BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penulisan

Pembuatan laporan ini merupakan tugas penulisan karena telah

melakukan program Pendidikan Sistem Ganda (PSG). Maka sebagai salah satu

pertanggung jawaban yang harus dipenuhi adalah memberikan laporan hasil

pelaksanaan dari program Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yang dilaksanakan

oleh penulis.

Sebagaimana yang kita ketahui, bahwa perusahaan yang bergerak dalam

bidang pelayanan keuangan pasti memiliki tata cara dan konsep tersendiri dalam

mengatur dan menjalankan usahanya. Maka penulisan ingin menguraikan secara

teratur, jelas dan dapat memberikan informasi yang tepat dan akurat mengenai

sistem atau tata cara yang diterapkan untuk menjalankan kegiatan usaha dalam

perusahaan ini. Dalam penyusunan laporan ini penulis diharapkan mampu

memahami dan mengembangkan pengetahuan serta wwasan yang didapatkan

secara langsung pada saat mempraktekkannya didunia usaha.

Laporan ini merupakan salah sa tu syarat yang harus dipenuhi untuk

mengikuti Ujian Nasional (UN) Tahun Diklat 2016/2017 pada SMK Sasmita Jaya 1

Pamulang, sekaligus untuk menambah pemahaman dan pengetahuan serta wawasan

penulis tentang Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah Karyawan.

1.2 Alasan Pemilihan Judul

1
 2

Setiap orang pasti memiliki alasan dan tujuan tersendiri dalam melakukan

sesuatu walau sekecil apapun suatu pekerjaan itu, oleh karena itu alasan dan tujuan

merupakan suatu dasar yang pasti dimiliki oleh setiap manusia dalam melakukan

suatu pekerjaan.

Dalam penyusunan karya tulis ini, penulis memilih judul “Pros edur

Pembayaran Gaji Dan Upah Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah “.

Dengan alasan ingin menjelaskan secara lebih rinci mengenai Prosedur

Pembayaran Gaji Dan Upah.

Berdasarkan pernyataan diatas, penulis ingin mencoba serta membandingkan

ilmu yang diperoleh penulis dari sekolah dan ilmu yang diperoleh penulis serta

langsung dari dunia usaha sekaligus untuk mengembangkan wawasan penulis.

1.3 Pengertian Pendidikan Sistem Ganda

Pendidikan Sistem Ganda (PSG) adalah bentuk penyelenggaraan program

pendidikan keahlian kejuruan yang memadukan serta sistematis dan sinkron

antara program pendidikan sekolah dan program keahlian yang diperoleh secara

langsung dari praktek kerja didunia usaha, yang mengarah untuk mencapai keahlian

tertentu, sehingga dapat menjadi lulusan yang relevan seperti yang diharapkan.

1.4 Tujuan Pendidikan Sistem Ganda

Penyelenggaraan Program Pendidikan Sistem Ganda (PSG) mempunyai tujuan

sebagai berikut :

1. Memantapkan, meningkatkan dan memperluas keterampilan yang dimiliki siswa/siswi

dalam dunia usaha.

2. Meningkatkan efisiensi dalam proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja yang

berkualitas dan professional.

3. Memberikan kesempatan kepada siswa/siswi untuk beradaptasi dengan lingkungan

kerja sebagai pekerja mandiri terutama mengenai kedisiplinan dalam bekerja.

4. Menambah dan mengembangkan pengetahuan siswa/siswi dalam menerapkan teori

yang dapat disekolah dengan kenyataan sebenarnya.

1.5 Metode Pengumpulan Data

Dalam penyusunan laporan ini, penulis melakukan beberapa tahapan dalam

mengumpulkan data agar mendapatkan informasi yang akurat.

Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara :

1. Metode Pengamatan (Observasi)

Sesudah penulis mendapatkan data yang mendekati kesempurnaan penulis mendapatkan

data lain dengan cara melihat dan terjun langsung, kemudian penulis mempelajari

apa yang belum pernah dipelajari disekolah

2. Metode interview

Penulis melakukan wawancara langsung, baik dengan pegawai maupun dengan

pembimbing, guna untuk mendapatkan informasi atau data-data yang penulis

perlukan untuk mengembangkan laporan ini.

