )

Sesudah kamu menulis atau melakukan sesuatu kegiatan pada dokumen, kamu
diizinkan untuk mengembalikan langkah sebelum atau kembali ke langkah sesudah
pada aksi yang kamu lakukan. Terdapat dua cara untuk melakukannya, yaitu:
 Undo dan Redo terdapat di atas bagian tab. Panah ke kiri adalah undo, dan
panah ke kanan adalah redo. Jadi, jika kamu sudah membuat suatu aksi dan
tidak ingin melakukan hal tersebut, kamu dapat mengklik ikon undo. Jika kamu
ingin kembali ke awal setelah melakukan sebuah aksi, kamu dapat menggunakan
redo. Termasuk ketika kamu tidak sengaja menghapus sebuah kalimat atau
paragraf sebelum disimpan ke file dokumen, kamu dapat menggunakan redo.
 Menggunakan shortcut CTRL + Z untuk undo dan CTRL + Y untuk redo.

c. Find ( ) dan Replace ( )

Sebuah kegiatan yang memakan waktu jika kamu ingin mencari sebuah kata dari
ribuan kata pada dokumen. Terdapat fitur find untuk mencari kalimat yang kamu
maksud. Ketika kamu ingin mengganti kata tersebut, dapat menggunakan fitur
replace pada kotak dialog yang sama. Terdapat dua cara untuk melakukannya, yaitu:
 Pada tab home, kamu akan menemukan find di kelompok editing. Klik ikon
tersebut dan klik pada panah. Pilih find jika kamu hanya ingin menemukan, pilih
advanced find jika kamu sembari ingin mengganti kata tersebut. Kamu dapat

7
 mengklik advanced find > find, ketik pada kolom yang tersedia, lalu find all agar
kamu dapat melihat di mana saja kata yang kamu cari. Pilih tab replace, dan
ketik kata ganti yan diinginkan pada kolom tersebut. Pilih replace untuk
mengganti satu tempat saja, dan replace all jika kamu ingin mengganti
keseluruhan dokumen.
 Menggunakan shortcut CTRL + F untuk find, dan CTRL + H untuk replace.

2. Memformat Teks, Paragraf, dan Dokumen (Formatting Text, Paragraph, and

Documents)
Kamu dapat memformat teks dan paragraf pada dokumen dengan tools yang berada
pada tab home.
a. Format text

Gambar 10.
Tools dalam Format Text

Cara menggunakan fitur format text, yaitu:

 Blok kata, kalimat atau paragraf yang ingin kamu format.
 Tools yang digunakan: tab font pada home. Seperti mengganti font, mengganti
ukuran, memberikan bold, italic, underline, striketrough, subscript, superscript,
increase and decrease size, change case, color, dan highlight pada teks.
 Mengganti font dengan cara mengklik kolom font, lalu kamu akan mendapatkan
banyak jenis font dan dapat dipakai sesuai kebutuhan.
 Mengubah ukuran dengan cara mengklik anak panah, lalu pilih berapa ukuran
yang diperlukan, atau kamu dapat mengganti dengan mengetik angka yang
sesuai. Jika dengan angka belum dapat sesuai, kamu dapat menggunakan
increase and decrease font size yang posisinya persis terletak disebelah kolom
ukuran.
 Change case, terdiri dari berbagai macam, yaitu sentence case, lowercase,
uppercase, capitalize each word, dan toggle case. Sentence case untuk
membuat format kalimat (dengan kapital di setiap huruf setelah titik), lowercase

8
 untuk membuat semua tulisan menjadi huruf kecil, uppercase untuk membuat
semua tulisan menjadi huruf besar, capitalize each word untuk membuat huruf
kapital di setiap kata pada satu dokumen, dan toggle case untuk membuat huruf
awal pada kalimat huruf besar menjadi kecil.
 Bold untuk menebalkan teks dengan shortcut CTRL + B
 Italic untuk memiringkan teks dengan shortcut CTRL + I
 Underline untuk menggarisbawahi teks dengan shortcut CTRL + U
 Striketrough untuk mencoret teks
 Subscript untuk membuat huruf atau angka menjadi kecil dibagian bawah
 Superscript untuk membuat huruf atau angka menjadi kecil dibagian atas
 Highlight untuk membuat kata atau kalimat berwarna
 Font Color untuk mengganti warna, baik per huruf, per kata, ataupun satu
dokumen.

b. Format Paragraph

Gambar 11.
Tools dalam Format Paragraph

Komponen dalam fitur format paragraph, yaitu:

 Bullets untuk membuat daftar rincian dengan penunjuk simbol, seperti pada
poin ini.
 Numbering untuk membuat daftar rincian dengan penunjuk angka, huruf, dan
romawi
 Multilevel list untuk membuat daftar rinician yang memiliki poin dan subpoin
yang banyak
 Increase indent untuk membuat paragraf terformat menjadi satu baris dengan
margin, sebaliknya dengan decrease indent
 Align Left untuk membuat seluruh teks dokumen menjadi rata tepi kiri
 Center untuk membuat seluruh teks dokumen menjadi rata pada tengah