3. Metode liberatur (membaca)

yang dipilih Penulis mencari referensi melalui internet ataupun membaca dari buku-buku

yang berkaitan dengan judul.

1.6 Sistematis Penulis

Dalam penyusunan laporan ini, penulis berusaha semaksimal mungkin untuk

menyusun secara sistematis agar laporan ini dapat dengan mudah dipahami.

Laporan ini memiliki beberapa bagian yang terdiri atas 4 (empat) bab, antara lain:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulisan menguraikan beberapa hal yang terdiri dari latar belakang

penulisan, pengertian Pendidikan Sistem Ganda (PSG), tujuan Pendidikan Sistem

Ganda (PSG), metode pengumpulan data dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN UMUM

Pada bab ini penulis menguraikan tentang Sejarah Singkat Kantor Kecamatan

Bojongsari, Struktur Organisasi, Visi dan misi Kecamatan Bojongsari, dan Tugas

dan Fungsi Kecamatan Bojongsari.

BAB III TINJAUAN KHUSUS

Dalam bab penulis menguraikan tentang pengertian Arsip, Tujuan, Tujuan Arsip,

Macam Macam Arsip, Fungsi Arsip, Jenis Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem

Nomor, dan Penangan Arsip Sistem Sistem Nomor Pada Kecamatan Bojongsari
 BAB IV PENUTUP

Dalam bab ini diuraikan tentang kesimpulan dan saran-saran.

DAFTAR PUSTAKA
 BAB II

TINJAUAN UMUM

2.1 Sejarah Singkat Kantor Kecamatan Bojongsari

 Awalnya wilayah Kecamatan Bojongsari menjadi bagian dari kecamatan Sawangan,

namun karena banyak pertimbangan menyangkut efektivitas pelayanan terhadap

masyarakat, maka dibentuklah Kecamatan Bojongsari pada Tahun 2008

berdasarkan Perda Kota Depok Nomor 08 tahun 2008. Kecamatan Bojongsari terdiri

dari 7 Kelurahan antara lain :

 Kelurahan Bojongsari

 Kelurahan Bojongsari Baru

 Kelurahan Kelurahan Serua

 Kelurahan Pondok Petir

 Kelurahan Curug

 Kelurahan Duren Mekar dan

 Kelurahan Duren Seribu.

Lokasi Kecamatan Bojongsari terletak di ujung barat Kota Depok, berbatasan langsung

dengan Kabupaten Bogor dan Kota Tangerang Selatan Provinsi Banten. Kantor

Kecamatan Bojongsari beralamat di Jl. Raya Ciputat-Parung Km. 24, Bojongsari

– Depok.

2.2 Struktur Organisasi

 Pengertian organisasi

5
 6

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal

dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

 Pengertian Dari Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta

posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan

kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan.

Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan

antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan f ungsi

dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang

siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di

kerjakan.

Berikut ini adalah Struktur organiasi Kecamatan bojongsari :

2.3 Visi dan Misi Kantor Kecamatan

Bojongsari VISI

“Terwujudnya Kecamatan Bojongsari Sebagai pusat perekonomian baru di kota Depok

yang maju dan sejahtera.”

 Adapun penjelasan dari visi tersebut adalah:

 Terwujudnya Kecamatan Bojongsari sebagai Pusat perekonomian baru adalah suatu

kondisi yang menempatkan Kecamatan Bojongsari sebagai alternatif untuk

berinvestasi di Kota Depok.

 Maju mengandung pengertian meningkatnya kualitas sumber daya manusia, yang

menyangkut kualitas pendidikan dan ilmu pengetahuan, serta kualitas atau derajat

kesehatannya.

 Sejahtera mengandung makna masyarakat yang dapat memenuhi kebutuhan hidupnya

sehari-hari, interaksi sosial secara harmonis dan menjunjung tinggi supremasi hukum serta

terjamin kesejahteraan sosial dasarnya.

MISI

 Meningkatkan kinerja aparatur pemerintahan untuk memberikan pelayanan kepada

masyarakat.

 Menciptakan iklim investasi dan usaha yang kondusif.

 Memberdayakan ekonomi mikro masyarakat melalui pengembangan sektor agribisnis yang

berwawasan lingkungan.

 Meningkatkan peran serta masyarakat yang relijius berlandaskan azas gotong royong
2.4 Tugas dan Fungsi Kantor Kecamatan Bojongsari

Berdasarkan Peraturan Walikota Depok nomor 50 tahun 2008 aparatur Tugas, Pokok

dan Fungsi pemerintahan pemerintahan Kecamatan Bojongsari mempunyai fungsi

sebagai berikut:

Camat

a. Pengkoordinasian kegiatan pemberdayaan masyarakat sesuai dengan

kewenangannya.

b. Pengkoordinasian upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum ssuai

dengan kewenangannya.

c. Pengkoordinasian penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan.

d. Pengkoordinasian pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum sesuai

dengan kewenangannya.

e. Pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan.

f. Pembinaan penyelenggaraan pemerintahan kelurahan

g. Pelaksanaan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup tugasnya dan/atau

yang belum dapat dilaksanakan oleh kelurahan sesuai dengan kewenangannya.

Sekretaris Kecamatan

a. Penyususnan rencana kerja Sekretariat mengacu pada renstra kecamatan

b. Pengkoordinasian penyusunan rencana kerja tahunan kecamatan

c. Pengkoordinasian penyusunan rancangan produk hukum

d. Pengkoordinasian penyusunan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

(LAKIP) Kecamatan.

e. Pengkoordinasian administrasi kegiatan seksi.

f. Penyelenggaraan pengumpulan data, informasi, permasalahan, peraturan perundang-

undangan dan kebijakan teknis yang berkaitan dengan kecamatan.

g. Pengkoordinasian upaya pemecahan masalah kesekretariatan dan kecamatan.

h. Penyelenggaraan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, administrasi umum,

kepegawaian, keuangan evaluasi, dan pelaporan kegiatan Kecamatan dan

Kelurahan.

i. Pengkoordinasian analisis dan pengembangan kinerja Kecamatan dan Kelurahan.

 j. Penyiapan bahan koordinasi dari masing-masing unsur organisasi di lingkungan

Kecamatan dalam rangka perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan

pelaporan kecamatan dan kelurahan.

k. Pelaksanaan kegiatan dinas lainnya yang diberikan camat.

Seksi Pemerintahan

a. Pelaksanaan koordinasi satuan kerja perangkat daerah dan instansi vertikal di bidang

penyelenggaraan kegiatan pemerintahan.

b. Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan dengan satuan kerja perangkat

daerah dan instansi vertikal di bidang penyelenggaraan kegiatan pemerintahan.

c. Fasilitasi pelaksanaan pemilihan umum.

d. Pelaksanaan evaluasi penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan.

e. Pelaporan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan.

f. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan data dan informasi, penginventarisasian

permasalahan serta pelaksanaan pemecahan permasalahan yang berkaitan dengan

pelaksanaan urusan pemerintahan.

g. Perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi, dan laporkan kegiatan seksi.

h. Penyiapan bahan kebijakan, bimbingan dan pembinaan serta petunjuk teknis

yang berkaitan dengan urusan pemerintahan.

i. Pelaksanaan hubungan kerja dan koordinasi dengan instansi terkait dalam rangka

kelancaran pelaksanaan tugas.

 j. Penyiapan bahan dan petunjuk teknis pembinaan terhadap Pemerintah

Kelurahan, meliputi:

 Penyiapan bahan dalam rangka pembinaan Perangkat Kelurahan.

 Penyiapan bahan dalam rangka penyelesaian perselisihan Kelurahan dalam satu

wilayah Kecamatan.

 Penyiapan bahan dalam rangka musyawarah Kelurahan.

 Penyiapan bahan dalam rangka pengusulan, pemekaran, peningkatan, penyatuan,

dan atau penghapusan, Kelurahan.

 Penyiapan bahan dalam rangka kerja sama antar kelurahan.