9
 Align Right untuk membuat seluruh teks dokumen menjadi rata tepi kanan
 Justify untuk membuat seluruh teks dokumen menjadi rata tepi kiri dan kanan.
 Line Spacing untuk mengatur spasi antar baris pada seluruh teks dokumen.
Sudah ada beberapa pilihan yang ditawarkan oleh Microsoft Word, tetapi kamu
diizinkan untuk mengaturnya secara mandiri pada line spacing option.
 Shading untuk membuat warna pada satu baris
 Borders untuk membuat batas pada tabel yang kamu miliki.

c. Format Document

Gambar 12.
Tools dalam Format Document

Berbeda dengan format teks dan paragraf, untuk melakukan format dokumen
berada pada tab layout. Kamu diizinikan untuk mengatur komposisi halaman pada
page setup. Komponen dalam format document, yaitu:
 Margins untuk mengatur ukuran tepi pada dokumen yang kamu miliki. Sudah
banyak opsi yang ditampilkan, tetapi kamu tetap dapat mengatur secara mandiri
pada custom margin.
 Orientation untuk memilih atau mengubah orientasi kertas. Apakah kamu ingin
dokumen menjadi portrait atau menjadi landscape.
 Size untuk mengatur ukuran kertas pada dokumen kamu. Microsoft Word sudah
membuat ukuran yang sesuai dengan ukuran kertas yang dijual di pasaran
(ukuran universal). Kamu dapat memilihnya sesuai dengan kebutuhanmu.
 Columns untuk membuat dokumen menjadi beberapa kolom
 Breaks untuk membuat pecahan pada dokumen, seperti membuat halaman
baru. Pada page break banyak pilihan untuk menunjang dokumen kamu. Seperti
break, column, dan text wrap. Pada opsi ini dokumen hanya terpecah sesuai
baris yang kamu ingin pecah, sedangkan pada opsi section break biasanya
digunakan untuk mengakhiri sebuah bagian, bab, atau seksi pada dokumen.

10
Memasukkan Tabel, Gambar, dan Simbol dalam Microsoft
Word

1. Memasukkan Tabel ( )
Cara menambahkan tabel pada dokumen Microsoft Word, yaitu:
 Buka dokumen yang ingin kamu buat tabelnya.
 Pergi ke tab insert, lalu pilih table. Pada tab tersebut, kamu akan melihat layout
kotak. Jika kamu geser kursor, kamu akan mendapatkan gambaran layout tabel
yang kamu inginkan.
 Pada opsi table, kamu tetap bisa membuat tabel sesuai ukuran yang kamu
inginkan pada insert table. Setelah itu akan muncul kotak dialog pengaturan
pembuatan tabel. Kamu dapat mengatur kolom dan baris sesuai yang kamu
inginkan.
 Kamu juga dapat menggambar tabel dengan mandiri dengan draw table. Kamu
hanya perlu membuat kotak pada dokumen dan menentukan besar tabel yang
diinginka, lalu lepaskan kursor, kemudian akan muncul sebuah kotak besar yang
dapat kamu beri garis satu persatu sesuai kebutuhan.
 Tulisan di dalam tabel dapat kamu edit dan format seperti yang sudah dijelaskan.
Seperti mengganti font, ukuran, mengganti warna, meng-highlight, dan
pengaturan alignment dengan cara memblok sel tersebut. Untuk memblok tabel
secara keseluruhan dapat mengklik ikon seperti tanda tambah (+) pada kiri atas
tabel.
 Untuk menambah atau mengurangi sebuah baris atau kolom pada tabel, kamu
dapat memblok posisi patokan baris atau kolom, lalu klik kanan > Insert, setelah
itu kamu dapat memilih apakah ke atas atau bawah. Begitu pula dengan
menghapus baris atau kolom, klik kanan > Delete, lalu pilih sesuai kebutuhan.
 Pengaturan untuk menambah atau mengurangi baris dan kolom juga ada pada
tab layout yang hanya muncul ketika kamu membuat tabel. Pada tab tersebut
juga terdapat pengaturan jarak antar sel. Terdapat kolom yang bisa kamu isi,
jarak atas atau bawah maupun jarak kanan atau kiri antarsel.

11
 Menggabungkan sel juga diizinkan, dengan cara memblok sel yang dimaksud,
lalu pilih merge cells. Setelah itu tabel kamu akan tergabung sesuai hasil blok sel
tersebut.
 Isi dari tabel dapat diatur juga format alignment-nya. Tulisan tersebut dapat
dibuat rata kiri, kanan, atas, bawah atau bahkan berada di tengah-tengah sel.
 Ketika kamu membuat sebuah tabel, akan ada tab baru yang muncul selain
layout, yaitu design. Pada pilihan desain, kamu dapat memilih seperti apa
estetika tabel tersebut.