 Penyiapan bahan dalam rangka pembinaan batas-batas wilayah.

 Penyiapan bahan dalam rangka pembinaan lembaga kemasyarakatan.

k. Pengusulan, penyiapan bahan dan petunjuk teknis pembinaan dalam rangka peningkatan

Pendapatan Asli Daerah dari Pajak Bumi dan Bangunan.

l. Pelaksanaan fasilitas administrasi kependudukan dan fasilitas instansi terkait pelaksanaan

ketenagakerjaan dan transmigrasi, urbanisasi, emigrasi/imigrasi.

m. Pengkoordinasian pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum sesuai

dengan kewenangannya.

n. Pelaksanaan tugas bidang keagrariaan di kecamatan, meliputi :

 Pembantuan pendataan tanah

 Pemeliharaan data pertanahan

 Pengelolaan bahan dalam rangka pembuatan akte tanah dan surat-surat

mengenai: peralihan hak tanah, keterangan status dan bukti kepemilikan tanah,

keterangan penggadaian tanah, keterangan kewarisan, keterangan peminjaman dimana

tanah sebagai

 jaminan.

o. Pelaksanaan legalisasi administrasi pertanahan meliputi :

 Surat keterangan Waris

 Surat Kuasa Waris

 Permohonan ukuran tanah

 Surat pelepasan hak atas tanah

 Surat persetujuan pembagian hak bersama

p. Pelaksanaan analisis dan pengembangan kinerja Seksi.

q. Pelaksanaan tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh Camat.

Seksi Ketentraman dan Ketertiban

a. Pengkoordinasian dengan satuan Polisi Pamong Praja, Kepolisian Negara Republik

Indonesia dan/atau Tentara Nasional Indonesia mengenai program dan kegiatan

penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum di wilayah Kecamatan.

b. Pengkoordinasian dengan pemuka agama dan tokoh masyarakat yang berada di

wilayah kerja kecamatan untuk mewujudkan ketentraman dan ketertiban umum

masyarakat di wilayah Kecamatan.

c. Pelaksanaan ketentraman dan ketertiban di wilayah Kecamatan kepada pimpinan.

d. Pengkoordinasian satuan kerja perangkat daerah yang tugas dan fungsinya dibidang

penegakan peraturan perundang-undangan dan/atau Kepolisian Negara Republik

Indonesia.

e. Pelaporan penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan di wilayah

kecamatan kepada Walikota.

f. Pengumpulan, pengolahan data dan informasi, inventarisasi permasalahan serta

pelaksanaan pemecahan permasalahan yang berkaitan dengan ketentraman dan

ketertiban umum.

g. Perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan kegiatan seksi.

h. Penyiapan bahan kebijakan, bimbingan dan pembinaan serta petunjuk teknis

yang berkaitan dengan ketentraman dan ketertiban umum.

i. Pelaksanaan hubungan kerja dan koordinasi dengan unit terkait dalam rangka

kelancaran pelaksanaan tugas.

 j. Pelaksanaan pengawasan perizinan yang menjadi kewenangan Kecamatan.

k. Pelaksanaan pengurusan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), Surat Jalan

dan Surat Keterangan lainnya yang berkaitan dengan ketentraman dan ketertiban

umum.

l. Pelaksanaan pengamanan kantor dan barang inventaris kantor.

m. Mempersiapkan dan menyusun potensi Hansip/Linmas dalam rangka menghadapi

kemungkinan bencana.
n. Pelaksanaan tugas pembantuan operasional yang berkaitan dengan :

 penanggulangan bencana baik yang disebabkan oleh faktor alam maupun faktor
manusia.

 penertiban terhadapan gelandangan, pengemis dan penyandang masalah sosial

lainnya.

 penertiban dan pencegahan terhadap pelanggaran asusila

 pemantauan dan membina pelaksanaan Peraturan Daerah, Peraturan Walikota,

dan peraturan perundangan lainnya.

o. Pelaksanaan pengawasan dan pembinaan (non yustisia) terhadap ketaatan

masyarakat untuk mematuhi Peraturan Daerah, Keputusan Walikota, dan Peraturan

Perundangan lainnya.