2. Memasukkan Gambar ( )
Cara menambahkan gambar pada dokumen Micosoft Word, yaitu:
 Insert > Picture, adalah cara untuk memasukkan gambar dengan sumber dari
memori laptop atau komputer yang kamu miliki.
 Insert > Online Picture, adalah pilihan untuk memasukkan gambar jika
sumbernya adalah online seperti dari penyimpanan online (Onedrive).
 Kamu dapat mengedit gambar tersebut, seperti mengatur ukuran secara pribadi
dengan menggerak-gerakan titik pada sudut gambar. Gunakan shift agar gambar
tidak berubah rasionya.
 Wrap text dapat kamu gunakan jika gambar tersebut ingin diletakkan dekat atau
diantara teks. Banyak pilihan, seperti in line with text, square, tight, through,
top and bottom, behind text, dan in front of text.
 Jika sudah memilih wrap text, jangan lupa untuk mengatur opsi pada move with
text atau fix position. Move with text adalah ketika kamu menulis kembali,
gambar itu akan berpindah posisinya sesuai dengan pengaturan teks, tetapi jika
kamu memilih fix position, gambar yang kamu miliki akan tetap pada pengaturan
yang kamu buat.
 Akan ada tab yang hanya muncul ketika kamu memiliki gambar, yaitu Shape
Format dan Picture Format.
 Cropping image pada picture format, bisa memotong gambar secara mandiri,
atau mengikuti pilihan rasio yang sudah dibuat aturannya, serta dapat
memotong gambar sesuai pilihan shapes.

12
 Gambar dapat diberikan bingkai. Banyak pilihan bingkai yang bisa kamu pilih
sesuai dengan kebutuhan.
 Background juga dapat kamu hapus melalui opsi remove background.
 Gambar dapat diatur warnanya dengan color correction. Terdapat template
warna, artistic effect, dan transparency.

3. Memasukkan Simbol ( ) dan Rumus Persamaan ( )

Cara memasukkan simbol dan rumus persamaan dalam dokumen Microsoft Word,
yaitu:
 Masih pada tab insert, terdapat pilihan symbol dan equation.
 Ketika kamu memilih symbol, akan ditampilkan pilihan-pilihan yang umum
digunakan oleh pengguna. Namun, kamu juga masih bisa memilih simbol lainnya
dengan memilih more symbols. Di sana akan ada kotak dialog dan ada pilihan
simbol sesuai font yang kamu pakai.
 Equation kurang lebihnya adalah untuk penjabaran matematika. Terdapat
persamaan matematika yang biasanya kita temukan pada soal-soal. Pangkat,
akar, integral dan semacamnya. Sudah ada template persamaan yang bisa
langsung dipakai, atau kamu dapat membuatnya secara mandiri dengan pilihan-
pilihan per satuannya.

Membuat Daftar Isi dalam Microsoft Word

Cara membuat daftar isi adalah dengan menggunakan table of contents ( ) . Di

dalam table of contents ada berbagai opsi template sesuai dengan kebutuhan.
 Pada mulanya, kamu harus menyiapkan blank page pada dokumen untuk
dijadikan tempat daftar isi tersebut. Blank page ini berada setelah cover.
 Jadikan subjudul pada pembahasan atau materi pada dokumen adalah Heading.
kamu dapat memilihnya pada tab Home > Styles. Agar subjudul tersebut
terekam pada daftar isi.
 References > Table of Contents. Pilih template yang kamu inginkan. Daftar isi
tersebut akan tampil pada halaman kosong dan isinya sudah mengikuti heading
yang kamu buat.

13
 Jika kamu membuat update pada daftar isi, kamu harus kembali pada daftar isi
tersebut, dan klik kanan > Update field. Akan ada kotak dialog pilihan update
entire table atau update page number only. Jika pengeditan teks membuat
halaman berganti, kamu bisa hanya memilih update page number only. Namun,
jika kamu mengganti pada subjudul, halaman dan semacamnya, kamu
diharuskan memilih update entire table.
 Kamu dapat mengedit font pada table of content tersebut. Lakukan update
dengan pergi ke tab home > panah kecil pada styles > TOC 1 > klik kanan >
update TOC 1 to Match Selection. Agar pengeditan yang sudah kamu lakukan
menjadi default pada format daftar isi tersebut.