p. Pelaksanaan pembinaan dan pengawasan keamanan swakarsa.

q. Pelaksanaan pengawasan dan pemantauan penyelengaraan pertunjukan dan keramaian

kampung bekerja sama dengan Seksi Ketentraman dan Ketertiban Kelurahan setempat.

r. Pelaksanaan upaya pengamanan wilayah.

s. Pendayagunaan satuan-satuan Hansip/Linmas di wilayah kecamatan dalam rangka upaya

perlindungan masyarakat dari berbagai bentuk ancaman dan bahaya.

t. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan instansi pemerintah dan instansi

lainnya yang berkaitan dengan keamanan, ketentraman, dan ketertiban umum di

wilayah kecamatan.

u. Pelaksanaan analisis dan pengembangan kinerja Seksi.

v. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya diberikan oleh Camat sesuai dengan

bidang tugasnya.

Seksi Pemberdayaan Masyarakat

a. Penyelenggaraan partisipasi masyarakat untuk ikut serta dalam perencanaan

pembangunan lingkup kecamatan dalam forum musyawarah perencanaan

pembangunan di kelurahan dan kecamatan.

b. Pembinaan dan pengawasan terhadap unit kerja baik pemerintah maupun swasta

yang mempunyai program kerja dan kegiatan pemberdayaan masyarakat di wilayah

kerja kecamatan.

c. Pelaksanaan administrasi pelayanan penerbitan rekomendasi, ijin dan pelayanan

sesuai batas kewenangan yang telah mendapat pelimpahan dari walikota.

d. Pelaksanaan evaluasi terhadap berbagai kegiatan pemberdaqayaan masyarakat diwilayah

kecamatan baik yang dilakukan oleh unit kerja pemerintah maupun swasta.

e. Pelaksanaan fasilitas pengembangan pertanian, peternakan, perbankan, koperasi dan

UMKM.

f. Pelaksanaan pembinaan kegiatan keagamaan.

g. Pelaksanaan tugas-tugas lain di bidang pemberdayaan masyarakat sesuai

dengan peraturan perundang-undangan.

h. Penyusunan perencanaan kegiatan pelayanan kepada masyarakat di kecamatan.

i. Pelaksanaan percepatan pencapaian standar pelayanan minimal (SPM) dan indeks

pembangunan manusia (IPM) di wilayahnya.

 j. Pelaksanaan pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pelayanan kepada

masyarakat di wilayah kecamatan.

k. Pelaksanaan evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di

wilayah kecamatan.
l. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pelayanan kepada masyarakat di wilayah

kecamatan kepada walikota.

m. Penyusunan laporan pelaksanaan tugas pemberdayaan masyarakat di wilayah kerja

kecamatan kepada walikota dengan tembusan kepada satuan kerja perangkat daerah

yang membidangi urusan pemberdayaan masyarakat.

n. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan bidang
tugasnya.
 BAB III

TINJAUAN KHUSUS

3.1 Pengertian Arsip

 Arsip secara umum adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi

dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun

perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Yaitu pusat ingatan bagi seluruh

kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian

atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama

masih diperlukan.

Sedangkan menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, pengertian arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

Jadi, arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto,

film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala

bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga

pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan dan disusun menurut sistem

tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan

cepat dan tepat.

Dan untuk lebih jelasnya dalam memahami definisi kearsipan, simak berikut ini

penjelasan dan pengertian kearsipan menurut para ahl dan pakar :

14
 15

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam

suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara

yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan

dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari

penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang

teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana

diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Menurut Sutarto (1997; 200)

 Arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai

suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan

kembali.

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

 Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah,

dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang

lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket

komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan

dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Menurut Ensiklopedi Administrasi

 Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang

diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang

dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

 Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang

kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor

arsip).

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)

  Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara,

gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau

salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima

oleh suatu Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan

tepat.

 Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.

 Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk

referensi.

 Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu

dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah,

maupun bersamaan.

 Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.

 Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu

ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor

selama waktu arsip tersebut digunakan.