Membuat Catatan Kaki dalam Microsoft Word

Berikut adalah cara membuat catatan kaki atau footnote ( ) di Microsoft Word:
 Siapkan dokumen yang ingin kamu edit.
 Lalu arahkan kursor pada kata yang ingin diberikan footnote.
 Pilih tab References, dan kamu akan menemukan kumpulan ikon dari footnote.
 Pilih ikon AB1 insert footnote. Akan muncul sebuah angka kecil pada akhir kata
yang kamu pilih dan di kaki halaman akan muncul garis pembatas dan angka
yang sama. Jika ingin melihat kata yang tadi sudah kamu pilih, dapat klik dua kali
pada nomor di footnote tersebut.
 Pada kaki halaman tersebut, kamu dapat mengisi sesuai dengan kebutuhan.
Seperti contoh, mengartikan sebuah bahasa asing yang jarang dikenali oleh
pembacanya. Dalam footnote yang tersedia, sudah menjadi style yang spesifik.
Namun, kamu masih bisa untuk mengubah style tersebut.
 Jika ingin mengedit style dari footnote tersebut, kamu dapat klik kanan > style,
lalu akan muncul kotak dialog style tersebut. Kamu dapat memilih footnote jenis
apa yang memenuhi kebutuhan pada kolom style.
 Kamu dapat memilih modify untuk mengedit lebih dalam lagi, seperti formatting
text, yaitu mengganti tipe font, ukuran, alignment, dan spasi antar baris.

14
 Terdapat pengaturan yang lebih spesifik lagi jika kamu pergi ke menu Format.
Contoh, jika kamu ingin mengubah spasi antar baris, kamu dapat memilih
Format > Paragraphs, di sana akan ada pengaturan secara manual.
 Jika sudah melakukan semua perubahan, kamu dapat menerpakan (apply)
pengaturan yang tadi sudah kamu buat.
 Langkah di atas berlaku juga ketika kamu ingin menambahkan footnote yang
kedua, ketiga, dan seterusnya.

Membuat Indeks dalam Microsoft Word

Berikut adalah cara membuat indeks ( ) di ) dalam dokumen Microsoft Word:
 Siapkan dokumen yang ingin kamu buat indeksnya.
 Temukan kata yang ingin kamu daftarkan pada daftar indeks, lalu blok kata
tersebut.
 Buka References > Index > Mark Entry untuk mulai membuat indeks.
 Ketika kamu mengklik kotak dialog tersebut, kata yang sudah diblok akan
terekam pada kolom Mark Entry.
 Jika sudah memasukkan kata pada mark entry, kamu dapat memilih Mark All.
Mengapa memilih mark all? Hal ini karena nantinya Microsoft Word akan
merekam semua kata yang dipilih pada dokumen untuk didaftarkan pada indeks.
Kata yang sudah dipilih dan diberi mark, nantinya akan memiliki tampilan yang
berbeda. Jangan lupa untuk menggunakan page breaks ketika ingin membuat
indeks.
 Bagaimana jika banyak daftar kata indeks berada dalam satu judul pembahasan?
Pada kotak dialog indeks, Main Entry diisi oleh judul yang dimaksud, kemudian
isi kata penting tersebut pada kolom Subentry.
 Rekam judul indeks sebagai Headings agar indeks tetap masuk pada daftar isi
dokumen tersebut.
 Ketika sudah merekam satu kata untuk indeks, show/hide paragraph marks
akan terlihat, kemudian dapat kamu matikan.
 Setelah sudah mengumpulkan semua kata untuk indeks tersebut, kamu dapat
memasukkan indeksnya dengan cara klik References > Insert Index, kemudian

15
 akan muncul kotak dialog indeks pada layar komputer kamu. Template indeks ini
dapat kamu tentukan sendiri, pada kolom Formats. Ketika kamu memilih Right
align page numbers, nomor halaman akan selalu berada pada sebelah kanan
kata. Lalu, jika kamu merasa kesulitan untuk membaca atau mengurutkan dari
kata menuju angka halaman, kamu dapat memilih tab Leader dan pilihlah garis
penunjuk yang sesuai. kamu dapat memilih tipe dari indeks pada pilihan Type,
dan dapat memilih berapa kolom untuk indeks ini. Jika sudah, klik ok.
 Jika sudah melakukan alur di atas, indeks akan muncul pada halamannya. Akan
terlihat daftar kata yang sudah kamu rekam. Karena kamu memilih Mark All
ketika merekam kata, maka akan terlihat banyak angka pada kata tersebut. Itu
adalah halaman di mana kata tersebut berada, jadi akan memudahkan kita
untuk mencari kata tersebut.
 Kamu masih dapat menambahkan kata walaupun sudah membuat indeks.
Setelah sudah merekam kata, jangan lupa untuk update indeks dengan cara klik
kanan pada indeks > update fields.

Membuat Mail Merge dalam Microsoft Word

Berikut adalah cara membuat mail merge ( ) dalam Microsoft Word:
 Siapkan dokumen surat yang ingin kamu edit
 Buatlah daftar penerima dokumen surat tersebut, dapat menggunakan tabel
pada Microsoft Word. Lengkapi dengan judul per kolomnya, seperti nama,
alamat, dan nomor telepon.
 Buka tab Mailings, arahkan kursor pada tempat tujuan daftar tersebut berada.
 Klik Start Mail Merge > Letter karena kita akan membuat sebuah dokumen surat.
Lalu select recipients > use an existing list, untuk membuat daftar penerima
surat tersebut.
 Setelah kamu mengatur recipients, pilih Edit Recipients List. Dalam tab tersebut,
kita dapat menyortir daftar penerima.
 Tambahkan address block jika kamu memiliki kebutuhan ini, tetapi bila tidak
dapat kamu lewati.

16
 Jika sudah memenuhi pengisian pada kolom start mail merge, maka dapat
melanjutkan ke Insert Merge Field. Daftar nama sudah terekam pada ikon insert
mail merge. Arahkan kembali kursor pada lokasi yang akan diberikan format
mail merge.
 Jika sudah, kamu bisa melihat hasil dokumennya pada preview results, lalu klik
pada ikon next untuk melihat keseluruhan dokumen. Jika sudah sesuai, kita
dapat melanjutkan alur akhir dengan mengklik ikon finish and merge.
 Pada ikon tersebut, terdapat pilihan edit document, print, atau send email.
kamu dapat memilih edit document untuk melanjutkan alur. Lalu seluruh
dokumen akan terlampir pada satu dokumen Microsoft Word.

Mengenal Microsoft PowerPoint (PPT)

Salah satu kemampuan dalam presentasi adalah kemampuan memvisualisasi pesan.

Memvisualisasi pesan dapat dilakukan dengan membuat PPT. Dengan visualisasi
yang tepat dan desain yang baik, maka PPT akan membantu dalam menyukseskan
presentasi. Berikut adalah beberapa software presentasi yang umum digunakan:
 Google Slides oleh Google
 Keynote oleh Apple
 PowerPoint oleh Microsoft
PowerPoint adalah software yang akan digunakan dalam kelas ini, karena ia cukup
kompatibel dengan banyak perangkat dan OS.

Persiapan Sebelum Membuat PPT

Jika kamu sudah memiliki materi yang akan dipresentasikan, maka kamu bisa
mengemasnya dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut, yaitu:
 Siapa audiensmu?
 Apa masalah audiensmu?
 Apa yang bisa kamu lakukan untuk membantu menyelesaikan permasalahan
audiensmu?

17
Terdapat tips presentasi dari Steve Jobs yang bisa diterapkan dalam pengemasan
materi ataupun dalam pembuatan PPT, yaitu:
 Reveal the Hero, yakni membuat materi presentasimu seakan-akan adalah
pahlawan yang akan menyelesaikan permasalahan audiens.
 Rule of Three, yakni membatasi poin-pointiap slide maksimal tiga poin.
 Twitter-friendly Description, yakni meletakkan tulisan tidak lebih dari seratus
empat puluh karakter pada tiap slide.

Langkah-Langkah Membuat PPT

Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat PPT:
1. Membuat layout
Layout adalah susunan elemen dalam sebuah slide. Berikut adalah beberapa elemen
yang ada dalam slide:
a. Heading adalah judul slide
b. Subheading adalah subjudul
c. Body Text adalah isi slide yang berupa tulisan
d. Extras adalah elemen lain selain tulisan, misalnya seperti gambar, garis, bentuk,
model tiga dimensi.

Jika memiliki kesulitan ketika menempatkan elemen dalam sebuah slide, maka kamu
dapat menggunakan Rule of Third. Ketika Rule of Third diaplikasikan untuk
menempatkan elemen dalam sebuah slide, maka elemen yang ada dalam slide dapat
ditempatkan di perpotongan antar garis, ataupun di antaranya. Sedangkan untuk
background PPT, terdapat beberapa hal yang bisa kamu jadikan pilihan, yaitu:
a. Warna solid
b. Gradasi
c. Tekstur
d. Warna dan elemen grafispilih , yakni dengan memilih elemen grafis yang tidak
terlalu kontras dan masih bisa ditimpa oleh tulisan maupun elemen lainnya.

18
e. Gambar, yakni dengan memilih gambar yang memiliki ruang untuk
menempatkan tulisan atau elemen lainnya.

2. Memilih warna
Ketika melakukan presentasi di lingkup kerja, hal berikut ini dapat menjadi referensi
untuk memilih warna:
a. Logo perusahaan
b. Website perusahaan
c. Kemasan produk
d. Makna warna dalam budaya tertentu atau makna generalnya

Dalam mengaplikasikan warna, perhatikan pencahayaan ruangan dan kualitas

proyektor yang akan digunakan ketika presentasi. Agar aman, gunakan prinsip
kontras dalam mengaplikasikan warna, yakni white over black dan black over white.