3.2 Macam-macam Arsip

 Macam-macam arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

a.  Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran,

surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

b.  Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti

pembelian, dan dan surat perintah bayar

c.  Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian

penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport

dan transkip mahasiswa.

2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya

a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat

keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

b. Pita rekaman

c. Mikro film

d. Disket

e. Compact disk

f. Flash disk

3. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan

kegunaannya
a.  Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan

b.  Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan –ketentuan organisasi, surat keputusan,

prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

c.  Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta

perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.

d.  Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto

dan peristiwa

e.  Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

f.  Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan

g.  Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan

program pelajaran

4.Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.

a.  Arsip tak penting, contohnya surat undangan dan memo (T)

b.  Arsip biasa, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat

pesanan barang (B)

c.  Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai,

laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji (P)

d.  Arsip sangat penting / vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk

pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah (V)

5. Arsip Menurut Fungsinya.

a.  Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan

kantor sehari-hari

b.  Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam

kegiatan perkantoran sehari-hari.

6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya

a.  Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat

organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat

di Jakarta.

b.  Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan

dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

7. Arsip Menurut Keasliannya.

a.  Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan

printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
b.  Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam

proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain

penerimaan dokumen asli.

c.  Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan

dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

d.  Arsip petikan, arsip yang berupa tulisan atau ketikan ulang dari sebagian arsip asli.

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum

a.  Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta

(bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.

Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b.  Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli

dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print

komputer

3.3 Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

a. Sebagai alat penyimpanan warkat.

b. Sebagai alat bantuan perpustakaan.

c. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang

merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan

perusahaan.

d. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai

kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan

menjadi:

a. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelanggaraaan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.

b. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun

penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

3.4 Sistem Penanganan Arsip

3.5 Penangan Arsip Sistem Nomor pada Kantor Kecamatan Bojongsari

 PENUTUP

4.1 Simpulan

Dalam penulisan laporan ini dapat mengambil simpulan diantaranya:

a. Dalam menfilling arsip pada otner, harus sesuai dengan system nomor terminal digit

nomor urut

b.  Arsip yang akan disampaikan pada otner terlebih dahulu diberi nomor sesuai urutan

yang ada kemudian nomor nomor tersebut diindeks untuk menerapkan kode kode

dimana arsip tersebut akan disimpan.

c. Dalam penyimpanan arsip harus sesuai dengan nomor urut yang telah ditetapkan agar

memepermudah pencarian kembali sewaktu waktu arsip tersebut akan dibutuhkan.

d.  Arsip adalah segala kertas,buku,naskah,foto,film,micro film,rekaman,suara,gambar

peta,bgan atau dokumen lainnya dalam segala macam bentuk sebagai bukti suatu

organisasi .

e. Dalam mengerjakan fillingarsip dapat dilalukan dengan sytem nomor terminal digit

terlbih dahulu pada otner barulah arsip tersebut disimpan dalam filling cabinet.

4.2 Saran

Selain mmberikan simpulan diatas, maka penulis dapat mengemukakan saran yang

sekiranya dapat bermanfaat. adapun saran saran sebagai berikut:

1. Hendaknya Saran dan Prasarana Kerja Arsip Perlu Dilengkapi lagi sesuai

dengan kebutuhan informasi saat ini

2. Hubungan kerja sama baik yang baik,sebaiknya dipertahankan dan ditingkatkan dalam

suasana kerja

3. Hendaklah para pegawai atau karyawan dan kayawati bekerja dengan caa

semaksimal mungkin.
 DAFTAR PUSTAKA

Buku Catatan Surat Menyurat ,Pamulang 2011.Pengertian Surat Masuk Sistem Buku

Agenda,Tanggerang

Perpustakan Kantor Keamatan BojongSari

The Liang Gie,1994.Kamus Administrasi Pekantoran Bandung

Srimorangkir,christen,1999. Surat Niaga dan kearsipan.Jakarta:Yudistira

Gie, The Liang.1981, Kamus Administrasi Perkantoran.Yogyakarta:Nur Cahaya

Suarto. Tata.1985. Pedoman Tata Persyaratan dan Kearsipan. Jakarta, Biro Tata

Usaha 2b