Salah satu hal yang esensial dalam sebuah desain adalah skema warna, yang
merupakan kombinasi beberapa warna yang berkaitan. Skema warna akan menjadi
panduan untuk memberikan warna pada berbagai elemen yang ada dalam slide.
Berikut adalah beberapa cara untuk mendapatkan skema warna:
a. Website generator skema warna
b. Memadukan satu warna, dari warna yang gelap hingga warna terangnya
c. Memadukan satu warna dengan hitam, putih, dan abu-abu

3. Font dan Teks

Ketika bicara tentang jenis huruf, terdapat dua istilah yang maknanya dapat
dipertukarkan, yakni typeface dan font. Typeface merupakan kategori besar dari
beberapa font, sedangkan font adalah turunan dari typeface. Terdapat dua jenis
typeface yang paling umum, yakni Serif dan San Serif.
a. Serif adalah font yang ujungnya memiliki garis, seperti Times New Roman
b. San Serif adalah font yang ujung-ujungnya tidak memiliki garis, seperti Calibri

19
Sebaiknya, gunakan satu jenis font untuk keseluruhan PPT. Namun, untuk
mengkombinasikan font, kamu dapat mencari di search engine dengan kata kunci
font pairing untuk mengetahui font mana yang dapat dikombinasikan. Berikut
beberapa tips untuk mengkombinasikan font:
a. Kombinasikan font tebal dan font tipis di satu typeface yang sama
b. Kombinasikan typeface serif sebagai heading dan san serif sebagai body text

Hal yang harus diperhatikan ketika menuliskan teks dalam slide, yaitu:
a. Pastikan dalam satu slide terdiri dari satu pesan inti
b. Terapkan billboard-base words
c. Ukuran font minimal 18
d. Terapkan prinsip kontras

4. Gambar dan Video

Terdapat dua jenis gambar di dalam PPT, yaitu:
a. Vektor, yakni gambar yang terdiri atas kumpulan garis dan titik
b. Raster, yakni gambar yang terdiri atas kotak-kotak warna (piksel)

Ketika memilih gambar, sebaiknya gunakan gambar jenis vektor karena tidak pecah
jika diperbesar. Namun jika ingin menggunakan jenis raster, maka pilih kualitas High
Definition (HD). Hindari kedua hal ini ketika memilih gambar, yaitu:
 Gambar yang memiliki watermark
 Clipart

Kamu juga menyisipkan video di dalam slide, tetapi ada beberapa hal yang harus
dipertimbangkan ketika ingin menggunakan video. Berikut adalah tips dalam
menyisipkan video:
 Gunakan video jika memang butuh visualisasi yang bergerak
 Hindari video yang gambarnya pecah dan berdurasi terlalu lama
 Backup file video yang hendak digunakan

20
5. Grafik dan Tabel
Berikut adalah beberapa tips yang dapat dilakukan ketika menyisipkan grafik dan
tabel ke dalam slide:
 Satu slide, satu grafik atau tabel. Grafik dan tabel menyajikan banyak data
sekaligus, sehingga sebaiknya letakkan satu grafik atau satu tabel saja dalam
sebuah slide, agar audiens tidak bingung ketika membacanya.
 Tulis kesimpulan atau key message dari grafik atau tabel. Dengan menuliskan
kesimpulan atau pesan inti yang sebenarnya ingin disampaikan, audiens akan
lebih mudah pula memahami data-data pada grafik.
 Berikan kontras pada data yang menjadi kunci. Dari data yang ditampilkan,
mungkin ada beberapa yang menjadi fokus utama, yang akan dibahas oleh
presenter. Dengan memberikan kontras pada data-data tersebut, maka audiens
pun akan lebih mudah memahami dan mengikuti penjelasan presenter.
 Gunakan animasi. Dengan menggunakan animasi, audiens dapat melihat
grafiknya secara perlahan, dengan alur yang sudah ditentukan oleh presenter.

6. Animasi dan Transisi

Transisi merupakan efek animasi yang terjadi dalam pergantian antar slide.
Sedangkan animasi adalah efek animasi pada elemen-elemen dalam slide. Terdapat
beberapa tools dasar menu transisi, yakni:
 Effect Options : mengubah arah atau efek tertentu dari sebuah transisi
 Duration : mengubah durasi transisi
 Apply to All : menerapkan transisi sebuah slide, ke semua slide lainnya

Sedangkan berikut adalah beberapa tools dasar yang ada dalam menu animasi:
 Effect options : mengubah arah atau efek tertentu dari sebuah animasi
 Duration : mengubah durasi animasi
 Animation Pane : untuk melihat animasi apa saja yang ada dalam sebuah slide,
serta urutan pergerakannya
 Start : mengubah kapan munculnya sebuah animasi

21
Dalam presentasi lingkup kerja, kita harus berhati-hati dalam menggunakan transisi
dan animasi. Berikut ini adalah beberapa hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan
ketika menggunakan animasi dan transisi:

Do’s Don’ts

Transisi dan animasi yang simpel Transisi dan animasi yang berlebihan

Mengatur durasi transisi dan Membiarkan pengaturan default

animasi agar tidak terlalu lambat durasi, tanpa diperiksa dahulu.

Mengombinasikan animasi yang Mengombinasikan animasi yang

berbeda untuk memperlihatkan berbeda tanpa tujuan tertentu
sebuah alur tertentu

Mengenal Microsoft Excel

Microsoft Excel merupakan aplikasi pengolah data. Berikut merupakan beberapa
komponen yang ada dalam tampilan atau jendela Microsoft Excel:
 Column, Rows, dan Cells
 Scroll Bar
 Tabs
 Ribbons
 Quick Access Toolbar
 Name Box
 Formula Bar
 Zoom
 Sheets
 File Name

Membuat Workbook Baru dalam Microsoft Excel

Terdapat dua cara dalam membuat workbook di Microsoft Excel, yaitu:

22
1. Membuat workbook kosong
Ketika pertama kali membuka file Excel, pengguna akan disuguhkan jendela Home
pada Excel, di mana mereka dapat memilih workbook seperti apa yang ingin dibuat.
Untuk membuat dokumen Excel atau workbook yang kosong, pengguna dapat
memilih Blank Workbook.
2. Menggunakan template workbook
Untuk menggunakan template workbook yang sudah ada, pengguna dapat klik New -
pilih template sesuai kebutuhan. Contoh template yang ada adalah Daily Work
Schedule atau jadwal kerja sehari-hari untuk mengatur jadwal kerja pribadi, Expense
Trends Budgets untuk mencatat pengeluaran dan membandingkan jumlah tiap
bulannya, dan template lainnya yang dapat membantu pekerjaan sehari-hari.

Membuat Tab Baru dalam Microsoft Excel

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat tab baru dengan isi yang
disesuaikan:

1. Klik tab File – Options – Customize Ribbon.

2. Di bagin Customize the Ribbon, pilih Main Tabs. Kemudian klik New Tab untuk
membuat tab yang baru. Ubah nama tab yang baru dengan klik Rename.
3. Klik New Group untuk membuat pengelompokkan tools baru di dalam tab. Ubah
nama group dengan klik Rename.
4. Lihat daftar tools yang berada di kolom sebelah kiri. Masukkan tools pilihan
dengan klik tools yang diingankan dan klik Add>>. Hilangkan tools yang tidak
diinginkan dengan klik <<Remove.

Menyalin Data dalam Microsoft Excel

Berikut adalah beberapa cara untuk menyalin data menggunakan Paste Specials:
1. Untuk menyalin secara dengan cara yang paling umum adalah dengan mengklik
Copy (Ctrl+C) – Paste (Ctrl+V)
2. Untuk menyalin dan menjumlahkan data dalam dua sel adalah dengan mengklik
Copy – Paste Special Add

23
3. Untuk menyalin format selnya saja gunakan Format Painter
4. Untuk menyalin yang ada di formula bar saja gunakan Copy – Paste Special
Formulas
5. Untuk menyalan format formula bar dan angka gunakan Copy – Paste Special
Formulas & Number Formatting
6. Untuk menyalin suatu rentang dan mengubah kolomnya menjadi baris serta
baris menjadi kolom gunakan Copy – Paste Special Transpose

Berikut adalah beberapa cara lain untuk menyalin data dalam Excel:
1. Untuk menyalin data ke beberapa worksheet sekaligus, yaitu pilih data yang
ingin disalin, klik Copy – blok atau select semua worksheet yang ingin dituju –
Paste
2. Untuk menyalin data dalam satu sel ke banyak sel yaitu klik Copy – select range
yang dituju – Paste, atau klik sel – klik kotak kecil di pojok kanan bawah sel –
tarik ke sel di bawahnya untuk menempelkan salinan.
3. Untuk mengisi sel di bawahnya dengan data yang berlajut dari sel di atasnya,
yaitu pilih range yang sudah memiliki data yang berurut – klik kotak kecil di
pojok kanan bawah range – tarik ke sel di bawahnya.

Mengedit Data dalam Microsoft Excel

Berikut adalah tools dasar untuk melakukan format teks dalam Excel:
 Bold untuk menebalkan huruf
 Italic untuk memiringkan huruf
 Underline untuk menggarisbawahi teks
 Border untuk memberikan garis batas pada sel
 Background color untuk mengubah warna sel
 Font color untuk mengubah warna teks

Berikut adalah tools dasar untuk mengatur posisi teks dalam sel:
 Untuk posisi secara vertikal, pengguna dapat memilih antara Top (di paling atas
sel), Middle (di tengah sel), Bottom (di paling bawah sel).

24
 Untuk posisi secara horisontal, pengguna dapat memilih anatara Left (rata kiri),
Centre (rata tengah), atau Right (rata kanan).
 Jika teks dalam sel tidak semuanya terlihat/tertampilkan, klik Wrap Text
sehingga teks akan megikuti bentuk sel.

Berikut adalah tools dasar untuk mengedit format angka dalam sel:
 Percent jika ingin format angka menjadi persen
 Decimal jika ingin format angka memiliki koma
 Currency jika ingin menulis angka dengan mata uang tertentu
 Date jika ingin format angka yang menunjukkan tanggal, bulan, dan tahun.

Berikut adalah tools dasar untuk mengubah data atau isi sel:
 Find and Replace jika ingin mencari kata atau huruf tertentu di seluruh sel yang
dipilih, kemdian menggantinya dengan kata atau huruf lain
 Go To jika ingin mencari lokasi sebuah sel, bahkan sel-sel tertentu jika
menggunakan Go To Specials (misalnya ingin mencari lokasi sel yang hanya
menggunakan formula)

Formula Sederhana dalam Microsoft Excel

Berikut adalah beberapa formula sederhana dalam Microsoft Excel:

 Tambah (+), kurang (-), kali (*), bagi (/) untuk membuat formula perhitungan
sederhana secara manual. Contoh penulisan formula adalah =(B3-B4)*2
 SUM untuk menjumlahkan value atau nilai dalam beberapa sel. Contoh
penulisan formula adalah =SUM(B3+B4)

Referensi yang digunakan dalam sebuah formula:

 Relative reference, yakni referensi formula yang otomatis diterapkan dalam
Excel. Jika sebuah formula dalam suatu sel disalin, maka nilainya akan berubah
sesuai dengan posisi kolom dan barisnya.
 Absolute reference, yakni referensi sebuah formula yang absolut atau tidak
berubah-ubah. Jika ingin menyalin sebuah formula yang referensi selnya tidak

25
 mau berubah, maka bisa gunakan tanda dollar ($) di referensi kolom atau baris
yang ingin dibuat absolut. Contoh formula dengan ablsolute reference adalah
=(B4/$B$3)
 Mixed Reference, yakni referensi sebuah formula yang mengandung relative
references dan absolute references, artinya salah satu di antara kolom atau baris
yang menjadi referensi akan dikunci dengan tanda dollar atau dibuat absolut,
sedangkan yang lainnya tidak. Contoh formula dengan mixed reference adalah
=(B4*B$3)

Mengenal Dasar Korespondensi

Gambar 13.
Ilustrasi Korespondensi

Korespondensi dasar merupakan bagian penting dari komunikasi yang bisa

berbentuk aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat
atau media tulisan lainnya yang dilakukan di antara seseorang atau perusahaan.
Korespondensi dasar sendiri bisa berbentuk surat bisnis, email, laporan, proposal,
dan presentasi.

Di dalam menulis email bisnis, terdapat lima etika dasar yang perlu diperhatikan,
yaitu:
 Mencantumkan subjek email yang jelas
 Memperkenalkan diri secara singkat

26
 Memperhatikan dan menjaga informasi yang bersifat rahasia
 Mengecek nama penerima email
 Memeriksa kembali isi email sebelum dikirimkan

Sedangkan dalam menulis surat bisnis, terdapat bagian-bagian penting yang perlu
dicantumkan di dalamnya, yaitu:
 Alamat pengirim dan kop surat
 Tanggal surat
 Alamat penerima
 Salam pembuka
 Isi surat
 Salam penutup.

Selanjutnya, dalam menulis laporan perlu diperhatikan jenis laporan yang akan
dibuat. Laporan sendiri secara umum dibagi menjadi dua, yaitu laporan keuangan
(financial statement) dan laporan hasil rapat.

Selain itu juga ada proposal yang merupakan salah satu bagian penting di dalam
korespondensi dasar. Proposal digunakan sebagai bentuk pengajuan atau penawaran
permintaan bantuan kepada pihak lain agar pihak lain bersedia memberi sejumlah
bantuan berdasarkan kebutuhan pembuat proposal.

Aspek terakhir dalam korespondensi adalah mempersiapkan presentasi bisnis. Ada

beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika akan menyiapkan presentasi, yaitu:
 Mencari tahu siapa audiens dan rencana kegiatan presentasi
 Menentukan tujuan presentasi
 Menyusun materi presentasi dengan runtut dan jelas
 Menambahkan poin pendukung jika diperlukan
 Membuat desain slide yang dapat menarik perhatian audiens

Demikianlah ringkasan mengenai poin-poin terkait Microsoft Office yang meliputi

Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, dan Microsoft Excel dari kelas

27
“Mengoperasikan Microsoft Office dan Korespondensi untuk Sekretaris Umum”.
Semoga dengan mengikuti kelas ini kamu bisa menjadi lebih mahir dan profesional
dalam menjalani peran sebagai sekretaris umum.

Kamu juga bisa mempelajari kelas lain yang relevan untuk meningkatkan
kemampuanmu sebagai sekretaris, misalnya seperti kelas “Bahasa Inggris untuk
Bisnis” yang ada di Skill Academy. Di era ini, kemampuan berbahasa Inggris sudah
wajib dimiliki oleh setiap karyawan di berbagai jenis perusahaan, tidak terkecuali
sekretaris umum. Pada kelas ini kamu dapat mempelajari cara berkomunikasi hingga
membuat laporan bisnis dalam bahasa Inggris.

Scan QR code berikut ini!

untuk mempelajari kelas Bahasa Inggris untuk
Bisnis.

28